В статье рассматриваются вопросы создания СЭД и проблематику, связанную с интеграцией информационных систем и дополнительными функциональными требованиями, которые неизбежно приводят к модернизации существующей информационной среды. Предлагается индивидуальный подход, отличающийся от стандартного шаблонного внедрения коробочных решений тем, что обеспечивает руководство предприятия современным и эффективным инструментом управления процессами посредством контроля достижения нужных результатов при выполнении тех или иных процессов и задач. Дается описание дополнительных услуг и сервисов, которые помогут в рамках допустимого объем инвестиций принять взвешенное решение.

1. 1
СЭД (Системы автоматизации документооборота)
Существуют несколько классов информационных систем по оптимизации
документационных процессов. Одни нацелены на достижение оптимального сочетания
необходимого функционала, цены и качества. Другие позволяют решать комплексные
задачи автоматизации и связки, как документационных процессов, так и более сложных
бизнес-процессов, на выходе которых рождаются не только документы.
Классические Системы электронного документооборота применяются для решения
следующих задач:
 Формирование внутренних документов
 Маршрутизация движения документов (согласование, исполнение,
ознакомление и т.д.) и управление бизнес-процессами
 Хранение документов
 Организация оперативного взаимодействия подразделений (в т.ч.
удаленных)
 Контроль исполнительской дисциплины
 Управление задачами и совместной работой с документами
 Масштабируемость системы документооборота и безопасность
передаваемой и хранимой в системе информации
В ходе решения перечисленных задач, как правило, возникают дополнительные
факторы, которые обычно не учитываются при шаблонном внедрении готовых
«коробочных решений». Это такие факторы, как слабая регламентированность
документационных процессов, низкая зрелость автоматизации и исполнительской
дисциплины, недостаточная готовность инфраструктуры Заказчика и отсутствие
необходимой квалификации у сотрудников, неготовность к изменениям в существующих
документационных процедурах. Все перечисленные проблемы приводят к
неэффективному внедрению СЭД и не достижению KPI, которые сформулированы для
обеспечения бизнес потребностей Заказчика.

2. 2
Наша компания имеет квалификации и решает все перечисленные «проблемные
вопросы» путем применения индивидуального итеративного процесса обследования,
моделирования и выбора оптимальной системы автоматизации. Мы создаем
индивидуальную модель документационных процессов под Заказчика, на основе которой
в дальнейшем могут быть предоставлены дополнительные консультационные услуги по
сопровождению системы и/или ее дальнейшему развитию в зависимости от внешних
факторов, а именно:
 Анализ внутренних нормативных документов, регламентирующих
действующий документооборот, и формы документов.
 Оценка полноты регламентации действующего документооборота,
выявление нерегламентированных процессов.
 Подготовка проекта модели документооборота документов и проекта
Концепции создания СЭД.
 Оптимизация документооборота в целях повышения исполнительской
дисциплины и эффективности процессов.
 Автоматизированная проверка моделей процессов на соответствие
требованиям SADT. Устранение логических противоречий, разрывов и
коллизий.
 Подготовка обучающей документации для пользователей
 Определение KPI и регулярной отчетности по исполнительской дисциплине
для руководства
Современные СЭД и новые требования к функционалу. Автоматизация
управленческой деятельности
Следует отметить, что в настоящее время идет качественный переход от
отслеживания поручений (для чего, собственно, и предназначена система электронного
документооборота) к исполнению программно-целевых задач в бизнесе. Требования к
информационным системам как ранее внедренным, так и к внедряемым в настоящий
момент значительно повышаются, так как затраты на ИТ-технологии - это ощутимые
долгосрочные инвестиции для бизнеса. Внешние факторы, требующие повышения
конкурентоспособности и эффективности от бизнеса, порождают новые функциональные
задачи в информационных системах, которые уже не входят в состав функционала
«классических» систем СЭД/ECM.
Повышение конкурентоспособности бизнеса объективно связано с
необходимостью все большей автоматизации, как внутриотраслевой информации, так и
внешней, представленной в виде макроэкономической информации о глобальных рынках,
мировых тенденциях и успешных практиках, развитии глобальных технологических
изменений и государственного регулирования, глобальные отраслевые изменения т.д.
В этой связи возникает потребность в автоматизации всех потоков информации,
включающих внутренние и внешние документационные процессы, которые затрагивают
принятие управленческих решений. Как следствие, это приводит к необходимости
интеграции СЭД с бизнес-процессами управления организацией в целом.

3. 3
При этом СЭД функционально «перемещается в ядро» информационных систем,
обеспечивающих автоматизацию основных бизнес-процессов, оставаясь самостоятельным
системным элементом, взаимоувязанным с другими информационными системами.
Современные СЭД трансформируется из изолированной информационной системы,
заставляющих управленцев выполнять дополнительную работу, в удобный для их работы
инструмент – «сервис документирования», который должен необременительно
обслуживать основные деловые процессы сотрудников организации, такие как работа с
задачами, которые они решают; документированные действия с планами, которые они
создают и исполняют; работа с информацией, нужной им в деловой практике.
На Рис 1 схематично показан «функциональный разрыв» между СЭД старого и
нового поколений.
Функции «классических» СЭД/ECM:
· Документирование (порядок в работе,
качество контроля, облегчение поиска,
ускорение согласования)
· Управление интеллектуальными
активами предприятия
Функции «новых» управленческих АИС (CRM,
ERP, SCM и другие классы)
Автоматизация основных деловых процессов
сотрудников организации:
· Работа с задачами
· Средства управления и контроля бизнес-
процессами
· Средства планирования и другая
информация, которая требуется в деловой
практике
Функциональный разрыв
Типичное «AS IS» распределение функционала в существующих АИС
Как должно быть «TO BE». Распределение функционала в «современных» АИС
· Автоматизация основных деловых процессов сотрудников организации
· Средства аналитики
· Средства управления и контроля бизнес-процессами
· Средства планирования и т.д.
СЭД – единая инфраструктура, обслуживающая основные деловые процессы:
· Атрибутирование (облегчение поиска, управление доступом, обеспечение целостности,
консистентности и юридической значимости документов, их маршрутизация (гибкие или жесткие
маршруты обработки) и др.
· Средства напоминания и контроля исполнения для аналитики и оценки управленческой
дисциплины
· Обеспечение актуальности (поддержка жизненного цикла документов)
Рис 1.
В ходе автоматизации задач управленческого учета достигается следующее:
 Своевременное формирование информационного поля в сроки,
обеспечивающие актуальность информации

4. 4
 Структуризация информации в аналитических разрезах, требуемых
руководству для понимания состояния дел по интересующим его
направлениям деятельности и проблемам
 Формирование отчетов, наглядно визуализирующих данные для принятия
управленческих решений.
Наша компания предлагает полный комплекс услуг по автоматизации
управленческого учета и принятия решений, включающий:
Методологическое сопровождение внедрения автоматизированных
информационных систем
В состав методологического сопровождения при внедрении и дальнейшего
обслуживания информационных систем СЭД входит:
1. Анализ существующих внутренних нормативных документов (ВНД)
2. Обработка массива неструктурированной текстовой информации
3. Подготовка методологической основы для моделирования бизнес-
процессов,
4. Разработка моделей бизнес-процессов,
5. Разработка внутренних регламентов, а также соответствующих разделов
технических заданий на внедрение АИС, исполнительной и
эксплуатационной документации.
Оптимизация бизнес-процессов и разработка KPI
Пакет услуг по автоматизации управленческого учета входит:
6. стратегическое планирование/мониторинг и разработка/оптимизация
организационно-штатной структуры», включающий разработку системы
целей предприятия,
7. разработку показателей (KPI) достижения целей,
8. мониторинг KPI.
9. оптимизация существующих бизнес-процессов заказчика на базе
функционала по проектированию и моделированию бизнес-процессов.
Поддержка базы знаний и технологическая платформа моделирования
бизнес-процессов
После внедрения систем автоматизации Заказчику может быть предоставлен
дополнительный сервис:
1. Поддержка базы знаний предприятия по внутренним нормативно-правовым
актам (НПА), включающим разработку описаний бизнес-процессов и
документооборота, административных регламентов, их последующая
актуализация и доведение до сведения работников.

5. 5
2. Предоставление клиентам ресурсов технологической платформы
моделирования бизнес-процессов на базе Business Studio по подписке
(облачный сервис по модели SaaS).
В заключении
Cледует отметить, что на практике очень сложно принять взвешенное
управленческое решение, как добиться максимального эффекта от модернизации
информационных систем. По какому пути двигаться:
- по пути – модернизации, внедрению новых систем, автоматизирующих требуемый
функционал и интегрировать их с существующими информационными системами
методом «бесшовной» интеграции;
- либо по пути создания новых систем «с нуля», функционирующих параллельно с
существующими АИС, отчасти дублирующими существующие функции, и совершать в
дальнейшем поэтапный переход к единой системе.
Оба пути достаточно затратные и требуют тщательного анализа и всесторонней
проработки, большого опыта и знаний лучших отраслевых практик, учета
индивидуальных особенностей Заказчика и т.д.
В чем наша уникальность? В том, что мы итеративно подходим к обоснованию того или
иного пути реализации. До внедрения системы детально обследуются процессы «как есть»
и моделируются «как должны быть», чтобы процесс выбора был максимально понятен
Заказчику, как с точки зрения разовых вложений (CAPEX), так и перспективы «владения»
системой (OPEX).