1. “INFORME “EVENTO CUMPLEAÑOS”
PRESENTADO POR:
SANDRA REYES FARFÁN
ESPERANZA RODRIGUEZ
DORIS PANTOJA
CANDELARIA CABALLERO
Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA
Técnico en Asistencia Administrativa
Resultado: organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales teniendo
en cuenta el objeto social de la empresa.
Sopó
Marzo, 28 de 2012
2. “INFORME “EVENTO CUMPLEAÑOS”
PRESENTADO POR:
SANDRA REYES FARFÁN
ESPERANZA RODRIGUEZ
DORIS PANTOJA
CANDELARIA CABALLERO
PRESENTADO A:
NELSON ENRIQUE VERA PRIETO
Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA
Técnico en Asistencia Administrativa
Resultado organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales teniendo
en cuenta el objeto social de la empresa.
Sopó
Marzo, 28 de 2012
3. TABLA DE CONTENIDO
OBJETIVO GENERAL
OBJETIVOS ESPECIFICOS
1. Alistamiento del evento (pre – evento)
1.1 Registro de asistentes, invitados especiales y participantes.
1.2 Instalaciones locativas
1.3 Logística
2. Medios de divulgación
3. Fases de ejecución
3.1 Inauguración
3.2 Agenda
4. Registro fotográfico (evento)
4.1 Acondicionamiento del sitio de encuentro
4.2 Llegada de invitados
4.3 Inducción de Protocolo y Etiqueta
4.4 Comida
4.5 Concursos y premiación
4.6 Entrega de detalles
4.7 Entrega del premio de la rifa realizada para recoger fondos
5. Evaluación del evento (post-evento)
*Análisis
6. Presupuesto
6.1 Almuerzo
6.2 Torta de cumpleaños
6.3 Detalles y premios
7. Facturas correspondientes.
8. CONCLUSIONES
4. OBJETIVO GENERAL
Realizar un evento aplicando conocimientos vistos en clase, superando el resultado
de aprendizaje
OBJETIVO ESPECÍFICOS
Levar a cabo el evento según puntos acordados con el profesor anticipadamente
Compartir un momento agradable con los compañeros de clase y profesor.
-COMITÉ DE DOCUMENTACIÓN
Confirmar asistencia de los participantes y tomar recordatorio. Responsable Doris
Pantoja
-COMITÉ DE DIVULGACIÓN
Comunicar a los participantes toda la información relacionada con el evento a través
de correo electrónico. Responsable Sandra Reyes F
-COMITÉ DE RECEPCIÓN
Confirmar asistencia y recibir los invitados, ubicándolos de acuerdo a su orden de
llegada, brindando comodidad a cada uno. Responsable Candelaria Caballero
-COMITÉ LOGÍSTICO
Estar al pendiente de todo el evento incluyendo (comida, concurso y premiación y
entrega de detalles). Responsable Esperanza Rodríguez
5. 1. Alistamiento del evento (pre – evento)
1.1 Registro de asistentes, invitados especiales y participantes.
La asistencia fue completa en cuanto a invitados en general a excepción de la
profesora Deissy Rivera y el profesor Carlos Ramírez, que fueron invitados pero no
pudieron asistir.
1.2 Instalaciones locativas.
Restaurante EL BALCÓN en Sopó
1.3 Logística
Todo se manejo de acuerdo a la agenda, a excepción de un poco de retraso en las
actividades a causa de la llegada tardía de los asistentes.
2. Medios de divulgación
Se envió la invitación con anticipación por medio del correo electrónico a cada uno
de los invitados, solicitando confirmación.
Hola!
Nos sentiríamos enormemente
complacidas de contar con tu presencia
en el acto de cumpleaños de nuestras
compañeras, hecho bajo nuestra
responsabilidad
creativa.
Lugar: Restaurante EL BALCÓN
Cra. 3 # 3 - 11 Sopó.
Fecha: Jueves 29 de marzo.
Hora: 3:00 p.m.
Uniforme con blusa de color Lila
Organiza. Doris Pantoja
Sandra Reyes
Candelaria Caballero
Esperanza Rodríguez
6. 3. Fases de Ejecución
3.1 Inauguración
Se dio la bienvenida al evento a los asistentes.
3.2 Agenda
La actividad de tres y media horas estuvo acompañada de una inducción de
protocolo y etiqueta en la mesa por parte de la propietaria del restaurante, seguida
por la comida sencilla, un plato llamado Volován (un hojaldre con pollo y salsa de
champiñones, una ensalada mixta) y jugo de uva.
Luego de terminar la comida se presento la torta de cumpleaños y se canto happy
birthday a los homenajeados.
Se sirvió la torta con vino y luego de ello se hicieron una serie de concursos como:
La persona que primero desgrane una mazorca
Pelara una papa y le sacara el pellejo más largo
Exprimiera más jugo de una naranja y
Más rápido en coser un botón en un trozo de tela
Acto seguido, se premiaron a los ganadores y se dieron los respectivos detalles a los
homenajeados y el premio del ganador de la rifa.
Al final por ser el mes de la mujer, se ofreció una flor a cada asistente mujer.
4. Registro fotográfico (evento)
4.1 Acondicionamiento del sitio de encuentro
11. 4.6 Entrega de detalles
4.7 Entrega del premio de la rifa realizada para recoger fondos
12. 5. Evaluación del evento (post-evento)
5.1 Análisis
Fue un evento muy bueno y bien organizado, se logro el objetivo principal que era
planificar un evento y desarrollarlo y por supuesto festejar el cumpleaños a nuestras
compañeras, hubo mucho trabajo en equipo e integración entre nuestros
compañeros.
5. Presupuesto
Total aprendices Cuota x aprendiz Total
12 $ 5.000 $ 60.000
3 $ 7.700 $ 23.100
total $ 83.100
Decidimos organizarnos en dos grupos y realizar actividades pro-fondos, se hizo a
través de la venta de onces para los compañeros.
Esta actividad se realizo con 23.100 que fue el aporte inicial de tres de las
organizadoras de evento es decir $7.700 por cada una como se ve en el cuadro
anterior, al finalizar el mes esta actividad dejo como utilidad, la suma de $65.000.
Adicionalmente a esto realizamos una segunda actividad que fue una rifa pro- fondos
de una ancheta de productos alpina, un total de 100 boletas, por valor de
$ 2.000 cada una, para un total de $200.000, de los cuales se invirtió $ 25.000 en el
premio, sobrando $175.000 para la actividad del evento.
Para el evento contamos con un presupuesto de:
Total cuota aprendices $ 83.100
Total ventas $ 65.000
Total rifa $175.000
Suma totales $323.100
13. 6.1 Almuerzo
Costo plato por persona $ 11.000
21 platos para un total de $ 231.000
Varios $ 22.500
Total almuerzo $253.500
6.2 Torta de cumpleaños
1 torta para 25 a 30 personas por un valor de $35.000
2 vinos Gran brindis $9.800
6.3 Detalles y premios
Detalles $ 21.400
Premios $ 5.400
Almuerzo $ 253.500
Torta $ 44.800
Detalles y premios $ 26.800
Suma totales $325 .100
Los $ 2.000 que faltaron los aportaron las organizadoras.
16. 8. CONCLUSIONES
Con la planeación y ejecución de este evento se pudo conocer que aspectos se
deben tener en cuenta para realizar un evento en una organización.
Lograr y entender la importancia del trabajo en equipo, en pro de lograr un objetivo
Compartimos un momento agradable con nuestros compañeros y salimos de la rutina
diaria.
Le rendimos un homenaje a nuestros compañeros.
Superamos el logro propuesto por el profesor.
