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Iso 15489
- 1. ¿Por qué adoptar la Norma ISO 15489? Kattia Castro Cruz 5 de julio del 2007
- 29. ISO 15489 Mayor uso y difusión de la Norma podría contribuir a: - Cambiar la visión del papel de los Archivos y de la profesión. - Fomentar cultura en el ciudadano acerca de la importancia de los Archivos para transparencia administrativa, derecho de acceso a la información y pronta respuesta, y rendición de cuentas.
- 30. MUCHAS GRACIAS
Hinweis der Redaktion
- La verdadera “revolución de la calidad” surge en Occidente hasta la década de los ochenta del siglo XX. Sin embargo, tiene sus orígenes en Japón a finales de la Segunda Guerra Mundial, cuando surge como un conjunto de técnicas y procesos que buscaban apoyar a las empresas a enfrentar y responder a la fuerte competencia. De acuerdo con el autor Arturo Jofré [1] , son cuatro los grandes exponentes de la calidad: Deming, Juran, Crosby e Ishikawa. Para Ishikawa la calidad se centra en el producto, al señalar que practicar el control de calidad es desarrollar, diseñar, manufacturar y mantener un producto de calidad que sea el más económico, el más útil y satisfactorio para el consumidor. Por su parte, Crosby señala que calidad es cumplir con los requerimientos establecidos por la empresa, más bien desde una perspectiva de ingeniería. Deming indica que calidad significa ofrecer a bajo costo productos o servicios confiables que satisfagan a los clientes, creando un compromiso con la innovación y mejora continua. Para Juran, calidad es la adecuación de uso de un producto. Los enfoques y las concepciones de la calidad han evolucionado con el tiempo y han integrado nuevos elementos. Lo anterior debido a las exigencias de los clientes, al alto grado de competencia y a las experiencias acumuladas por las empresas que han aplicado sistemas de calidad. Hacia los años 50 el enfoque de calidad estaba centrado en la inspección del producto, con el objetivo primordial de prevenir defectos en su fabricación. Bajo esa perspectiva, la responsabilidad recae en una unidad de control de calidad que tiene como función examinar el producto en la línea terminal para asegurarse que no tenga defectos. Posteriormente, los esfuerzos se encauzaron hacia el proceso total de fabricación, con el fin de contrarrestar las debilidades detectadas en el enfoque antes mencionado. Entonces se integró a las líneas de ensamblaje, subcontratistas y unidades de aprovisionamiento y otras relacionadas en las tareas relacionadas con calidad. Sin embargo, esta visión era insuficiente al no considerar las exigencias del cliente. Es en la década de los ochenta cuando surge lo que hoy se conoce como administración de calidad total, que engloba todos los factores relacionados con la satisfacción del cliente: costo, características del producto y servicio oportuno y eficiente. Esta nueva visión de calidad requiere la participación de toda la organización y el punto de vista del cliente. .
- Existen diferencias formas de establecer una norma, para lo cual debe hacerse una distinción entre lo que es normativa y normalización. En el primer caso se definen reglas sobre lo particular, mientras que en el segundo se hace a un nivel más general y universal. [1] En este artículo el interés se centra en las normas del segundo grupo, es decir, las que se emplean en los procesos de normalización y que tienen el objetivo de establecer criterios reguladores de actividades comunes llevados a cabo por organizaciones y personas, los cuales deberán ser aplicados consistentemente en un campo determinado, con el fin de mostrar ante un tercero su cumplimiento. Entonces, para llevar a cabo un proceso de normalización deberá existir una norma, así como interesados en su aplicación. A esto debe agregarse que para que dicho proceso se lleve a cabo, la instancia que emita la norma debe contar con la competencia suficiente para ello, lo cual tiene incidencia directa sobre su adopción.
- *Para efectos de esta ponencia no se abordarán las discusiones relacionadas con las diferencias existentes entre la gestión de documentos y la archivística. [1] Más bien, se analizará la importancia de la normalización para cumplir con la responsabilidad de los archivos de gestionar y conservar los documentos generados por la administración, con el fin de asegurar que la información que ellos contienen sea confiable, pertinente, suficiente y oportuna. [1] En Costa Rica, de conformidad con la Ley 7202, los responsables en materia de gestión documental dentro de cada institución, son los jefes y encargados de los archivos centrales, y a ellos les corresponde la responsabilidad de velar por la correcta producción y organización de los documentos y así asegurar que se cumpla con su ciclo vital. Adicionalmente, los profesionales graduados en Archivística de la Universidad de Costa Rica adquieren la formación académica basada en un programa único que les permite desempeñarse tanto a nivel de archivos de gestión como centrales.
- Su antecedente se remonta a 1926 cuando se creó la Federación Internacional de Asociaciones Nacionales de Normalización. Por tener diferentes abreviaciones en diferentes lenguajes -IOS en inglés (International Organization for Standarization), OIN en francés (Organisation internationale de normalisation), OIN en español (Organización Internacional par la Normalización)- se decidió utilizar una palabra derivado del vocable griego ISOS que significa “igual”. De esta manera, sin importar el lenguaje o el país, el acrónimo del nombre de la organización será siempre ISO. [1] Sin embargo, según el autor Arturo Jofré, la adopción de las Normas ISO podría ser ventajosa para una organización no solo en temas de la calidad, sino también en otros aspectos como el orden, la disminución de pérdidas por desperdicio y defectos, así como la proyección de imagen hacia el entorno, entre otros. [1] INTECO: Instituto de Normas Técnicas de Costa Rica
- En setiembre del 2001, La Organización Internacional para la Normalización aprobó la Norma 15489 en dos apartados, luego de un proceso de discusiones y análisis del proyecto que duró varios años. La primera de las cuales establece de manera general una serie de principios para la gestión de documentos en las organizaciones. La segunda es un informe técnico que complementa la I parte. Algunos de los temas planteados en la parte I se amplían en la II Parte.
- Ha sido diseñada para los directivos de la organizaciones; los profesionales de la gestión de documentos, de la información y sus tecnologías; el resto de los empleados de las organizaciones; y cualquier persona que tenga la responsabilidad de crear y mantener documentos Dicha norma contempla una guía de buenas prácticas para determinar las responsabilidades de las organizaciones respecto a los documentos y las políticas, procedimientos, sistemas y procesos relacionados con éstos. Además, la adopción de la Norma 15489 proporciona valor añadido a aquellas organizaciones que cumplan con las Normas ISO 9001 e ISO 14001, al implementar la gestión de documentos como apoyo a un sistema de calidad. La Norma señala expresamente que no incluye la gestión de los documentos históricos en el seno de las instituciones archivísticas.
- Marco reglamentario: Cabe indicar que la naturaleza y el sector en que se desenvuelve la organización determinarán los elementos reguladores particulares que deberán ser atendidos en la gestión de documentos de cada entidad, por lo que las anteriores consideraciones son fundamentales para las entidades que decidan adoptar la norma. No obstante, en cada país existen normas que deben atender todas las instituciones, sin distingo de su naturaleza o industria. Con el fin de que las organizaciones puedan identificar las normas que afectan sus actividades y los requisitos para documentarlas, se deben considerar: Las leyes, la jurisprudencia y la reglamentación que regula el marco organizativo en general y el que afecta a un sector en particular, incluidas las leyes y reglamentos relacionados con documentos, archivos, acceso, privacidad, pruebas, comercio electrónico, protección de datos e información;normas de obligado cumplimiento;códigos de buenas prácticas de aplicación voluntaria;códigos éticos y de conducta de aplicación voluntaria;expectativas identificables de la sociedad acerca de lo que se considera como un comportamiento aceptable en relación con el sector específico u organización. Políticas: Al igual que en otros ámbitos que implican cambios en la dinámica y en la cultura de una organización, en el caso particular de la gestión de documentos, el establecimiento de políticas y responsabilidades es clave. La definición de una política de gestión de documentos tiene como objetivo la creación y gestión de documentos auténticos, fiables y utilizables, capaces de respaldar las funciones y actividades de la organización durante el tiempo que se requiera. Asimismo, a la hora de definir una política de gestión de documentos, la organización deberá llevar a cabo consideraciones de tipo económico y, con el fin de que refleje en todo momento las necesidades del entidad, deberá ser revisada periódicamente.
- Marco reglamentario: Cabe indicar que la naturaleza y el sector en que se desenvuelve la organización determinarán los elementos reguladores particulares que deberán ser atendidos en la gestión de documentos de cada entidad, por lo que las anteriores consideraciones son fundamentales para las entidades que decidan adoptar la norma. No obstante, en cada país existen normas que deben atender todas las instituciones, sin distingo de su naturaleza o industria. Con el fin de que las organizaciones puedan identificar las normas que afectan sus actividades y los requisitos para documentarlas, se deben considerar: Las leyes, la jurisprudencia y la reglamentación que regula el marco organizativo en general y el que afecta a un sector en particular, incluidas las leyes y reglamentos relacionados con documentos, archivos, acceso, privacidad, pruebas, comercio electrónico, protección de datos e información;normas de obligado cumplimiento;códigos de buenas prácticas de aplicación voluntaria;códigos éticos y de conducta de aplicación voluntaria;expectativas identificables de la sociedad acerca de lo que se considera como un comportamiento aceptable en relación con el sector específico u organización. Políticas: Al igual que en otros ámbitos que implican cambios en la dinámica y en la cultura de una organización, en el caso particular de la gestión de documentos, el establecimiento de políticas y responsabilidades es clave. La definición de una política de gestión de documentos tiene como objetivo la creación y gestión de documentos auténticos, fiables y utilizables, capaces de respaldar las funciones y actividades de la organización durante el tiempo que se requiera. Asimismo, a la hora de definir una política de gestión de documentos, la organización deberá llevar a cabo consideraciones de tipo económico y, con el fin de que refleje en todo momento las necesidades del entidad, deberá ser revisada periódicamente.
- Un documento auténtico es aquel que puede probar que es lo que afirma ser; que ha sido creado o enviado por la persona de la cual se afirma que lo ha creado o enviado; y que ha sido creado o enviado en el momento en que se afirma. Un documento confiable es aquel cuyo contenido puede ser considerado un representación completa y precisa de las operaciones, actividades o hechos de los que dan fe y con el que se puede contar en caso de que se requiera en forma posterior. Un documento íntegro es aquel que se mantiene completo e inalterado. Es por ello que los documentos deben ser protegidos contra la alteración desautorizada. La disponibiidad se refiere a la posibilidad de localizar, recuperar, presentar e interpretar un documento. Los documentos deberían mostrar la actividad u operación que los produjo.
- Confiabilidad : Un sistema de gestión de documentos confiable es aquel que funcione de manera regular sustentado en procedimientos fiables y documentados. Integridad: En todo sistema de gestión de documentos se deberán establecer medidas en relación con el acceso, identificación del usuario, destrucción autorizada y seguridad y así evitar cualquier acto que atente contra la integridad de los documentos que gestiona. Conformidad: Un sistema de gestión de documentos debería satisfacer (cumplir) todos los requerimientos derivados de las actividades propias de la organización, de su marco reglamentario y de las expectativas de la sociedad . Exhaustividad : Un sistema de gestión de documentos debería cubrir los documentos producto de todas las actividades de la organización o de la sección de la que forme parte. Los documentos deben ser creados, mantenidos y gestionados de manera sistemática. La creación y mantenimiento de documentos debe ser sistematizada mediante el diseño y operación de los sistemas de documentos y de otro tipo. Sistematización: Un sistema de documentos debe tener claramente establecidas las políticas, responsabilidades asignadas y metodologías formalizadas para su gestión.
- La Norma 15489 plantea como elemento esencial para diseñar e implantar sistemas sostenibles de gestión de documentos el contar con una metodología para ello. La metodología propuesta por ISO 15489 puede ser abordada de manera flexible, de acuerdo con las necesidades de la organización, los requisitos legales, los cambios que ocurran en el entorno en que ésta se desenvuelva, etc.; de manera que las fases que se mencionan más adelante no necesariamente deben ocurrir de manera lineal.