1. Bab 3 – Dokumen Perniagaan
Pengenalan
• Dokumen perniagaan merupakan satu bahan bercetak atau
bertulis yang menerangkan tentang urus niaga.
• Terdapat tiga peringkat penggunaan dokumen dalam urus
niaga, iaitu sebelum, semasa dan selepas.
Disediakan oleh: Ooi Chia P’ng

2. 3.1 Kepentingan dokumen
• Dokumen perniagaan merupakan keterangan atau catatan bertulis
yang sah tentang urus niaga yang berlaku.
Kepentingan dokumen:
• Memberikan maklumat tentang barang yang diniagakan
• Menjadi bukti setiap urus niaga yang dijalankan
• Mengesahkan penghantaran, penerimaan dan pembayaran
• Menjadi sumber maklumat kepada peniaga
3.1.1 Kepentingan menyimpan dokumen
• membolehkan rujukan dibuat dengan cepat dan mudah
• menjamin keselamatan dokumen
• mengelakkan risiko kerosakan dan kehilangan dokumen

3. 3.1.2 Cara menyimpan dokumen
• Dokumen boleh disimpan secara manual atau elektronik
• Penyimpanan secara manual adalah menggunakan fail dan
buku rekod
• Kaedah failan:
(a) menegak
(b) bersisi
(c) melintang
• Penyimpanan secara elektronik disimpan di dalam komputer,
cakera padat, cakera liut dan pendrive
• Kelebihan menyimpan secara elektronik:
(a) dapat menyimpan banyak maklumat
(b) menjimatkan ruang
(c) menjimatkan penggunaan kertas
(d) maklumat dapat dirujuk dengan mudah dan cepat

4. 3.2 Jenis Dokumen
Dokumen perniagaan dapat dibahagikan kepada tiga peringkat:
(a) Sebelum urus niaga
(i) surat tanya
(ii) katalog / senarai harga / sebut harga
(b) Semasa urus niaga
(i) borang pesanan
(ii) nota serahan
(iii) invois
(iv) nota debit
(v) nota kredit
(c) Selepas urus niaga
(i) resit
(ii) penyata akaun

5. 3.2.1 Surat tanya
• Surat tanya dikirimkan oleh peniaga kepada pembekal
• Peniaga akan bertanya tentang perkara-perkara tentang:
(a) Jenis barang dan kuantiti barang yang dikehendaki
(b) Harga barang dan syarat pembayaran
(c) Syarat serahan dan pembayaran
(d) Tarikh serahan

6. 3.2.2 Katalog / Senarai harga / Sebut harga
• Katalog ialah dokumen bercetak yang mempunyai gambar
dan maklumat barang
• Katalog tidak menyatakan harga barang untuk mengelakkan
percetakan semula katalog apabila harga barang berubah
• Sebut harga ialah dokumen yang menyenaraikan harga barang
yang diminta oleh peniaga
• Kandungan sebut harga:
(a) jenis barang
(b) jenama barang
(c) harga barang
(d) kadar diskaun niaga dan diskaun tunai

7. 3.2.3 Borang pesanan
• Setelah meneliti dengan sebut harga, pembeli boleh membuat
pesanan melalui surat rasmi atau borang pesanan daripada
pembekal yang terbaik
• Borang pesanan merupakan dokumen yang merekod butir
barang yang dipesan oleh pembeli
• Kandungan borang pesanan:
(a) tarikh, nombor rujukan barang, sebut harga serta nombor
pesanan
(b) harga, jenis, jenama, dan kuantiti barang
(c) syarat serahan dan pembayaran
(d) kadar diskaun niaga dan diskaun tunai

8. 3.2.4 Nota serahan
• Nota serahan dihantar oleh pembekal kepada peniaga bersama-sama
barang yang dipesan
• Tujuannya adalah untuk memudahkan peniaga memeriksa
barang yang diterimanya
• Harga barang tidak dicatatkan di dalam nota serahan
• Setelah peniaga berpuas hati dan menyemak barang, peniaga
akan menandatangani nota serahan tersebut sebagai akaun
penerimaan.

9. 3.2.5 Invois
• Invois dihantar oleh pembekal kepada peniaga menunjukkan
barang-barang yang dibeli secara kredit dan jumlah yang perlu
dibayar
• Invois dikirim kepada peniaga selepas barang yang dipesan
diterima
• Invois disedia dalam tiga salinan. Satu salinan dihantar kepada
peniaga dan dua lagi salinan disimpan oleh pembekal
• Kandungan invois:
(a) nama dan alamat pembekal dan peniaga
(b) nombor pesanan, nombor invois dan tarikh
(c) keterangan jenis barang, kuantiti dan harga
(d) syarat bayaran, syarat serahan dan diskaun
(e) K. & K. di K.
 bermaksud Kesilapan dan Ketinggalan, Dikecualikan
 bermakna penyedia invois berhak membetulkan kesalahan
atau kesilapan catatan yang terdapat dalam invois

10. 3.2.6 Nota debit
• Nota debit dihantar oleh pembekal kepada peniaga untuk
memberitahu bahawa akaunnya telah didebit bagi
menambahkan hutangnya.
• Nota debit dikeluarkan apabila:
(a) peniaga dikenakan caj untuk bekas-bekas kosong
(b) peniaga dikenakan harga yang lebih rendah daripada
yang sepatutnya.
(c) bayaran pengangkutan tidak dicatatkan
(d) barang dihantar tetapi tidak dicatatkan dalam invois

11. 3.2.7 Nota kredit
• Nota kredit dihantar oleh pembekal kepada peniaga bagi
menunjukkan jumlah yang belum dijelas oleh peniaga.
• Nota kredit dikeluarkan apabila:
(a) pulangkan barang
(b) diberi diskaun komisen atau elaun
(c) kesilapan pengiraan
(d) pulangkan bekas kosong yang telah dikenakan bayaran

12. 3.2.8 Penyata akaun
• Penyata akaun dihantar oleh pembekal kepada peniaga pada
akhir bulan dan merupakan ringkasan urus niaga pada bulan
lepas
• Penyata akaun penting kerana peniaga dapat menyemak urus
niaga dalam bukunya dan sebagai ingatan jumlah yang sudah
dibayar atau belum dibayar
• Maklumat yang terkandung:
(a) Nama dan alamat pembekal dan peniaga
(b) Nombor dan tarikh
(c) Tarikh dan jumlah jualan, bayaran & pulangan dibuat
(d) Baki hutang pada akhir bulan jika ada

13. 3.2.9 Resit
• Resit dikeluarkan oleh pembekal untuk membuktikan
penerimaan bayaran daripada pembeli
• Kandungan resit:
(a) nama dan alamat peniaga dan nombor resit
(b) nama pelanggan atau pembayar
(c) jumlah, tarikh dan tujuan
(d) nombor cek ( jika dibayar dengan cek )
(e) tandatangan penerima wang
3.2.10 Bil tunai
• Bil tunai digunakan dalam urus niaga tunai sahaja iaitu
sebagai bukti pembayaran kepada pembeli
• Kandungan bil tunai:
- nama penjual, jenis & kod barang, kuantiti & harga
barang, jumlah bayaran dan tarikh belian

14. 3.3 Maklumat penting dalam Dokumen
3.3.1 Mengenal pasti maklumat penting dalam dokumen
• Maklumat penting dalam dokumen terdiri daripada syarat
serahan, syarat bayaran dan diskaun niaga
• Syarat serahan: (a) syarat masa serahan
(b) syarat bayaran angkutan
Syarat masa serahan
(a) Serahan sedia Barang sedia di dalam stok pembekal &
boleh diserah kepada pembeli apabila
pesanan diterima
(b) Serahan segera Barang boleh diserah dalam beberapa hari
(c) Serahan hadapan
/ tertunda
Penyerahan akan dibuat pada suatu tarikh
yg diberi atau ditetapkan

15. Syarat Bayaran Angkutan
(a) Angkutan Dibayar
( Ang. Dib. )
Kos angkutan termasuk dalam harga
barang
(b) Angkutan hadapan
( Ang. Had. )
Kos angkutan tidak termasuk dalam
harga barang
(c) Percuma ke dlm
kapal ( P. ke D. K. )
Pembekal akan membayar semua
perbelanjaan sehingga barang
dimuatkan ke dlm kapal
(d) Percuma ke dlm
gerabak ( P. ke D. G. )
Harga yang ditawarkan hanya termasuk
kos angkutan dari kedai penjual ke
stesen kereta api yang berhampiran
(e) Kos, Insurans &
Tambang (K.I.T)
Harga yang ditawarkan termasuk kos,
insurans dan tambang kapal

16. 3.3.2 Kegunaan dokumen bagi penyediaan akaun
• Dokumen perlu disimpan baik di dalam dail dan menjadi
dokumen asas untun direkodkan dalam buku akaun.
• Dokumen yang diguna untuk menyedia akaun:
invois, nota debit, nota kredit, resit & bil tunai
3.3.3 Diskaun
Diskaun tunai Diskaun Niaga
• potong dari hutang atau harga
bersih dalam invois
• potong dari harga asal
• diberi pada masa bayaran • apabila barang dibeli atau dijual
• galak jelas hutang
• galak belian secara pukal
• mengurangkan hutang lapuk
• beri untung kepada peniaga
• galak beli secara tunai
• menyelaras harga
• lebih cepat pembayaran, lebih
tinggi kadarnya
• lebih banyak belian, lebih tinggi
kadarnya

17. 3.3.4 Kira diskaun dan syarat pembayaran
Mengira Diskaun
Contoh pengiraan:
Jumlah harga belian barang = RM 500
Diberi diskaun niaga = 25%
(a) Formula untu mencari diskaun niaga:
Kadar diskaun niaga X Harga X 25% X RM500 = RM125
(b) Harga yang patut dibayar selepas diskaun niaga:
= RM 500 – RM125 = RM375
Peruncit diberi diskaun tunai sebanyak 10% dalam 14hari
Jumlah harga belian barang setelah ditolak diskaun niaga = RM375
10% X RM375 = RM37.50
Harga bersih = RM375 – RM37.50
= RM 337.50

18. Syarat Pembayaran
Bayar Waktu Terima
(B.W.T)
Pembeli mesti menjelaskan bayaran
semasa menerima barang
Tunai Waktu Pesanan
(T.W.P)
Bayaran mesti dikirim bersama
pesanan
Tunai Segara / Bayaran
Segera
Bayaran mesti dibuat dalam tempoh 2 /
3 hari selepas barang diterima
Tunai bersih / Bayaran
Bersih
Jumlah amaun : jumlah bersih, setelah
ditolak semua potongan dan diskaun
yg diberikan
Dengan akaun yang
diakui
Pembekal hanya beri kredit kepada
peniaga yg mempunyai taraf kredit yg
kukuh atau kedudukan kewangan yg
stabil