In deze slides zijn de hoofdlijnen te zien van de inrichting van de Qsuite voor Umah-Hai. Ook vindt u hier de inhoud van de workshops. Tijdens de workshops zal in de zomer en het najaar van 2015 de Qsuite helemaal op maat voor Umah-Hai worden ingericht en zal het werken met de applicatie van start gaan.

1. 1
Rondleiding
Hoe werkt
de Qsuite
voor
UmahHai?

2. 2
Rondleiding
Inhoud 1. Programma workshops
2. Hoe ziet de werkwijze eruit?
3. Waarmee werken we?
4. Wie doet wat?
5. Waar in de Qsuite?
6. Inloggen
7. Klantdossiers
8. Medewerkersdossiers
9. Klaar voor de start!
10. Hoe?

3. 3
Workshop 1
Doelstelling: Aan het einde van de workshop is er kennis
gemaakt, zijn de rollen, taken vastgesteld en is de
proefinrichting op hoofdlijnen beoordeeld. Alle betrokkenen
weten waar naslagwerk en informatie te vinden is. Er is per rol
een start gemaakt met het uitvoeren van de eerste taken in de
Qsuite. Er zijn afspraken gemaakt over de door te voeren
verbeteringen en de komende testfase.
Programma
1. De aftrap: wat is echt belangrijk vanuit Umah-Hai?
2. Introductie door Novire
3. Rondleiding door de eigen Qsuite
4. Wie doet precies wat?
5. Accounts uitreiken
6. Waar vind ik mijn informatie?
7. Praktisch aan de slag vanuit de eigen rol
8. Terugkoppeling, vastleggen verbeterpunten en
afspraken over testfase
Programma workshops
Workshop 1 Kennismaking
Doelstelling:
Aan het einde van de workshop is er kennis gemaakt, zijn de rollen, taken en
klantprofielen vastgesteld en is de proef op hoofdlijnen beoordeeld. Allen weten
waar naslagwerk en informatie te vinden is. Er is per rol een start gemaakt met het
uitvoeren van de eerste taken in de Qsuite. Er zijn afspraken gemaakt over de door
te voeren verbeteringen en de komende testfase. Ook is er gesproken over de
randvoorwaarden: wat is er nodig voor een goede implementatie?
Programma
1. De aftrap: wat is echt belangrijk vanuit Umah-Hai?
2. Introductie door Novire
3. Rondleiding door de eigen Qsuite
4. Wie doet precies wat?
5. Accounts uitreiken
6. Waar vind ik mijn informatie?
7. Praktisch aan de slag vanuit de eigen rol
8. Inventariseren documenten
8. Terugkoppeling, vastleggen verbeterpunten en afspraken over testfase,
implementatie en communicatie

4. 4
Workshop 1
Doelstelling: Aan het einde van de workshop is er kennis
gemaakt, zijn de rollen, taken vastgesteld en is de
proefinrichting op hoofdlijnen beoordeeld. Alle betrokkenen
weten waar naslagwerk en informatie te vinden is. Er is per rol
een start gemaakt met het uitvoeren van de eerste taken in de
Qsuite. Er zijn afspraken gemaakt over de door te voeren
verbeteringen en de komende testfase.
Programma
1. De aftrap: wat is echt belangrijk vanuit Umah-Hai?
2. Introductie door Novire
3. Rondleiding door de eigen Qsuite
4. Wie doet precies wat?
5. Accounts uitreiken
6. Waar vind ik mijn informatie?
7. Praktisch aan de slag vanuit de eigen rol
8. Terugkoppeling, vastleggen verbeterpunten en
afspraken over testfase
Programma workshops
Workshop 2 Implementeren
Doelstelling:
Verbeteringen zijn doorgevoerd en er is – voorafgaand aan de workshop – verder
gewerkt met de Qsuite. Aan het einde van deze workshop zijn er nieuwe taken
geoefend, zijn de aanpassingen getest. Er is bepaald hoe de verdere implementatie
en uitrol van het klant- en medewerkerdossier plaats zal vinden en is daarvoor een
planning opgesteld. Er is gesproken over het kwaliteitssysteem op
organisatieniveau en daar zijn de eerste inventarisaties voor gedaan. Taken zijn
verdeeld zodat documenten en processen ook gaan aansluiten op de dossiers.
Verdere uitrol kan starten.
Programma
1. Even herhalen: wat spraken we af en wat is er gedaan?
2. Testen van de verbeteringen
3. De volgende stap in het gebruiken van de dossiers
4. Hoe zal de brede uitrol plaatsvinden? Implementatieplanning
5. Inventarisatie huidige documenten, toewijzen eigenaren, verdelen taken
6. Bespreken processen en verdelen taken voor de beoordeling
7. Inventariseren wat er nog nodig is voor succesvolle uitrol
8. Terugkoppeling, vastleggen afspraken over laatste workshop waarin de
resultaten worden beoordeeld van de implementatie

5. 5
Workshop 1
Doelstelling: Aan het einde van de workshop is er kennis
gemaakt, zijn de rollen, taken vastgesteld en is de
proefinrichting op hoofdlijnen beoordeeld. Alle betrokkenen
weten waar naslagwerk en informatie te vinden is. Er is per rol
een start gemaakt met het uitvoeren van de eerste taken in de
Qsuite. Er zijn afspraken gemaakt over de door te voeren
verbeteringen en de komende testfase.
Programma
1. De aftrap: wat is echt belangrijk vanuit Umah-Hai?
2. Introductie door Novire
3. Rondleiding door de eigen Qsuite
4. Wie doet precies wat?
5. Accounts uitreiken
6. Waar vind ik mijn informatie?
7. Praktisch aan de slag vanuit de eigen rol
8. Terugkoppeling, vastleggen verbeterpunten en
afspraken over testfase
Programma workshops
Workshop 3 Verbetercyclus
Doelstelling:
Op basis van de rapportages en dashboards hebben we met elkaar een evaluatie
uitgevoerd. Op zo’n manier dat de organisatie dit de volgende keer zelf kan.
We hebben dit gedaan op basis van de concrete uitkomsten van de klant-,
medewerkerdossiers en het organisatiedossier. Verbeterpunten zijn bepaald en in
gang gezet.
De verbetercyclus draait op basis van de uitkomsten van het systeem!
Programma
1. De balans opmaken: hoe zijn de ervaringen tot nu toe?
2. De uitkomsten uit het systeem halen, interpreteren en vastleggen in het
systeem
3. Verbeteracties bepalen
4. Opleveren, overdracht naar de servicedesk en bespreken van de
werkwijzen en procedures die daarbij horen
5. Evaluatie van het traject

6. Hoe ziet de werkwijze eruit?
6

7. Waarmee werken we?
7

8. Wie doet wat?
8
Coördinator zorg
Coördinator activiteiten
Coördinator zorg
Coördinator activiteiten
Coach
Administratief
medewerker
Directeur
Directie-secretaris
Communicatie
Coach
Activiteitenbegeleider
Coördinator zorg
P&O medewerker
Directeur
Directie-secretaris
Administratief
medewerker
Te bepalen
Activiteitenbegeleider
Coach
Coördinator activiteiten
Coördinator zorg
Coach
Activiteitenbegeleider
Coördinator zorg

9. Wie doet wat?
9
De coördinator zorg
Voert kennismakingsgesprekken
Maakt klantdossiers aan
Voert intakes uit
Coördineert de zorg en overziet de dossiervoering
Bewaakt de planning over alle klanten en medewerkers
Bewaakt de registratie over alle klanten en medewerkers
Handelt meldingen af en bewaakt voortgang
Beheert documenten op uitvoerend niveau
Vraagt indicaties en PGB’s aan en voert deze in
De coach
Meet de zorgvraag en de zelfstandigheid
Stelt het plan en de planning met klant op
Voert de begeleiding uit conform plan
Legt gegevens vast over netwerk en signalering
Signaleert, rapporteert en registreert
Overlegt met klant en andere professionals
Meld klachten en incidenten
Evalueert het begeleidingsplan
De administratief medewerker
Maakt klantdossiers aan
Zorgt voor goede dossiervoering in de klantdossiers
Legt ontvangen en verstrekte informatie vast
Vraagt indicaties en PGB’s aan en voert deze in
Voert financiële administraties uit

10. Wie doet wat?
10
De activiteitenbegeleider
Voert de begeleiding uit conform plan
Signaleert, rapporteert en registreert
Overlegt met klant en andere professionals
Meld klachten en incidenten
De P&O medewerker
Maakt medewerkersdossiers aan
Zorgt voor goede dossiervoering in de medewerker-
dossiers
Vraagt eventueel accounts aan
De coördinator activiteiten
Beheert het activiteitenprogramma
Beheert de meldingen over de woonlocaties
De directeur / directie-secretaris
Beheert contracten (financieel)
Beheert het beleid
Beheert documenten op beleidsniveau
Beoordeelt de totale werking van het systeem op basis
van de uitkomsten

11. Waar in de Qsuite?
11

12. 12
Inloggen
1. Ga naar: https://umahhai.qustomer.nl/ in je browser. Zorg
ervoor dat je de goede browser gebruikt (IE 10+, maar liefst
Chrome, FireFox of Safari) en zorg ervoor dat je
beeldscherminstellingen staan op minimaal 1280 x 960.
2. Je ziet het inlogscherm en vul daar jouw inlognaam en
wachtwoord in. Je hebt deze ontvangen van de servicedesk
van Novire.
3. Vervolgens kom je in dit scherm. Links zie je
nieuws en rechts een scherm waarin je de code
van je token moet ingeven. Stop je de token in je
USB poort en wacht 5 minuten. De software
wordt geïnstalleerd. Wanneer dat gereed is, leg
je je vinger op het knopje en de token zal een
serie letters genereren. Door deze dubbele
beveiliging zijn de persoonsgegevens goed
beveiligd. Wanneer je de Qsuite gebruikt zonder
(echte) persoonsgegevens, dan hoef je de token
niet te gebruiken en kom je meteen op het
startscherm.
4. Kom je er niet uit? Links zie je een knop .
Wanneer je daarop klikt, kan je een bericht zenden naar
de servicedesk. Je kunt ook bellen met 033 2 77 99 77.
1

13. 13
Klantdossiers openen
1. Nu je ingelogd bent, zie je dit
scherm.
2. Wanneer er klantdossiers zijn,
en jij hebt de rechten om deze
in te zien, dan zul je ze hier op
jouw startpagina kunnen zien:
3. Is de lijst lang, typ in het witte
vak een deel
van de naam en de lijst wordt
gefilterd.
4. Staat jouw klant er niet bij?
Misschien heb je hem niet zichtbaar
gemaakt op jouw startpagina. Klik op
Mijn klanten en de lijst verschijnt. Met het
groene vinkje kan je bepalen of het
dossier op jouw startpagina komt.
5. Jij kunt de namen in een
volgorde slepen. Die volgorde
wordt op je voorblad getoond.
Klik wel op opslaan.
6. Dossier gevonden? Klik op
de naam of op de grijze knop
‘klantpagina’.
7. Dossier niet gevonden? Neem contact
op met de beheerder. Of het dossier is
niet aan jou toegewezen, of het moet nog
aangemaakt worden.

14. 14
Aanmaken en toewijzen
1. Als een nieuw dossier moet worden
aangemaakt, dan kan dat gedaan worden door
degene die daarvoor de rechten heeft en de
knop ‘Beheer’ ziet in de grijze balk.
2. Klik op Beheer en op Klanten – Klanten.
3. Je komt in de overzichtslijst van de bestaande
klant. Maak een nieuwe klant aan door op de
knop ‘nieuwe klant’ te klikken of wijzig
klantinstellingen door op het grijze knopje
‘bewerken’ te klikken.
4. Voordat je een nieuwe klant aanmaakt, controleer of deze
niet al bestaat. Vul daarom eerst even (een deel van) de naam
in in het zoekveld. Toch foutje gemaakt? Stuur een berichtje
via de knop ondersteuning naar de servicedesk.
5. Vul de klantgegevens in, of wijzig ze. Doorloop de
volgende stappen:

15. 15
Aanmaken en toewijzen
1. Vul de naam in.
2. Vul in of men evt toestemming geeft. Het effect
van een vinkje hier is dat in toetsingen op
klantdossier in het systeem de naam van de
klant vermeld wordt. Geen vinkje, dan worden
de gegevens anoniem verwerkt.
3. Hoofdverantwoordelijke medewerker: deze is
eindverantwoordelijk voor het dossier. De klant
hoort via deze medewerker ook bij het team /
afdeling waar de medewerker onderdeel van is.
4. Ken het best passende klantprofiel toe. Aan de
hand van het profiel wordt het dossiermenu
opgebouwd en worden signalen gestuurd.
5. Kies eventueel een klant die aan deze klant
verwant is. Je maakt nu een systeemdossier.
6. Vul eventueel nummers in.
7. Klik op opslaan.
7. Ga naar de knop ‘toewijzen
medewerker’ en vink de
medewerkers aan die recht hebben
om dit dossier in te zien.
8. Klik daarna nog op ‘Klantpagina’
en je gaat het dossier in.
9. Vul nu nog als laatste de data in
zorg in en de startdatum van de
planning. Deze planning activeert
de acties die in het dossier gedaan
moeten worden. Vanaf deze
startdatum gerekend zal de Qsuite
signalen gaan afgeven voor het
invullen van metingen.

16. 16
Medewerkersdossiers
openen
1. Wil je je eigen medewerkersdossier
openen? Klik dan op Mijn Menu in de grijze
balk bovenin.
2. Je bent in jouw eigen dossier
3. Via persoonlijk – Mijn dossiers kan je
overigens ook weer naar jouw klantenlijst
gaan.
4. Via Mijn Medewerkers kan je – als
leidinggevende of personeelsfunctionaris –
in dossiers van anderen. Een
leidinggevende heeft automatisch toegang
tot de dossiers van de eigen medewerkers.
Een collega met de rol
personeelsfunctionaris moet hiervoor
geautoriseerd zijn.
5. Op de startpagina staat een blok
‘mijn medewerkers’. Via dat blok kan je
ook in de medewerkersdossiers
komen. Er is onderscheid te maken (als
een organisatie dat wenst) tussen
Betaalde (B) en Vrijwillige krachten (V).

17. 17
Aanmaken en toewijzen
1. Wil je een nieuwe medewerker aanmaken? Ga naar Beheer –
Organisatie. Klik daarop.
2. Klik op de afdeling waar de medewerker onder valt. Klik op de
knop ‘Informatie en bewerken’
3. Klik op de knop ‘nieuwe medewerker toevoegen’.
4. Vul de naam in, het geslacht, en de leidinggevende. Doe dat
laatste door een deel van de naam van deze persoon in te
typen.
5. Ga terug naar Beheer. En kies dan voor Medewerker. Stel de
instellingen goed in.
6. De leidinggevende heeft altijd inzicht in het dossier, geef evt
inzage aan andere belanghebbenden door te kiezen ‘toewijzen
medewerker’ en geef de medewerker evt inzage in
klantdossiers door te kiezen voor ‘toewijzen klant’.
7. Zet onder instellingen de permissies en Betaald/Vrijwillig goed.
Koppel desgewenst de medewerker aan meerdere afdelingen.
8. Ook een account nodig? Doe dan een aanvraag aan de
servicedesk. Er is een aanvraagformulier voor. Geef mailadres
en rol door via de knop Ondersteuning.

18. Klaar voor
de start!

19. 19
Hoe?
1
Basisgegevens
klantdossier
vullen
Je opent een dossier en je doorloopt de stappen in het menu.
Begin bij het begin!

20. 20
Hoe?
1 Starten met meten
Je krijgt een signaal vanuit het systeem wanneer er
een meting aan de beurt is.

21. 21
Hoe ongeveer?
2 Plan opstellen
Op basis van suggesties uit de meting
Metingen leiden tot voorsteldoelen en
-acties. Met als basis het
Het plan wordt bij elkaar
geklikt, kan geprint worden
en makkelijk geëvalueerd.

22. 22
Hoe ongeveer?
3 Indicaties vastleggen
Op basis van ontvangen beschikkingen van
gemeente of CIZ

23. 23
Hoe ongeveer?
4 Weekstructuur
Van decentrale individuele begeleiding, centrale
routes in de wijk en/of activiteiten; allemaal met de
klantwens als vertrekpunt
Je kunt de weekstructuur vastleggen als basis voor een eventuele
planning, waarmee de agenda’s vervolgens weer gevuld worden.

24. 24
Hoe ongeveer?
5 Vullen dossiers
medewerkers
In het medewerkerdossier worden contract- en deskundigheidsgegevens
vastgelegd. En alle andere informatie die nodig is om een goed klantproces
te waarborgen. Geldt voor zowel betaalde krachten als vrijwilligers.

25. 25
Hoe ongeveer?
6 Rapporteren,
registreren en declareren
Voortgang monitoren om goed te evalueren
Registreren kan vanuit de planning (en tijdlijn), of via een urenbriefje.
Registraties worden geaccordeerd en
gedeclareerd.
Rapporteren en
verslagen worden
in de grafiek
getoond voor
goede signalering.

26. 26
Hoe ongeveer?
7 Budgetbeheer
en -controle
Blijven we binnen de kaders?
Op organisatieniveau
kunnen contracten
worden beheerd. Tarieven,
vormen van financiering,
looptijden, prestaties
enzovoorts…

27. 27
Hoe ongeveer?
8 Audits en toetsing
Komen we rondom workshop 2 nader over te spreken.

28. 28
Hoe ongeveer?
9 Documentenbeheer
Alle relevante informatie op één plek
Documenten kunnen in het klantdossier worden gearchiveerd (upload),
maar kunnen ook worden gedownload.
Zodat je een fysiek dossier ook
uit het klantdossier kunt halen.
Uiteraard altijd in de eigen
huisstijl.
Bovendien is er een compleet
documentbeheerssysteem aanwezig,
waarmee protocollen kunnen worden
gepubliceerd en onderhouden.
Beheerders krijgen een herinnering.

29. 29
Hoe ongeveer?
10Start met melden
van incidenten en klachten
Meldingen van incidenten of klachten worden in het klantdossier gedaan.
Meldingen worden automatisch doorgezonden naar verantwoordelijken.
Data kan altijd ontsloten worden en gebruikt voor verbetering.
Meldingen zijn
zichtbaar in het
klantdossier.
Processen zijn hulpmiddelen, geven orde
en structuur. Deze vullen we in rondom
workshop 2.

30. 30
Hoe ongeveer?
11 Dashboards en
rapportages
Inzicht, duiding en sturing
Alle data wordt ontsloten. Op allerlei
wijzen, net wat het beste bij je past.
Gaan we mee aan de slag in workshop 3.

31. 31
Hoe ongeveer?
12Maatschappelijk
resultaat
De beste zorg voor de beste prijs We werken aan de laatste stap: alle data bundelen en
terugkoppelen op alle relevante onderdelen:
Bedrijfsvoering, Uitkomsten, Klanten, Medewerkers,
Kwaliteit en Middelen.

32. 32
Hoe ongeveer?
12Maatschappelijk
resultaat
De beste zorg voor de beste prijs
Alle data inzichtelijk, over tijd heen, in te zoomen naar
afdeling, medewerker en klant. Met duiding, kleur en sturing.
Als een kompas.
En de mogelijkheid om heel snel verbeteringen door te
voeren. Scores lopen op en de maatschappelijke resultaten
worden beter en beter!

33. 33
Hoe precies?
Wil je meer weten?
Voor een heel aantal acties en handelingen rondom dit onderwerp hebben we in detail uitgewerkt hoe het werkt.
We hebben handleidingen gemaakt voor ieder specifiek onderdeel. Over het Meten bijvoorbeeld, of het
Rapporteren. In deze handleidingen vind je meer informatie. Daarna kan je – desgewenst – nog een stapje
verder gaan door ook instructies te bekijken, want daar staat precies hóe je in de Qsuite kan werken.
Bekijk je de handleiding, dan vind je daar ook de verwijzingen naar de instructies.
Op de volgende vragen hebben we antwoord gegeven:
Naam instructie | Dit moet je weten om goed in de Qsuite te werken! [Handleiding] [Video]
1. Hoe kan ik op de Qsuite inloggen? Klik hier Volgt nog
2. Hoe kan ik een klantdossier openen? Klik hier Volgt nog
3. Hoe kan ik een klantdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog
4. Hoe kan ik een medewerkersdossier openen? Klik hier Volgt nog
5. Hoe kan ik een medewerkersdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog
6. Hoe kan ik mijn afdelingspagina openen? Klik hier Volgt nog
7. Hoe kan ik communiceren binnen de Qsuite? Klik hier Volgt nog
8. Hoe wijzig ik mijn wachtwoord? Klik hier Volgt nog

34. 34
Hoe precies?
Naam handleiding [Handleiding] [Video]
1. Wat is meten en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
2. Wat is een plan opstellen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
3. Wat is een indiceren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
4. Wat is plannen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
5. Wat moet ik aan personeelsmanagement regelen voor mijn klant? Klik hier Volgt nog
6. Wat is rapporteren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
7. Wat is registreren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
8. Wat is declareren en hoe doen we dat? Klik hier Volgt nog
9. Wat is budgetbeheer en -controle en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

35. 35
Hoe precies?
Naam handleiding [Handleiding] [Video]
10. Wat zijn audits en toetsingen en hoe voer ik deze uit voor de klant? Klik hier Volgt nog
11. Wat is het kwaliteitssysteem en hoe werkt dat voor de klant? Klik hier Volgt nog
12. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) melden en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
13. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) processen en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
14. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) risicoanalyses en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
15. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de jaarplanning en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
16. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de beoordeling en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
17. Wat zijn dashboards en rapportages en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
18. Wat is maatschappelijk resultaat verantwoorden en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog
Ook hebben we een ‘veelgestelde vragen-database’. Je vind deze onder de knop
aan de linkerkant van je scherm. Zoek daar naar jouw vraag en vind het antwoord.

36. 36
Het wordt nóg mooier
Novire werkt continue door aan het nog mooier maken van de Qsuite.
Wil je weten wat we gaan doen?
In instructies vind je – waar van toepassing – een laatste pagina waarop staat vermeld wat we nog mooier
gaan maken aan de al bestaande functionaliteiten.
Op de website van Novire kan je zien welke functionaliteiten gepland zijn voor wanneer.
Ook kan je daar zien wat er aan de Qsuite in de afgelopen tijd is toegevoegd en wat er dus nu beschikbaar is om te gaan gebruiken. Novire
kan adviseren en ondersteunen bij het beschikbaar maken en in gebruik nemen van deze functionaliteiten.

37. 37
in samenwerking met