Prezentace k přednášce v rámci předmětu projektové řízení

1. PRM
-
Řízení externích subjektů v projektu
Radek Maca
macarad1@fit.cvut.cz
Katedra softwarového inženýrství
Fakulta informačních technologií
České vysoké učení technické v Praze
Radek Maca (FIT ČVUT) 5. Přednáška MI-PRM, 2013

2. Obsah
Obsah
1. Výhody a nevýhody externích subjektů v projektu
2. Výběr nejvhodnějšího subjektu
3. Příprava před začleněním externího subjektu do
projektu
4. Smlouva s externím subjektem
5. Specifika práce s externím subjektem
Radek Maca (FIT ČVUT) 5. Řízení externích subjektů v projektu MI-PRM, 2013 2/23

3. Výhody a nevýhody externích subjektů v projektu
Charakteristika externího subjektu
• Má svou firemní strategii i cíle
• Má svůj systém řízení
• Má své procesy a způsoby řešení
 Může pomoci top managementu našeho projektu
• Má svou firemní kulturu
• Má svůj způsob komunikace a řešení sporů
• Nevadí jim „znepřátelit“ si „naše“ odpovědné lidi
 Může pomoci koordinační skupině našeho projektu
• Má své zkušenosti s věcným řešením
• Má zájem na splnění cílů v čase a efektivně (zisk)
• Má „nezatížený“ pohled na problematiku
 Může pomoci realizačnímu týmu našeho projektu
Radek Maca (FIT ČVUT) 5. Řízení externích subjektů v projektu MI-PRM, 2013 3/23

4. Výhody a nevýhody externích subjektů v projektu
Přínos pro řízení (organizaci)
• Priorita konkretizaci cílů a požadovaných výstupů
• Tlak na business cíle
• Jiný systém řízení
• Jiný systém rozhodování  možnost inspirace…
• Tlak na pravidelnou kontrolu (další finance po kontrole a
schválení dílčích výstupů)
• Nevadí jim znepřátelit si „naše“ odpovědné lidi
• …?
Radek Maca (FIT ČVUT) 5. Řízení externích subjektů v projektu MI-PRM, 2013 4/23

5. Výhody a nevýhody externích subjektů v projektu
Přínos pro vedení lidí
• Přináší inovaci a nové postupy věcného řešení
• Umožňuje „našim“ lidem se učit přímo v praxi (zdarma)
• Nastavují interní konkurenci
• Aktivizují (vnitřně) motivují naše lidi
• Upřednostňují věcné řešení před osobními spory
• …?
Radek Maca (FIT ČVUT) 5. Řízení externích subjektů v projektu MI-PRM, 2013 5/23

6. Výhody a nevýhody externích subjektů v projektu
Porovnání interních a externích řešení
Interní Externí
Hrubá
cca 3x vyšší oproti hrubé mzdě,
Cena mzda+odvody+nemoc+dovolené+
tj. cca o 50% vyšší oproti nákladům
vybavení +režie + nájmy + energie
Těžko vysledovatelná, dlouhodobě Předem jasná, může být vázaná na
Kontrola ceny
zatěžující výsledek, kdykoliv odbouratelná.
Většinou žádná, resp. dle firemních Předem daná, prezentovatelná
Metodika práce
zvyklostí se všemi klady a zápory Zaměření na cíl, důraz na efektivitu
33% + 60% +
Výsledky řízení
33% OK 30% OK
projektů
33 % - 10% -
Projekt je dodatečnou zátěží ke Interní zaměstnanci se můžou
Vztah k okolí ve firmě
stávajícím pracovním úkolům soustředit na klíčové procesy
Vnitřní napětí Zůstává vevnitř Ventiluje se ven, k externímu zdroji
Ne zcela přehledná, často jen
Kontrola projektu Jasně a pravidelně fungující
formální
Činnost, která se pravděpodobně už Možnost soustředit interní zdroje na
Vztah k budoucnosti
nebude opakovat rozvojové aktivity
Radek Maca (FIT ČVUT) 5. Řízení externích subjektů v projektu MI-PRM, 2013 6/23

7. Výběr nejvhodnějšího subjektu
Než vybereme subjekt…
… je potřeba si ujasnit:
• Co poptáváme…
• Kolik chceme (můžeme) investovat…
• Jak poptáváme…
• Koho poptáváme…
• Co když poptáme špatně?
Radek Maca (FIT ČVUT) 5. Řízení externích subjektů v projektu MI-PRM, 2013 7/23

8. Výběr nejvhodnějšího subjektu
Co poptáváme
• Maximálně přesná specifikace předmětu a parametrů
• Specifikace podkladů, které předáme
• Přesná specifikace času a místa dodávky
• Specifikace všeho, co ovlivňuje cenu
• Kvalitativní parametry
• Pokuty/sankce za neplnění parametrů
• Pokuty/sankce za prodlení
• Limity náhrady škody, pokut
• Záruky na dílo
… pokud neznáme předmět:
• soutěž o návrh, tj. nejprve necháme někoho navrhnout,
co vlastně chceme (např. nové auto  soutěž o model)
… pokud nemáme vyhraněný názor nebo umožňujeme rozsah
• součástí nabídky je hodnota parametru + musí být součástí kritérií
hodnocení (např. aktualizace dat u účetního systému)
Radek Maca (FIT ČVUT) 5. Řízení externích subjektů v projektu MI-PRM, 2013 8/23

9. Výběr nejvhodnějšího subjektu
Kolik chcete (můžete) investovat?
Cena =
celkové náklady, tj. nejen dodavatel ale i práce interních zdrojů,
změny technických řešení apod.
Do ceny nutno zakalkulovat i rizika
Parametry řešení ovlivňují cenu
Cena vs. rizika
• Nižší cena s vyšším rizikem X vyšší cena s nižším rizikem
• Když budete mít štěstí, tak vše dobře dopadne, aniž byste rizika
ošetřili; pokud ne, bude to stát další peníze, čas apod.
• Vždy je to loterie – pomohou pouze zkušenosti a znalost
dodavatelů
Radek Maca (FIT ČVUT) 5. Řízení externích subjektů v projektu MI-PRM, 2013 9/23

10. Výběr nejvhodnějšího subjektu
Jak poptáváme
Veřejná soutěž
• Problematika „garážových“ firem (kvalifikační kritéria)
Oslovení vybraných
• Na základě vlastního filtru vhodných kandidátů (reference,
stabilita, komplexnost portfolia)
Oslovení jednoho
• Je-li zejména technická závislost nebo výrazně minimalizuje
interní náklady (např. rozšíření funkcionality IS)
Aukce
• U standardizovaných/spotřebních věcí (problém technického
uřízení + neoblíbené u firem)
Radek Maca (FIT ČVUT) 5. Řízení externích subjektů v projektu MI-PRM, 2013 10/23

11. Výběr nejvhodnějšího subjektu
Výběr v komerčním prostředí
S čím lze pracovat
• Znalost dodavatele – nastavené procesy, komunikace, osobní
zkušenost
• Říci cenu jako první je nevýhodné
• Cenové vyjednávání
• Dorovnání nejlepší nabídky
Hodnotící kritéria
• Je vhodné definovat, aby to nebylo pocitové
• Veřejná vs. neveřejná – přizpůsobení nabídek kritériím
Managerské rozhodnutí
• Přímá osobní zodpovědnost za výsledek
• Rozhodnutí, zda jsem ochoten zaplatit více vzhledem k rizikům
Radek Maca (FIT ČVUT) 5. Řízení externích subjektů v projektu MI-PRM, 2013 11/23

12. Výběr nejvhodnějšího subjektu
Výběr ve veřejné správě
S čím lze pracovat
• Limitované možnosti zákonem č. 137/2006 Sb. o veřejných zakázkách
• Velikost: nadlimitní (přes cca 3 M), podlimitní (1-3 M), malého rozsahu
(pod 1 M)
• Druhy výběrových řízení: VŘ, JŘsU, JŘBU, e-aukce,…
• Zakázky malého rozsahu řízeny metodikou subjektu
• Zakázky přes e-tržiště jsou řízeny pravidly tržiště
Hodnotící kritéria
• Je nutno definovat – cena nebo ekonomická výhodnost
• Problém obhajoby nastavení
• Vyjma malého rozsahu vždy veřejná
Managerské rozhodnutí
• Riziko podezření z nevýhodného nákupu, pokud není vybrána
nejlevnější nabídka
Radek Maca (FIT ČVUT) 5. Řízení externích subjektů v projektu MI-PRM, 2013 12/23

13. Výběr nejvhodnějšího subjektu
Výběr ve veřejné správě
S čím lze pracovat
• Limitované možnosti zákonem č. 137/2006 Sb. o veřejných zakázkách
• Velikost: nadlimitní (přes cca 3 M), podlimitní (1-3 M), malého rozsahu
(pod 1 M)
• Druhy výběrových řízení: VŘ, JŘsU, JŘBU, e-aukce,…
• Zakázky malého rozsahu řízeny metodikou subjektu
• Zakázky přes e-tržiště jsou řízeny pravidly tržiště
Hodnotící kritéria
• Je nutno definovat – cena nebo ekonomická výhodnost
• Problém obhajoby nastavení
• Vyjma malého rozsahu vždy veřejná
Managerské rozhodnutí
• Riziko podezření z nevýhodného nákupu, pokud není vybrána
nejlevnější nabídka
Radek Maca (FIT ČVUT) 5. Řízení externích subjektů v projektu MI-PRM, 2013 13/23

14. Výběr nejvhodnějšího subjektu
Veřejná zakázka
Zákon č. 136/2007 O veřejných zakázkách, ve znění následných novel:
Radek Maca (FIT ČVUT) 5. Řízení externích subjektů v projektu MI-PRM, 2013 14/23

15. Začlenění externího subjektu do projektu
Začlenění externího subjektu do projektu
Kroky:
1. Výběrové řízení
2. Jednání o smlouvě
3. Smlouva
4. Organizační nastavení – neformální nastavení spolupráce
5. Kick off - sociální úvod a představení cílů projektu… oficiálně se začíná
6. Realizace (plnění dodávky zboží nebo služby)
Externista má lepší pozici:
• není vázán organizační strukturou
• nemá jiné povinnosti
Radek Maca (FIT ČVUT) 5. Řízení externích subjektů v projektu MI-PRM, 2013 15/23

16. Začlenění externího subjektu do projektu - smlouva
Definice služeb (díla)
Smlouva – základ vymezení vztahu
• Maximální přesnost specifikace
• Jednoznačnost specifikace
• Explicitní definice používaných pojmů
• Jednoznačnost vazby služby a dílčí platby
Dílo
• Smlouva o dílo (§ 536 – 565 obchodního zákoníku)
• Popis, obsah, struktura, rozsah
Služba
• Volná smlouva nebo smlouva o dílo
• Popis
• Měřitelná interpretace ukazatele, podle nějž poznáme, že bylo dodáno
Radek Maca (FIT ČVUT) 5. Řízení externích subjektů v projektu MI-PRM, 2013 16/23

17. Začlenění externího subjektu do projektu - smlouva
Měřitelnost plnění a akceptace
Každá dílčí část předmětu
• Ideálně definovány měřitelné ukazatele splnění
= podklad pro akceptaci  předávací / akceptační protokol
• V horším případě akceptace „subjektivně“ dle shody se zněním smlouvy,
kde jako měřitelný ukazatel slouží protokol
Musí být definován i proces akceptace
• Kdo schvaluje
• Kdy
• Jak
• Co se děje, pokud není akceptováno (problém nekonečného cyklu)
Radek Maca (FIT ČVUT) 5. Řízení externích subjektů v projektu MI-PRM, 2013 17/23

18. Začlenění externího subjektu do projektu - smlouva
Kvalitativní parametry
Měly by primárně sloužit k vyhodnocení, zda a v jaké kvalitě byly jednotlivé
služby dodávány:
• Definice pojmů
• Definice časového období vyhodnocení
• Definice agregací
Příklad:
„Spolehlivost znamená ve vztahu k souboru Přípojek stejného typu průměrný počet Závad
na jednu přípojku. Pro účely tohoto Ujednání o úrovni služeb budou přitom pro výpočet
hodnot brány v úvahu Závady v průběhu kalendářního čtvrtletí.
Závada znamená Incident, jenž je zaviněn Poskytovatelem.
Incident znamená provozní událost, jež má za následek okamžitou nemožnost využívat ve
vztahu k dané konkrétní přípojce příslušnou službu v rozsahu či kvalitě stanovené ve smlouvě,
a to ve vztahu k příchozímu i k odchozímu telekomunikačnímu provozu. Ve vztahu k dané
konkrétní přípojce však pojem Incident nezahrnuje obdobné události na jakékoliv jiné přípojce,
ať již se jedná o jinou přípojku Uživatele nebo o jakoukoliv jinou přípojku v rámci jakékoliv
telekomunikační sítě (veřejné či neveřejné). Za Incident se rovněž nepovažuje Plánovaná
výluka provozu. …“
Radek Maca (FIT ČVUT) 5. Řízení externích subjektů v projektu MI-PRM, 2013 18/23

19. Začlenění externího subjektu do projektu - smlouva
Měření a reporting
Pro jednotlivé parametry je nutno definovat, jak se měří a jakým procesem
dochází k jejich reportování a vyhodnocování
• Kdo měří
• Jak reportuje (vzor)
• Jaký je proces kontroly a akceptace
Příklad:
„Report dostupnosti je dodavatelem předáván jako součást měsíčního
předávacího protokolu. Objednatel stvrzuje jeho správnost podpisem předávacího
protokolu. V případě nesouhlasu objednatele s reportem následuje …“
Součástí reportu je vhodné mít i vyhodnocení plnění ukazatele
V podstatě nutnost měření obou stran (kontrola správnosti, podklad pro
akceptaci)
Radek Maca (FIT ČVUT) 5. Řízení externích subjektů v projektu MI-PRM, 2013 19/23

20. Začlenění externího subjektu do projektu - smlouva
Sankce a pokuty
Smlouva definuje požadovanou hodnotu
• Může být (není obvyklé) i pozitivní sankce pro dodavatele při překročení
Pro vymahatelnost a motivaci řešit i při nesplnění progresivní sankce
• Typově 1.000 Kč za každou započtou hodinu
Relevantní absolutní hodnoty
• Při nulové kvalitě musí odpovídat dodatečným nákladů na straně
zadavatele (nikoli např. 2% měsíční ceny)
Žádné horní limity celkových pokut
• Obecně zvyšují cenu dodávky
• Zákon o elektronických komunikacích (127/2005 Sb.):
poskytovatel je povinen přiměřeně snížit cenu + není povinen uhradit
náhradu škod
Radek Maca (FIT ČVUT) 5. Řízení externích subjektů v projektu MI-PRM, 2013 20/23

21. Začlenění externího subjektu do projektu
Jak zajistit kvalitu předem (Six Sigma)
Veškeré smluvní garance jsou pouze ex-post finanční
• Náhrada škody
• Pokuty, sankce, slevy
… my ale potřebujeme „aby to fungovalo“
• Normální rozdělení dat: na základě směrodatné
odchylky umíme spočítat pravděpodobnost
výskytu „defektu“ (= nesplněná kvalita)
• Pokud měříme, tak umíme spočítat směrodatnou odchylku.
• Pomocí statistických tabulek zjistíme pravděpodobnost překročení hranice při
dané směrodatné odchylce.
• Pokud je pravděpodobnost vyšší, nejsou služby dostatečně
kvalitní a je jen otázkou času, než začne vznikat více
defektů, než je povoleno. Díky těmto matematickým
metodám jsme schopni problém začít řešit ještě než nastane.
Radek Maca (FIT ČVUT) 5. Řízení externích subjektů v projektu MI-PRM, 2013 21/23

22. Specifika práce s externím subjektem
Specifika práce s externím subjektem
• Výkazy práce
• Formální akceptace práce
• Obecně neexistuje dovolená a nemoc
• Případné nastavení externích přístupů do sítí apod. pro
externí uživatele
• Problematika:
„není tu = nepracuje“ vs. náklady na pracovní místo
Radek Maca (FIT ČVUT) 5. Řízení externích subjektů v projektu MI-PRM, 2013 22/23

23. Specifika práce s externím subjektem
Shrnutí
1. Výhody a nevýhody externích subjektů v projektu
 Přináší inovace a nové postupy (za více peněz s větší spolehlivostí)
2. Výběr nejvhodnějšího subjektu
 ujasnění: CO, JAK, ZA KOLIK, OD KOHO chceme
3. Příprava před začleněním externího subjektu do projektu
 Procesní kroky: výběrové řízení … (zahájení) realizace
4. Smlouva s externím subjektem
 Nejdůležitější dokument pro případy, kdy něco nefunguje
5. Specifika práce s externím subjektem
 Orientace na výsledky nikoliv na procesy
Radek Maca (FIT ČVUT) 5. Řízení externích subjektů v projektu MI-PRM, 2013 23/23