Diese Präsentation wurde erfolgreich gemeldet.
Wir verwenden Ihre LinkedIn Profilangaben und Informationen zu Ihren Aktivitäten, um Anzeigen zu personalisieren und Ihnen relevantere Inhalte anzuzeigen. Sie können Ihre Anzeigeneinstellungen jederzeit ändern.

Problem Solving

5.840 Aufrufe

Veröffentlicht am

Veröffentlicht in: Leadership & Management
  • Als Erste(r) kommentieren

Problem Solving

  1. 1. PENGAMBILAN KEPUTUSAN EFEKTIF BERDASARKAN PEMECAHAN AKAR MASALAH YANG EFEKTIF Mohamad Soleh S.Psi., MM., CHT., CNLP BAB I PENDAHULUAN a. Latar Belakang Masalah Fakta menunjukkan bahwa kelancaran operasional suatu perusahaan sangat ditentukan oleh kemampuan para manajernya dalam mengambil keputusan yang tepat ketika memecahkan masalah. Keberhasilan memikul tanggung jawab seorang manajer sering diukur melalui kemampuannya dalam menangani masalah secara cepat dan
  2. 2. efektif. Citra seorang manajer akan meningkat jika keputusan yang diambil bermutu. 2
  3. 3. “KEPUTUSAN EFEKTIF TIDAK BERARTI HANYA MEMECAHKAN MASALAH DENGAN CEPAT” Seringkali kita terjebak oleh situasi yang sulit, dan harus mengambil keputusan penting. Kita perlu mempertimbangkan peluang-peluang yang ada serta sekaligus menganalisis kemungkinan ancaman yang akan timbul di masa yang akan datang, sehingga keputusan yang dihasilkan mampu mengatasi masalah yang sekarang tanpa menimbulkan masalah potensial di masa yang akan datang. Namun disisi lain, banyak kisah yang menunjukkan bahwa sebenarnya dalam mengambil keputusan akan lebih efektif bila dilakukan pemecahan terhadap akar masalah itu sendiri. Atau bahkan dari perspektif yang berbeda. Untuk membuktikan hal ini, penulis menjabarkan beberapa kisah sebagai berikut : 1. Salah satu dari kasus yang ada adalah kasus kotak sabun yang kosong, yang terjadi di salah satu perusahaan kosmetik yang terbesar di Jepang. Perusahaan tersebut menerima keluhan dari pelanggan yang mengatakan bahwa ia telah membeli kotak sabun (terbuat dari bahan kertas) kosong. Dengan segera pimpinan perusahaan menceritakan masalah tersebut ke bagian pengepakan yang bertugas untuk memindahkan semua kotak sabun yang telah dipak ke departemen pengiriman. Karena suatu alasan, ada satu kotak sabun yang terluput dan mencapai bagian pengepakan dalam keadaan kosong. Tim manajemen meminta para teknisi untuk memecahkan masalah tersebut. Dengan segera, para teknisi bekerja keras untuk membuat sebuah mesin sinar X dengan monitor resolusi tinggi yang dioperasikan oleh dua orang untuk melihat semua kotak sabun yang melewati sinar tersebut dan memastikan bahwa kotak tersebut tidak kosong. Tak diragukan lagi, mereka bekerja keras dan cepat tetapi biaya yang dikeluarkan pun tidak sedikit. 3
  4. 4. Tetapi saat ada seorang karyawan di sebuah perusahaan kecil dihadapkan pada permasalahan yang sama, ia tidak berpikir tentang hal-hal yang rumit, tetapi ia muncul dengan solusi yang berbeda. Ia membeli sebuah kipas angin listrik untuk industri yang memiliki tenaga cukup besar dan mengarahkannya ke garis pengepakan. Ia menyalakan kipas angin tersebut, dan setiap ada kotak sabun yang melewati kipas angin tersebut, kipas tersebut meniup kotak sabun yang kosong keluar dari jalur pengepakan, karena kotak sabun terbuat dari bahan kertas yang ringan. 2. Pada saat NASA mulai mengirimkan astronot ke luar angkasa, mereka menemukan bahwa pulpen mereka tidak bisa berfungsi di gravitasi nol, karena tinta pulpen tersebut tidak dapat mengalir ke mata pena. Untuk memecahkan masalah tersebut, mereka menghabiskan waktu satu dekade dan 12 juta dolar. Mereka mengembangkan sebuah pulpen yang dapat berfungsi pada keadaan-keadaan seperti gravitasi nol, terbalik, dalam air, dalam berbagai permukaan termasuk kristal dan dalam derajat temperatur mulai dari di bawah titik beku sampai lebih dari 300 derajat Celcius. Dan apakah yang dilakukan para orang Rusia ? Mereka menggunakan pensil!. 3. Suatu hari, pemilik apartemen menerima komplain dari pelanggannya. Para pelanggan mulai merasa waktu tunggu mereka di pintu lift terasa lama seiring bertambahnya penghuni di apartemen itu. Dia (pemilik) mengundang sejumlah pakar untuk men-solve. Satu pakar menyarankan agar menambah jumlah lift. Tentu, dengan bertambahnya lift, waktu tunggu jadi berkurang. 4
  5. 5. Pakar lain meminta pemilik untuk mengganti lift yang lebih cepat, dengan asumsi, semakin cepat orang terlayani. Kedua saran tadi tentu memerlukan biaya yang tidak sedikit. Tetapi, satu pakar lain hanya menyarankan satu hal, "Inti dari komplain pelanggan anda adalah mereka merasa lama menunggu". Pakar tadi hanya menyarankan untuk menginvestasikan kaca cermin di depan lift, agar pelanggan teralihkan perhatiannya dari pekerjaan "menunggu" dan merasa "tidak menunggu lift". Nah, berpijak dari kisah dan pernyataan diatas, maka rumusan masalah yang kami fokuskan adalah pada beberapa hal. b. Rumusan Masalah Masalah yang dibahas dalam penulisan makalah ini adalah : 1. Bagaimana seorang Manajer dapat mengambil keputusan seara efektif dengan memecahkan masalah secara cepat dan tepat ? 2. Bagaimana cara yang efektif dalam pemecahan masalah dalam manajemen di perusahaan? c. Tujuan Penulisan Tujuan daripada penulisan makalah ini adalah : 1. Menelusuri tehnik pengambilan keputusan yang efektif berdasarkan penggalian akar masalah, dan penanggulangan yang efektif dan efisien. 2. Menambah pengetahuan akan cara – cara dalam tahapan pemecahan masalah dalam manajemen di perusahaan 5
  6. 6. d. Manfaat Penulisan Hasil dari penulisan ini diharapkan dapat memberikan manfaat kepada semua pihak, khususnya kepada para manajer perusahaan untuk menambah pengetahuan dan wawasan dalam pengambilan keputusan dan pemecahan masalah dalam perusahaan. e. Metode Pengumpulan Data Data penulisan makalah ini diperoleh dengan metode studi kepustakaan dan Grounded Research (pengalaman penulis ketika berinteraksi dengan banyak Manajer di berbagai perusahaan yang berbeda). Metode studi kepustakaan yaitu suatu metode dengan membaca telaah pustaka tentang cara pengambila keputusan yang efektif dan kiat sukses seorang manager / pemimpin dalam pemecahan masalah di perusahaan. Selain itu, tim penulis juga memperoleh data dari internet dan berbagai modul pelatihan yang telah penulis dapatkan serta hasil keterlibatan langsung bersama para manajer dalam pengambilan keputusan untuk pemecahan masalah yang efektif. 6
  7. 7. BAB II PEMBAHASAN a. Dasar Pemikiran Penulis berpijak pada prinsip bahwa pengambilan keputusan yang efektif adalah diawali dengan pemahaman atas masalah sesungguhnya dan penggalian informasi atas akar penyebab masalah yang menyebabkan terjadinya kesenjangan kinerja. Ada sebuah pernyataan bagus tentang pemecahan masalah. Anda menggunakan problem solving ketika anda ingin mencapai tujuan, tetapi solusi tidak segera nyata. Jika solusi nyata, anda tidak memiliki sebuah problem. anda akan menggunakan bermacam-macam cara mencoba mencapai tujuan. (Dunbar, 1998, Simon, 1999). Setiap problem berisi 3 ciri : (1) The initial state, (2) The goal state, (3) The obstacles. (1) The initial state (keadaan awal) : menggambarkan situasi dimulainya dari problem. Kasus ini misalnya,” saya berada dalam ruangan, 5 mil dari kota, tidak ada kendaraan dan transportasi umum”. (2)The goal state (mencapai tujuan) : tujuan tercapai bila anda menyelesaikan masalah. Disini “ saya sedang berbelanja di kota” (3)The obstacles (tantangan) : menggambarkan pembatasan yang membuat sulit memulai/meneruskan dari keadaan awal ke tujuan. 7
  8. 8. Tantangan adalah hipotesis problem yang seharusnya mengikuti kata-kata, “Saya tidak dapat meminjam mobil dari orang asing dan saya tidak dapat menyetir. Ketika orang menyelesaikan problem, mereka jarang mengambil pendekatan trial dan error, dengan cara seperti orang buta mencoba membedakan pilihan sampai mereka menemukan penyelesaian. Malahan mereka memperlihatkan solusi flexible luar biasa.(Hinrichs, 1992). Mereka merencanakan strategi pemecahan masalah, memecahkan problem kedalam bagian komponen dan membagi rencana untuk menyelesaikan masing-masing bagian. Tambahan untuk rencana, orang yang menyelesaikan masalah juga menggunakan strategi. Dalam fakta, orang sering menggunakan bermacam-macam strategi yang mungkin untuk menghasilkan penyelesaian yang relatif cepat. Textbook ini menekankan orang jangan pasif menyerap informasi dari lingkungan. Malahan, kita merencanakan pendekatan untuk masalah, pilihan strategi mungkin untuk menyiapkan solusi yang berguna. Satu aspek dari problem solving yang relatif sedikit diperhatikan adalah menemukan problem. Menemukan problem-seperti problem solving merupakan komponen penting . Contohnya para peneliti psikologi yang mencapai reputasi terkemuka sebab mereka menggali problem yang menarik. Penemuan problem juga penting dalam aplikasi psikologi. Contoh lembaga-lembaga yang mencoba melakukan intervensi sosial di sebuah komunitas, pertama harus mengidentifikasi problem yang paling penting yang perlu diselesaikan.( Suarez-Balcazar et al.,1992). Sebab memiliki informasi yang sedikit menemukan problem, bab ini akan menekankan problem solving. Tahapan yang pertama dari problem solving adalah memahami problem, mari kita mempertimbangkan topik yang pertama ini. Satu kali anda memahami sebuah problem, tahapan berikutnya adalah menseleksi sebuah strategi untuk menyelesaikan. Kita mempertimbangkan beberapa pendekatan problem solving. Kemudian kita akan menguji beberapa factor yang efektif dalam problem solving, contohnya keahlian adalah “clearly helpful”, tetapi sebuah mental set adalah “counter productive”. Topik akhir 8
  9. 9. adalah kreativitas sebuah area yang menghendaki ditemukanya penyelesaian untuk problem yang menantang. b. Pengertian Masalah 1. Masalah adalah sebuah kesempatan untuk berkembang. Sebuah masalah bisa merupakan sebuah tendangan peluang, kesempatan untuk keluar dari stagnan, kebosanan atau status quo serta apapun yg dimaksudkan untuk membuat suatu kondisi jadi lebih baik. Perlu kita catat baik-baik bahwa yg disebut masalah itu tidaklah harus merupakan akibat dari kejadian buruk atau faktor eksternal. Setiap pencerahan baru di mana Anda melihat peluang pengembangan atau perbaikan akan menjadi “masalah” bagi Anda untuk dipecahkan. Inilah kenapa kebanyakan para pemikir kreatif adalah para “pencari masalah” dan bukannya “penghindar dari masalah.” Mengembangkan mentalitas positif terhadap masalah bisa membuat kita jadi lebih bahagia, waras, dan juga percaya diri. Maka latihlah sikap mental antusias dan bersemangat dalam menghadapi masalah dg adanya ruang pengembangan yg bisa Anda temukan, dan Anda pasti akan merasa puas dg hasil yg didapat dari mentalitas positif ini. 2. Masalah adalah perbedaan antara kondisi sekarang dan kondisi yg diharapkan. Sebuah masalah bisa muncul berkat adanya pengetahuan atau pemikiran baru. Ketika Anda tahu di mana posisi Anda sekarang dan ke mana Anda hendak menuju, maka Anda sudah punya sebuah masalah terkait bagaimana agar Anda bisa sampai pada tujuan yg Anda harapkan. Bentuk pemecahannya sendiri bisa dan sebaiknya dibikin menyenangkan dan seru dengan beragam jalur solusi yg bisa Anda pilih di sana. Yg jelas, ketika Anda sudah bisa mengidentifikasi adanya beda antara apa2 yg Anda punya dan 9
  10. 10. apa2 yg Anda sebenarnya inginkan, maka Anda berarti sudah bisa mendefinisikan masalah dan juga telah punya arahan untuk meraih sasaran Anda. 3. Masalah adalah hasil dari kesadaran bahwa kondisi yg sekarang terjadi belumlah sempurna dan keyakinan bahwa masa depan bisa dibuat jadi lebih baik. Bukankah menarik bila apa yg dinamakan “harapan” ternyata bisa melahirkan “masalah”. Keyakinan bahwa harapan Anda bisa tercapai akan membuat Anda memiliki sasaran untuk masa depan yg lebih baik. Harapan Anda membuat diri Anda merasa tertantang, dan tantangan semacam ini juga layak juga disebut sebagai masalah. c. Memahami masalah Beberapa tahun yang lalu, sebuah perusahaan yang berlokasi di New York City, sebuah pencakar langit menghadapi sebuah problem besar. Orang-orang dalam bangunan tersebut terus menerus mengeluh mengenai elevator yang bergerak lambat. Beberapa konsultan didatangkan tetapi keluhan bertambah.Ketika orang-orang mengancam untuk ke luar, rencana disusun untuk menambah elevator baru yang luar biasa mahal, Sebelum dimulai rekonstruksi, seseorang memutuskan untuk menambah kaca-kaca di lobi berikutnya pada elevator. Keluhan berhenti. Rupanya orang yang menyelesaikan problem tidak memahami problem. Kenyataannya, problem sesungguhnya tidak pada kecepatan elevator, tetapi kejemuan menunggu mereka tiba.(Thomas,1989) Ahli psikologi mengadakan penelitian kecil tentang bagaimana orang mencoba untuk memahami problem( Gilhoolly. 1996, Mayer & Hegarty,1990). Mari kita pertimbangkan beberapa topik hingga kita memiliki informasi: (1) Syarat memahami masalah 10
  11. 11. (2) Memperhatikan informasi penting (3) Metode menampilkan/representasi masalah (4) Kondisi yang terkondisikan : pentingnya konteks d. Syarat – syarat memahami masalah Dalam penelitian problem solving, kalimat memahami berarti anda membangun representasi internal dari problem. Greeno (1977, 1991) tujuannya ada tiga yaitu : koherensi, korespondensi dan hubungannya dengan latar belakang pengetahuan sebelumnya. 1. Koherensi adalah pola yang berhubungan sehingga semua bagian masuk di akal. Contoh: batang pohon merupakan sedotan bagi daun dan cabang yang haus 2. Korespondensi adalah menilai masalah dibutuhkan korespondensi yang dekat antara gambaran internal dengan bahan/materi yang dipelajari. Contoh seorang ibu memberikan resep membuat yogurt, di dalamnya terdapat kalimat yogurt disimpan di dalam selimut yang hangat, Padahal yang dimaksud ibu tersebut yogurt disimpan di dalam container/ wadah. 3. Hubungan dengan latar belakang pengetahuan sebelumnya. Contoh Seseorang yang ikut kursus bahasa tingkat advance padahal ia sebelumnya tidak memiliki latar belakang pengetahuan tentang bahasa. 11
  12. 12. e. Memperhatikan informasi yang penting Untuk mengerti suatu masalah,anda harus memutuskan informasi mana yang paling relevan untuk dipecahkan dan kemudian melaksanakannya. Perhatikan, bahwa satu tugas kognitif-pemecahan masalah-tergantung pada aktifitas kognitif lainnya seperti atensi, memori, dan pengambilan keputusan. Ini adalah contoh lain dari keterkaitan ( interrelatidness) dari proses-proses kognitif kita. Cobalah demontrasi sebelum anda membaca lebih jauh. Atensi penting dalam memahami masalah karena atensi itu terbatas, dan pemikiran-pemikiran yang banyak dapat membagi atensi (Bruning et.al., 1999) misalnya Bransford dan Stein (1984) memberikan ‘ masalah cerita’ aljabar pada sekelompok mahasiswa. Anda ingat masalah ini- satu masalah khas yaitu seseorang mungkin bertanya tentang perjalanan kereta api dalam satu arah dan sebuah mobil berjalan ke arah yang berlawanan. Pada studi ini siswa diminta untuk mencatat pikiran- pikiran mereka dan perasaan mereka saat mereka mengamati masalah. Banyak siswa memberikan reaksi negatif yang spontan terhadap masalah, seperti ‘oh tidak , ini adalah masalah kata-kata matematis- aku benci hal- hal seperti ini ‘. Pemikiran ini sering muncul selama 5 menit ‘alloted the task ‘. Jelasnya masalah tersebut memecah atensi siswa dari tugas sentral pemecahan masalah. Dalam literatur lain yang sering kami berikan kedalam training “Problem Solving & Decision Making”, menemukan adanya beberapa sumber munculnya masalah, yaitu baik dari diri sendiri, rekan kerja, atasan dan atau pihak customer. Dan masing-masing pihak ini juga memberikan porsi yang cukup signifikan (lihat gambar no.1). 12
  13. 13. MASALAH (KEJADIAN/HASIL YANG MENYIMPANG DARI STANDAR) • MASALAH YANG TIMBUL BERULANG-ULANG/SUDAH LAMA • YANG TENDENSINYA MENYIMPANG DARI TARGET/PLANNING • HASIL YANG BERFLUKTUATIF BESAR • SEHUBUNGAN DENGAN PRODUK BARU • DARI PROSES DEPAN • DARI PASAR • TARGET TAHUNAN • ACTIVITY PLAN • HAL-HAL YANG URGEN DIAMBIL PRIORITAS THEMA AKTIFITAS DARI TEMPAT KERJA SENDIRI DARI CUSTOMER DARI ATASAN QUALITY COST SAFETY MORALEDELIVERY MAINTENANCE PRODUCTIVITY BankBank MasalahMasalah Sedangkan masalah-masalah yang selama ini dipersepsikan oleh orang pada umumnya hanyalah merupakan “GEJALA MASALAH” saja yang belum tentu merupakan masalah sesungguhnya. Hasil riset dari Harvard Business Review menunjukkan bahwa hanya 20% saja masalah terlihat, namun 80% tidak terlihat. Layaknya Gunung Es, dimana es terlihat sangat kecil, namun ketika kita melihat dibawah laut, ternyata sangatlah besar. Sebagaimana terlihat pada gambar no. 2 dibawah ini. 13
  14. 14. Gunung Es MasalahGunung Es Masalah Gejala Akar Penyebab Seberapa besarnya pun suatu masalah, hanya 20% dapat terlihat, 80% lainnya tidak dapat terlihat karena tersembunyi. Oleh karena itu, untuk mendapatkan Akar Penyebab Masalah kita perlu melakukan Root Cause Analysis, sebagaimana pada Ilustrasi detail dalam gambar berikut ini. Contoh: Gunung Es MasalahContoh: Gunung Es Masalah Suasana kerja tidak menyenangkan Cuek / acuh tak acuh Kuat nya tarikan Conflict of int erest Motivasi pegawai rendah Ket akutan kehilangan pekerjaan I nformasi atau issue yang salah t entang rest rukturisasi SDM Desas desus dari orang dalam Tingkat kinerja rendah Gejala Akar Penyebab RootCauseAnalysis 14
  15. 15. Tehnik Pemecahan Masalah 5M Fishbone & 5Why Belajar dari banyaknya perusahaan dan manajer yang gagal dalam mengambil keputusan yang tepat untuk pemecahan masalah mereka, sehingga masalah tersebut berulang kali muncul kembali. Ada sebuah tehnik pengambilan keputusan yang efektif yang diawali dengan pemecahan terhadap akar masalah, yang disebut Tehnik Pemecahan Masalah 5M Fishbone & 5Why. Dimana ilustrasi tehnik ini seperti pada gambar berikut ini. TEHNIK PEMECAHAN MASALAH 5M FISHBONE & 5 WHY DIMANA ? Tanggappan Awal Masalah Lacak balik menggunakan 5 M Fishbone APA MASALAH SESUNGGUHNYA? Mslh Penyebab langsung Penyebab lanjutan Penyebab lanjutan Penyebab lanjutan AKAR PENYEBAB 5 Why PENANGGULANGAN ATAS AKAR PENYEBAB MASALAH PoC Penjelasan : • 5M Fishbone : Menggali sumber masalah sesungguhnya melalui 5 perspetif M, yaitu Man (Sumber Daya Manusia), Methode (Cara / prosedur yang dilakukan), Material (Bahan & informasi yang digunakan), Machine (alat / 15
  16. 16. teknologi yang digunakan) dan Market (pihak “pasar”/ konsumen / pihak diluar diri organisasi) • 5 Why : Menggali akar penyebab masalah dengan melakukan pertanyaan “Mengapa” sebanyak kurang lebih 5 kali. Ada beberapa ciri yang menunjukkan bila kita sudah menemukan akar penyebab masalah, antara lain : 1. Dapatkah anda mencegah terulangnya masalah yang sama dengan menentukan penyebabnya? 2. Apakah penyebab ini merupakan permulaan rantai dari peristiwa yang membimbing anda pada masalahnya? 3. Apakah penyebab ini berkaitan pada masalah dengan hubungan sebab/akibat yang didasarkan pada kenyataan? (apakah lulus permeriksaan “lebih lanjut?”) 4. Bila anda melanjutkan pada pertanyaan Mengapa? Akankah anda menemukan penyebab lainnya? Dengan tehnik tersebutlah, akhirnya kita mendapatkan banyak informasi mengenai banyaknya penyebab timbulnya masalah dari perspektif 5M tersebut. Dan 16
  17. 17. kita pun dapat “mengambil keputusan” yang lebih efektif lagi, karena hanya memilih solusi untuk penanggulangan terhadap akar penyebab masalah . BAB III PENUTUP a. Kesimpulan 17
  18. 18. Berdasarkan pembahasan dapat disimpulkan bahwa dalam pengambilan keputusan melalui pemecahan masalah yang efektif, diperlukan teknik atau cara – cara dalam tiap tahapan yaitu memahami masalah hingga akar penyebab masalah dan mengetahui atas informasi penting yang berkaitan dengan masalah tersebut, sehingga dapat memecahkan masalah secara cepat dan tepat (Pemecahan masalah secara efektif) pada akar penyebab masalah tersebut. Sehingga pengambilan keputusan yang dilakukan merupakan benar-benar efektif. b. Saran 1. Mengingat perlunya pengambilan keputusan melalui pemecahan masalah yang cepat dan tepat di dalam manajemen perusahaan, maka perlu diketahui tentang informasi yang sebanyak- banyaknya tentang cara – cara memecahkan masalah yakni terlebih dahulu memahami akar masalah tersebut. 2. Perlunya pengumpulan data yang lengkap dan akurat serta pengelolaan Knowledge Management yang integratif sebagai sumber informasi dalam pengambilan keputusan melalui pemecahan akar masalah. 18
  19. 19. DAFTAR PUSTAKA Purnomo, Yudi. Modul Pelatihan : Gemba Problem Solving. Tidak diterbitkan, Jakarta, 2005. Sagita, Ranis. Makalah : Pemecahan Masalah Seorang Manager. Tidak diterbitkan, Jakarta, 2008. Soleh, M. Modul Pelatihan : Policy Deployment & Problem Solving. Tidak diterbitkan, Jakarta, 2008.  Internet, Google dalam website : http://pendidikansains.blogspot.com/2008/03/problem-solving- pemecahan-masalah.html, Blog Panji  Internet, Google dalam website : http://bloomlaboratory.com/definisi-masalah-dan-sasaran-dalam- pemecahan-masalah-problem-solving.html, Guntar Ahmad. 19

×