Sistem i̇sterlerinin tespiti ve modellenmesi

1. AHMET YESEVİ ÜNİVERSİTESİ
BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ VE MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
YÖNETİM BİLİŞİM SİSTEMLERİ YÜKSEK LİSANS
DÖNEM ÖDEVİ
SİSTEM İSTERLERİNİN TESPİTİ
VE
MODELLENMESİ
HAZIRLAYAN
Mehmet Zahit UÇAR
132172162
DANIŞMAN
Prof. Dr. Meltem Seba ÖZTURAN
04 Mayıs 2014

2. İÇİNDEKİLER
1. Projenin Tanımı 2
a) Proje Bilgileri 2
b) Mevcut Durum ve Problemler 2
c) Amaç ve Hedefler 3
2. Projenin Durum Tespiti 3
a) Projenin Paydaşları 3
b) Uygulanan Durum Tespit Yöntemleri 3
3. Sistem Karakteristikleri 4
a) Çevre 4
b) Sınırlar 5
c) Girdiler 5
d) Çıktılar 5
4. Sistem İsterleri 5
5. İçerik Şeması 6
6. 0 Seviye Veri Akış Diyagramı 7
7. Sistemin Yorumlanması 8
1

3. 1. Projenin Tanımı:
a) Proje Bilgileri:
Firma Adı: Arslan İnşaat, Turizm, Basın, Yayın.
Konumu: Merkezefendi Mah. Zeytinburnu - İSTANBUL
Çalışma Alanları: Mimarlık, Emlak Danışmanlığı, Yayıncılık, Turizm.
Proje: Farklı konumlardaki ofislerin tüm iş ve işleyişlerinin, bilgi yönetim sistemleri
kullanılarak, tek merkezde toplanması.
b) Mevcut Durum ve Problemler:
Merkez Ofisin Rolü: Diğer tüm şubelerin bilgilerinin toplanması, muhasebe-yönetim ve
koordinasyon işlerinin gerçekleştirilmesi.
Mimarlık Ofisinin Rolü: İnşaat projelerinin başlangıçtan bitime kadar tüm işlemlerinin
gerçekleştirilmesi.
Emlak Danışmanlığı Ofisinin Rolü: Satılık ve kiralık gayrimenkullerin tespiti,
bakımlarının yapılması, fiyatlandırılması ve alım-satım işlerinin koordinasyonu. Ayrıca kentsel
dönüşüm projelerinin tespit edilerek mimarlık ofisine devredilmesi.
Turizm Ofisinin Rolü: Otel ve apartların sezon süresince işletilmesi, bakımlarının
yapılması, müşteri memnuniyeti sağlayıcı etkinliklerle popülaritenin arttırılması.
Basın-Yayın Ofisinin Rolü: Eğitim-Öğretim yılı başlangıcına yetişecek şekilde kitapların
güncellenmesi, basılması, depolanması. Yıl içinde siparişlerin tedarik edilmesi, tanıtımlarla
kitap ve kırtasiye satışlarının arttırılması.
Tüm Ofislerin Ortak Rolü: Muhasebeleri, stokları, tanıtım ve reklam kampanyaları kendi
bünyelerinde gerçekleştirilmektedir. Yürütülen faaliyetlerin bilgileri ve dokümanları her ofisin
kendi bilgi bankasında saklanmaktadır.
Problemler: Her ofisin faaliyetleri ve muhasebesi kendi bünyesinde sürdürüldüğü için,
firma yönetimine, işleyiş ve muhasebe ile ilgili bilgiler eş zamanlı olarak ulaşmamaktadır. Bu
da uygulanacak veya uygulanmakta olan projeler için “doğru zamanda, doğru karar verme”
sürecini aksatmaktadır. Bu yüzden sık sık işgücü ve zaman kaybı, dolayısıyla da farkına
varılmayan bir nakit kaybına yol açmaktadır.
Ayrıca ofisler arasında da entegrasyon olmadığı için bilgi eksikliği, zaman kaybı, nakliye
ve işletme sorunları sık sık yaşanmakta, bu da müşteri memnuniyetini doğrudan etkilemektedir.
2

4. c) Amaç ve Hedefler:
Profesyonel bir mimarlık, emlak danışmanlık, turizm ve basın-yayın firmasının farklı
departmanlarında gerçekleştirilen tüm iş ve işlemlerin aynı zamanda merkez ofisten de
takibinin gerçekleştirilebilmesi, merkezi bir bilgi bankası oluşturulması, özellikle muhasebe
birimlerinin tek bir merkezde toplanması, bilgi teknolojileri aracılığıyla tek bir merkezden
kontrol ve yönetim gerçekleştirilmesi hedeflenmektedir. Bu amaçla ofis içindeki ve dışındaki
(sahadaki) çalışanlarla koordineli bir bilgi bütünlüğü sağlanıp, müşterilere daha doğru bilgiler
verilebilecektir. Aynı zamanda her ofisin tüm bilgilerinin tek çatı altında belli kategorilerde
toplanması, ihtiyaca göre daha kolay sınıflandırılarak, hem internet üzerindeki müşterilerin,
hem de firma çalışanlarının daha hızlı ve net bir erişim imkânı sağlayacağı düşünülmektedir.
Bu da müşteri memnuniyetini arttıracağı gibi daha kurumsal bir yapıya geçiş imkânı
sağlayacak, yeni projeler için farklı alternatifler oluşturacak, aynı zamanda da diğer ofislerle
entegrasyonu sağlayıp profesyonelliği ve kurumsallığı ön plana çıkarabilecektir.
2. Projenin Durum Tespiti:
a) Projenin Paydaşları:
I. Kullanıcılar:
• Ofisler arası bilgi alış verişi sağlayan orta düzey yöneticiler
• Sistem kullanıcıları
• Merkez Ofis Yönetimi
II. Müşteriler:
• Proje Finansörü
• Proje Yetkilisi
• Firma Yönetimi
III. Teknik Personel:
• Firma Bilgi İşlem Sorumlusu
b) Uygulanan Durum Tespit Yöntemleri:
I. Anket Yöntemi:
Sistem kullanıcılarına uygulandı. Uygulanan anketin içeriğinde; ofislerdeki
kullanıcıların mevcut sisteme ilişkin görüşleri değerlendirildi. Yaşanan
3

5. aksaklıkların, yapılan raporlamaların ve bilgi akışında yaşanan eksikliklerin
neler olduğu tespit edilmeye çalışıldı. Yeni sisteme ilişkin beklentileri ve
görüşleri değerlendirildi. Tüm bu uygulama sırasında çoğunlukla kapalı
sorular, yer yer de açık sorular kullanıldı.
II. İnceleme Yöntemi:
Bu yöntemin kullanılmasındaki amaç; mevcut raporlamalara ilişkin bilgiler
toplamak ve ofislerdeki genel işleyişin ana hatlarını belirlemektir. Böylece
ortak noktalar yakalanıp, ofislerdeki bilgi akışının ve paylaşımının daha
kolay bir şekilde sağlanması düşünülmüştür. İnceleme sürecinde, her ofisin
raporları, kullandığı yazılımlar, yönetimlere ve diğer paydaşlara aktarılan
bilgiler değerlendirilmiştir.
III. Mülakat Yöntemi:
Bu yöntem iki aşamalı olarak gerçekleştirilmiştir. Birinci aşamada ofislerin
yöneticileriyle mevcut sistemin durumu, olumsuz ve olumlu yönleri
görüşülmüştür. Yeni sisteme ilişkin beklentiler ve eski sistemden yapılacak
geçişler (faydalanılacak olumlu yönler, iyileştirilecek olumsuz yönler vb.)
hakkında bilgi alışverişinde bulunulmuştur.
İkinci aşamada ise merkez yönetimle görüşme gerçekleştirilmiştir. Yeni
sisteme ilişkin beklentiler, yönetimin ihtiyaç duyduğu bilgilerin hangi
departmanlar tarafından sağlanacağı, gerekli raporlamaların içerikleri
hakkında görüşler paylaşıldı.
3. Sistem Karakteristikleri:
a) Çevre:
Uygulanacak sistemin işleyişinin dışında kalan, ancak sistemle doğrudan veya dolaylı
yollarla ilişkili etkenlerdir. Bu projedeki etkenler, ofislerin çalıştıkları sektörlerle bağlantılı
olarak şöyledir: müşteriler, gayrimenkuller, gerekli izinlerin alınabilmesi için yetkili kurumlar
(ilgili bakanlıklar (Maliye-MEB-Turizm…), okullar, üniversiteler, belediyeler…), rakip
firmalar, iş sezonuna göre hava şartları, yayınevleri, yazarlar, tedarikçiler, nakliye firmaları,
çözüm ortakları, reklamcılar, yazılı ve görsel basın, gayrimenkullerin bulunduğu konumlar,
finans kurumları, vb.
4

6. b) Sınırlar:
Uygulanacak sistemde, sistemin çalışmasını daha etkin hale getirebilecek,
değiştirilebilir olgulardır. Bu projenin sınırlarını oluşturan etkenler, ofislerin sektörlerine bağlı
olarak ana hatlarıyla şöyledir: çalışanlar, çalışma saatleri ve günleri, çalışan eğitim ve
bilgilendirme materyalleri, kullanılan yazılım sistemleri, depoların ve ofislerin konumları,
firmanın kurumsal bütünlüğünü yansıtmak adına ofislerin iç ve dış tasarımı, logo tasarımı ve
bütünlüğü, çalışılan (çalışılacak) nakliye firması, çalışılan (çalışılacak) finans kurumları, vb.
c) Girdiler:
Sistemin işleyişini sağlayabilmesi için ihtiyaç duyduğu öğeler bütünüdür. Genel olarak
ofislerin çalışma alanlarına göre ihtiyaçları: müşteriler, alınan siparişler, stok edilen ürünler
(yayın kolu için; kitaplar, kırtasiye malzemeleri vb., turizm için; gıda, temizlik ve kullanım
malzemeleri vb.), gayrimenkuller, nakit akışı, enerji, reklam, finans kurumlarından alınan
krediler, vb.
d) Çıktılar:
Temel işlemlerin yerine getirilmesinden sonra ortaya çıkan ürünler bütünüdür. Bu
projenin çıktıları ise genel olarak şöyledir: turizm ve konaklama hizmeti, turizm animasyonları,
yapımı tamamlanmış ve oturuma hazır binalar, kitaplar, kiralanan veya satılan gayrimenkuller,
sözleşmeler, raporlar, fatura ve makbuzlar, müşteri memnuniyeti, geri ödemeler, vb.
4. Sistem İsterleri:
Tüm ofislerdeki sistemlere, Merkez Yönetim herhangi bir zamanda kolayca
bağlanabilmelidir. Müşterilerin bilgileri, yürürlükteki projelerin detayları, alınan-tamamlanan
siparişlerin, çalışılan nakliye firmalarının, finans kuruluşlarının, resmi üst makamlarla yapılan
yazışmaların, muhasebe kayıtlarının, stok durumlarının, çalışanların bilgilerinin hem detaylı
hem de özet raporlarına ulaşılabilmelidir. Bu raporlar ve bilgiler, kendi ofis yetkilisi dışında
değiştirilemeyecek şekilde olmalı, sadece bilgi amaçlı kullanılabilmelidir.
Sistem kolayca güncellenebilmeli ve farklı platformlara entegre edilebilmelidir.
Sistemdeki veriler bir veri deposunda süresiz saklanabilmelidir. Ortaya çıkacak sorunlarda,
zaman kaybetmeden her an teknik destek alınabilmeli.
5

7. Diğer ofislerle paralel düzeyde bir veri akışı sağlanabilmelidir. Her ofis kendi
verilerine müdahale edebilme yetkisine sahip olmalı, diğer ofislerle olan raporlama ve bilgi
ekranlarını sadece bilgilendirme amaçlı kullanabilmelidir.
Hâlihazırda kullanılan yazılımlarla mümkün olduğunca entegre olarak
çalışabilmelidir. Böylece geçiş sürecinde veri kaybının en aza indirgenmesi sağlanabilmelidir.
Sistemdeki veriler sürekli saklı olarak kalmalı, her an istenilen veriye kolayca
ulaşılabilmelidir. Sistem belli periyotlarla yedeklenmelidir. Sistem yetkisiz erişimlere karşı
korumalı olmalıdır.
Çalışanların görev yerlerini değiştirmeleri ihtimaline karşılık sistem, tüm ofislerde
aynı ara yüzle çalışmalıdır. Sistemin kullanımı basit, anlaşılabilir ve sade olmalı.
5. İçerik Şeması:
YÖNETİM
MÜŞTERİ
MUHASEBE
OFİS
YÖNETİM
BİLGİ SİSTEMİ
0
DEPO
MÜŞTERİ BİLGİSİ
SİPARİŞ İSTEĞİ
SİPARİŞ BİLDİRİMİ
SİPARİŞ ONAYI
ÖDEME
MÜŞTERİ
HİZMETLERİ
RAPORLAR
ÖDEME BİLGİSİ
MÜŞTERİ BİLGİSİSİPARİŞ BİLGİSİ
6

8. 6. 0 Seviye Veriş Akış Diyagramı:
MÜŞTERİ
GİRİŞİ
1
MÜŞTERİ BİLGİSİ
FATURA
MÜŞTERİ
D1 MÜŞTERİLER
SİPARİŞ GİRİŞİ
2
D2 SİPARİŞLER
SİPARİŞ BİLGİSİ
MÜŞTERİ BİLGİSİ
MÜŞTERİ KODU
SİPARİŞ BİLGİSİ
SİPARİŞ KODU
MÜŞTERİ KODU
DEPO
SİPARİŞ KODU
SİPARİŞ ONAYI
D3
GERÇEKLEŞEN
SİPARİŞLER
SİPARİŞ KODU
MÜŞTERİ
KODU
SİPARİŞ
ONAYI
ÖDEME
SİSTEMİ
3
ÖDEME
ÖDEME
BİLDİRİMİ
MÜŞTERİ
ÖDEME
BİLDİRİMİ
ÖDEME
ONAYI
7

9. 7. Sistemin Yorumlanması:
Ofis Yönetim Bilgi Sisteminde, her ofisin kendi işlevine göre tanımlar bulunmaktadır.
Genel olarak işleyiş; gelen müşterinin veya siparişin öncelikle sisteme kayıt işlemi ile
gerçekleştirilir. Müşteri ve sipariş kodları tanımlandıktan sonra, ilgili ürünün temin edilip
edilemeyeceğinin anlaşılması için stoklar kontrol edilir. Deponun onayı ile siparişin
gerçekleştirilebileceği anlaşılırsa, ödeme bildirimi çıkarılıp, müşteri ve ödeme sistemi bu
bildirimle haberdar edilir. Müşterinin ödemesi sisteme girildiğinde sipariş gerçekleştirilmiş olur
ve müşteri fatura ile sipariş sonucundan haberdar edilir.
Firmanın farklı iş kollarına sahip farklı ofisleri bulunduğu için, tanımlanan genel sistem
üzerinde zaman içerisinde ekleme ve çıkarmalar veya diğer sistemlerle entegrasyonlar
yapılabilir.
Raporlamalar ise sistemin herhangi bir aşamasında, istenilen sorgulara göre yapılabilir.
Raporlamalarda hedef kitle yönetim ve muhasebe olduğundan, özellikle gerçekleşen siparişler,
ödemeler, müşteriler ve gerçekleşmeyen siparişler ön planda tutulmuştur.
8