プロジェクト管理ツールの使い方〜チームワークのための運用

プロジェクト管理
ツールの使い方
コミュニケーション指向のタスク管理

アジェンダ

• なぜプロジェクト管理ツールを使うの
か？

• デモ
• タスクのライフサイクルについての説
明・話し合い

なぜプロジェクト管理ツー
ルを使うのか？
• タスクを忘れない！
• 今やるべきタスクを選択して集中する
• プロジェクト全体を見通す
• チームのメンバーとコミュニケーショ
ンをとる

タスクを忘れない

• 一つの決まった場所にタスクを集める
• メールから登録
• 会議で決まったタスクの入力

選択と集中
• 全てのタスクを把握したら、タスクにプラオ
リティをつける。
• 大抵は、チームの都合によってプライオリ
ティは自動的に決まる。
• 締め切りの設定。
• プライオリティと締め切りから、いまやるべ
き事が分かる。
• → 集中する

プロジェクトを見通す

• 全体としてどういうタスクがあるの
か？

• どういう順番で、いつまでに個々のタ
スクが完了する必要があるか？(依存関
係)

• 誰がどのタスクをやっているのか？

コミュニケーション

• 誰がどのタスクをやっているのか？
• 自分のタスクがどのような進捗状況か
を知らせる。

• 作業についての質問や決定事項をコメ
ントでシェアする。

ツールチェックポイント
• 入力の容易さ

• タスクのグルーピングの仕方

• コミュニケーション機能

• フィード機能

• 外部アプリ連携

• カレンダー

• メール

• 外部の著者・ライター管理

デモ
• Asana

• とにかく早い

• 「見出し」でタスクの整理

• Basecamp

• メールアーカイブ

• 振り返り機能

• Flow

• とっつきやすい

• APIが無い。振り返り系の機能がない。

タスクのライフサイ
クル

タスクの追加・アサイン
• 全体会議で決定
• 現場レベルでの「これお願い」
• 口頭やメールはNG。必ずタスク化する。
• 各自で追加するタスク
• 自動で追加
• メールでの仕事の問い合わせ
• ユーザーからの問い合わせ

タスクの切り方
• 一人の人が、１日以内で終わるくらい
を目処にタスクに分解する。
• 大きすぎると進捗が把握しづらい。
• 小さすぎると管理が面倒。
• マイルストーンを設定して、タスクをグ
ルーピングする。
• 全体のフローが分かりやすい事を意識

ゴール設定
• 「何をするか？」ではなくて「何を達
成するか？」に着目する。
• 「何をするか？」の解釈は人によっ
て異なる。
• 作業ではなくてゴールが重要。
• タスク設定時に、成果物を具体的に定
義する。ここは依頼者の責任。

作業中
• コメント欄で状態をアップデートする
• 「作業開始しました」「中断してます」
「80%完了しました」など
• これが日報の代わりになる
• 質問や追加の情報などもここに
• Inbox機能やフィード・タイムライン機能で、
他の人がやっている作業をチェックする。

作業が終わったら

• 完了をマークする(楽しい瞬間)
• 申し送りがあれば、コメント欄に書
く。

他のメンバーの作業の把握

• フィード機能などでの、全体の把握。
• デイリーメールでのサマリー。

ルール
• タスクは全て管理ツールに載せる。
• ツールに載って無いタスクはやらな
くていいし、やってはいけない。

• タスクにコメントして、状況を逐次
アップデートする。

• タスクが終わったら完了をマークす
る。←超重要

プロジェクト管理ツールは、作業を把
握する手段であると同時に、チームメ
ンバーとのコミュニケーションの手段
でもあります。

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