Presentazione del webinar su vendor e project management volto alla revisione delle best practice in fatto di selezione, valutazione, analisi prestazionale e sviluppo delle risorse e in fatto di gestione progetti, con particolare attenzione alla definizione e distinzione dei ruoli e dei profili di vendor manager e di project manager nell’industria della traduzione, specialmente per quanto riguarda le fasi di analisi preventiva, programmazione e monitoraggio e i relativi strumenti.

1. Luigi Muzii
(sQuid)Vendor & Project
Management

2. Vendor Management
 Definizione
 Ruolo del vendor manager
 Best practice
Project Management
 Definizione
 Ruolo del project manager
 Principi di base
Sovrapposizioni
Programma

3. Vendor Management

4. Massimizzazione del valore aggiunto dai fornitori
 Controllo dei costi, ottimizzazione della qualità e riduzione dei rischi
 Selezione
 Categorizzazione
 Metriche
 Sviluppo, gestione e controllo
 Contratti
 Rapporti
 Prestazioni
Vendor Management

5. Strategie
 Ricerca e selezione
 Valutazione e anticipazione esigenze
 Analisi del mercato
 Analisi costi/benefici
 Misure
 Criteri
 Attese
 Rischi
 Impatto
 Vendor Relationship Management
 Sistematizzazione
 Segmentazione
 Fornitori strategici, tattici e transazionali
 Integrazione nei processi
 Due diligence

6. RFP (Request For Proposal) e RFI (Request For Information)
 Valutazione delle risposte
 Analisi post-mortem
Rating
 Criteri di valutazione
 Due diligence sui fornitori
 Analisi di valore
 Analisi costi/benefici
Strategie negoziali
Pianificazione

7. Selezione
 Definizione dei requisiti
 Definizione dei criteri di selezione
 Analisi fit-gap
 Valutazione e riscontro referenze
Accordi di servizio
 Definizione dei termini contrattuali
 Verifica di sostenibilità
 Individuazione di alternative
Sviluppo risorse
 Pianificazione
 Monitoraggio
Esercizio

8. Processo di selezione
Checklist
Test, referenze, campioni
Candidato  Approvato
 Scala di valori
 Numero di progetti di prova

9. Metriche
 Indicatori di prestazione
 Costi
 Tempi
 Valore
Scorecard
 Obiettivi
 Misure
 Risultati
Reporting
 Segmentazione
 Diagrammi prestazionali
Analisi prestazionale

10. Il vendor manager
Valuta le esigenze
 Analisi, verifica prestazionale, pianificazione
Seleziona le risorse e verifica le credenziali
 Titoli, esperienza, affidabilità, reputazione, tecnologie e strumenti, produttività
Definisce gli accordi di servizio
Concorda i compensi
Valuta le prestazioni
Mantiene il contatto
 Aggiornamento dati, disponibilità, formazione

11. Il vendor manager
Non gestisce persone e processi
Non trova i traduttori più adatti (a un incarico)
Non prepara il materiale
Non effettua le verifiche finali

12. Project Management

13. Metodologia di supporto alla gestione dei progetti per centrare gli obiettivi
nei tempi previsti, rispettando i costi preventivati e garantendo il livello di
qualità desiderata
 Applicazione di conoscenze, competenze, strumenti e tecniche (knowledge, skills,
tools & techniques, KSTT) per soddisfare le esigenze e le attese del cliente
 Applicabili, in linea generale, a qualunque tipo di progetto
Definizione

14.  Concezione ed analisi preliminare
 Obiettivi
 Ambito
 Schema di massima
 Specifiche
 Fattibilità
 Desiderabilità
 Definizione del progetto
 Piano
 Budget
 Tempificazione
 Proposta d’accordo
 Coinvolgimento del management
 Organizzazione e avvio del progetto
 Assegnazione risorse
 Definizione responsabilità
 Struttura organizzativa
 Piano di dettaglio
 Avvio
 Esecuzione del progetto
 Gestione
 Misura
 Controllo
 Ri-pianificazione
 Risoluzione problemi
 Conclusione del progetto
 Chiusura
 Documentazione
 Review
 Rilascio risorse e scioglimento team di progetto
Ciclo di vita di un progetto

15. Avvio
 Preparazione e attivazione del progetto
Esecuzione
 Coordinamento delle risorse di progetto in funzione della realizzazione del piano
di progetto
Controllo
 Verifica dello stato di avanzamento del progetto e del raggiungimento degli
obiettivi
 Adozione di eventuali correttivi
Chiusura
 Accettazione degli esiti finali, conclusione del progetto e relativa formalizzazione
Esecuzione

16. Definizione
obiettivi
Pianificazione
interventi
Definizione
attività
Individuazione
risorse
Sequenza
attività
Stima
durata
attività
Stima
costi
Definizione
programma
Costi a budget
Sviluppo
project plan
Processi

17. Punto nodale di tutte le attività del progetto
 Massima responsabilità sul progetto (successo/fallimento)
 Minima autorità nella direzione del personale
 Negozia (con il vendor manager) il personale necessario al progetto
Il project manager

18. Durata del progetto (consegna)
 Attività che possono influire su di essa
 Inizio e fine delle singole attività
 Margini temporali per ritardo o prolungamento senza influenza sulla durata
 Concentrazione di risorse
Costi complessivi
 Prolungamento del progetto
 Ampliamento di risorse
Informazioni essenziali per il project manager

19. Organizzazione dei gruppi di lavoro interni
Programmazione delle attività
Selezione, gestione e coordinamento
delle risorse
 Motivazione del personale
Gestione (assicurazione) della qualità
Gestione dei costi
Compiti del project manager

20. Documenti di riferimento
 Budget
 Contratti
 Scheda progetto
Documenti di progetto
 Piano di progetto
 Piano dei rischi
 Richieste di modifiche
 Report di avanzamento
 Report di chiusura
 Relazione post mortem
Documenti

21.  Durata attività
 Stima del numero di ore/uomo necessarie per completare ogni singola attività
 Programma
 Analisi della sequenza e della durata delle attività
 Analisi dei requisiti
 Risorse
 Risorse
 Tipo e quantità
 Personale, materiali
 Costi
 Stima approssimata dei costi in base alle risorse
 Budgeting
 Allocazione dei costi complessivi stimati ai singoli pacchetti di lavoro (work package)
Project plan

22. Dividere il progetto in attività e mansioni
 Elenco di tutte le attività
 Durata di ognuna
 Vacanze e ferie
 Responsabilità
 Deliverable
Stimare tempo e risorse necessari per completare ogni singola mansione
 La produttività non è proporzionale al numero di persone che lavorano su una
singola mansione
 Aggiungere personale in un progetto in ritardo può aumentare ancora di più il
ritardo
Programma

23. WBS (Work Breakdown Structure)
 Suddivisione del progetto in attività e scomposizione dettagliata del lavoro
PERT (Program Evaluation-Review Techniques)
 Reticolo per la rappresentazione grafica dei legami logici tra attività
CPM (Critical Path Method)
 Individuazione delle attività “critiche” di un progetto
GANTT
 Diagramma di rappresentazione delle attività su scala cronologica
Strumenti per lo sviluppo del project plan

24. WBS
 Individuazione scopo del lavoro
 Suddivisione per parti funzionali
 Individuazione elementi finali di scomposizione (work package) e singole attività
OBS
 Strutturazione dell’organizzazione in termini di responsabilità
 Individuazione univoca dei responsabili dei work package
Strutture di scomposizione (breakdown)

25. PERT
 Dipendenze e cammino critico
Grafico a barre
 Calendario lavori
Gantt
 Suddivisione del lavoro in mansioni
 Non devono essere troppo piccole (una settimana o due di lavoro)
 Temporizzazione
Grafo delle attività (PERT),
a barre e diagramma di Gantt

26.  ES
 Earliest Start
 Giorno minimo di inizio dell’attività a partire dal minimo tempo necessario per le attività che
precedono
 EF
 Earliest Finish
 Dato ES e la durata dell’attività, il giorno minimo in cui l’attività può terminare
 LF
 Latest Finish
 Il giorno massimo di fine di un’attività senza che si crei ritardo per quelle che dipendono da
essa
 LS
 Latest Start
 Dato LF e la durata dell’attività, il giorno massimo di inizio dell’attività senza provocare ritardo
per quelle che dipendono da essa
PERT

27. Piano di progetto
I colori indicano le fasi

28. Piano di progetto

29. WBS (Work Breakdown Structure)
Progetto
Attività 1 Attività 2 ... Attività n
Deliverable
Sub-deliverable
Deliverable
Sub-deliverable
Deliverable
Sub-deliverable

30. Matrice delle responsabilità
WBS
OBS

31. Istogramma risorse
 Rappresentazione visiva distribuzione impegni nel tempo
 Risultato tempificazione attività (Gantt)
 Confronto puntuale fra risorse necessarie e disponibili
 Evidenziazione sovra-utilizzi (overload) o sotto-utilizzi (underload)
Piano di progetto
Richiesta Disponibilità Sovraccarico Sottocarico
0
0,5
1
1,5
2
2,5
3
3,5
1° sett 2° sett 3° sett 4° sett 5° sett 6° sett 7° sett 8° sett 9° sett 10° sett 11° sett 12° sett

32. Piano di progetto

33. PERT

34. Preparato dal localization manager in funzione del livello di localizzazione
programmato
Indica le modalità, i tempi e cosa deve essere localizzato
Usato spesso per i processi d’asta
Nei casi di prodotti complessi spiega come funziona il prodotto
Delinea i rapporti tra le persone coinvolte
Contiene una guida di stile e i template per i vari locale
Localization kit

35.  Istruzioni relative a requisiti, scadenze e comunicazioni
 Requisiti di sistema
 Indicazione dei linguaggi di sviluppo e del compilatore adottati
 Indicazioni sulla piattaforma di sviluppo
 Cenni sull’architettura del prodotto
 Indicazioni sul trattamento dei file della documentazione e della guida in linea
 Piattaforma di sviluppo della guida in linea
 Font utilizzati
 Modalità di generazione di eventuali file HTML
 Mappa di eventuali corrispondenze
 Piattaforma di test da utilizzare
 Formato e modalità di trattamento delle eventuali memorie di traduzione
 Commenti e annotazioni sulla qualità e l’affidabilità delle memorie di traduzione
 Indicazioni per il trattamento del materiale non testuale
 Screen capture
 Elenco dei deliverable attesi
 Materiale da localizzare
 BOM (Bill Of Materials)
 Attenzione ai file corrotti, mancanti o estranei al progetto
 File compresso che replica la struttura delle directory
 Guida in linea compilata e in formato sorgente
 Documentazione in formato sorgente e finale
 Grafici in formato sorgente
 In caso di aggiornamento, versione precedente dello stesso materiale
 Sorgenti e localizzato
 Eseguibili
 Glossari
 Eventuali memorie di traduzione
 Guida di stile
 Trattamento di scorciatoie e combinazioni di tasti
Checklist di preparazione di un localization kit

36. Esame generale dello stato dei lavori rispetto al programma
 In tempo
 In ritardo
 In anticipo
Imprevisti
 Ritardi/problemi
Stato di avanzamento

37. Comunicazioni continue tra project manager e membri del team di progetto
sullo stato di avanzamento
 Identificazione tempestiva dei problemi che potrebbero pregiudicare il
raggiungimento degli obiettivi di progetto
 Analisi dei carichi di lavoro delle risorse per scongiurare le sovrassegnazioni
Apporto di modifiche correttive alla pianificazione
Misurazione delle prestazioni
Esecuzione e controllo

38. Calendario incontri
Strumenti
 Extranet
 Accessibile 24/7/365
 Versioning & status reporting
 Mailing list
 Diario attività
Protocolli
Comunicazioni

39. Elenco dei deliverable
 Per cliente
 Per collaboratori
 Da ricevere
Ritardi e problemi
 Data di consegna prevista
 Stima dei costi
 Stato obiettivi intermedi
 Impatto sul programma
Proiezioni
 Su stime iniziali
 Scostamenti
 Cause
Azioni correttive
Riepilogo

40. Lavorare meglio e più in fretta
1. Campo di applicazione
a. Oggetto del progetto
b. Data di scadenza
c. Modalità di consegna
d. Termini di pagamento

41. Lavorare meglio e più in fretta
2. Modifiche in corso d’opera
a. Contenere numero e/o impatto delle modifiche
b. Istituire processi di controllo

42. Lavorare meglio e più in fretta
3. Fissare le milestone
a. Definire i deliverable

43. Lavorare meglio e più in fretta
4. Definire e applicare metriche e misure
a. Determinare la durata media di ogni attività
a. Rilevare avvio e completamento

44. Lavorare meglio e più in fretta
5. Redigere un rapporto post mortem
a. Errori
b. Successi

45. Applicazioni
ProjectLibre
http://www.projectlibre.org
Clocking IT
http://www.clockingit.com/