3. Pengertian
Burt Scanland dan J. Bernard Keys menyatakan bahwa SIM
merupakan suatu sistem formal mengenai hal melaporkan,
menggolongkan, dan menyebarkan informasi kepada orang-orang
yang tepat dalam suatu organisasi.
Liang Gie berpendapat SIM sebagai jalinan hubungan dan
lalu lintas keterangan dalam suatu organisasi melalui
proses pengumpulan, pengolahan, pemahaman, dan
penyebaran kepada pejabat yang berkepentingan.
Dalam Encyclopedia of Management disebutkan bahwa
SIM merupakan suatu proses pendekatan yang
direncanakan dan disusun untuk memberikan bantuan
kepada pimpinan dalam proses manajerial.
4. Pengertian
Dari beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan
bahwa SIM merupakan jaringan prosedur
pengolahan data yang dikembangkan dalam suatu
organisasi dan disahkan bila diperlukan untuk
memberikan data kepada manajemen untuk dasar
pengambilan keputusan dalam rangka mencapai
tujuan. Data-data tersebut diolah oleh manajemen
untuk menjadi sebuah informasi.
5. Pengolahan Data
Menurut George R. Terry pengolahan data adalah
serangkaian operasi atas informasi yang direncanakan
guna mencapai hasil yang diinginkan.
Dengan kata lain, pengolahan data merupakan suatu
proses atau langkah yang dilakukan dengan suatu
sarana yang memungkinkan untuk membuat suatu
data atau mengubah suatu data agar dapat digunakan
untuk tujuan tertentu. Dalam artian ini pengolahan
data dapat dilakukan dengan sarana komputer maupun
secara manual
6. Pengolahan Data
Ada 8 pokok pengolahan data yang meliputi :
Reading (membaca)
Input Imasukan)
Output (keluaran)
Sorting (menyortir)
Transmiting (memindahkan)
Calculating (menghitung)
Comparing (membandingkan)
Storing (menyimpan)
7. Fungsi Informasi
Informasi adalah hasil olahan data sebagai bahan bagi pengambilan
keputusan pimpinan. Dalam beberapa referensi disebutkan fungsi
utama informasi adalah menambah pengetahuan atau mengurangi
ketidakpastian pemakai informasi.
Dikatakan mengurangi ketidakpastian karena informasi berfungsi
untuk memberikan gambaran tentang suatu permasalahan sehingga
pengambil keputusan dapat menentukan keputusan secara lebih
cepat.
Informasi juga memberikan standar, aturan, maupun indikator bagi
pengambil keputusan untuk menentukan keputusan secara lebih baik.
Perlu diingat bahwa informasi hanya dapat menyediakan sebagian
sistem yang diperlukan dalam pengambilan keputusan.
8. Fungsi Informasi
Dalam kasus seperti contoh tersebut faktor koordinasi
sulit dilaksanakan. Oleh karena itu adanya koordinasi
menyebabkan kegiatan yang dilaksanakan tidak efisien
dan tidak efektif.
Berangkat dari kondisi seperti tersebut di atas, perlu
diciptakan sistem informasi manajemen. Dalam sistem
ini informasi sebanyak apapun akan dapat dikelola
secara efektif dan efisien. Jenis informasi, pengumpulan
informasi, kebutuhan informasi, serta ketepatan
penggunaan informasi dapat dikelola.
9. Piramida Organisasi (R.Antoni)
Perencaan Strategik :
Penetapan tujuan organisasi.
Pendefinisian sasaran, kebijakan dan pedoman
umum yang mengarahkan alur untuk organisasi
Pengendalian Manajemen :
Teknik perolehan, lokasi pabrik, produk baru.
Pemakaian anggaran, laporan, perbedaan
Pengendalian Operasional :
Pendayagunaan fasilitas dan sumber.
Daya yang ada untuk menyelenggarakan kegiatan
10. Manajemen Informasi Pada Perusahaan
Manajemen Tingkat Atas
ESS (Executive Support System)
Manajemen Tingkat Menengah
DSS (Decision Support System)
MIS (Manajement Information System)
OA (Office Automations)
Bagian Oprasional
DP (Data Processing)
TPS (Transaction Processing System)
11. Dimana Majager Ditemukan
Manajer dapat ditemukan dimana-mana, tetapi perlu
disadari bahwa mereka ada diberbagai tingkat dan
diberbagai bidang fungsional di dalam perusahaan.
Bidang FUNGSIONAL perusahaan, terdiri dari 3
bidang utama, yaitu :
1. Pemasaran
2. Manufaktur
3. Keuangan
12. Fungsi Manajemen (Henry Fayol)
1. Planning.
Manager merencanakan (plan) apa yang akan mereka lakukan.
2. Organizing.
Kemudian, mengorganisasikan (organize) untuk mencapai rencana tersebut.
3. Staffing.
Selanjutnya, mereka menyusun staf (staff) organisasi mereka dengan sumber
daya yang diperlukan.
4. Directing.
Dengan sumber daya yang ada mereka mengarahkan (direct) untuk
melaksanakan rencana.
5. Controlling.
Akhirnya mereka mengendalikan (control) sumber daya, menjaganya agar
tetap beroperasi secara optimal.
13. Model Sistem Pada Perusahaan
Sistem Lingkaran Terbuka
Perusahaan dengan Sistem Lingkaran
Terbuka/Perusahaan Sistem Terbuka, berhubungan
dengan lingkungannya. Begitu pula arus sumber
dayanya (sumber daya fisik). Ambil contoh perusahaan
manufakur, mengolah bahan mentah menjadi bahan
produksi siap pakai.
Input Proses Output
14. Model Sistem Pada Perusahaan
Sedikit sekali perusahaan yang memiliki sistem berjenis
lingkaran terbuka, karena dengan tidak adanya umpan
balik akan sulit untuk dilakukan control atas produk
yang dihasilkan. Pada akhirnya kegiatan perusahaan
akan bermuara pada kebangkrutan (collaps).
Sistem Lingkaran Tertutup
Dengan sistem tertutup, proses pengendalian atas
produk yang dihasilkan dapat terus dilakukan. Umpan
balik yang terdapat pada sistem jenis ini menjadi unsure
jalannya pengendalian atas produk yang dihasilkan.
15. Pengolahan Data
Mekanisme
Pengendalian
Umpan Balik Umpan Balik
Input Proses Output
Umpan balik yang berguna untuk proses pengendalian
adalah Informasi dengan dmensi-dimensi sebagai berikut:
Relevansi, Akurasi, KetepatanWaktu, Kelengkapan
17. Perkembangan Sistem Informasi Manajemen
Sebuah organisasi yang besar yang memiliki jaringan
transaksi yang cukup besar, sangat membutuhkan
tersedianya informasi. Selain itu adanya departemenisasi
dalam suatu organisasi kebutuhan informasi bukan
merupakan persoalan yang sederhana. Kebutuhan informasi
bukan hanya berkaitan dengan relasi di luar organisasi,
tetapi juga berkaitan dengan person-person yang ada pada
departemen dalam organisasi yang bersangkutan. Oleh
karena itu diperlukan koordinasi dan komunikasi yang
sistematik.
18. Perkembangan Sistem Informasi Manajemen
Semakin kompleksnya kegiatan dan berkembangnya unit /
departemen yang ada dalam suatu organisasi semakin
mempersulit koordinasi dan komunikasi apabila tidak
diciptakan suatu sistem. Akibatnya efisiensi dan efektifitas
menjadi sesuatu yang sulit untuk diwujudkan. Sebagai contoh,
seandainya suatu organisasi memiliki 3 orang pimpinan dari
unit-unit yang ada di dalamnya. Masing-masing pimpinan
akan mengambil informasi dari unit-unit yang ada yang
terkait dengan keputusan yang akan diambil, khususnya yang
terkait dengan tugas substansi masing-masing unit.
20. Peranan Sistem Informasi
Dalam Organisasi dan Manajemen
Penerapan sistem informasi berdasarkan komputer
dapat mempengaruhi struktur organisasi, motivasi
dalam organisasi, manajemen, dan pengambilan
keputusan.
Fungsi manajemen antara lain:
perencanaan, pengorganisasian, penyusunan staf
pengkoordinasian, pengarah dan pengendalian.
21. Peranan Sistem Informasi
Dalam Organisasi dan Manajemen
Dalam menjalankan fungsi manajemen,
manajer terlibat dalam membentuk kegiatan
yang berhubungan dengan :
(1) Penstrukturan
(2) Pengambilan keputusan
(3) Interaksi manusia
22. Fungsi Manajemen
Fungsi Manajemen Uraian
Perencanaan Pemilihan tujuan dan penetapan kebijakan, prosedur, dan program-program
untuk pencapaiannya
Pengorganisasian Pengelompokan kegiatan yang harus dilaksanakan dan menetapkan
bentuk dan hubungan keorganisasian untuk menjalankan kegiatan
Penyusunan Staff Pemilihan dan Pelatihan orang untuk bekerja dalam organisasi
Pengkoordinasikan Penjadualan kegiatan dalam urutan yang tepat, pengkomunikasian
perubahan kebutuhan
Pengarahan Pemimpin, pemberi pedoman, pengarahan dan pemotivasi orang dalam
organisasi
Pengendalian Pengukuran prestasi dan penyimpangan dari rencana. Pengaturan dan
pembetulan kegiatan atau pembentukan kebijakan, prosedur dan
program
23. Kebutuhan Organisasi
Untuk Mengolah Informasi
Kebutuhan sebuah organisasi untuk mengolah
informasi adalah sebagai fungsi dari faktor:
(1) ketidakpastian tugas
(2) banyaknya unsur yang relevan untuk
pengambilan kepuasan
(3) saling ketergantungan unit keorganisasian
24. Faktor Dalam Pengolahan Informasi
Faktor Uraian
Ketidakpastian
Tugas
Semakin besar ketidakpastian tugas semakin besar pula jumlah
informasi yang harus diolah untuk menjamin efektivitas
prestasi
Banyaknya unsur
Relevan untuk
Pengambilan
keputusan
Banyaknya unsur adalah sebanding dengan banyaknya
departemen, produk, klien, dll.
Peningkatan dalam jumlah unsur akan meningkatkan pula
kebutuhan informasi
Saling
ketergantungan
keorganisasian
Bila unit keorganisasian tidak saling tergantung atau saling
berhubungan jumlah komunikasi untuk menyelesaikan konflik
semakin kecil. Bila unit saling berhubungan, pengolahan
informasi yang dibutuhkan untuk menangani koordinasi akan
menjadi besar
25. Keuntungan SIM
Beberapa keuntungan dari SIM adalah:
Pimpinan dapat memanfaatkan waktu secara efektif dan
efisien.
Pengumpulan data berlangsung secara sistematika dan
periodik.
Butir-butir data tidak perlu diperbanyak walaupun
dapat digunakan oleh beberapa keperluan.
Efisiensi meningkat.
