1. PROCEDIMIENTO PARA LA
GESTIÓN DE LAS COMPRAS
Código: P-09
Edición: 01
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1 OBJETIVO
1.1 Asegurar que los productos o servicios comprados estén conformes con los requisitos
especificados.
1.2 Garantizar que se cuente con los insumos necesarios para la prestación del servicio en
los plazos adecuados.
1.3 Establecer las pautas para realizar la selección y evaluación de los proveedores que
afectan a la calidad del producto.
1.4 Asegurar que la evaluación de las características de los diferentes proveedores es
objetiva.
2 ALCANCE
2.1 Este procedimiento es aplicable a las compras de materiales, equipos y servicios que
intervienen en las operaciones desarrolladas en SELSA y tienen influencia directa en la
calidad de los mismos.
3 RESPONSABILIDADES
3.1 Del responsable de Compras
 Aprobar las Compras
 Garantizar el cumplimiento del presente procedimiento,
 Promover la búsqueda de nuevos proveedores,
 Aprobar y dar la baja a los proveedores.
3.2 Del responsable de Calidad
 Definir criterios para evaluación de proveedores
3.3 Del responsable de Administración
 Efectuar la emisión, seguimiento y activación de las Compras,
 Mantener los archivos correspondientes a Compras,
 Conservar la lista actualizada de los proveedores aprobados, formulario (F -
COMP-04),
 Tener al día los datos de los proveedores para su evaluación.
4 DEFINICIONES
NO APLICA
5 DESCRIPCIÓN
5.1 Generación del pedido
5.1.1 Compras programadas
Estas compras son planificadas en conjunto por el Responsable de Compras y el
Jefe de Depósito y aprobadas por la Gerencia General.
Son aquéllas planificadas con antelación para cumplir con la programación de los
trabajos.

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5.1.2 Compras no programadas
Las necesidades de insumos propias del funcionamiento de SELSA se asientan y
envían, a medida que surgen vía email.
5.1.3 Compras especiales
Se consideran compras especiales aquéllas no habituales como por ejemplo la
compra de equipamiento. La definición de las especificaciones técnicas del objeto
de la compra es realizada en conjunto por el Director y el Gerente General.
Requieren la aprobación del Director.
5.2 Evaluación de presupuestos
5.2.1 Con excepción de las compras especiales, una vez establecido el requerimiento, el
Gerente General determina las prioridades y, sobre la base de ellas Administración
en lo posible solicita presupuesto.
5.2.2 El responsable de Compras evalúa los presupuestos y aprueba, mediante firma del
mismo, la emisión de la Orden de Compra F-COMP-05 o el Pedido de Compra.
5.3 Emisión y seguimiento de la Compra
5.3.1 El área Administración emite y envía, al proveedor seleccionado, la Orden de
Compra o el Pedido de Compra por fax, telefónicamente, por e-mail o
personalmente.
5.3.2 El seguimiento de las Compras está a cargo de Administración, quien consulta al
proveedor telefónicamente sobre el curso del pedido. En el caso que el proveedor
no cumpla el plazo de entrega, se comunica al Gerente General, quien determina
si se busca otro proveedor o si la situación permite la espera de la entrega.
5.4 Verificación durante la recepción – Compras
5.4.1 Personal del Administración verifica que el producto que se recibe cumple con las
especificaciones detalladas en el Remito, registra y firma la aprobación o rec hazo
en el mismo Remito.
5.4.2 Luego verifica que la recepción efectuada por planta coincida con el Pedido
realizado por la empresa.
5.4.2.1 Si el producto no cumple con los requisitos especificados, Administración
genera el reclamo al proveedor, asentando tal evento en el formulario F-
COMP-02 de “Notificación de Incidentes”, con la finalidad de evaluar el
desempeño del proveedor.
5.4.2.2 Si el producto cumple con los requisitos especificados, el material
ingresado se pone a disposición del sector solicitante.
5.5 Evaluación de Proveedores
5.5.1 Criterios para la aceptación de proveedores
5.5.1.1 Los proveedores de Materiales, Componentes, Suministros cumplen uno
de los dos criterios siguientes:

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 Empresas Certificadas: son aquellas que tienen su sistema de la calidad acorde
con la norma IRAM 9001:2008 (entre otras) certificado por algún organismo
acreditado para tal fin, que asegure el producto o servicio que brinda,
 Empresas no Certificadas: son aquellas empresas que se acopien a las
especificaciones técnicas requeridas por los materiales o servicio del producto a
elaborar, cumpliendo y garantizando tales especificaciones en tiempo y forma.
 Empresas con aceptación previa a la Certificación. Son aquellas empresas que
proveen materiales, componentes o suministros con anterioridad a la
Certificación, y por antecedentes comerciales con la empresa los mismos son
aceptados e incorporados al Listado F-COMP-04 sin necesidad de información
adicional. REQUIEREN confección de Evaluación Inicial de Proveedores (F-
COMP-01).
5.5.1.2 Los proveedores del servicio de auditorías internas de calidad cumplen
con los siguientes requisitos:
 haber recibido capacitación específica para desempeñarse como auditor
interno,
 acreditar experiencia en la realización de Auditorías Internas de la Calidad, para
Sistemas regidos por la norma IRAM 9001.
5.5.2 Registro de la evaluación de proveedores
5.5.2.1 La evaluación inicial de proveedores se registra en la planilla Evaluación
inicial de Proveedores (formularios F-COMP-01) y la evaluación del
desempeño en la planilla de Evaluación del Desempeño, (formularios F-
COMP-03). Para la evaluación de los proveedores el responsable de
Compras solicita la colaboración del responsable de Calidad.
5.5.2.2 En la carpeta donde se archivan las planillas Información para la
Evaluación de Proveedores se guardan también los comprobantes de la
información contenida en ellas.
5.5.3 Aceptación de proveedores
5.5.3.1 La aceptación de los proveedores es asentada en las planillas de
Evaluación inicial de Proveedores, y a continuación en las planillas de
seguimiento de desempeño.
5.5.4 Registro de proveedores aprobados
5.5.4.1 Los proveedores calificados como aceptables son incluidos en la Lista de
Proveedores Aprobados (formulario F-COMP-04).
5.5.5 Actualización del Registro de proveedores aprobados
5.5.5.1 La aprobación de los movimientos (altas y bajas) de la Lista de
Proveedores Aceptables son realizados por el Director, en su función de
responsable de Compras.

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5.5.5.2 Para la actualización de la Lista de Proveedores Aceptables se tiene en
cuenta el desempeño de los proveedores, para lo cual es utilizado el
formulario F-COMP-02 de “Notificación de Incidentes” y la incorporación
de proveedores nuevos.
5.5.5.3 La actualización se lleva a cabo en forma inmediata a la resolución de
incorporar un nuevo proveedor o de darlo de baja. Como reaseguro de la
actualización, el responsable de Calidad revisa los listados al menos cada
12 meses y solicita la actualización al responsable de Compras.
6 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
6.1 Manual de Calidad.
7 ANEXOS
7.1 Anexo I Diagrama de flujo.
8 REGISTRO DE REVISIÓN
Revisó Aprobó Emitió
Fecha Firma Fecha Firma Fecha Firma
01/13 - 01/13 - 01/13 -
Nestor Gabay
Aclaración
Enrique Chirom
Aclaración
Leandro Nicenboim
Aclaración
RESUMEN DE MODIFICACIONES
Modificaciones Fecha Edición
Nuevo Procedimiento por adecuación del SGC a la nomenclatura y
definiciones de los SGC de las empresas del Grupo SELSA.
01-2013 01
El presente procedimiento reemplaza al procedimiento D-PROGE-
07 y D-DIFLU-01
01-2013 01

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ANEXO I
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE COMPRAS
Declaración de necesidad
usuario
Evaluación de Prioridades
Solicitar presupuestos a
proveedores aprobados
Evaluación de presupuestos
Aprobación de Pedido u OC
Gerente General
Administración
resp. de compras
resp. de compras
Emisión de Pedido u OC
administración
inicio
1

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no
¿activar?
sí
Inspección de recepción.
no
¿O.K.?
sí
Activar la Orden de Compra
Administración
usuario
Entregar Orden de Compra a
Administración
usuario
Cierre de la operación. Archivo de
documentos de Compra
administración
Cambiar productos
administración
1
fin
Entregar Orden de Compra a
Administración
usuario