4. Quy trình giao tiếp
MÔI TRƯỜNG
Nhieãu Nhieã
Thông điệp u
Giải mã
Mã hoá
Người gửi Người nhận
Mã hoá
Giải mã
Phản hồi
5. NỘI DUNG
Bạn muốn thực hiện
điều gì?
Mục tiêu-phương thức-
giọng điệu của bạn
Đối tượng giao tiếp nhận
thức bạn như thế nào?
Uy tín – nâng cao uy tín
của bạn
6. Mục tiêu giao tiếp
Mục tiêu của bạn
Phương thức giao tiếp
Giọng điệu hay phong thái
7. Mục tiêu giao tiếp
Khái niệm
Mục tiêu là kết quả mong đợi
của cá nhân. Nó thường mang
tính định lượng và được thực
hiện trong một khoảng thời
gian nhất định.
8. Mục tiêu giao tiếp
Yêu cầu đối với người giao tiếp: Cần
phải thể hiện rõ 2 vấn đề
•Sự đáp ứng mà họ mong muốn từ đối
tượng giao tiếp (mục tiêu)
•Phương tiện chuyên biệt mà họ dùng
để đạt được đáp ứng đó (phương
tiện)
9. Mục tiêu giao tiếp
Mục tiêu phải đơn giản
Yêu
Ấn định thời gian cụ thể
cầu
đối
với Được định lượng
mục
tiêu Phù hợp với khả năng thực hiện
Mục tiêu phải quan trọng
11. Mục tiêu giao tiếp
Xác định mục tiêu trong giao tiếp:
Mục tiêu tổng quát:
Ví dụ:
Tăng số nhân viên trong tổ chức.
Tổ chức lại toàn bộ hệ thống dịch vụ
thư tín trong doanh nghiệp.
Đổi lại hàng hóa có khuyết điểm.
12. Mục tiêu giao tiếp
Xác định những mục tiêu chi tiết
(Mục tiêu giao tiếp)
Ví dụ:
Tuyển dụng thêm 5 nhân viên bán hàng.
Sử dụng hệ thống chuyển tải chữ điện tử
trong giao dịch khách hàng.
Xuất kho 5 sản phẩm mới thay thế cho sản
phẩm khiếm khuyết cho khách hàng.
13. Mục tiêu giao tiếp
Kết quả sau thông điệp này,
đối tượng (Cử tọa) của tôi sẽ………
Mục tiêu tổng quát Mục tiêu giao tiếp
14. Phương thức giao tiếp
Mục tiêu của bạn
Phương thức
Tổng quát
Giao tiếp giao tiếp
17. Phương thức giao tiếp Kể
Kể (chỉ
dẫn)
Người giao tiếp sẽ giải
thích hoặc chỉ dẫn.
Người giao tiếp biết
trước câu trả lời, họ
muốn chỉ cho đối tượng
giao tiếp câu trả lời đó.
18. Phương thức giao tiếp Bán
BÁN
Bạn cố gắng để cử tọa hành
động khác hơn. Không phải
chỉ để hiểu mà là thay đổi
hành động. Bạn biết trước câu
trả lời; bạn muốn họ hành
động khác đi vì chính những
câu trả lời đó.
19. Phương thức giao tiếp bàn bạc
BÀN
BẠC Bàn bạc sẽ thích hợp khi
bạn cố thăm dò, hay can
thiệp đối tượng giao tiếp
của bạn- để thu nhận thông
tin hay dư luận chẳng hạn.
Bạn chưa biết câu trả lời;
bạn muốn biết họ sẽ đáp
ứng ra sao.
20. Phương thức giao tiếp THAM GIA
THAM
GIA Khi cần thu hút cử tọa nhiều
hơn. Trong trường hợp này
cả hai bên sẽ hợp sức hành
động; bạn sẽ cộng tác với họ
hoặc động viên họ đưa ra
những ý kiến để tìm câu trả
lời.
21. Lưu ý khi sử dụng
các phương thức giao tiếp
Lưu ý:
Sử dụng phương thức KỂ/ BÁN khi:
(1)Có đủ thông tin cần thiết,
(2)Có thể hiểu thông tin đó không cần
có sự giúp đỡ của người khác,
(3)Chỉ quan tâm đến việc tìm ra một
quyết định hợp lý, rành mạch và nhanh
chóng.
22. Lưu ý:
Sử dụng phương thức BÀN BẠC / THAM GIA
khi
(1) Cần thêm thông tin,
(2)Cần ý kiến, quan điểm, đánh giá phê bình
của người khác,
(3)Quan tâm đến cảm nghĩ của người liên hệ và
muốn đưa ra các quyết định có nhiều thông tin
tham khảo.
23. Giọng điệu và phong cách giao tiếp
Giọng điệu hay phong thái là cách
mà bạn viết hay nói để gây ấn tượng
cho đối tượng giao tiếp, cái cảm
giác nó truyền ra, cái tâm trạng bạn
sẽ lộ ra. Phong thái của bạn có thể
biến hóa vô cùng tận, từ bình tĩnh tới
kích động, từ vui vẻ tới ủ rũ, từ biết
ơn tới chua chát, từ bất thường tới
thực tế, từ ra lệnh tới cầu khẩn…
24. Giọng điệu và phong cách giao tiếp
S= f(a,b,c,d)
S: Phong thái giao tiếp
a: Người trình bày
b: Đối tượng giao tiếp (cử tọa)
c: Vấn đề và mục tiêu giao tiếp
d: Môi trường giao tiếp
25. Người
truyền đạt
Người nhận Mục tiêu
thông tin Xác định
giọng điệu và vấn đề
và phong thái
Môi trường
giao tiếp
26. Mục tiêu giao tiếp
3.Giọng điệu và phong cách giao tiếp
Bình là giám sát tại một văn phòng.
Một buổi sáng khi đến văn phòng
làm việc, anh nhìn thấy Minh,
nhân viên hành chính, đang chơi
game trên máy tính, mặc dù biết
nội quy của công ty là nghiêm
cấm chơi trò chơi trên máy trong
giờ làm việc.
27. Lựa chọn phong thái giao tiếp ??
Lựa chọn phong thái giao tiếp của bạn:
1. Căn cứ theo chiến lược giao tiếp: Nội dung,
cử tọa, thông điệp)
2. Căn cứ trên cơ sở giọng điệu tạo âm hưởng
như thế nào: Giọng điệu đó có vẻ kể cả?,
Khoa trương? Rỗng tuếch?Tình cảm?Tôn
trọng?...
3. Trên cơ sở thái độ của người giao tiếp (tích
cực hay tiêu cực)
28. Lựa chọn phong thái giao tiếp
Chú ý:
Thỉnh thoảng bạn cũng có thể
sử dụng giọng hài hước.
29. Nhận thức của đối tượng giao tiếp
Uy tín trong giao tiếp
1.Uy tín (khái niệm)
Uy quyền
Sự tín nhiệm
30. Khả năng
chuyên
Địa vị môn
2.Nhân tố Ý thức
của đối
chi phối tượng
uy tín giao tiếp
Đạo đức
và tính
trung Tác
thực phong
31. Uy tín trong giao tiếp
Nhân tố Giá trị tương Trên cơ sở nhận
đương theo các thức của đối
thuyết quyền lực tương giao tiếp
Địa vị, thứSự lệ thuộc có ý Địa vị, quyền
bậc thức hay quyền lực hành thân phận
thưởng phạt trong tổ chức
Thiện chí Ơn nghĩa cá nhân Quan hệ cá nhân
Thành thạo Thành thạo chuyên Khả năng hay
chuyên môn môn hay khả năng thành tích
32. Uy tín trong giao tiếp
Nhân tố Giá trị tương Trên cơ sở nhận
đương theo các thức của đối
thuyết quyền lực tương giao tiếp
Hình ảnh Khả năng đồng Sự hấp dẫn và
nhất hóa, khả năng tính sinh động
chia xẻ, gần gũi
Quyền lực chính Giá trị và tính
Đạo đức và
đáng khách quan
tính trung
thực
33. Uy tín trong giao tiếp
3. Các loại uy tín trong giao tiếp
•Uy tín ban đầu
•Uy tín tạo được
34. Các loại uy tín trong giao tiếp
a.Nâng cao uy tín ban đầu
Căn cứ theo 5 yếu tố ảnh hưởng đến úy tín
1.Địa vị, thứ
2.Thiện chí
3.Thành thạo chuyên môn
4.Hình ảnh cá nhân
5.Đạo đức và trung thực
35. Các loại uy tín trong giao tiếp
a.Nâng cao uy tín ban đầu
Căn cứ theo 5 yếu tố ảnh hưởng đến úy tín
1.Địa vị, thứ bậc:Uy tín ban đầu có khuynh
hướng tăng cao hơn nếu uy tín của bạn
cao hơn uy tín của của những người bạn
đang giao tiếp
2.Thiện chí: Nếu bạn có quan hệ cá nhân tốt
đẹp cũng sẽ làm cho bạn có được lợi thế
uy tín khi giao tiếp.
36. Các loại uy tín trong giao tiếp
a.Nâng cao uy tín ban đầu
Căn cứ theo 5 yếu tố ảnh hưởng đến uy tín
3.Thành thạo chuyên môn: nếu đối tượng biết
bạn có khả năng chuyên môn làm tăng uy tín
ban đầu của bạn
4.Hình ảnh: Uy tín của bạn có khuynh hướng
tăng cao hơn nếu cử tọa thấy bạn hấp dẫn về
mặt nào đó hoặc là người liên kết với một
nhóm nào đó được cử tọa kính trọng
5.Đạo đức và tính trung thực: Uy tín của bạn
cũng có thể cao hơn trên cơ sở những giá trị,
chuẩn mực mà họ và bạn cùng chia xẻ
37. Các loại uy tín trong giao tiếp
a.Nâng cao uy tín ban đầu
Chú ý: Sử dụng uy tín ban đầu theo 3 cách
thức sau:
1. Dùng nó như một ” tài khoản ngân hàng”
2. Hậu thuẫn cho trường hợp muốn gây áp lực.
3. Khi cử tọa của bạn phải “ bám “ vào bạn,
chấp nhận những điều bạn đưa ra.
38. Các loại uy tín trong giao tiếp
b.Uy tín tạo được
Khác với uy tín ban đầu, uy tín tạo được chỉ
dẫn cho cử tọa biết bạn sau khi cuộc giao
tiếp diễn ra, sau khi họ đã đọc hay nghe bạn
nói. Cho dù họ không biết gì về bạn, thì
những ý kiến hay, bài viết đầy sức thuyết
phục, bài nói chuyện hấp dẫn của bạn cũng
giúp bạn tạo được uy tín.
39. Các loại uy tín trong giao tiếp
b.Nâng cao uy tín ban đầu
4 kỹ thuật tạo uy tín :
1. Nêu ra những ý kiến hay những quan điểm
phù hợp quan điểm nhu cầu, mục đích của đối
tượng giao tiếp.
2. Đồng nhất mình với mục đích và nhu cầu của
đối tượng giao tiếp
3. Trích dẫn những quan điểm của những người
ảnh hưởng mạnh đối với đối tượng giao tiếp.
4. Kết hợp hay liên hệ với những người được
trọng vọng trong cuộc trao đổi.
40. Các loại uy tín trong giao tiếp
c.Làm thế nào để nâng cao uy tín của bạn
Nhân tố Uy tín ban đầu UY tín tạo được
Địa vị Nhấn mạnh chức Kết hợp với
vị người có địa vị
cao
Thiện chí Nhắc nhở và kể Đưa ra những lợi
ra những quan hệ ích hay ý tưởng
cá nhân phù hợp mục tiêu
và nhu cầu của
đối tượng
Tính trung thực Chia xẻ, kể ra giá
Chia xẻ, kể ra giá trị chung
trị chung
41. Các loại uy tín trong giao tiếp
c.Làm thế nào để nâng cao uy tín của bạn
Nhân tố Uy tín ban đầu UY tín tạo được
Thành thạo Bao gồm tiểu sử, Kết hợp bản thân
chuyên môn tóm tắt, liệt kê kinh với / trích dẫn
nghiệm người có thẩm
quyền.
Hình ảnh Nhấn mạnh thuộc Đồng nhất bạn với
tính mà cử tọa thấy lợi ích hay ý tưởng
hấp dẫn phù hợp mục tiêu
nhu cầu của đối
tượng.
