Este documento establece los procedimientos para la selección, evaluación y reevaluación de proveedores de ABB en Chile. Describe los pasos para seleccionar nuevos proveedores, evaluar proveedores existentes anualmente basado en criterios como calidad, plazo de entrega y precio, y clasificarlos como calificados, calificados con reserva o descalificados. También cubre el proceso de reevaluación para mejorar continuamente el desempeño de los proveedores.
2. Titulo:
SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACION
9PECL-PA-001
DE PROVEEDORES
INDICE
1
INTRODUCCION ....................................................................................................................... 3
1.1
DESCRIPCION ...................................................................................................................... 3
1.2
OBJETIVO ……….................................................................................................................. 3
1.3
ALCANCE ............................................................................................................................. 3
1.4
DEFINICIONES....................................................................................................................... 3
1.5
RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES ......................................................................... 3
2
IMPORTANCIA ............................................................................................................................ 4
3
SELECCIÓN DE PROVEEDORES ............................................................................................. 4
4
EVALUACIÓN DE PROVEEDORES............................................................................................ 4
5
CERTIFICACION DE PROVEEDORES....................................................................................... 5-6
6
REEVALUACION DE PROVEEDORES........................................................................................ 7
7
ANEXO (Carta Proceso de Selección) ...................................................................................;..... 8
8
CONCLUSION............................................................................................................................... 9
Mexicali BC. 15 de Noviembre de 2013
3. Titulo:
SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACION
9PECL-PA-001
DE PROVEEDORES
1.1 DESCRIPCION (ABB)
ABB ha tenido una rápida transición desde su formación, hace algunos años como una compañía
enfocada principalmente a la generación y distribución de energía hasta convertirse en el líder
mundial como proveedor de sistemas de automatización de procesos, robótica industrial, transmisión
y distribución de energía.
1.2 OBJETIVO
Establecer el método de selección, evaluación y mantención de proveedores basado en su capacidad
de atender los requerimientos de compra de ABB S.A. Chile (en adelante ABB), entendiéndose como
tal, el conjunto de acciones, procesos y procedimientos sistemáticos que apunten a elaborar y poner
en marcha un programa de fortalecimiento y transparencia de la relación de ABB con sus proveedores.
1.3 ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los proveedores externos de materiales, productos y servicios,
definidos como Críticos por las áreas de negocio, que se integran en las prestaciones de ABB.
No se aplica para proveedores ABB.
1.4 DEFINICION DE PROVEEDORES
• Proveedor: Es la persona natural o jurídica, que cumple con las exigencias establecidas por
ABB para prestar servicios o entregar suministros.
• Proveedor de Productos o Suministros: persona natural o jurídica que, luego de un proceso
de Cotización o Licitación, entrega como resultado final un Producto a ABB.
• Proveedor de Servicios o Contratista: persona natural o jurídica que, luego de un proceso de
Cotización o Licitación, entrega como resultado final un Servicio a ABB.
• Proveedores Críticos: Corresponde a aquellos proveedores cuyo producto o servicio tienen
gran impacto en la realización del servicio o producto final de ABB. La falta, omisión, retraso o
falla del producto o servicio imposibilita la Prestación del servicio ofrecido por ABB afectando
directamente la calidad e imagen de la empresa.
• Proveedores No Críticos: Corresponde a aquellos proveedores cuyo producto o servicio no
tienen gran impacto en la realización del servicio o producto final de ABB. No representa un
mayor impacto o relevancia para la ejecución o cumplimiento de las funciones propias de la
Organización, Negocio y la entrega del servicio en si mismo
1.5 RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
•
Gerente Corporativo de Adquisiciones y Logística: Tendrá la responsabilidad de dar
cumplimiento a este procedimiento en la organización y su gestión.
•
Buyer: Tendrá la responsabilidad de llevar la relación comercial entre ABB y sus proveedores
y conocer este procedimiento.
•
Jefe de Área, Project Manager, Site Manager o Encargado de Contrato: será el
responsable de entregar la evaluación de proveedores y contratistas,
completa y
oportunamente.
•
Comité de Evaluación de Proveedores: compuesto por un representante de cada área de la
organización ABB que realiza evaluación de proveedores, junto al área de Calidad y
Adquisiciones. Su función es acordar en última instancia las acciones que tendrán que
ejecutar respecto al cierre del Proceso.
4. Titulo:
SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACION
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DE PROVEEDORES
2. IMPORTANCIA
El presente documento establece la metodología mediante la cual ABB selecciona, evalúa y reevalúa
a sus proveedores de productos y/o servicios críticos, informa sus resultados y apoya la toma de
decisiones
que permitan la mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad (en adelante SGC)
de la empresa ABB Chile.
3. SELECCIÓN DE PROVEEDORES
Entenderemos como proceso de selección de proveedores, según el espíritu de la Norma, a la etapa
previa al inicio del proceso de compra, mediante la cual se logra la validación o aprobación de algunos
proveedores, que tienen las competencias para satisfacer adecuadamente las necesidades de ABB y
sus clientes finales y pueden pertenecer al Registro de Proveedores de ABB.
Por lo tanto el proveedor que desee trabajar con ABB e ingresar la Registro de proveedores debe
proporcionar la información indicada en el procedimiento 9PECL-PA-003 Inscripción y Acreditación de
Proveedores.
4. EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
Entenderemos como proceso de evaluación de proveedores, al seguimiento del comportamiento en el
tiempo de nuestros proveedores críticos, conforme al cumplimiento de los criterios de evaluación, a
todo proveedor con Orden de Compra y/o Contrato efectivo en el periodo de evaluación, La evaluación
se diferencia en los criterios a evaluar para el caso de productos o servicios, y en ambos casos el
proceso se realizara anualmente (año vencido, comenzando el primer trimestre). (Ver Anexo A, para
clasificación de Proveedores según naturaleza del requerimiento).
Las evaluaciones realizadas a los proveedores, consideran criterios específicos como calidad, precio,
tiempo de respuesta, etc. Estos criterios se evalúan en una escala de 1 a 5, donde el 5 es el máximo
posible y 1 el menor valor posible, como ejemplo se presenta la siguiente descripción general:
Puntaje Obtenido
Descripción(*)
5 Puntos
Aprobación Plena del Criterio según descripción
4 Puntos
Aprobación Simple del Criterio según descripción
3 Puntos
Indecisión o Indiferencia del Criterio según descripción
2 Puntos
Desaprobación Simple del Criterio según descripción
1 Punto
Desaprobación Plena del Criterio según descripción
(*) Ver descripción particular y puntajes para cada criterio
La evaluación resulta de la información ingresada por el area usuaria, al sistema de evaluación , para
cada producto critico con Orden de Compra emitida o Contrato Vigente, y una vez que la recepción de
un producto se haya realizado. Los criterios, su definición y la escala de puntaje, para el caso de
proveedores de Bienes y/o Productos son los siguientes:
5. Titulo:
SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACION
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DE PROVEEDORES
Criterio
Descripción Genérica Criterio
Recomendación
Se refiere a la respuesta eficiente
Menor a 1 día - 5 Puntos
• Aceptación inmediata de su interés en
(Tiempo de atención en días
Entre 1 y 2 días - 4 Puntos
cotizar e indicar fecha en que enviará
hábiles) por parte del proveedor
Entre 3 y 5 días -3 Puntos
cotización (1 día)
ante cualquier inquietud,
Entre 5 y 10 días -2 Puntos
cotización y/o solicitud realizada
1.Cotización
Puntaje
Mayor de 10 días - 1 Puntos
• Cumplir con fecha comprometida para
cotizar
por la Organización, con
• Utilizar formatos que se enviar para cotizar
respecto al producto que se
• Entregar Asesoria al comprador sobre la
quiera adquirir.
2. Calidad
definición del producto por entregar.
• Corregir
documento técnicos o planos entendiendo
Satisface Medianamente la
que son parte de su oferta.
los requisitos descritos en las
calidad - 4 Puntos
especificaciones de la compra,
Satisface Regularmente la calidad
instrucciones sin observaciones o
incluyendo el tiempo efectivo de
-3 Puntos
correcciones pendiente en las fechas
garantía de la adquisición
Presenta Baja calidad - 2 Puntos
acordadas o establecidas en la PO.
realizada.
No Satisface la calidad - 1 Puntos
• Entregar una atención post venta
Este criterio se refiere al periodo
Entre 0 y 2 días - 5 Puntos
• Entregar aceptación de la PO al recibirla y
de tiempo entre la notificación al
Entre 3 y 4 días - 4 Puntos
proveedor de la aceptación de
Entre 5 y 6 días - 3 Puntos
oferta o medio para la
Entre 7 y 8 días - 3 Puntos
confirmación de la compra y la
de
Puntos
su competencia para cumplir con
Entrega
Satisface Totalmente la calidad - 5
desempeño real de los mismos y
3.Plazo
Este criterio esta definido por el
Sobre 9 días -1 Puntos
llegada del producto, insumo,
cualquier
observación
en
• Entrega final de protocolos, planos e
aceptar en forma total o con observaciones
de inmediato.
• Cumplir con fechas de inspecciones en
Fábrica acordadas o establecidas en la PO.
• Cumplir con fechas de entrega de Producto
material a las instalaciones de
acordadas o establecidas en la PO.
ABB.
4.Seriedad
Este criterio indica el nivel de
Satisface Totalmente los plazos y
cumplimiento de los plazos y
acuerdos - 5 Puntos
acuerdos establecidos en la
Satisface Medianamente los
oferta y/o cotización.
plazos y acuerdos - 4 Puntos
Satisface Regularmente los plazos
• Entregar información Técnica, protocolos y
Planos en forma oportuna y en formatos
solicitados e indicados en PO
• Respetar las normas de seguridad de ABB
cuando tenga que visitar faenas.
y acuerdos - 3 Puntos
Baja Desempeño en los plazos y
acuerdos - 2 Puntos
No Satisface los plazos y
acuerdos - 1 Puntos
5.Precio
• Respetar el precio entregado en su oferta y
Este criterio se refiere al valor en
Bajo el promedio (Descuento
pesos del producto adquirido.
sobre un 5%) - 5 Puntos
comprometido al aceptar la PO, sin exigir
Bajo el promedio (hasta un 5%
modificaciones al tener que corregir o
Descuento) - 4 Puntos
mejorar el producto para cumplir con lo
Precios iguales al mercado - 3
especificado
Puntos
Precios sobre el promedio (hasta
un 5% más) - 2 Puntos
Precios sobre el promedio (sobre
un 5% más) - 1 Puntos
6. Titulo:
SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACION
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DE PROVEEDORES
5. Certificación de Proveedores
La escala de calificación final del desempeño es única para todos los proveedores, siendo
independiente si es de producto o servicio, y se realiza sobre la base de una escala continua de 0 a
100 %, obtenido de los puntajes ponderados (Ver Anexo D) de las evaluaciones parciales del periodo
evaluado. Puntaje Máximo de evaluación corresponde al 100%, quedando Clasificados como sigue:
Calificación de
Plan de Acción
Condición
Desempeño (%)
Mayor o Igual a 70%
Mayor o Igual a 50% y
Menor que 70%
Se aconseja mantener como proveedor.
“CALIFICADO”.
Se aconseja condicionar su permanencia en el Registro de
“CALIFICADO CON
proveedores, a la espera de las mejoras en su desempeño en un
RESERVA”.
periodo no mayor a 6 meses (Debe presentar plan de mejora)
Menor que 50 %
Se aconseja que no sea Considerado como proveedor, ya que no
“DESCALIFICADO”.
cumple con los requerimientos establecidos por la empresa para
el bien o servicio a solicitar; lo anterior no excluye la posibilidad de
poder utilizar sus servicios posteriormente. (Debe presentar plan
de mejora, para reevaluación).
Los proveedores que a la fecha de entrada en vigencia del presente Procedimiento, estuvieren
incorporados en los registros de proveedores de la empresa y con un proceso de evaluación realizado
y no gestionado, serán homologados a la escala de “Calificación de Desempeño” indicada, y entraran
en el siguiente proceso de evaluación en un plazo no mayor a 12 meses desde su publicación.
Los antecedentes de las selecciones, evaluaciones y reevaluaciones de los proveedores, serán
analizados por el Comité de Evaluación de Proveedores Anualmente.
•
Los proveedores con un desempeño superior a 70%, serán notificados de su condición de
“CALIFICADO”, a través de la pagina Web de ABB (www.abb.cl)
•
Los proveedores con un desempeño menor a 70% y Mayor o igual a 50%, serán notificados
de su condición de “CALIFICADO CON RESERVA”, y deberán presentar un plan de acción de
mejora para enfrentar las debilidades detectadas, el cual deberá presentar dentro de los 10
días hábiles, posteriores a la solicitud. El Plan se deberá desarrollar en los tres meses
posteriores de su entrega, este proveedor podrá seguir prestando servicio o productos a ABB
y entrará al siguiente proceso de evaluación de proveedores.
•
Los proveedores con un desempeño menor a 50%, serán notificados de su condición de
“DESCALIFICADO” y no podrán continuar brindando servicios o productos, por el tiempo de
suspensión o plazo de eliminación indicado en el reglamento de Proveedores o en su defecto
el acordado por el Comité de Evaluación de Proveedores. Al término de la suspensión o plazo
de eliminación el proveedor podrá seguir prestando servicios o productos a ABB, previa
incorporación al sistema, según el proceso de selección de ABB.
7. Titulo:
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DE PROVEEDORES
6. REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES
Entenderemos como proceso de reevaluación de proveedores, al seguimiento posterior a la etapa de
evaluación de proveedores, mejorando continuamente la prestación de los servicios de nuestros
proveedores, en este sentido, el sistema de Evaluación de Proveedores, estará abierto, para que el
área usuaria pueda ingresar nuevas evaluaciones del proveedor Critico, como ellos convengan, a los
servicios y/o productos que se repitan en el tiempo o tengan entregas parciales, permitiendo la mejora
del desempeño del Proveedor.
8. Titulo:
SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACION
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DE PROVEEDORES
Carta Tipo para proceso de selección
Santiago, xx de xxxx de 20xx
Señores Nombre del proveedor
Presente
De nuestra consideración:
Como es de vuestro conocimiento, nuestra empresa se encuentra certificada bajo la norma ISO
9001:2008. De acuerdo a ello, el sistema Integrado de gestión de calidad requiere el registro y
cumplimiento del proceso de Selección, Evaluación y Reevaluación de Proveedores. Nos corresponde
informar ustedes acerca de los mecanismos dispuestos por nuestra empresa para tal efecto (Ver
Adjunto)
En este sentido, vuestra empresa ha participado en el proceso de selección de proveedores, para
acreditar su competencia en la satisfacción de las necesidades de ABB. Para dar cumplimiento a lo
anterior usted nos proporciono información de interés y completo las actividades indicadas en el
documento “Acreditación de Proveedores” publicada en nuestra página Web.
La evaluación realizada considera entre otros aspectos, vuestra capacidad para suministrar productos
y servicios de acuerdo con los requisitos de la ABB, como también aspectos Legales, Financieros,
Tributarios, Experiencia Laboral y Técnica, Seguridad y Gestión de Calidad.
Hacemos presente que es la primera vez que vuestra empresa participa en este proceso de selección
de proveedores.
Dejamos constancia que de acuerdo al sistema de evaluación su empresa obtuvo una calificación
equivalente a XXXX % de cumplimiento, por lo tanto: NOMBRE PROVEEDOR Se encuentra en
calidad de Proveedor xx (Calificado, Calificado con Reserva, Descalificado), habilitado como
proveedor de Nombre del Servicio/Material MDF Crítico.
Sin otro particular, saluda atentamente a usted
XXX
Gestión de Proveedores
Supplier Relationship Management
9. Titulo:
SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACION
9PECL-PA-001
DE PROVEEDORES
8.CONCLUSIONES
• El manejo de la selección y evaluación de proveedores es un proceso importante
dentro de las organizaciones ya que lo utilizan para obtener mayor competitividad y
calidad en sus productos o servicios; al mismo tiempo les permite a estas reducir la
incertidumbre al momento de tomar una decisión y gestionar una compra.
• Los criterios en que se basan las organizaciones tanto para la selección como para
la evaluación de los proveedores como la calidad, servicio al cliente, tiempo de
respuesta, precios, entre otros, deben ser valorados según el orden de importancia y
de acuerdo al giro de la organización.
• Una correcta evaluación de los proveedores le permite a la organización conocer
cuales proveedores se encuentran mejor posicionados, cuales satisfacen todos los
requerimientos solicitados por la misma, de esta forma se tomará la decisión de
seguir o no trabajando con ellos.
• La importancia de la evaluación de proveedores ha crecido frente al reconocimiento
de que las organizaciones logran mejores desempeños enfocándose en el núcleo de
su negocio mientras trabajan con un enfoque hacia sus proveedores que potencia
relaciones estrechamente beneficiosas
para ambos.
