د. نجلاء أحمد يس . الأرشيف الإلكتروني. مركز إعداد القادة للقطاع الحكومي

1. ‫األرشيف‬‫اإللكرتوني‬
Electronic Archive
‫د‬.‫جنالء‬‫أمحد‬‫يس‬
‫اجلامعية‬ ‫املكتبات‬ ‫عام‬ ‫مدير‬ ‫بعمل‬ ‫القائم‬-‫جامعة‬‫القاهرة‬
‫املتعاون‬ ‫واملعلومات‬ ‫املكتبات‬ ‫مدرس‬-‫اآلداب‬ ‫كلية‬.
‫القاهرة‬ ‫جامعة‬-‫اخلرطوم‬ ‫فرع‬
‫احلكومي‬ ‫للقطاع‬ ‫القادة‬ ‫إعداد‬ ‫مبركز‬ ‫حماضر‬
Naglaa_Yasseen@hotmail.com

2. ‫حماور‬‫احملاضرة‬
•‫احملور‬‫األ‬‫ول‬:‫األرشيف‬‫اإللكرتوني‬.
•‫احملور‬‫الثا‬‫ني‬:‫ومزايا‬ ‫مربرات‬ ،‫اإللكرتونية‬ ‫األرشفة‬
‫االستخدام‬.
‫أ‬-‫مربرات‬‫استخدام‬‫األ‬‫رشف‬‫ة‬‫اإل‬‫ل‬‫كرتوني‬‫ة‬.
‫ب‬-‫مزايا‬‫استخدام‬‫األ‬‫رشف‬‫ة‬‫اإل‬‫ل‬‫كرتوني‬‫ة‬.
‫ج‬-‫عوامل‬‫جناح‬‫األرشفة‬‫اإللكرتوني‬.
‫د‬-‫م‬‫تطلبات‬‫األ‬‫رشف‬‫ة‬‫اإل‬‫ل‬‫كرتوني‬‫ة‬.
‫ه‬-‫مراحل‬‫األ‬‫رشف‬‫ة‬‫اإل‬‫ل‬‫كرتوني‬‫ة‬.
•‫احملور‬‫الثالث‬:‫خصائص‬‫نظم‬‫األرشفة‬‫اإللكرتونية‬.
‫أ‬-‫خصائص‬‫نظم‬‫األرشفة‬‫اإللكرتونية‬
‫ب‬-‫منوذج‬‫على‬‫نظم‬‫األرشفة‬‫اإللكرتونية‬.

3. ‫احملور‬‫األ‬‫ول‬
‫األرشيف‬‫اإللكرتوني‬
‫احملور‬‫األ‬‫ول‬
‫األرشيف‬‫اإللكرتوني‬

4. ‫أ‬-‫األرش‬‫يف‬‫اإللكرتوني‬
•‫مجموعة‬‫ال‬‫وثائق‬‫اإللكترونية‬‫التي‬‫تم‬‫تحويلها‬‫من‬‫الشكل‬‫التقليدي‬
‫و‬‫ينها‬‫ز‬‫تخ‬‫وحفظها‬‫داخل‬‫نظام‬‫حاسوبي‬‫بغرض‬‫البحث‬‫و‬‫ا‬‫إل‬‫سترجاع‬.

5. ‫ب‬-‫اإللكرتونية‬ ‫األرشفة‬
•‫عملية‬‫تحويل‬‫الوثائق‬‫المطبوعة‬‫بكافة‬‫اعها‬‫و‬‫أن‬‫وحاالتها‬‫إلى‬‫وثائق‬
‫إلكترونية‬‫يسهل‬‫بحثها‬‫استرجاعها‬‫و‬‫التعامل‬‫و‬‫معها‬‫يقة‬‫ر‬‫بط‬‫إلكترونية‬.
‫و‬‫يطلق‬‫عليها‬‫كذلك‬:‫األرشفة‬‫اآللية‬.

6. ‫ج‬-‫اإللكرتونية‬ ‫الوثيقة‬
•‫الوثيقة‬‫التي‬‫تنشأ‬‫ويتم‬‫نقلها‬‫استخدامها‬‫و‬‫ينها‬‫ز‬‫وتخ‬‫عن‬‫يق‬‫ر‬‫ط‬‫الحاسب‬
‫اآللي‬.

7. ‫د‬-‫نظام‬‫اإللكرتونية‬ ‫األرشفة‬
•‫نامج‬‫ر‬‫ب‬‫حاسوبي‬‫يتيح‬‫أرشفة‬‫الوثائق‬‫وحفظها‬‫على‬‫شكل‬‫ملفات‬‫الكترونية‬
‫مما‬‫يسمح‬‫باستغالل‬‫أ‬‫ماكن‬‫حفظ‬‫الوثائق‬‫ال‬‫تقليدية‬.

8. ‫النشأة‬
‫الشكل‬
‫االسترجاع‬
‫واإللكرتونية‬ ‫التقليدية‬ ‫بني‬ ‫ما‬ ‫الوثيقة‬
‫عنصر‬‫املقارنة‬‫الوثيقة‬
‫التقليدية‬
‫الوثيقة‬‫اإل‬‫لكرتونية‬
‫احملتوى‬‫مشتــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــرك‬
‫اإلدخال‬‫مباشر‬‫مباشر‬ ‫غير‬(‫وسيط‬)
‫الشكل‬‫ورقي‬‫إ‬‫لكتروني‬
‫االسرتجاع‬‫مباشر‬‫مباشر‬ ‫غير‬(‫وسيط‬)
‫هون‬‫مر‬‫بوسيط‬‫تقني‬‫يقوم‬‫بدور‬‫المترجم‬(‫برنامج‬‫تطبيقي‬/‫ة‬‫أجهز‬
‫وعتاد‬)‫وخاصة‬‫في‬‫حالة‬‫الوثائق‬‫التفاعلية‬‫أو‬‫النشطة‬‫مما‬‫يثير‬
‫االنتباه‬‫إلى‬‫اعاة‬‫ر‬‫م‬‫ة‬‫قدر‬‫هذا‬‫الوسيط‬‫على‬‫العمل‬‫ار‬‫ر‬‫باستم‬‫وقابلية‬
‫استرداد‬‫البيانات‬‫منه‬‫في‬‫حالة‬‫ارث‬‫و‬‫الك‬‫أو‬‫ة‬‫الهجر‬‫إلى‬‫ه‬‫غير‬‫اكبة‬‫و‬‫لم‬
‫التقنيات‬‫الحديثة‬‫أو‬‫تفاديا‬‫للتقادم‬.
‫التنظيم‬‫وتصنيف‬ ‫فهرسة‬‫ال‬‫ميتاداتا‬-‫الفوكسونومي‬-‫التاكسونومي‬
‫املخاطر‬
‫األمنية‬
‫امل‬‫و‬‫الع‬‫الطبيعية‬
‫ارث‬‫و‬‫الك‬‫و‬
‫اق‬‫ر‬‫االخت‬‫التسريبات‬‫و‬ ‫التطفل‬‫و‬‫ال‬‫لكترونية‬‫وتقادم‬‫ة‬‫االجهز‬‫ووسائط‬
‫التخزين‬

10. ‫الث‬ ‫احملور‬‫اني‬
‫األرشفة‬‫اإللكرتونية‬‫مربرات‬‫اإل‬‫ستخدام‬

11. •‫اليدوية‬ ‫يقة‬‫ر‬‫بالط‬ ‫الورقية‬ ‫الوثائق‬ ‫معالجة‬ ‫صعوبة‬.
•‫البحث‬ ‫ات‬‫و‬‫أد‬ ‫محدودية‬.
•‫البحث‬ ‫عمليات‬ ‫بطء‬.
•‫هيكلتها‬ ‫إعادة‬ ‫أو‬ ‫البحث‬ ‫ات‬‫و‬‫أد‬ ‫تحسين‬ ‫صعوبة‬.
•‫فشل‬‫العديد‬‫من‬‫عمليات‬‫البحث‬‫وبالتالي‬‫حرمان‬‫العديد‬‫من‬‫المستفيدين‬‫من‬‫الوثائق‬
‫المطلوبة‬.
•‫صعوبة‬‫تبويب‬‫الوثائق‬‫األرشيفية‬‫وفق‬‫نظام‬‫التصنيف‬‫الموحد‬‫وفقدان‬‫ة‬‫ر‬‫السيط‬‫على‬
‫الرصيد‬.
•‫اكمها‬‫ر‬‫ت‬ ‫ومتابعة‬ ‫األرشيفية‬ ‫الوثائق‬ ‫إحصاء‬ ‫صعوبة‬.
‫أ‬-‫مربرات‬‫استخدام‬‫األرشفة‬‫اإل‬‫لكرتونية‬

12. •‫عة‬‫سر‬‫تبادل‬‫المعلومات‬‫بين‬‫المكاتب‬‫ونقاط‬
‫االتصال‬‫المختلفة‬.
•‫تمكين‬‫العمل‬‫عن‬‫بعد‬.
•‫تقليل‬‫وقت‬‫وتكلفة‬‫ين‬‫ز‬‫التخ‬‫االسترجاع‬‫و‬.
•‫توفير‬‫الحيز‬‫المكاني‬.
•‫بط‬‫ر‬‫اء‬‫ز‬‫أج‬‫المؤسسة‬‫ببعض‬‫بغض‬‫النظر‬
‫عن‬‫موقعها‬.
•‫القيمة‬ ‫المستندات‬ ‫علي‬ ‫المحافظة‬.
•‫يتها‬‫ر‬‫وس‬ ‫الوثائق‬ ‫أمن‬ ‫فعالية‬ ‫تحسين‬.
•‫العمل‬ ‫اءات‬‫ر‬‫إج‬ ‫وتوثيق‬ ‫تقنين‬.
•‫المعامالت‬ ‫متابعة‬ ‫آلية‬.
•‫العاملين‬ ‫أداء‬ ‫تقييم‬.
•‫األعمال‬ ‫تدفق‬ ‫حجم‬ ‫قياس‬.
•‫حماية‬‫الملفات‬‫الوثائق‬‫و‬‫من‬‫الضياع‬
‫التلف‬‫و‬.
•‫تعدد‬‫إمكانات‬‫البحث‬‫كالبحث‬‫ب‬‫االسم‬
‫أو‬‫قم‬‫ر‬‫ال‬‫أو‬‫ع‬‫الموضو‬‫أو‬‫ه‬‫ر‬‫غي‬.
•‫سهولة‬‫عمليات‬‫البحث‬‫االسترجاع‬‫و‬
‫ألي‬‫وثيقة‬.
•‫إمكانية‬‫استرجاع‬‫نفس‬‫الوثيقة‬‫من‬
‫قبل‬‫العديد‬‫من‬‫األشخاص‬‫في‬‫نفس‬
‫الوقت‬.
•‫السهولة‬‫المتناهية‬‫في‬‫عملية‬‫استخدام‬
‫النظام‬.
•‫العمل‬‫تحت‬‫نظام‬‫افذ‬‫و‬‫الن‬‫وباللغة‬
‫بية‬‫ر‬‫الع‬‫مما‬‫يجعل‬‫استخدام‬‫النظام‬
‫يب‬‫ر‬‫التد‬‫و‬‫عليه‬‫سهل‬‫جدا‬‫ولن‬‫يحتاج‬‫إلى‬
‫وقت‬‫طويل‬‫في‬‫عملية‬‫يب‬‫ر‬‫التد‬.
•‫امكانية‬‫تعامل‬‫النظام‬‫مع‬‫وسائل‬
‫ينية‬‫ز‬‫تخ‬‫ذات‬‫ات‬‫ر‬‫قد‬‫عالية‬‫الستيعاب‬
‫مئات‬‫اآلالف‬‫من‬‫الوثائق‬.
‫ب‬-‫مزايا‬‫استخدام‬‫األرشيف‬‫االلكرتوني‬

13. 1)‫الحاجة‬‫الفعلية‬‫لألرشفة‬‫اللكترونية‬:
•‫وجود‬‫وثائق‬‫ذو‬‫أهمية‬‫علمية‬‫استعماليه‬‫و‬‫بالمؤسسة‬.
•‫وجود‬‫ية‬‫ر‬‫ا‬‫ر‬‫استم‬‫إلنتاج‬‫هذه‬‫الوثائق‬.
•‫وجود‬‫طلب‬‫على‬‫الوثائق‬‫بشكل‬‫دائم‬‫ومستمر‬.
•‫عدم‬‫ة‬‫ر‬‫قد‬‫نظام‬‫األرشفة‬‫التقليدي‬‫في‬‫تلبية‬‫احتياجات‬‫المستفيدين‬‫بالكيفية‬‫المطلوبة‬.
2)‫توفر‬‫ادة‬‫ر‬‫ال‬‫لدى‬‫المسئولين‬‫العاملين‬‫و‬‫لتطبيق‬‫األرشفة‬‫اللكترونية‬:
•‫قناعة‬‫لدى‬‫المسئولين‬‫بأهمية‬‫الوثائق‬‫األرصدة‬‫و‬‫الوثائقية‬.
•‫االطالع‬‫الكامل‬‫عن‬‫نظام‬‫األرشفة‬‫اإللكترونية‬.
•‫أهمية‬‫النظام‬‫في‬‫توفير‬‫العديد‬‫من‬‫الخدمات‬‫على‬‫مستوى‬‫المؤسسة‬.
•‫دور‬‫النظام‬‫في‬‫توفير‬‫الحماية‬‫للوثائق‬.
3)‫توفر‬‫المكانيات‬‫المادية‬:
•‫ا‬‫ر‬‫نظ‬‫لما‬‫تتطلبه‬‫األرشفة‬‫اإللكترونية‬‫من‬،‫ات‬‫ز‬‫تجهي‬،‫وبرمجيات‬‫ات‬‫و‬‫أد‬‫و‬‫ووسائل‬،‫االتصال‬
،‫وموظفين‬‫و‬‫انية‬‫ز‬‫مي‬‫ة‬‫ر‬‫مستم‬‫ه‬‫ر‬‫لتسيي‬،‫وجب‬‫تخصص‬‫له‬‫االعتمادات‬‫المالية‬‫الكافية‬.
‫ج‬-‫عوامل‬‫جناح‬‫األرشفة‬‫اإل‬‫لكرتونية‬

14. 4)‫توفر‬‫العناصر‬‫الكفء‬:
•‫توفر‬‫مختصين‬‫تقنيين‬‫أرشيفيين‬‫و‬‫معا‬.
5)‫التوفيق‬‫في‬‫اختيار‬‫البرمجيات‬‫ات‬‫ز‬‫التجهي‬‫و‬:
•‫ة‬‫ر‬‫قد‬‫مسئولي‬‫المؤسسة‬‫ائها‬‫ر‬‫وخب‬‫على‬‫انتقاء‬‫ات‬‫ز‬‫التجهي‬‫البرمجيات‬‫و‬‫الجيدة‬.
6)‫تحقيق‬‫المردودية‬‫المطلوبة‬‫من‬‫األرشفة‬‫اللكترونية‬:
•‫ة‬‫ر‬‫قد‬‫ال‬‫نظام‬‫على‬‫اإلستجابة‬‫لتطلعات‬،‫المؤسسة‬‫بما‬‫يحقق‬‫جميع‬‫الخدمات‬‫ة‬‫ر‬‫المنتظ‬
‫منه‬.
7)‫المتابعة‬‫ة‬‫المستمر‬‫لنظام‬‫األرشفة‬‫اللكترونية‬‫عند‬‫تشغيله‬‫ووضع‬‫آليات‬‫ه‬‫لتطوير‬:
•‫إنشاء‬‫قسم‬‫متخصص‬‫بالمؤسسة‬‫وظيفته‬‫األساسية‬‫ا‬‫لمتابعة‬‫ة‬‫ر‬‫المستم‬،‫للنظام‬‫وتسجيل‬
‫المالحظات‬‫المتعلقة‬،‫بتشغيله‬‫اح‬‫ر‬‫اقت‬‫و‬‫الحلول‬‫التي‬‫تساعد‬‫على‬‫معالجة‬‫الصعوبات‬
‫التي‬‫اجه‬‫و‬‫ت‬‫المستفيدين‬‫عند‬‫التعامل‬‫مع‬‫النظام‬.

15. ‫د‬/1‫واألجهزة‬ ‫احلواسيب‬‫الفنية‬:‫إلى‬ ‫وتنقسم‬:
•‫د‬/1/1‫احلواسيب‬:‫تتطلب‬‫عملية‬‫األرشفة‬‫اإللكترونية‬‫تو‬‫ا‬‫فر‬‫اسيب‬‫و‬‫ح‬‫ذات‬
‫اصفات‬‫و‬‫م‬،‫عالية‬‫و‬‫الحاسوب‬‫ة‬‫ر‬‫عبا‬‫عن‬‫جهاز‬‫يتلقى‬‫مجموعة‬‫من‬‫المدخالت‬‫في‬‫ة‬‫ر‬‫صو‬
‫بيانات‬‫ليقوم‬‫انها‬‫ز‬‫باخت‬‫استرجاعها‬‫و‬‫أو‬‫معالجتها‬‫تيبها‬‫ر‬‫وت‬‫نتها‬‫ر‬‫ومقا‬‫وفقا‬‫امر‬‫و‬‫أل‬‫وتعليمات‬
‫يحتويها‬‫نامج‬‫ر‬‫ب‬‫معين‬‫بغرض‬‫اجها‬‫ر‬‫إخ‬‫كنتائج‬‫أو‬‫معلومات‬‫أو‬‫إجابات‬.
‫د‬-‫متطلبات‬‫األرشفة‬‫االلكرتونية‬

16. ‫مكونات‬‫احلاسوب‬
•
‫ا‬
‫أوال‬.‫ا‬‫لعتاد‬:‫مجموعة‬‫المكونات‬‫المادية‬‫التي‬‫يتكون‬‫منها‬‫الحاسوب‬‫مثل‬‫وحداته‬
‫الداخلية‬‫كوحدة‬‫المعالجة‬‫ية‬‫ز‬‫المرك‬‫ة‬‫ز‬‫أجه‬‫و‬‫اإلدخال‬‫كمفاتيح‬‫اإلدخال‬‫ة‬‫ز‬‫أجه‬‫و‬‫اج‬‫ر‬‫اإلخ‬
‫كوحدة‬‫العرض‬(‫الشاشة‬)‫الطابعة‬‫و‬‫ها‬‫وغير‬.

17. ‫ا‬
‫ثانيا‬:‫الربجميات‬:‫مجموعة‬‫متتابعة‬‫تبة‬‫ر‬‫م‬‫من‬‫التعليمات‬‫التي‬‫يتبعها‬‫الحاسوب‬
‫وتنقسم‬‫الى‬:
•1)‫برجميات‬‫النظام‬System Software:‫مجموعة‬‫من‬‫البرمجيات‬
‫المسؤولة‬‫عن‬‫ة‬‫ر‬‫إدا‬‫ارد‬‫و‬‫الم‬(‫عتاد‬‫الحاسوب‬)،‫وبرمجيات‬،‫الحاسوب‬‫وتمثل‬‫دور‬
‫الوسيط‬‫بين‬،‫المستخدم‬‫وعتاد‬‫الحاسوب‬.
•2)‫برجميات‬‫التطبيقات‬Application Software:‫مجموعة‬‫البرمجيات‬
‫التي‬‫تسمح‬‫بتوظيف‬‫إمكانيات‬‫الحاسوب‬‫لتنفيذ‬‫المهام‬‫التي‬‫يحتاجها‬‫المستخدم‬.

18. •
‫ا‬
‫ثالثا‬:‫ملفات‬‫احلاسوب‬:‫مجموعة‬‫من‬‫المعلومات‬‫يتم‬‫ينها‬‫ز‬‫تخ‬
‫على‬‫الحاسوب‬‫أو‬‫على‬‫وسيط‬‫ين‬‫ز‬‫تخ‬‫معين‬‫بصيغة‬‫محددة‬‫اء‬‫و‬‫س‬‫أكانت‬‫نص‬‫أو‬
‫ة‬‫ر‬‫صو‬‫أو‬‫صوت‬‫أو‬‫فيديو‬‫أو‬‫خليط‬،‫منها‬‫ويتم‬‫التعامل‬‫معها‬‫اسطة‬‫و‬‫ب‬‫نامج‬‫ر‬‫ب‬‫تطبيقي‬
‫حاسوبي‬‫مناسب‬.

19. ‫البيانات‬ ‫قياس‬ ‫وحدات‬

20. ‫احلاسوب‬ ‫ملفات‬ ‫امتدادات‬
‫ت‬‫في‬ ‫ستخدم‬‫الملفات‬ ‫اع‬‫و‬‫أن‬ ‫تمييز‬‫وصيغتها‬‫الداخلية‬‫امج‬‫ر‬‫الب‬‫و‬‫أو‬ ‫بفتحها‬ ‫تقوم‬ ‫التي‬
‫تشغيلها‬
‫الملفات‬ ‫نوع‬‫التطبيقي‬ ‫البرنامج‬‫امتدادات‬‫الملفات‬
‫النصوص‬ ‫تحرير‬ ‫ملفات‬worddoc, dot, rtf, wri, mcw, wpd
‫الجداول‬ ‫ملفات‬Excelxl, xls, xlt, xla
‫ملفات‬‫البيانات‬ ‫قواعد‬Accessmdb, adp,mda, mde, ade, db,dbf
‫التقديمية‬ ‫العروض‬ ‫ملفات‬PowerPointppt, pps
‫الصور‬ ‫ملفات‬ACDSeebmp, gif, jpg, jpeg, pcx, pcd psd, psp, pic, pict,
tga, tiff, ttf, wmf, ico
‫المحمولة‬ ‫الوثيقة‬ ‫صيغة‬Acrobat ReaderPDF
‫االنترنت‬ ‫ملفات‬FrontPagehtm, html, shtm,shtml, asp, mht, mhtml
‫الفيديو‬ ‫ملفات‬Media Playeravi, mov, mpg, mpeg, mpa, asf, asx, wm, wma,
wmv, dat
‫الملفات‬‫الضغوطه‬Winzip, WinrarZIP, RAR, ARJ, LZH, ACE, TAR, GZip, UUE BZ2,
JAR, IOS
‫النظام‬ ‫ملفات‬OSSys, drv
‫االوامر‬ ‫ملفات‬Notepadinfini ,log,

21. ‫د‬/2/1‫أجهزة‬‫املاسح‬‫الضوئي‬
•‫تعتبر‬‫ا‬‫ر‬‫عنص‬‫فاعال‬‫في‬‫بناء‬‫منظومة‬‫األرشفة‬‫اإل‬‫لكترونية‬‫من‬‫خالل‬‫ها‬‫دور‬‫في‬
‫تحويل‬‫الوثيقة‬‫الورقية‬‫إلى‬‫ملف‬‫إل‬‫كتروني‬.
•‫تعتمد‬‫اصفات‬‫و‬‫م‬‫ها‬‫على‬‫كم‬‫العمل‬‫المطلوب‬‫يوميا‬‫أي‬‫على‬‫عدد‬‫الوثائق‬‫الورقية‬
‫اد‬‫ر‬‫الم‬‫أرشفتها‬‫الكترونيا‬‫فكلما‬‫اد‬‫ز‬‫حجم‬‫عملية‬‫األرشفة‬‫كان‬‫البد‬‫من‬‫توفير‬‫ة‬‫ز‬‫أجه‬
‫الماسح‬‫الضوئي‬‫اصفات‬‫و‬‫وبم‬‫فنية‬‫متقدمة‬.

22. ‫د‬/3/1‫الكامريات‬‫الرقمية‬.
•‫قد‬‫تتطلب‬‫عملية‬‫األرشفة‬‫االلكترونية‬‫االستعانة‬‫ات‬‫ر‬‫بالكامي‬‫الرقمية‬‫العالية‬‫الجودة‬
‫اي‬‫التي‬‫تمتلك‬‫دقة‬‫عالية‬‫في‬‫تمثيل‬‫الصور‬‫المأخوذة‬‫في‬‫أرشفة‬‫الوثائق‬‫القديمة‬‫التي‬‫و‬
‫ال‬‫يمكن‬‫أرشفتها‬‫اسطة‬‫و‬‫ب‬‫الماسح‬‫الضوئي‬‫وذلك‬‫خوفا‬‫عليها‬‫من‬‫الضرر‬.

23. ‫د‬/4/1‫وسائط‬‫التخزين‬‫األحتياطي‬.
•‫تعمل‬‫ال‬‫وسائط‬‫ال‬‫ينيه‬‫ز‬‫تخ‬‫مثل‬:‫اص‬‫ر‬‫األق‬‫الصلبة‬،‫الخارجية‬‫ة‬‫ر‬‫ذاك‬،‫الفالش‬‫اص‬‫ر‬‫أق‬
‫الليزر‬،‫على‬‫توفير‬‫نسخة‬‫احتياطية‬‫للبيانات‬‫المؤرشفة‬‫لالستخدام‬‫على‬‫المستو‬‫يين‬‫يب‬‫ر‬‫الق‬
‫البعيد‬‫و‬.
•‫النسخ‬‫االحتياطي‬Backup:‫ة‬‫ر‬‫عبا‬‫عن‬‫نسخ‬‫من‬‫البيانات‬‫األساسية‬‫لحفظها‬‫على‬
‫األشرطة‬‫المغناطيسية‬‫ع‬‫الرجو‬‫و‬‫اليها‬‫عند‬‫فقدان‬‫البيانات‬.

24. ‫د‬/2‫الربجمي‬‫ات‬‫التطبيقية‬.
‫تتطلب‬‫عمليات‬‫األرشفة‬‫تو‬‫ا‬‫فر‬‫تطبيقات‬‫برمجية‬‫أل‬‫ة‬‫ر‬‫دا‬‫عملي‬‫ة‬‫األرشفة‬‫االلكترونية‬،
‫و‬‫اض‬‫ر‬‫استع‬‫الملفات‬،‫و‬‫معالجة‬‫الملفات‬‫االلكترونية‬،‫و‬‫دمج‬‫الملفات‬‫وتقسيمها‬،‫و‬‫تحويل‬‫صيغ‬
‫الملفات‬‫من‬‫صيغ‬‫ية‬‫ر‬‫صو‬‫إلى‬‫صيغة‬PDF،‫ومن‬‫هذه‬‫البرمجيات‬:
•‫نامج‬‫ر‬‫ب‬Adobe Acrobat professional‫وتحديثها‬ ‫الملفات‬ ‫اض‬‫ر‬‫الستع‬.
•‫نامج‬‫ر‬‫ب‬image to PDF‫لتحويل‬‫ملفات‬‫الصور‬‫إلى‬‫صيغة‬PDF
•‫الضوئي‬ ‫الماسح‬ ‫أنظمة‬ ‫برمجيات‬‫مثل‬:VUESCAN

25. ‫د‬/3‫األمني‬ ‫اجلانب‬.‫ألجل‬‫الوثائق‬ ‫على‬ ‫الحفاظ‬‫المؤرشفة‬‫من‬ ‫البد‬ ‫المتطفلين‬ ‫من‬:
•‫تحديد‬‫كلمة‬‫سر‬‫اسب‬‫و‬‫للح‬‫المستخدمة‬‫في‬‫منظومة‬‫األرشفة‬‫و‬‫وسائ‬‫ط‬‫ين‬‫ز‬‫التخ‬‫التي‬
‫تمتلك‬‫أمكانية‬‫إنشاء‬‫كلمة‬‫السر‬‫الممنوحة‬‫للمخولين‬.
•‫استخدام‬‫التطبيقات‬‫البرمجية‬‫التي‬‫و‬‫تتيح‬‫أمكانية‬‫تحديد‬‫كلمة‬‫المرور‬‫للملف‬
‫االلكتروني‬.
•‫للفيروسات‬ ‫المضادة‬ ‫البرمجيات‬ ‫استخدام‬.
•‫تامين‬‫اب‬‫و‬‫اب‬‫األرشفة‬ ‫لعمليات‬ ‫المخصصة‬ ‫الغرف‬‫االلكترونية‬.

26. ‫ه‬-‫مراحل‬‫األ‬‫رشف‬‫ة‬‫اإل‬‫ل‬‫كرتوني‬‫ة‬
•‫ه‬/1‫وامللفات‬ ‫الوثائق‬ ‫حتضري‬ ‫مرحلة‬.
•‫ه‬/2‫الضوئي‬ ‫التصوير‬ ‫مرحلة‬.
•‫ه‬/3‫اجلودة‬ ‫وتدقيق‬ ‫مراقبة‬ ‫مرحلة‬.
•‫ه‬/4‫الفهرسة‬ ‫مرحلة‬.
•‫ه‬/5‫امللفات‬ ‫إعادة‬ ‫مرحلة‬.

27. ‫تحديد‬
‫نوعيات‬
‫وأعداد‬
‫داخل‬ ‫الوثائق‬
‫الدائرة‬
‫تحديد‬
‫و‬ ‫أشكال‬
‫أحجام‬
‫و‬ ‫الملفات‬
‫الوثائق‬
‫األلوان‬ ‫تحديد‬
‫الموجودة‬
‫الوثائق‬ ‫داخل‬
‫حصر‬
‫األرشيف‬
‫الورقي‬
‫اآللي‬ ‫التجهيز‬
‫اختيار‬‫أدوات‬
‫البحث‬
‫الحقول‬ ‫وضع‬
‫المناسبة‬
‫حصر‬
‫األراشيف‬
‫الورقية‬
‫إختيار‬
‫البرمجيات‬
‫وقواعد‬
‫البيانات‬
‫الالزمة‬
‫وضع‬‫خطة‬
‫الحفظ‬
‫اإلتالف‬
‫تشمل‬
‫اإلستبعاد‬
,‫نامج‬‫ر‬‫ب‬
‫الزمني‬ ‫الحفظ‬
‫ألصول‬
‫الوثائق‬
‫قوائم‬ ‫إعداد‬
‫تتضمن‬
‫البيانات‬
‫األساسية‬
‫للملفات‬
‫وأماكن‬
‫تواجدها‬
‫ودرجة‬
‫النشاط‬
‫تحديد‬
‫في‬ ‫األولويات‬
‫الى‬ ‫تحويلها‬
‫أراشيف‬
‫إلكترونية‬
‫مرحلة‬‫ال‬‫تخطيط‬‫ل‬‫أل‬‫رش‬‫يف‬‫اللكتروني‬
‫المسح‬ ‫مرحلة‬
‫اسة‬‫ر‬‫الد‬‫و‬‫مرحلة‬‫لتحليل‬
‫بناء‬ ‫مرحلة‬
‫الخطة‬
‫إختيار‬ ‫مرحلة‬
‫البرمجيات‬
‫واألجهزة‬
‫مرحل‬‫ة‬‫ال‬‫تنفيذ‬‫ل‬‫أل‬‫رشيف‬‫ال‬‫ل‬‫كتروني‬
‫األوراق‬ ‫إستبعاد‬
‫المكررة‬
‫بعض‬ ‫تصوير‬
‫القديمة‬ ‫الوثائق‬
‫يدويا‬‫حتى‬
‫نستطيع‬‫تصويرها‬
‫ضوئيا‬
‫إزالة‬‫الدبابيس‬
‫األوراق‬ ‫فصل‬
‫حسب‬،‫الحجم‬
،‫اللون‬‫البيانات‬
‫وضع‬‫عالم‬‫ة‬
‫على‬ ‫مميزة‬
‫لتسهيل‬ ‫الوثائق‬
‫تجميعها‬
‫تتم‬ ‫مرحلة‬
‫مع‬ ‫بالتوازي‬
‫التصوير‬ ‫عملية‬
‫الضوئي‬
‫التدقيق‬‫علي‬
‫الملفات‬
‫ضوئيا‬ ‫المصورة‬
‫مقارنتها‬ ‫و‬
‫باألصل‬
‫من‬ ‫للتأكد‬
‫وضوحها‬
‫جودتها‬ ‫و‬
‫أي‬ ‫ضياع‬ ‫عدم‬ ‫و‬
‫قد‬ ‫معلومة‬
‫الوثيقة‬ ‫تحتويها‬
‫تصوير‬‫الوثائق‬
‫أجهزة‬ ‫بواسطة‬
‫الضوئيي‬ ‫المسح‬
‫المناسبة‬
‫و‬ ‫الوثيقة‬ ‫لحجم‬
‫وضوحها‬
‫تحديد‬
‫صالحيات‬
‫والتغيير‬ ‫اإلطالع‬
‫إعادة‬ ‫يتم‬
‫الملفات‬
‫حالتها‬ ‫إلى‬
‫األصلية‬
‫تدبيس‬ ‫إعادة‬
‫األوراق‬
‫فكها‬ ‫تم‬ ‫التي‬
‫البيانات‬ ‫إدخال‬
‫الفهارس‬ ‫و‬
‫المتعلقة‬
‫بالملفات‬
‫الملفات‬ ‫بط‬‫ر‬ ‫يتم‬
‫مع‬ ‫مباشرة‬
‫البيانات‬
‫إدخالها‬ ‫يتم‬ ‫التي‬
‫البيانات‬ ‫بقاعدة‬
‫تحضير‬ ‫مرحلة‬
‫الوثائق‬‫الملفات‬
(‫لملف‬ ‫تعشيب‬)
‫مرحلة‬
‫التصوير‬
‫الضوئي‬
‫م‬‫رحلة‬
‫وتدقيق‬ ‫مراقبة‬
‫الجودة‬
‫مر‬‫حلة‬
‫الفهرسة‬
‫مرحلة‬‫إعادة‬
‫الملفات‬
‫األرشفة‬ ‫مراحل‬‫اإللكرتونية‬

28. ‫ه‬/1‫مرحلة‬‫وامللفات‬ ‫الوثائق‬ ‫حتضري‬
•‫أرشفتها‬ ‫يتم‬ ‫لن‬ ‫التي‬ ‫ة‬‫ر‬‫المكر‬ ‫اق‬‫ر‬‫األو‬ ‫استبعاد‬.
•‫ضوئيا‬ ‫ها‬‫تصوير‬ ‫نستطيع‬ ‫حتى‬ ‫يدويا‬ ‫القديمة‬ ‫الوثائق‬ ‫بعض‬ ‫تصوير‬.
•‫الوثائق‬ ‫على‬ ‫الموجودة‬ ‫الدبابيس‬ ‫الة‬‫ز‬‫إ‬.
•‫التي‬ ‫أو‬ ‫ان‬‫و‬‫أل‬ ‫على‬ ‫تحتوي‬ ‫التي‬ ‫أو‬ ‫الحجم‬ ‫حسب‬ ‫مجموعات‬ ‫إلى‬ ‫اق‬‫ر‬‫األو‬ ‫فصل‬
‫الوجهين‬ ‫على‬ ‫بيانات‬ ‫تحوي‬.
•‫التصوير‬ ‫قبل‬ ‫كانت‬ ‫كما‬ ‫تجميعها‬ ‫عملية‬ ‫لتسهيل‬ ‫الوثائق‬ ‫على‬ ‫ة‬‫ز‬‫ممي‬ ‫عالمات‬ ‫وضع‬
‫الضوئي‬.
‫ه‬/2‫مرحلة‬‫الضوئي‬ ‫التصوير‬
•‫تتم‬‫عملية‬‫التصوير‬‫الضوئي‬‫للوثائق‬‫التي‬‫تم‬‫ها‬‫تحضير‬‫سابقا‬‫اسطة‬‫و‬‫ب‬‫ة‬‫ز‬‫أجه‬‫المسح‬
‫الضوئي‬‫المناسبة‬‫لحجم‬‫الوثيقة‬‫ووضوحها‬.

29. ‫ه‬/3‫مرحلة‬‫اجلودة‬ ‫وتدقيق‬ ‫مراقبة‬
•‫تتم‬‫ي‬‫از‬‫و‬‫بالت‬‫مع‬‫عملية‬‫التصوير‬‫الضوئي‬‫حيث‬‫يقوم‬‫الموظف‬‫الذي‬‫يصور‬‫الملفات‬
‫ضوئيا‬‫أو‬‫أي‬‫موظف‬‫آخر‬‫تكون‬‫مهمته‬‫اقبة‬‫ر‬‫م‬‫الجودة‬‫بالتدقيق‬‫على‬‫الملفات‬
‫ة‬‫ر‬‫المصو‬‫ضوئيا‬‫نتها‬‫ر‬‫ومقا‬‫باألصل‬‫للتأكد‬‫من‬‫وضوحها‬‫وجودتها‬‫و‬‫عدم‬‫ضياع‬‫أي‬
‫معلومة‬‫قد‬‫تحتويها‬‫الوثيقة‬.
‫ه‬/4‫مرحلة‬‫الفهرسة‬
•‫هي‬‫مرحلة‬‫إدخال‬‫بيانات‬‫الفهرسة‬‫المتعلقة‬‫بالملفات‬‫الوثائق‬‫و‬‫التي‬‫يتم‬‫ها‬‫تصوير‬.
‫ه‬/5‫مرحلة‬‫امللفات‬ ‫إعادة‬
•‫في‬‫هذه‬‫المرحلة‬‫يتم‬‫إعادة‬‫الملفات‬‫إلى‬‫حالتها‬‫األصلية‬‫حيث‬‫يتم‬‫تيب‬‫ر‬‫ت‬‫اق‬‫ر‬‫األو‬
‫داخل‬‫الملف‬‫كما‬‫كانت‬‫سابقا‬‫عادة‬‫ا‬‫و‬‫تدبيس‬‫اق‬‫ر‬‫األو‬‫التي‬‫تم‬‫فكها‬.

30. •‫البد‬‫من‬‫تحديد‬‫صيغة‬‫الملف‬‫االلكتروني‬‫التي‬‫و‬‫سيتم‬‫اعتمادها‬‫في‬‫عملية‬،‫األرشفة‬
‫وتتفق‬‫أغلب‬‫اصفات‬‫و‬‫الم‬‫الفنية‬‫التقنية‬‫و‬‫على‬‫اعتماد‬‫الملف‬‫اإللكتروني‬‫ذو‬‫االمتداد‬
PDF (Portable Document Format)‫كصيغة‬‫أساسية‬‫في‬‫عملية‬‫األرشفة‬‫دونا‬
‫عن‬‫الصيغ‬‫ى‬‫األخر‬‫وخاصة‬‫التي‬‫تتعلق‬‫بالصور‬‫الرقمية‬‫وذلك‬‫ات‬‫ر‬‫لالعتبا‬‫التالية‬:
‫امللف‬ ‫صيغة‬‫اإل‬‫لكرتوني‬
•‫األمنية‬‫العالية‬‫الرصانة‬‫و‬‫المعتمدة‬‫من‬‫خالل‬‫صعوبة‬‫ها‬‫تزوير‬
‫التالعب‬‫و‬‫بها‬‫وتغيير‬‫المعلومات‬‫فيها‬
•‫قلة‬‫السعة‬‫نية‬‫ز‬‫التخ‬.
•‫استيعاب‬‫البيانات‬‫مكانيتها‬‫ا‬‫و‬‫العالية‬‫على‬‫استيعاب‬‫الوثائق‬
‫الورقية‬‫لصفحات‬‫متعددة‬‫تصل‬‫باأللوف‬.

31. ‫الثالث‬ ‫احملور‬
‫خصائص‬‫اإللكرتونية‬ ‫األرشفة‬ ‫نظم‬

32. ‫خصائص‬‫نظم‬‫اإللكرتونية‬ ‫األرشفة‬
•‫قواعد‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬‫البيانات‬.
•‫تقنية‬ ‫دعم‬‫الشبكات‬.
•‫بعد‬ ‫الجيد‬ ‫الفني‬ ‫الدعم‬‫التركيب‬.
•‫الوفاء‬‫باحتياجات‬‫المؤسسة‬.
•‫سه‬‫و‬‫ل‬‫ة‬‫االستخدام‬.
•‫ا‬ ‫تطلب‬ ‫عدم‬‫لكثير‬‫من‬‫التدريب‬.
•‫اللغة‬ ‫دعم‬‫العربية‬.
•‫بعد‬ ‫عن‬ ‫الدخول‬ ‫دعم‬‫للنظام‬.
•‫تصدير‬‫البيانات‬.

33. ‫تابع‬‫خصائص‬‫نظم‬‫اإللكرتونية‬ ‫األرشفة‬
•‫العالمية‬ ‫البروتوكوالت‬ ‫دعم‬‫المشهورة‬.
•‫سير‬ ‫مراحل‬ ‫خاصية‬ ‫دعم‬‫العمل‬.
•‫نظم‬ ‫مع‬ ‫واالندماج‬ ‫التكامل‬‫أخرى‬.
•‫ال‬‫قدرة‬‫حماية‬ ‫على‬‫الوثائق‬.
•‫ال‬‫قدرة‬‫تقديم‬ ‫على‬‫التقارير‬.
•‫تضمن‬‫بجميع‬ ‫البحث‬ ‫يدعم‬ ‫قوي‬ ‫بحث‬ ‫محرك‬‫الحقول‬.
•‫البريد‬ ‫دعم‬‫اإللكتروني‬.

34. ‫تابع‬‫خصائص‬‫نظم‬‫اإللكرتونية‬ ‫األرشفة‬
•‫اع‬‫و‬‫أن‬ ‫جميع‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬‫الملفات‬.
•‫دعم‬‫الفاكسات‬ ‫حفظ‬‫اردة‬‫و‬‫ال‬.
•‫سه‬‫و‬‫ل‬‫ة‬‫التطوير‬‫التحديث‬‫و‬.
•‫دعم‬‫الصور‬ ‫امج‬‫ر‬‫ب‬‫الرسومات‬‫و‬.
•‫جميع‬ ‫التقاط‬‫و‬ ‫حفظ‬‫المقاسات‬.
•‫الوسائط‬ ‫أرشفة‬ ‫دعم‬‫ى‬‫األخر‬.
•‫كذلك‬ ‫العكس‬‫و‬ ‫رقمي‬ ‫إلى‬ ‫ميكروفيلم‬ ‫من‬ ‫التحويل‬ ‫خاصية‬ ‫دعم‬
•‫البيانات‬ ‫استرجاع‬ ‫دعم‬‫التالفة‬.
•‫البحث‬‫الهيكلي‬.

35. ‫تابع‬‫خصائص‬‫نظم‬‫اإللكرتونية‬ ‫األرشفة‬
•‫وسائط‬ ‫من‬ ‫عدد‬ ‫أكبر‬ ‫دعم‬‫الحفظ‬.
•‫التزود‬‫بدليل‬‫مرجعي‬‫مفصل‬.
•‫دعم‬‫المسح‬‫الضوئي‬.
•‫دعم‬‫الملفات‬ ‫امتداد‬‫المتنوعة‬.
•‫وقت‬ ‫في‬ ‫مستخدم‬ ‫من‬ ‫ألكثر‬ ‫المتعدد‬ ‫الدخول‬‫امن‬‫ز‬‫مت‬.

36. ‫منوذج‬‫على‬‫اإللكرتونية‬ ‫األرشفة‬ ‫نظم‬

37. ‫نظام‬EDOX
•‫نظام‬‫كامل‬‫ة‬‫ر‬‫إلدا‬‫الوثائق‬‫وحفظها‬‫أرشفتها‬‫و‬.
•‫صمم‬‫للمنظمات‬‫ة‬‫ر‬‫الصغي‬‫المتوسطة‬‫و‬.
•‫يستخدم‬‫نظام‬‫اجهة‬‫و‬‫تعامل‬‫سهلة‬.
•‫يظهر‬‫المعلومات‬‫في‬‫شكل‬‫ة‬‫ر‬‫شج‬‫بحيث‬‫يسهل‬‫اءتها‬‫ر‬‫ق‬
‫للمستخدم‬.
•‫قليل‬‫التكلفة‬‫وسهل‬‫االستخدام‬.
•‫يمكن‬‫تحميل‬‫ه‬‫وتنصيب‬‫ه‬‫بكل‬‫سهولة‬‫ومن‬‫ثم‬‫ته‬‫ر‬‫إدا‬.
•‫يوفر‬‫التعامل‬‫مع‬‫المستندات‬‫باللغتين‬‫ية‬‫ز‬‫اإلنجلي‬‫بية‬‫ر‬‫الع‬‫و‬.

38. ‫األسئلة‬‫واملقرتحات‬