Sistemas de Gestión y Control Gubernamental basados en Código Abierto

1. Sistemas de Gestión y Control
Gubernamental basados en
Código Abierto

2. Agenda
1. Ventajas estratégicas y cobertura funcional
de la solución GRP
2. Solución GRP
3. Solución Contralor
4. Adopción en Uruguay
5. Implementación en el MRREE
6. Cierre

3. 1. Solución GRP
Ventajas Estratégicas

4. Ventajas estratégicas
• Quanam
• empresa Uruguaya con mas de 36 años en el mercado
• avalada por mas de 15 años implementando soluciones de
clase mundial en forma exitosa
• capacidad de ejecutar proyectos
• Aplicación de las mejores prácticas
• conocimiento obtenido en mas de 800 proyectos
• en empresas de diferentes sectores en América Latina y
Europa
• Implementaciones exitosas en el sector público en Uruguay
• Metodologías probadas (basadas en PMI)
• reducir riesgos
• maximizar productividad

5. Ventajas estratégicas
• Capacidad de evolución
• cobertura funcional completa
• modularidad permite evolución gradual
• comunidad muy fuerte asegura evolución
• escalabilidad
• Independencia
• opción de stack opensource completo (Linux, PostgreSQL,
Python)
• tecnología abierta y extendida (HTML, XML, Python, Javascript),
recursos locales disponibles
• no atado a un único proveedor de servicios
• mas de 500 partners,
• Robustez
• mas de 2.000.000 de usuarios
• empresas de todo el mundo, grandes, medianas y pequeñas

6. • Menores costos de propiedad
• sin costos iniciales, ni crecimiento por licencias (stack completo)
• tecnología abierta, código abierto
• potencia la capacidad de mantenimiento propio
• menores riesgos, menor inversión
• Flexibilidad
• permite su adecuación a necesidades específicas
• alta productividad, menor esfuerzo, prototipación funcional
• esquema de herencia minimiza impacto en actualizaciones
• Interfaz de usuario amigable y moderna
• curva de aprendizaje muy corta
• menor resistencia del usuario
• optimizada para maximizar productividad del usuario
Ventajas estratégicas

7. • Localización para Uruguay
• requerimientos específicos de Uruguay
ya incorporados
• ya instalado en empresas locales
• Sector público en Uruguay
• Presupuesto, Finanzas y Compras
• Integración con SIIF, SICE (nuevo canal de compras), RUPE.
• Varios esquemas de uso posibles
• en nube de terceros
• en nube propia
• instalación local
• Varios modelos de adquisición de servicios
• Inversión inicial más soporte
• Gasto operativo mensual
Ventajas estratégicas

8. 1. Solución GRP –
Cobertura Funcional

9. • Solución basada en el Modelo Único Replicable (MUR) definido por
AGESIC y MEF.
• Se reutiliza la funcionalidad estándar para el sector público, no se vuelve
a repetir el gasto. Las nuevas funcionalidades pueden ser creadas bajo
la filosofía de software público promovida por AGESIC.
• Implementada sobre Odoo/OpenERP, solución completa de código
abierto. Adoptado con éxito en varias organizaciones estatales y
privadas, tanto nacionales, regionales como internacionales.
• Actualmente en funcionamiento en el Ministerio de Relaciones
Exteriores y en la Universidad Tecnológica (UTEC).
• Integrado con Sistemas Estatales (RUPE, SICE, SIIF), en acuerdo a los
nuevos procedimientos definidos por ACCE, sin registro duplicado de
información.
Solución GRP: Introducción

10. Solución GRP: Modelo de Diseño
Módulo Uruguay: Normativa legal del Uruguay
Estructura impositiva, Retenciones, emisión de resguardos, cobranza
con resguardos, factura electrónica.
Módulo Estatal: Procesos específicos
del Estado
Contabilidad patrimonial CGN, Contabilidad presupuestal, Proceso
de Compras (nuevo canal de compras),
Integración con sistemas de la administración central (SIIF, SICE,
RUPE), Proveeduría, Activo Fijo y Tesorería
Módulo específico: requerimientos
propios del organismo
Requerimientos específicos (no reutilizables)
para el funcionamiento del organismo

11. Cobertura funcional
Solución GRP

12. Gestión Presupuestal
Principales Funcionalidades
• Visión de la ejecución presupuestal en todas las etapas del gasto
• Presupuesto inicial
• Ajustes
• Afectado
• Comprometido
• Obligado
• Disponible
• Estructura presupuestal
• Inciso, Unidad Ejecutora, Programa, Proyecto, Objeto de Gasto,
Auxiliar, Financiamiento, Moneda, Tipo de Crédito

13. Gestión Presupuestal
Integración con sistemas del Estado
• Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF)
• El presupuesto y sus ajustes registrados en el SIIF, son cargados en
forma automática en el GRP
• Flujo de aprobación de Autorizaciones para Gastar, Ordenes de
Compra y Facturas son realizados en GRP y permiten además Afectar,
Comprometer y Obligar en SIIF desde el propio GRP.
• Validación en línea de la disponibilidad en SIIF desde GRP.
• Las acciones de Intervención, Priorización y Pago de las facturas de
proveedor que se registran en el SIIF son utilizadas por el Sistema
GRP para actualizar el estado de los comprobantes.

14. Compras
Esquema general: Canal de compras públicas
GRP GRP

15. Compras
Principales Funcionalidades
• Procesos de compra: tanto los que se registran en SICE como
los que se gestionan por Fondo Rotatorio.
• Solicitud de Recursos: solicitudes de bienes y servicios. Permite asociar
solicitudes de pasajes y viáticos a Viajes.
• Pedido de Compra
• Autorización para Gastar: flujo de aprobación considerando varios niveles de
aprobadores de gastos.
• Adjudicación: recepción de artículos con sus variantes de almacenamiento
(considerando nueva estructura de atributos de artículos de ACCE).
• Orden de compra: flujo de aprobación considerando varios niveles de
aprobadores de gastos.
• Recepción de Ordenes de Compra

16. Compras
Integración con Sistemas Estatales
• Registro Único de Proveedores del Estado (RUPE)
• El catálogo de proveedores y sus novedades son cargados en el GRP en
forma automática
• Sistema Integrado de Compras Estatales (SICE)
• El catálogo de artículos y sus novedades son cargados en el GRP en forma
automática, permitiendo seleccionar los artículos que serán utilizados por la
organización.
• Las solicitudes de compra son registradas en forma automática en el SICE
• Las adjudicaciones registradas en SICE son cargadas automáticamente al
GRP
• Las órdenes de compra cargadas en el GRP son cargadas automáticamente
al SICE
• Sistema Integrado Información Financiera (SIIF)
• El presupuesto es afectado, comprometido y obligado en forma automática
desde el GRP

17. Esquema de Compras Estatales:
Procedimientos competitivos
1 – Replicación de catálogo
2 – Alta de compra e ítems de la compra
R – Información de proveedores activos
3 – Adjudicaciones
4 – Facturas y Órdenes de compra
GRP

18. Esquema de Compras Estatales: Compra Directa
1 – Replicación de catálogo
R – Información de proveedores activos
4 – Se informa al sitio web para la publicación
GRP

19. Proveeduría
Principales Funcionalidades
• Catálogo de artículos permite gestionar variantes asociados
a los atributos de artículos SICE (ej. Talle-color)
• Estructura de múltiples proveedurías y ubicaciones
• Recepciones asociadas a Ordenes de Compra
• Remitos de salida: asociados a solicitudes de recursos
• Transferencias de stock internas
• Recuentos de Inventario
• Alertas por stock mínimo

20. Tesorería
Principales Funcionalidades
• Extractos bancarios: gestión de estados de cuenta bancarios que simplifica el
registro de movimientos bancarios. Permite importar desde planilla electrónica los
estados de cuentas bancarios.
• Registro de caja: permite el registro de las transacciones de caja y caja chica. Al
cerrar la caja se pueden registrar las cantidades de monedas y billetes para
realizar el control efectivo.
• Conciliación bancaria.
• Ordenes de pago Internas
• 3 en 1
• Rendiciones de Fondo Rotatorio

21. Tesorería
Integración con Sistemas del Estado
• Sistema Integrado de Información Financiera
o Cuando las facturas son pagadas en SIIF, se marcan como pagadas
en forma automática en el GRP
o Gestión de Retenciones

22. Viáticos
Principales Funcionalidades
• Gastos de los empleados: permite al empleado registrar sus gastos y
gestionar el flujo de aprobación en forma flexible.
• El flujo completo :
- Registrar gastos en estado borrador
- Confirmación por el empleado
- Validación del responsable
- Validación por el contable y creación del recibo para registrar el pago
o relacionarlo a un anticipo.

23. Activo Fijo
Principales Funcionalidades
• Atributos específicos por tipo de activo: obras de arte, inmuebles e
informática.
• Gestión de responsables de activos
• Traslados de ubicaciones y cambio de responsables
• Imágenes y documentos asociados
• Diferentes esquemas de amortización
• Impresión de etiquetas y códigos de barra
• Integrado a Compras y Contabilidad

24. Contabilidad Patrimonial
Principales Funcionalidades
• Plan de cuentas: basado la propuesta de CGN para plan de cuentas
SIIF.
• Contabilidad integrada: totalmente integrada con todas las funciones
de la organización, la mayor parte de los asientos se generan de forma
automática a partir de la transacciones (ingresos, compras, etc.)
evitando la duplicación de registro, reduciendo errores y retrasos.
• Multimoneda: permite gestionar varias monedas.
• Multi-Organización

25. Contralor
Principales Funcionalidades
• Registro de partidas
• Ingreso de comprobantes
• Rendición de cuentas
• Transferencia de fondos internos
• Gestión de avales y objeciones
• Integraciones: Firma Electrónica Digital (AGESIC) e integración con
Timbre Profesional Electrónico (CJPPU).
• Elaboración y control de presupuesto sobre partidas y ejecuciones
• Reportes (Análisis de Información)

26. Firma Electrónica Avanzada
Principales Características
• Basada en el estándar definido por AGESIC. Utiliza el Applet que
provee AGESIC.
• Integrada al proceso de aprobación de gastos en todos los pasos
necesarios

27. Otros Módulos de la Solución
Marketing y
Comunicaciones
Ventas Finanzas Abastecimiento y
distribución
RRHH
Campañas Clientes Facturación Cotizaciones Selección
Mail masivo Productos Cobranza Compras Administración de
personal
Eventos Fuerza de ventas Pago a proveedores Licitaciones Contratos
Encuestas Oportunidades Bancos y conciliación Contratos Vacaciones
Blogs Cotizaciones Contabilidad general Inventarios Control de
entrada/salida
Integración con CTI
(asterisk)
Ordenes de venta Activo fijo Gestión de almacenes
y logística
Registro de horas
Segmentación Contratos Presupuestos Gestión de flota Registro de Gastos
Punto de venta Contabilidad analítica Evaluación de
desempeño
eCommerce Nómina
Integración con
medios de pago
Motivación
Currícula

28. Otros Módulos de la Solución (cont. )
Servicios y
Proyectos
Manufactura Colaboración y
conocimiento
Gestión de
contenido
Gestión de
Proyectos
Planificación just-
in-time
Foros Diseñador de sitio
web
Gestión incidentes y
reclamos
Fórmulas Gestión
documental
Portal de
autoservicio
Niveles de servicio Ruteo Documentación Gestión de calidad
Asociaciones y
membrecías
Ordenes de
fabricación
Mensajería y
grupos de
discusión
Google docs
integrado
Facturación de
tareas
Mantenimiento Lista de tareas Google drive
integrado
Ciclo de vida de
productos
Mantenimiento
preventivo
Calendario
compartido
Integración con CTI
(asterisk)
Chat
Red social

29. 2. Solución GRP: Demo

30. Solución GRP: Demo
• Estructura de Presupuesto
• Solicitud de Recursos (cumplir con stock o compra)
• Alta de Compras en SICE
• Autorización para Gastar – Afectación
• Adjudicación
• Orden de Compra – Compromiso
• Factura – Obligación
• Activo Fijo
• Contabilidad Patrimonial – Plan de Cuentas

31. 3. Solución Contralor: Demo

32. Solución Contralor: Demo
• Funcionalidades Comunes (Mensajería, Colaboración, Red Social,
Calendarios, Filtros y Agrupadores, Tablero de Informes).
• Registro de partidas
• Ingreso de comprobantes
• Rendición de cuentas
• Transferencia de fondos internos
• Gestión de avales y objeciones
• Integraciones: Firma Electrónica Digital (AGESIC) e integración con Timbre
Profesional Electrónico (CJPPU).
• Elaboración y control de presupuesto sobre partidas y ejecuciones
• Reportes (Análisis de Información)

33. 4. Adopción en Uruguay

34. • Frente Exterior - RRHH:
• Información de contratados y normativas locales
• Registro de vacaciones
• Activo fijo
• Frente Exterior - Contralor:
• Envío de partidas, registro de facturas y pagos. Activo Fijo
• Contralor y aprobación, reportes de gestión
• Primera Etapa: Uruguay, Argentina, España, USA
• Segunda Etapa: Resto del mundo.
• Frente Cancillería Uruguay
• Compras y pago a proveedores, integración SICE, RUPE.
• Proveeduría, Activo Fijo, Viáticos.
• Contabilidad presupuestal e integración con SIIF.
• Contabilidad de gestión y tesorería.
• Firma Electrónica Avanzada

35. • Gestión Documental
• Gestión documental:
• Carga de documentos tipificados (clasificados) de acuerdo a
características
• Búsqueda de documentación en base a tipificación
• Utilización de filtros para búsqueda de documentación
• Bloqueo
• Manejo de historial
• Posibilidad de anexar uno o varios adjuntos a cada documento
• Seguridad de acceso de documentos en base a roles
• Mensajería de notificaciones interna de la aplicación
• Gestión de proyectos

36. • Fase 1
• Contabilidad de gestión
• Fase 2
• Recursos Humanos
• Fase 3
• Compras, Activo Fijo e Inventarios.
• integración con SICE y RUPE
• Fase 4
• Contabilidad presupuestal
• Pago a Proveedores e Integración con SIIF
• Tesorería
• Gastos de Viaje

37. • Fase 1
• Registro de entidades y partidas de fondos (OSC).
• Presupuestos y rendición de cuentas para 6 OSC
• Reportes de gestión
• Integración con Timbres Digital Electrónica y Firma Electrónica
Avanzada
• Status: En Test
• Fase 2
• Integración con SIPI

38. • Gestión de Educación
• Registro de alumnos y docentes
• Admisiones
• Gestión curricular: Asignaturas, lista de Asistencia, lista de
asistencia a examen, lista de asistencia de docentes
• Control de asistencias
• Definición de estructura académica: Instituciones, sedes,
programas, planes, clases y exámenes, plan de calificaciones
• Gestión de aulas: definición de salones y características.

39. 5. Implementación en MRREE