Présentation du concept de système de gestion de l'information documentaire (ISO15489/Dirks Manual) et des stratégies d'implantation et de maintenance de ces systèmes. Présentation donnée dans le cadre du cous INU1020, le 18 novembre 2009

1. Les systèmes de gestion de l’information documentaire Présentation du concept Méthodologie d’implantation Cours INU1020 – 18 novembre 2009 Didier Labonté, MSI

2. Objectifs de la présentation 1ère partie Présenter le concept de Système de gestion de l’information documentaire (SGID). Discuter des stratégies d’implantation et de maintenance d’un SGID. 2e Partie Présenter les fonctionnalités de base des systèmes de GED à l’aide d’Alfresco. 2

3. Le concept de Système de gestion de l’information documentaire

4. Quelques concepts et leurs interrelations La gestion électronique des documents (GED). La gestion intégrée des documents (GID). Le concept de système de gestion de l’information documentaire (SGID). La gestion stratégique de l’information. 4

5. La gestionélectronique des documents Un concept devenu obsolète Nommée ainsi pour la distinguer de la gestion des documents papier. Simple transfert du concept de gestion documentaire au monde numérique. Gestion, par des moyens informatiques, du cycle de vie complet d'un document électronique (textuel, graphique, sonore, etc.), allant de sa création à sa destruction, en passant par sa modification, sa publication, sa diffusion, etc., de manière à optimiser l'accès à ce document, à l'information qu'il contient et à l'information qui le concerne. Voir la notice « GEID » du Grand Dictionnaire Terminologique 5

6. La gestionintégrée des documents Gestion de l’information documentaire sur tout support et en suivant la totalité de son cycle de vie, de sa création à sa disposition/conservation. Suppose l’adoption d’une vision commune de la gestion des documents électroniques et des documents papier. Suppose l’adoption d’une méthodologie commune de gestion des documents papier et électroniques. Concrètement ? Prévoir des règles de conservation applicables à la fois pour les documents papier et électroniques. Ne pas exiger la conservation des documents papier si les originaux sont électroniques… Toujours avoir en tête la définition « de document ». Elle ne réfère pas à un support particulier! 6

7. La gestionintégrée des documents (suite) Développement du concept favorisé au Québec par au moins deux facteurs: Adoption de la loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (2001) « La valeur juridique d'un document […] n'est ni augmentée ni diminuée pour la seule raison qu'un support ou une technologie spécifique a été choisi. » « Le document dont l'intégrité est assurée a la même valeur juridique, qu'il soit sur support papier ou sur un autre support […] » (Art. 5) Développement d’une vision intégrée de l’archivistique à la Québécoise Il n’y a pas chez nous de distinction fonctionnelle entre l’archiviste et le Records Manager. L’archiviste québécois se charge de la gestion des documents, peu importe l’étape de leur cycle de vie. 7

8. Le concept de SGID Le concept se retrouve dans la norme ISO 15489 et dans le DirksManual. Ce concept suppose une vision systémique de la gestion de l’information sur tout support. Son but est d’assurer que les documents (records) demeurent: Authentiques Fiables Intègres Accessibles Pérennes Cela passe,entre autres, par l’enregistrement institutionnel (utilisation d’un schéma classificatoire, de métadonnées, etc.), ce qui permet de « ranger » le document à la bonne place et de le retrouver. 8

9. Modélisation d’un SGID 9 Personnel Formation Pratiques Encadrement[s] Documents papier Courriels Intranet Systèmesd’entreprise Documents électroniques Site Internet Connaissancestacites Technologies Ontologie / Architecturedocumentaire

10. La gestionstratégique de l’information Constats L’information est un actif stratégique devant être géré, tout comme les ressources financières et les ressources humaines. L’information est une ressource essentielle à l’organisation. Ses ressources informationnelles lui permettent d’assurer la réalisation de sa mission. Principes Assurer l’accès à toute l’information requise, au moment opportun et de manière efficiente, pour assurer une tâche ou prendre une décision. Cela passe idéalement par l’intégration de la gestion de l’information aux processus d’affaires de l’organisation. L’objectif est d’assurer que l’information produite soit utilisée et réutilisée de façon efficiente par ceux qui en ont besoin. « Ni trop, ni trop peu » La gestion stratégique de l’information doit combattre l’information overload. 10

11. La gestionstratégique de l’information (suite) Cette vision offre une opportunité en or de positionnement stratégique du professionnel de l’information et de ses compétences uniques. Nous vendons des pratiques et des outils de gestion de l’information et non pas une série de logiciels capables de tout régler par magie… Cependant,le fait de se positionner stratégiquement suppose une très bonne connaissance de la culture de l’organisation et des besoins et comportements informationnels de ses membres. 11

12. La méthodologied’implantation d’un SGID

13. Pourquoiutiliseruneméthodologied’implantation? Pour assurer la saine gestion d’un projet de grande ampleur et nécessitant des investissements importants Planification et suivi des livrables Identification des responsabilités Budgétisation Gestion des risques Gestion du changement Efforts importants requis pour l’implantation et la maintenance du système, de tous les acteurs impliqués! L’aspect humain du système est le principal facteur de succès ou d’échec de l’implantation! 13

14. Méthodologieproposée par ISO15489. 14 Extrait de : ISO15489-2 — Information et documentation — « Records management » Partie 2: Guide pratique (Préparé par Patrick Beaulieu) http://cours.ebsi.umontreal.ca/inu1020/ressources/extrait_iso15489.pdf

15. Méthodologied’implantation (suite) La méthodologie proposée par ISO15489 est exhaustive, mais peut être assez lourde. Peu importe la méthodologie utilisée pour l’implantation, la planification est impérative! Il est donc possible d’employer une méthodologie de base. 15

16. Implantation d’un SGID (Métho. simplifiée) 16

17. Ressourcesutiles Extrait de : ISO15489-2 — Information et documentation — « Records management » Partie 2: Guide pratique. Document préparé par Patrick Beaulieu. http://cours.ebsi.umontreal.ca/inu1020/ressources/extrait_iso15489.pdf Le DirksManual. Une méthodologie flexible d’implantation d’un SGID. http://www.naa.gov.au/records-management/publications/dirks-manual.aspx Les archives électroniques : Manuel à l'usage des archivistes, préparé par l’ICA.Très franco-français, mais intéressant. http://www.ica.org/sites/default/files/ICA%20Study16%20FR.pdf Mesures transitoires et bonnes pratiques de gestion des documents numériques. Guide préparé par la CREPUQ. http://www.crepuq.qc.ca/IMG/pdf/mesures_transitoires__bonnes__pratiques_GDN-10juin.pdf « La Gestion intégrée des documents ». Wikipedia. Notice préparée par Michel Roberge. http://fr.wikipedia.org/wiki/Gestion_int%C3%A9gr%C3%A9e_des_documents 17

18. 18 Des questions jusqu’ici?