1. UNIVERSIDAD TÉCNICA DE AMBATO
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ORGANIZACIÓN DE EMPRESAS
EL DIAGRAMA DE GANTT EN LA AUDITORIA
ADMINISTRATIVA
PAUL TOSCANO
DECIMO “A” O.E.
Ing. Luis Quisimalin
2011
2. INTRODUCCIÓN
El diagrama de GANTT es una herramienta que le permite al usuario modelar la
planificación de las tareas necesarias para la realización de un proyecto. Esta
herramienta fue inventada por Henry L. Gantt en 1917.
La ejecución de un proyecto cualquiera, es una actividad compleja, que requiere de
un acabado estudio previo para que su desarrollo sea exitoso. Lo impredecible de
este recurso hace que sea difícil pronosticar resultados. Sin embargo, un estudio
acucioso previo a la ejecución de las actividades, reduce considerablemente esta
incertidumbre, y uno de los elementos fundamentales de este estudio, es la
Planificación y Programación de actividades.
Dentro de las diferentes técnicas de Planificación existentes, el de la Carta Gantt, es
el más ampliamente conocido en diferentes niveles de organización y en diferentes
tipos de proyectos. Su adaptabilidad y sus diferentes grados de desagregación
(según requerimientos específicos), hacen que este método sea ampliamente
utilizado.
En el presente trabajo, se presentará y analizará el método Gantt, para luego poder
determinar sus aplicaciones, sus ventajas y sus desventajas. Así, en el futuro, se
podrá determinar que método es el más apropiado para una obra determinada..
En el año de 1935, James O. McKinsey, en el seno de la American Economic
Association sentó las bases para lo que él llamó "auditoría administrativa", la cual,
en sus palabras, consistía en "una evaluación de una empresa en todos sus aspectos,
a la luz de su ambiente presente y futuro probable."
Más adelante, en 1953, George R. Terry, en Principios de Administración, señala
que "La confrontación periódica de la planeación, organización, ejecución y control
administrativos de una compañía, con lo que podría llamar el prototipo de una
operación de éxito, es el significado esencial de la auditoría administrativa."
3. OBJETIVO GENERAL
Permitir que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que
la organización pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en
oportunidades de mejora.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Realizar una verificación, evaluación y promover el cumplimiento y apego
al correcto funcionamiento de las fases del proceso administrativo.
Proporcionar un análisis, recomendaciones, e información concerniente a
las actividades revisadas.
Planificar las actividades del proyecto.
Determinar la trayectoria o ruta crítica.
Dar una base para programar cuando se deben realizar las distintas tareas
4. Los cronogramas de barras o “gráficos de Gantt” fueron concebidos por el
ingeniero norteamericano Henry L. Gantt, uno de los precursores de la ingeniería
industrial contemporánea de Taylor. Gantt procuro resolver el problema de la
programación de actividades, es decir, su distribución conforme a un calendario, de
manera tal que se pudiese visualizar el periodo de duración de cada actividad, sus
fechas de iniciación y terminación e igualmente el tiempo total requerido para la
ejecución de un trabajo. El instrumento que desarrolló permite también que se siga
el curso de cada actividad, al proporcionar información del porcentaje ejecutado de
cada una de ellas, así como el grado de adelanto o atraso con respecto al plazo
previsto.
En el eje Horizontal: un calendario, o escala de tiempo definido en términos de la
unidad más adecuada al trabajo que se va a ejecutar: hora, día, semana, mes, etc.
En el eje Vertical: Las actividades que constituyen el trabajo a ejecutar. A cada
actividad se hace corresponder una línea horizontal cuya longitud es proporcional a
su duración en la cual la medición efectúa con relación a la escala definida en el eje
horizontal conforme se ilustra.
La administración de proyectos es el proceso de planear, organizar y administrar
tareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con
delimitaciones de tiempo, recursos o costo. Un plan de proyecto puede ser sencillo,
por ejemplo, una lista de tareas y sus fechas de comienzo y fin escritas en un bloc
de notas. O puede ser complejo, por ejemplo, miles de tareas y recursos, y un
presupuesto del proyecto de millones de bolívares.
La mayoría de los proyectos comparten actividades comunes, como la división del
proyecto en tareas de fácil manejo, la programación de las tareas, la comunicación
entre los miembros del equipo y el seguimiento de las tareas a medida que progresa
el trabajo. Además, todos los proyectos constan de tres fases principales:
1. Crear el plan
2. Administrar y realizar un seguimiento del proyecto
3. Cerrar el proyecto
5. El gráfico de Gantt se presta para la programación de actividades de la más grandes
especie, desde la decoración de una casa hasta la construcción de una nave. Desde
su creación ha sido un instrumento sumamente adaptable y de uso universal, dada
su fácil construcción.
En el desarrollo de un proyecto es común que se disponga de recursos limitados
para la ejecución de actividades. El gráfico de Gantt permite identificar la actividad
en que se estará utilizando cada uno de los recursos y la duración de esa utilización,
de tal modo que puedan evitarse periodos ociosos innecesarios y se dé también al
administrador una visión completa de la utilización de los recursos que se
encuentran bajo su supervisión.
Gráfico de Gantt para seguir la marcha de las actividades:
En este tipo de gráfico se usa el eje vertical para representar actividades, en tanto
que los recursos aplicados a cada uno indican, por medio de claves, sobre la línea
que representan la duración de la actividad. Consiste, por lo tanto, en una inversión
del caso anterior. El eje horizontal permanece como registro de escala de tiempo.
La ventaja principal del gráfico de Gantt radica en que su trazado requiere un nivel
mínimo de planificación, es decir, es necesario que haya un plan que ha de
representarse en forma de gráfico. La técnica descrita representa y al mismo tiempo
ayuda a la elaboración del plan de trabajo.
Los gráficos de Gantt se revelan muy eficaces en las etapas iniciales de la
planificación. Sin embargo, después de iniciada la ejecución de la actividad y
cuando comienza a efectuarse modificaciones, el gráfico tiende a volverse confuso.
Por eso se utiliza mucho la representación gráfica del plan, en tanto que los ajustes
(replanificación) requieren por lo general de la formulación de un nuevo gráfico.
Para superar esa deficiencia se crearon dispositivos mecánicos, tales como cuadros
magnéticos, fichas, cuerdas, etc., que permite una mayor flexibilidad en las
actualizaciones. Aún en términos de planificación, existe todavía una limitación
bastante grande en lo que se refiere a la representación de planes de cierta
complejidad. El Gráfico de Gantt no ofrece condiciones para el análisis de
opciones, ni toma en cuenta factores como el costo.
6. CONCLUSIONES
Se puede concluir que el método de planificación y programación de Carta Gantt es
útil en la medida que se emplee correctamente y se le pueda sacar el máximo
provecho. El nivel de detalle y nivel de control, lo entrega el desglose de actividades
y la distribución del tiempo, es decir, si la programación es mensual, el control se
hace muy difícil, no así si el programa es diario, de esta forma se mantiene un
control mucho mayor. Así mismo, la distribución del tiempo dependerá de la
duración del proyecto.
RECOMENDACIONES
Las modificaciones ayudan a realizar una programación más realista, se puede
trabajar en una actividad mientras se está haciendo una que la precede. El método
Carta Gantt es flexible, actualmente permite la programación rítmica, lineal,
repetitiva, entre otras, del mismo modo en que se pueden combinar todos estos
métodos de Planificación y Programación.
9. INFORME DE LOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Ambato, 31 de diciembre del 2011
A los accionistas
DISATO CIA. LTDA.
Hemos examinado el estado de situación financiera de la Empresa DISATO CÍA.
LTDA., al 31 de diciembre del 2010, y el correspondiente Estado de Resultados, de
variación en el capital contable y de cambios en la situación financiera que le son
relativos por el año terminado en esa fecha. Dichos estados financieros son de
responsabilidad de la Administración de DISATO CÍA LTDA.
El examen fue realizado de acuerdo con las normas de auditoria generalmente
aceptados, las cuales requiere que al auditoria sea planeada y realizada de tal manera
que permita obtener una seguridad razonable de que los estados financieros no
contienen errores importantes y de que están preparados de acuerdo con los principios
de contabilidad generalmente aceptados. La auditoría consiste en el examen, con base
en pruebas selectivas, de la evidencia que soporte las cifras y revelaciones de los
estados financieros; asimismo, incluye la evaluación de los principios de contabilidad
utilizados, de las estimaciones significativas efectuadas por la administración y de la
presentación de los estados financieros tomados en su conjunto.
El examen no cuenta con los estados financieros e información contable necesaria por
lo que no pude cerciorarme de su razonabilidad.
Debido a la limitación del alcance de mi trabajo, que se menciona en el párrafo anterior,
y en vista de la importancia de los efectos que pudiera tener la depuración integral de las
cuentas examinadas, me abstengo de expresar una opción sobre los estados financieros
de DISATO CÍA. LTDA., al 31 de diciembre del 2010 y por el año terminado en esa
fecha, considerados en su conjunto.
Atentamente,
C. P. A. María Fernanda Moreno
CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO
Lic. Profesional FNCE No 1577
Reg. de Auditor Externo No CR-SCEL
