"Recomendaciones para un teletrabajo eficiente"

@RamonCosta
Ramon Costa
Adjunct Professor / Programm Director
Twitter / Linkedin: ramoncosta

@RamonCosta
Diplomado en Dirección General y MILCO por EADA e
Ingeniero en Informática y Máster en Pedagogía por la UPC.
Project & Change Director Partner
del MICProductivity.
Con experiencia en la “Dirección de Proyectos y Equipos de
Trabajo” y “Dirección de la Formación” en compañías de
Consultoría de T.I. e Ingeniería del Software.
Profesor asociado Dirección de Proyectos y Consultoría en
EU Gimbernat (adscrita a la UAB) y en “Herramientas
Digitales” (ADE en Umanresa) y Profesor asociado del Dpto
de Marketing, Operaciones y Supply en EADA.
Director de los Postgrados Ejecutivos en Dirección de
Proyectos y en Transformación Digital de la Escuela de
Negocios eada.
Miembro del Project Management Institute.
Certificado en gestión de proyectos: PMP (PMI), en IT
Project+ (CompTIA), PSM1 (scrum.org), y en PRINCE2
Foundations.
Certificado en gestión del cambio: Prosci
www.ramoncosta.net
Twitter: @ramoncosta
LinkedIn: ramoncosta
Facebook: Prof.RamonCosta
Slideshare: rcosta
Youtube: pgpsi
Ramon Costa
i Pujol

@RamonCosta
El “nuevo” mundo del
trabajo (SMARTWORKING)
Teletrabajo: Entorno, dispositivos,
herramientas y aplicacionesTeletrabajo:
Recomendaciones
prácticas para el día a día
Liderazgo y gestión de
equipos virtuales
Competencias
y habilidades digitales
Manuales de
referencia y consulta

@RamonCosta
El nuevo mundo del trabajo
Información y conocimiento
Global y virtual
Social e hiperconectado
Flexible y móvil

@RamonCosta
El nuevo mundo del trabajo...

@RamonCosta
En su lugar, las organizaciones siguen
trabajando como de costumbre....

@RamonCosta
¿Y si trabajamos interconectados con la empresa?

@RamonCosta
¿Y si trabajáramos
interconnectados dentro en la empresa?

@RamonCosta
SmartWorking: una nueva manera de trabajar
… “aparece como un nuevo modelo de trabajo, siendo la
fusión del teletrabajo y las nuevas tecnologías”…
…”se centra en cuatro conceptos que cobran una dimensión
nueva: espacio, tiempo, tecnología y personas”….
…”consiste en poner a disposición del trabajador todas las
herramientas que le permitan ser más eficaz y obtener
mejores resultados”...
… “El trabajo se trata cada vez más de “aquello que
hacemos” y cada vez menos de “dónde lo hacemos”…
…”no se debe confundir con el teletrabajo… es un paso más…
trabajar en el tercer lugar”…
Trabajar sin limitaciones de ubicación, tiempo
y dispositivo, adaptando la organización del equipo,
la comunicación, la colaboración
y la organización del trabajo

@RamonCosta
SmartWorking
http://flexworking.wordpress.com
http://www.expansion.com/emprendedores-
empleo/empleo/2016/05/20/573f330aca474
1e61c8b466a.html
http://www.flexibility.co.uk/SmartWorkHandbook/index.asp
https://futurumresearch.com/workplac
e-agility/
#FlexibleWorking
#SmartWorking
#ThirdPlace
#RemoteWorking
#WorkinOnThe Go
https://factorialhr.es/blog/que-es-
smart-working/
https://www.actiu.com/es/actualidad
/noticias/smartworking-flexibilidad-
en-la-forma-de-trabajar/
http://www.rrhhdigital.com/ampliar.ph
p?id_noticia=120093
https://www.adeccorientaempleo.com/que-es-el-smart-working/

@RamonCosta
¿Cuándo
trabajamos?

@RamonCosta
¿Dónde trabajamos?

@RamonCosta
¿Dónde
trabajamos?
Oficinas (Flexible)
Teletrabajo
Trabajo en el
tercer lugar

@RamonCosta
Oficinas Flexibles
¿Dónde
trabajamos?
Teletrabajo
Trabajo en el
tercer lugar

@RamonCosta
Oficinas Flexibles
Teletrabajo
¿Dónde
trabajamos?
En el tercer lugar

@RamonCosta
Y … con qué herramientas y aplicaciones?
Sistemas de
gestión
empresarial:
ERP, CRM, SCM…
Herramientas de
comunicación,
colaboración,
trabajo en equipo...

@RamonCosta
Dispositivos y entorno de trabajo, mínimo,...
✓ Ordenador/PC/portátil/...
✓ Cámara, micro, auriculares ...
✓ 2ª pantalla
✓ smartphone/tableta...
✓ VPN (¿?)
✓ Impresora (¿¿?)
✓ ... “conectividad"...
✓ ... y los programas
correspondientes...

@RamonCosta
Hay herramientas para todos los gustos y necesidades...
https://pbs.twimg.com/media/ETD2MWdXsAEMxp8?format=jpg&name=medium

@RamonCosta
Apps / Plataformas para la gestión del correo, calendario, tareas…
Exchange / Outlook
Google / Gmail…
Buenas prácticas:
- Gestión eficiente del correo
- Compartir calendarios
- Listas de tareas compartidas
- Buzones compartidos
- …

@RamonCosta
Aplicaciones / Plataformas para videollamadas y reuniones 'online'
Zoom
FaceTime
WhatsApp, Telegram
Gruveo
Skype / Skype Empresarial
Microsoft Teams
Google Hangouts
Google Meet
Clickmeeting, Joinme, GoToMeeting,
Appear.in

@RamonCosta
Apps / Plataformas para compartir, colaborar y coeditar
WeTransfer, DropSend, Myairbridge,
FileMail, Mega…
Dropbox
Google Drive / Google Sites / Google Docs…
OneDrive / OneDrive Empresarial /
Office online
Evernote, Microsoft OneNote, Google Keep

@RamonCosta
Aplicaciones/plataformas para proyectos y gestión de tareas
Trello
RedBooth
Asana
Quip
Wrike
KanbanFlow
BaseCamp
Monday
Microsoft Planner
Wunderlist, Todoist, Microsoft ToDo,
Microsoft Outlook…

@RamonCosta
Apps / Plataformas para “construir ideas”
Miro, Mural, Aww, Microsoft Whiteboard, Stormboard. Conceptboard…

@RamonCosta
Apps/plataformas para comunicación/comunidades corporativas
Facebook Workplace
Microsoft Yammer
Zimbra
Zoho Connect
Jive
Zyncro
….

@RamonCosta
Apps / Plataformas para el trabajo en equipo
Microsoft Teams
Cisco Webex Teams
Slack
Zoho

@RamonCosta
otras herramientas interesantes
Doodle
Loomio
Kahoot
Mentimeter

@RamonCosta
… sin embargo, ¿podemos clasificarlos por aspectos específicos?...
Aplicaciones / Plataformas para ...
… correo, calendario …
... videollamadas i reuniones 'online'...
… compartir, colaborar y coeditar…
... proyectos y gestión de tareas...
... ideación...
… comunicación corporativa…
... comunidades de práctica...
… trabajo en equipo…
Herramientas colaborativas
Microsoft Teams
Cisco Webex Teams
Slack
…

@RamonCosta
... y, ¿qué
elegimos?...
✓Plataformas que integren el máximo de herramientas
✓Multiplataforma, multinavegador i multidispositivo

@RamonCosta
Referencias
y artículos
de consulta
• Las mejores apps para realizar videollamadas o reuniones en línea
https://es.digitaltrends.com/celular/apps-videollamadas-reuniones-online/
• 24 herramientas para hacer más eficiente el trabajo en equipo
https://marketerosdehoy.com/marketing/herramientas-trabajo-en-equipo/
• 10 HERRAMIENTAS PARA TRABAJAR EN EQUIPO QUE TE AYUDARÁN A TRABAJAR EN
REMOTO Y AUMENTAR LA PRODUCTIVIDAD
https://hormigasenlanube.com/herramientas-para-trabajar-en-equipo/
• 25 Herramientas para mejorar el trabajo en equipo y maximizar la productividad
https://negokai.com/herramientas-para-mejorar-el-trabajo-en-equipo-y-maximizar-la-
productividad.html
• 20 Herramientas para trabajar a distancia de forma eficiente
https://economiatic.com/herramientas-para-trabajar-a-distancia/
• 19 Herramientas para trabajar en remoto
https://thinkingwithyou.com/2020/03/19-herramientas-trabajar-en-remoto/
• 5 Herramientas para trabajar en remoto
https://platzi.com/blog/5-herramientas-trabajo-remoto/
• Teletrabajo: 12 herramientas gratuitas para hacer home office
https://www.infobae.com/america/tecno/2020/03/16/teletrabajo-11-herramientas-gratuitas-
para-hacer-home-office/
• 7 aplicaciones para facilitar el teletrabajo
https://computerhoy.com/noticias/tecnologia/7-aplicaciones-facilitar-teletrabajo-608165

@RamonCosta
… pero, más allá de las
herramientas...
… también es
necesario considerar
otros aspectos para
trabajar en el tercer
lugar y el teletrabajo
▪ Espacio de trabajo
▪ Herramientas, conectividad
▪ …
▪ Recomendaciones y buenas prácticas
▪ Gestión remota de equipos
▪ Una nova manera de “dirigir”
▪ Habilidades y competencias digitales

@RamonCosta
Recomendaciones para teletrabajo
✓ Determinar un horario de trabajo, hábitos y rutina y acordarlo con el entorno familiar
✓ Establecer objetivos: Planificación semanal y diaria y seguimiento del tiempo
✓ Buen espacio de trabajo (seguridad, confort...), delimitado y equipado
✓ Planificar la Ciberseguretat
✓ Salir de casa y cambiar algún día
de ubicación: Coworking,...
✓ Utilizar apps de organización, programar
descansos, …
✓ Vestir ropa cómoda, pero no pijama
✓ Mantener el contacto ' regular ‘
con colegas y equipos
✓ Evitar distracciones
✓ Hacer ejercicios, leer, escuchar música,...

@RamonCosta
Referencias
y artículos
de consulta
• Teletreball: consells i trucs per treure el màxim partit de fer feina a distància
https://www.ara.cat/estils/Teletreball-feina-casa-consells-
coronavirus_0_2415358549.html?utm_medium=social&utm_source=twitter&u
tm_campaign=ara
• 15 trucos para mejorar tu productividad si trabajas desde casa
https://www.ticbeat.com/empresa-b2b/consejos-expertos-trabajar-desde-
casa/?utm_content=buffer9f385&utm_medium=Social&utm_source=Twitter&
utm_campaign=TB
• 10 consejos para tener éxito en el teletrabajo
https://www.emagister.com/blog/10-consejos-exito-teletrabajo/
• 20 consejos para un teletrabajo exitoso
https://www.masquenegocio.com/2018/11/07/consejos-teletrabajo-exitoso/
• Rutinas y consejos para que el teletrabajo no resulte un agobio
https://www.ituser.es/actualidad/2020/03/rutinas-y-consejos-para-que-el-
teletrabajo-no-resulte-un-agobio
• Consell pràctics per al teletreball (Aline Masuda, eada)
https://www.viaempresa.cat/l-expert/teletreball-consells-practics-aline-
masuda_2117079_102.html

@RamonCosta
La comunicación
en los equipos
‘remotos’
5 comportamientos / estrategias para potenciar la
efectividad de la comunicación virtual
1. Adecuar la tecnología a la tarea
2. Dejar claras las intenciones
3. Mantener la sincronización
4. Ser receptivo y dar apoyo
5. Ser abierto e inclusivo
“Los equipos que las aplican también són los más
valorados por sus líderes en producir resultados de
mayor calidad”
(Estas estrategias también se pueden aplicar a los equipos no
virtuales, ya que utilizan, igualmente, herramientas de
colaboración digital)https://sloanreview.mit.edu/article/five-ways-to-
improve-communication-in-virtual-teams/

@RamonCosta
La comunicación en
los equipos ‘remotos’
(1. Adecuar
la tecnología
a la tarea)
Especificar, claramente, qué tecnologías usar y cuáles
no, en el equipo
Un canal para cada objetivo
y para cada objetivo, un canal
Correo: … cuando puedas, lo miras…
Mensajería instantánea: … lo resolvemos en 5’…
Audio / videoconferencia: … lo elaboramos en tiempo real …
Blog interno: … para vuestra información…
Microblogging: … por si fuera de vuestro interés …
Espacios colaborativos: … para compartir trabajos y tareas…
Wikis: … para mantener la información viva …
Foros: … lo debatimos …
…..

@RamonCosta
La comunicación en los equipos ‘remotos’
(adecuar la tecnología a la tarea)

@RamonCosta
La comunicación en
(2. Dejar claras
las intenciones en los
mensajes textuales)
“La comunicación basada en texto puede llevar a
diferentes interpretaciones, sesgos o supuestos que
causen malentendidos y provoquen conflictos”
Revisar los mensajes importantes antes de enviarlos y
asegurar el tono adecuado
Apoyar el mensaje con los “emojis” adecuados
Enfatizar la información importante del mensaje
Destacar la parte del mensaje que requiere más
atención
Incorporar palabras clave en el asunto: “Respuesta
solicitada”, “Urgente”, “Para leer”, “Información”…
Separar las solicitudes en varios correos para separar
los diferentes temas y darle a cada uno su importancia
adecuada

@RamonCosta
La etiqueta digital, clave en las comunicaciones virtuales
https://www.roastbrief.com.mx/2017/08/netiqueta-reglas-de-etiqueta-en-la-red/
10 reglas básicas de comportamiento en la red:
Regla 1: Nunca olvide que la persona que lee el mensaje es otro
ser humano con sentimientos que pueden ser lastimados.
Regla 2: Adhiérase a los mismos estándares de comportamiento
en línea que usted sigue en la vida real.
Regla 3: Escribir todo en mayúsculas se considera como gritar y,
además, dificulta la lectura.
Regla 4: Respete el tiempo y el ancho de banda de otras
personas.
Regla 5: Muestre el lado bueno de sí mismo mientras se
mantenga en línea.
Regla 6: Comparta sus conocimientos con la comunidad.
Regla 7: Ayude a mantener los debates en un ambiente sano y
educativo.
Regla 8: Respete la privacidad de terceras personas.
Regla 9: No abuse de su poder o de las ventajas que pueda
usted tener.
Regla 10: Excuse los errores de otros. Comprenda los errores de
los demás igual que usted espera que los demás comprendan los
suyos.
Netiqueta en los correos electrónicos
Netiqueta en los foros
Netiqueta en los blogs
Netiqueta en los chats
Netiqueta en las redes sociales
https://www.youtube.com/watch?v=C3BVQebV
qOg&feature=youtu.be

@RamonCosta
La comunicación en
(3. Mantener la
sincronización)
Mantener a todo el equipo en el “loop”
Establecer comunicaciones regulares con los
miembros del equipo
Evitar silencios prolongados
Compartir información “local”, demandas y prioridades
Confirmar la recepción de los mensajes importantes
Dar el beneficio de la duda
Busca la aclaración para entender mejor “la intención”
de nuestro interlocutor antes de asumir conclusiones
Verificar el por qué algún miembro del equipo no ha
respondido a un mensaje “sensible” o “urgente”

@RamonCosta
La comunicación en
(4. Ser receptivo
y dar apoyo)
“En los equipos distribuidos, la confianza es más crítica
que en los equipos tradicionales”
Promover que todos respondan rápidamente a las
peticiones de sus compañeros
Tomar el tiempo para proporcionar feedback
Proponer, proactivamente, soluciones a los
problemas del equipo
Mantener un tono positivo y de apoyo en las
comunicaciones

@RamonCosta
La comunicación en
(5. Ser abierto e
inclusivo frente a
diferentes culturas,
antecedentes y
experiencias)
“Las herramientas virtuales reducen las ‘señales
sociales’ que ayudan a los miembros del equipo a
vincularse, lo que puede disminuir la motivación
para compartir ideas e información”
Debemos evitar las comunicaciones centradas
en subgrupos en diferentes ubicaciones.
Involucrar a todo el equipo en las decisiones y
comunicaciones importantes
Solicitar perspectivas y puntos de vista de todos
los miembros del equipo
Buscar la integración de todas las propuestas e
ideas

@RamonCosta
Liderar equipos
remotos
“Los líderes deben evolucionar sus estrategias de
gestión de personas y tecnologías ante un
incremento de la fuerza de trabajo distribuida”
Principales retos: la comunicación, la gestión de proyectos, el
desarrollo y gestión del talento y el soporte y servicio IT
La comunicación “A distancia” no es igual respecto el “cara a
cara”. Hay que esforzarse para que sea lo más clara y
coherente posible. Ser pacientes con el equipo y nosotros
mismos cuando se producen errores de comunicación.
Cada persona tiene diferentes niveles de confort con las
tecnologías y con diferentes estilos y modos de
comunicación
Asumir que no todos los participantes (equipo interno,
proveedores, colaboradores…) tienen la misma infraestructura
tecnológica, habilidades y soporte
https://sloanreview.mit.edu/article/
leading-remotely/

@RamonCosta
Preferencias en el uso de herramientas de comunicación

@RamonCosta
¿Cómo crear
el sentido de
pertenencia para
un equipo virtual?
Promueva que su experiencia sea similar a la de los
profesionales que “se ven en persona cada día”
“Una vez que se lo hayan ganado, confíe en ellas”
“Establezca expectativas claras para los trabajadores
remotos sobre cómo aplicar buenas prácticas de
comunicación en la empresa, pero no se preocupe
si no recibe un ping de ellos cada cinco minutos”
“Tenga en cuenta las zonas horarias”
“Retrase la toma de decisiones hasta que haya
escuchado a todos los que deberían participar”
“Envíe paquetes físicos”
“Ayude a los trabajadores remotos a encontrarse”
“Facilite la comunicación ‘informal’ más allá de los
negocios y aspectos empresariales”https://sloanreview.mit.edu/article/how-to-
create-belonging-for-remote-workers/

@RamonCosta
… un resultado
sorprendente …
“Tener un miembro del equipo en ‘remoto’ ayuda al equipo
a comunicarse y coordinarse de manera más eficiente”
https://sloanreview.mit.edu/article/a-
surprising-truth-about-geographically-
dispersed-teams/

@RamonCosta
… y un mito que
se cae …
“Los equipos distribuidos pueden superar en eficiencia y
efectividad a los tradicionales. Sin embargo, para tener éxito, la
colaboración virtual debe gestionarse de manera específica.”
https://sloanreview.mit.edu/article/how
-to-manage-virtual-teams/

@RamonCosta
Modelo de
Referencia de eada
“Habilidades Digitales”
FAMILIA DE
HABILIDADES
ÁMBITO DE
APLICACIÓN
… y lo más importante... ¿estamos preparados?

@RamonCosta
Significado
del ámbito de
aplicación
Trabajar colaborativamente con los compañeros,
identificar sus necesidades de formación, organizar el
trabajo común con herramientas digitales, …
EQUIPO
Mejorar los procesos de la compañía, aprovechar las nuevas
tendencias digitales, cumplir con las políticas de seguridad,
disponer de indicadores de reputación digital de la compañía…
ORGANIZACIÓN
Trabajar con multidispositivo, en diferentes lugares y con
sincronía, disponer de canales de comunicación propios,
mantener una red de contactos en entornos virtuales, manejar
diferentes herramientas de comunicación, gestionar el estrés…
INDIVIDUO
Seguir indicadores de reputación digital de la competencia, monitorizar
clientes con herramientas digitales, participacr en espacios virtuales
externos, identificar y evaluar de cambios de modelo de negocio a partir
de la colaboración con otras compañías…
ENTORNO

@RamonCosta
Modelo según
la familia
de habilidades
Productividad y Seguridad
Conjunto de habilidades que maximizan el rendimiento de nuestro tiempo y
recursos, tanto a nivel personal como de organización. Incluye la gestión del
tiempo, la realización de análisis, la optimización de procesos usando la
tecnología, etc. También incluye todos los ámbitos de la ciberseguridad, la
gestión de riesgos y la responsabilidad digital corporativa.
Compromiso y Bienestar
Son las que nos permiten gestionar nuestra motivación en el trabajo,
nuestro equilibrio personal/laboral, el stress y la interacción emocional con
el mundo digital (“resiliencia digital”)
Liderazgo y Comunicación
Agrupa todo lo referido a la gestión de equipos, la motivación de los
mismos, el liderazgo tanto presencial como en red, la generación de
tendencias o la comunicación corporativa entre otras.

@RamonCosta
Modelo según
la familia
de habilidades
Prestigio y Relevancia
Centradas en la gestión que se hace de la imagen y la marca tanto individual
como corporativa. Incluye elementos como la gestión de la identidad, de la
influencia, de la reputación digital y de la satisfacción de los stakeholders
(clientes, proveedores, administración, accionistas, empleados, etc.)
Conocimiento y Aprendizaje
Conjunto de habilidades alrededor del aprendizaje en red, la captación de
nuevas informaciones y la gestión del conocimiento. También incluye los
elementos “crowd” de la nueva economía: crowfunding, crowsourcing, etc
Creatividad e Innovación
Capacidad de conocer y aplicar las tendencias tecnológicas para aportar
ventaja o nuevos negocios y saber generar nuevos canales, ingresos y
ventajas competitivas a través de las tecnologías digitales. Aprovechar estas
herramientas para conocer las necesidades de los clientes y usuarios y
fomentar el pensamiento reflexivo, la creatividad y la innovación.

III Nivel digital directivo en España
Resumen
resultado de la
investigación
sobre las
habilidades
analizadas
(SEGÚN FAMILIA DE
HABILIDADES)
El nivel de madurez de los directivos se mantiene al mismo nivel que hace un año en la mayoría
de las dimensiones evaluadas y en alguna se aprecia, incluso, algún retroceso.
201520172018
Productividad y Seguridad
Creatividad e
Innovación
Conocimiento y Aprendizaje
Prestigio y Relevancia
Liderazgo y Comunicación
Compromiso y Bienestar
7,2
7,2
7,3
4,7
4,7
4,7
6,3
6,4
7,0
5,3
6,0
6,1
7,3
7,2
7,4
6,4
6,5
7,1
* Los modelos de estudio de base para el análisis en cada año (2015, 2017, 2018) son ligeramente
diferentes, ya que se añaden nuevas habilidades y tendencias a revisar.

III Nivel digital directivo en España
Resumen
resultado de la
investigación
sobre las
habilidades
analizadas
(SEGÚN ÁMBITO DE
APLICACIÓN)
ENTORNO
ORGANIZACIÓN
EQUIPO
INDIVIDUO
4,5
5,1
6,0
7,0
4,6
4,9
5,5
7,1
Mejoran las habilidades relacionadas
con el trabajo y la coordinación en
equipo, mientras que las más
estratégicas siguen siendo la
asignatura pendiente
20172018
* Los modelos de estudio de base para el análisis en cada año (2015, 2017, 2018) son ligeramente
diferentes, ya que se añaden nuevas habilidades y tendencias a revisar.

@RamonCosta
…pero, quedan otros aspectos a considerar, también…
✓ Buenas prácticas para la gestió eficaz de las reuniones virtuales…
✓ Protocolo de trabajo para la colaboración eficiente y la gestión de tareas
del equipo…
✓ Aspectos legales / jurisdicción, riesgos laborales, seguros,…
✓ Protección de datos, ciberseguridad…
✓ El derecho a la desconexión digital…
✓ Evaluación del desempeño por resultados…
✓ Formación de los empleados…
… La cultura organizativa / empresarial ….
… y la Gestión del Cambio …

@RamonCosta
El Libro Blanco del Teletrabajo (2019)
https://ajuntament.barcelona.cat/tempsicures/sites/default/files/190204_teletrabajo.pdf

@RamonCosta
“Trabajo
deslocalizado:
una solución
eficiente”
(Oppino)
https://ss-usa.s3.amazonaws.com/c/308474994/media/71975e6645676574c72336660439946/Opinno
Paper Final - Trabajo deslocalizado - una soluci%C3%B3n ante la incertidumbre.pdf

@RamonCosta
GitLab’s Guide to All-Remote
https://about.gitlab.com/company/culture/all-remote/guide/

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