Dokumen tersebut membahas tentang pengarsipan dan pengelolaan surat masuk dan keluar di suatu lembaga. Terdapat penjelasan mengenai penggolongan arsip, ruang lingkup kegiatan kearsipan, penanganan surat masuk dan keluar, serta sistem penataan arsip."

1. Pengarsipan
Pend. AP Reguler 2010

2. Nama Kelompok:
• Amelia
• Nurul Fadillah
• Nicki Tri Hadianti
• Hendra Purnama
• Hasanah Andara

3. Penggolongan Arsip
ARSIP
AKTIF
ARSIP
DINAMIS
ARSIP ARSIP
INAKTIF
ARSIP
STATIS

4. Ruang Lingkup Kegiatan Kearsipan
Penciptaan
Penyimpanan
Penemuan
Penyelamatan
Penyusutan
Pemusnahan

5. Penanganan Surat Masuk
Sistem Buku Agenda Sistem Kartu Kendali

6. Contoh Form Buku Agenda
M/K Isi Ringkas Ket
Agenda Surat Pengirim Diteruskan
No Tanggal No Tanggal Kepada Ke

7. Kartu Kendali
• Berupa lembar kertas
yang berisi data surat
sebagai “pengganti buku
agenda” dan buku KARTU KENDALI
ekspedisi.
• Untuk mengendalikan
surat-surat penting
• Mempermudah
penemuan surat dan
informasi singkatnya bila
diperlukan karena
disusun dalam kotak
secara sistematis.

8. Format Kartu Kendali
Tgl : 26 Sept 2006 KODE
INDEKS : CC-01
No : M/K R / SR / B
Penawaran Pemasangan CCTV
ISI RINGKAS
:
LAMPIRAN :
DARI PT. GOLD VISION KEPADA COMMUNICATION MANAGER
TANGGAL 24 SEPT 2006 NO. SURAT B/GVIS/206/IX/2006
PENGOLAH : Widyatmoko PARAF
CATATAN : Diteruskan ke Com Manager tanggal 27 Sept 2006

9. Contoh Agenda Surat
Elektronik

10. Pengurusan Surat
Masuk

11. Proses Penanganan Surat
Masuk
Penyortiran
Pencatatan
Penggandaan
Pendisposisian
Penyimpanan

12. Proses Pengurusan Surat Masuk Penting
Unit Kearsipan Unit Pengolah
Penerima Pencatat Surat Pengarah Penata
Surat Surat Arsip
Surat Surat
Penting
I I Penting II
II III
II
III III
I
II
II

13. Unit Kearsipan
Unit Pengolah Pencatat Pengarah Penata Arsip Ekspedisi
Surat Surat
Surat Surat
Asli Asli T
I I
I
II II
III
T
II
II II
III DITELITI DISIMPAN
DISIMPAN

14. Bagan Pengurusan Surat Masuk Biasa ( Rutin )
Penerim Pencata Pengara Penata Tata Pimpina Pelaksan
a t h Arsip Usaha n a
Pengolah Pengola Pengolah
h
1 1 1 1,2
2 2 2
Lembar
Disposisi
1,2
Lembar
Pengantar
Simpan
Surat

15. Pengelolaan Surat
Keluar

16. Bagan Pengurusan Surat Keluar
Pengirim Pencata Pengara Penata Tata Pimpina Pelaksan
t h Arsip Usaha n a
Pengolah Pengola Pengolah
h Hasil Pengolahan
Disposisi Surat
Konsep Diteliti Pengonsepan Surat
Diketik Surat Ditandatangani
Dikirim Diisi Kode
Ket.Lembar
Disposisi
Surat
Pertinggal
Asli & Kartu Kendali
Tembusan
1 2
3

17. Prosedur Pembuatan Surat Keluar
Pembuatan Persetujuan Mengagendakan Pengetikan
Konsep Konsep Surat Konsep
Pemeriksaan Penandatangan Pemberian Cap
Melipat Surat
Konsep Surat Dinas
Penyampulan Penyimpanan
Pengiriman Surat
Surat Surat

18. Bagan Alur Kerja
Agenda Surat
Keluar

19. Konsep Surat
• Dari segi pembuatannya, konsep surat
dapat dilakukan dengan dua sistem yaitu:
Sentralisasi Desentralisasi

20. Pendiktean Sistem Konsep Surat
• Pendiktean Langsung
• Pendiktean Tidak Langsung

21. Pengagendaan Surat Keluar
• nomor : 001 / KP / VII / 2006. Artinya :
001: Nomor urut yang diambil dari buku
agenda
KP : Masalah Kepegawaian (bersumber dari
indeks yang dipakai )
VII : Bulan surat dibuat
2006 : Tahun Surat dibuat

22. Pemeriksaan ketikan surat
Dilakukan oleh:
1. Juru ketik
2. Konseptor
3. Penanggung Jawab Surat
4. Agendaris

23. Cara Melipat Surat
Lipatan Tunggal Lipatan Ganda
Lipatan Baku
Lipatan Baku
Rendah
Lipatan Akordion
Lipatan Akordion
Rendah
Lipatan Model Lipatan Model
Perancis Baron

24. Penyampulan Surat
• Pada sampul surat harus dilengkapi :
a. Alamat pengirim bila tidak memakai kop
surat.
b. Nomor surat diketik di kiri atas di bawah
kop surat.
c. Cap dinas diterapkan pada amplop
dibawah nomor.
d. Stempel bebas bea atau perangko
secukupnya.

25. Pengiriman Surat
• Pengiriman surat dapat dilakukan dengan:
a. Pengiriman langsung
b. Melalui pos

26. Sistem Penataan
Arsip

27. Kearsipan Sistem Perihal
Lamaran
Formasi
KEPEGAWAIAN Kredit
Tunjangan
Kenaikan Gaji
KEUANGAN

28. Berikut contoh untuk ketiga klasifikasi tersebut:
No Masalah/Subyek Kode
1. Hubungan Masyarakat HM
2. Kepegawaian KP
3. Keuangan KU
4. Perlengkapan LK

29. Kod Masalah Masalah Sub Masalah
e Utama
KP Kepegawaian 1.Penerimaan 1.Formasi
2.Surat lamaran
3.Test
4.Pengangkatan
2.Izin/Cuti 1.Sakit
2.Melahirkan
3.Keperluan
4.Melaksanakan ibadah
KU Keuangan 1.Upah dan Gaji 1.Upah karyawan tidak tetap
2.Gaji
3.Lembur
2.Utang 1.Penerimaan utang
2.Penagihan utang
3.Penundaan utang
4.Pembayaran utang
3.Piutang 1.Penambahan piutang
2.Penagihan piutang
3.Penundaan piutang
4.Pembayaran piutang

30. Daftar Indeks Sistim Perihal
Pembagian Utama Pembagian Pembantu Pembagian
Lanjutan
1. Keuangan 1.1. Kenaikan Gaji 1.1.1. Berkala
1.2. Tunjangan 1.1.2. Kenaikan Pangkat
1.3. Kredit
1.4. Honorarium
2. Kepegawaian 2.1. Formasi
2.2. lamaran
2.3. Kenaikan Pangkat
2.4. Mutasi
2.5. Cuti 2.5.1. Cuti Tahunan
2.5.2. Cuti Besar
2.5.3. Cuti Hamil
3. Peralatan 3.1. Alat Tulis
3.2. Mesin Kantor
4. Dsb