Este documento discute conceptos clave para la administración efectiva del tiempo, incluyendo los tipos de tiempo cronológico (chronos) y de calidad (kairos). Presenta un plan personal para administrar creativamente el tiempo mediante el descubrimiento de cómo se usa actualmente el tiempo, los hábitos personales y la influencia del entorno. Propone estrategias para abordar los cinco ladrones de tiempo más comunes: interrupciones, posposiciones, prioridades conflictivas, reuniones ineficaces y delegación ineficaz.

1. 1
CCrreeaattiivviiddaadd eenn llaa
AAddmmiinniissttrraacciióónn ddeell TTiieemmppoo
CCoommppoonneennttee DDoocceennttee

2. PPaarraa llaa rreefflleexxiióónn
“Hay un tiempo para cada cosa y un momento
2
para hacerla bajo el cielo”.
El sabio Rey Salomón

3. ¿Se ppuueeddee ““aaddmmiinniissttrraarr”” eell ttiieemmppoo??
EEll ttiieemmppoo:: ¿aalliiaaddoo oo eenneemmiiggoo??
3

4. CCoonncceeppttooss ccllaavveess eenn llaa
aaddmmiinniissttrraacciióónn eeffeeccttiivvaa ddeell ttiieemmppoo
4
Chronos: la administración
tradicional del tiempo se ocupa del
tiempo chronos, vocablo griego que
define al tiempo cronológico, lineal
y secuencial. Ningún segundo vale
más que otro y el reloj maneja
nuestra vida. Pero la clave está en el
tiempo kairos: tiempo apropiado o
de calidad. La idea del tiempo kairos
radica en el valor que se obtiene de
él. No en la cantidad de tiempo
chronos invertido. La idea de tiempo
kairos, también deriva de la antigua
Grecia.

5. 5
DDoommiinnaarr eell ttiieemmppoo ssuuppoonnee……
Dar un propósito a la vida.
Decidir qué es lo más importante; y llevarlo a cabo.
Establecer prioridades y actuar en función de ellas.
Dedicar a cada actividad la cantidad de tiempo adecuada para
alcanzar los objetivos.
Aceptar que no se puede controlar todo; pero que se pueden
controlar algunas situaciones.
Mejorar lo que es posible y aceptar lo inevitable.
Actuar según el propio y libre albedrío.

6. PPllaann ppeerrssoonnaall ppaarraa aaddmmiinniissttrraarr
ccrreeaattiivvaammeennttee eell ttiieemmppoo
6
DDeessccuubbrriirr lloo qquuee ooccuurrrree::
En esta fase debemos analizar tres aspectos:
El ttiieemmppoo como recurso.
La ppeerrssoonnaa y sus hábitos de uso del
tiempo.
El eennttoorrnnoo y su influencia en el uso del
tiempo.
Fuente: Programa de Fortalecimiento Gerencial. TQM.

7. PPllaann ppeerrssoonnaall ppaarraa aaddmmiinniissttrraarr
ccrreeaattiivvaammeennttee eell ttiieemmppoo
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LLaa ppeerrssoonnaa yy eell ttiieemmppoo
MMee iinntteerrrruummppeenn..
MMee ccoonnvvooccaann aa rreeuunniioonneess ddee dduuddoossaa uuttiilliiddaadd..
MMee llllaammaann ppoorr tteellééffoonnoo ssiinn cceessaarr..
MMee rroommppeenn llooss pprrooggrraammaass..
MMee ddiissttrraaeenn ccoonn cchhaarrllaass iinnnneecceessaarriiaass..
Fuente: Programa de Fortalecimiento Gerencial. TQM.

8. PPllaann ppeerrssoonnaall ppaarraa aaddmmiinniissttrraarr
ccrreeaattiivvaammeennttee eell ttiieemmppoo
8
LLaa ppeerrssoonnaa yy eell ttiieemmppoo
CCoommppllaacceerr aa llooss ddeemmááss..
SSeennttiirrssee ccuullppaabblleess..
PPeerrffeecccciioonniissmmoo..
DDeejjaarr ppaarraa lluueeggoo..
HHaacceerr oo aatteennddeerr vvaarriiooss aassuunnttooss aa llaa vveezz..

9. PPllaann ppeerrssoonnaall ppaarraa aaddmmiinniissttrraarr
ccrreeaattiivvaammeennttee eell ttiieemmppoo
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LLaa ppeerrssoonnaa yy eell ttiieemmppoo
Complacer a los demás
HHaaggaammooss uunn tteesstt rrááppiiddoo::
PPllaannttééeessee qquuéé eess lloo qquuee mmááss iimmppoorrttaa eenn llaa vviiddaa::
SSuu ttrraabbaajjoo
SSuu ffaammiilliiaa
SSuu ppeerrssoonnaa

10. PPllaann ppeerrssoonnaall ppaarraa aaddmmiinniissttrraarr
ccrreeaattiivvaammeennttee eell ttiieemmppoo
10
LLaa ppeerrssoonnaa yy eell ttiieemmppoo
TT
RR
AA
BB
AA
JJ
OO
FF
AA
MM
II
LL
II
AA
PP
EE
RR
SS
OO
NN
AA
PP
EE
RR
SS
OO
NN
AA
FF
AA
MM
II
LL
II
AA
TT
RR
AA
BB
AA
JJ
OO
Definitivamente se puede dar más, en cantidad y en calidad, si se empieza por sí mismo.
Pero esta no es la idea que nos han vendido de pequeños.

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Coommiieennzzaa ccoonn uunnaa lliissttaa ppeeqquueeññaa
ccoonn llooss ppuunnttooss mmááss pprriioorriittaarriiooss..
Evita también comenzar un
proyecto y dejarlo a medias para
empezar otro.

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ccrreeaattiivvaammeennttee eell ttiieemmppoo
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Está dado por las tareas y actividades que exigen
de nosotros una atención inmediata. Podemos
definir a la atención de lo Urgente como toda
tarea o actividad en la que ejercitamos nuestra
capacidad de respuesta actual a los desafíos
que se nos presentan.

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ccrreeaattiivvaammeennttee eell ttiieemmppoo
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Definimos así a las actividades
que se ocupan de atender lo
que da le da sentido a la
existencia a largo plazo a una
organización: Lo que
constituye la razón de ser o
Misión.
La atención de lo Importante es
toda actividad que se ocupa de
desarrollar nuestra capacidad
de respuesta futura a los
desafíos del entorno.

21. PPaarraaddoojjaa
21
"" LLoo qquuee rreessuullttaa vveerrddaaddeerraammeennttee
uurrggeennttee,, eess ooccuuppaarrssee ddee lloo
iimmppoorrttaannttee..""

22. PPllaann ppeerrssoonnaall ppaarraa aaddmmiinniissttrraarr
ccrreeaattiivvaammeennttee eell ttiieemmppoo
PPllaanniiffiiccaarr:: implica decidir qué se va a hacer y cuándo
debe quedar terminado.
PPrrooggrraammaarr:: es decidir cuándo hacerlo y qué recursos se
necesitan.
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““NNoo ppllaanniiffiiccoo ppoorrqquuee nnoo tteennggoo ttiieemmppoo,,
ppeerroo
NNoo tteennddrréé ttiieemmppoo hhaassttaa qquuee ppllaanniiffiiqquuee mmeejjoorr””..

23. PPllaann ppeerrssoonnaall ppaarraa aaddmmiinniissttrraarr
ccrreeaattiivvaammeennttee eell ttiieemmppoo
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Planificar
el trabajo
del día siguiente.
Responder un email.
Hacer
algunas
llamadas
pendientes.
Leer algún informe,
Revisar
presupuestos
o
correspondencias.
Leer algún
libro o revista
para mantenerse
actualizado.
Respirar.

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ccrreeaattiivvaammeennttee eell ttiieemmppoo
Ladrón 1: Interrupciones
Estrategias:
a. Aprenda a decir NO.
b. Separe el tiempo en su calendario.
c. Ponga un letrero en la puerta: por favor no interrumpa.
d. Saque las sillas de la oficina para que no tengan dónde sentarse.
e. Cuando llegue alguien a interrumpir, párese y dé vueltas alrededor del
escritorio. Esto denota que usted necesita continuar en su actividad.
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Estrategias para abordar 5 de los ladrones de
tiempo más comunes.

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Ladrón 2: Postergaciones
a. Hágalo ahora.
b. Haga lo que más le cuesta trabajo primero.
c. Regálese un premio por lograrlo.
d. Divida lo que tiene que hacer en pequeñas partes.
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Estrategias para abordar 5 de los ladrones de
tiempo más comunes.

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Ladrón 3: Prioridades conflictivas
a. Definir cuáles son nuestros valores.
b. Establecer su orden de importancia.
c. Definir los comportamientos relacionados con ese valor.
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Estrategias para abordar 5 de los ladrones de
tiempo más comunes.

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Estrategias para abordar 5 de los ladrones de
tiempo más comunes.
Ladrón 4: Reuniones
a. Conduzca las reuniones con un objetivo específico.
b. Incluya a las personas que realmente son necesarias y aportan para lograrlo.
c. Defina roles para cada una de las personas que asisten, para que exista un claro
manejo del tiempo: toma de notas, control del proceso.
d. Inicie y termine a tiempo la reunión.
e. No permita interrupciones. Evite los celulares, entrada y salida de personas.
f. Asegúrese de que el resultado de las reuniones tenga seguimiento.

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Estrategias para abordar 5 de los ladrones de
tiempo más comunes.
Ladrón 5: Delegación ineficaz
a. Precisar los objetivos a alcanzar.
b. Definir el alcance de la responsabilidad que asume el delegado.
c. Delimitar la autoridad y las atribuciones.
e. Facilitar los medios necesarios.
f. Comunicarlo a los terceros relacionados con el proceso.
g. Establecer los controles oportunos.
h. Conceder el derecho al error.

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ccrreeaattiivvaammeennttee eell ttiieemmppoo
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LLaass lleeyyeess ddeell ttiieemmppoo
Nos ayudan a entender y sobre todo a utilizar un
recurso tan atípico. Han de tenerse en cuenta
tanto al programar como al ejecutar las tareas.
El principio de Pareto
La Ley de Parkinson
Las tres leyes de Murphy
Las Leyes de Acosta

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ccrreeaattiivvaammeennttee eell ttiieemmppoo
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LLaass lleeyyeess ddeell ttiieemmppoo
EEll pprriinncciippiioo ddee PPaarreettoo
Aplicándolo al tiempo:
““EEll 2200 ppoorr cciieennttoo ddee llaass aaccttiivviiddaaddeess --ttiieemmppoo ddee ttrraabbaajjoo--
ddee uunnaa ppeerrssoonnaa oorriiggiinnaa eell 8800 ppoorr cciieennttoo ddee llooss
rreessuullttaaddooss qquuee oobbttiieennee””..
Estas actividades deben recibir prioridad absoluta.

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LLaass lleeyyeess ddeell ttiieemmppoo
LLaa LLeeyy ddee PPaarrkkiinnssoonn
Las cosas llevan más tiempo del que deberían:
““TTooddaa ttaarreeaa ttiieennddee aa ddiillaattaarrssee iinnddeeffiinniiddaammeennttee hhaassttaa
ooccuuppaarr ttooddoo eell ttiieemmppoo ddiissppoonniibbllee ppaarraa ssuu ccoommpplleettaa
rreeaalliizzaacciióónn””..
Esta ley reclama poner fin de forma deliberada a cada
actividad o tarea, presionándola con otra.

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LLaass lleeyyeess ddeell ttiieemmppoo
LLaass ttrreess lleeyyeess ddee MMuurrpphhyy
11..NNaaddaa eess ttaann sseenncciilllloo ccoommoo ppaarreeccee. Y por consiguiente,
22..TTooddoo lllleevvaa mmááss ttiieemmppoo ddee lloo qquuee ssee ppeennssaabbaa aall
pprriinncciippiioo..
3..SSii aallggoo ppuueeddee iirr mmaall,, iirráá mmaall..
Resulta mucho más útil de lo que su
interpretación humorística da a entender.

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LLaass lleeyyeess ddeell ttiieemmppoo
LLaass lleeyyeess ddee AAccoossttaa
PPrriimmeerraa LLeeyy::
“El tiempo que requiere una tarea resulta tanto mayor cuantas más veces la interrumpimos y
reanudamos”
SSeegguunnddaa LLeeyy::
“Para una tarea corta, siempre se encuentra un minuto. Para una larga, nunca hay tiempo”.
TTeerrcceerraa LLeeyy::
“Lo perfecto no resulta rentable”.
CCuuaarrttaa LLeeyy::
“Los grupos eficaces dedican a los asuntos urgentes que no son importantes cuatro veces menos
tiempo que las unidades normales. y cuatro veces más tiempo a los asuntos importantes que no
son urgentes”.

34. 34
Reflexión
final
““EEll ttiieemmppoo ddee DDiiooss eess ppeerrffeeccttoo””

35. Lisandro Muñoz
Jesús Alvarado Julio César Rodríguez Jeams Coroba
35
César Bastidas
Yethzneia Ostas
Profesor Elvis Morillo
Créditos