Sanoma Media is begin dit jaar overgestapt op JIRA als algemene workflow tool binnen het bedrijf. Nick verteld waarom JIRA de tool naar keuze geworden is en hoe JIRA is ingericht zodat de verschillende afdelingen en merken van Sanoma in één systeem samen kunnen werken.

1. Jira Implementatie Sanoma Media
Nick Enthoven, Proces Coordinator ICT

2. Deze presentatie
• Sanoma ICT Verbeterproject
• Begin Situatie
• Eisen aan een nieuw ticketsysteem
• Waarom Jira?
• Sanoma Media: Clusters, Titels, Redacties, Afdelingen
• Implementatie (1)(2)(3)(4)
• Samenwerken in 1 project
• Demo
• Verloop Atlassian integratie Sanoma Media
• Lessons Learned
• Vragen?
05/17/11 © Sanoma Media 2

3. Sanoma ICT Verbeterproject
Ticketsysteem 1 schakel in groter project
Aanleiding:
• Business ontevreden over onduidelijke doorlooptijd en communicatie
• Geen inzicht in performance van afdelingen
• Geen inzicht in workload van afdelingen
• Geen (beschreven) proces voor issue afhandeling
• Eilandvorming afdelingen, slechte samenwerking
• Kwaliteit websites/applicaties onvoldoende
05/17/11 © Sanoma Media 3

4. Begin situatie
• Vier afdelingen
»Development
»Systems
»Messagent
»Kantoorautomatisering
• 3 Jira installaties
• 3 verschillende wiki’s
• X externe ticketsystemen
• Geen rapportage
05/17/11 © Sanoma Media 4

5. Eisen aan een nieuw ticketsysteem
We gaan samenwerken
• Eenvoudig voor gebruikers
• Bruikbaar voor meerdere afdelingen zonder elkaar in de weg te
zitten
• Zelf inrichten workflows
• Gebruikers moeten naast hun eigen tickets ook tickets van directe
collega’s kunnen inzien
• Rapportage workload en performance in ticket afhandeling
• Eigen velden en formulieren voor specifieke type tickets
• Koppelen met externe applicaties en databronnen
Doel
• Voor gebruikers 1 portal waar op de achtergrond alle afdelingen en
zelfs externen samenwerken
05/17/11 © Sanoma Media 5

6. Waarom Jira
• Oude Jira reeds beschikbaar en bekend onder beheerders en
gebruikers
• Vrijheid in inrichten workflows
• Vrijheid met inrichten projecten dmv ‘schemes’
• Uitgebreid rechtensysteem
• Beschikbaarheid aanvullende Atlassian producten
• Uitgebreide documentatie van Atlassian
• Ondersteuning via 42
• Geen acceptatie alternatief onder andere afdelingen (Frontrange
ITSM)
05/17/11 © Sanoma Media 6

7. Jira
Sanoma Media indeling
Clusters Project
Coördinatie & Rapportage
News Men Women … Category
Titels
Project
NU ZIE … Viva Libelle Margriet …
Redactie Users &
Reporters
Sanne Naomi Redactie … Groups
Ontwikkelaars
Assignees
Users &
Systems … Externe X Development Groups
7
05/17/11 © Sanoma Media

8. Implementatie (1)
Projects & Categories
• Voor iedere Sanoma titel een project
»NU.nl, Viva, Margriet, …
• Voor ieder cluster een category
»Men, Women, News, Parenting, …
• Alle titel-projects worden gekoppeld aan een cluster-category
• Voor iedere interne afdeling een (gesloten) category
»SD Systems, SD Development, SD Campaigns, …
• Afdeling specifieke projecten gekoppeld aan afdeling category
»Hosting Infrastructuur, Component ontwikkeling, …
• Rapportages gemaakt op basis van cluster-category
05/17/11 © Sanoma Media 8

9. Implementatie (2)
Rechten
• 4 vaste user roles voor alle projecten
»Administrators
 Beheert project, kan versies en componenten maken
»Coordinators
 Kan assignen, plannen en issues sluiten
»Developers
 Is assignable, kan resolven
»Users
 Kan tickets aanmaken, is niet assignable, kan comment plaatsen, kan alle tickets
in project inzien
05/17/11 © Sanoma Media 9

10. Implementatie (3)
Users & Groups
• User accounts alleen op aanvraag.
• Voor alle clusters een eigen group, overeenkomstig met userroles
»Jira-clusternaam-administrators
»Jira-clusternaam-coordinators
»Jira-clusternaam-developers
»Jira-clusternaam-users
• Per externe partij een group met hierin alle medewerkers
»Jira-ext-Bedrijfsnaam
05/17/11 © Sanoma Media 10

11. Implementatie (4)
Issuetypes, customfields & workflows
• Specifieke issuetypes voor iedere afdeling
»Change, Incident, Problem, OCS Task, …
• Specifieke customfields voor issuetypes
»URL, downtime, hostinggroup, cmdb, …
• Specifieke workflows voor custom issuetypes
»Incident flow, Mobile App submission, Change flow, …
»Flows op maat met eigen notificaties, statussen en screens
05/17/11 © Sanoma Media 11

12. Samenwerken in een gedeeld project
Alles komt bij elkaar
• Afdelingen kunnen onafhankelijk van elkaar in 1 project werken,
volgens hun eigen werkwijze via eigen issuetypes met bijbehorende
workflows
• Gebruikers kunnen binnen 1 project issues uitzetten bij meerdere
afdelingen
• Afdelingen kunnen elkaars issues inzien binnen 1 project
• Rapportages kunnen voor een geheel project of category worden
gemaakt, of alleen voor een afdeling door te filteren op issuetypes
• Coordinatoren filteren in dashboards op projecten en/of issuetypes
05/17/11 © Sanoma Media 12

13. Demo
http://portal.sanomaservices.nl

14. Verloop Atlassian integratie Sanoma Media
Vroeger Nu Straks
4 afdelingen 7 afdelingen, +3 extern 7 afdelingen, 3+ extern
3 jira’s + 1 frontrange 2 jira’s 1 jira
3 verschillende wiki’s 1 Confluence wiki 1 Confluence wiki
X externe ticketsystemen X-3 externe ticketsystemen X-3+ externe ticketsystemen
Uitgebreide rapportage in
Geen rapportage Beperkte rapportage
Confluence
Greenhopper
Externe docs in Confluence
05/17/11 © Sanoma Media 14

15. Lessons Learned
• Houd workflows simpel.
• Houd eenduidige naamgeving aan voor alle flows, schemes, groups
en categories. Zo behoud je overzicht in de vele koppelingen.
• Gebruik roles, geen groups, voor rechten. Plaats groups per project
in de juiste role voor de juiste rechten.
• Probeer oplossingen binnen de vele scheme oplossingen in Jira te
realiseren. Plugins of maatwerk pas als laatste optie.
05/17/11 © Sanoma Media 15

16. Vragen?