Este documento presenta una propuesta para diseñar un sistema automatizado para el control y administración de pagos de agua potable para una asociación comunal. El sistema mejoraría los procesos operativos, proporcionaría información actualizada a los usuarios, y ayudaría a la recuperación de cuotas atrasadas de manera eficiente. El documento describe los objetivos, justificación, alcance, beneficios, y ciclo de vida del desarrollo del sistema propuesto.
1. CAPITULO IV: PROPUESTA DE SOLUCION
DISEÑO DE UN SISTEMA AUTOMATIZADO PARA EL CONTROL Y
ADMINISTRACIÓN DE PAGOS DE AGUA POTABLE PARA LAS
COMUNIDADES DEL COMPLEJO RESIDENCIAL SAN PEDRO EN LA
ZONA DE MEJICANOS
A. Generalidades
El Contenido de este capitulo versa sobre la propuesta de un Diseño de sistema
automatizado para el control y administración de pagos de agua potable para la
Asociación Comunal ACOSAP. Se busca realizar una aplicación informática que
cumpla los requerimientos que la mencionada asociación necesita para la realización
de las operaciones que realiza y que permita administrar de forma ágil y oportuna la
información correspondiente de los casa-habientes; así como registrar
adecuadamente y en línea las transacciones realizadas por los clientes que pagan el
servicio de agua potable. El sistema debe ser capaz para controlar aspectos
importantes en cuanto a los usuarios morosos o aquellos que tienen problemas
relacionados con la conexión o desconexión del servicio de agua, así como
proporcionar información oportuna para agilizar la gestión de recuperación. El
sistema pretende mejorar la atención a los usuarios del servicio, proporcionando
estados de cuentas de la situación en que se encuentran con ACOSAP, emitir
información actualizada por medio de reportes que sean necesarios para un mejor
control interno en el desempeño de las operaciones.
B. Objetivos de la Propuesta
General
• Diseñar un sistema para el control y administración de pagos de agua potable
para las comunidades del complejo residencial de san pedro
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2. Específicos
• Mejorar los procesos transaccionales de ACOSAP y llevar un registro
completo de información de los casa-habientes y sus respectivas viviendas,
para la gestión de recuperación y la toma de decisiones.
• Disponer de información oportuna para la administración adecuada del flujo de
efectivo de ACOSAP.
• Llevar un registro actualizado de la información del Casa-habiente, para
realizar la gestión de recuperación de forma eficiente.
• Proporcionar información para que la administración pueda tomar decisiones
adecuadas y oportunas en cuanto al cobro por los servicios prestados.
C. Justificación de la propuesta
Siendo ACOSAP una asociación comunal sin fines de lucro y teniendo la
responsabilidad por parte de sus directivos, la administración y el control de los
servicios que ésta presta, así como conocer el flujo de dinero que demanda para su
funcionamiento y sostenimiento; surge entonces, la necesidad de contar con un
sistema automatizado que contribuya a mejorar los procesos y operaciones que se
llevan acabo por el personal administrativo con el fin de eficientizar las exigencias
que demandan a diario los clientes (casa-habientes). Los propietarios de las
viviendas que conforman la asociación ACOSAP son sus socios y demandan que
sus directivos administren transparentemente los fondos que entran y salen en dicha
asociación, es por ello, que el contar con una herramienta informática que les permita
obtener información oportuna para la toma de decisiones es importante, ya que ,
además de reducir los tiempos para registrar los pagos y otras transacciones que se
realizan, permitirá tener mayor información a la mano para que su personal
administrativo desempeñe eficientemente sus funciones laborales. También se
podrán establecer parámetros de control para que la automatización de las
transacciones requieran menor intervención de parte del usuario del sistema,
110
3. ayudando así a la minimización de errores cometidos en la digitación de los
movimientos de los clientes
Es importante también contar con consultas de estados de cuentas de los casa-
habientes para evaluar de forma inmediata la solvencia que estos tienen con
ACOSAP. Se busca que el sistema proporcione reportes que hagan posible la
efectividad de la recuperación de cuotas atrasadas que afectan la disponibilidad que
ACOSAP necesita para hacerle frente a los costos y gastos que esta requiere para el
bombeo del agua hasta cada una de las casas. ACOSAP necesitará conocer el
efectivo con que cuenta, tanto en bancos como en oficina al momento de realizar los
pagos por el consumo de Energía Eléctrica (CAESS) y la explotación del pozo
(ANDA), para lo cual el sistema propuesto será diseñado con un esquema apegado a
las necesidades de la asociación, controlando cada detalle solicitado y especificado
en los requerimientos.
D. Importancia y Beneficios del Sistema Propuesto
D.1 Importancia de la Propuesta
Con el propósito de minimizar los tiempos de respuesta en la atención al usuario o
casa-habiente que llega a las oficinas de ACOSAP para realizar una transacción y
que esta quede debidamente ingresada en el sistema se da a conocer la importancia
que esta propuesta tiene y los beneficios que proporcionará en su utilización, ya que,
el personal administrativo podrán brindar a los clientes una atención ágil y oportuna
que satisfaga sus expectativas y que de confianza al casa-habiente que ACOSAP
lleva registros actualizados debidamente almacenados y que la información es
confiable.
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4. D.2 Beneficios de la Propuesta
Entre los beneficios se encuentran:
Para los casa-habientes
• Contaran con estados de cuentas en donde podrán apreciar información
confiable y actualizada.
• Recibirán un mejor servicio, ya que, serán atendidas en un menor tiempo las
solicitudes que realizan los casa-habientes.
Para personal de ACOSAP
• Tendrán la información en forma organizada, ya que, actualmente lo realizan
en forma manual y el tiempo es mayor para obtener reportes o para el servicio
solicitado, porque requiere un mayor esfuerzo y tiempo, por lo tanto el casa-
habiente se encontrará mas satisfecho por el servicio que se le brinda a través
de administración.
• Incremento o mejorar en los niveles de satisfacción del casa-habiente en
cuanto al servicio de administración del pago de agua potable.
E. Alcance de la Propuesta
Con el diseño del Sistema Automatizado para el Control y Administración de Pagos
por el Servicio de Agua Potable se logrará cubrir los siguientes aspectos:
Seguridad del Sistema: El sistema cuenta con seguridad por usuario. De manera
que cada usuario que ingrese al sistema debe tener clave de acceso y contraseña. A
la vez dentro del sistema se controlará los niveles de acceso por rol, donde un
usuario creado, si no se le asigna un rol, no podrá efectuar ninguna transacción.
112
5. Sistema en Red: El sistema está preparado de tal forma que pueda funcionar en una
o varias máquinas conectadas en red, o en una sola computadora. ACOSAP, solo
cuenta con una computadora para instalar el sistema y no tiene una red instalada,
pero si en un futuro instalan una red, el sistema podrá trabajar sin problemas.
Sistema Multiusuario: El sistema se ha desarrollado de forma multiusuario, y no
hay límites de usuario que puedan entrar de una sola vez, siempre y cuando estén
registrado debidamente.
Sistema Cliente-Servidor: Debido a la base de datos que se ha utilizado (SQL
Server 2000), es un sistema Cliente-Servidor, pues el cliente solo enviará peticiones
al Servidor de Base de Datos.
La implementación del sistema: No se implementara el sistema por parte de este
grupo de trabajo de graduación.
Las pruebas del sistema: Se realizaran pruebas en el sistema de manera que el
personal de ACOSAP este de acuerdo en el producto elaborado y entrega
Mantenimiento del sistema: ACOSAP será el encargado de darle mantenimiento al
sistema de automatizado para el control y administración de pagos de agua potable
para las comunidades del complejo residencial san pedro en la zona de mejicanos.
Herramienta en que se desarrollara el sistema: El sistema estará desarrollado en
la herramienta Visual FoxPro 947, que es una herramienta de programación que en el
mercado se cotiza a un costo accesible y un buen número de personas que
desarrollan en esta herramienta.
47
Según entrevista realizada con el presidente de ACOSAP, sugirió que la herramienta de desarrollo fuera Visual Foxpro, ya que, cuentan con una
persona que conoce este software
113
6. Procesos Internos:
1 Registro maestro de las casas de cada una de las residenciales que
conforman el Complejo Residencial San Pedro, donde se pueda conocer, el
nombre del propietario o inquilino, teléfono, dirección (polígono y pasaje),
numero de casa, documentos principales del propietario o inquilino, se debe
conocer a que residencial pertenece la casa, la situación del servicio, si esta
desconectado, la situación de la casa, si esta está habitada o abandonada.
2 Facturación de movimientos de pagos mensuales que se reciben en ACOSAP
en concepto de cuotas por el servicio de agua, conexiones y otros.
3 Control de los pagos, a manera de estado de cuentas donde se pueda
conocer la información del casa-habiente, los pagos realizados, ya sea en el
banco o pagos en oficinas, las fechas en que pago, el correlativo de
comprobante, que se pueda apreciar la situación de solvencia del casa-
habiente, las casas que están aptas para que se les suspendan el servicio de
agua por morosidad, las que ya se les suspendió dicho servicio.
4 Aplicar de forma automática los pagos realizados en el Banco Scotiabank, de
tal manera que el sistema pueda procesar los datos recibido de forma
magnética.
Consultas:
5 Reporte diario de los pagos recibidos durante el día para el cuadre de caja,
donde se pueda distinguir cuales fueron recibidos en el banco y cuales fueron
recibidos en ACOSAP, que el reporte se pueda filtrar por rango de fechas de
movimientos.
114
7. 6 Reporte general de los casa-habientes, especificando código de identificación,
nombre del propietario o inquilino, teléfono, dirección, el estado de la
morosidad, el estado del servicio de agua.
7 Reporte de casa-habientes por estado de servicio (Conectado, Suspendido,
Pendiente de conectar)
8 Reporte de casa-habientes por estado solvencia (solvente, moroso)
9 Reporte por estado de la vivienda (Ocupada, deshabitadas, Abandonada)
10 Reporte de tenencia de la vivienda (Propia, alquilada)
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8. Esquema grafico de la propuesta:
Seguridad Mantenimiento Red Prueba
SYSACOSAP
Herramientas Consultas Procesos Internos
Limitaciones:
1-El sistema no está desarrollado en ambiente Web:
• Consideramos que por el uso que le darán al sistema, el cual será muy
limitado, en una maquina (pues ACOSAP, solo cuenta con una) y no tienen
116
9. proyectado implementar un servidor Web, además, el presupuesto con el que
cuentan es limitado para realizar una implementación de un Sistema Web.
• Los clientes no tendrán acceso a la aplicación por lo que consideramos que
no es necesario desarrollar el sistema en una herramienta Web.
2- ACOSAP solicitó desarrollar el sistema en un lenguaje de programación que en el
mercado no se cotizara muy caro, ya que ellos piensan darle el mantenimiento y
mejoras al sistema según necesidades que a lo largo del tiempo se requieran por
políticas que estimen convenientes.
3- Hay una gran cantidad de personas que programan en Visual foxpro 9.
5- No se implementará el sistema en ACOSAP como requisito de este trabajo de
graduación48. Solo será instalado en el equipo que ACOSAP tiene para mostrar
la funcionalidad.
6-Las pruebas se harán con el objetivo de que el sistema sea desarrollado con
calidad, en donde todas sus opciones se ejecuten de manera correcta.
7- No se le dará mantenimiento al sistema como requisito para este trabajo de
graduación.
8- ACOSAP cuenta con licencia de la base de datos de SQL Server 2000 y si decide
desarrollar nuevas opciones al sistema o realizar cambios, tendrá que comprar la
licencia de Visual Foxpro.
48
El grupo de trabajo de graduación no es responsable de implementar el sistema en ACOSAP ya que desde un inicio se estableció que solo se les entregara
el producto y ellos se encargaran de implementar del sistema.
117
10. F. Ciclo de Vida de Desarrollo del Sistema49
La definición de un ciclo de vida facilita el control sobre los tiempos en que es
necesario aplicar recursos de todo tipo (personal, equipos, suministros, y otros) al
proyecto. Al conjunto de las fases empleadas se le denomina “ciclo de vida”.
Los sistemas de software requieren un tiempo y esfuerzo considerable para su
desarrollo y deben permanecer en uso por un periodo mucho mayor. Durante este
tiempo de desarrollo y uso, desde que se detecta la necesidad de construir un
sistema de software hasta que este es retirado, se identifican varias etapas que en
conjunto se denominan el ciclo de vida del software y en cada caso, en función de
cuales sean las características del proyecto, se configurará el ciclo de vida de forma
diferente. Usualmente se consideran las etapas: especificación y análisis de
requisitos, diseño del sistema, implementación del software, aplicación y pruebas,
entrega y mantenimiento. Un aspecto esencial dentro de las tareas del desarrollo del
software es la documentación de todos los elementos y especificaciones en cada
fase. Dado que esta tarea siempre estará influida por la fase del desarrollo en curso,
se explicará de forma distribuida a lo largo de las diferentes fases como un apartado
especial para recalcar su importancia en el conjunto del desarrollo del software.
Tal como ya hemos mencionado, las etapas principales a realizar en cualquier ciclo
de vida son:
1. Análisis: En esta etapa se realizarán las siguientes actividades.
• Realizar un análisis preliminar de la situación de ACOSAP, su naturaleza, su
giro, y la forma en que funciona.
• Realizar levantamiento de requerimientos para el diseño del sistema
• Analizar cada requerimiento con el objeto de dimensionar la magnitud del
sistema y plantear requerimientos funcionales.
49
http://es.wikipedia.org/wiki/Modelo_en_cascada
118
11. • Realizar guías de entrevista para conocer los procesos operativos que se
realizan.
2. Diseño: A partir del modelo de análisis se plantearán los aspectos siguientes:
• Diseñar las estructuras de datos, Diccionario de datos.
• Construir la modularidad del sistema
• Diseño de interfaces estándar del sistema con las cuales el usuario
interactuará.
• Construcción del modelo conceptual de la base de datos (Diagrama Entidad-
Relación)
• Diseño de la estructuras estándar de los reportes
3. Codificación: La salida de esta fase es código ejecutable. En esta etapa se
realizará los siguiente:
• Iniciar el proceso de programación propiamente dicha, que es la codificación
del sistema.
• Realizar pruebas en cada formulario, reporte o proceso a desarrollar
• Realizar ajustes al Modelo de Entidad-Relación, si fuera necesario.
4. Pruebas: Se comprueba que se cumplen criterios de corrección y calidad, en esta
etapa, se incluirá a personal de ACOSAP, para verificar si los formularios de entrada
de datos, los de proceso, los reportes cumplen con lo que necesitan para el
funcionamiento del sistema y que pueda solventar las necesidades que tienen.
5. Mantenimiento: En esta fase, que tiene lugar después de la entrega se asegura
que el sistema siga funcionando y adaptándose a nuevos requisitos.
Para el desarrollo del sistema de ACOSAP, se realizara en el Ciclo de vida en
Cascada por los aspectos que se detallan a continuación:
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12. Ciclos de vida en cascada50
El ciclo de vida inicialmente propuesto por Royce en 1970, fue adaptado para el
software a partir de ciclos de vida de otras ramas de la ingeniería. Es el primero de
los propuestos y el más ampliamente seguido por las organizaciones (se estima que
el 90% de los sistemas han sido desarrollados así). Por tal razón, se ha adoptado
este tipo de ciclo de vida.
Descripción
Este modelo admite la posibilidad de hacer iteraciones, es decir, durante las
modificaciones que se hacen en el mantenimiento se puede ver por ejemplo la
necesidad de cambiar parte del diseño, si es necesario, lo cual significa que se
harán los cambios necesarios en la codificación y se tendrán que realizar de nuevo
las pruebas, es decir, si se tiene que volver a una de las etapas anteriores al
mantenimiento hay que recorrer de nuevo el resto de las etapas.
50
http://www.ia.uned.es/ia/asignaturas/adms/GuiaDidADMS/node10.html
120
13. Ventajas
• La planificación es sencilla.
• La calidad del producto resultante es alta.
• Permite trabajar con personal poco cualificado.
F.1 Análisis (Etapa I)
En vista de mejorar el servicio prestado a los casa habientes, por parte de ACOSAP,
(Asociación Comunal San Pedro) a través de un Sistema de Control de Pagos, surge
la necesidad de diseñar un sistema automatizado que les permita obtener y manejar
la información de una forma confiable y oportuna; ya que en este momento se realiza
de manera manual, lo que conlleva a un difícil control de información, y la ausencia
de reportes para facilitar la toma de decisiones.
A raíz de la necesidad, se realizo la investigación para la evaluación y desarrollo
del los requerimientos necesarios para el proyecto.
F.1.1 Metodología
Para la obtención de la información se realizaron entrevistas no estructuradas
dirigidas al personal administrativo (Presidente, contador, secretaria), proporcionando
un diagnóstico de la situación actual. A la vez se solicitaron muestras de formularios
que utilizan para brindar el servicio a los casa-habientes
Tales como; (Ver Anexo F)
1. Talonario de Pago Mensual de Agua51
2. Reporte general del control de pagos por mes
3. Factura
4. Cuadro de Pago de Recargo por Mes
5. Cuadro de Pagos por Mes
51
Cada año ACOSAP, vende el talonario (Talonario de Pago mensual de Agua), para los doce meses del año en curso, donde se especifica el mes a
pagar, el valor de la cuota, el nombre del Casa-habiente y la dirección de la casa que se está pagando.
121
14. A su vez se obtuvo la información de como se efectúa el proceso de pagos por el
servicio de agua potable (Pago mensual de Agua Potable del mes, Pago mensual de
Agua Potable tarifa comercial y Pago de Recargo por mes atrasado si lo hubiere); el
cual se describe a continuación:
1- Estos pagos se puede realizar en dos partes: en la oficina de ACOSAP o en
cualquiera de las sucursales del Banco Scotiabank.
a. Si el pago es realizado en las oficinas de ACOSAP, se realizan los
siguientes pasos:
i. La persona que va a pagar, presenta el talonario
ii. La secretaria pide el dinero dependiendo de cuantas cuotas va a
pagar, incluyendo el recargo si lo hubiere (el recargo es un dólar
por mes atrasado)
iii. La secretaria sella el talonario y arranca 2/3 partes de la hoja que
corresponde al mes que está pagando, o los meses
iv. La secretaria devuelve dicho talonario a la persona que está
pagando.
v. Secretaria los registra en el cuadro de pagos mensuales, en el
caso que existiere pago de recargos, se registra también el el
cuadro mensual de recargos.
vi. Secretaria archiva los tacos de todos los pagos efectuados en el
día.
b. Si el pago es realizado en cualquiera de las oficinas del Banco
Scotiabank (no se pueden pagar meses vencidos), se siguen los
siguientes pasos:
i. La persona que va a pagar, presenta el talonario a la cajera del
banco.
ii. La cajera pide el dinero dependiendo de cuantas cuotas va a
pagar.
122
15. iii. La cajera sella el talonario y arranca 2/3 partes de la hoja que
corresponde al mes que está pagando.
iv. La cajera devuelve dicho talonario a la persona que está
pagando.
v. El banco prepara folio de tacos por pagos recibidos durante el
día.
vi. ACOSAP, envía a una persona para retirar los folios de tacos
que el banco tiene preparados por cada día.
vii. La secretaria se encarga de registrar en el cuadro de pagos
mensuales y luego archivarlos.
También existen otros tipos de transacciones que se realizan, tales como:
1- Pagos por reconexión del Servicio de agua potable (este pago es originado por
no haber pagado dos o mas meses, para lo cual se siguen los siguiente pasos:
a) El casa-habiente paga meses vencidos tal como se detalla en el
proceso de pagos en oficinas.
b) El casa-habiente se presenta ACOSAP y entrega aviso donde se le
notificó la suspensión del servicio.
c) Secretaria busca datos del casa-habiente, verifica monto a pagar
d) Solicita el monto correspondiente al pago por reconexión.
e) Entrega factura por pago de reconexión del servicio de agua potable.
f) Secretaria archiva factura por pago.
2- Otros pagos por diferentes servicios.
Aquí se incluyen pagos por instalación de agua para aquellas casas que han
estado abandonadas52 y otros servicios que de acuerdo a la necesidad se
pueda dar.
52
Generalmente son aquellas casas que están embargadas por los bancos o por el Fondo Social para la Vivienda
123
16. F.1.2 Planteamiento del Problema
ACOSAP actualmente lleva el control de todas las operaciones en forma manual, no
cuenta con un sistema que le permita agilizar sus operaciones, además la
información se actualiza con mucho retrazo, dificultando la obtención de la
información de forma ágil y oportuna.
Método de la Caja Negra
Para ilustrar el planteamiento de problema se utilizara el método de la caja negra,
mostrando las desventajas del sistema actual (Estado A) contra las ventajas del
sistema propuesto (Estado B)
Estado A Estado B
PROCESO
ESTADO A ESTADO B
1. Pagos de mensualidad del 1. Con el Sistema (ACOSAP) cada
servicio de agua: cada casa- registro será automáticamente
habiente que llega a pagar uno o registrado al momento del pago,
varios meses, solo se le recibe el obteniendo de inmediato su recibo
dinero y se sella la libreta que de cancelación.
llena de forma manual, pero no
es registrado de forma inmediata
en el expediente del casa-
habiente, si no varios días
después que oscila entre 4 a 10
días.
124
17. ESTADO A ESTADO B
2. El estado de servicio para cada
2. Reconexión y desconexión de
servicio de agua: para conocer si casa-habiente estarán dispuestos
un servicio hay que en cualquier momento indicando así
desconectarlo, se espera entre el servicio actual que el casa-
un mes a dos meses, hasta que habiente posea, según sea la
es actualizado en cada condición en la cual se encuentre.
expediente de los casa-
habientes. La conexión procede
en algunas veces de forma más
ágil, ya que, como es al cliente
que le interesa tener el servició,
está presionando continuamente
para que el servicio sea
conectado.
3. El Sistema ACOSAP
3. Con respecto a la información
que se maneja por cada casa- proporcionara de una manera
habiente es muy limitada, no se eficiente la información necesaria
tiene muchos datos, lo que que la base de datos posea para
imposibilita llevar un control cada-habiente, permitiendo saber la
eficiente, y poder rápidamente condición, estado y solvencia del
ubicar a las casas. casa-habiente.
125
18. ESTADO A ESTADO B
4. Otro aspecto que no se puede 4. Se podrá saber al final del día
controlar de forma oportuna y cuanto fue el efectivo ingresado
eficiente el saldo de banco, según facturación, como también las
porque, las boletas que son transacciones que se realizaron en
enviadas por el banco, no se el banco, siempre y cuando estas se
tienen a diario y no se procesan ACOSAP
de forma inmediata.
5. Se desconoce los movimientos 5. Se podrá contar con información
de servios realizados después detallada de los movimientos que se
de un cierto tiempo ya que todo realicen por casa-habientes
es manual
6. Debido a la dificultad con que se 6. Los reportes se generaran con
obtienen la información, la mucha más rapidez, ya que la
generación de reportes no es información se encuentra accesible.
eficaz
F.1.3 Estudio de Factibilidad
Toda empresa busca mejorar los procesos y agilizar los servicios que brinda para
satisfacer las necesidades de los clientes, así como la organización y la
administración de la información que permita obtener un tiempo de respuesta mas
corto y aporte a la toma de decisiones en un momento determinado. Según
información recabada por la entrevista no estructurada, realizada al personal
administrativo de ACOSAP (Presidente, contador, secretaria) por el equipo de
trabajo, se concluyó la importancia de conocer aspectos tales como: fecha de pago,
morosidad, el estado de la vivienda (habitada o abandonada), estado del servicio
(conectado o desconectado) entre otros; tomando en cuanta que todos los casa-
126
19. habientes pagan una misma cuota por el servicio de agua potable por lo tanto buscan
la igualdad de derechos, ya que, se trata de una administración comunal de vecinos
y en ocasiones no se conoce con certeza y en tiempos oportunos quienes han
pagado la cuota, pues para tener conocimiento claro de esto hay que revisar
manualmente uno a uno la información concerniente a cada casa-habiente, lo que
representa un trabajo tedioso y complicado. Por otro lado es importante conocer la
mora en un momento determinado por tratarse de una comunidad sin fines de lucro;
y que no cuenta con fondos suficiente para afrentar los costos y gastos por el
mantenimiento de toda la infraestructura (Gastos administrativos, tanques, bombas
sumergibles y externas), de ahí que es indispensable contar con información
oportuna de los pagos que realizan los casa-habientes. Todo esto permitió concluir
que es necesario que ACOSAP cuente con un sistema automatizado de pagos por el
servicio de agua potable con el objeto de mejorar y optimizar la información para la
toma de decisiones.
Este trabajo de investigación presenta una solución que esta orientada a eficientizar
el funcionamiento operacional y administrativo de ACOSAP de una forma
estandarizada y automatizada mediante el uso de un sistema desarrollado por
computadora.
a) Factibilidad operativa
El proyecto es factible operativamente, ya que, el personal que administra el servicio
de agua potable, posee conocimientos de computación. Así mismo el personal
operativo esta consciente de la necesidad de contar con el sistema que contribuya a
mejorar la efectividad en cuanto al control y administración de los servicios de pago
de agua.
Para lo cual el sistema permitirá los siguientes aspectos:
1) Acceso inmediato a la información actualizada.
127
20. 2) Control de los servicios que se demande en determinado momento
3) Emisión de reportes necesarios en el momento que se utilicen
b) Factibilidad Técnica
i) Requerimientos del Hardware
A continuación se detallan los requerimientos mínimos de hardware para que la
aplicación pueda trabajar correctamente. Así como los requerimientos
recomendados, según computadora que se encuentra en el mercado local, además
se detalla las características de la computadora con la que ACOSAP cuenta
actualmente para hacer uso del sistema.
Requerimientos Mínimos del sistema:
A continuación se detalla las características mínimas (Hardware) para que el sistema
pueda funcionar:
DESCRIPCION ESTACION DE TRABAJO
Procesador Pentium III
Velocidad 1 GHz
Memoria Principal 512 MB
Disco Duro 10 GB espacio libre
Pantalla Monitor SVGA con resolución 1024x768
Tarjeta de Red 10/100Mbs
Unidad de Cd rom Requerida
Teclado y Mouse Si
UPS Si
128
21. Equipo Recomendado:
Continuación se detalla el equipo recomendado de acuerdo al hardware disponible
en el mercado local
DESCRIPCION ESTACION DE TRABAJO
AMD Athlon™ 64 3200+
Procesador
Velocidad 2 GHz
512MB Single Channel DDR2 SDRAM at 667MHz -
1DIMM
Memoria Principal
Disco Duro Unidad de disco de de 80 GB
Pantalla Monitor SVGA con resolución 1024x768
Tarjeta de Red 10/100Mbs
Unidad de Cd rom Combo CD-RW/DVD de 48X
Teclado y Mouse Si
UPS Si
Equipo con que ACOSAP cuenta:
ACOSAP, actualmente cuenta con una computadora que según investigación
realizada se encuentra entre los requerimientos necesarios para el buen
funcionamiento del sistema, ya que esta un poco arriba de los mínimos y un poco
debajo de los recomendados, pero el personal de ACOSAP tomo la decisión de no
comprar equipo ya que el que tienen permite el funcionamiento del sistema de
manera correcta. Según las características que se detallan a continuación:
129
22. DESCRIPCION ESTACION DE TRABAJO
Procesador Pentium IV
Velocidad 3.0 GHz
Memoria Principal 512 MB
Disco Duro 80 GB
Monitor SVGA 15" 1024x768 resolución máxima
Tarjeta de Red 10/100Mbs
Unidad de Cd 52x
UPS Si
Teclado y Mouse si
Impresor: ACOSAP cuenta el impresor del cual se detallan las siguientes
características.
DESCRIPCION ESTACION DE TRABAJO
Impresor Hp-4300 láser
Páginas por minuto 14
Batería: ACOSAP cuanta con la batería que se detalla a continuación.
DESCRIPCION ESTACION DE TRABAJO
UPS Minuteman 500
130
23. ii) Requerimientos del Software.
SOFTWARE
ACOSAP cuenta con
software administrador de la
base de datos de SQL Server
200 y licencia.
Se realizo investigación en el
mercado local sobre el costo
de la licencia SQL Server y
descubrimos que actualmente
ya no existe licencia para
SQL Server 2000, por tal
razón se cotizo el SQL Server
Base de Datos SQL Server 2000 2005. (Ver Anexo G)
ACOSAP no cuenta con esta
Lenguaje de Programación Visual Fox 9.0 licencia.
ACOSAP no cuenta con un
Diseñador de Reporte Reporteador Nato de Visual FoxPro 9.0 reporteador de Visual Fox
ACOSAP cuenta con sistema
Sistema Operativo Windows xp operativo de Windows XP
Base de Datos:
SQL Server 2000 es un potente motor de bases de datos de alto rendimiento
capaz de soportar millones de registros por tabla con un interfase intuitivo y
con herramientas de desarrollo integradas como Visual Studio 6.0 o .NET,
además incorpora un modelo de objetos totalmente programable (SQL-DMO)
con el que podemos desarrollar cualquier aplicación que manipule
componentes de SQL Server.53
Lenguaje de Programación y Reporteador:
53
http://www.netveloper.com/contenido2.aspx?IDC=64_0
131
24. Microsoft Visual FoxPro 9.0 es una herramienta extremadamente poderosa
que permite construir rápidamente aplicaciones y componentes de base de
datos. Centrado en la data y orientado a objetos, su lenguaje soporta un
robusto conjunto de herramientas que permiten construir aplicaciones de
bases de datos para computadoras de escritorio, servidores, o servicios Web
basados en XML y servicios Web convencionales. 54
En cuanto al lenguaje de programación ACOSAP, no tendrá que adquirirlo ya
que se instala un ejecutable por lo cual no necesitan tener licencia de esta
herramienta de desarrollo.
El lenguaje de programación se eligió por la naturaleza de la aplicación, ya
que solo se encontrara en una maquina y por solicitud del personal de
ACOSAP, de desarrollar la aplicación en un lenguaje que no resulte tan
costoso al momento de darle mantenimiento.
Sistema Operativo Windows XP:
Es una línea de sistemas operativos desarrollada por Microsoft, orientada a
cualquier entorno informático incluyendo computadoras domésticas o de
negocios, computadoras portátiles.
Windows XP es una herramienta que permite facilitar la realización del trabajo,
y agilizar la realización de tareas, con una mejor presentación y en un menor
tiempo.55
ACOSAP cuenta con la licencia de Windows XP.
c) Factibilidad Económica
54
http://www.microsoft.com/spanish/msdn/vfoxpro/vfoxpro9/default.asp
55
http://es.wikipedia.org/wiki/Windows_XP
132
25. El proyecto a desarrollar es factible económicamente, ACOSAP cuenta con el
recurso financiero, tecnológico y personal necesario para utilizar el sistema
automatizado para el control y administración del pago por el servicio de agua
potable; sin necesidad de realizar inversiones en equipo computacional.
En cuanto al precio de hardware y Software se detalla en el Cap. V en el apartado de
Costos del Programa.
F.2 Determinación de Requerimientos
F.2.1 Guía de Entrevista
Para la obtención de los datos necesarios para la investigación se tomo como
herramienta base, la entrevista no estructurada, dirigida al personal administrativo de
ACOSAP (Presidente, contador, secretaria)Ver Anexo H, la cual proporciono un
diagnostico de la situación actual del manejo que se le da a la información.
Para la realización de la entrevista con el personal administrativo de ACOSAP se
realizo un cuestionario en el cual se solicitaba información sobre los servicios que
ACOSAP presta, dicho cuestionario se fue completando a lo largo de la entrevista
permitiendo conocer más detalladamente los procesos que actualmente realizan.
Adicionalmente se solicitó los formularios que utilizan para brindar las diferentes
opciones de servicio.
A través del resultado obtenido de las entrevistas, se constató que el sistema
manual con que cuenta en la actualidad ACOSAP no es funcional, por el tiempo en
que se tardan en conocer el estado de solvencia de las viviendas, y la respuesta a
los casa-habientes para la reconexión del servicio, ocasionando un nivel mayor de
morosidad, por no contar con la información en tiempo oportuno, por lo que se
necesita un sistema de control de pagos para que mejore la efectividad de los
procesos y requerimiento que se demanden.
133
26. A su vez se obtuvo la información de como se efectúa el proceso de pagos por el
servicio de agua potable (Pago mensual de Agua Potable del mes, Pago mensual de
Agua Potable tarifa comercial y Pago de Recargo por mes atrasado si lo hubiere.
F.2.2 Diagrama de Contexto ACOSAP
Para este diagrama se indica las características generales del proceso de
investigación en relación a todas las entidades que interactúan.
134
27. DIAGRAMA DE CONTEXTO DEL SISTEMA AUTOMATIZADO PARA EL CONTROL Y
ADMINISTRACIÓN DE PAGOS DE AGUA POTABLE PARA LAS COMUNIDADES DEL
COMPLEJO RESIDENCIAL SAN PEDRO EN LA ZONA DE MEJICANOS (SYSACOSAP)
Solicitud de información para la toma de dediciones
Envió de recibos cancelados por parte de casa-habientes
SYSACOSAP JUNTA
BANCO
DIRECTIVA
Remesas realizadas al Banco
Reporte de casa-habientes por estado solvencia
Reporte por estado de la vivienda
Reporte de tenencia de la vivienda
Pagos en ACOSAP
Solicitud de reconexión de servicio
Emite recibo
Cancelado
Pagos realizados en bancos
Actualización base de datos
CASA-
HABIENTE PERSONAL
Reporte resumido de la cobranza del día ADMINISTRA-
Reporte de casa-habientes por estado de servicio TIVO
Reporte general de los casa-habientes
Reporte de casa-habientes por estado de servicio
Reporte diario de los pagos recibidos durante el día para el cuadre de caja
Nota de aviso por desconexión del servicio de agua
135
28. F.2.3 Requerimientos funcionales
Los requerimientos funcionales describen la interrelación entre el sistema y su
entorno, además los servicios o funciones que proveerá el sistema.
En esta fase el análisis del sistema se vale de herramientas y técnicas especiales
para realizar la determinación de lo requerimientos; utilizando por ejemplo entrada y
salida del sistema, diagrama de flujo de datos loa cuales evalúan los resultados en
forma grafica y estructurada.
A continuación se desarrolla el análisis de los requerimientos mediante lo siguiente:
Entradas
a) Casas:
Se ingresan la siguiente información a través de los campos: Código casa
Código de residencia, Teléfono, Polígono, Pasaje, Clasificación de vivienda,
Estado de la vivienda
Datos de las personas (casa-habiente):
Aquí se ingresan los datos personales de los casa-habientes como: Nombres,
Apellidos, DUI, NIT, Fecha de Nacimiento, Profesión.
b) Cuenta bancaria:
Ingreso de registros de los casa-habientes que pagan en banco donde existe,
numero de cuenta, código de banco, saldo anterior y actual, cargos, abonos.
Servicios que presta:
Pagos: pagos realizados por el servicio en ACOSAP.
Pagos en banco: pagos realizados en el banco.
Reconexión del Servicio de agua: por reconexión de cualquier servicio.
Registro de usuarios:
Creación de usuarios, modificación y eliminación de registros
136
29. Salidas
a) Reporte diario de los pagos recibidos durante el día para el cuadre de caja,
donde se pueda distinguir cuales fueron recibidos en el banco y cuales fueron
recibidos en ACOSAP, que el reporte se pueda filtrar por rango de fechas de
movimientos.
b) Reporte resumido de la cobranza del día.
c) Reporte general de los casa-habientes, especificando código de identificación,
nombre del propietario o inquilino, teléfono, dirección, el estado de la
morosidad, el estado del servicio de agua.
d) Reporte de casa-habientes por estado de servicio (Conectado, Suspendido,
Pendiente de conectar)
e) Reporte de casa-habientes por estado solvencia (solvente, moroso)
f) Reporte por estado de la vivienda (Ocupada, deshabitadas, Abandonada)
g) Reporte de tenencia de la vivienda (Propia, alquilada)
Diagrama de Flujo de Datos
Diagramar es representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos o
relaciones de todo tipo por medio de símbolos.
Para realizar una mejor representación sobre le flujo de datos que involucra los
Procesos del Sistema Automatizado para la administración y control del agua potable
se han utilizado Diagramas de funcionamiento para conocer e identificar con facilidad
la ruta que mantiene los datos durante cada uno de dichos procesos
137
30. Los símbolos básicos usados en el Diagrama de Flujo de Datos son los siguientes:
Nombre Símbolo Función
Representa el inicio y fin de un programa. También
puede representar una parada o interrupción
Terminal
programada que sea necesaria realizar en un
programa.
Cualquier tipo de introducción de datos en la
Entrada / salida memoria desde los periféricos o registro de
información procesada en un periférico.
Cualquier tipo de operación que pueda originar
cambio de valor, formato o posición de la
Proceso
información almacenada en memoria, operaciones
aritméticas, de transformaciones, etc.
Indica operaciones lógicas o de comparación entre
datos (normalmente dos) y en función del
Decisión resultado de la misma determina (normalmente si y
no) cual de los distintos caminos alternativos del
programa se debe seguir
Sirve para enlazar dos partes cualesquiera de un
Conector Misma diagrama a través de un conector en la salida y
Página otro conector en la entrada. Se refiere a la
conexión en la misma pagina del diagrama
Indicador de
dirección o línea de Indica el sentido de la ejecución de las operaciones
flujo
Salida
Lista de Diagramas de Flujo de Datos:
1- Pagos realizados en ACOSAP
2- Pagos realizados en el Banco
3- Proceso de aplicación automática de pagos
4- Pagos de reconexión
5- Solicitar solvencia de vivienda
6- Pago de Otros servicios
138
31. 1-Diagrama de Flujo de Datos: Pagos realizados en ACOSAP
Descripción Casa-habiente ACOSAP
Inicio del proceso Inicio
El casa-habiente presenta el recibo y
Casa-habiente
el pago del servicio Entrega el pago por
servicio de agua
El personal administrativo busca los
datos del casa-habiente en el sistema Busca datos de
casa-habiente
Para el caso que si encuentre el NO SI
registro del casa-habiente, registra el Encuentra
pago
Registra el
pago
El personal administrativo imprime la
factura y se lo entrega al cliente
Recibe el casa- Imprime
habiente factura
Fin del proceso
Fin
139
32. 2-Diagrama de Flujo de Datos: Pagos realizados en el Banco
Descripción Casa-habiente BANCO
Inicio del proceso
Inicio
Casa-habiente
El casa-habiente presenta el talonario Entrega el pago por
y el pago del servicio servicio de agua
Registra pago
Se registra el pago
Cajera sella talonario y lo entrega al
casa-habiente
Sella talonario
Recibe el casa-
habiente
El casa-habiente recibe talonario
Fin del proceso
Fin
140
33. 3- Diagrama de Flujo de Datos: Proceso de aplicación automática de
pagos recibidos en banco
Descripción Casa- ACOSAP
habiente
Inicio
Inicio del proceso
ACOSAP recibe
ACOSAP Recibe archivo magnético archivo magnéticos
por pagos recibidos en bancos
Captura lista de
Captura lista de casa-habientes que
casa-habientes
han pagado en el banco
Verifica en pantalla el total de pagos Verificar el total
contra el total reportado en papel reportado en el ppel
Verificar que todos los códigos de los
Verificar los
casa-habientes sean correctos códigos de los casa-
habientes
Se los datos son incorrectos Imprima
el listado de los casa-habientes si son si no
Registros
correctos
Generar reportes de pagos Genera reporte de Imprima el listado
pagos de los casa-habienes
Si los datos o son correctos imprima
el listado de los casa-habientes Corregir códigos de
casa-habientes
Corregir códigos de los casa-
habientes
Imprime códigos
modificados
Imprimir el código modificado de los
casa-habientes
Fin
Fin del proceso
141
34. 4-Diagrama de Flujo de Datos: Pagos de Reconexión
Descripción Casa-habiente ACOSAP
Inicio del proceso Inicio
Casa-habiente
Entrega el pago por
El casa-habiente entrega pago por
servicio de
servicio de reconexión reconexión
Busca datos de
El personal administrativo busca datos casa-habiente
del casa-habiente
En el caso que no encuentre los datos NO SI
Encuentra
ingresa los datos del casa-habiente
Ingreso de
Ingresa los datos Solicitud
Para el caso que si encuentre el
del casa-
registro del casa-habiente, ingresa
solicitud de reconexión
El personal administrativo emite el Entrega Recibo al Emite Recibo
casa-habiente
recibo y se lo entrega al casa-habiente
Fin del proceso
Fin
142
35. 5- Solicitar solvencia de vivienda
Descripción Casa-habiente ACOSAP
Inicio del proceso
Inicio
Casa-habiente solicita la solvencia
Casa-habiente
solicita la solvencia
Busca datos de
Solicitan a la secretaria datos de casa-habiente
vivienda
consulta datos de
casa-habientes en el
sistema
secretaria consulta en el sistema SI NO
datos de vivienda
Verifica
secretaria verifica con el casa habiente
Notifica Corrige datos
Si los datos no son correctos corrige estado de de vivienda
vivienda
Notifica estado de vivienda
Imprime
Imprime estado de vivienda estado de
Entrega estado vivienda
a casa-
Entrega estado a casa-habiente habiente
Fin del proceso
Fin
143
36. 6- Pago de Otros servicios
Descripción Casa-habiente ACOSAP
Inicio del proceso Inicio
El casa-habiente presenta a solicitar
Casa-habiente
servicio Entrega solicita
servicio
El personal administrativo busca los
datos del casa-habiente en el sistema Busca datos de
casa-habiente
NO SI
Para el caso que si encuentre el
registro del casa-habiente, registra el Encuentra
pago
Registra el
pago del
servicio
El personal administrativo imprime la
factura de pago y se lo entrega al
cliente
Imprime
Recibe el casa- factura
habiente
Fin del proceso
Fin
144
37. F.2.4 Requerimientos no funcionales
Los requerimientos no funcionales definen las restricciones a los servicios o
funciones ofrecidas por el sistema, además de describir restricciones que limitan las
elecciones para construir una solución.
Los requerimientos no funcionales de este proyecto están considerados dentro de las
elecciones realizadas de hardware y software. Los cuales se han especificado en el
estudio de Factibilidad Técnica.
F.3 Diseño (Etapa II)
Lógico: es el proceso de construir un esquema de la información que utiliza la
empresa, basándose en un modelo de base de datos específico, independiente del
SGBD concreto que se vaya a utilizar y de cualquier otra consideración física. 52
En esta etapa, se transforma el esquema conceptual en un esquema lógico que
utilizará las estructuras de datos del modelo de base de datos en el que se basa el
SGBD que se vaya a utilizar, como puede ser el modelo relacional, el modelo de red,
el modelo jerárquico o el modelo orientado a objetos. Conforme se va desarrollando
el esquema lógico, éste se va probando y validando con los requisitos de usuario.
La normalización es una técnica que se utiliza para comprobar la validez de los
esquemas lógicos basados en el modelo relacional, ya que asegura que las
relaciones (tablas) obtenidas no tienen datos redundantes.
El esquema lógico es una fuente de información para el diseño físico. Además, juega
un papel importante durante la etapa de mantenimiento del sistema, ya que permite
que los futuros cambios que se realicen sobre los programas de aplicación o sobre
los datos, se representen correctamente en la base de datos.
52
http://www3.uji.es/~mmarques/f47/apun/node70.html
145
38. el diseño lógico, son procesos iterativos, tienen un punto de inicio y se van refinando
continuamente. Ambos se deben ver como un proceso de aprendizaje en el que el
diseñador va comprendiendo el funcionamiento de la empresa y el significado de los
datos que maneja el diseño lógico son etapas clave para conseguir un sistema que
funcione correctamente. Si el esquema no es una representación fiel de la empresa,
será difícil, sino imposible, definir todas las vistas de usuario (esquemas externos), o
mantener la integridad de la base de datos. También puede ser difícil definir la
implementación física o el mantener unas prestaciones aceptables del sistema.
Además, hay que tener en cuenta que la capacidad de ajustarse a futuros cambios
es un sello que identifica a los buenos diseños de bases de datos. Por todo esto, es
fundamental dedicar el tiempo y las energías necesarias para producir el mejor
esquema que sea posible.
El diseño físico: es el proceso de producir la descripción de la implementación de la
base de datos en memoria secundaria: estructuras de almacenamiento y métodos de
acceso que garanticen un acceso eficiente a los datos.
Para llevar a cabo esta etapa, se debe haber decidido cuál es el SGBD que se va a
utilizar, ya que el esquema físico se adapta a él. Entre el diseño físico y el diseño
lógico hay una realimentación, ya que algunas de las decisiones que se tomen
durante el diseño físico para mejorar las prestaciones, pueden afectar a la estructura
del esquema lógico.
En general, el propósito del diseño físico es describir cómo se va a implementar
físicamente el esquema lógico obtenido en la fase anterior. Concretamente, en el
modelo relacional, esto consiste en:
• Obtener un conjunto de relaciones (tablas) y las restricciones que se deben
cumplir sobre ellas.
• Determinar las estructuras de almacenamiento y los métodos de acceso que
se van a utilizar para conseguir unas prestaciones óptimas.
146
39. • Diseñar el modelo de seguridad del sistema. 53
El diseño de sistemas se ocupa de desarrollar las directrices propuestas durante el
análisis en términos de aquella configuración que tenga más posibilidades de
satisfacer los objetivos planteados tanto desde el punto de vista funcional como del
no funcional.
Tomando en cuenta toda la información recolectada anteriormente acerca de los
requerimientos del sistema, se realiza el diseño lógico, el diseño de procedimientos
preciso para la captura de datos.
53
http://www3.uji.es/~mmarques/f47/apun/node70.html
147
41. DIAGRAMA DE PROCESOS
La siguiente simbología es usada para la creación de los procesos54:
SIMBOLOGIA NOMBRE Y DESCRIPCIÓN
ALMACENA DATOS: Representa un almacén
1 manual, tal como un archivo o archivero de
base de datos computarizado.
1
PROCESOS: Denota una transformación de
datos.
PROCESOS
ENTIDADES: Representa una actividad
externa que puede recibir o enviar dato del
ENTIDADES sistema.
FLUJO DE DATOS: Muestra el movimiento de
datos de un lugar a otro.
54
http://148.202.148.5/cursos/id209/mzaragoza/unidad2/unidad2dos.htm
149
48. F.3.2 Diagrama Jerárquico (HIPO)
El modelo HIPO marca la jerarquía, la entrada el proceso y la salida55
Los diagramas hipo son efectivos para documentar un sistema. También ayuda a los
diseñadores y los fuerza a pensar cómo cumplir con las especificaciones y dónde
hay que ligar las actividades y componentes
Es jerárquica debido a que el sistema de programación consiste en subsistemas más
pequeños. Esta técnica, además de dar soporte a un enfoque de diseño de arriba
hacia abajo, también reduce la complejidad percibida del sistema, debido a la
facilidad de manejar los subcomponentes por separado.
Los diagramas se utilizan generalmente para facilitar el entendimiento de largas
cantidades de datos y la relación entre diferentes partes de los datos. Los diagramas
pueden generalmente ser leídos más rápidamente que los datos en bruto de los que
proceden. 56
Luego las siglas recuerdan las tres partes principales de cualquier sistema: Entrada,
Proceso, Salida.
A continuación se presenta el diagrama jerárquico para el caso de este proyecto.
55
http://209.85.165.104/search?q=cache:U9ly94-
L2dQJ:www.geocities.com/siliconvalley/pines/7894/sistemas/diseno.html+diagrama+hipo&hl=es&ct=clnk&cd=3&gl=sv
56
http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama
156
49. SISTEMA AUTOMATIZADO PARA EL CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE PAGOS DE AGUA
POTABLE PARA LAS COMUNIDADES DEL COMPLEJO RESIDENCIAL SAN PEDRO
(SYSACOSAP)
157
50. F.3.3 Modelo Entidad-Relación
Un buen modelo es la clave para iniciar con éxito el desarrollo de una aplicación
basada en una base de datos o implementación de un sistema.
El diseño de una base de datos se realiza en dos niveles:
El primero es el nivel conceptual en el que se contempla la estructura abstracta y no
implementable directamente con un sistema gestor de base de datos. El segundo
nivel es el físico, donde la base de datos es implementada.
Un diseñador de base de datos se auxilia del Diagrama de Entidad Relación para
representar el diseño lógico de un sistema, mostrando la base de datos que lo
componen y como se relacionan.
El diagrama de entidad relación (ER) conocido también como “Diagrama de Chen”
modeliza un sistema mediante entidades asociadas por relaciones, los cuales
adoptan las formas de grafos donde los datos se relacionan mediante flecha
57
A continuación se presenta el Diagrama de Entidad Relación del sistema
automatizado para el control y administración de pagos de agua potable para las
comunidades del complejo residencial San Pedro en la zona de mejicanos
(SYS ACOSAP).
57
http://www.itlp.edu.mx/publica/tutoriales/basedat1/temas2_5.htm
158
51. DIAGRAMA ENTIDAD-RELACION DEL SISTEMA AUTOMATIZADO
PARA EL CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE PAGOS DE AGUA
POTABLE PARA LAS COMUNIDADES DEL COMPLEJO
RESIDENCIAL SAN PEDRO EN LA ZONA DE MEJICANOS
(SYSACOSAP)
DIAGRAMA CONCEPTUAL
159