1. Sistem fail dan surat
menyurat
WAJ3108
Noredatul binti Gabo

2. Proses mengklasifikasi, menyusun,
menyimpan dan menyelenggara fail-fail
yang diwujudkan bagi memudahkan
pengurusannya apabila diperlukan.
Definisi @ pengenalan

3. Sesuatu rekod mudah dicari apabila
diperlukan tanpa membuang masa.
Maklumat dan rekod tidak hilang , mudah
disediakan dan disimpan.
Tujuan sistem fail

4. Sesuatu dokumen itu mudah dicari dan
diperoleh dengan cepat apabila diperlukan.
Tidak kompleks, mudah dikendalikan dan
difahami serta tidak mengelirukan.
Perlu disesuaikan dengan keperluan
organisasi.
Boleh diubahsuai jika perlu, mengikut
kehendak dan keadaan organisasi.
Ciri-ciri umum sistem fail

5. Perlu melibatkan kos yang paling minimum.
Dokumen yang difailkan perlu mendapat
perlindungan keselamatan daripada
kebakaran, kekotoran, bencana alam dan
kebocoran rahsia organisasi.
Perlu menggunakan ruang yang paling
minimum.

6. 1. Tajuk / Perkara yang boleh digolongkan dalam satu
TAJUK besar diasingkan - wujud fail yang bercampur
aduk.
2. Ada kecenderungan menambah nombor fail baru
kepada nombor yang sedia ada.
3. Sukar mencari fail. Terpaksa membaca daripada Daftar
Fail (Surat Keluar-Surat Masuk )
4. Penyimpanan rekod yang kurang kemas.
5. Pengetua / Guru Besar / Pembantu Tadbir yang baru
mengambil masa yang panjang untuk memahami sistem
fail yang digunakan.
Masalah Sistem Fail Di
Sekolah

7. Terdapat 4 sistem fail utama iaitu;
Sistem Pengelasan Fail
Pengelasan fail mengikut
abjad
Pengelasan fail mengikut
tempat atau kawasan
Pengelasan fail mengikut
angka
Pengelasan fail mengikut
perkara

8. Klasifikasi Fail
Fail urusan am (house
keeping files)
Fail urusan fungsian
(functional files)

9. Fail urusan am mengandungi surat dan dokumen
lampiran berkaitan dengan hal pentadbiran,
bangunan dan harta, kelengkapan dan bekalan,
kewangan dan personal.
Fail urusan am
(house keeping file)

10. Fail urusan fungsian mengandungi surat
dan dokumen lampiran berkaitan dengan
fungsi dan aktiviti asas jabatan.
Diwujudkan oleh sesebuah kerajaan
untuk melaksanakan fungsi dan
tanggungjawabnya
Fail urusan fungsian (functional
files)

11. Rahsia Besar - Kuning dan berpalang serta
tercatat ‘RAHSIA’
Rahsia - Merah Jambu berpalang merah dan
tercatat ‘RAHSIA’
Sulit - Hijau tercatat perkataan ‘SULIT’
Terhad - Putih tercatat perkataan’TERHAD’
Terbuka - putih
Pengenalan Fail

12. Terbuka – Tiada had
Terhad – pegawai yang menjalanka tugas
Sulit – individu
Rahsia – Maruah Negara
Rahsia besar – Keselamatan Negara
Maksud Ciri-ciri Keselamatan

13. 1. Rahsia Besar;
 Maklumat tentang urusan kerajaan yang masih
dalam proses perancangan merupakan antara rahsia
besar kerajaan.
 Maklumat ini dimuatkan dalam fail berwarna kuning
dan berpalang (x) merah memenuhi kulit hdapan fail
Pengelasan Fail

14. 2. Rahsia :
 Urusan berkaitan dengan program
pembangunan kerajaan dianggap sebagai
maklumat berkelas ‘RAHSIA’
 Fail yang menyimpan maklumat pengelsan
rahsia berwarna merah jambu dan berpalang
(x) merah memenuhi kulit hadapan fail.

15. 3. Sulit :
 Urusan yang berkaitan dengan sesuatu keputusan
dianggap sulit walaupun telah diumumkan oleh
menteri begitu juga urusan tatakelakuan pegawai
awam.
 Maklumat berkenaan disimpan dalam fail warna
hijau muda dan dicatat sebagai ‘ sulit’

16. 4. Terhad:
 Biasanya sesebuah jabatan mempunyai fail yang
edarannya terhad disebabkan maklumat yang
terkandung dalamnya.maklumat seperti butiran
peribadi staf dianggap sebagai maklumat terhad
 Fail jenis ini berwarna putih

17. 5. Terbuka :
 Kebanyakan fail di sesebuah jabatan adalah jenis
terbuka, iaitu fail-fail berkaitan dengan
pengurusan harian sesebuah jabatan. Fail-fail
pentadbiran adalah tergulung dalam kategori ini.
 Fail jenis ini berwrna putih.

18. Dikelas dan diberikan nombor kod yang sesuai
dan teratur.
Fail disusun mengikut tajuk-tajuk besar atau
disebut tahap pertama yang yang boleh
dipecahkan sehingga 99 tajuk utama.
Penyusunan Fail

19. Contoh Susunan fail di rak
Rak dinomborkan untuk
memudahkan/mencepatkan
carian fail
Keterangan
mengenai
fail
diletakkan
ditepi rak

20. Perkara Lain Yang Berkaitan
Dengan Sistem Fail
• Satu fail sementara (yang mengandungi satu tajuk sahaja) dibuka
apabila fail asalnya tidak ditemui
• Fail ini ditutup & dimasukkan ke dalam fail besar apabila sudah
digunakan
• Fail ini tidak aktif
• i) Dakwat biru/hitam untuk surat keluar
• ii) Dakwat merah untuk surat masuk
Sampul
Kecil
• Setiap fail seharusnya disediakan kertas minit / salinan surat yang
dihantar & dimasukkan surat-surat berkenaan dengan memberi no.
rujukan
• Surat yang dimasukkan ke dalam fail perlu direkod pada kertas
minit
Kertas
minit

21. Penutupan
Fail
• Fail ditutup apabila telah mengandungi 100 kandungan,4cm atau
difikirkan terlalu tebal
• Setelah penuh / ditutup, Jilid I dicatat pada nombor rujukannya
• Seterusnya fail lain dibuka menggunakan Jilid II dan nombor
rujukan yang sama digunakan
• Bilangan kandungan dimulakan dengan nombor baru (satu) dan
seterusnya
• (contoh: 06/08/01 Jld. II (1)

22. Fail-fail yang ditutup melebihi 7 tahun tidak aktif (rujukan Arkib
Negara) hendaklah disenaraikan untuk tujuan pelupusan
a) Sediakan senarai cadangan rekod untuk tujuan pelupusan.
b) Semak senarai rekod yang dicadangkan untuk pelupusan.
c) Dokumen terperingkat perlu dikelaskan semula sebagai terbuka
dan mendapat kelulusan Pejabat KPKK sebelum dilupuskan.
d) Kemukakan permohonan kebenaran pelupusan fail kepada
Jabatan Arkib Negara Malaysia.
e) Terima kebenaran daripada Jabatan Arkib Negara Malaysiauntuk
melupuskan fail.
f) Lupuskan rekod kualiti mengikut kaedah yang ditetapkan.
Pelupusan Rekod/Fail

23. Sekian,
Terima kasih…