Giao tiếp kinh doanh

1. GGIIAAOO TTIIẾẾPP KKIINNHH DDOOAANNHH
ĐỀ TÀI:
KKĨĨ NNĂĂNNGG LLÀÀMM VVIIỆỆCC NNHHÓÓMM

2. Kỹ năng là việc nhóm: là đề tài
được nói đến rất nhiều trong các doanh
nghiệp, nhưng việc thực hiện vẫn chưa
theo đúng nghĩa của nó. Hoạt động nhóm
có thể dẫn tới những kết quả tốt nhất hay
tồi tệ nhất cho nhân viên.
Thực tế có nhiều trường hợp doanh
nghiệp thành lập nhóm dự án, nhưng chỉ
có khoảng 20-30% thành viên có trách
nhiệm với công việc còn lại hầu như chỉ
xuất hiện cho có hoặc không có kỹ
năng làm việc nhóm nên không phối hợp
được. Trong khi thành quả của dự án được
phân đều cho cả nhóm.

3. Vậy: làm thế nào để nhóm có thể
hoàn thành việc một cách có
hiệu quả?

4. 7 KỸ NĂNG CƠ BẢN ĐỂ LÀM
VIỆC CÓ HIỆU QUẢ:
• 1. Lắng nghe: Đây là một trong những kỹ
năng quan trọng nhất. Các thành viên
trong nhóm phải biết lắng nghe ý kiến của
nhau. Kỹ năng này phản ánh sự tôn trọng
(hay xây dựng) ý kiến giữa các thành viên.
• 2. Chất vấn: Qua cách thức mỗi người đặt
câu hỏi, chúng ta có thể nhận biết mức độ
tác động lẫn nhau, khả năng thảo luận,
đưa ra vấn đề cho các thành viên khác
của họ

5. • 3. Thuyết phục: Các thành viên phải trao
đổi, suy xét những ý tưởng đã đưa ra. Đồng
thời họ cần biết tự bảo vệ và thuyết phục
người khác đồng tình với ý kiến của mình.
• 4. Tôn trọng: Mỗi thành viên trong nhóm
phải tôn trọng ý kiến của những người khác
thể hiện qua việc động viên, hỗ trợ nhau, nỗ
lực biến chúng thành hiện thực.
• 5. Trợ giúp: Các thành viên phải biết giúp
đỡ nhau.

6. • 6. Sẻ chia: Các thành viên đưa ra ý kiến và
tường thuật cách họ nghĩ ra nó cho nhau.
• 7. Chung sức: Mỗi thành viên phải đóng góp
trí lực cùng nhau thực hiện kế hoạch đã đề
ra

7. CÁC GIAI ĐOẠN TRONG LÀM
VIỆC NHÓM:
Các nhóm làm việc đều phải trải qua
bốn giai đoạn phát triển khác nhau:
+hình thành
+xung đột
+định hình
+hoàn thiện
Với tư cách là mộ trưởng nhóm việc xác
định được nhóm làm việc của bạn đang ở
giai đoạn nào sẽ giúp bạn và các thành viên
có được cách xử trí phù hợp.

8. ● Trong giai đoạn mới hình thành, các
thành viên trong nhóm bắt đầu làm quen
với cách làm việc của nhau nên người lãnh
đạo nhóm cần phải trực tiếp và thẳng thắn.
● Giai đoạn xung đột là khi các mâu
thuẫn và xung đột bắt đầu “ló dạng”, nên
trưởng nhóm cần bảy tỏ sự thông hiểu
cũng như trực tiếp nhìn nhận vấn đề.

9. ● Đến giai đoạn định hình, các thành
viên lúc này đã hiểu rõ sự khác biệt, ưu và
khuyết của nhau, nên trưởng nhóm cần
khuyến khích và hỗ trợ nhiều hơn.
● Vào giai đoạn cuối, khi cách làm việc
của nhóm đã hoàn thiện và mỗi người đều
có thể dễ dàng thể hiện bản thân, thì người
đầu tàu chỉ cần ghi nhận công sức của họ
và cổ vũ.

10. Đó là vần đề xác định
giai đoạn hiện tại của nhóm.
Tuy nhiên, đối với
những trường hợp
mâu thuẫn xảy ra, cụ thể là:
Một số thành viên không cố
tình không thực hiện đúng quy
định của nhóm, vậy người đứng
đầu nhóm làm cách nào để giải
quyết?

11. 1. Xây dựng tinh thần đồng đội
Hãy cho các thành viên tự hào về phần việc
của họ.
Đưa ra những mục tiêu đặc biệt có tính thử
thách sức mạnh toàn nhóm.
Khuyến khích toàn nhóm thông tin rõ cho
nhau biết các vấn đề và luôn khen họ (nếu
đáng).
Dành thời gian trả lời chi tiết các báo cáo và
thông tin của nhóm.

12. 2. Tìm ra vấn đề của nhóm
Toàn nhóm đang gặp khó khăn âm ỉ. Bạn
muốn mọi người hợp lòng với nhau nhưng
xem chừng họ đang có những bất hoà với
nhau hoặc bất hòa trong toàn nhóm.
Hãy đặt vấn đề xem những rắc rối này nằm
ở đâu hoặc dấu hiệu không thoả lòng
chung. Tìm ra nguyên nhân của vấn đề là
bước đầu cần thiết cho việc giải quyết vấn
đề đó.

13. 3. Trao đổi với từng thành viên trong
nhóm
• Giải quyết các vấn đề cá nhân giữa các
thành viên với tinh thần xây dựng.
• Hãy trao đổi với các thành viên một cách
thoải mái và thân thiện nhất. Bạn có thể
nhận được những ý kiến đóng góp vô cùng
quan trọng và hữu ích. Vì họ là người trong
cuộc

14. • Sau khi nghe hết những ý kiến của các
thành viên, bạn phải có khả năng phân tích
vấn đề vì sẽ có những ý kiến trái ngược
nhau mà chính chúng tạo ra vấn đề đấy.
Vậy bạn phải đưa ra hướng giải quyết
thuyết phục nhất để vấn đề được giải quyết
ổn thỏa

15. • Đừng vội phản ứng với những sự việc cho
đến khi bạn nắm rõ nguyên nhân.
• Nhóm nào cũng có những khó khăn cần
vượt qua.
• Cần ngăn chặn kiểu “đổ lỗi” cho người
khác – nếu không nó sẽ làm mất tinh thần
đồng đội.

16. 4. Xử sự với người gây ra vấn đề
Sau khi đã nói chuyện với người gây ra vấn đề, có
thể cần có hành động xa hơn. Hãy tích cực tìm
cách hàn gắn mọi mối quan hệ. Những điều lưu ý:
• Hãy nói thật những gì bạn thấy được.
• Hãy nhìn vấn đề từ góc độ của nhóm.
• Hãy lợi dụng vấn đề làm đòn bẩy chuyển đổi.
• Luôn lạc quan khi giải quyết vấn đề.
• Cần là giải quyết vấn đề hơn là làm đình trệ
công việc của bạn.
• Không nên cố chấp với người quá quắt.
• Chớ nóng nảy với bất kỳ ai trong nhóm.
• Đừng sao lãng mục tiêu của toàn nhóm.
• Đừng vội nhờ đến sự giúp đỡ bên ngoài.
• Đừng phớt lờ trước những căng thẳng khiến vấn
đề trở nên tệ hại hơn.

17. 5. Giải quyết mâu thuẫn
Sự mâu thuẫn cá nhân với nhau có thể
mau trở thành vấn đề cho toàn nhóm.
Hãy tạo điều kiện để một hay cả hai bên
trình bày với bạn để có hứơng xoa dịu tình
hình.
Trường hợp do lỗi điều hành của bạn, lúc
ấy cần trao đổi với toàn nhóm để nói lên
hướng khắc phục.
Vấn đề ở đây là cải thiện cách hành xử,
tránh mang tính chất khiển trách hoặc phê
phán.

18. 6. Sử dụng cách giải thích vấn đề
Coi những vấn đề liên quan đến công việc
như những cõ hội để cả nhóm học hỏi và
cải thiện.
Hãy diễn giải vấn đề để cả nhóm nhận ra
chúng và học hỏi.
Có thể cử một người giải quyết vấn đề và
báo cáo lại diến biến quá trình giải quyết và
kết quả giải quyết ra sao.
Rồi rút kinh nghiệm cho những lần sau.

19. =>TÓM LẠI: Làm việc nhóm luôn có hiệu quả
không ngờ nếu các thành viên biết cách
phối hợp không thì sẽ rất tệ hại. Vì thế là
một người dẫn đầu, bạn hãy nghĩ cho lợi
ích của mọi người, hướng họ đi theo mục
tiêu tương lai chứ không phải là mục tiêu
hiện tại và hãy biết lắng nghe có thành ý để
hiểu được từng thành viên từ đó giao đúng
người đúng việc. Chúc các bạn thành công!

20. Cám ơn các bạn đã chú ý
theo dõi