Presentación de la metodología de PM4R del BID para el Día de la Gestión del Proyecto Social 2019

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Metodología PM4R
Herramientas y Técnicas para la Gestión de Proyectos
1Antonio Maturano Huerta, PMP

2. Presentación de los participantes
2
¿Cuáles son sus expectativas del taller?
Nombre
Área
Puesto
Tiempo en la organización

3. Generalidades del taller
3
¿Reglas del Grupo?
Participativos
Respeto
Recesos
Atentos

4. Objetivo
4
Proporcionar a los participantes el conocimiento y las
herramientas básicas necesarias para la efectiva dirección de
proyectos, a través del análisis de casos prácticos y ejercicios que
le permitan identificar los factores determinantes para el logro
de sus proyectos en alcance, tiempo y costo.

5. 5
Definiciones Básicas
Gestión de Proyectos

6. ¿Qué es un proyecto? (1/3)
6
“Un esfuerzo temporal
emprendido para crear un
producto, servicio o
resultado único”
PMBoK 6ª Edición

7. ¿Qué es un proyecto? (2/3)
7
“Es un conjunto de actividades
coordinadas y relacionadas entre sí
que buscan cumplir un objetivo
específico (resultado, producto o
servicio) dentro de un tiempo
determinado, con un costo y un
alcance definidos”
Guía PM4R

8. ¿Qué es un proyecto? (3/3)
8
Inicio y un fin definido Presupuesto
Tareas definidasRecursos definidos
RequerimientosRestricciones
Características

9. ¿Por qué fracasan los proyectos? (1/6)
9

10. Requerimientos Ambiguos
¿Por qué fracasan los proyectos? (2/6)
10

11. ¿Por qué fracasan los proyectos? (3/6)
11
Recursos
Limitados

12. ¿Por qué fracasan los proyectos? (4/6)
12
Errores de
Seguimiento

13. ¿Por qué fracasan los proyectos? (5/6)
13
Mala
Planificación

14. ¿Por qué fracasan los proyectos? (6/6)
14
Riesgos
Desconocidos

15. Proyectos y planeación estratégica
15
ProcesosProcesos
VisiónVisión
MisiónMisión
Programas y ProyectosProgramas y Proyectos
Iniciativas Iniciativas Iniciativas Iniciativas Iniciativas Iniciativas
Objetivos
Estratégicos
Objetivos
Estratégicos
Objetivos
Estratégicos
En la medida que los
proyectos estén alineados
a la consecución de los
objetivos estratégicos, su
ejecución y resultados
obtenidos se vuelven
críticos para la
organización.

16. Portafolio, programa y proyecto
16
Proyecto
Cliente A Cliente B Cliente C Cliente D
Cliente A
Programa
Grupo de proyectos
relacionados
Portafolio
Conjunto de proyectos y
programas que se gestionan
como un grupo para alcanzar
objetivos estratégicos

17. Restricciones de un proyecto
17
CalidadCalidad
Costo
RiesgosRiesgos RecursosRecursos
¿Cuál es el objetivo a
alcanzar?
¿Cuánto tiempo tomará
completar el proyecto?
¿Cuánto cuestan los recursos
que requerimos para el
proyecto?
¿Qué métricas de calidad
debemos cubrir?
¿Qué recursos necesitamos?
Materiales, humanos,
financieros
¿Qué tanto conocemos las
condiciones que rodean al
proyecto?

18. ¿Qué es la administración de proyectos?
18
“Es la aplicación de
conocimientos, habilidades,
herramientas y técnicas a
las actividades del proyecto
para cumplir con los
requisitos del mismo.”

19. Grupos de procesos
19A Guide to Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition. ©2017 Project Management Institute, Inc.

20. Ciclo de vida de un proyecto
20A Guide to Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition. ©2017 Project Management Institute, Inc.

21. Interacción entre procesos
21A Guide to Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition. ©2017 Project Management Institute, Inc.

22. Áreas de conocimiento del PMBOK® Guide
22
Áreas de
Conocimiento
Integración
Alcance
Tiempo
Costo
Comunicaciones
Recursos
Riesgos
Interesados
AdquisicionesCalidad

23. Selección de proyectos
23
Competencia
Mejoras
Tecnología
Nuevos
Productos
Clientes
Seleccionar
Priorizar
Recursos
Estrategia
Proyectos Autorizados
(Acta de proyecto)
Proyectos cancelados
y pospuestos
Necesidades / Oportunidades

24. 24
Inicio de Proyectos
Gestión de Proyectos

25. Recopilar requisitos (1/3)
25
Requisitos: Requerimientos o especificacionesRequisitos: Requerimientos o especificaciones
Una condición o capacidad demandada por un usuario, para
resolver un problema o alcanzar un objetivo especifico
Una condición o capacidad demandada por un usuario, para
resolver un problema o alcanzar un objetivo especifico
Una condición o capacidad que debe tener un producto,
servicio o sistema, para satisfacer un requerimiento definido
por el usuario
Una condición o capacidad que debe tener un producto,
servicio o sistema, para satisfacer un requerimiento definido
por el usuario

26. Recopilar requisitos (2/3)
26
Requisitos
Funcionales
(los qué)
Requisitos
Técnicos
(los cómo)
Definición del
Objetivo
Planificación
del alcance del
proyecto (EDT)

27. Recopilar requisitos (3/3)
27
La clave es la comunicación
La definición de requisitos es una comunicación entre dos
actores “distintos” por lo cual es importante convertir TODAS
las expectativas en requisitos.

28. Matriz de resultados (MdR)
28

29. Identificación de los interesados (1/3)
29A Guide to Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition. ©2017 Project Management Institute, Inc.

30. Identificación de los interesados (2/3)
30A Guide to Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition. ©2017 Project Management Institute, Inc.

31. Identificación de los interesados (3/3)
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32. Involucramiento de los Interesados
32A Guide to Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition. ©2017 Project Management Institute, Inc.
La letra “C” representa el nivel de participación actual de cada interesado y la letra
“D” indica el nivel que el equipo del proyecto ha evaluado como esencial para
asegurar el éxito del proyecto (deseado).

33. Acta de Constitución del Proyecto
33
Descripción general y justificación del proyectoDescripción general y justificación del proyecto
Objetivos (medibles) del proyectoObjetivos (medibles) del proyecto
Los requisitos del proyecto y criterios de aprobaciónLos requisitos del proyecto y criterios de aprobación
Riesgos identificados al momentoRiesgos identificados al momento
Resumen de hitos (milestones) y presupuesto (Budget)Resumen de hitos (milestones) y presupuesto (Budget)
Lista de interesados (stakeholders) identificados al momentoLista de interesados (stakeholders) identificados al momento
Director de proyecto responsableDirector de proyecto responsable
________________________
Firma
Project Charter
Es el documento que formaliza
en la organización el arranque
del proyecto.
 Describe el proyecto a alto
nivel y confiere la autoridad
al líder de proyecto
 Generalmente es precedida
por una etapa de análisis de
factibilidad.
 Debe ser firmada y emitida
por la Alta Dirección.

34. Herramientas de la gestión de proyectos
34

35. 35
Herramientas y Técnicas
Gestión de Proyectos

36. 1. Alcance - EDT
36
La Estructura de Desglose de Trabajo (EDT)
es la fragmentación, descomposición
gradual o subdivisión del alcance total del
proyecto en partes o “paquetes de trabajo”

37. 1. Alcance - EDT
37
1. Considera el 100% del alcance del proyecto
2. Define la EDT con tu equipo
3. Divide el proyecto en partes (entregables)
4. Descompón al menos dos entregables/paquetes de trabajo
5. Asigna un código (número de identificación)
6. Coloca el resultado de las actividades, no la actividad en sí
7. Crea un diccionario
8. Busca la aprobación de la EDT
9. ¡Comunica, comunica, comunica!

38. 2. Tiempos - Cronograma
38
1. Desarrollar lista de actividades
2. Identificar los recursos
3. Secuenciar las actividades
4. Estimar la duración
5. Identificar la ruta crítica

39. FinFin InicioInicio
AA BB
InicioInicio InicioInicio
AA BB
FinFin FinFin
AA BB
InicioInicio FinFin
AA BB
2. Tiempos - Cronograma
39

40. AdelantoAdelanto
AA
BB
DemoraDemora
AA
BB
2. Tiempos - Cronograma
40

41. 2. Tiempos - Cronograma
41

42. 2. Tiempos - Cronograma
42

43. 3. Costo - Curva S
43

44. 3. Costo - Curva S
44

45. 3. Costo - Curva S
45

46. 3. Costo - Curva S
46

47. 4. Adquisiciones - Matriz de Adquisiciones
47
Las adquisiciones son parte importante de los proyectos y
dependiendo de qué tan críticas son, pueden convertirse
fácilmente en un riesgo y/o un problema si no se gestionan.

48. 4. Adquisiciones - Matriz de Adquisiciones
48

49. 4. Adquisiciones - Matriz de Adquisiciones
49

50. 5. Riesgos - Matriz de Riesgos
50

51. 5. Riesgos - Matriz de Riesgos
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52. 5. Riesgos - Matriz de Riesgos
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53. 6. Comunicaciones - Matriz de Comunicaciones
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La Matriz de Comunicaciones es una herramienta que facilita
la gestión de las comunicaciones en los proyectos y permite
priorizar los esfuerzos en aquellas dirigidas a los interesados
(Stakeholders) de mayor interés e influencia.

54. 6. Comunicaciones - Matriz de Comunicaciones
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55. 6. Comunicaciones - Matriz de Comunicaciones
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56. 7. Responsabilidades - Matriz RACI
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La Matriz de Responsabilidades o Matriz RACI es una herramienta
de gestión del recurso humano que establece los roles y
responsabilidades entre los entregables que aparecen en la EDT y
los miembros del equipo de proyecto y otros interesados.

57. 7. Responsabilidades - Matriz RACI
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58. 7. Responsabilidades - Matriz RACI
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59. Matriz de Planificación
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La Matriz de Planificación es el
instrumento que consolida las 7
herramientas que hemos revisado
y permite visualizar en un solo
lugar los aspectos más
importantes del proyecto.

60. Matriz de Planificación
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61. Matriz de Planificación
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62. Recomendaciones al cierre
62

63. Recomendaciones al cierre
63
Comenzar un proyecto es un hito que merece
celebrarlo; sin embargo, más importante aún
es terminarlo, y terminarlo dentro del
alcance, tiempos y costos planificados.

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Metodología PM4R
Herramientas y Técnicas para la Gestión de Proyectos
Antonio Maturano Huerta, PMP