1. PENGORGANISASIAN Asas Pengurusan
PENGORGANISASIAN
5.0 Pengenalan
Organisasi yang telah kita fahami merupakan sebuah institusi seperti agensi
kerajaan, sekolah, syarikat, persatuan IPTA, dan sebagainya. Seperti yang telah kita
pelajari daripada unit dua, lima fungsi asas dalam pengurusan sesebuah organisasi
adalah perancangan, pengorganisasian, pengarahan, pengawalan dan penstafan.
Oleh itu selepas satu-satu perancangan dibuat maka pengurus perlu pula menyusun
atau mengorganisasi semua aktiviti yang telah dirancang supaya objektif yang
ditetapkan dalam perancangan dapat dicapai dengan jayanya. Sesebuah organisasi
yang ditubuhkan memerlukan pengorganisasian yang rapi dan teliti serta
bersesuaian dengan tujuan, matlamat, strategi dan program yang telah dibuat pada
peringkat perancangan.
5.1 Definisi dan Konsep Pengorganisasian
Terdapat berbagai definisi yang telah digubal oleh penulis-penulis buku tentang
pengorganisasian diantaranya:
• Stoner dan Wankel (1986): Pengorganisasian merupakan satu proses di mana
aktiviti kerja disusun dan diagihkan kepada sumber tenaga untuk mencapai
matlamat dan tujuan sesebuah organisasi.
• Jaafar Muhammad (1992): Pengorganisasian ialah penyusunan sumber-sumber
organisasi dalam bentuk kesatuan dengan cara yang berkesan agar matlamat
dan objektif organisasi yang dirancang dapat dicapai.

2. PENGORGANISASIAN Asas Pengurusan
• Gatewood, Taylor dan Farell: Pengorganisasian ialah aktiviti–aktiviti yang terlibat
dalam merekabentuk suatu struktur organisasi yang sesuai, memberi tugas
kepada pekerja serta membentuk perhubungan-perhubungan yang berguna di
antara pekerja-pekerja dan di antara tugas-tugas.
• Certo (1997): Fokus utama pengorganisasian adalah menentukan setiap aktiviti
– aktiviti yang akan dilakukan oleh sumber manusia dalam organisasi, dan
bagaimana sumber-sumber tersebut dapat diselaraskan atau digabungkan
dengan cara yang terbaik untuk mencapai objektif organisasi.
Maka daripada setiap definisi di atas bolehlah disimpulkan bahawa pengorganisasian
menekankan kepada konsep pembahagian kerja kepada sumber manusia, oleh itu
di sini organisasi memerlukan satu struktur sistem yang menjelaskan siapa perlu
melakukan tugas apa, siapa bertanggungjawab kepada apa dan siapa serta siapa
perlu mengkoordinasikan tugas-tugas yang perlu dilakukan. Penurunan autoriti dan
kuasa kepada mereka yang berpatutan serta penentuan asas-asas yang sesuai
untuk tugas penjabatan dan menentukan bilangan tugasan yang optimum dalam
setiap jabatan untuk mencapai matlamat dan tujuan organisasi yang telah dirancang
terlebih dahulu juga amat penting di dalam konsep pengorganisasian.

3. PENGORGANISASIAN Asas Pengurusan
5.2 Proses dan Struktur Organisasi
5.2.1 Proses Pengorganisasian
Dalam menyempurnakan pengorganisasian ini , terdapat 5 langkah yang perlu
dilalui untuk menjayakan proses pengorganisasian tersebut. Gambarajah 5.1 di
bawah menunjukan aliran proses pengorganisasian.
Menyenaraikan kerja-kerja.
Membahagikan beban kerja.
Mewujudkan unit-unit tertentu.
Mewujudkan mekanisma penyelarasan.
Mengawasi keberkesanan dalam perjalanan organisasi.
Rajah 5.1: Proses Pengorganisasian.

4. PENGORGANISASIAN Asas Pengurusan
Langkah 1
Menyenaraikan semua kerja yang akan dilakukan atau terlibat.
• Kita tahu bahawa tiap-tiap organisasi mempunyai matlamat atau tujuan
yang tersendiri. Tiap-tiap matlamat tersebut pula boleh dicapai dengan cara
yang berbeza. Untuk mencapai matlamat ini tindakan atau kerja yang
dilakukan oleh ahli organisasi hendaklah ditentukan. Seorang pengurus perlu
menentukan sumber-sumber yang akan digunakan untuk mencapai matlamat
tersebut dan bagaimana semuanya akan dilakukan. Oleh itu pihak pengurusan
organisasi perlu menyenaraikan atau perincikan setiap aktiviti yang hendak
dilakukan bagi organisasi tersebut.
Langkah 2
Membahagikan beban kerja kepada setiap individu dalam organisasi
• Kerja–kerja yang telah diperincikan akan dibahagikan kepada individu atau
sekumpulan individu mengikut kebolehan serta kemahiran masing-masing.
Pembahagian kerja ini hendaklah adil dan seimbang. Jika seorang pekerja
diberikan beban kerja yang terlalu berat atau tidak mengikut kelayakan yang
diperlukan dia mungkin tidak dapat melaksanakan kerja dengan baik dan
berkesan. Pembahagian kerja juga perlu dilakukan kerana seorang individu
tidak akan mampu mencapai objektif secara bersendirian.
Langkah 3
Mewujudkan unit-unit tertentu bagi aktiviti yang mempunyai persamaan.
• Organisasi perlu mengumpulkan pekerja-pekerja yang melaksanakan tugas
yang sama dalam kumpulan-kumpulan tertentu. Kumpulan ini lebih dikenali
sebagai penjabatan . Biasanya penjabatan yang ada di dalam organisasi

5. PENGORGANISASIAN Asas Pengurusan
adalah seperti, jabatan pemasaran, jabatan kewangan, jabatan pentadbiran
dan sebagainya.
Langkah 4
Mewujudkan mekanisma penyelarasan
• Dalam usaha melaksanakan tugas yang berbeza di antara jabatan dalam
organisasi, kemungkinan akan wujudnya pertelingkahan atau kekeliruan di
antara pekerja-pekerja di setiap jabatan. Dengan adanya satu mekanisma
penyelarasan maka masalah–masalah di antara mereka akan dapat diatasi
seperti peraturan, prosedur dan polisi.
Langkah 5
Mengawasi keberkesanan dan penyesuaian organisasi
• Memandangkan organisasi sentiasa berubah, langkah-langkah dalam proses
pengorganisasian juga mengalami perubahan . Oleh itu adalah mustahak
bagi seseorang pengurus untuk mengawasi keberkesanan dan melakukan
penyesuaian terhadap perubahan yang berlaku. Ini akan membantu
organisasi bagi mencapai matlamat yang telah ditetapkan.

6. PENGORGANISASIAN Asas Pengurusan
5.2.2 Struktur Organisasi
Hasil daripada proses pengorganisasian, wujudnya pembentukkan struktur
organisasi yang menentukan bagaimana tugas-tugas formal dibahagikan,
sumber-sumber digunakan secara optimum dan jabatan-jabatan
dikoordinasikan. Struktur organisasi mempunyai kaitan yang rapat dengan
pengorganisasian di mana struktur organisasi ditunjukkan secara ilustrasi
grafik yang dipanggil carta organisasi. Apa yang boleh dilihat daripada carta
organisasi adalah:
 Kedudukan individu yang relatif seperti yang dikotakkan menunjukkan
pembahagian dan hubungan fungsi dan aktiviti kerja yang berlainan.
 Garisan di antara kotak-kotak tersebut menunjukkan hubungan rasmi
komunikasi di antara individu-individu berlandaskan rantaian arahan.
 Hiraki dan kedudukan autoriti serta tanggungjawab dalam organisasi.
 Tugas, tanggungjawab dan autoriti yang diberikan kepadanya, dan
kepada siapa pula beliau perlu membuat laporan.
Struktur organisasi mestilah selari dengan strategi organisasi. Jika strategi
organisasi dibentuk untuk menentukan “apa yang patut dilakukan” untuk
pencapaian objektif organisasi, struktur organisasi pula menentukan “siapa
dan bagaimana” objektif tersebut dilaksanakan.
Terdapat 2 aspek penting di dalam pembentukkan struktur organisasi:
5.2.2.1 Pembahagian kerja
Ia merujuk kepada pekerja-pekerja melaksanakan kerja yang tertentu atau
khusus berdasarkan kemahiran, kelayakan dan kemampuan individu
tersebut. Ia juga di panggil pengkhususan kerja. Asas pembahagian kerja

7. PENGORGANISASIAN Asas Pengurusan
ialah setiap suatu kerja boleh dibahagikan kepada tugas-tugas kecil yang
berulang dan ditugaskan seorang pengurus untuk menyelia dan mengarah
pekerja tersebut. Contohnya di sebuah klinik swasta, si A ditugaskan hanya
untuk merekod dan memanggil nama pesakit sahaja manakala si B hanya
ditugaskan untuk memberi ubat dan menerima pembayaran sahaja. Mereka
diselia oleh seorang doktor.
Dengan adanya pengkhususan kerja tersebut seseorang itu akan menjadi
lebih cekap dan berkesan. Bayangkan sekiranya si A ditugaskan sebagai
merekod nama pesakit, memanggil nama pesakit dan menyediakan ubat
kepada pesakit serta menerima bayaran daripada pesakit. Mampukah dia
melakukan kesemua tugas tersebut seorang diri?
Sebagaimana lumrah hidup setiap perkara yang dilakukan ada kebaikan dan
keburukannya, begitu juga dengan konsep pembahagian kerja ini. Marilah
kita lihat kebaikan dan keburukannya.
Kebaikan Keburukan
Menjadikan pekerja lebih mahir dan Kurang kreativiti di mana kerja yang
cekap. sama sahaja yang dilakukan dan tiada
pembaharuan.
Kerja dapat disiapkan dengan lebih cepat Pekerja cepat rasa bosan dan malas.
dan menjimatkan masa.
Meringankan beban kerja. Tidak dapat menguasai bidang baru.
Menjimatkan kos latihan. Tidak berpeluang menunjukkan bakat
baru.
Mempertingkatkkan kepakarannya. Produktiviti menurun kerana konsentrasi
menurun.
Menggunakan sumber-sumber yang Menaikkan kos latihan sekiranya ada
lebih efisien. sebarang perubahan kepada gaya kerja
yang akan dilakukan.
Ada juga dikalangan pekerja yang tidak sukakan kepada pekerjaan yang melibatkan
pengkhususan kerana mereka mungkin rasa cepat bosan dan jemu. Maka ini akan
mewujudkan rasa ketidakpuasan hati terhadap kerja yang sama itu. Mereka ini lebih
suka kepada kerja yang sentiasa berubah dan dapat memperkembangkan idea baru
serta meningkatkan kreativiti. Maka pihak pengurusan harus mengatasi masalah ini

8. PENGORGANISASIAN Asas Pengurusan
dengan cara merekabentuk kerja. Reka bentuk kerja amat penting kepada pengurus
kerana cara kerja itu disusun, direka dan diselaraskan mempunyai kesan kepada
prestasi organisasi. Terdapat 4 cara untuk merekabentuk kerja di mana ia dapat
mengatasi kebosanan serta ketidakpuasan hati pekerja:
 Ruang lingkup kerja
Konsep ini menyentuh bilangan kerja atau tugas berbeza-beza yang dilakukan di
dalam satu pekerjaan dan kekerapan kerja tersebut diulangi. Semakin sedikit
bilangan kerja yang dilakukan dan ia dilakukan berulangkali maka ia dikatakan
ruang lingkup yang sempit. Tetapi sekiranya bilangan kerja adalah banyak dan
kekerapan melakukan satu-satu tugas adalah sedikit, maka ia dikatakan ruang
lingkup yang luas. Contohnya, di sebuah restoran , si A hanya bertugas
mengambil pesanan makanan sahaja, dan dilakukan tugas tersebut setiap saat.
Manakala si B pula bertugas mengambil pesanan, menghantar makanan dan
menerima pembayaran, maka si B mempunyai ruang lingkup yang luas jika
dibandingkan dengan si A.
 Kedalaman kerja
Konsep ini menekankan sejauh mana pekerja dapat mengawasi kerja-kerja
mereka. Apabila pengurusan menetapkan peraturan-peraturan yang ketat,
memperincikan tugas-tugas dan mengawasi setiap pergerakan kerja yang
dilakukan dengan teliti maka paras kedalaman kerja dikatakan cetek atau rendah.
Akan tetapi walaupun peraturan itu diadakan, pekerja masih dapat melakukan
kerja dengan baik tanpa rasa tertekan,dan dapat menguasai setiap pekerjaan
dengan cekap maka ia mempunyai paras kedalaman kerja yang tinggi.
Contohnya , di sebuah restoran yang dilengkapi dengan peraturan seperti tidak
boleh merokok semasa bekerja, datang tepat waktu, tidak boleh berbual semasa
mengambil pesanan tetapi si A masih perlu diawasi setiap pergerakan kerjanya
seperti setelah diambil pesanan kena ditunjukkan kepada penyelia terlebih
dahulu semada logik atau pun tidak tempahan tersebut, beliau sentiasa di awasi
maka paras kedalaman kerjanya masih cetek. Tidak seperti si B yang boleh
melakukan kerja tanpa perlu diawasi, dapat menerima serta menghantar

9. PENGORGANISASIAN Asas Pengurusan
tempahan dengan cekap. Maka beliau mempunyai paras kedalaman kerja yang
tinggi.
 Perluasan Kerja
Konsep ini digunakan untuk mengatasi rasa ketidakpuasan hati melalui
meningkatkan atau meluaskan lagi ruang lingkup kerja berkenaan dengan
menambahkan lagi bilangan kerja dalam satu-satu pekerjaan. Cara ini mampu
meningkatkan kemahiran di samping memberi cabaran dan motivasi serta
membebaskan pekerja itu dari konkongan dan batasan. Contohnya, di sini kita
boleh lihat si A mungkin rasa tidak puas hati dan cepat jemu, maka pihak
pengurusan bolehlah menambahkan bilangan kerja beliau seperti menghantar
tempahan, menjadi chef atau sebagainya yang membolehkan beliau
mengembangkan bakatnya.
 Pengayaan Kerja
Adalah satu cara lagi untuk mengatasi rasa ketidakpuasan hati pekerja iaitu
melalui meningkatkan atau mendalamkan lagi paras kerja itu dengan kata lain ia
memberikan pekerja itu peluang dalam membuat keputusan atau membaiki
kesilapan diri. Semakin mencabar kerja itu dan semakin besar tanggungjawab
bagi pekerja, maka semakin meningkatlah lagi motivasi serta pengorbanan
mereka terhadap pekerjaan tersebut. Pengayaan kerja di dalam organisasi
melibatkan dua faktor penting iaitu:
a) Menyediakan kerja yang pelbagai.
b) Memberikan autonomi dan tanggungjawab kepada pekerja untuk
menjalankan tugas mereka sehingga selesai.
 Pusingan kerja
Ia juga sebagai salah satu cara untuk mengatasi rasa kebosanan iaitu ia
melibatkan perpindahan pekerja-pekerja kepada bahagian lain (di dalam
lingkungan kerja yang sama). Dengan adanya pusingan kerja ini, pekerja-pekerja
dapat mempelajari kerja-kerja baru serta juga melatih beliau supaya cekap dan
mahir di dalam tugas-tugas di bahagian yang baru.

10. PENGORGANISASIAN Asas Pengurusan
5.2.2.2 Penjabatanan
Perkara utama yang perlu dilakukan dalam sesebuah organisasi yang besar
lagi kompleks adalah menyusun sumber-sumbernya dengan cara yang
efisien dan berkesan. Aktiviti – aktiviti yang sama diletakkan di bawah satu
unit, bahagian atau kumpulan.
Proses mengumpul dan menyatukan semua kegiatan yang sama dengan
cara yang sesuai dan praktikal di panggil penjabatanan. Biasanya setiap
organisasi akan membentuk penjabatanan bergantung kepada aktiviti utama
organisasi tersebut. Terdapat beberapa jenis penjabatanan yang biasa
digunakan seperti:
 Penjabatanan mengikut fungsi
Penjabatanan ini digunakan secara meluas disetiap organisasi kerana ianya
mudah dibentuk dan dipraktikkan. Ia diwujudkan berdasarkan fungsi-fungsi
asas organisasi seperti pengeluaran, kewangan, pemasaran dan sumber
manusia. Ia boleh digambarkan berdasarkan rajah 5.2. Kebaikan utama yang
boleh diperolehi daripada penjabatanan ini adalah individu yang ditempatkan
dalam sesuatu jabatan mempunyai kemahiran atau kepakaran dalam fungsi-
fungsi tertentu. Ia juga mudah dikawal kerana setiap pengurus perlu
kemahiran yang hanya terhad kepada bidangnya sahaja.
Tetapi apabila organisasi menjadi besar dan berkembang, penjabatanan
mengikut fungsi menjadi kurang berkesan kerana ia akan menimbulkan
halangan dari segi komunikasi antara jabatan kerana setiap ahli tidak
mengenali antara ahli dalam jabatan tersebut.

11. PENGORGANISASIAN Asas Pengurusan
Pengurus Besar
Pengurus Pengurus Pengurus Pengurus
Kewangan Pemasaran Pengeluaran P’tadbiran
Rajah 5.2: Penjabatanan Mengikut Fungsi
 Penjabatanan mengikut keluaran atau produk
Bagi organisasi yang besar yang mengeluarkan pelbagai jenis barang-barang
seperti syampo, sabun mandi, ubat gigi, bedak dan sebagainya biasanya
akan mengwujudkan penjabatanan berdasarkan produk-produk tersebut. Ia
dilakukan untuk memudahkan pihak pengurusan menyelaraskan operasi
yang berkaitan. Rajah 3 menggambarkan penjabatanan mengikut produk.
Setiap keluaran ada pengurus yang bertanggungjawab dan mengawasi
setiap pergerakan aktiviti. Setiap jabatan memerlukan teknologi atau alatan
yang berbeza dan ini akan melibatkan kos yang tinggi.
Pengurus Besar
Pengurus Pengurus Pengurus Pengurus
Ubat Gigi Sabun Mandi Syampoo Bedak

12. PENGORGANISASIAN Asas Pengurusan
Rajah 5.3: Penjabatanan Mengikut Produk
 Penjabatanan mengikut kawasan atau geografi
Pembentukan penjabatan mengikut kawasan berdasarkan kepada 2 kaedah
iaitu berdasarkan tempat di mana organisasi beroperasi atau berdasarkan
kawasan – kawasan pasaran yang menjadi fokus organisasi .
Dalam aspek pertama penjabatanan wujud di lokasi di mana organisasi
beroperasi kerana kemudahan untuk mendapatkan punca-punca bahan
mentah dan tenaga buruh. Ia biasanya melibatkan organisasi pembinaan
atau perkhidmatan seperti Telekom.
Bagi aspek kedua pula jabatan diwujudkan berhampiran pelanggan supaya
organisasi dapat bertindak cepat untuk memenuhi keperluan pelanggan. Kita
dapat lihat contoh Bank Islam (M) Sdn. Bhd, yang mempunyai setiap
cawangan di bandar-bandar besar. Ini digambarkan pada rajah 4 di bawah.
Pengurus Besar
Kuala Lumpur
Pengurus Pengurus Pengurus Pengurus
Caw. Kota Bharu Caw. P. Mas Caw. T. Merah Caw. Machang
Rajah 5.4: Penjabatanan Mengikut Kawasan.
 Penjabatanan Mengikut Pelanggan
Penjabatanan ini diwujudkan berdasarkan kepada pelanggan utama
organisasi . Di antara jenis-jenis pelanggan yang biasanya di jabatan adalah
pengguna biasa, pengguna perdagangan, pengguna industri dan pengguna
sekolah. Contoh yang dapat kita lihat adalah TNB di mana beliau mempunyai
banyak jenis pelanggan.

13. PENGORGANISASIAN Asas Pengurusan
Pengurus Besar
Perkhidmatan
Pengurus Pengurus Pengurus
(Pengguna biasa) (Pengguna Industri) (Pengguna Pejabat)
Rajah 5.5: Penjabatanan Mengikut Pelanggan
 Penjabatanan Matrik
Setelah kamu mempelajari beberapa jenis penjabatan, sekarang marilah
sama-sama kita memahami satu lagi penjabatan yang boleh dikatakan
kompleks iaitu penjabatanan matrik. Di dalam penjabatan matriks ini para
pekerja pada hakikatnya mempunyai dua orang ketua. Oleh itu pengurus
terpaksa bertanggungjawab kepada dua orang ketua dan tidak hanya kepada
seorang ketua sebagaimana yang terdapat dalam struktur biasa. Struktur ini
juga dikenali sebagai “ sistem berbilang arahan”. Penjabatanan ini
merupakan campuran dua jenis penjabatanan seperti penjabatan fungsian
dan penjabatanan produk. Oleh kerana struktur matriks melibatkan campuran
penjabatanan, maka untuk beroperasi dengan cekap dan berkesan,
komunikasi serta kerjasama yang baik adalah perlu. Biasanya penjabatanan
seperti ini sesuai dengan persekitaran yang sering berubah seperti
persaingan yang sengit dan perubahan teknologi . Contohnya sebuah
organisasi terlibat dalam kegiatan-kegiatan melaksanakan berbagai-bagai
jabatan fungsian seperti pengeluaran, pemasaran dan kewangan adalah
diperlukan. Oleh itu, dalam masa perlaksanaan projek ini, para kakitangan
akan mengikut arahan dari pengurus projek dan pengurus fungsian seperti
dalam rajah 5.6 di halaman sebelah.

14. PENGORGANISASIAN Asas Pengurusan
Pengurus Besar
Pengurus Pengurus Pengurus
Pengeluaran Kewangan Pemasaran
Projek Unit Unit Unit
Kereta A Pengeluaran Kewangan Pemasaran
Projek Unit Unit Unit
Kereta B Pengeluaran Kewangan Pemasaran
Projek Unit Unit Unit
Kereta C Pengeluaran Kewangan Pemasaran
Rajah 5.6: Penjabatanan Matrik