Un breve estratto per sapere tutto il necessario sulla posta certificata in Italia. Per ulteriori informazioni http://www.cre-attivo.it

1. Posta eletronica certificata
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2. Premessa
Con il Decreto Legislativo 185/2008 del 29 novembre 2008, convertito nella Legge n.
2 del 28 gennaio 2009 la Posta Elettronica Certificata (PEC) diventa obbligatoria per
Imprese, Professionisti e Pubbliche Amministrazioni.
Sulla base della normativa le imprese costituite in forma societaria a partire dal 30
novembre 2008, nella domanda di iscrizione al registro delle imprese, sono tenute
ad indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata.
Tutte le altre imprese costituite precedentemente alla medesima data devono
provvedere entro il 30 novembre 2011.
L'indirizzo di posta elettronica certificata sarà visibile sulle visure e sui certificati
rilasciati dalle Camere di Commercio.
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3. Che cos’è la pec?
Posta Elettronica Certificata (PEC): sistema di comunicazione in grado di attestare
l'invio e l'avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire
ricevute opponibili ai terzi (art. 1 v-bis CAD).
*E’ un tipo speciale di e-mail che consente di inviare/ricevere messaggi di testo e
allegati con lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento.
Quando si utilizza la PEC, viene fornita al mittente una ricevuta che costituisce
prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e dell’eventuale
documentazione allegata.
Quando il messaggio giunge al destinatario, il gestore invia al mittente la ricevuta di
avvenuta (o mancata) consegna, con precisa indicazione temporale.
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4. A cosa serve?
L'invio tramite PEC garantisce data e ora, riferiti all'accettazione e alla consegna del
messaggio, e l'integrità del contenuto trasmesso.
Serve a modernizzare i sistemi di comunicazione tra privati, in modo da rendere
veloce, sicura e certa la trasmissione di messaggi, tra cui assumono particolare
rilevanza per le imprese quelli in materia contrattuale (proposta, accettazione,
recesso, disdetta, ordini, trasmissioni di fatture, ecc.).
L’applicazione nei rapporti con la PA è pressoché generale: può investire tutte le
tipologie di comunicazione tra imprese e PA.
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5. es. di possibili impieghi concreti
La notificazione della cessione del credito (art. 1264 c.c.)
La diffida ad adempiere (art. 1454 c.c.)
La comunicazione della volontà di avvalersi della clausola risolutiva espressa (art.
1456 c.c.)
La comunicazione della disdetta del contratto di locazione (artt. 1596-1597 c.c.)
La comunicazione dell’eseguito mandato da parte del mandatario (art. 1712 c.c.)
La comunicazione del recesso dal contratto di agenzia (art. 1750 c.c.)
Si tratta di alcune tipologie di comunicazione in cui assumono rilevanza la certezza
della ricezione dei messaggi (cd. dichiarazioni recettizie, art. 1335 c.c.) e della loro
data, ai fini della opponibilità del loro contenuto ai terzi.
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6. es. di possibili impieghi concreti
Strumento di compliance aziendale: quando ai fini di legge occorra garantire
trasparenza, tracciabilità e sicurezza delle comunicazioni.
ES.
Obblighi imposti alle imprese dal Codice Privacy (d.lgs. n. 196/2003).
Misure preventive e procedure di carattere organizzativo e gestionale richieste ai
fini della disciplina della responsabilità amministrativa degli enti dipendente da
reato (d.lgs. n. 231/2001).
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7. Valore legale della PEC
Come mezzo idoneo a produrre effetti giuridici in ordine a fattispecie disciplinate
dalla legge (es. integrazione dell’efficacia degli atti recettizi, sia amministrativi che
negoziali).
Come mezzo idoneo a far conoscere a terzi determinati atti o fatti giuridici.
Come mezzo di prova che un atto o un fatto è stato portato a conoscenza di terzi.
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8. Come funziona la PEC
I messaggi di posta certificata vengono spediti tra 2 caselle, e quindi Domini, certificati.
Quando il mittente, possessore di una casella di PEC, invia un messaggio ad un altro utente certificato, esso
viene preso in carico dal punto di accesso del gestore del dominio certificato che lo inserisce in una “busta
di trasporto”, applicandovi una firma digitale in modo da garantirne l’inalterabilità e la provenienza.
Mediante il medesimo servizio al messaggio possono essere allegati documenti.
Il punto di accesso indirizza quindi il messaggio al punto di ricezione del gestore certificato di PEC del
destinatario, dove ne viene verificata la firma ed effettuata la consegna al destinatario.
Una volta consegnato il messaggio, il gestore PEC del destinatario invia una ricevuta di avvenuta consegna
al mittente.
Nella trasmissione di un messaggio tra caselle di PEC vengono emesse anche altre ricevute, con lo scopo di
garantire e verificare la correttezza dell’invio..
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9. Come funziona la PEC
In particolare:
• Il punto di accesso, dopo aver raccolto il messaggio originale, inivia al mittente una ricevuta di
accettazione
• Il punto di ricezione, dopo aver ricevuto la busta di trasporto, genera una ricevuta di presa in carico che
viene inviata al gestore mittente
Un indirizzo di email PEC può essere assegnato su un proprio dominio ad esempio
mario.rossi@pec.mariorossi.com oppure, in assenza di un proprio dominio, su uno di
quelli del gestore di PEC ad esempio mario.rossi@pec.it (ARUBA),
mario.rossi@cert.legalmail.it (INFOCERT).
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10. Posta elettronica certificata
Schema funzionale
DominioPosta DominioPosta
certificata mittente certificata destinatario
1 . Composizione
messaggio.
2. Identificazione 4- imbustamento e 5- controlli di
Collegamento al gestore
utente ,controlli di trasmissione provenienza, integrità,
sicurezza e formali formali e di sicurezza
7- Consegna nella
casella postale
(indirizzo telematico)
del destinatario
6- invio ricevuta di
3. Invio ricevuta presa in carico al
di accettazione gestore del mittente
8- invio ricevuta
di consegna al 9- lettura
mittente messaggio
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11. Valore aggiunto della PEC
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12. Vantaggi per Pubblica Amministrazione
Per quanto riguarda i vantaggi per la PA le indicazioni contenute nelle norme sono orientate a
ridurre considerevolmente le voci di spesa relative all’utilizzo della posta tradizionale.
Oltre al contenimento della spesa i vantaggi aumentano considerevolmente se la PEC entra in
un flusso di gestione documentale automatizzato.
Ulteriori vantaggi derivanti alla PA dall’utilizzo della PEC sono la diminuzione dei contenziosi,
in merito alla ricezione e invio di documenti e la consistente riduzione dei tempi delle pratiche.
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13. Vantaggi per Aziende e PMI
Per quanto riguarda le comunicazioni B2B, le aziende possono utilizzare la PEC con i propri
fornitori, clienti, partner, canali di vendita ecc., per comunicazioni sia di tipo economico (ad
esempio, l’invio di fatture) e/o di tipo giuridico (ad esempio, per invio di un contratto). Basti
pensare alle diverse forme di comunicazione che oggi attivano le banche (es. invio estratti
conto), le assicurazioni o le utilities per la consegna di contratti e delle utenze. Tutte queste
tipologie di comunicazione potranno migrare sulla PEC con un significativo risparmio di costi e
tempi da parte dell’azienda mittente, ma anche con una serie di indubbi vantaggi per il
cittadino, tra i quali si possono ricordare la facilità di consultazione da ogni luogo in cui sia
accessibile internet, la possibilità di archiviare e ricercare i documenti, la possibilità di ottenere
una riduzione dei costi dei singoli contratti.
Anche le relazioni/transazioni delle aziende con la PA sono largamente interessate, ad
esempio si può ipotizzare l’invio alla Camera di Commercio di comunicazioni sociali (variazioni
dello statuto e degli Organi sociali), la consegna dei bandi di gara, la richiesta di atti/certificati,
ecc.
Allo stesso modo potranno essere interessati i rapporti con INAIL, INPS.
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14. Vantaggi per Aziende e PMI
Altra applicazione che potrebbe ad esempio essere interessata è costituita dalla trasmissione
degli F24 alle banche.
Anche gli studi professionali possono trarre vantaggio dall’utilizzo della PEC per tutte le
transazioni e comunicazioni nei confronti sia delle amministrazioni pubbliche che dei propri
clienti. Si pensi, ad esempio, che uno studio legale potrà veicolare sulla PEC le comunicazioni
con la Cancelleria del Tribunale, le Prefetture, ecc.
A ciò si aggiunga l’interesse che possono avere le aziende a veicolare attraverso posta
certificata tutta una serie di comunicazioni di rilievo ma che oggi sono trasmesse per posta
tradizionale poiché il rapporto tra il costo di uno strumento più efficiente ed il costo del
rischio risulta sfavorevole.
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15. Vantaggi per cittadino/famiglia
Anche il singolo cittadino può essere interessato ad attivare una propria casella di posta
certificata in quanto, come più volte evidenziato, facilita, velocizza e rende meno costosa le
comunicazioni nei confronti della PA, ad esempio per la richiesta di certificati, la
contestazione delle multe, ed in generale la gestione dei rapporti con le aziende erogatrici
servizi (banche, assicurazioni e utilities), si pensi, ad esempio, al caso di contenziosi, invio di
reclami/contestazioni, ecc.
La possibilità inoltre di avere a disposizione, stando nella propria casa o perfino in vacanza,
uno strumento in grado di effettuare e ricevere comunicazioni a valore legale di qualsiasi tipo
con qualunque file digitale allegato consente un notevole livello di indipendenza e libertà di
movimento.
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16. Difetti della PEC
Non è uno standard internazionale, ma è costituita da un insieme di norme e
regolamentazioni italiane.
Nel mondo, compresa l’Italia, esistono altri sistemi in grado di garantire il tracciamento della
consegna, rispondenti alla enunciazione di standard internazionali come ad esempio l’ RFC
3798.
La PEC non effettua la certificazione dei documenti eventualmente allegati al messaggio, se
non in combinazione con un certificato digitale aggiuntivo fornito da terze parti e, quindi
come servizio aggiuntivo.
Nella pratica infatti l’impiego della PEC è stata concepito come quello della raccomandata
tradizionale. Pertanto il sistema firma digitalmente la busta per intero contenente anche
messaggio del mittente, ma non i documenti eventualmente allegati.
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17. Privacy e sicurezza
La norma prevede esplicitamente l’obbligo per il gestore di applicare le procedure atte
a garantire la privacy dei dati personali e la sicurezza della comunicazione.
La normativa italiana stabilisce poi, per i gestori, un’apposita procedura di accreditamento. Un
gestore per erogare il servizio deve prima accreditarsi presso il CNIPA (Centro Nazionale per
l’Informatica nella Pubblica Amministrazione), organo preposto al controllo della PEC. Inoltre
sono imposti vincoli stringenti di carattere organizzativo, tecnico ed economico come l’essere
una Società per Azioni con almeno un milione di euro di capitale sociale interamente versato,
il rispondere a requisiti e certificazioni di qualità a livello dell’organizzazione e dei sistemi
informativi.
Queste limitazioni, se da un lato hanno lo scopo di garantire gli utenti, dall’altro, inducono per
il futuro il rischio potenziale che si crei una politica dei prezzi di cartello o monopolio.
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