Progetto riorganizzazione spazi aziendali

1. Alla domanda di partecipazione va allegato
questo documento di presentazione del
progetto.
STANDARD: max 5 pagine font 12 - inclusi
eventuali allegati tecnici o tabelle o altri elementi
utili.
Premio “Innovazione Sa@lute2016”
Documentazione di progetto della soluzione: Riorganizzazionegli spazi perriorganizzarei
processi
INDICE (da seguire come traccia guida)
1. Descrizione del team e delle proprie risorse e competenze;
Bellini Roberta, ingegnere gestionale, responsabile SS accreditamento e qualità
Sassi Giuseppina, medico di direzione sanitaria
Gambarini Lorella, dirigente DIPSA
Tamburelli Onelio, responsabile manutenzione
Hanno collaborato inoltre diversi professionisti dell’azienda coinvolti per competenza nelle
varie fasi di progetto

2. 2. Descrizione dell’applicazione/ servizio;
La Direzione ha avviato nel corso del 2016 un progetto di mappatura e analisi degli spazi
aziendali a seguito della percepita e riscontrata necessità di razionalizzarne l’uso e garantirne
l’appropriatezza di utilizzo e l’equità di assegnazione.
Tra gli altri obiettivi del progetto:
 Raggruppare aree produttive omogenee
 Sollevare le aree dedicate all’attività core istituzionale dell’azienda da attività no core o
non istituzionale
 Passare ad una organizzazione orizzontale basata sul principio della condivisione delle
risorse, e quindi anche degli spazi
 Necessità di “smarcamento” delle aree produttive dal controllo verticale delle singole
unità operative e individuazione di criteri comuni di utilizzo e di layout
L’analisi e i sopralluoghi fatti hanno evidenziato opportunità rilevati e criticità comuni, tra cui:
 Locali utilizzati a magazzino con materiale/apparecchiature fuori uso o archivi con
documentazione ormai archiviabile (vd prontuario di scarto) con innalzamento del
livello di rischio incendio
 Materiale stoccato anche in luoghi non adibiti a magazzino
 Iniquità nell’occupazione dei locali da parte del personale medico
 Personalizzazioni di layout del reparto, spesso scarsamente funzionali all’attività
 Proliferazione di spogliatoi decentrati presso i reparti
 Commistione tra attività istituzionale e libero-professionale
 Stanze destinate ad ambulatori utilizzati poche ore alla settimana

3. A seguito di tale attività sono state avviate una serie di iniziative volte all’eliminazione delle
criticità di cui sopra:
 Individuazione di criteri comuni ed equi di assegnazione spazi e di layout degli stessi
 Richiamo alle strutture sulla necessità di liberare magazzini e archivi da materiale non
necessario
 Individuazione di un’area dedicata a spogliatoio centralizzato al fine di eliminare quelli
decentrati in reparto
 Individuazione di un’area comune da dedicare ad attività ambulatoriale istituzionale,
fuori dai reparti e al piano terra
 Individuazione di spazi esterni da dedicare all’attività libero professionale
 Individuazione di spazi esterni da dedicare ad attività non core (associazioni, …)
 Ricerca di una sistemazione comoda e a costi sostenuti per il personale che deve
effettuare reperibilità
 Agevolare l’utilizzo comune di aree ad oggi ad uso esclusivo dei reparti (es sale
riunioni)
Oltre ai progetti di riorganizzazione del Pronto soccorso, del DH oncoematologico e al
progetto dei nuovi blocchi operatori già avviati, si è proceduto all’individuazione di
un’area a piano terra, facilmente accessibile, per ambulatori di diverse specialità e di tipo
medico-paziente, senza l’utilizzo di attrezzature complesse.
È stata fatta un’analisi dello stato attuale di tale tipologia di ambulatori, sono stati
individuati gli slot da assegnare alle diverse specialità, è stata programmata l’assistenza
infermieristica, il supporto amministrativo, informatico e tecnologico e ovviamente sono
stati avviati i lavori di ripristino locali con la previsione di conclusione per il 15/11 ca
Le caratteristiche saranno:

4. • Ambulatori medico-paziente
• Condivisione degli spazi e attrezzature/arredi
• Funzioni amministrative centralizzate
• Supporto infermieristico garantito
• Attività e flussi ben organizzati (sistema di chiamata, gestione informatizzata agende e
referti,…)
3. Descrizione dei bisogni che si intende soddisfare;
Poiché sono sempre più evidenti le ricadute sulla sicurezza e sulla qualità di una cattiva
gestione delle aree produttive, il bisogno macro che si intende soddisfare è chiaramente
quello di poter governare una risorsa critica come quella dello spazio all’interno di una
struttura ospedaliera, il cui non corretto utilizzo è fonte di sprechi e di conseguenti costi.
Parallelamente la riorganizzazione degli spazi, delle aree produttive e dei percorsi induce
efficientamenti su più fronti
4. Descrizione del mercato target di riferimento;
il target sono i pazienti dell’azienda ospedaliera
5. Descrizione della tecnologia sottostante;
l’unica tecnologia presente riguarda il sistema di chiamata e l’informatizzazione delle
agende
6. Indicazione dei valori economici in gioco (costi, risparmi ipotizzati, investimenti
necessari);

5. Non siamo ancora in grado di fare un bilancio definitivo dei costi (sicuramente contenuti)
né dei ricavi che saranno attribuibili ad un efficientamento nell’utilizzo delle risorse
umane e fisiche e nella liberazione di locali da destinare ad attività sanitaria
7. Tempi di progetto
Metà novembre la prima parte
Si proseguirà, e i lavori sono già in fase avanzata, all’accorpamento e separazione di tutta
l’attività libero professionale aziendale, all’individuazione di area destinata a spogliatoi
centralizzati e all’individuazione di ulteriore polo ambulatoriale strumentale (istruttoria e
analisi già conclusa e progetto avviabile grazie alla riorganizzazione di tutta l’attività di
recupero e riabilitazione funzionale di secondo livello in logica di appropriatezza)