Portafolio de productos y servicios de consultoria en gestión de información y documentación

1. Portafolio de Servicios
Gestión Documental
Gestión Electrónica de documentos
www.radar.com.co

2. Quiénes somos
Radar Información y Conocimiento Es una empresa
dedicada a la consultoría, asesoría y capacitación en
Gestión de información, Gestión documental y Gestión
del Conocimiento, a la implementación, integración y
desarrollo de Software de Gestión documental y del
Conocimiento a nivel nacional e internacional.
Radar está conformada por un equipo interdisciplinario
de profesionales en Ciencia de la Información,
Ingeniería de procesos, informática, comunicación y
psicología organizacional.
Nuestra
oferta de valor
La Investigación, Desarrollo e Innovación I+D+I son pilares estratégicos de Radar que se ven reflejados en el
desarrollo de metodologías para la implementación de soluciones que cumplan con estándares nacionales e
internacionales y asociadas a las mejores prácticas en administración de información y conocimiento.
Hemos desarrollado metodologías de trabajo y estructurado nuestros servicios basados en diferentes normas y
estándares internacionales como:
· Norma ISO 9001:2008 (Sistema de Gestión de la calidad)
· Norma ISO 15489:2006 (Gestión Documental)
· Norma ISO 23081 (Metadatos para descripción de Archivos y Documentos de Archivo)
· ISO 27001 (Seguridad de la Información).
· Balanced Scorecard
· ITIL V.3
Nuestros Clientes
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3. Qué es la Gestión Para qué la
Documental? Gestión Documental?
Gestión documental son todas las normas, Reducción costos: Al implementarse
técnicas y prácticas empleadas para: políticas y mejores prácticas de Gestión
Documental se reducen los costos de
q Planificar Papelería, equipos e insumos de
q Manejar impresión y mantenimiento de los
q Organizar mismos.
q Recuperar Reducción de Papel = Menor espacio:
q Usar... empleado en el almacenamiento de
documentos innecesarios y copias no
los documentos en cualquier soporte; físico controladas.
(papel), electrónico o digital.
Facilidad de Manejo = Mejor Servicio: Al
La información y documentación sirve como Gestionar la información de manera
soporte y testimonio de las actividades y gestión unificada se mejoran los tiempos de
adelantadas en las diferentes áreas de la respuesta en la búsqueda y recuperación
empresa sin importar el sector o tamaño al que de información haciendo mas eficaces y
pertenecen. eficientes alas organizaciones.
La adecuada gestión de la información es una Mayor transparencia = Mayor
ventaja competitiva y duradera para las Productividad: Fortalecer la cultura
organizaciones, porque ayuda a optimizar organizacional basada en el documento
recursos el tiempo empleado en la producción como base de la transparencia y el
organización y búsqueda de información, gobierno corporativo.
facilitando la toma de decisiones.
Mayor Seguridad: Evita la fuga y pérdida
de información mediante la definición y
seguimiento de políticas de seguridad de
información mediante el registro de
acceso a los documentos.
Servicios
Radar Consultoría Empresarial ofrece un completo
portafolio de servicios para que las organizaciones
incorporen mejores prácticas en la administración
de información y documentación, se adapten
modelos de trabajo digital y eficientes.
q Consultoría y diagnóstico de Gestión
Documental.
q Asesoría en la Actualización e implementación
de políticas de Gestión Documental.
q Auditoría y evaluación de Contratos de Servicios
de Gestión Documental
q Capacitación a directivos y colaboradores en
Gestión Documental.
q Automatización de procesos documentales
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4. Servicios de Consultoría
Auditoría de servicios e
Diagnostico integral de Gestión
Interventoría de contratos de
Documental
Gestión Documental.
Elaboramos un diagnóstico basado en los
siguientes estándares:
La Auditoría contempla la realización de actividades
q ISO 9001-2008: Sistema de Gestión de de evaluación, seguimiento y mejoramiento de
Calidad procesos en torno a la calidad de los servicios de
q ISO 15489-2001: Gestión documental información.
q ISO 27001-2005: Requerimientos de
Seguridad para Sistemas de información La Interventoría involucra la supervisión y control
q ISO 17799-2000: Gestión de la Continuidad sobre un contrato para verificar, exigir y velar por el
del Negocio. cumplimiento de lo establecido contractualmente
desde el punto de vista técnico, administrativo y
Con este diagnóstico se identifican las verdaderas financiero.
necesidades de información de la compañía y se
plantean mecanismos y estrategias para su
mejoramiento y optimización.
Administración y organización
técnica de unidades de
Información
Definición de Lineamientos de
Gestión Documental.
Teniendo en cuenta el nivel de especialidad del
conocimiento requerido para la administración de la
información y documentación en las
Entendiendo la Gestión Documental como un
organizaciones; la carga operativa y administrativa
componente estratégico de la planeación
que involucra y la escalabilidad que pueden tener
empresarial Radar ofrece la asesoría en la definición
de los servicios de información organizacional.
de lineamientos de gestión de información como
una herramienta indispensable para la toma de
Radar ofrece los servicios de administración
decisiones.
delegada de unidades de información
suministrando el personal idóneo y calificado para
q Definición de Políticas y objetivos de Gestión
gestionar:
documental y de Información corporativa.
q Identificación de los Procesos
q Oficinas de Correspondencia
organizacionales y los flujos de información
q Archivos de Gestión, Central e Histórico
relacionados.
q Bibliotecas
q Definición de Procedimientos de gestión
Documental para las diferentes áreas de la q Centros de Documentación
empresa. q Museos
q Elaboración - Actualización de Tablas de
Retención Documental (TRD).
q Elaboración - Actualización de Tablas de
Valoración Documental (TVD).
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5. Servicios de
Consultoría Gestión Documental III – Nivel
Avanzado:
Capacitación y Certificaciones
q Selección y evaluación de proveedores de
La estrategia para garantizar el cumplimiento de las servicios de Gestión Documental
políticas, objetivos, procesos y procedimientos de q Análisis, diseño e implementación de Programas
gestión documental y gestión de información es la de Gestión Documental.
capacitación a los equipos de trabajo. Para ello q Administración de seguridad de la información.
Radar cuenta con un equipo de conferencistas y q Evaluación de Software de Gestión documental.
capacitadores con amplia experiencia en los temas q Integración de sistemas de gestión y control.
propuestos. q Desmaterialización de la información estratégica
para la toma de decisiones.
Radar ofrece un portafolio de capacitaciones que se q Programa de Gestión Documental y Gestión
actualiza permanentemente frente a los cambios en Electrónica de Documentos
la normatividad nacional e internacional enfocado
en el desarrollo de competencias en los diferentes
niveles de la Gestión Documental: Automatización de procesos
documentales
Las implementación de tecnologías para la gestión
Gestión Documental I – Nivel documental es un reto para las empresas pues
Básico: involucra la transformación de la cultura
organizacional desde el registro y trazabilidad de los
procesos de gestión hasta el cambio de soporte de
los documentos de papel a bits.
q Curso básico de administración de archivos.
q Curso básico de legislación documental.
q Curso básico de organización de archivos. Con el fin de automatizar los procesos de gestión
q Curso básico de aplicación de Tablas de Retención y documental ofrecemos el siguiente portafolio de
Valoración Documental. servicios y de plataformas de software de gestión
q Curso básico de administración de unidades de de información y gestión documental.
correspondencia.
q Curso básico de Digitalización de Documentos /
fotografías
GESTIÓN TECNOLÓGICA
Gestión Documental II – Nivel q Alquiler Software como Servicio (SaaS)
q Instalación
Intermedio: q Configuración y parametrización
q Capacitación y entrenamiento
q Soporte y mantenimiento
q Teoría y práctica archivística, visualizando la gestión q Desarrollo e Integración con otros Sistemas
documental. PLATAFORMAS DE SOFTWARE
q Elaboración Cuadros de Clasificación Documental y
Tablas de Valoración Documental. q SugarCRM
q Elaboración, aplicación y actualización de Tablas de q KnowledgeTree
Retención Documental. q iNetDocs
q Administración de sistemas de gestión de q OrangeHRM
correspondencia. q ORFEO Sistema de Gestión Documental
q Formulación y gestión de proyectos archivísticos.
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6. Portafolio de Servicios - Gestión Tecnológica
En Radar NO Instalamos software Implementamos tecnologías!!
La tecnología en sí misma no es la solución a los problemas relacionados con el manejo de la información,
muchas veces es un problema más complejo. A la hora de implementar TIC es necesario tener en cuenta
diferentes componentes como: la gestión del cambio y la gestión de competencias tecnológicas
competencias informacionales en los usuarios de la información, la comunicación organizacional, entre
otras.
RADAR ofrece herramientas y soluciones tecnológicas que responden y satisfacen adecuadamente a las
necesidades y requerimientos de las organizaciones modernas comprometiendo el componente humano
en el mejoramiento y fortalecimiento de las organizaciones.
KnowledgeTree
Es un Sistema de gestión electrónica de
documentos, cuenta con una versión privativa y una
versión libre GNU/GPL, cuenta con un poderoso
editor de flujos de trabajo y de metadatos lo que
facilita la organización y clasificación de los
documentos que pueden estar en mas de 25
formatos de archivos electronicos o digitales.
Una de sus principales ventajas sobre otros
sistemas similares es su poderoso indexador de
documentos, que busca contenidos dentro de los
documentos.
Su arquitectura abierta y la documentación existente
han permitido que se desarrollen integraciones
entre aplicaciones como ProcessMaker, SugarCRM,
Drupal, Joomla, OrangeHRM, entre otros.
Los principales módulos y funcionalidades del sistema son:
q Búsqueda de texto completo dentro de
q Vista previa de documentos sin descargarlos
los documentos
q Publicación de documentos
q Control de acceso a carpetas y documentos
q Escritorio de usuario personalizable
de acuerdo a roles y permisos
q Integración nativa con Microsoft® Office
q Control de Metadatos
q Notificación de cambios en las carpetas y
q Auditoría y registro sobre el acceso a los
documentos mediante RSS
documentos
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7. KnowledgeTree - Beneficios y Características
KnowledgeTree Permite la configuración de los niveles de acceso a la información y
documentación almacenada en el sistema, de acuerdo al grupo o área de la compañía a la que
pertenezca el usuario autorizándolo según su rol a crear, modificar o eliminar los documentas.
El sistema permite la integración con LDAP para centralizar lo niveles de acceso a
Seguridad
directorios y tecnologías dentro de la organización.
El módulo de Flujos de Trabajo permite automatizar los procesos de negocio, mediante el
diseño de la ruta para la revisión de los documentos según el proceso de aprobación
definido en la organización.
También permite definir alertas cuando los documentos están listos para revisión o recibir
Workflow una notificación cuando el contenido es creado o modificado en una carpeta.
En el módulo de Metadatos se pueden clasificar los documentos y describirlos con mayor
detalle, a través de campos personalizados para las carpetas o para cada tipo de
documento de acuerdo al lenguaje del negocio, .
Metadatos
A través del módulo de auditoría se pueden identificar todas las acciones realizadas por
los usuarios del sistema sobre los documentos o carpetas.
Auditoría
Ayuda a integrar el trabajo de equipos distantes geográficamente mediante los espacios
de interacción asociados a los procesos, flujos y documentos en el sistema, generando o
fortaleciendo la cultura organizacional de trabajo.
Ayuda a reducir la pérdida de tiempo en búsqueda de la última versión de un documento
Trabajo
mediante la funcionalidad del control de versiones que permite llevar un historial de
colaborativo transiciones en el documento.
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8. Orange HRM
Teniendo en cuenta las estrictas condiciones,
legislación y regulación existente sobre la
conservación documental de las historias laborales;
la transformación y digitalización de procesos como
el pago de Seguridad Social, que ahora se realiza a
través de sucursales virtuales. Ofrecemos la
plataforma Orange HRM – Sistema para la Gestión
de Recursos Humanos.
Orange HRM, es un software que contempla todo el
ciclo de vida de la Gestión de Recursos Humanos
desde la definición de la estructura orgánica, la
tipificación de los cargos, escalas salariales, niveles
de formación, Procesos de selección, Programas de
Salud Ocupacional, y evaluaciones de desempeño,
solicitudes de permisos, ausencias y certificaciones
de los trabajadores.
Los principales módulos y funcionalidades del
| sistema son:
q Módulo de Administración
§ Información de General de la Empresa
§ Descripción de Cargos
§ Escalas salariales
§ Formación y Competencias
§ Horarios
§ Proyectos
q Módulo Historia Laboral Electrónica
(Personal Information Manager)
q Módulo de Reportes
q Auditoría (control de ingreso y salida)
q Módulo de Evaluación de desempeño
q Módulo de Reclutamiento y selección de
personal
q Módulo de Usuario (para realizar solicitudes
de permisos, licencias y certificaciones)
q
Es software Libre basado en código abierto, con licencia GNU/GPL, lo que garantiza la posibilidad de
personalización e integración con otros sistemas.
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9. ORFEO
Es un Sistema de Gestión de Documental Colombiano
desarrollado por la Superintendencia de Servicios Públicos
Domiciliarios (SSPD) en el año 2002, a la luz de la Ley 594
de 2000 y de las mejores prácticas archivísticas, basado en
Código abierto bajo Licencia Pública General GNU/GPL
v.3.
Permite hacer el seguimiento de la trazabilidad de los
documentos mediante el manejo de flujos de trabajo y
Tablas de Retención Documental, garantizando acceso a
los documentos mediante el manejo digital del archivo.
ORFEO ha sido implementado en mas de 70 entidades
públicas, al menos 50 privadas, El Gobierno de Ecuador
también implementó ORFEO para apoyar la gestión del
sector central.
Las principales características del sistema son:
| Interfaz gráfica Web fácil de usar similar a la de un correo electrónico.
q
q Cumple con todos los lineamientos exigidos por la ley y las normas archivísticas vigentes
q Digitalización de documentos. La solución ofrecida posee un módulo de digitalización que genera
imágenes de los documentos físicos en formato multi tiff y PDF.
q Permite la parametrización del proceso de Radicación de documentos (entrada, salida, resoluciones,
memorandos etc.).
q Gestión sobre el documento: Reasignar, Agendar, Modificar, Archivar, Incorporar en expedientes, Tipificar
el documento (a partir de las Tablas de Retención)
q Agiliza las búsquedas de documentos y expedientes por diversos campos de búsqueda (fechas,
usuarios, tipos de documentos, etc.).
q Generación de expedientes virtuales siguiendo los lineamientos técnicos y legales.
q Generación de reportes de gestión, niveles de producción, requerimientos respondidos, etc.
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10. |
Cualquier información adicional requerida estaremos
gustosos de resolverla.
Cra 7 No. 48 - 27 Of. 302
PBX: 571 + 5700048 / 571 + 3231290
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