iso

1. PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
PT. AKAFOOD INTERNATIONAL Tbk
NomorDokumen : P 4.2.3/AI
Status Distribusi : TERKENDALI
TERKENDALI
Jl. Raya Baru Merdeka 26 Bogor 19150
Telp. (0251) 8602351 Fax. (0251) 8602352

2. AKAFOOD
INTERNATIONAL
PT AKAFOOD INTERNATIONAL
Tbk
No. Dokumen :
P 4.2.3/IA
PENGENDALIAN DOKUMEN
No. Terbitan : 1
No. Revisi : 0
PROSEDUR
TanggalTerbit : 20 AGUSTUS 2014
Halaman : 1dari5
1. TUJUAN
1.1 Untukmemastikanbahwa dokumen yang dibutuhkantersediabagipersonil yang
memerlukan.
1.2 Untukmengaturpenyusunan, distribusi dancaramemeliharadokumen.
1.3 Untukmengaturpenarikandanpemusnahandokumen yang
berhubungandengansistemmutu.
2. RUANG LINGKUP
Prosedurinimencakuppengendalianterhadapseluruhdokumen,
termasukdokumeneksternal; yaitupersyaratanperundangan,
persyaratanpelangganspesifikasi yang mempengaruhimutuproduk yang
dihasilkanperusahaandandipersyaratkanoleh SistemMutu.Jenisdokumendapatdalambe
ntuktercetak (hardcopy) maupuntidaktercetak (media elektronik/magnetik/software).
3. REFERENSI
3.1 Manual Mutu Perusahaan
3.2 ISO 9001 : 2008 klausul 4.2.3
4. DEFINISI
 DokumenMutu
Meliputi Manual Mutu (MM), ProsedurMutu (PM), InstruksiKerja (IK), Formulir (FM),
RencanaMutu (RM), Flow Chart (FC), TugasdanTanggungjawab (TJ), Dokumen (DO)
danStandar Operational (SO).
 DokumenTerkendali

3. Dokumendan data yang didistribusikankepadapersonil yang sudahditentukan,
danapabilaterjadiperubahan/revisiterhadapdokumendan data tersebut, makaSekretariat
ISO berkewajibanuntukmemberikanrevisi yang terbarudanmemastikandokumendandata
yang lama telahditarik.
 DokumentidakTerkendali
Dokumendan data yang didistribusikankepadapersonil yang tidak/belumditentukan,
danapabilaterjadiperubahan/revisipadadokumendan data tersebut, makaSekretariat ISO
tidakberkewajibanuntukmemberikanrevisi yang
terbarudanjugauntukmenarikdokumendan data yang lama.
 SEKRETARIAT ISO
Sekretariat ISO yang dibentukberdasarkan SK Direksisebagai Document Control Center
(DCC)
atauPusatpengendaliandokumendengantujuanmengkoordinasikansegalakegiatan yang
berhubungandengan administrative SistemManajemenMutu di lingkungan Perusahaan
 Manager
KepalaDepartemen
 MR
Management Representative (Wakilmanagemen)
 TanggalDisetujui
Samadengantanggalberlakunyadokumen yang bersangkutan
 Unit Kerja (UK)
MerupakanDepartemenBagiandan sub bagian yang berada di
perusahaansesuaidenganstrukturorganisasiperusahaan
5. PENANGGUNG JAWAB.
5.1 Sekretariat
ISObertanggungjawabuntukmengendalikandokumensertamenyimpanDaftarIndukdanDi
stribusiDokumen.
5.2 MR (Management Representative)
bertanggungjawabuntukmelaksanakanpengendaliandokumen di seluruhfungsi/bagian
Perusahaan.

4. 5.3 Setiap Manager
bertanggungjawabuntukmelaksanakanpengendaliandokumendanmemastikanbahwadok
umenacuankerja yang digunakanoleh operator tersedia di lapangansesuairevisiterakhir.
6. RINCIAN PROSEDUR
6.1 PenerbitanDokumen
¨ Sebelumsebuahdokumensistemmutuditerbitkan di Perusahaan,
terlebihdahuluditetapkansistempendokumentasianbaku yang
harusdimilikipadasetiapdokumen.
¨ Sesuaidenganketentuan yang telahditetapkan,
makaakanmenerbitkansebuahdokumen sistemmutu yang berlaku di Perusahaan.
gunamenyetujuikecukupannyamakaharusmemenuhipersyaratanuntukpenerbitannya.
¨ Adapundokumen yang
berlakuharusmemenuhipersyaratanpengesahansebagaiberikut :
Dokumen Dibuatoleh : DiperiksaOleh : Disetujuioleh :
Manual Mutu
Sekretariat
ISO
Management
Representative
Direktur
ProsedurMutu
(Wajib)
Sekretariat
ISO
Management
Representative Direktur
ProsedurMutu
(Departemen)
Manager Dept.
Management
Representative
Direktur
IntruksiKerja KABAG
Management
Representative
Manajer
· PenerbitanformulirmengikutiProsedurKerjaatauInstruksiKerja yangterlampiratau
yang mengaturpenggunaannya.
· Penulisandokumentidakharusmenggunakanbentuk format tertentu,
selamaWakilManajemenmenyetujuinya.
6.2 SistemIdentifikasiDokumen

5. · LihatlampiranSistemIdentifikasiDokumen
6.3 DokumenterkendalidanDokumentidakterkendali :
· Salinandokumen yang ikutberubahbilaadarevisi /
perubahandisebutsebagaidokumenterkontrolatauterkendalidanditandaidenganDokume
nterkendali yang lebihditujukanuntukpenggunaan di dalamperusahaan.
· Salinandokumen yang tidakikutberubahapabilaadarevisi /
perubahandisebutdokumentidakterkendali,
ditandaidengan Dokumentidakterkendali yang lebihditujukanuntukpihak – pihak di
luarperusahaandantidakharusditarikbilaterjadiperubahandokumen.
· Dokumenasli, walaupunmerupakandokumenterkontrol,
tidakperludiberitanda Dokumenterkendali dandisimpanolehpenanggungjawabpengend
aliandokumen.
· Perbanyakandokumenhanyabolehdilakukandaridokumenasli yang
bolehdilakukanataspersetujuanpenanggungjawabpengendaliandokumen.
6.4 PengendalianDistribusi
· Sekretariat ISO
sebagaiPusatPengendalianDokumenmenyusun DaftarInduk danDistribusiDokumen
yang berisi; nomor, judul, tanggalpenerbitan,
revisidankodepemegangdarisetiapdokumen yang bersangkutan.
·
DaftarIndukdanDistribusiDokumendisimpandandipantaurevisinyaolehPusatPengendalia
nDokumen.
·
DokumenterkendalididistribusikanolehPusatPengendalianDokumensesuaidenganDaftar
IndukdanDistribusiDokumen yang sudahditetapkan.
· Sebagaibuktipenerimaan,
penerimadokumendapatmemberikanparafatautandatanganpadaDaftarIndukdanDistribu
siDokumen.
6.5 RevisidanPenarikanDokumen
· Revisidokumenharusdisetujuiolehpersonil yang
sebelumnyapembuatataupenerbitdokumen. Dokumen yang
akandirubahdiusulkandenganmenggunakanformulirUsulanPerubahanDokumen.
· Bagiandokumen yang direvisidiberitandadengansegitiga di tepisebelahkiri. Nomor
/ tanggalrevisidicatatdalam DaftarIndukDokumen.

6. · Dokumen yang direvisidicatat, juduldokumen, alasanperubahannya, Bab
danhalamanpadaDaftarCatatanPerubahanDokumen.
· Pemakaidokumenharusmemastikanbahwadokumen yang
digunakannyamerupakanrevisi yang berlaku /
terakhirdanisinyasesuaidengankebutuhan.
· Dokumenterkendali yang sudahdirevisidimusnahkanataudistempel
KADALUARSA, jikamasihingindisimpan.
· Untukmempermudahdanmamputelusurisidokumen, makadokumenasli yang
sudahtidakdigunakandenganstempel KADALUARSA dikendalikandengancara ;
· Disimpandandikelompokankedalamdokumen yang sudahtidakdigunakan.
· Membuatdaftardokumen yang
sudahtidakdigunakandidalamcatatanPerubahanDokumen.
· Dijaga agar dokumen yang kadaluarsaterhindardarikehilangandankerusakan.
· Setiap Manager harusselalumemastikanbahwadokumen yang
kadaluarsatidakdigunakansebagaiacuankerja.
· Nomorrevisidokumendimulaidari 0 padasaatpertamaditerbitkanhingga 9,
jikasetelahituterjadirevisimakanomorrevisinyakembalike 0
dantanggalrevisinyamenjadiacuanidentifikasirevisi.
6.6 Pengendalian Data dalam Media MagnetikatauElectronik
· Data yang berupa software ataudalam media elektronik, termasuk yang ada di
dalamkomputeratauhardisk, sedapatmungkindibuatkan hardcopy ataucetakannyaatau
paling tidakdibuatkan back up dalambentukdisket yang
diidentifikasidandisimpanolehmasing–masingpenanggung jawabnya.
· Akseskedalam data di komputertidakselaludibatasiuntukpersoniltertentu,
kecualiakseskedalamdisket back up. Disket back up dibuatkandaftarnya yang
dicatatdalamDaftarDisket Back up.
6.7 PengendalianDokumenEksternal
· DokumenEksternalsepertistandar,
spesifikasibahandangambardidaftarolehPusatPengendalianDokumendalam DaftarInduk
Dokumen Eksternaldandipastikandokumentersebutadalahterbitanterakhiratau yang
masihberlaku.
· Cara
pemastianiniharusdenganbuktitertulisdanbuktitersebutdisimpansebagairekaman.

7. Dipersiapkanoleh:
ManajerMutu
TERKENDALI
Diperiksaoleh:
WakilManajer
Disahkanoleh:
ManajerPuncak
Dokumen ini milik PT AKAFOOD INTERNATIONAL Tbk
Isi dokumen tidak diperkenankan untuk digandakan atau disalin tanpa izin tertulis PT AKAFOOD INTERNATIONAL Tbk