In deze handleiding staat de grote lijn vermeld: hoe ongeveer?. Onderaan vind je verwijzingen naar meer gedetailleerde instructies waarin we uitleggen hoe je precies rapporteert in de Qsuite. De handleidingen en instructies vind je in de Qsuite zelf, of in onze e-learning omgeving. Zo leer je snel werken met de Qsuite en heb je altijd de benodigde naslagwerken onder de knop.

1. 1
Handleiding
Wat zijn audits en toetsingen en
hoe werkt dat?
Audits en toetsing

2. 2
Doelstellingen van audits en toetsingen
1. Gestructureerd verbeteren
Audits en toetsingen gaan over gestructureerd
verbeteren. Audits en toetsingen gaan over het met frisse
blik kijken naar wat je doet, waarom en wat daarvan de
resultaten zijn. Om zo verbeterpunten te signaleren.
Deze verbeterpunten leiden vervolgens tot nieuw
handelen, waarna je opnieuw kan toetsen en kunt zien of
de verbeteringen effect hebben gehad; de zogenaamde
PDCA-cyclus.
2. Veiligheidsmanagement
Audits en toetsingen zijn ook onderdeel van een
veiligheidsmanagementsysteem. In een VMS moeten
risico’s worden gemeten (terugkijkend en vooruitkijkend)
en risico’s worden beheerst.
Wat?

3. 3
3. Conform wet- en regelgeving
Een audit, toetsing, of self-assessment uitvoeren, helpt ook
om scherp te blijven op de inhoud. Novire is een
kenniscentrum en levert via de Qsuite dus instrumenten die
gebaseerd zijn op de laatste stand van de wetgeving.
De wetgeving zit vervlochten in het totale instrumentarium.
Voer je bijvoorbeeld een self-assessment uit, dan toets je
jezelf of je niets over het hoofd hebt gezien. Heb je wel alle
wet- en regelgeving op je netvlies? Zien jullie niets over het
hoofd in de praktijk? Waaraan moet je eigenlijk voldoen? Je
kan uiteraard de wetteksten erop nalezen, maar deze vorm
van self-assessment maakt de ‘droge wetgeving’ meteen
direct en praktisch toepasbaar.
Wat?

4. 4
Verschillende vormen van audits en toetsingen
Iedere vorm zet je op een ander moment, en met een ander
doel in. De beschikbare varianten zijn:
1. Toetsingen uitkomsten
2. Self-assessment processen
3. Risicoscreenings
4. Prospectieve en retrospectieve risicoanalyses
5. Interne audits | Beoordelingen
6. Self-assessment Wizard Improvement Model
7. Externe audits HKZ en ISO
8. Externe audits Improvement Model
Volledig geïntegreerd
Binnen de Qsuite zijn verschillende vormen van
tetsingen en audits opgenomen. Toetsingen en
audits zijn eigenlijk veel meer in de gehele
methodiek van de Qsuite geïntegreerd. Ze zitten op
allerlei manieren vervlochten in het systeem. De
hele methodische en cyclische werkwijze binnen
het klantproces, het medewerkersproces en het
organisatieproces is gericht op uitkomsten,
toetsen, bijsturen en verbeteren.
De meest ultieme audit en toetsing is dus altijd het
sturen op de uitkomsten die het systeem zelf laat
zien. Er zijn echter meer mogelijkheden.
Verschillende niveaus van betrouwbaarheid
Al deze varianten van audits hebben wel verschillende
niveaus van betrouwbaarheid. Een self-assessment is niet
onafhankelijk en objectief getoetst, dus is minder
betrouwbaar, minder valide. Het kan echter een heel mooi
instrument zijn om zelfinzicht en een leereffect te krijgen.
Kies het instrument dat op dit moment het beste past.
Wat?

5. 5
1.Toetsingenuitkomsten
2. Self-assessmentKlant
Med.
Org.
Matevanbetrouwbaarheid
3. Risico-analyse
4. Risicoscreening
5. Interne audit | beoordeling
6. Improvement Wizard
7. Externe audit HKZ/ISO
8. Externe audit Improvement ModelHetmeestbetrouwbaar,wantdit
komtaltijduitdedossierszelf
Beoordeling van jezelf ten aanzien van de dossiervoering, processen of AO/IC
Beoordeling van de organisatie ten aanzien van algemene risico’s
Beoordeling van de organisatie ten aanzien van werkwijzen en wet- en regelgeving.
Nooit je eigen processen auditen!
Wordt voor een deel al gevuld met de uitkomsten uit de dossiers.
Door een externe auditor, echter op basis van processen en niet op basis van uitkomsten.
Door een externe auditor, op basis van de uitkomsten uit de dossiers.
Wat?

6. 6
Audits en toetsingen voer je werkendeweg in de Qsuite al uit. In de methodiek van het Improvement Model
(dat de basis is voor de Qsuite) worden alle data namelijk al geduid. In scores en kleuren. Zo is informatie
nooit zo maar informatie, maar gebruik je het altijd voor de goede richting. Deze richting wordt bepaald
door de klant en de maatschappij. De maatschappij wordt concreet in wet- en regelgeving.
Daarom is de wet- en regelgeving ook helemaal vervlochten in de audits en toetsingen: zodat je zeker weet
dat je niets over het hoofd ziet en je tijdig verbetermaatregelen kan nemen, mocht het nodig zijn.
Audits en toetsingen kunnen je bevestigen in een beeld dat je al had over hoe het gaat met de organisatie,
maar kunnen ook een ander licht werpen op de zaak. Zeker wanneer je meerdere collega’s een self-
assessment laat invullen. Een prachtige manier om eens te zien hoe het beleid in de praktijk wordt
uitgevoerd.
Tenslotte is een audit ook een verplicht onderdeel in veel kwaliteitsnormen.
Waarom en waartoe?

7. 7
Waar in de Qsuite?

8. 8
Iedere medewerker draagt bij aan het vullen van het systeem, van de verschillende dossiers, en draagt
daarmee bij aan het genereren van uitkomsten. Iedere medewerker heeft dus een actieve bijdrage aan de
grootste, continue audit en toetsing die het systeem kent.
De organisatie kiest er vervolgens voor om bepaalde medewerkers of groepen medewerkers andere
toetsingen of self-assessments te laten vullen. Dat kan structureel of incidenteel. Wij raden aan jaarlijks
alle screenings minimaal één keer uit te voeren. Liefst door verschillende mensen voor een evenwichtig
beeld.
Interne audits worden uitgevoerd door interne auditoren. Op basis van een interne auditplanning plan je
alle audits over het jaar weg. Koppel onderwerpen van audits aan speerpunten in het beleid en aan de
bevindingen van voorgaande audits.
Externe auditoren beoordelen onafhankelijk de kwaliteit van de organisatie.
Wie?

9. 9
1 Hoe bekijk ik de
uitkomsten uit de processen?
1. De Qsuite houdt continue alle gegevens bij. Niet om te
registreren zozeer, maar om er duiding aan te geven.
Duiding en richting. Het is je kompas door de transitie
met de focus op de klant en de maatschappelijke
legitimatie.
2. Ieder onderdeel wordt berekend en geduid.
Vanaf dit najaar is ook de
eerste versie van het integrale
dashboard online.
Meer hierover onder de
modules ‘dashboards en
rapportages’ en ‘resultaat
verantwoorden’.
Hoe ongeveer?

10. 10
2 Hoe voer ik een self-
assessment uit?
1. De self-assessments staan niet standaard toegewezen
aan de medewerkersdossiers, maar we hebben per rol,
per proces, per thema voorbeelden ‘op voorraad’.
2. Wil je met self-assessments werken? Laat het weten en
dan kunnen we ze ter beschikking stellen.
3. We koppelen ze aan een menu of aan de planning zodat
de desbetreffende medewerkers op gezette tijden een
reminder krijgen.
4. Men kan het assessment invullen door de schuifjes te
verplaatsen en een toelichting in te vullen.
5. Met de waarden wordt altijd een score en een kleur
berekend. Alle ingevulde data kan worden geëxporteerd
en in dashboards en grafieken worden weergegeven.
Hoe ongeveer?

11. 11
3 Hoe voer ik een risico-
analyse uit?
1. De risico-analyses staan in het organisatiedossier dat
daarvoor geautoriseerde medewerkers kunnen
benaderen via Mijn Menu.
2. Ook deze risico-analyses zijn in te plannen en zo aan ‘to-
do-lijsten’ van de medewerkers te koppelen.
3. De risico-analyse geeft een algemeen beeld van
mogelijke risico’s op het niveau van de organisatie en/of
het niveau van de kernprocessen.
4. Vul ze twee keer in: één keer terugkijkend (in retro-
spectief: hebben we deze risico’s in het verleden
gelopen?) en één keer vooruitkijken (prospectief: kunnen
we deze risico’s in de toekomst lopen?).
5. Ingevuld? Neem dan verbetermaatregelen waar nodig.
Hoe ongeveer?

12. 12
4 Hoe voer ik een risico-
screening uit?
1. Deze risicoscreenings staan weer een stapje hoger op de
ladder van de betrouwbaarheid. Deze screenings geven
namelijk niet alleen een algemeen beeld van de risico’s in de
organisatie, maar ze zijn heel nadrukkelijk gelinkt aan de wet-
en regelgeving.
2. Ze staan in het organisatiedossier dat daarvoor
geautoriseerde medewerkers kunnen benaderen via Mijn
Menu.
3. Ook deze screenings zijn in te plannen en zo aan ‘to-do-
lijsten’ van de medewerkers te koppelen. Interessant is te zien
wat de resultaten zijn wanneer meerdere medewerkers de
screenings invullen.
4. Ook hier zijn scores en resultaten inzichtelijk te maken.
Hoe ongeveer?

13. 13
5 Hoe voer ik een interne
audit of beoordeling uit?
1. Plan interne audits in aan de hand van een auditplan.
2. Plan ook je leveranciersbeoordelingen in en je beoordelingen
van de samenwerking met ketenpartners.
3. Via het Mijn Menu – Organisatiedossier zijn ook deze
metingen te benaderen. Je kunt ze ook weer wegplannen en
toewijzen.
4. Via ingevulde screenings en beoordelingen zijn ingevulde
metingen te bekijken.
5. Alle gegevens zijn te exporteren en weer te geven in
grafieken.
Hoe ongeveer?

14. 14
6 Hoe vul ik de Improvement
Wizard?
1. Het Improvement Model is het nieuwste kwaliteitsmodel
in de zorg. En ook het meest vernieuwende model.
Vanwege de scope en reikwijdte en vanwege de manier
van toetsen. Het gaat puur over uitkomsten.
2. In een wizard toetst de organisatie haar dossier en
haarzelf.
3. Een score en een kleur zijn het resultaat? Voldoende
(meer dan 50%), dan is extern laten toetsen mogelijk.
4. Vanaf het najaar 2015 zal het dashboard uit de Qsuite
gekoppeld gaan worden aan deze Improvement Wizard,
zodat beetje bij beetje de toetsingswizard gevuld gaat
worden met de resultaten uit het gewone proces. Dan is
de cirkel echt helemaal gesloten.
Hoe ongeveer?

15. 15
7 Hoe voeren we een externe
audit ISO of HKZ uit?
1. Toetsen voor ISO of HKZ kan nog handig zijn. Soms
vraagt een financier erom. Het helpt om structuur en
duidelijkheid aan te brengen in processen en
werkwijzen.
2. HKZ en ISO beheren het schema en een onafhankelijke
Certificerende Instelling, zoals TUV Nederland, komt
toetsen.
3. Houd rekening met de kosten van deze certificeerder.
4. Het verschil met het Improvement Model is dat deze
certificeringen gaan over de werking van het
verbeterproces op organisatieniveau
(procescertificering); niet over de uitkomsten en
resultaten van het zorgproces (productcertificering).
Hoe ongeveer?

16. 16
8 Hoe voeren we een externe
audit Improvement Model uit?
1. Ook een externe toetsing voor het Improvement Model is mogelijk.
2. Ook die wordt uitgevoerd door Certificerende Instellingen.
3. Ons advies: vraag de certificeerder te komen wanneer uit de dossiers
blijkt dat u een mooie score in de toetsingswizard heeft.
4. Een mooie score vanuit de dossiers is een mooie score in de
toetsingswizard, want zowel de dossiers als het toetsingsmodel zijn op
hetzelfde gedachtegoed gebaseerd. Gaat u gewoon in de dossiers aan de
gang? Dan komt u vanzelf uit op een toetsbaar resultaat!
5. Het model is fonkelnieuw en al tien jaar beproefd: ontstaan uit de
werkpraktijk, voor de werkpraktijk.
6. Ook te gebruiken door organisaties met eigen systemen: het is aan elkaar
te koppelen zodat resultaten uit eigen klantdossiers ook zichtbaar worden
in de dashboards en de resultaten van het Improvement Model.
Hoe ongeveer?

17. 17
Hoe kunnen we verder helpen?
Heb je meer vragen?
Klik op de zwarte knop links op je scherm.
Zoek daarna een vraag en antwoord in onze ‘veelgestelde
vragen-database’.
Staat jouw vraag er niet tussen?Of is het antwoord nog
niet voldoende?
Stuur dan een vraag naar onze servicedesk via deze knop.
Of neem per telefoon contact met ons op.

18. 18
De leer- en werkomgeving Qsuite worden mogelijk gemaakt en onder licentie uitgebracht door
de Novire, kenniscentrum.
Novire doet dit onder andere door middel van de Improvement Academy.
De Improvement Academy ontwikkelt en beheert opleidingen in de Qsuite-leeromgeving op
basis van het landelijk door de Raad voor Accreditatie geaccepteerde Improvement Model.