Arquivos empresariais publicação

Título:
ARQUIVOS EMPRESARIAIS

Palavras-chave: Arquivos empresariais, gestão de documentos, documentos de arquivos,
gestão da informação.

Title:
ENTERPRISE ARCHIVES

Keywords: Enterprise archives, documents management, archive documents, information
management.

Título:
ESPANHOL

Palabras clave:

Fahima Pinto Rios
Acadêmica da 7ª fase do curso de Biblioteconomia – Habilitação em Gestão da Informação da
Universidade do Estado de Santa Catarina – UDESC.
ENDEREÇO
fahimapr@yahoo.com.br
880

Paula Carina de Araújo
Acadêmica da 7ª fase do curso de Biblioteconomia – Habilitação em Gestão da Informação da
Universidade do Estado de Santa Catarina – UDESC.
Servidão Barbosa Pascoal Costa, 54.
CEP: 88032-301
Monte Verde – Florianópolis-SC
paula.carina@terra.com.br
(48)32386121 / (48)91357538

RESUMO A gestão de documentos em ambientes empresariais tem se tornado uma prática
comum. Para a elaboração deste artigo foi estabelecido como objetivo geral a conceituação de
Arquivo Empresarial, o reconhecimento de suas funções e da tipologia documental, além da
apresentação das dificuldades encontradas pelas organizações para o estabelecimento desse
tipo de arquivo atualmente. A partir de levantamento bibliográfico e do embasamento teórico
proporcionado pela disciplina de Fundamentos em Arquivologia, ministrada pela Profª Maria
Lourdes Blatt Ohira na 4ª fase do curso de Biblioteconomia – Hab. Gestão da Informação da
Universidade do Estado de Santa Catarina –UDESC, foi possível perceber a grande
necessidade de estudo nessa área para o reconhecimento da importância da existência e da
organização do arquivo no cenário empresarial, como instrumento de gestão e de preservação
da memória empresarial.

ABSTRACT A gestão de documentos em ambientes empresariais tem se tornado uma prática

RESUMEN A gestão de documentos em ambientes empresariais tem se tornado uma prática

1 INTRODUÇÃO

Cada vez mais, as organizações vêm se dando conta de que o gerenciamento eficaz da
informação pode fazer a diferença, mas pode-se fazer ainda mais para existir este
reconhecimento na empresa. A informação é arma poderosa nas mãos de quem sabe com ela
lidar, pode trazer qualidade e produtividade ás organizações, além de poder funcionar como
vantagem competitiva de uma empresa. Um arquivo bem estruturado proporciona esta maior
competitividade. Se a gestão da informação e dos documentos for reconhecida como essencial
no ambiente empresarial com certeza muitas vantagens estarão agregadas a estes processos.
Sente-se a necessidade de mais estudos nesta área para o maior reconhecimento do
arquivo empresarial pelas diversas organizações. Portanto, para a realização deste artigo
estabeleceu-se como objetivo principal o reconhecimento do conceito de arquivo empresarial,
de suas principais funções e da tipologia documental existente. Também se pretende
apresentar a situação atual dos arquivos empresariais, quais os principais problemas na
organização deste tipo de arquivo, apontados pelos diversos autores.
Entendendo o arquivo como instrumento de gestão, como suporte à administração da
empresa, muito poderá ser feito. A administração dos arquivos desde a sua primeira fase
facilita e agiliza o trabalho de toda a equipe de trabalho, traz muitos benefícios. Pretende-se
apresentar esse tipo de unidade de informação como essencial para a agilidade operacional da
empresa e para o seu desenvolvimento pleno.

2 CONCEITUAÇÃO

Os arquivos empresariais são locais de armazenamento do acervo documental da
empresa, que envolvem todo um processo material e intelectual capaz de organizar os
documentos, assim proporcionando um suporte a toda a administração e a preservação do
histórico da empresa.
Segundo Sousa (1997 apud CARMO, 2003), os arquivos montados nos setores de
trabalho são acervos arquivísticos constituídos de documentos ativos, semi-ativos e inativos,
misturados a outros passiveis de eliminação e a documentos não orgânicos, que não são
considerados de arquivo e que são produzidos ou recebidos fora do quadro das missões de
uma organização.
Pode-se assim observar a grande importância do arquivo para a empresa, pois se o
arquivo estiver bem organizado e estruturado, o documento necessário para realização de
qualquer atividade será mais facilmente recuperado. Como Belloto (2002 apud PAZIN, 2005)
afirma, “[...] os arquivos devem ser organizados em obediência à competência e as atividades
da instituição ou pessoa legitimamente responsável pela produção, acumulação ou guarda dos
documentos [...]”. Sendo que para organização do arquivo de qualquer instituição pressupõe a
análise de sua estrutura administrativa e das funções dos documentos por ela gerados.
A boa administração e organização do arquivo empresarial, facilitarão o trabalho dos
administradores garantindo a todos uma maior funcionalidade na resolução de problemas
relativos a empresa.
É importante reconhecer as funções do arquivo empresarial, que deve servir de
instrumento principal de controle à ação administrativa de qualquer empresa, seja ela privada
ou pública, guardar e conservar informações visando a sua utilização futura e facilitar o
acesso às informações arquivadas. Se essas funções forem cumpridas a gestão da informação
e de documentos com certeza estará acontecendo de maneira eficaz na organização.

Em se tratando da tipologia documental dos arquivos empresariais, é possível afirmar
que não existem normas para o estabelecimento de tipos de documentos de empresas, a partir
da análise do trabalho de Pazin (2005) pode-se apresentar os seguintes tipos:

• Documentos de constituição são os que dão origem a qualquer instituição e
permitem sua existência enquanto organismo social como
 Contrato Social: acordo entre duas ou mais pessoas que transferem entre
si algum direito ou se sujeitam a alguma obrigação.
 Estatuto: lei orgânica que expressa formalmente os princípios que regem
a organização.
 Regimento: conjunto de normas que regem o funcionamento de uma
instituição.

• Documentos de direção são os documentos produzidos normalmente pela alta
direção, que apresentam a definição de rumos e a trajetória da instituição, tendo
como objetivo o seu crescimento e desenvolvimento.
 Planejamento estratégico: é o processo que leva ao estabelecimento de
um conjunto coordenado de ações, visando a consecução de
determinados objetivos.
 Organograma: representação gráfica de uma organização ou de um
serviço, indicando os arranjos e as inter-relações de suas unidades
constitutivas.
 Políticas e normas: é atribuição da direção das instituições o
estabelecimento de políticas que regulamentem sua atuação e
funcionamento.
 Relatório anual: exposição das atividades de uma administração ou de
uma sociedade. Contribui para a formação de uma imagem positiva da
empresa.
 Relatórios gerenciais: são documentos não-oficiais, produzidos e
utilizados por cada instituição de acordo com suas características de
trabalho e com o sistema de gestão adotado.

• Documentos de reunião são documentos que apresentam os encaminhamentos
e resultados de deliberações para tomada de decisão.
 Edital de convocação: aviso público a mando de autoridade competente
em órgão de imprensa.
 Ata: registro resumido das ocorrências de uma reunião, assembléia ou
sessão.
 Resoluções: são atos emanados de órgão colegiado, registrando decisões
ou ordens no âmbito de sua área de atuação.

• Documentos de gestão de recursos humanos. Pode ser divido em três
atividades:
 Área de administração de pessoal
 Área de saúde e segurança do trabalho
 Área de treinamento e desenvolvimento de pessoas.

• Documentos de comunicação e marketing, conjunto de meios e procedimentos
utilizados pela instituição em sua interação com público.
 Comunicação e circulares;

 Boletim interno ou jornal interno;
 Dossiê de eventos;
 Manual de utilização de marca;
 Folder;
 Clipping.

3 SITUAÇÃO DOS ARQUIVOS NAS EMPRESAS

Nas empresas são produzidos muitos documentos todos os dias, a informação circula
constantemente no ambiente organizacional e para que este processo seja harmonioso, a
gestão da informação é fundamental. Mas infelizmente, na maioria das empresas ainda não há
conscientização de que os documentos também pertencem ao patrimônio empresarial.
Segundo Carmo (2003), a gestão dos arquivos na fase corrente, facilita o trabalho dos
administradores e garante a todos que utilizam as informações, maior rapidez e funcionalidade
na resolução das questões relativas aos deveres e direitos de seus usuários. Ela ainda afirma
que quando há descaso com os arquivos, eles se tornam ineficientes, sem condições de prestar
serviços de qualidade às organizações e à própria sociedade.
Aos poucos, as empresas vêm se dando conta da importância da preservação da
memória empresarial e este é um instrumento eficaz de gestão. O que acontece na maioria das
vezes é que a questão arquivística é reconhecida apenas quando a empresa está comemorando
alguns anos de existência, mas isto precisa ser mudado. Essa conscientização deve acontecer
desde a criação da organização. Segundo Butti (200-), as empresas que se dão conta da
importância do arquivo, estão dispostas a transformá-los em verdadeiras fontes de
informação.
Segundo R&D, um arquivo desorganizado irá:

 Gerar elevados custos de manutenção;
 Gerar uma maior ocupação de espaço;
 Prejudicar a velocidade do trabalho, da tomada de decisão e da pesquisa;
 Aumentar o risco de fuga de informação;
 Será um obstáculo à automatização dos arquivos;
 Inviabilizar o acesso a certificados de qualidade;
 Desmotivar os funcionários;
 Promover a degradação do ambiente físico;
 Será um travão ao desenvolvimento.

Foi elaborada uma tabela, que será apresentada a seguir, com os principais problemas
existentes nos arquivos empresariais aonde a gestão da informação e de documentos não vem
sendo levada em conta. A mesma foi construída a partir do estudo de artigos de quatro autores
que realizaram estudos sobre esse tipo de arquivo. Alguns deles apresentam possíveis
soluções para esses problemas, elas também foram enumeradas.

AUTOR/ANO PROBLEMAS POSSÍVEIS SOLUÇÕES
BERWANGER  Inexistência de uma política  Investimento em recursos
(1994) arquivística; humanos especializados.
 Tratamento técnico  Promoção de mais cursos na
inadequado; área de Arquivologia pelas
 Ineficácia na obtenção de universidades do Brasil.

informação;
 Falta de investimentos na área
documental;
 Falta de recursos humanos
especializados;
 Ausência de critérios de
avaliação;
 Espaço físico impróprio ou
deficiência para a guarda do
acervo;
 Emprego de técnicas obsoletas
no arranjo dos documentos.
CABERO (1997)  O fato do arquivo não ser visto
como fonte de informação
estratégica;
 Falta de recursos humanos
especializados;
 Recursos materiais
insuficientes;
 As funções do arquivo não são
consideradas prioritárias para a
empresa;
 Inexistência de sistemas de
gestão da informação;
 Infraestrutura inadequada do
arquivo;
 Inexistência de automatização
dos processos de gestão
arquivística;
 Aumento constante da massa
documental;
 Ausência de unidades
responsáveis pelos fundos;
 Desconhecimento das
necessidades informativas;
 Não identificação dos fundos
da empresa;
 Ausência de uma política de
planejamento arquivístico
geral;
 Receio em permitir o acesso à
informação;
 A gestão da informação não é
considerada recurso estratégico;
 Visão negativa do serviço
assim como da profissão;
 Ausência de uma teoria
arquivística centrada na gestão
administrativa;
 Desconhecimento da

importância da informação na
tomada de decisões.
 Dotar a empresa de uma infra-
estrutura de informação
condizente com a realidade
atual;
 Guarda sem critérios;
 Conhecer as características dos
 Dificuldades quanto ao uso e
usuários;
conservação das informações;
 Acompanhamento da produção
 Dificuldade no acesso aos
GHANEM E documental;
documentos e informações da
FERNANDES  Tratamento, armazenamento,
empresa no arquivo;
(1999) recuperação e disseminação de
 Acúmulo indiscriminado de
documentos e informações,
documentos;
alocação de recursos
 Instalações do arquivo em local
financeiros;
impróprio.
 Adequação dos equipamentos
às tecnologias modernas;
 Valorização e investimento em
recursos humanos.
 Falta de especialização dos  Formação e contratação de
trabalhadores nos arquivos; pessoal qualificado;
 Falta de percepção política e de  Mudança da mentalidade
metodologias consolidadas; política e social em relação aos
 Armazenamento inadequado de arquivos;
documentos;  Armazenamento correto;
CARMO (2003)  Tecnologia mal administrada;  Gerenciamento de documentos
 Falta ou existência ineficaz do produzidos em meios
protocolo. eletrônicos e o controle do uso
da microfilmagem e da
digitação;
 Correta implementação do
protocolo.

Analisando as indicações de problemas nos arquivos empresariais apontadas pelos
quatro autores é possível perceber que as preocupações são muito parecidas. A falta de
recursos humanos especializados é apontada por três autores, problema muito freqüente e que
é um dos pontos principais para solucionar todos os outros problemas. CABERO (1997) foi o
único a demonstrar preocupação com relação a forma como o arquivo é entendido dentro na
empresa, ele aponta como problema o fato do arquivo não ser visto como fonte de informação
estratégica, o que é muito importante para o desenvolvimento da organização. Ele ainda
salienta a importância da informação na tomada de decisões.
Outro problema muito comum apontado por Berwanger (1994) e Ghanem e Fernandes
(1999) é a ineficácia do acesso à informação e aos documentos neste tipo de arquivo já que a
gestão de documentos e informação não acontece.
Sabe-se que a empresa que não estiver preparada para atender bem seus clientes
poderá ficar a margem do mercado. Para proporcionar um bom serviço a esses clientes,
precisam ser consideradas algumas operações, dentre elas a gestão da informação. Se o fluxo
da informação correr harmoniosamente na empresa e a gestão de documentos realmente
acontecer, esse será um diferencial e contará como ponto positivo para a empresa.

Segundo Maximiano (19--, apud BERWANGER, 1999, p. 16), a informação é
elemento crítico no processo de planejamento, na definição de objetivos e na identificação das
atividades dentro da empresa.
É importante salientar, que para realizar-se uma organização eficaz do arquivo, é
extremamente importante o conhecimento da estrutura e do funcionamento da empresa em
que ele está inserido, a massa documental produzida diariamente e o tipo de documentos
produzidos. Outro ponto que precisa ser observado, é a adequação do arquivo às rotinas da
empresa. O arquivo corrente será procurado diariamente e a classificação utilizada precisa ser
compreensível pelos funcionários, para que o arquivo cumpra realmente a função de guarda e
conservação de informações visando o acesso facilitado.
A partir dessas considerações pode-se dizer que o grau de desenvolvimento de uma
empresa pode ser avaliado pela qualidade de informação disponível, pela forma como essa
informação está organizada e pelo seu fluxo dentro da empresa. A informação hoje é
sinônimo de poder e como afirma Paula (2002), deve ser utilizada como arsenal de combate
mercadológico.

4 CONSIDERAÇÕES FINAIS

Entender a gestão de documentos e da informação como peças chaves dentro da
empresa é essencial para o sucesso de qualquer administração. Aqui foram mostradas as
funções e a importância do arquivo empresarial, foi possível perceber que o mais importante
atualmente é a conscientização dos administradores quanto à importância de um arquivo bem
estruturado na empresa.
A partir da apresentação do quadro demonstrando a opinião dos diversos autores que
realizam estudos nessa área, pode-se dizer que os problemas por eles apontados são muito
parecidos e até mesmo iguais. A maior preocupação é com relação aos recursos humanos que
na maioria das vezes não são especializados. A presença de um arquivista só vem sendo
notada a alguns anos, encontrar alguém com formação na área gerenciando um arquivo dentro
de uma empresa era muito raro, mas felizmente esse quadro vem se alterando.
Entende-se que para o desenvolvimento dos arquivos empresariais, estudos nesta área
são essenciais, além da conscientização das pessoas quanto à importância da informação na
vida de cada um, seja ela num arquivo pessoal, empresarial, em uma biblioteca ou centro de
documentação.

5 REFERÊNCIAS

BARRETO, MÔNICA VALÉRIO; UNIVERSIDADE DO ESTADO DE SANTA
CATARINA.. Implantação do arquivo da empresa ETS - Energia, transporte e
saneamento: um estudo de caso. 2004. Monografia (Graduação) - Universidade do Estado de
Santa Catarina, Curso de Biblioteconomia.

BERWANGER, ANA Regina. Arquivos empresariais: In: Encontro catarinense de
arquivos, 6, 1994. Blumenau . Anais...Blumenau : Associação de amigos do arquivo público
do estado de Santa Catarina, 1994, p. 16-17.

BUTTI, Irene Maria Escobar. Arquivos de empresas: memória empresarial, diferencial para o
novo milênio. Biblion Consultoria. São Paulo, [200-]. Disponível em:
http://www.biblionconsultoria.com.br> . Acesso em: 10 out. 2005.

CABERO,Manuela Moro. El archivo da empresa: um recurso a considerar desde la
perspectiva TQM (Total Quality Management). Revista general de información y
documentación. Madrid, v.7, n.2, p.257-275, 1997.

CARMO, Ana Lúcia da Silva do. A situação dos “arquivos montados no s setores de
trabalho”: principais problemas e possíveis soluções. Cenário Arquivístico. Brasília, v.2, n.1,
p.46-51, jan./jun.2003.

GHANEM, Valéria Gouvêa ; FERNANDES, Leonita. Organização do arquivo da Assessoria
Jurídica das empresas Potobello. In: Encontro catarinense de arquivos, 7, 1996. Florianópolis.
Anais...Florianópolis : Associação de amigos do arquivo público do estado de Santa Catarina,
1996. p. 172-177.

LOPES, Uberdan dos Santos. Arquivos e organização da gestão documental. Ver. ACB:
Biblioteconomia em Santa Catarina. Florianópolis, v.8/9, p.113-122, 2003/2004.

PAULA, Rosália Paraíso Matta de. GIRI - Gestão integrada de recursos informacionais e
conhecimento empresarial: relato de uma experiência de 16 anos de aplicação no mercado
brasileiro. In: Congresso Internacional de arquivos, bibliotecas, centros de documentação
e museus, 1, 2002. São Paulo. Anais...São Paulo : [s.n].2002.p.367-375.

PAZIN, Márcia. Arquivos de empresas: tipologia documental. São Paulo: Associação de
arquivistas de São Paulo,2005.

R&D: gestão e manutenção de arquivos, consultoria. Arte Numérica: serviços informáticos.
Portugal, [s.d.]. Disponível em: www.artenumerica.com/partners/rd . Acesso em: 15 out.
2005.

RONCAGLIO, Cynthia ; SZVARÇA, Décio Roberto ; BOJANOSKI, Silvana de Fátima.
Arquivos, gestão de documentos e informação. Encontros Bibli: revista eletrônica de
biblioteconomia e ciência da informação. Florianópolis, n. esp., p. 1-13, 2004.

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