Offre de stage assistant chef de projet évenementiel World Forum Lille 2014
Projet4 agencedevoyage
1. PROJET 4 : L’AGENCE DE VOYAGES
DES PROS
Des voyages d’études pour les agents des services déchets
SCÉNARIO & CAHIER DES CHARGES
Étude ‘Nouveaux concepts de déchèteries en Gironde’
2. 2/22
site (les éco-organismes, les chauffeurs, le central,
l’administration,etc.).
Cette agence de voyage multi-facettes ne serait pas
qualifiante comme on l’attendrait d’une formation
mais elle concourrait à la formation. Cet outil hybride
deviendrait un support de management général
permettant d’échanger avec les agents d’accueil
autrement que par des réunions classiques ou par
des visites sur les déchèteries, pendant lesquelles les
agents d’accueil n’ont pas forcément le temps et la
disponibilité d’esprit pour une discussion.
LES RÉSULTATS ATTENDUS
Ainsi, la création d’un réseau dynamique d’acteurs
animé par une série de “voyages” permettrait à la
collectivité:
> de fluidifier les messages, l’information et la
communication grâce à la création d’outils d’échanges
de pratiques, une meilleure compréhension des
rouages de l’organisation et des contraintes/
opportunités au sein de l’organisation (“Le déjeuner
des pros”, “Le séjour court”, le “vis ma vie”)
> d’améliorer les messages transmis aux habitants
par les services (“Le déjeuner des pros”, “Le séjour
court”, le “vis ma vie”)
> de bénéficier de temps collectif de retours
d’expériences et de consultation sur des sujets précis
(“Le déjeuner des pros”, “Le séjour court”)
Pour les agents, à titre individuel, il s’agirait de:
>mieuxconnaîtrelessystèmestechniquesetledevenir
du déchet, renforcer des compétences et des savoir-
faire par une expérience sensible et contextualisée
DESCRIPTION
Dans ce scénario, les agents de déchèterie sont invités
à sortir des déchèteries en choisissant des voyages
professionnels plus ou moins courts les emmenant à
la rencontre de lieux, de collègues, de professionnels
du monde des déchets.
Ces voyages ou rencontres ne sont pas obligatoires
mais la communication faite pour les promouvoir
éclaire l’intérêt d’y participer.
Dans ce scénario les agents d’accueil sont perçus au
coeur d’un écosystème de relations professionnelles
et servicielles. On escompte que leurs aptitudes et
compétences se développent au contact des autres
acteurs de cet écosystème et pas seulement dans
le cadre de formations individuelles. A terme, c’est
l’organisation toute entière qui pourrait bénéficier
d’innovations issues de ces nouvelles frictions
humaines.
POURQUOI
L’immersion en déchèterie a mis en lumière des
besoins d’accompagnement des agents d’accueil.
Il semble que, si les aspects réglementaires de la
mission des agents d’accueil en déchèterie (hygiène,
sécurité, contrôle) sont majoritairement “encadrés”
par l’organisation (formations obligatoires), les
aspects “humains” sont peu ou pas pris en compte.
Pourtant, de grandes qualités d’écoute et de
communication sont requises pour bien orienter et
conseiller les habitants/usagers des déchèteries dans
leur tri, gérer les relations avec les professionnels/
clients venant faire des dépôts payants, organiser
le fonctionnement global de la déchèterie avec les
autres acteurs parties-prenantes de l’activité du
3. 3/22
(“Le séjour court”, “Le grand voyage”),
> mieux accéder à l’information concernant les
différents acteurs du monde des déchets et leurs
besoins, (“Le déjeuner des pros”, “Le séjour court”,
le “vis ma vie”),
> pouvoir échanger avec des collègues dans des
contextes conviviaux libérant la parole.
(“Le déjeuner des pros”, “Le séjour court”)
LES SOUS-PROJETS
SOUS-PROJET 1/ Les séjours courts: des journées
d’étude sur le terrain
SOUS-PROJET 2/ Les grands voyages: des voyages
d’étude vers des territoires innovants
SOUS-PROJET 3/ Le “Vis ma vie”: des échanges
avec les collègues
SOUS-PROJET 4/ Le déjeuner des pros de la déchet’:
des rencontres techniques autour d’un sujet précis
ANNEXES: Définition de quelques éléments
techniques à mettre en oeuvre dans le SOUS-
PROJET 1
7. 7/22
Récemment, Vincent a pu participer au dispositif Vis ma vie. Il a ainsi
accompagné Catherine qui travaille sur la rotation des bennes en
déchèterie durant une journée. Celle-ci est venue la semaine dernière pour
enfiler la veste d’agent d’accueil.
Il y a 2 mois, Vincent a participé à une visite du centre de compostage
grâce au programme “séjours courts” organisé par son syndicat. Il s’est
inscrit à l’aide du catalogue disponible sur l’intranet et a même participé
au tirage au sort du Grand voyage.
9. 9/22
DESCRIPTION
Le séjour court est un voyage organisé sur une
journée.
Embarqués dans un minibus 9 places, 7 agents
vont suivre un itinéraire construit pour eux autour
des problématiques du déchet. Il s’agit autant de
concourir à leur formation en leur proposant des
visites d’infrastructures que d’organiser des temps de
partage de pratiques et de remontée d’informations
issues du terrain.
Les sites de visites potentiels : centre de compostage,
de tri, d’enfouissement, d’incinération, de traitement
(D3E, DEA), ressourcerie, recyclerie, lieux
associatifs autour de la réutilisation des objets ou
de la consommation durable (Repair’ café, Garage
moderne, La recharge, etc.). L’ensemble des sites ne
se situe pas à plus de 60 km du lieu de travail de
l’agent.
Il semble intéressant de mutualiser la création du
catalogue de destinations des séjours courts (et des
grands voyages) au niveau des territoires (découpage
des 5 zones du Plan des déchets non dangereux par
exemple).
Pour l’instant, ce scénario ne propose pas de
mélanger les agents venus de différentes collectivités
mais favorise l’interconnaissance entre les agents
d’une même collectivité. Dans un second temps de
vie du projet, il sera possible d’imaginer une version
2 plus ouverte.
OBJECTIFS
> Ce dispositif a pour objectifs de :
sensibiliser les agents à leur appartenance à un
environnement de travail large : “Je fais partie d’un
système plus global, la qualité de mon travail a des
conséquences sur d’autres professionnels.”,
> professionnaliser les agents en améliorant le
niveau de connaissances (devenir du déchet, filières
de recyclage, alternatives : recycleries, ressourceries,
associations, ...),
> favoriser les retours d’expériences de terrain et les
relations pairs à pairs,
> susciter la curiosité et l’ouverture d’esprit.
CIBLES
Les agents du service des déchets toutes filières et
catégories confondues.
RÉALISATION
Le format des activités proposées au cours de cette
journée est dynamique, mouvant et particulièrement
axé sur le concret afin de répondre aux attentes
d’agents de terrain. Les horaires de déplacement
ne dépassent pas ceux des services afin de ne pas
perturber les habitudes des agents.
Un séjour court projeté en scénario :
> En mai-juin, le catalogue des destinations et
expériences (voir annexes) est déposé dans chaque
service. Il est aussi disponible en ligne sur l’intranet.
> Fin juin, les agents se sont positionnés auprès
du service communication/sensibilisation sur 3 des
8 séjours courts dans un ordre de préférence (par
téléphone ou en ligne).
> A la mi-septembre, l’agent est prévenu de la date
de son séjour par un appel téléphonique ou par un
email.
> Le rendez-vous est fixé au siège du syndicat. La
10. 10/22
journée est animée par un accompagnant participant
au voyage (agent valoriste en poste, etc.) et par un
chauffeur « inattendu ».
> Le café est pris à l’arrêt une fois que tout le
monde est embarqué à bord du bus : on recherche
une convivialité, une mise en condition bienveillante
pour la journée.
> La matinée s’organise autour d’une ‘rencontre
métier’ sur un site avec un déjeuner pique-nique/
débat,
> L’après-midi est consacrée à la visite d’une
infrastructure à laquelle l’agent a choisi de
s’intéresser.
> Le “goûter” offert par l’organisation est aussi le
moment du “rapport d’étonnement” (voir annexes),
petit carnet de notes recensant les impressions des
agents.
> Le retour au siège est prévu à 17h30.
DIMENSIONNEMENT (VOLUME, PERSONNES)
7 agents en séjour court
2 accompagnateurs (un chauffeur, un animateur/
formateur)
PÉRIODE DE MISE EN ŒUVRE
Le recueil des souhaits se fixe en mai/juin pour
une organisation des séjours courts de novembre à
février.
ANIMATEURS
Une (ou deux !) personne accompagne et anime la
journée. C’est elle qui donne du rythme, favorise
les échanges, connaît bien un des sujets de visite du
séjour court. Elle est elle-même intégrée à un réseau
professionnel (ex : ressourcerie étudiante, etc.).
Les accompagnants sont issus des réseaux
de formateurs existants : ADEME, Conseil
Départemental, Eco-organismes, professionnels
(centres de valorisation, autres collectivités, CNFPT,
etc.)
Il est possible en fonction des situations, d’imaginer
l’intervention d’un animateur non formateur. Le
conducteur du minibus peut aussi être «inattendu» :
le directeur de la collectivité, un agent d’une des
filières de recyclage en contrat de délégation de
service public, ...
BESOINS TECHNIQUES ET MATÉRIELS
Location ou prêt d’un minibus
Création d’une cartographie des territoires et des
lieux de visites pour composer les séjours courts
par le service communication/sensibilisation et les
services déchets et communication des collectivité.
Il serait possible d’imaginer ce recensement de
données au niveau départemental sur un groupe de
travail existant.
VOLET FINANCIER
Budget de formation/sensibilisation dédié et existant
Location éventuelle d’un mini bus
Frais de repas
Remplacement des agents
Temps des agents
Étapes de mise en œuvre
Identification d’un groupe organisateur (clubs
professionnels organisés par le Département, groupe
11. 11/22
projet interne à la collectivité)
Création d’une liste de destinations / négociations
pour des visites
Création du catalogue des destinations et
expériences volet « Séjours courts »
Création d’un moyen original d’inscription
engageant (payer des ares « imaginaires » ou un « j’y
vais » affiché sur l’intranet.
CONDITIONS DE RÉUSSITE
On parle de “temps professionnels”, d’”échanges
entre professionnels”, de “visites de terrain”.
Le temps de déplacement ne doit pas excéder 1h.
Les formateurs ou animateurs doivent être
accessibles, bienveillants, pédagogues, pas « maîtres
d’école ».
La mixité des métiers peut être “organisée” suite au
recensement des souhaits.
Le site d’inscription et le catalogue doivent être
attrayants.
Les visites et les activités organisées sont très
opérationnelles.
La journée doit être conclue par la création d’un
“rapport d’étonnement” individuel ou collectif qui
sera publié sur le site Intranet.
PROPOSITION DE TESTS
Test 1: Création d’un catalogue des destinations et
expériences fictif et test auprès de quelques agents
Dans ce test, on réalise un montage de 8 séjours
courts réalistes avec des sites existants mais non
organisés, c’est-à-dire qu’on n’a pas mis en oeuvre
l’ensemble de la logistique.
Le catalogue est créé, complet et attrayant et on
le propose à une dizaine d’agents tous métiers
confondus.
Test 2: Organisation d’une journée “test” avec
rapport d’étonnement
Il s’agit d’envisager les contraintes et les coûts
d’une journée. Dans ce cas, on organise une visite
“facilement” sur proposition des membres du
comité de pilotage de l’étude “Nouveaux concepts
de déchèterie en Gironde (ressourcerie de l’USTOM,
centre de compostage du SMICVAL). On peut aussi
tester le format du rapport d’étonnement comme
synthèse productive de la journée.
13. 13/22
spécifique (réorganisation d’un service de collecte,
création de nouvelles déchèterie, installation de
nouveaux PAV, etc.).
> Le voyage terminé, les agents créent un retour
d’expérience filmé et/ou documenté, visible sur le
site Intranet.
DIMENSIONNEMENT (VOLUME, PERSONNES)
4 à 6 personnes en voyage tous métiers confondus.
FINANCE
Frais de déplacement
Remplacement des agents de déchèterie
ÉTAPES DE MISE EN ŒUVRE
Identification d’un groupe organisateur (clubs
professionnels organisés par le Département)
Création d’une liste de destinations / négociation
pour des visites
Création du catalogue des destinations et
expériences / volet “grands voyages”
Création d’un moyen original d’inscription au tirage
au sort sur l’intranet
Organisation et montage du retour d’expérience
documenté et/ou filmé
CONDITIONS DE RÉUSSITE
Les outils d’inscription sont attrayants.
Une personne peut participer à un grand voyage
tous les 3 ans. La priorité est donnée à ceux qui ne
sont pas encore partis.
Les groupes partis en grand voyage doivent
impérativement faire un retour sur l’Intranet.
DESCRIPTION
Les grands voyages sont des voyages d’étude à
l’extérieur de la Gironde permettant de rencontrer
des innovateurs dans le domaine des déchèteries.
Ces voyages sont destinés à un public plus large que
les agents de déchèterie : personnels encadrants,
Direction, partenaires sur le territoire.
OBJECTIFS
Dans ce projet, il s’agit d’intégrer les agents de
déchèterie dans la prospective par rapport au champ
des déchets en suscitant l’esprit d’innovation de ces
agents.
Dans la mesure où les places sont limités, l’intérêt
pour un agent est de pouvoir consulter directement
le catalogue des destinations et expériences qui,
dans ce cas, fait aussi office de veille facilement
appropriable sur des projets innovants et prospectifs.
CIBLES
Les agents du service des déchets toutes filières et
catégories confondues.
RÉALISATION
> La proposition de “grands voyages” est publiée
dans la seconde partie du catalogue des destinations
et expériences (voir annexes).
> L’agent s’inscrit pour le tirage au sort du fait du
nombre de places limitées pour ces déplacements
de 2 jours minimum. Chacun peut s’inscrire à un
ou plusieurs “grands voyages” avec un ordre de
préférence. Certains “grands voyages” ne sont
ouverts qu’à une catégorie d’agents en cas de besoin
14. 14/22
Proposition de tests
Test 1: Préfiguration du volet “grands voyages” du
catalogue des expériences et destinations
De la même façon que pour le test du volet
“séjours courts”, on réalise un montage de 4 grands
voyages réalistes avec des expériences existantes.
On le propose à une dizaine d’agents tous métiers
confondus.
16. 16/22
DESCRIPTION
Le déjeuner est un déjeuner de travail organisé
dans un cadre convivial. C’est un temps animé
autour d’une thématique : accueil du public,
gestion des conflits en déchèterie, accueil des
professionnels, etc. Ce temps permet de consulter un
groupe d’agents sur une problématique et de faire
remonter des idées d’amélioration du service ou des
dysfonctionnements.
OBJECTIFS
Le déjeuner des pros de la déchet’ est organisé
régulièrement (tous les 2 mois) ou de manière plus
exceptionnelle, dans un moment où la collectivité a
besoin de retours d’expérience de terrain ou bien de
consulter les agents sur un projet.
CIBLES
Les agents de déchèterie
RÉALISATION
> 1 lieu /1 sujet /1 déjeuner
> 1 invitation personnalisée
> 1 médiateur de parole confirmé
> Une équipe d’organisateurs composée du ou des
responsables des déchèteries et d’une personne de
la communication interne. Il est également possible
d’associer les services des ressources humaines.
DIMENSIONNEMENT (VOLUME, PERSONNES)
5 personnes autour de la table
1 médiateur capable de laisser entendre la voix de
chacun
FINANCE
Le coût du déjeuner
Le temps des agents
Le remplacement éventuel
ÉTAPES DE MISE EN ŒUVRE
Définir avec les agents de déchèterie une liste de
sujets pouvant faire l’objet de déjeuner (les conflits
avec les professionnels au travail, la récup’ par mon
collègue, ...)
Identifier les lieux de déjeuner
Organiser le choix des sujets par les agents de
déchèteries
Créer un rapport d’étonnement à remplir et
facilement diffusable (voir annexes)
CONDITIONS DE RÉUSSITE
Ce ne sont pas toujours les mêmes agents qui sont
invités au déjeuner des pros de la déchet’.
Trouver des lieux de déjeuner conviviaux, calmes, à
proximité des lieux de travail des agents (possibilité
de se faire livrer par un traiteur sur un lieu
sympathique avec commande à la carte le matin).
La continuité de service est assurée à la déchèterie.
PROPOSITION DE TESTS
Test 1: Liste des sujets
Dans ce test, il s’agit de prendre un temps avec un
petit groupe d’agents pour créer une liste de sujets
qui pourraient les intéresser. Le test serait également
l’occasion d’identifier les conditions de réalisation.
17. 17/22
Test 2: Création de l’invitation pour le premier
déjeuner
Il s’agit de tester le concept avec un petit groupe
d’agents en ayant comme support une invitation
fictive.
19. 19/22
DESCRIPTION
Le “Vis ma vie” est une proposition où les agents
de la direction des déchets choisissent un poste à
occuper pendant une journée:
- accompagner le standardiste du service
d’enlèvement des encombrants à la demande,
- suivre un personnel d’encadrement dans ses
déplacements,
- participer à la vie d’une ressourcerie,
- etc.
Dans ce projet c’est l’agent de déchèterie dans son
environnement humain large qui est la cible. Il peut
accueillir des agents ne travaillant pas en déchèterie
mais exerçant sur le sujet des déchets ou bien être
accueilli.
OBJECTIFS
Ce projet vise à :
- permettre à un agent de comprendre comment
travaillent les collègues hors de la déchèterie /
comprendre le système global, les contraintes et
possibilités de chacun,
- ouvrir les possibilités d’échanges,
- faire sortir les agents de la déchèterie,
- mettre en œuvre un team building « collaboratif » à
l’échelle de la direction des déchets.
CIBLES
Les agents du service des déchets toutes filières et
catégories confondues.
Réalisation
> En janvier un appel à volontaires pour le “Vis ma
vie” est envoyé à chaque agent.
> Les résultats sont publiés sur le site Intranet de
l’agence de voyages pro. Les noms des personnes
ne figurent pas sur le site, c’est leur mission qui est
décrite.
> Les agents peuvent faire 3 voeux qu’ils valident
par un “j’y vais”.
> Le croisement des souhaits et possibilités est
réalisé pour satisfaire un des 3 voeux.
> Les agents participent à la journée chez
l’accueillant et accueillent à leur tour.
> A chaque “Vis ma vie” correspond un rapport
d’étonnement pour recueillir les impressions de
chacun.
> Ces rapports d’étonnement sont utilisés pour
raconter les missions et seront diffusés sur le site
Intranet de l’agence de voyage.
DIMENSIONNEMENT (VOLUME, PERSONNES)
Si possible, chaque agent doit avoir participé à un
“Vis ma vie”tous les 3 ans.
FINANCES
Défraiement des déplacements
Budget « déjeuner »
Sur le budget formation
Étapes de mise en œuvre
1. Création de l’espace numérique dédié avec des
fonctionnalités de choix.
2. Création d’une communication ludique et efficace
pour expliquer le principe et l’intérêt du “Vis ma
vie”.
3. Création du gabarit spécifique du rapport
d’étonnement “Vis ma vie”.
4. Lancement d’un appel à participation («
20. 20/22
j’accueille »/ « je découvre »).
5. Création des modalités de centralisation et
croisement des souhaits
6. Lancement du projet
CONDITIONS DE RÉUSSITE
- Créer une vraie place pour la personne accueillie
pendant la journée
- Respecter les horaires de travail de l’accueillant
- Pas de moments confidentiels
- Un rapport d’étonnement publicisé
PROPOSITION DE TESTS
Test 1: Création de l’interface « Vis ma vie » sur le
site de L’agence de voyages pro
Il s’agit de tester auprès d’un groupe d’agents le
principe du projet avant toute mise en oeuvre. L’idée
de ce test est de déceler ce qui pourrait être des
freins à l’engagement afin de les désamorcer dès le
lancement de la communication.
22. 22/22
LE SITE INTRANET
[Pour tous les sous-projets]
Le site Intranet est la pierre angulaire de l’agence
de voyages pro des agents. Il est autant un outil de
communication qu’une plate-forme de synthèse des
“résultats” des différents voyages proposés.
Ce site Intranet est composé de 5 onglets: Accueil /
Vis ma vie / Le déjeuner des pro de la déchet’ / Les
séjours courts / les grands voyages.
Chaque onglet a des fonctionnalités spécifiques. Sur
l’onglet “Vis ma vie”, les agents peuvent activer un
“j’y vais”. Sur l’onglet “les séjours courts” ou “Les
grands voyages”, il peuvent télécharger le catalogue
des destinations et expériences. Sur l’onglet “Le
déjeuner des pros”, ils peuvent consulter les
restitutions des échanges.
LE RAPPORT D’ÉTONNEMENT
[Pour “Les séjours courts”, “Le vis ma vie”, “Le
déjeuner des pros de la déchet’”]
Le rapport d’étonnement est un outil qui permet de
matérialiser des impressions ou des idées.
Il est préformaté afin de faciliter la prise de note
pendant le voyage et se décline en plusieurs parties
majeures:
- les points saillants,
- les étonnements,
- les interrogations,
- les idées survenues.
Il peut également se compléter par d’autres
questions plus précises sur la qualité de
l’intervention ou des voyages.
Les rapports d’étonnement des agents peuvent
être recueillis tels quels ou bien servir de base à la
construction d’un rapport collectif en fin de voyage.
La collectivité a tout intérêt à diffuser tout ou partie
de ces rapports d’étonnement sur le site de l’agence
de voyage pro afin d’assurer une transparence
sur les voyages. Même ceux considérés comme
“critiques” peuvent éclairer des tendances de pensée
au sein de l’organisation qui peuvent venir expliquer
des dysfonctionnements auxquels on n’arrive pas à
trouver de solutions.
LE CATALOGUE DES DESTINATIONS ET
EXPÉRIENCES
[Pour “Les séjours courts”, “Les grands voyages”]
Description
Le catalogue des destinations décrit les différentes
options de déplacements pour les voyages d’étude
des séjours courts et des grands voyages. C’est un
document illustré, coloré et facile à lire indiquant
les différents sites de visite.
Afin de faire son choix de destination pour le séjour
court, l’agent est amené à prendre connaissance de
l’ensemble de la proposition. En quelques coups
d’oeil, il peut se faire une idée sur l’ensemble de
l’offre mais aussi en prendre connaissance pour ses
futurs voyages.
Le catalogue propose également à l’agent de
candidater pour participer au tirage au sort des
“grands voyages”, des voyages d’étude en dehors des
frontières du Département à la découverte innovants
ou peu communs.
