Ms office keyboard

Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 1

SỬ DỤNG MICROSOFT OFFICE


KeyBoard: ................................................................................................ 6
I. Ms Office ................................................................................. 7
A. MS word ............................................................................................................ 7
1. Phóng to hay thu nhỏ ..................................................................................... 7
2. Định dạng nhanh chóng ................................................................................. 7
3. Thêm nhiều lựa chọn hơn .............................................................................. 7
4. Xuống dòng không tạo chỉ mục .................................................................... 8
5. Các Smart Tags............................................................................................... 8
6. Truy cập nhanh đến các văn bản thường sử dụng ...................................... 8
7. Mở văn bản được sử dụng lần cuối cùng .................................................... 9
8. Sử dụng lệnh Paste Special ......................................................................... 10
9. Sắp xếp lại các đoạn nhanh chóng ............................................................. 10
10. Xoá thông tin cá nhân .................................................................................. 10
11. Vẽ một đường thẳng..................................................................................... 10
12. Máy tính có sẵn trong Word ....................................................................... 11
13. Smart Tags và Spelling, Track changes .................................................... 11
14. Status Bar có gì cho bạn? ............................................................................ 12
15. Tuỳ biến AutoText ....................................................................................... 12
16. Track changes - So sánh các văn bản ........................................................ 13
17. Split – So sánh nhiều phần của văn bản .................................................... 14
18. Bảo vệ văn bản của bạn ............................................................................... 14
19. Đặt đường dẫn mặc định để lưu và mở văn bản ....................................... 15
20. Đặt font chữ mặc định ................................................................................. 15
21. Gán phím tắt trong Microsoft Word .......................................................... 15
22. Cách tạo các tổ hợp phím tắt cho các biểu tượng: ................................... 16
23. Xuống dòng tự động viết hoa trong MS Word ......................................... 17
24. Cập nhật dữ liệu tự động từ Excel vào Word ........................................... 17
25. Sử dụng Ms ofice 2003 đọc định dạng 2007: ........................................... 19
26. Tự động cài đặt thiết lập ưa thích hàng ngày:........................................... 19
27. Sửa đổi định dạng tài liệu ............................................................................ 20
28. Tránh cảnh báo phiền phức ......................................................................... 20
29. Dán văn bản không chứa định dạng ........................................................... 21
30. Loại bỏ những kí lạ, dấu xuống dòng trong văn bản ............................... 21
31. Sử dụng menu Work .................................................................................... 22
32. Format chữ trong AutoCorrect: .................................................................. 22
33. Phím tắt để gạch chân .................................................................................. 22
34. Format toàn văn bản..................................................................................... 23
35. Tạo lập template yêu thích .......................................................................... 23
36. Chỉnh sửa văn bản ở chế độ Print Preview ............................................... 24
37. Tạo header+footer khác nhau trong tài liệu .............................................. 25
38. Ẩn hay hiện các ký tự định dạng của file Word ....................................... 27
39. Thay đổi một số tùy chọn trong MS Word ............................................... 27
40. Bỏ chế độ kiểm tra chính tả, từ ngữ tiếng Anh......................................... 28
41. Ẩn / hiện đường viền bao quanh văn bản .................................................. 29
42. Tạo các liên kết (Link) trong MS Word .................................................... 29
43. Đánh dấu (Bookmark) cho đoạn văn bản .................................................. 31


44. Bật tắt AutoCorrect bằng phím tắt ............................................................. 31
45. Chia bảng nhanh chóng trong Word .......................................................... 32
46. Làm phép tính tự động trong MS Word .................................................... 33
47. Đánh số trang theo chương mục ................................................................. 33
48. Chuyển từ file Word sang file Excel.......................................................... 34
49. Thay đổi biểu tượng của nút nhấn trên thanh công cụ MS Word: ......... 35
50. Xuất hiện dòng kẻ đỏ dưới chữ khi dùng Word ....................................... 38
51. Tạo dòng dấu chấm (…) nhanh .................................................................. 39
52. Tự động lưu lại dữ liệu khi đang soạn thảo .............................................. 40
53. Khắc phục lỗi font tiếng Việt Unicode trong Word................................. 42
54. Header và footer trong mỗi section ............................................................ 42
55. Tạo mục lục tự động trong Office 2007 .................................................... 44
56. nđ a “My Documents” trong Windows XP .............. 52
57. Thêm trang bìa cho tài liệu Word............................................................... 52
58. Chức năng Tracks Change, Comments ..................................................... 53
59. Bật và tắt chế độ Tracks Change ................................................................ 54
60. Chèn lời bình vào văn bản........................................................................... 55
61. thiết lập section:............................................................................................ 58
62. thiết lập hướng trang in: ngang, dọc .......................................................... 59
63. Bảo mật văn bản ........................................................................................... 60
64. ...................................... 61
65. Tùy biến hộp thoại OFFICE ....................................................................... 62
66. Xem Word dưới dạng thumbnails Trong Win Explorer.......................... 63
B. Ms Excel ........................................................................................................... 64
1. Sao chép dữ liệu từ dòng sang cột trong Excel ........................................ 64
2. Chuyển dữ liệu từ Excel vào Access ......................................................... 64
3. Cách in trang chẵn/lẻ trong Excel .............................................................. 65
4. Chèn hình vào bảng tính Excel ................................................................... 65
5. Thêm lệnh thường dùng vào nút phải chuột trong Excel ........................ 66
6. Trung bình Cộ ng theo màu chữ của EXCEL............................................ 66
7. Thiết lập tự động màu sắc cho các ô tuỳ thuộc giá trị của ô:.................. 68
8. Chuyển dòng thành cột trong MS Excel .................................................. 69
9. Tìm các số tạo thành một tổng xác định.................................................... 72
10. Dán (Paste) dữ liệu của Excel như một hình ảnh ..................................... 74
11. Hiển thị đối số của các hàm ........................................................................ 75
12. Tham chiếu các hàm .................................................................................... 75
13. Dùng F9 để tính tạm thời............................................................................. 75
14. Liên kết text box tới dữ liệu trong ô .......................................................... 76
15. Liên kết một hình ảnh tới một dãy ô .......................................................... 76
16. Sử dụng Advanced Filter............................................................................. 76
17. Sử dụng hàm Sum+ If để tính tổng dữ liệAdvanced Filter ..................... 77
18. Sử dụng hàm Sum+ If để đếm dữ liệu ....................................................... 77
19. Điền nhanh dữ liệu bằng các ô giống nhau ............................................... 77
20. Sắp xếp một danh sách đ ẵ được lọc ........................................................... 77
21. Lấy các bộ lọc khi công việc đã hoàn thành ............................................. 77
22. Làm vừa dữ liệu trong một trang................................................................ 78


23. Hiển thị các ô hay dùng ............................................................................... 78
24. Tìm nhanh các ô có chứa công thức .......................................................... 78
25. Bổ sung Shift nền web vào bảng tính ........................................................ 78
26. Tìm kiếm nâng cao trong Excel.................................................................. 79
27. Chọn lọc khi chép và dán ............................................................................ 80
28. Sử dụng ô tham chiếu và nhãn text trong các công thức ......................... 81
29. Làm thế nào để ấn định một macro tới một nút?...................................... 81
30. Hiển thị công thức một cách an toàn ......................................................... 81
31. Sắp xếp các ký tự in hoa và in thường....................................................... 82
32. Công thức mảng trong Excel Công thức mảng trong Excel ................... 82
33. Chuyển đổi các nhăn tới các số .................................................................. 83
34. Chức năng auto save trong Excell .............................................................. 83
35. Tạo hàm riêng cho Excel ............................................................................. 84
36. Tạo báo cáo tự động trong word từ bảng số liệu của Excel .................... 85
37. Định dạng Font mặc định ............................................................................ 87
38. Bôi đen bảng tính ......................................................................................... 88
39. Đánh số tự động............................................................................................ 88
40. Lấp đầy các giá trị số trên một vùng .......................................................... 89
41. Thao tác với dòng ......................................................................................... 90
42. Thao tác với cột ............................................................................................ 91
43. Thao tác với ô ............................................................................................... 92
44. Thao tác với Sheet (Worksheet) ................................................................. 92
45. Logo trong Header, Footer của Excel ........................................................ 93
46. Giá trị thời gian âm trong Excel ................................................................. 94
47. Nhận dạng công thức ................................................................................... 95
48. Bỏ phần chú dẫn biểu đồ trong Excel ........................................................ 96
49. "hidden" cột khỏi bảng tính......................................................................... 97
50. Chuyển cơ sở dữ liệu từ Excel vào dữ liệu Address Book ..................... 98
51. kiểm tra việc nhập liệu có bị sai so với cột chuẩn không?.................... 99
52. Không cho ghi chú hay chỉnh sửa tập tin Excel ..................................... 100
53. Gỡ bỏ mật khẩu bảo vệ sheet của Excel .................................................. 100
54. Bảo vệ ô chứa công thức trong MS Excel............................................... 102
55. Dùng hàm RANDBETWEEN .................................................................. 104
C. Ms Power Point: ............................................................................................ 105
1. Giấu slide..................................................................................................... 105
2. Căn chỉnh đối tượng ................................................................................... 105
3. Mỗi slide mỗi màu nền khác nhau ........................................................... 106
4. Di chuyển đối tượng chính xác hơn ......................................................... 106
5. Trình diễn từng slide riêng biệt ................................................................ 106
6. Nhúng trực tiếp flash vào PowerPoint ..................................................... 107
II. Phím tắt ............................................................................. 109
1. Tạo mới, chỉnh sửa, lưu văn bản .............................................................. 109
2. Xóa văn bản hoặc các đối tượng. ............................................................. 110
3. Di chuyển .................................................................................................... 110
4. Định dạng .................................................................................................... 110
5. n:................................................................................ 111


6. ng .................................................................................... 111
7. Menu & Toolbars. ...................................................................................... 111
8. i .......................................................................................... 112
9. i. ...................................................................... 113
10. cv u ............................................................................. 113
11. : ................................................................................................. 114
12. : ...................................................................... 115
13. : ....................................................................... 116
14. : .......................................................... 117
15. .......................................................................... 117
16. p Alt + S F ............................................................. 118
17. ............................................................... 118
III. Những trang web về tin học văn phòng: .............................. 119


I. Ms Office
A. MS word
1. Phóng to hay thu nhỏ

Nếu bạn đang sở hữu một mouse (con chuột máy tính) có thanh cuộn ở giữa
(scroll button) thì bạn hoàn toàn có thể phóng to hay thu nhỏ văn bản của mình
trong cửa sổ MS Office cực kì nhanh chóng bằng cách giữ phím Ctrl và xoay
thanh cuộn – xoay lên phía trước là phóng to và về phía sau là thu nhỏ lại.

2. Định dạng nhanh chóng
Một trong những “viên ngọc ẩn” trong MS
Office chính là Format Painter – có hình
dáng như chiếc chổi sơn trên thanh công cụ
chuẩn (Standard toolbar). Nếu chưa có bạn
có thể vào Tool | Commands, tìm đến mục
Format và kéo biểu tượng của công cụ thả
vào thanh công cụ chuẩn.

Khi bạn nhắp chuột vào biểu tượng chiếc
chổi sơn, công cụ sẽ copy lại định dạng văn
bản tại nơi con trỏ chuột xuất hiện. Nếu bạn lựa chọn cả một đoạn (paragraph)
hay một ô (cell) rồi mới nhắp chuột vào biểu tượng công cụ thì định dạng của
đoạn hay ô đó sẽ được sao chép lại. Sau đó bạn chỉ cần kéo chuột lựa chọn đoạn
văn bản bạn muốn “dán” định dạng giống như đoạn nguồn là xong.

Bằng cách nhắp đúp chuột lên biểu tượng của Format Painter, bạn có thể áp dụng
định dạng đã được sao chép liên tục cho đến khi bạn ấn phím Esc.
3. Thêm nhiều lựa chọn hơn

Nếu bạn giữ nguyên phím Shift sau đó chọn
File trong ứng dụng Word hoặc trong cửa sổ
soạn e-mail mới của Outlook, bạn sẽ thấy sự
thay đổi trong menu File. Với Word và
Outlook bạn sẽ thấy có thêm lựa chọn Save
All và Close All còn trong Excel bạn sẽ chỉ
thấy có Close All.


4. Xuống dòng không tạo chỉ mục

Trong một đoạn có chỉ mục nếu bạn muốn xuống dòng mà không muốn dòng đó
có chỉ mục thì bạn chỉ cần ấn tổ hợp phím Shift-Enter. Lần tới bạn ấn Enter để
xuống dòng và tiếp tục theo danh sách chỉ mục.

Riêng trong Excel để xuống dòng trong một ô bạn hãy ấn Alt-Enter.

5. Các Smart Tags

Smart Tags - bắt đầu xuất hiện trong phiên bản Microsoft Office XP – chính là
những biểu tượng ứng dụng công nghệ XML nên có thể xuất hiện ngay lập tức ở
trên hoặc ở dưới các dữ liệu phù hợp với tính năng của Smart Tags. Để kích hoạt
các Smart Tags bạn hãy vào Tools | AutoCorrect Options rồi chuyển sang mục
Smart Tags và lựa chọn những loại tags mà bạn muốn kích hoạt.

Lấy ví dụ về Paste Options Smart Tags:
Paste options: Sau khi bạn dán (paste) dữ liệu trong bất kì ứng dụng Office nào
bạn có thể chọn Smart Tag (xuất hiện ngay bên cạnh đoạn dữ liệu vừa dán có
hình giống như một clipboard) với những lựa chọn định dạng phong phú - Match
Destination Formatting (chuyển định dạng dữ liệu vừa dán giống với định dạng
của cả văn bản) và Keep Source Formatting (giữ nguyên định dạng của đoạn dữ
liệu vừa dán).

6. Truy cập nhanh đến các văn bản thường sử dụng

Cách nhanh nhất và thông dụng nhất để truy cập đến các tệp tin văn bản thường
sử dụng trong Microsoft Word hiện nay là vào File rồi tìm đến văn bản cần mở
ra. Điểm bất lợi của cách này là số lượng tệp tin lưu trong danh sách này tương
đối hạn chế, cho dù người sử dụng đã vào Tools | Options | General để chỉnh
thông số “Recent used file list” lên một con số lớn hơn.

Nhưng MS Word lại có một tính năng ẩn khác cực kì hữu dụng trong việc nhanh
chóng tìm đến các văn bản thường sử dụng. Bạn hãy sử dụng cách sau đây.

Bạn vào View | Toolbars | Customize hoặc
bạn có thể nhắp chuột phải vào bất kì đâu trên
các thanh công cụ toolbars rồi chọn
Customize. Khi cửa sổ Customize mở ra bạn
chuyển sang tab Commands.

Trong cửa sổ
Customize |
Commands, bên mục Categories bạn kéo xuống
và chọn Built-in Menus và trong danh sách hiện
ra bên tay phải (commands) chọn Work. Nhắp
và giữ nguyên chuột trái và kéo Works ra thả


vào bất cứ thanh công cụ nào thuận tiện với bạn. Vậy là bạn đã tạo ra được thanh
công cụ riêng cho mình với tên là Work. Để đổi tên menu này bạn hãy mở cửa sổ
Customize ra rồi nhắp chuột phải vào tên của menu Work, trong ô Name bạn gõ
tên vào đó.

Bây giờ bạn có thể sử dụng menu mới này để lưu
tên và đường dẫn đến những tệp tin văn bản bạn
thường sử dụng bằng cách sau đây. Bạn mở
những văn bản thường sử dụng sau đó chọn
Work | Add to work menu. Thế là tên văn bản đã
có trong đó sẵn sàng cho bạn truy cập đến bất cứ
lúc nào.

Để gỡ bỏ tên của văn bản nào đó trong danh sách trên menu Work bạn hãy ấn và
giữ Ctrl-Alt-Minus (phím Minus là phím dấu trừ (-) ở ngay cạnh phím số 0). Lúc
này con trỏ sẽ biến thành dấu trừ, bạn hãy click vào menu Work rồi tìm đến tên
văn bản cần bỏ đi và nhắp chuột trái một lần vào đó.

7. Mở văn bản được sử dụng lần cuối cùng

Để yêu cầu MS Word mỗi lần khởi động
đều mở tệp tin văn bản mà bạn sử dụng
lần cuối cùng trước khi tắt Word bạn hãy
thử dùng cách sau đây.

Bạn hãy tìm đến tệp tin Winword.exe –
thông thường tệp tin này có đường dẫn như sau C:Program FilesMicrosoft
Office và nằm trong thư mục Office 10 đối với phiên bản XP và Office 1 1 với
phiên bản 2003. Tìm được bạn hãy nhắp chuột phải vào tệp tin chọn Send to |
Desktop (create shortcut).

Hoặc bạn có thể nhắp chuột phải lên desktop chọn New | Shortcut rồi tìm đến tệp
tin Winword.exe theo đường dẫn như trên.
Sau đó bạn ra desktop và nhắp chuột phải vào shortcut vừa tạo ra và chọn
Properties. Trong cửa sổ Properties bạn chuyển đến mục Target và gõ vào
“/mFile1” vào cuối cùng đường dẫn trong trường này, click OK.


8. Sử dụng lệnh Paste Special

Khi bạn copy văn bản trên web hoặc
từ các tệp tin Word khác và dán trực
tiếp vào Word thì ứng dụng sẽ vẫn
giữ nguyên định dạng gốc - từ font
chữ, màu sắc, bảng biểu… gây phiền
phức rất nhiều trong việc chỉnh sửa lại những văn bản đó. Để tránh những điều
này bạn hãy sử dụng lệnh Paste Special. Cách sử dụng như sau:

Sau khi đã copy văn bản từ nguồn, bạn chuyển vào Word và chọn Edit | Paste
Special. Trong cửa sổ Paste Special bạn hãy chọn Unformatted Text hoặc
Unformatted Unicode Text.

9. Sắp xếp lại các đoạn nhanh chóng

Bạn đang muốn sắp xếp lại vị trí các đoạn trong văn bản của mình? Để tránh mất
thời gian kéo thả hay copy-paste bạn hãy sử dụng cách sau đây.
Lựa chọn đoạn văn bản mà bạn muốn thay đổi vị trí lên hoặc xuống, ấn và giữ
phím Shift-Alt rồi dùng phím mũi tên lên hoặc xuống để điều chỉnh lại vị trí của
đoạn văn bản.

10. Xoá thông tin cá nhân

Các tệp tin văn bản của MS Word có chứa những thông tin ẩn có thể tiết lộ thông
tin về bạn. Microsoft cũng đã cho ra công cụ xoá bỏ những thông tin ẩn này
Remove Hidden Data trên trang web của mình. Tuy nhiên công cụ này hơi khó
sử dụng. Vậy để xoá bỏ những thông tin ẩn này bạn hãy làm theo cách sau đây.

Trước khi phổ biến tệp tin văn bản, bạn hãy dùng ứng dụng WordPad (Start | All
Programs | Accessories) mở văn bản đó ra trước và lưu lại văn bản đó dưới dạng
Rich Text Format (.rtf). Cuối cùng bạn chỉ việc đổi phần mở rộng của tệp tin văn
bản trở lại dạng Word. Lấy ví dụ bạn lưu tệp tin đó thành “test.rtf”, để đổi lại
sang dạng Word bạn dùng lệnh rename chuyển lại thành “test.doc”.

11. Vẽ một đường thẳng

Bạn hoàn toàn có thể dễ dàng kẻ một đường thẳng ngang văn bản của mình một
cách rất đơn giản như sau
- Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch ngang (-) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đơn.
- Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch dưới (_) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đậm
- Bạn gõ liên tiếp 3 dấu bằng (=) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đôi.


12. Máy tính có sẵn trong Word

Bạn có biết là bạn hoàn toàn có thể bổ sung thêm một máy tính vào trong Word
không? Đúng hoàn toàn có thể và sẽ giúp bạn thêm phần thuận lợi trong công
việc hơn rất nhiều.

Trong MS Word vào View | Toolbars | Customize hoặc bạn có thể nhắp chuột
phải lên bất kì thanh công cụ (toolbar) nào rồi chọn Customize. Trong cửa sổ
Customize - bạn đã có cơ hội làm quen với cửa sổ này trong phần trước của bài
viết - bạn hãy chọn Tools ở bên khung Categories bên tay trái và chọn biểu
tượng Tool Calculate trong khung Commands bên tay phải. Bạn nhắp và giữ
chuột trái lên biểu tượng của Tools Calculate rồi kéo và thả lên bất kì thanh công
cụ nào mà bạn thích.

Bây giờ bạn có dễ dàng thực hiện các phép tính trong Word bằng cách gõ vào
phép tính của rồi lựa chọn toàn bộ phép tính, nhắp chuột vào Tools Calculate rồi
ấn Ctrl-V để dán kết quả vào.

13. Smart Tags và Spelling, Track changes

Bạn đã bao giờ bị các dòng gạch chân loằng ngoằng màu xanh màu đỏ làm phiền
chưa? Bạn chưa biết là nó từ đâu xuất hiện? Nó chính là tính năng kiểm tra lỗi
chính tả và kiểm tra lỗi ngữ pháp trong MS Word. Tính năng này chỉ có hiệu quả
đối với các văn bản tiếng Anh còn đối với các văn bản tiếng Việt thì thật là một
điều vô cùng phiền phức. Để loại bỏ phiền phức này bạn hãy vào Tools | Options
rồi chuyển sang mục Spelling & Gammar. Trong mục này bạn bỏ dấu kiểm trước
Check spelling as you type và Check grammar as you type, sau đó là Ok là xong.

Smart Tags có thể nói là một trong những tính năng mới tương đối hiệu quả
trong các phiên bản Word mới đây. Tuy nhiên nhiều lúc người sử dụng cũng
thấy khó chịu về các tag ngày, số điện thoại, copy-paste… liên tục hiện ra. Nếu
bạn không ưa Smart Tags hãy vào Tools | AutoCorrect Options và chuyển sang
mục Smart Tags trong cửa sổ AutoCorrect Options và bỏ dấu kiểm trong những
loại Smart Tag bạn không muốn hiện ra.

Còn một tính năng nữa trong Word cũng có những dòng kẻ màu đỏ loằng
ngoằng gây khó chịu rất nhiều đó là Track changes. Tính năng này thực sự có
hiệu quả khi bạn để người khác sửa văn bản của bạn. Những thay đổi đó sẽ được
Track changes ghi nhận và liệt kê ngay trong văn bản. Để bỏ đi bạn hãy vào
View rồi bỏ đánh dấu trước Markup là xong.


14. Status Bar có gì cho bạn?

Bạn đã bao giờ để ý đến thanh trạng thái (Status
bar) trong Word chưa? Nó cũng có khá nhiều
điều thú vị đó. Nhưng nếu Word của bạn chưa
hề có Status bar thì bạn hãy vào Tools | Options
chuyển sang mục View. Trong mục này bạn để ý
đến phần Show và đánh dấu kiểm vào Status bar
là xong.

Thanh trạng thái đúng như tên gọi của nó cho bạn thấy thông tin về văn bản của
bạn, thứ tự trang hiện thời của bạn, phần, dòng, toạ độ con trỏ chuột …. Nhắp
đúp chuột lên Số thứ tự của trang bạn sẽ gọi được menu Go to.

Bên cạnh đó, trên thanh trạng thấy bạn còn thấy có REC – TRK – EXT – OVR.
Nhắp đúp chuột lên bất cứ mục nào bạn sẽ bật tính năng đó lên. Nhắp đúp chuột
lên REC bạn sẽ bật tính năng ghi macro – hay còn gọi là thao tác tự động, TRK
sẽ giúp bạn theo dõi ghi nhận mọi thay đổi mà bạn đã sửa lên văn bản gốc, EXT
cho phép bạn có thể lựa chọn văn bản mà chỉ cần dùng phím mũi tên lên xuống
sang phải sang trái và OVR sẽ bật tính năng ghi đè – tức là mỗi kí tự bạn gõ vào
sẽ thay thế cho kí tự liền kề nó thay vì xuất hiện ngay bên cạnh.

15. Tuỳ biến AutoText

Chắc hẳn là bạn đã để ý thấy nhiều khi Word tự động thay thế và gợi ý giúp bạn
những cụm từ kiểu như "Best Wishes", “Best regards”…Đây chính là tính năng
AutoText của Word. Bạn hoàn toàn có thể tự mình tuỳ biến danh sách các từ MS
Word tự động thay thế giúp bạn. Bạn hãy vào Tools | AutoCorrect Options rồi
chuyển sang mục AutoText. Trong cửa sổ AutoText bạn hãy gõ cụm từ mà bạn
muốn Word tự động giúp bạn chèn vào mục Enter autotext entries here rồi nhắp
chuột vào Add. Muốn gỡ bỏ bất cứ autotext nào bạn hãy chọn nó rồi nhắp chuột
vào Delete.


16. Track changes - So sánh các văn bản

Bạn có 2 văn bản giống hệt nhau và bạn muốn so sánh xem chúng giống và khác
nhau ở điểm nào? Thay vì phải ngồi so sánh từng dòng một, thủ thuật sau đây có
thể sẽ giúp bạn thực hiện công việc này một cách nhanh chóng.

Nếu bạn đã biết sử dụng tính năng Track changes trong Word thì thật là tiện
dụng. Tính năng này sẽ giúp bạn theo dõi và ghi lại rõ ràng mọi sự thay đổi trong
văn bản của bạn. Để bật tính năng Track changes bạn hãy vào Tool | Track
Changes hoặc sử dụng phím tắt Ctrl-Shift-E.

Còn nếu bạn đã không bật Track changes từ trước thì làm thế nào để có thể tìm
ra mọi thay đổi khác biệt trong 2 văn bản đây. Vẫn có cách, vẫn là Trach changes
giúp bạn giải quyết mọi việc.

Trong Word 2000, bạn hãy vào Tools | Track changes | Compare documents. Khi
hộp thoại bật ra bạn hãy lựa chọn văn bản bạn cần đem ra so sánh với văn bản
hiện thời của bạn. Word sẽ giúp bạn bổ sung những gì đã được thay đổi vào
trong văn bản của bạn.

Trong Word XP và 2003 thì có khác hơn một chút, bạn vào Tools | Compare and
Merge Documents. Trong hộp thoại bật ra bạn hãy đánh dấu vào Legal blackline
(ngay cạnh trường File name) để kích hoạt tính năng so sánh văn bản; nếu không
Word sẽ giúp bạn hợp nhất 2 văn bản. Quá trình còn lại là giống với Word 2000.


17. Split – So sánh nhiều phần của văn bản

Văn bản của bạn dài hàng chục hàng trăm trang mà bạn lại muốn so sánh nhiều
phần của trong văn bản đó với nhau - chẳng hạn phần mở đầu với phần kết luận?
Split sẽ giúp bạn giải quyết khó khăn này.

Bạn vào Windows | Split. Ngay lập tức con trỏ sẽ biến thành một đường kẻ
ngang cho phép bạn chỉ định khoảng cách chia đôi màn hình trong Word. Hãy
đặt sao cho thật dễ nhìn rồi nhắp chuột trái 1 lần. Word đã bị chia làm 2 cửa sổ
riêng biệt và bạn có thể duyệt văn bản dễ dàng hơn. Để bỏ tính năng này bạn lại
vào Windows và chọn Remove Split.

18. Bảo vệ văn bản của bạn

Có nhiều cách để bảo vệ văn bản của bạn – ngăn chặn người khác mở văn bản
của bạn hoặc ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn.

Có những cách sau đây để bảo vệ văn bản của bạn.

Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục Security - Bạn nhập mật khẩu vào
mục Password to open để đặt mật khẩu ngăn chặn người khác mở văn bản của
bạn. Nhập mật khẩu vào mục Password to modify để ngăn chặn người khác sửa
đổi văn bản của bạn.

Bạn vào Tools | Protect Document để có thêm tính năng bảo mật văn bản. Trong
cửa sổ Protect Document bạn sẽ thấy 3 lựa chọn Track changes (chống mọi thay
đổi với Track changes, người khác vẫn có thể đọc và sửa văn bản của bạn nhưng
mọi thay đổi đó sẽ được ghi lại và menu Tools | Track Changes sẽ bị vô hiệu
hoá), Comment (chỉ cho phép người khác được đọc văn bản của bạn và bổ sung
thêm những nhận xét gọi ý – comment – vào chứ không được thay đổi văn bản)
và Form (ngăn chặn mọi thay đổi trong văn bản chỉ cho phép thay đổi trong
những phần văn bản không được bảo vệ hoặc trong các form hoặc trường)


19. Đặt đường dẫn mặc định để lưu và mở văn bản

Thông thường Word luôn chọn thư mục My Documents là thư mục mặc định để
lưu và mở các văn bản của người sử dụng. Tuy nhiên, Word cũng cho phép
người sử dụng có thể thay đổi mặc định.

Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục File locations. Trong cửa sổ này
bạn nhắp chuột vào mục cần thay đổi. Ví dụ ở đây là thay đổi đường dẫn mở và
lưu văn bản mặc định thì bạn nhắp chuột vào mục Documents sau đó nhắp chuột
vào Modify và chỏ đến thư mục riêng của bạn. Nhắp ok là xong.

20. Đặt font chữ mặc định

Bạn quen sử dụng một loại font chữ nhất định và muốn lần nào mở Word ra thì
đã sẵn sàng font chữ đó cho bạn rồi. Rất đơn giản, bạn hãy thử thủ thuật sau đây.

Bạn mở bất kì một văn bản nào cũng được, vào Format | Font. Trong cửa sổ Font
hiện ra bạn hãy chọn lựa đúng kiểu font chữ bạn quen dùng rồi nhắp chuột vào
Default ở góc cuối bên tay trái của cửa sổ font, Word hỏi bạn có muốn đặt font
chữ mặc định không, chọn Yes là xong.

21. Gán phím tắt trong Microsoft Word
Khi soạn thảo văn bản với Microsoft Word, nhiều khi bạn phải cần thêm vào văn
bản các biểu tượng (symbol) hoặc những ký tự đặc biệt (special character) để
trang trí thêm cho văn bản. Với các ký tự đặc biệt thì đã được gán sẵn các phím
tắt và bạn có thể dùng những phím tắt để chèn các ký tự đặc biệt vào văn bản.

Còn với các biểu tượng thì chưa được gán sẵn các phím tắt. Do đó, bạn có thể
tạo các phím tắt cho các biểu tượng mà bạn thường sử dụng để có thể nhanh
chóng chèn các biểu tượng cần thiết vào văn bản.


22. Cách tạo các tổ hợp phím tắt cho các biểu tượng:

- Trong cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm vào menu “Insert” rồi
chọn “Symbol...”.

- Hộp thoại “Symbol” được mở ra, trong tab “Symbols”, bạn bấm chọn biểu
tượng cần thiết để gán phím tắt.

- Bạn bấm vào nút “Shortcut Key...” để mở ra hộp thoại “Customize Keyboard”.

- Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn vào ô “Press new
shortcut key”. Sau đó, bạn bấm tổ hợp phím mà bạn muốn dùng làm phím tắt
cho biểu tượng này.

- Tiếp theo, bạn bấm nút “Assign”. Bấm nút “Close”.
- Với cách làm tương tự, bạn có thể gán các phím tắt cho các biểu tượng khác.

Sau này, nếu bạn không muốn sử dụng phím tắt cho biểu tượng nào đó nữ a thì
bạn làm như sau:
- Trong cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm chọn vào menu “Insert” >
“Symbol...” để mở ra cửa sổ “Symbol”.
- Tiếp theo, bạn bấm chọn biểu tượng mà bạn muốn loại bỏ phím tắt ở tab
“Symbols”.
- Sau đó, bạn bấm nút “Shortcut Key...” để mở ra hộp thoại “Customize
Keyboard”.
- Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn tổ hợp phím tắt trong ô
“Current keys”. Sau cùng, bạn bấm nút “Remove”. Tổ hợp phím tắt mà bạn đã
chọn cho biểu tượng này đã không còn tác dụng nữa.
- Bạn làm tương tự để xoá các phím tắt cho các biểu tượng khác.


23. Xuống dòng tự động viết hoa trong MS Word
Làm thế nào để mỗi khi xuống dòng hoặc sau dấu chấm thì word tự động viết
hoa

Cách 1: Bạn thử mở Word rồi vào Insert, Auto text, Auto correct, bấm
vào ô vuông của Capitalize first letter of sentences, OK.

Cách 2 : Bạn chọn
ToolAutorrect... Hộp thoại hiện ra Trên Tab Autocorrect bạn chọn
Capitalizze First letter of sentences. Như vậy bạn thể tự động viết chữ hoa đầu
câu. Tuy nhiên với tiếng Việt chỉ đúng khi bàn dùng Font chữ Unicode

24. Cập nhật dữ liệu tự động từ Excel vào Word

Bài viết này sẽ rất có ích cho những người dùng thường xuyên phải viết báo cáo
thường kỳ. Để tính toán, tổng kết số liệu, với người làm văn phòng thì không có
chương trình nào phù hợp hơn Excel. Nhưng để báo cáo chúng ta lại hay trình
bày trên Word có sử dụng số liệu từ bảng tính Excel. Thật đơn giản nếu các bạn
biết rằng giữa Word và Excel có khả năng cập nhật liên kết qua lại. Chúng ta sẽ
cùng xét một trường hợp cụ thể:

- A: Nhập số liệu vào bảng Excel để tính.
- B: Mở văn bản Word để cập nhật kết quả tính toán từ Excel (lời văn của báo
cáo nói chung không thay đổi là mấy).

Việc cập nhật thủ công văn bản Word dễ nhầm l ẫn và tốn công khi có nhiều số
liệu. Có một cách giúp liên kết tự động dữ liệu từ Excel với văn bản Word để
bạn chỉ cần làm công việc B một lần, sau đó mỗi khi bạn thực hiện công việc A
xong thì Word tự động cập nhật những thay đổi và bạn chỉ việc in báo cáo ra mà
không phải thực hiện công việc B nữa.


- Đầu tiên, chúng ta đã có sẵn một bảng Excel ta làm từ kỳ trước đã được nhập
và tính toán
- Khi thực hiện báo cáo trên Word, ta sẽ cần các báo kết quả đã tính toán trên
bảng số liệu Excel.
- Chúng ta sẽ thực hiện các thao tác sau để liên kết dữ liệu từ Excel sang Word
để các kỳ sau chỉ cần sửa trong Excel rồi ra lệnh trong Word tự động cập nhật dữ
liệu từ Excel sang
* Đầu tiên, chúng ta vào bảng tính Excel copy ô số liệu cần báo cáo
* Vào Word, mở báo cáo, đặt trỏ chuột vào nơi cần có số liệu đó và thực hiện
như sau:
Vào menuEdit --> Paste special, bảng sau xuất hiện:

Bạn chọn Paste link > Unformated Text rồi OK Thực hiện giống như
vậy ở những số liệu khác cần sửa đổi.

Chú ý:
+ Khi copy từ Excel phải copy nguyên cả ô chứ không phải chỉ tô đen phần số
rồi copy
+ Nếu vùng được Paste link không có màu xám, bạn làm như sau: vào menu
Tools > Options, chọn tab View, phần Field shadding chọn Always rồi OK.

Đó là báo cáo của kỳ trước, đến kỳ tiếp theo chỉ với các thao tác trong Word,
chúng ta sẽ có một báo các chính xác các số liệu tại đúng các vị trí của kỳ trước.
Kể từ tháng sau, bạn chỉ cần nhập số liệu trong bảng tính Excel xong, mở văn
bản Word lên, nhấn menu Edit > Select All rồi lại nhấn menu Edit > Links >
Update Now, lập tức dữ liệu được cập nhật từ Excel vào Word.


Lưu ý: Để Word không tự động cập nhật dữ liệu khi mở file: vào menu Tools >
Options > General, bỏ chọn ở mục "Update automatic links at Open". Nếu
không, mỗi khi bạn mở file Word nào có dữ liệu dạng liên kết thì Word sẽ luôn
hỏi có cập nhật dữ liệu hay không rất phiền phức.

25. Sử dụng Ms ofice 2003 đọc định dạng 2007:

Gói công cụ này được Microsoft cung cấp miễn phí nhằm giúp người sử
dụng có thể mở xem, chỉnh sửa và lưu lại các tập tin Word 2007 (bao gồm cả
Excel 2007 và PowerPoint 2007) trên các phiên bản cũ.
Bạn tải gói công cụ này (dung lượng 27,1MB) theo đường dẫn:
http://www.microssoft.com/downloads/details.aspx?Familyld=941B3470 -3AE9-
4AEE-8F43-C6BB74CD1466&displaylang=en

bạn có thể tìm trong google.com, 9down.com, updatesofts.com.. với từ khoá:

Fileformatconverter.exe

Sau khi tải về, bạn tiến hành cài đặt bằng cách nhấn đôi chuột vào lile
FileFormatConverters.exe, đánh dấu chọn vào mục Click here to accept the
Microsoft Softwware License Term, nhấn Continue để thực hiện quá trình cài
đặt. Nhấn OK trong bảng thông báo The installations is complete để hoàn tất.
Sau khi cài đặt xong, bạn có thể khởi động chương trình MSWord, vào
menu File, chọn Open (phím tắt Ctrl+O) để mở tài liệu cần chỉnh sửa

26. Tự động cài đặt thiết lập ưa thích hàng ngày:

Word không khởi động và nạp những thiết lập mà bạn thích, hãy ép chúng làm
việc với macro mỗi khi mở tài liệu mới hoặc tạo tài liệu mới.

Để sử dụng macro, hãy nhấn chuột vào Tools ->Macros -> Record new macro và
sau đó đặt tên macro này là AutoOpen, hãy chú ý trường Store In field luôn nằm
trong Normal.dot. Hãy bỏ qua các lựa chọn để gán macro này cho các phím tắt
và menu, bởi macro AutoOpen sẽ được thiết kế để chạy tự động khi mở một tập
tin mới.

Lúc này chế độ ghi macro đang kích hoạt , hãy làm những với những thao tác lặp
lại khi mở một tài liệu mới.Sau khi đã hoàn thành xong, hãy nhấn nút dừng
(Stop). Bây giờ, sử dụng Tools->Macro-> Visual Basic Editor, sao chép toàn bộ
AutoOpen và dán nó vào dòng cao nhất trong cửa sổ code ở bên tay phải, và đổi
tên bản sao chép này thành AutoNew, lúc đó các thiết lập sẽ tự động chạy khi tạo
tài liệu mới.


27. Sửa đổi định dạng tài liệu

Những người sử dụng mới làm quen với Word thường sử dụng template (mẫu)
Normal.dot để chỉnh sửa những định dạng văn bản cho riêng mình. Rất nhiều
thay đổi được thay đổi vĩnh viễn bằng cách sử dụng Default và Add to Template
trong hầu hết các khung định dạng, nhưng trong một lúc nào đó người sử dụng
muốn chỉnh sửa Normal.dot trực tiếp. Để tìm tập tin này, hãy tìm kiếm trong
mục Templates chẳng hạn: C:Documents and
SettingsyourusernameApplication DataMicrosoftTemplates. Tên đường dẫn
này có thể khác phụ thuộc vào đường dẫn và ổ đĩa cài đặt Windows.

28. Tránh cảnh báo phiền phức

Sau khi đã tạo được các macro mà bạn lưu trong các tài liệu hoặc các template,
Word sẽ luôn đưa ra lời cảnh báo mỗi lần mở tài liệu. Để loại bỏ cảnh báo phiền
phức, hãy tạo một chữ kí số (digital signature) sẽ giúp Word "tin tưởng" macro
này hơn.

Sử dụng Start ->Run và nhập vào đường dẫn nơi cài đặt bộ Office. Ví dụ:
C:Program FilesMicrosoft OfficeOffice11 (Office10 nếu sử dụng Office XP).
Tiếp đó, hãy tìm tới tập tin Selfcert hoặc Selfcert.exe (tuỳ thuộc vào cách hiển
thị tập tin mở rộng) và nhấn đúp vào tập tin này. Nếu không tìm thấy tập tin
Selftcert, hãy thêm tính năng này trong bộ cài đặt Office. Khi sử dụng, làm theo
những chỉ dẫn và nhập tên riêng cho certificate khi được hỏi. Sau đó, trong
Word, mở tài liệu sử dụng macro này. Chọn Tools-> Macros -> Visual Basic
Editor. Trong khung Project ở phía bên trái, điểm sáng tài liệu, chọn Tools ->
Digital Signature, nhấn Choose.., và lựa chọn certificate vừa tạo. Bây giờ, hãy
đóng và mở lại tài liệu. Nếu hộp cảnh báo về bảo mật xuất hiện, chọn Always
Trust Macros From This Source, và lựa chọn Enalbe Macros. Lặp lại những
bước này cho bất cứ tài liệu hoặc template muốn nhúng macro này.

Một điểm cần lưu ý là những certificate tự tạo này chỉ được "tin tưởng" trên máy
của bạn, hãy lựa chọn Always Trust Macros From This Source sẽ tạo được
"niềm tin" khi sử dụng trên máy khác.


29. Dán văn bản không chứa định dạng

Khi người sử dụng dán các đoạn văn bản từ trang Web vào trong tài liệu Word,
có lẽ người sử dụng sẽ không muốn giữ lại định dạng và phông chữ. Đặc biệt là
những hình ảnh quảng cáo và những thành phần khác. Bạn có thể sử dụng Edit -
> Paste Special và sử dụng Unformatted Text mỗi lần cắt dán từ trang Web.
Nhưng cũng có một cách khác khá hấp dẫn và thú vị hơn rất nhiều là sử dụng
macro. Vào Tools ->Macros-> Visual Basic Editor và gõ vào đoạn mã sau:

Sub PasteUnformatted()
Selection.PasteSpecial _
dataType:=wdPasteText
End Sub

Sau đó, sử dụng Tools->Cusomize ->Keyboard..., rồi kéo xuống danh sách
Categories trong Macros, lựa chọn PasteUnformated từ danh sách Command,
đưa con trỏ tới Press New Shortcut Key, nhấn Shift-Alt-V (bạn có thể lựa phím
tắt khác theo ý mình), và nhấn vào Assign và Close. Từ bây giờ bạn chỉ cần nhấn
Shift-Alt-V dán để dán đoạn văn bản chưa định dạng vào Word nhanh chóng và
đơn giản.

30. Loại bỏ những kí lạ, dấu xuống dòng trong văn bản

Đoạn văn bản được dán vào trong Word từ
email hoặc trang Web có dấu ngắt dòng (hoặc
các kí tự như ^, >> ..), dĩ nhiên là bạn muốn
loại bỏ những kí tự, này khỏi văn bản. Hãy sử
dụng Edit ->Replace, để loại bỏ bằng cách gõ
^l ( gõ dấu ^ và chữ 'L' thường) trong trường
Find What, và gõ dấu cách (spacebar) vào
trường Replace. Tiếp đó, chọn Replace All.
Cuối cùng, khi Word hỏi có muốn tiếp tục thay
thế toàn bộ văn bản không thì chọn No.

Bạn cũng có thể ghi lại những bước trên thành
một macro. Sau khi đã ghi lại, hãy chỉnh sửa
đoạn macro này để Word sẽ không hỏi lại nếu
bạn có muốn thay thế toàn bộ tài liệu hay
không. Tìm dòng .Warp=wdFind-Ask và thay
đổi thành .Warp=wdFindStop.


31. Sử dụng menu Work

Sử dụng danh sách các tài liệu thường dùng (recent documents) trong menu File
của Word sẽ nhanh hơn rất nhiều. Tuy nhiên, những danh sách này chỉ liệt kê 9
tập tin thường sử dụng mới gần nhất (mặc định chỉ có 4). Để chỉnh sửa con số
này hãy lựa Tools ->Options, ở trong thẻ General. Nhưng điều này cũng không
đảm bảo là tập tin thường mở có thuộc danh sách này hay không. Hãy sử dụng
thêm menu Work từ Tools-> Customize, lựa chọn thẻ Command, và tới mục
Categories và tới danh sách Buitl-In Menus. Trong danh sách Command, hãy
kéo thanh Work lên hàng có các menu và nhấn OK.

Lúc này những tài liệu cần thiết muốn mở lại nhanh chóng chỉ cần nhấn vào
menu Work và chọn Add to Work Menu. Để loại bỏ tài liệu khỏi danh sách trong
tài liệu, hãy nhấn Ctrl +Alt + "-" và chọn tài liệu muốn loại bỏ. Khi muốn mở tài
liệu chỉ cần tới Work và chọn tài liệu.

32. Format chữ trong AutoCorrect:

AutoCorrect là một chức năng tuyệt vời giúp tiết kiệm "sức lao động" bằng cách
tự động thay thế từ hoặc cụm từ sau khi bạn nhập vài ký tự đại diện. Ngoài ra, nó
còn giúp sửa những lỗi chính tả thường gặp. Thực tế, AutoCorrect còn có thể
làm được nhiều hơn thế.

Với sự "hào hiệp" của mình, AutoCorrect cho phép thay thế dãy ký tự đã được
format - in nghiêng, đậm, chọn font, màu sắc... Chức năng này thật tiện lợi khi
soạn các văn bản đặc biệt như bảng báo giá có logo của công ty, giấy mời...
Trước tiên, bạn format cụm từ cần thay thế, bôi đen rồi vào menu Tools >
AutoCorrect Options > thẻ AutoCorrect > chọn Replace text as you type.

Trong phần Replace, bạn nhập những ký tự đại diện như bình thường. Đừng
quên kiểm tra phần chữ bên tay phải đã được format theo ý muốn chưa. Trong
trường hợp AutoCorrect quên không format thì bạn vẫn có thể khắc phục bằng
cách click chọn Formatted text ở phần With trước khi nhấn nút Add. Giờ thì mọi
chuyện đã ổn, click lên OK để quay trở lại văn bản đang soạn thảo.

33. Phím tắt để gạch chân

Nếu Ctrl + U (Underline) giúp bạn nhanh chóng gạch dưới chữ thì tổ hợp phím
Ctrl + Shift + W sẽ đem đến một "thể loại" gạch chân mới. Thay vì gạch một
đường thẳng liên tục dưới cụm từ, giờ đây, gạch ngang sẽ xuất hiện dưới từng
chữ. Sự khác biệt nằm ở đây!


34. Format toàn văn bản

Mỗi lần thay đổi chế độ format của một đoạn văn bản bằng chức năng Styles and
Formatting, bạn thường bực bội vì buộc phải chỉnh sửa lại toàn bộ văn bản. Có
rất nhiều giải pháp nhưng để tiết kiệm tối đa thời gian, bạn nên sử dụng đến thủ
thuật sau: Sau khi chọn đoạn văn bản cần format, vào menu Format > Styles and
Formatting. Khi cửa sổ Styles and Formatting xuất hiện, click chuột phải lên tên
style > chọn Modify.

Trong cửa sổ Modify Style, bạn đánh dấu chọn Automatically Update rồi clic k
OK để lưu lại thay đổi. Thủ thuật sẽ giúp ích cho những ai thường dùng vài style
nhất định khi soạn thảo văn bản. Vì từ "giây phút định mệnh" này, khi chế độ
format được chọn cho một đoạn văn bản, "phần còn lại của thế giới" cũng sẽ
thay đổi theo.

35. Tạo lập template yêu thích

Bạn thường xuyên dùng một số template
từ "kho" cung cấp sẵn của Word. Và lần
nào sử dụng, bạn cũng đều lặp đi lặp lại
việc chỉnh sửa nó theo ý riêng của mình.
Vậy tại sao bạn không "hô biến"
template theo ý thích rồi lưu thành "của
riêng"? Đầu tiên, bạn mở cửa sổ
Templates bằng cách vào menu File >
New, chọn General Templates. Khi cửa
sổ Templates xuất hiện, bạn chọn
template yêu thích rồi di chuột xuống
phần Create New, click chọn Template
trước khi nhấn OK.

Lúc này, Word sẽ quay về cửa sổ soạn thảo với template được mở sẵn. Giờ thì
bạn được thỏa sức chỉnh sửa template theo ý muốn. Sau khi hoàn tất công việc
"sáng tạo", bạn click Save as rồi đặt tên mới cho template. Nếu chú ý, bạn sẽ
thấy Word đã thiết lập sẵn định dạng và đường dẫn để lưu file. Lần sau, khi cần
dùng đến nó, bạn chỉ việc vào thẻ General trong cửa sổ Templates.

Gõ công thức hóa học đơn giản trong MS Word Có cách đơn giản nào để gõ
công thức hoá học trong MS Word không? Sử dụng thực đơn Format để gõ chỉ
số trên và chỉ số dưới tốn quá nhiều thời gian.


Word cung cấp một số phím tắt giúp cho công việc này trở lên dễ dàng hơn. Để
gõ chỉ số dưới, bạn dùng phím Ctrl - = (giữ phím Ctrl và gõ dấu bằng), để gõ chỉ
số trên dùng phím tắt Ctrl - Shift - + (giữ phím Ctrl và phím Shift rồi gõ dấu +).
Muốn trở về trạng thái bình thường bạn dùng phím tắt Ctrl - Spacebar. Ví dụ để
gõ công thức hoá học của nước (H2O) bạn lần lượt gõ như sau:
H [Ctrl - =] 2 [ Ctrl - Spacebar] O
Nếu bạn thường xuyên phải gõ các công thức như vậy, bạn nên dùng Equation
Editor của Word. Nếu cài đặt Equation Editor, bạn có thể sử dụng công cụ này
bằng cách chọn thực đơn Insert.Object rồi chọn Microsoft Equation. bạn cũng có
thể đưa nút gọi Equation Editor vào thanh công cụ để khi cần bạn chỉ việc bấm
vào đó. Mọi chi tiết về Equation bạn có thể tham khảo trong phần giúp đỡ (Help)
của Word.

36. Chỉnh sửa văn bản ở chế độ Print Preview

Đôi khi, ở một văn bản dài, bạn xem tổng thể ở chế độ Print Preview. Bất chợt
bạn phát hiện một lỗi cần phải sửa. Nhưng nếu Close lại thì cont trỏ lại ở vị trí
trước khi Print Preview, trong khi trang chứa lỗi cách đó rất xa, bạn phải tốn thời
gian dò tìm lại lỗi đó, thật khó khăn. Vậy có cách nào giúp chúng ta sửa ngay lúc
phát hiện ở chế độ Print Preview không? Có đấy. Bạn làm theo các thao tác sau
đây: bấm vào nút Magnifier trên thanh Toolbar Print Preview. Lúc này, con
chuột hình kính lúp trở thành hình chữ I, bạn cứ tự nhiên mà sửa. Cuối cùng thì
Close để thoát khỏi chế độ Print Preview.


37. Tạo header+footer khác nhau trong tài liệu

Nếu bạn chưa vào mục này thì khi đánh header+footer thì mặc định toàn bộ
trong document của bạn là hoàn toàn giống nhau.
Đến cuối mỗi chương, bạn hãy vào Insert->Break…->Next Page

Khi qua trang mới, bạn double click vào header, thấy có dòng Same as Previous.
Bạn hãy click vào nút Link to previous


Bạn sẽ thấy mất đi dòng Same as Previous.

Lúc này bạn có thể hiệu chỉnh Header+Footer ở section 2 khác với section


38. Ẩn hay hiện các ký tự định dạng của file Word

Đây là chức năng hiển thị các ký tự định dạng ẩn (ký tự tab, enter, paragraph)
trong văn bản Word. Muốn xem hay ẩn những ký tự đặc biệt này.

bạn có thể click nút lệnh Show/Hide trên thanh công cụ để xem hoặc là bạn vào
menu Tools > Options, trong hộp thoại Options, chọn tab View > dưới mục
Formatting Marks, bạn đánh dấu chọn các mục cần hiển thị (hay bỏ chọn để ẩn
chúng đi) > nhấn OK.

39. Thay đổi một số tùy chọn trong MS Word

MS Office luôn thiết lập một số tính năng cơ bản cho người dùng, nhưng cũng
có phần tùy chọn (Option) có thể thay đổi một số tính năng phù hợp do người
dùng tự đặt. Chúng tôi xin giới thiệu cách thay đổi các tùy chọn như sau:

Bỏ chế độ tự động điền số thứ tự và ký tự đầu dòng tự động

Trong 1 vài trường hợp có thể bạn không muốn dùng chế độ khi xuống dòng MS
Word tự động nhập số thứ tự hoặc ký tự đầu dòng, có thể dùng phím tắt Ctrl + Z
để bỏ tạm thời chế độ này. Bạn cũng có thể đặt bỏ hẳn chế độ này, cách làm như
sau:

Vào Tools / AutoCorrect Options…

2. Xuất hiện hộp thoại AutoCorrect, chọn thẻ AutoFormat As You Type:
Bạn bỏ đánh dấu lựa chọn ở 2 dòng:
- £ Automatic bulleted lists
- £ Automatic numbered lists

3. Tiếp tục chọn thẻ AutoFormat
Bạn cũng bỏ 2 đánh dấu lựa chọn ở 2 dòng:
- £ Automatic bulleted lists
- £ Other paragraph styles.


4. Chọn nút OK
Thay đổi đơn vị đo chiều dài trong Office

1. Vào Tools / Options…

2. Xuất hiện hộp thoại Option, chọn thẻ General:
Tại vùng Measurement units, bạn chọn loại đơn vị thường dùng.
- Inches: Đơn vị đo chiều dài của Anh (1inch = 2.54cm)
- Centimeters: cm
- Millimeters: mm
- Points: Thường được viết tắt là pt, 72 pt xấp xỉ bằng 1 inch. Cỡ chữ thường
được biểu diễn bằng đơn vị pt.
- Picas: Là đơn vị đo lường xấp xỉ bằng 1/6 inch, hoặc 12 point. Pica được
dùng để mô tả các kích thước theo chiều dọc và chiều ngang trên trang.

3. Chọn OK
Đặt chế độ tự động sao lưu dữ liệu.


2. Xuất hiện hộ p thoại Options, chọn thẻ Save:
Bạn đánh dấu lựa chọn R Save AutoRecover info every: Đặt thời gian tự động
lưu dữ liệu (Trên ảnh đặt: cứ 10 phút MS Word sẽ tự động lưu dữ liệu lại).

Chọn nút OK.

40. Bỏ chế độ kiểm tra chính tả, từ ngữ tiếng Anh

MS Word mặc định sau khi cài đặt luôn hiển thị chế độ kiểm tra lỗi chính tả và
ngữ pháp tiếng Anh cho bạn bằng những gạch chân màu đỏ và màu xanh dưới từ
ngừ. Khi gõ tiếng Việt có thể sẽ làm bạn khó chịu, cách bỏ như sau:


2. Xuất hiện hộp thoại Option, chọn thẻ Spelling & Grammar

Bạn bỏ dấu lựa chọn ở 3 dòng như sau:
- £ Check spelling as you type
- £ Check grammar as you type
- £ Check grammar with spelling.

3. Chọn nút OK


41. Ẩn / hiện đường viền bao quanh văn bản


2. Xuất hiện hộp thoại Option, chọn thẻ View:

- £ Text boundaries: Ẩn đường viền bao quanh văn bản.
- R Text boundaries: Cho hiển thị đường viền bao quanh văn bản.

3. Chọn nút OK

42. Tạo các liên kết (Link) trong MS Word

1. Hãy lựa chọn (bôi đen) đoạn văn bản cần tạo liên kết.

2. Vào Insert / Hyperlink… (Ctrl + K. Hoặc nháy chuột phải, chọn
Hyperlink…)

Tạo liên kết đến 1 file khác hoặc 1 trang web.

3. Tại hộp thoại Hyperlink, chọn Existing File or web page

- Text to display: Nội dung hiển thị đoạn liên kết
- Current Folder: Thư mục hiện thời
- Browsed Pages: Các trang web đã trình duyệt gần thời gian hiện thời nhất
- Recent files: Các file mới được mở gần thời gian hiện thời nhất.
- Address: Tên địa chỉ và file chọn để link tới.
- Nút ScreenTip…: Nhập nội dung khi di chuyển chuột vào liên kết sẽ hiển thị
nội dung đó (Giống việc chèn chú thích):

- Nút Bookmark: Đưa ra 1 địa chỉ nào đó đã đặt bookmark

4. Chọn nút OK để hoàn thành việc đặt liên kết.

Tạo liên kết đến 1 file mới sẽ được tạo.

3. Tại hộp thoại Hyperlink, chọn Creat New Document

- Text to display: Nội dung hiển thị đoạn liên kết
- Name of new document: Đặt tên cho file mới.
- Nút Change… Thay đổi lại file liên kết đã có


Bạn không nên chọn nút Change này bởi nội dung của file chọn sẽ bị mất sau
khi nhấn nút OK và MS Word sẽ tự động tạo ra file trùng với tên đã chọn cùng
với nội dung file trống.

- Nút ScreenTip…: Nhập nội dung khi di chuyển chuột vào liên kết sẽ hiển thị
nội dung đó (Giống việc chèn chú thích):

- Nút Bookmark: Đưa ra 1 địa chỉ nào đó đã đặt bookmark

4. Chọn nút OK để hoàn thành việc đặt liên kết.

Tạo liên kết đến địa chỉ Email.

3. Tại hộp thoại Hyperlink, chọn E-mail Address

- E-mail Address: Địa chỉ email đặt liên kết tới
- Subject: Tên tiêu đề
- Recently used e-mail address: Hiển thị những email đã được sử dụng gần
thời điểm này nhất.
Nội dung Subject và E-mail Address sẽ hiển thị khi bạn di chuyển chuột vào
liên kết.

4. Chọn nút OK để hoàn thành.

Tạo liên kết đến một vị trí bất kỳ ở cùng file.

1. Trước hết bạn cần phải đánh dấu (đặt Bookmark hoặc Heading hoặc Style)
cho dòng văn bản được link tới.

2. Hãy lựa chọn (bôi đen) đoạn văn bản cần tạo liên kết.

3. Vào Insert / Hyperlink… (Ctrl + K. Hoặc nháy chuột phải, chọn
Hyperlink…)

4. Tại hộp thoại Hyperlink, chọn Place in This Document

Select a place in this document: Lựa chọn vùng tài liệu đã được đánh dấu:
- Top of the Document: Đặt liên kết đến vị trí đầu tiên của file.
- Headings: Đặt liên kết đến 1 heading nào đó đã có trong file
- Bookmarks: Đặt liên kết đến 1 dòng văn bản đã được đánh dấu
- Bạn có thể click vào dấu + để hiển thị chi tiết các mục trong Headings,
Bookmarks,…

Sau khi tạo xong bạn có thể dùng chuột click (hoặc Ctrl + chuột trái) vào đoạn
văn bản vừa đặt để chuyển sang vùng liên kết mới.


43. Đánh dấu (Bookmark) cho đoạn văn bản

1. Đặt trỏ chuột hoặc bôi đen đoạn dòng muốn đặt liên kết đến.

2. Vào Insert / Bookmark...

3. Xuất hiện hộp thoại Bookmark

- Nhập tên đánh dấu tại ô Bookmark name (Tên này phải bắt đầu từ chữ cái và
không có ký tự đặc biệt nào)

Chọn nút Add để hoàn thành việc đặt Bookmark

44. Bật tắt AutoCorrect bằng phím tắt

Trong khi sử dụng OFFICE (Như Winword, Excel, PowerPoint, Access) có sử
dụng bộ gõ tắt AutoCorrect. Mỗi lần bật hay tắt gõ tắt ta lại phải vào
ToolsAutocorrect để chọn hay loại bỏ hộp kiểm tra (CheckBox) Replace. Điều
này gây mất thời gian và phiền toái. Tôi xin giới thiệu cách tạo một Macro rồi
gán vào một phím chức năng, ví dụ F11. Mỗi khi chuyển đổi, dùng hoặc không
dùng gõ tắt AutoCorrect ta chỉ việc nhấn F11 là xong.
Đầu tiên tạo Macro Visual Basic bằng cách vào môi trường này. Tôi chọn Alt +
F11. Gõ Ctrl +R để hiện Project Explore.Từ đây ta chọn tệp Norm al.dot. Nếu đã
có Module rồi ta có thể đánh xuống bên dưới. Nếu chư a có thì chèn Insert
Module. Đánh vào nội dung sau:

Sub BatGoNhanh()
With Autocorrect
If .ReplaceText = True Then
.CorrectSentenceCaps = False
.ReplaceText = False
„ Thông báo ở thanh tr ạng thái
StatusBar = “Thôi không dùng gõ tắt nữa.”
„Đổi tên TooltipText cho nút gán Macro này, giả sử nút lệnh là nút thứ 12 trên
thanh Menu Bar
„Sau khi gán Macro vào nút lệnh nào xin bạn vui lòng đếm thứ tự của nó rồi sửa
lại thứ tự Control
CommandBars(“Menu Bar”).Controls(12).TooltipText = “Bật gõ tắt”
Else
.CorrectSentenceCaps = True
.ReplaceText = True
StatusBar = “Bắt đầu sử dụng gõ tắt”
CommandBars(“Menu Bar”).Controls(12).TooltipText = “Tắt bỏ gõ tắt”
End If


End With
End Sub

Bật tắt gõ tắt trong EXCEL có khác một chút, ta đánh vào tệp
PESONAL.XLS:

Sub BatGoNhanh()
Application.AutoCorrect.CorrectSentenceCap = True
If Application.AutoCorrect.ReplaceText = True Then
Application.AutoCorrect.ReplaceText = False
Application.CommandBars("Worksheet Menu Bar").Controls(14).TooltipText =
"Bật gõ nhanh"
Else
Application.AutoCorrect.ReplaceText = True
Application.CommandBars("Worksheet Menu Bar").Controls(14).TooltipText =
"Tắt gõ nhanh"
End If
End Sub

Sau khi đánh xong ta có thể gán Macro vào phím F11 bằng cách:
Vào Customize (Chọn ToolsCustomize). Tại Tab tên Command chọn mục
Macro, chọn tên Macro BatGoNhanh. Rồi chọn mục Keyboard. Từ đây ta gán
PressNew Shortcut Key để trỏ vào và nhấn phím F11. Chọn Assign và OK.

45. Chia bảng nhanh chóng trong Word

Mất kha khá thời gian để hoàn tất việc nhập liệu và trang trí cho bảng tính, bạn
chợt nhớ cần phải chia nó thành hai bảng riêng biệt. Thật tốn thời gian nếu phải
tạo một bảng mới rồi nhập liệu từ đầu. Ngay cả "phương án" cắt/ dán cũng chẳng
khả quan cho lắm. Đây là cơ hội để bạn sử dụng phím tắt tuyệt vời sau.

Hãy bôi đen dòng sẽ nằm ở vị trí đầu trong bảng mới, rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl
+ Shift + Enter. Bảng giờ đã được chia thành hai bảng nhỏ rồi đấy. Phím tắt này
chỉ có thể chia bảng theo chiều ngang, do vậy, bạn có thể phải thực hiện một số
điều chỉnh nhỏ. Khi cần quay lại định dạng cũ, bạn chỉ việc xóa khoảng trống
giữa hai bảng.


46. Làm phép tính tự động trong MS Word

Mặc dù công năng chính của Microsoft Word là soạn thảo văn bản, song nó cũng
cho phép người dùng thực hiện các phép tính cơ bản thông qua chiếc máy tính
làm được tích hợp với tên gọi Tools Calculate (khá giống với tiện ích Calculator
trong thư mục Accessories của hệ điều hành Windows).
Để khai thác công cụ bí mật này của Microsoft Word, trước tiên, bạn cần đặt
phím tắt của nó trên thanh công cụ nội trong cửa sổ soạn thảo văn bản bằng cách
truy xuất đến menu View, chọn mục Toolbars, Customize…, bấm chọn thẻ
Commands, chọn mục Tools trong vùng Categories, bấm chọn mục Tools
Calculate trong vùng Commands, bấm giữ, kéo chuột và gắp thả biểu tượng của
công cụ nổi rồi chọn Close.
Ngay lập tức, bạn sẽ trông thấy chiếc nút Tools Calculate. Kế tiếp, bạn hãy nhập
vào một phép tính, chẳng hạn ((90+10)*2)/200. Hãy đánh dấu khối phép tính này
rồi nhấp chuột lên nút Tools Calculate. Kết quả của phép tính sẽ được trình bày ở
góc dưới trái của cửa sổ soạn thảo văn bản (nằm ngay sau dòng chữ The sesult of
the calculation is).

47. Đánh số trang theo chương mục

hay không?

,...).

.


48. Chuyển từ file Word sang file Excel

Xin chỉ cách để chuyển từ file Word sang file Excel với qui định phân tách cột
nếu cách 2 khoảng trắng trở lên. Ví dụ: "Nguyễn Văn A 8644859 8 đường Lữ
Gia, P15, Q11, TP.HCM" được chuyển thành 3 cột sau: Nguyễn Văn A 8644859
8 đường Lữ Gia, P15 Q11 TP.HCM

Excel có thể đọc được nhiều dạng file khác nhau, trong đó có dạng file text -only
(văn bản thô). Khi bạn chọn menu File.Open để mở 1 file text-only thì Excel sẽ
hiển thị tuần tự 3 cửa sổ yêu cầu bạn khai báo kiểu dữ liệu (bạn chọn checkbox
'Delimited'), dấu ngăn cách các field dữ liệu (bạn có thể chọn dấu tab, dấu phẩy,
dấu chấm phẩy, khoảng trống hay nhập vào ký tự dấu ngăn nào bạn muốn). Nếu
bạn khai báo dấu ngăn phù hợp với ký tự mà bạn dùng để ngăn cách các field dữ
liệu trong file văn bản của mình thì Excel sẽ đọc và chứa vào các cột đúng theo ý
muốn.

Tóm lại nếu bạn muốn chuyển dữ liệu từ Word sang Excel và muốn giữ đúng các
cột dữ liệu, bạn hãy ngăn các cột dữ liệu bằng 1 ký tự đặc biệt nào đó sao cho
không tranh chấp và nhầm lẫn với dữ liệu (ký tự tab là phù hợp nhất trong đại đa
số trường hợp). Nếu đã lỡ dùng 2 khoảng trắng để ngăn cách các cột dữ liệu, bạn
có thể thay thế chúng bằng ký tự dấu ngăn phù hợp hơn (bằng cách chọn menu
Edit.Replace, nhập 2 khoảng trắng vào mục 'Find what' và ký tự dấu ngăn vào
mục 'Replace with' rồi ấn button 'Replace All'). Lưu ý rằng nếu chọn dấu ngăn là
ký tự điều khiển (thí dụ ký tự tab), bạn không nhập trực tiếp được ký tự điều
khiển này mà phải chọn button More.Special.Tab Character. Sau khi đã chuẩn bị
đúng format cần thiết cho Excel, bạn dùng chức năng File.Save As để lưu kết
quả lên file (chọn kiểu file lưu là 'Plain text (*.txt)'. Sau đó chạy Excel, dùng
menu File.Open để đọc file, lúc này Excel sẽ hiển thị tuần tự 3 cửa sổ yêu cầu
bạn khai báo tính chất của file để nó xử lý đúng.

Trong trường hợp bạn muốn copy dữ liệu dạng nhiều cột từ Word rồi dán trực
tiếp vào bảng tính Excel, bạn phải dùng dấu ngăn là tab vì Excel coi tab là dấu
ngăn cách mặc định.


49. Thay đổi biểu tượng của nút nhấn trên thanh công cụ MS Word:

Giao diện tương tác của Microsoft
Word đã đạt chuẩn GUI với hệ thống
các nút nhấn có biểu tượng giúp bạn
dễ dàng liên tưởng đến chức năng
tương ứng. Tuy nhiên, nếu muốn thay
đổi biểu tượng mặc định của những
chiếc nút nhấn này bằng những biểu
tượng khác đẹp hơn mà bạn thích thú,
bài viết sẽ hướng dẫn bạn.
1. Vào Tools / Customize… (Hoặc click chuột phải lên biểu tượng nút nhấn trên
thanh công cụ và chọn Customize…)
2. Xuất hiện hộp thoại Customize / chọn thẻ Commands

Click vào nút Rearrange Command…
Xuất hiện hộp thoại Rearrange Commands


8 Menu Bar: Chọn tên menu thuộc thanh công cụ
- ¡ Toolbar: Chọn thanh công cụ khác
- Controls: Chọn nút nhấn muốn thay đổi biểu tượng (Ví dụ ở đây chọn thay đổi
biểu tượng của nút nhấn Columns – chia cột báo, thuộc menu Format).
- Add: Thêm mới công cụ
- Delete: Xóa công cụ
- Move Up/Move Down: Di chuyển công cụ lên / xuống trong menu.
- Modify Selection: Lựa chọn một số sửa chữa khác. Bạn hãy chọn nút này.

3. Click vàu nút Modify Selection:


- Reset: Hủy bỏ tất cả những thay đổi, trở về định dạng mặc định của MS Word.
- Delete: Xóa công cụ
- Name: Thay đổi tên của công cụ
- Copy Button Image: Sao chép ảnh nút nhấn
- Paste Button Image: Dán ảnh nút nhấn
- Reset Button Image: Hủy bỏ tất cả những thay đổi về ảnh của nút nhấn.
- Edit Button Image…: Chỉnh sửa hình ảnh của nút nhấn
- Change Button Image: Bạn hãy chọn ảnh sẽ làm biểu tượng thay thế cho biểu
tượng của nút nhấn đang hiện hành.
- Default Style: Hiển thị kiểu định dạng mặc định
- Text Only (Always): Chỉ hiển thị chữ công cụ (ở mọi nơi)
- Text Only (in Menus): Chỉ hiển thị chữ công cụ (trong menu)
- Image and Text: Hiển thị cả ảnh và chữ
- Begin a Group: Hiển thị ở vị trí đầu tiên của nhóm dưới.
- Assign Hyperlink: Đặt liên kết cho công cụ.


4. Kết quả sẽ hiển thị ngay trên thanh công cụ: Biểu tượng của nút công cụ
Columns đã được thay đổi

50. Xuất hiện dòng kẻ đỏ dưới chữ khi dùng Word

Hỏi: Mỗi khi gõ chữ trong Microsoft Word thì ở dưới mỗi chữ đều xuất hiện
dòng kẻ màu đỏ, mặc dù tôi đã không chọn Undenline. Nhưng khi in ra thì
những hàng màu đỏ không thấy xuất hiện.

Đáp:

Microsoft Word có tính năng kiểm tra lỗi chính tả mỗi khi người dùng gõ chữ
vào, nhưng lại kiểm tra theo từ điển tiếng Anh (mặc định), cho nên bạn sẽ thấy
hầu hết các chữ tiếng Việt sẽ bị gạch dưới. Bạn có thể tắt tính năng này bằng
cách

- Nhấn Tools.Options…

- Chọn thẻ Spelling & Grammar

- Loại bỏ (deselect) “Check spelling as you type” và “Check grammar as you
type”, rồi nhấn OK.


51. Tạo dòng dấu chấm (…) nhanh
Khi sử dụng Word tạo nhanh dòng dấu chấm (....)
1. Vào FormatTabs…

2. Xuất hiện hộp thoại Tabs


Tab stop position: Độ dài tính từ đầu dòng của tab đến vị trí điểm cuối dòng.
Default tab stops: Chế độ mặc định của tab (thường là 1,27cm)
Alignment: Căn lề dòng tab.
Left: Lề trái
Center: Giữa dòng
Right: Lề phải.
Leader: Lựa chọn kiểu đường tab (………, ____, ---)
Nút Set: Thiết lập

3. Kích vào nút OK để hoàn thành việc tạo tabs.

Trong cùng 1 dòng có thể tạo được nhiều tab khác nhau.
* Nếu muốn bỏ đường Tab:
1. Tại hộp thoại Tabs, chọn loại đường tab ở Tab stop position
2. Chọn nút Clear: Xóa 1 tab đã chọn
3. Chọn nút Clear All: Xóa toàn bộ các đường tab.
4. Chọn nút OK để hoàn thành.

52. Tự động lưu lại dữ liệu khi đang soạn thảo

Hỏi: có cách nào tự động lưu lại dữ liệu khi đang soạn thảo không?
Đáp:
Bạn có thể thực hiện dễ dàng việc này với các thao tác sau:
B1. Nhấn vào menu Tool --> Options, tại đây bạn hãy nhấn vào thẻ Save rồi
nhấn dấu chọn trước tuỳ mục Save AutoRecover info every sau đó thiết lập một
thời gian mà bạn muốn .

Chúng ta nên đặt số thời gian Backup (tự Save) dữ liệu trong khoảng thời gian là
5 phút hoặc nhỏ hơn thế. Word tự động “backup” lại dữ liệu của mình (theo mặc
định là 10 phút) sau đó bấm OK để chấp nhận việc thay đổi này.


Bây giờ chúng ta có thể yên tâm làm việc với Word mà không sợ mất đi những
gì đang làm cả khi máy trục trặc, treo thậm chí nguồn điện bị mất. Vì máy tính sẽ
tự động lưu lại những gì bạn đang làm 5 phút một lần.


53. Khắc phục lỗi font tiếng Việt Unicode trong Word

Hỏi: Tôi để Font mặc định là .VnTim viết bằng bảng mã TCVN3, nhưng sao khi
chuyển về Font Arial để viết dạng Unicode thì cứ ký tự nào có dấu tiếng Việt là
lại bị cách ra một khoảng trắng? Phải làm sao để giải quyết tình trạng đó?
Trả lời:

Khi gõ tiếng Việt có dấu với font Unicode trong Word mà xảy ra hiện tượng chữ
bị giãn ra một khoảng trắng thì bạn khắc phục bằng cách mở menu
Tools/Options, chọn bảng Edit rồi bỏ dấu chọn mục Smart cut and Paste.

54. Header và footer trong mỗi section

.

.

.

:

.

.

.


{SECTION}

{SECTIONPAGES}

:

.

.

{NUMPAGES}

{PAGE}


55. Tạo mục lục tự động trong Office 2007

B1: Mở văn bản bạn cần tạo mục lục tự động (hình minh họa là file "Quan he
VietNam-NhatBan.doc"

B2: Bạn chọn References trên trình đơn thông minh của bộ Office 2007


Bước 3: Lựa chọn vùng chức năng tạo mục lục tự động Table of Contents..

Bước 4: Mục lục tự động được tạo trên nguyên tắc cấp độ nội dung, vì vậy, để
tạo nó bạn phải lựa chọn cấp độ nội dung cho phù hợp. Ví dụ: 3 phần mở đầu,
nội dung, kết luận.. bạn chọn level 1, các nội dung nhỏ hơn sẽ chọn level lớn hơn
như level 2. Level 3.... Phần trình bày dưới sẽ hướng dẫn chi tiết để các bạn dễ
hình dung.
Để đánh dấu đề mục trong bảng mục lục, các bạn chỉ cần đặt vị trí trỏ chuột vào
dòng chứa đề mục và xác định mức (level):


B5: Các bạn thao tác tương tự với các đề mục khác, chọn level thích hợp.

Sau khi đã hoàn thành việc xác định mức độ các đề mục trong bảng mục lục các
bạn di chuyển con trỏ chuột đến vị trí cần chèn mục lục và nhấn chọn biểu tượng
Table of Contents...

Bạn có thể chọn những kiểu trình bày sẵn có(Automatic...) hoặc tùy chọn chi tiết
bằng cách nhấn chọn Insert Table of Contents...


Xuất hiện hộp thoại Index and Tables, chọn thẻ Table of Contents

Print Preview: Kiểu mục lục sẽ hiển thị khi in
Web Preview: Kiểu mục lục sẽ hiển thị ở dạng trang web
Show page numbers: Hiển thị số trang.
Right align page numbers: Hiển thị số trang bên lề phải.
Use hyperlinks instead of page numbers: Có sử dụng liên kết từ mục lục tới trang


đặt Heading. Tab leader: Chọn loại đường tab từ cuối các Heading đến số trang.
Show levels: Số cấp độ Heading.
ỹ Nút Show Outlining Toolbar: Cho hiển thị thanh công cụ Outlining trên cửa sổ
MS Word
Nút Options...: Mở hộp thoại Table of Contents Options: Tùy chọn thêm một số
tính năng khác.

Nút Modify...: Mở hộp thoại Style, sửa đổi định dạng font chữ cho nội dung
phần mục lục tự động.


Trường hợp trong file đã có mục lục tự động, và bạn đồng ý thay đổi định dạng
font chữ bằng hộp thoại Style sẽ xuất hiện thông báo: "Bạn có muốn thay thế
định dạng cho bảng nội dung mục lục không?

Chọn nút Yes: Đồng ý. Ngoài font chữ của nội dung bảng mục lục thay đổi, MS
Word còn tự động cập nhật lại số trang cho các đề mục.
Nhấn chọn OK trong hộp thoại Table of Contens để hoàn tất việc chèn mục lục
tự động vào văn bản.


ở tại phần mục lục này, có liên kết cho phép bạn click chuột (hoặc dùng kết hợp
phím Ctrl + click chuột) để nhảy đến đúng mục và số trang cần đến.

B6: Chỉnh sửa mục lục tự động
- Tại mục lục tự động mới được tạo ra ta có thể chỉnh sửa như với mọi văn bản
bình thường khác, tức là bạn có thể chọn font chữ , cỡ chữ, cách dòng, màu sắc...
thích hợp theo ý của bạn.

- Trong quá trình chỉnh sửa văn bản, số trang có thể thay đổi, do vậy nếu bạn
muốn cập nhật lại chỉ cần click chuột vào Update Table


Hộp thoại Update Table hiện ra với 2 l ựa chọn:

Update pages numbers only: chỉ cập nhật số trang.
Update entire table: cập nhật cả số trang và nội dung mục lục

Tùy vào yêu cầu của bạn mà có lựa chọn thích hợp.

Phiên bản MS Office 2007 giao diện và chức năng hết sức rất thân thiện giúp ta
thực hiện các công cụ văn phòng dễ dàng và tự nhiên. Cách tạo mục lục tự động
trong phiên bản này đã được trực quan hóa. Tôi hy vọng hướng dẫn này sẽ đưa
đến cho các bạn cách tạo mục lục nhanh chóng và chính xác, nâng cao hiệu suất
làm việc.

Với nội dung trên có thể dài bởi chúng tôi hướng dẫn tương đối cụ thể, nhưng
khi bạn đã hiểu thì công việc lại hoàn toàn đơn giản và ngắn gọn. Chúc bạn thực
hiện thành công!


56. nđ a “My Documents” trong Windows XP

Trong W

.

hơn.

trong “My Documents”.

.

.

57. Thêm trang bìa cho tài liệu Word

Sếp chuyển cho tôi một tập tin Word,
yêu cầu tôi trình bày thêm trang bìa
trước khi in ra giấy và sao chụp thành
nhiều bản. Thêm trang đầu thì tôi biết
cách: tôi ấn tổ hợp phím Ctrl+Home để
“nhảy” về đầu tài liệu rồi ấn Ctrl+Enter
Tuy nhiên, trang bìa vừa thêm vẫn có
dòng tiêu đề ghi ở đầu trang (có cả biểu
tượng công ty) và số trang ghi ở cuô
trang, giống y như những trang khác.
Vậy thì kỳ quá! Muốn “đụng” vào phần
đó, tôi loay hoay một lúc thì “mò” ra:
chỉ cần bấm kép vào dòng tiêu đề hoặc
số trang là có thể sửa hoặc xóa nó đi.


Sau đó, bấm kép vào đâu đó trên trang tài liệu, Word trở lại chế độ soạn thảo
bình thường.
Nhưng nếu xóa bỏ dòng tiêu đề và số trang ở trang bìa, chúng lại rủ nhau “siêu
thoát” trong mọi trang sau (tôi hoảng quá, vội vàng ấn Ctrl+Z mấy lần để hủy bỏ
thao tác xóa). Cuối cùng, tôi cũng biết cách hóa giải “hai mặt đối lập”: chọn File,
chọn Page Setup, chọn thẻ Layout, chọn Different first page. Chỉ vậy thôi, Word
sẽ “thông cảm”, không hiển thị dòng tiêu đề và số trang ở trang bìa nữa.
Nhân tiện, bạn để ý nút bấm Borders trên hộp thoại Page Setup. Bấm nút đó, bạn
sẽ tạo được khung viền cho trang bìa thêm phần long trọng. Cụ thể, khi hộp thoại
Borders and Shading hiện ra, bạn chọn một loại khung viền “nghệ thuật” trong ô
Art, chọn This section - First page only trong ô Apply to rồi bấm OK. Bạn đừng
quên quy định như vậy trong ô Apply to. Nếu không, Word lại tạo khung viền
cho mọi trang. Ác vậy đó!

58. Chức năng Tracks Change, Comments

Chức năng Tracks Change cho phép
bạn lưu lại một bản "nháp" những gì
bạn vừa sửa trên văn bản một cách khoa
học, nhìn vào văn bản có sử dụng chức
năng Track Change, bạn sẽ thấy được
rất rõ ràng những thay đổi về nội dung
đã được thêm vào, xóa đi hay chỉnh sửa
như thế nào.

Chức năng Tracks Change cũng như
Comment thường không được mọi
người quan tâm sử dụng vì cho rằng
cách sử dụng rắc rối. Tuy nhiên, quan
niệm này đang dần được thay đổi khi
trong những phiên bản Word mới (XP,
2003), hãng Microsoft ngày càng chú trọng nâng cấp tính năng này cho tiện lợi
và dễ sử dụng hơn.


59. Bật và tắt chế độ Tracks Change

Cách 1: Để kích hoạt chế độ Track Change, vào menu Tools --> Track
Changes

Cách 2: Kích vào biểu tượng Track Change trên thanh toolbar Reviewing
(Nếu bạn không thấy xuất hiện thanh công cụ Toolbar thì có thể làm nó xuất hiện
bằng cách chọn menu View --> Toolbar --> Reviewing)
Khi chế độ Tracks Change được kích hoạt thì biểu tượng TRK trên thanh trạng
thái sẽ chuyển từ chế độ mờ sang đậm

Nhờ có chế độ Tracks Change mà ở trạng thái Print Layout, Web Layout và
Reading Layout, những chữ bị xóa hay được định dạng lại sẽ xuất hiện trong một
vòng chú thích phía ngoài lề, nhìn giống như cách chúng ta thường dùng bút để
sửa văn bản trên trang giấy viết hàng ngày.

ở trạng thái quan sát Normal hay Outline, những chữ đã bị xóa xuất hiện ngay
trong văn bản với đường gạch chân phía dưới, không nằm trong vòng chú thích
và những thay đổi sẽ tác động trực tiếp lên văn bản.


60. Chèn lời bình vào văn bản

Cách 1: Chọn menu Insert --> Comment

Cách 2: Trên thanh công cụ Reviewing, kích biểu tượng Insert
ở trạng thái Print Layout, Web Layout và Reading Layout, bạn sẽ quan sát thấy
định dạng như sau:

Sử dụng các nút trên thanh công cụ Reviewing để xác nhận hay hủy bỏ quá trình
"track changes" và để xóa các Comments (câu bình luận).

1.Kích vào Previous để xem lại các thao tác diễn ra trước đó.
2.Kích vào Next để xem các thao tác diễn ra sau đó cho đến thao tác sau cùng.
3.Kích vào Accept Change để xác nhận quá trình soát lỗi.
4.Kích vào Reject Change/Delete Comment để hủy bỏ quá trình soát lỗi và xóa
phần bình luận.

Định dạng Track changes trông sẽ khác nhau ở những chế độ nhìn khác nhau
(Print Layout, Normal, Web layout, Reading layout, Outline). Khi đã sử dụng
quen chế độ Track changes thì bạn sẽ tìm ra được dạng nào thì thích hợp nhất
với bạn.
ở chế độ quan sát Print Layout, các dòng văn bản được xoá, các lời chú giải và
cả định dạng văn bản nữa được hiển thị trong các ô ghi chú phía bên lề của văn
bản. Cũng xuất hiện tương tự như chế độ Print Layout là chế độ quan sát Web


Layout và dạng Reading Layout.

Tuy nhiên, ở dạng Normal và Outline thì không có bất kì ô ghi chú nào cả. Dòng
văn bản được xoá được thể hiện trong văn bản với một đường kẻ trên nó, và lời
chú giải được thể hiện ở phía dưới cùng của văn bản trong phần Reviewing.

Ngoài ra, ở tất cả các định dạng , dòng văn bản được chèn vào được thể hiện với
những đường gạch chân và bôi màu riêng, và những đường kẻ đứng xuất hiện
phía bên lề trái để chỉ rõ nơi sự sửa đổi vừa được thực hiện.

Các chế độ hiển thị của ô ghi chú (Balloons):

Bạn có thể thay đổi các chế độ hiển thị của Balloons bằng cách chọn menu Show
nằm trên thanh công cụ Reviewing và thay đổi các chế độ.

Ms office keyboard

Empfohlen

Empfohlen

Weitere ähnliche Inhalte

Andere mochten auch

Andere mochten auch (17)

Ähnlich wie Ms office keyboard

Ähnlich wie Ms office keyboard (20)

Mehr von nhatthai1969

Mehr von nhatthai1969 (20)

Ms office keyboard