Cabang

SK Direksi :
Tanggal berlaku :
Tanggal revisi : -
Halaman : 1/16

Standar Operasi Prosedur

Kantor Cabang/Perwakilan (KCP)

PERATURAN

1. Peraturan ini mengatur tentang ketentuan dan tata cara yang harus dilaksanakan dalam
memasarkan produk-produk perusahaan, serta dalam mengelola penerimaan dan
pengeluaran dana di Kantor Cabang dan Kantor Perwakilan (KCP).

2. Di dalam memasarkan produk-produk perusahaan baik langsung kepada Calon
Tertanggung/Principal maupun melalui jasa perantara, seperti Agen dan Broker, KCP
harus benar-benar memperhatikan peraturan pemerintah, peraturan dewan/asosiasi
yang mengatur industri perasuransian, peraturan perusahaan, dan kebijakan Direksi.

2.1. KCP harus mengetahui dengan jelas tentang track record dari Calon Agen dan
Calon Broker sebelum menggunakan jasa mereka, dan harus segera
membatalkan Perjanjian Kerjasama (PKS) dengan Agen/Broker yang melakukan
pelanggaran yang bersifat major.

2.2. Analisa terhadap resiko finansil, resiko yuridis, dan resiko image, harus
diperhatikan khususnya terhadap pertanggungan fakultatif Marine Cargo dan
Surety Bond sebab kedua pertanggungan ini mengandung nilai pertanggungan
yang cukup besar, dan tunggakan Piutang Preminya hanya dapat
dihapusbukukan sehingga akan mempengaruhi Neraca dan Laporan Rugi Laba
perusahaan.

2.3. KCP harus disiplin melakukan proses seleksi penerimaan risiko : Formulir SPPA
(Surat Permohonan Penutupan Asuransi) harus diisi dengan lengkap dan benar;
Wawancara dan Survey Resiko dilakukan untuk lebih mengetahui resiko yang
akan dihadapi perusahaan sehingga prasyarat dan syarat yang memadai dapat
diberlakukan.

2.4. Term and Condition (T/C) yang telah digariskan oleh perusahaan khususnya yang
bersifat major wajib dipatuhi, seperti : minimum rate, minimum Premi, dan umur
maksimum alat angkut yang digunakan (untuk Marine Cargo adalah 25 tahun).

SK Direksi :
Tanggal berlaku :
Tanggal revisi : -
Halaman : 2/16



PERATURAN

2.5. Penyimpangan dari T/C yang bersifat major hanya dapat dilakukan setelah
mendapat persetujuan tertulis dari Direksi.

3. Data-data dan dokumen untuk penutupan asuransi harus lengkap dan benar.

3.1. Minimal dokumen yang harus diperoleh untuk penutupan asuransi Kendaraan
Bermotor adalah asli Surat Permohonan Penutupan Asuransi (SPPA), copy STNK,
copy KTP pengemudi, dan perincian data kendaraan yang akan
dipertanggungkan.

3.2. Dokumen untuk penutupan asuransi Property minimal adalah asli SPPA, copy
KTP Tertanggung, rincian harta benda/kepentingan yang akan dipertanggungkan,
alamat objek pertanggungan, kondisi resiko di sekitar objek pertanggungan.

3.3. Dokumen untuk penutupan asuransi Marine Cargo minimal adalah asli SPPA,
copy Resi Pengiriman dari perusahaan ekspedisi atas objek yang akan
dipertanggungkan; rincian data pengangkutan yang akan digunakan, seperti:
nama, klasifikasi, dan umur.

3.4. Minimal dokumen untuk penutupan Surety Bond adalah asli Surat Permohonan
Penerbitan Surety Bond (SPPSB), copy KTP, copy pengalaman kerja, Company
Profile, Laporan Keuangan, Rekening Koran, dan Indemnity Agreement dari
Principal, serta copy dokumen pendukung Bonding berupa Undangan Mengikuti
Tender (untuk Bid Bond), SPK/Pruchase Order (untuk Performance Bond),

Kontrak Pekerjaan (untuk Advance Payment Bond), dan Berita Acara Serah
Terima Pekerjaan (untuk Maintenance Bond).

4. Batas waktu pelunasan Piutang Premi adalah 14 hari kalender sejak berlakunya Polis.

SK Direksi :
Tanggal berlaku :
Tanggal revisi : -
Halaman : 3/16



PERATURAN

5. Kantor Cabang berwenang menyetujui permohonan penutupan pertanggungan dan
penerbitan jaminan sebatas limit approval yang ada padanya; menandatangani Polis
General; membuat data outstanding Hutang dan Piutang Premi; membuat Surat
Penagihan dan melakukan penagihan; dan membatalkan Polis General (kecuali Marine
Cargo).

6. Kantor Perwakilan hanya berwenang membuat data outstanding Hutang dan Piutang
Premi; membuat Surat Penagihan dan melakukan penagihan namun tidak memiliki
kewenangan untuk menyetujui permohonan penerbitan jaminan, penutupan
pertanggungan, dan membatalkan polis.

7. KCP wajib melakukan rekonsiliasi Hutang dan Piutang Premi dengan Kantor Pusat,
dengan Broker (untuk Leasing Kendaraan Bermotor), dan dengan Reasuradur (untuk
Reasuransi Inward dan Outward).

8. Setiap KCP mempunyai Rekening Penampungan Premi pada Bank di lokasinya masing –
masing.

8.1. Rekening Penampungan Premi dibuka oleh Direksi.

8.2. Rekening Penampungan Premi berfungsi untuk menampung setiap pembayaran
Premi (tunai atau transfer).

8.3. Penarikan dana dan pemindahbukuan dari Rekening Penampungan Premi ke
Rekening Operasional Kantor Pusat hanya dapat dilakukan oleh Direksi.

8.4. Penarikan dana dan pemindahbukuan dilakukan untuk membiayai operasional
perusahaan.

SK Direksi :
Tanggal berlaku :
Tanggal revisi : -
Halaman : 4/16



PERATURAN

8.5. Yang berhak menutup Rekening Penampungan Premi adalah Direksi.

9. KCP mengajukan Internal Memo atau Surat Pernyataan bermaterai cukup kepada
Direktur Marketing untuk mendapatkan persetujuan pembayaran Komisi Agen (melalui
Internal Memo) atau Kelebihan Pembayaran Premi (melalui Surat Pernyataan).

10. Setiap penerimaan uang harus disetorkan seutuhnya ke perusahaan pada hari yang
sama dengan waktu penerimaan uang tersebut.

10.1. Penerimaan uang yang berasal dari pembayaran Premi disetorkan ke Rekening
Penampungan Premi KCP.

10.2. Penerimaan uang yang bukan berasal dari pembayaran Premi disetorkan ke
Rekening Operasional Kantor Pusat.

10.3. Apabila penyetoran uang tidak dapat dilakukan karena Kas Bank telah tutup atau
uang tersebut diterima setelah berakhirnya waktu kerja maka penyetoran harus
dilakukan pada hari kerja berikutnya.

11. Setiap karyawan perusahaan dilarang menyalahgunakan uang Premi yang menjadi hak
perusahaan.

11.1. Penyalahgunaan uang Premi adalah menggunakan uang Premi untuk
kepentingan operasional KCP atau untuk kepentingan pribadi; atau menahan/
menunda penyetoran uang Premi ke Rekening Penampungan Premi KCP bukan
karena Kas Bank telah tutup atau karena Premi diterima diluar waktu kerja.

SK Direksi :
Tanggal berlaku :
Tanggal revisi : -
Halaman : 5/16



PERATURAN

11.2. Perusahaan akan menerapkan tindakan hukum terhadap karyawan yang
menyalahgunakan uang Premi sesuai dengan Undang Undang No.2 tahun 1992
tentang Usaha Perasuransian Bab XI pasal 21 ayat 2, atau melakukan tuntutan
perdata, tuntutan pidana, atau tuntutan perdata dan pidana sesuai peraturan
yang berlaku.

12. Setiap penyetoran Premi ke Rekening Penampungan Premi harus dilaporkan kepada
Bagian Penagihan Kantor Pusat melalui surat, fax, atau email dengan melampirkan
rincian pembayaran, dan nomor Polis yang dibayar Preminya.

13. Input pelunasan Piutang Premi dilakukan oleh Bagian Keuangan Kantor Pusat .

14. Setiap KCP mempunyai Rekening Operasional pada Bank di lokasinya masing – masing

14.1. Rekening Operasional dibuka oleh Direksi.

14.2. Rekening Operasional berfungsi untuk menampung setiap pengiriman uang
operasional dari Kantor Pusat kepada KCP.

14.3. Yang berwenang melakukan penarikan dana dari rekening ini adalah Direksi atau
Kepala KCP dengan satu orang dari Bagian Administrasi Keuangan KCP yang telah
disetujui/diberi kuasa oleh Direksi.

14.4. Yang berhak menutup Rekening Operasional adalah Direksi.

SK Direksi :
Tanggal berlaku :
Tanggal revisi : -
Halaman : 6/16



PERATURAN

15. Apabila Tertanggung meninggal dunia, atau tidak mau membayar Premi, atau objek
yang dipertanggungkan telah dipertanggungkan kepada perusahaan pertanggungan lain,
atau terdapat tunggakan Premi telah melewati 60 (enam puluh) hari kalender dari
tanggal jatuh tempo pembayaran premi dan setelah dipastikan bahwa tunggakan
tersebut tidak mungkin tertagih lagi maka paling lambat dalam 7 (tujuh) hari kalender
berikutnya, Pemimpin Cabang harus membatalkan Polis.

15.1. Marketing terkait wajib menarik Polis asli dan meminta Tertanggung untuk
membayar Premi secara pro rata. Premi yang tidak dibayar Tertanggung menjadi
tanggung jawab Marketing terkait.

15.2. Tunggakan Premi yang tidak dilunasi Tertanggung sampai dengan pembatalan
Polis, menjadi tanggungjawab Marketing terkait.

16. Berdasarkan saran dari Bagian Penagihan untuk menghapusbuku tunggakan Premi
pertanggungan Marine Cargo dan Surety Bond maka paling lambat dalam 7 (tujuh) hari
kalender berikutnya, Pemimpin Cabang harus mengajukan Surat Permohonan
Penghapusbukuan Piutang Premi kepada Direksi melalui Manager Keuangan Kantor

Pusat, dengan melampirkan : copy surat-surat penagihan yang pernah dikirimkan
kepada Tertanggung, Surat Pernyataan dari Tertanggung yang menyatakan tidak
membayar Premi, Polis asli yang telah ditarik, Surat Kronologi penagihan piutang diatas
materai yang ditandatangani oleh Pemimpin Cabang.

16.1. Permohonan penghapusbukuan ini diajukan tanpa menunggu surat dari
Manager Keuangan Kantor Pusat untuk melakukan penghapusbukuan.

16.2. Input penghapusbukuan Piutang Premi dilakukan oleh Bagian Keuangan Kantor
Pusat.

16.3. Permohonan penghapusbukuan Piutang Premi yang ditolak Direksi maka
Tunggakan Piutang Premi tersebut menjadi beban Marketing terkait.

SK Direksi :
Tanggal berlaku :
Tanggal revisi : -
Halaman : 7/16



PERATURAN

REKANAN/AGEN SURETY BOND (BONDING)

1. Agen perusahaan adalah Rekanan yang memiliki Perjanjian Kerjasama (PKS) dengan
perusahaan untuk memasarkan produk-produk Jaminan (Surety Bond) yang diterbitkan
perusahaan.

2. Dokumen untuk memproses permohonan menjadi Agen adalah Surat Permohonan
Kerjasama, dan Company Profile berupa : copy KTP perorangan atau copy KTP pengurus
perusahaan (apabila badan hukum), Surat Domisili Perusahaan, NPWP, TDP, SIUP,
Pengalaman Kerja, sertifikat keagenan, dan Akte Pendirian perusahaan (apabila badan
hukum).

3. Semua dokumen tersebut harus diteliti sebelum dibuat draft Perjanjian Kerjasama (PKS).

4. Pemimpin Cabang/Manager Marketing memiliki kewenangan menyetujui permohonan
untuk menjadi Rekanan/Agen resmi perusahaan.

5. Pejabat yang berwenang menandatangani PKS adalah Direktur Marketing bersama
dengan Pemimpin Cabang atau Manager Marketing terkait.

6. Setiap Agen perusahaan diberikan ‘Batas Maksimal nilai jaminan yang dapat dipasarkan’
sebagai panduan baginya di dalam memasarkan produk Bonding.

PERMOHONAN BLANKO BONDING

1. Setiap permohonan blanko Bonding harus melampirkan status pemakaian blanko dalam
3 (tiga) bulan terakhir permintaan.

2. Permohonan blanko Bonding tidak akan dilayani apabila pembayaran Premi atas
sertifikat Bonding yang telah dipasarkan, belum diterima perusahaan.

SK Direksi :
Tanggal berlaku :
Tanggal revisi : -
Halaman : 8/16



PERATURAN

3. Ketika mengajukan permohonan blanko Bonding, saldo blanko Bonding dalam 3 (tiga)
bulan terakhir permintaan maksimal sebanyak 25% dari jumlah yang telah dikirim.
Apabila saldo blanko lebih dari 25% maka permintaan blanko harus mendapatkan
persetujuan dari Direksi.

4. MS harus memeriksa permohonan blanko dan status pemakaian blanko, dan membuat
rekap pemakaian blanko.

5. Permohonan blanko, status pemakaian blanko, dan rekap pemakaian blanko diserahkan
kepada Bagian Teknik Kantor Pusat untuk proses permohonan blanko Bonding.

6. Biaya Materai blanko Bonding menjadi beban Principal atau Agen.

7. Nomor register blanko Bonding harus dicatat pada Stock Card sebelum diserahkan
kepada Principal atau Agen.

8. Untuk Agen Baru, tidak perlu menyerahkan status pemakaian blanko atau membayar
Premi lebih dahulu ketika mengajukan permohonan blanko Bonding untuk pertama
kalinya.

PENERBITAN POLIS BONDING

1. Jaminan yang diperkenankan untuk diterbitkan adalah Bid Bond, Performance Bond,
Advance Payment Bond, dan Maintenance Bond.

2. Pemimpin Cabang/Marketing Manager memiliki kewenangan untuk menyetujui
penerbitan polis Bonding sesuai dengan batas kewenangan (approval limit) yang
diberikan perusahaan.

3. Agen harus meminta persetujuan dari perusahaan untuk menerbitkan Polis Bonding
yang nilai jaminannya melebihi ‘Batas Maksimal nilai jaminan yang dapat dipasarkan’.

SK Direksi :
Tanggal berlaku :
Tanggal revisi : -
Halaman : 9/16



PERATURAN

3.1. Permohonan penerbitan Polis Bonding dapat disampaikan melalui surat, fax,
atau email.

3.2. Setiap permohonan untuk menerbitkan Polis Bonding harus melampirkan
dokumen-dokumen pendukung yang lengkap sebagai dasar analisa bagi
perusahaan untuk memberikan persetujuan.

3.3. Agen harus mencatat dengan lengkap pada Laporan Produksi, setiap Polis
Bonding yang telah diterbitkan, dan blanko polis yang rusak/gagal.

3.4. Blanko polis yang rusak/gagal, copy Polis Bonding yang telah diterbitkan, serta
dokumen-dokumen Principal, dan dokumen pendukung penerbitan Polis harus
disimpan.

4. Kantor Cabang wajib meneruskan permohonan persetujuan ke Kantor Pusat atas setiap
permohonan penerbitan Polis Bonding yang nilai jaminannya melebihi batas
kewenangan Pemimpin Cabang/Marketing Manager.

PELAPORAN PRODUKSI BONDING

1. Setiap bulan Agen harus menyerahkan kepada MS : Laporan Produksi, blanko Bonding
yang rusak/gagal (jika ada), copy Polis Bonding yang telah diterbitkan, serta dokumen-
dokumen Principal, dan dokumen pendukung penerbitan Polis.

2. Laporan Produksi berisi : no.register blanko, no.sertifikat/Polis, nama Principal, nama
Obligee, nama pekerjaan, no.dokumen tender, nilai jaminan, periode awal dan periode
akhir jaminan, currency, rate, premi, komisi, PPh, net premi, dan keterangan lainnya.

3. MS harus memeriksa kelengkapan dan kebenaran pengisian Laporan Produksi :
pemakaian blanko Bonding; perhitungan dan pembayaran Premi Bonding yang telah
diterbitkan; jumlah blanko yang gagal/rusak; jumlah saldo blanko.

SK Direksi :
Tanggal berlaku :
Tanggal revisi : -
Halaman : 10/16



PERATURAN

4. Apabila ada penerbitan Polis Bonding yang nilai jaminannya melebihi ‘Batas Maksimal
nilai jaminan yang dapat dipasarkan’ maka mesti ada persetujuan dari perusahaan atas
penerbitan Polis tersebut.

5. MS menginput data produksi setiap Agen kedalam system : Insured : nama
Agen/Broker; TSI : total nilai jaminan per jenis jaminan; Premi : total premi per jenis
jaminan; Rate : total Premi dibagi total Nilai Jaminan; Komisi : total Komisi dibagi total
Premi; Periode: periode pelaporan Agen/Broker; dan keterangan lainnya.

6. Buat copy data produksi dan kirimkan bersama dengan Laporan Produksi kepada Bagian
Teknik Kantor Pusat sebelum tanggal 20.

LAPORAN KLAIM

1. Laporan Klaim diperoleh dari Tertanggung/wakilnya, atau Obligee, atau Broker, atau
Leader co-insurance, atau Fakultatif Inward secara tertulis melalui surat, email, atau fax.

2. Tenggat waktu pelaporan Klaim paling lambat 5 (lima) hari kalender untuk asuransi
Kendaraan Bermotor, dan 7 (tujuh) hari kalender untuk asuransi Properti terhitung sejak
kerugian terjadi.

3. Setiap Laporan Klaim harus dicatat dan di verifikasi : Apakah Premi telah dibayar, dan
telah efektif masuk ke Rekening Penampungan Premi; Apakah masa pertanggungan
masih efektif; Apakah objek yang dilaporkan klaimnya adalah objek yang
dipertanggungkan.

4. Perusahaan tidak akan membayar klaim apabila pada waktu kerugian terjadi,
pembayaran Preminya belum efektif masuk ke Rekening Penampungan Premi.

SK Direksi :
Tanggal berlaku :
Tanggal revisi : -
Halaman : 11/16



PERATURAN

5. Berdasarkan Laporan Klaim yang diterima, Bagian Klaim Cabang membuat Laporan
Pendahuluan Klaim.

6. Laporan Pendahuluan Klaim dengan lampiran Laporan Klaim dari Tertanggung/Obligee
harus dikirimkan kepada Bagian Klaim Kantor Pusat, paling lambat 7 (tujuh) hari
kalender sejak kerugian terjadi. Pengiriman laporan dapat dilakukan melalui surat,
email, atau fax.

SURVEY KLAIM

1. Survey wajib dilakukan segera setelah menerima Laporan Klaim terhadap semua klaim,
baik terhadap Tempat Kejadian Perkara (TKP) dan/atau objek yang diklaim maupun
terhadap Tertanggung atau Principal dan Obligee.

2. Bagian Klaim Cabang berkoordinasi dengan Bagian Klaim Kantor Pusat dalam melakukan
survey.

3. Survey dilakukan untuk mengetahui kebenaran Laporan Klaim, penyebab terjadinya
kerugian dan jumlah kerugian dengan cara mengumpulkan sebanyak mungkin informasi,
data, dan dokumen yang terkait dengan objek yang diklaim.

4. Survey dilakukan dengan cara melakukan wawancara terhadap Tertanggung, atau
Obligee, Principal, keluarga, para karyawan Principal, saksi/masyarakat disekitar TKP,
pihak berwenang; mengambil foto lokasi dimana kerugian terjadi; foto secara rinci objek
yang mengalami kerugian; apabila klaim kendaraan bermotor, mengambil (dengan cara
menggesek) bukti cek fisik kendaraan berupa nomor rangka dan nomor mesin
kendaraan; dan hal-hal lain yang dianggap perlu untuk mendapatkan hasil penyelidikan
yang akurat.

SK Direksi :
Tanggal berlaku :
Tanggal revisi : -
Halaman : 12/16



PERATURAN

5. Data kerusakan fisik objek yang diklaim dicatat pada formulir Lembar Hasil Survey

6. Hasil survey yang telah dilakukan beserta dengan rekomendasi apakah klaim dinyatakan
claimable atau unclaimable dicatat pada Survey Report.

DOKUMEN PENGAJUAN KLAIM

1. Dokumen Pengajuan Klaim untuk Partial Loss Motor Vehicle : asli form klaim; copy
Polis; copy STNK; copy SIM; verifikasi pembayaran Premi; SPK; foto kendaraan yang
mengalami kerugian; asli estimasi biaya perbaikan oleh Bengkel; asli kuitansi Bengkel;
Preliminary Loss Advice (PLA); dan Definite Loss Advice (DLA). Jika ada tuntutan ganti
rugi dari Pihak Ke-3 maka diperlukan tambahan dokumen : Surat Kepolisian; copy STNK
dan copy SIM (Pihak Ke-3); surat tuntutan ganti rugi; dan surat pernyataan (diatas
materai) dari TPL (Tanggungjawab Pihak Lain) jika kendaraan tersebut tidak
diasuransikan.

2. Dokumen Pengajuan Klaim untuk Total Loss Motor Vehicle : asli form klaim; asli Polis;
asli STNK; asli BPKB; copy KTP (nama sesuai STNK); copy SIM; verifikasi pembayaran
Premi; foto TKP (Tempat Kejadian Perkara) atau foto kendaraan; asli faktur kendaraan;
asli kuitansi kosong 3 (tiga) lembar yang telah ditandatangani, 1 (satu) lembar
ditandatangani diatas materai sesuai nama pada STNK; verifikasi pembayaran Premi;
kunci kontak atau duplikat; surat konfirmasi ganti rugi ke Tertanggung; Surat Kepolisian;
surat blokir STNK; surat pernyataan (Subrogation Letter); PLA; dan DLA.

SK Direksi :
Tanggal berlaku :
Tanggal revisi : -
Halaman : 13/16



PERATURAN

3. Dokumen Pengajuan Klaim untuk Marine Cargo : asli form klaim; asli Polis; verifikasi
pembayaran Premi; asli faktur pengiriman barang; asli surat konosemen barang

dan/atau perjanjian pengangkutan lainnya; daftar barang; bukti penerimaan dan catatan
berat barang di tempat tujuan; dan dokumen terkait lainnya.

4. Dokumen Pengajuan Klaim untuk Surety Bond : asli form klaim; asli Polis Bonding; asli
dokumen pendukung Surety Bond; verifikasi pembayaran Premi; surat menyurat antara
Obligee dan Principal sehubungan wanprestasi Principal; dan dokumen terkait lainnya.

PENYELESAIAN KLAIM

1. Kantor Cabang mengirimkan Laporan Lengkap Klaim kepada Manager Klaim di Kantor
Pusat. Laporan Lengkap Klaim meliputi : Survey Report, dan Dokumen Pengajuan Klaim.

2. Untuk klaim Partial Loss, perbaikan kendaraan yang diklaim dilakukan di Bengkel
rekanan namun apabila di lokasi Tertanggung tidak ada Bengkel rekanan, perbaikan
kendaraan diserahkan kepada Bengkel yang direkomendasikan oleh Tertanggung.

2.1. Perbaikan kendaraan dilakukan apabila Surat Perintah Kerja (SPK) dari Manager
Klaim telah diterima oleh KCP.

2.2. Sebelum perbaikan dilakukan, Bagian Klaim bernegosiasi dengan pihak Bengkel
tentang objek yang akan diperbaiki, ongkos perbaikan, dan harga spare parts.

2.3. Objek kendaraan yang diperbaiki adalah objek yang telah direkomendasikan oleh
Bagian Klaim untuk diperbaiki.

3. KCP mengajukan permohonan pembayaraan klaim kepada Bagian Keuangan Kantor
Pusat.

SK Direksi :
Tanggal berlaku :
Tanggal revisi : -
Halaman : 14/16



PERATURAN

3.1. Lampiran permohonan pembayaran klaim untuk Partial Loss adalah kuitansi
tagihan perbaikan kendaraan dari Bengkel.

3.2. Pembayaran klaim untuk Actual Total Loss, dan Constructive Total Loss langsung
kepada Tertanggung, dan untuk Partial Loss langsung kepada Bengkel.

4. KCP harus membantu kelancaran proses penyelesaian klaim, dan tidak diperkenankan
melakukan korespondensi yang bersifat teknis dengan Tertanggung/Obligee.

DOKUMEN-DOKUMEN YANG HARUS DIKIRIMKAN KCP

Dokumen dan data yang harus dikirimkan KCP kepada Bagian Keuangan Kantor Pusat setiap
bulan adalah :

1. Buku Manual Bank (asli) atas Rekening Operasional : mencatat semua transaksi
penerimaan uang dari Kantor Pusat dan penggunaan dana Operasional yang dilakukan
oleh KCP selama 1 (satu) bulan, dan dilengkapi dengan bukti transaksi (asli). Dikirimkan
sebagai dokumen pendukung pengajuan penggantian Biaya Operasional.

2. Buku Manual Bank (asli) atas Rekening Penampungan Premi : mencatat semua
penerimaan Premi dan perincian nomor Polis yang dibayar Preminya selama 1 (satu)
bulan. Kirim melalui email.

3. Laporan Outstanding Premi selama 1 (satu) bulan. Kirim melalui email.

SK Direksi :
Tanggal berlaku :
Tanggal revisi : -
Halaman : 15/16



PERATURAN

4. Daftar nama, alamat, dan nomor telepon Tertanggung, dan contact personnya. Kirim
melalui email.

5. Semua dokumen berupa : copy Polis biru beserta DN, dan CN nya, bukti transfer/setor
ke Bank, copy Polis yang dibatalkan beserta DN dan CN nya.

6. Rekap dan bukti transaksi (asli) pemakaian Petty Cash dan Biaya Entertaint selama 1
(satu) bulan sebagai dokumen pendukung pengajuan Petty Cash dan Biaya Entertaint.

7. Laporan Budget Biaya Operasional, khususnya untuk pembayaran Listrik, Telepon, dan
PAM, dikirimkan paling lambat setiap tanggal 10 (sepuluh).

8. Sebelum melakukan pengiriman dokumen, KCP wajib mencopy semua data dan
dokumen tersebut sebagai arsip KCP.

9. KCP dapat mengajukan permohonan kepada Direksi melalui Bagian Umum Kantor Pusat
untuk membeli sendiri barang inventaris KCP.

9.1. Permohonan ini harus dilengkapi dengan rincian barang yang akan dibeli, dan
perbandingan harga dari dua atau tiga supplier.

9.2. Apabila ada pembelian Asset atau pengadaan barang yang tidak mendapat
persetujuan dari Direksi maka pembelian tersebut menjadi beban dari Pemimpin
KCP.

SK Direksi :
Tanggal berlaku :
Tanggal revisi : -
Halaman : 16/16



PERATURAN

10. KCP mengajukan permohonan kepada Direksi melalui Bagian Umum Kantor Pusat, atas
Biaya Operasional (Listrik, Telepon, Fax, Air Minum, Keamanan, dll); Barang Cetakan
(Polis General, Polis Bonding, Brosur, Kartu Nama, Stempel, dll); Materai (untuk Polis
General, Polis Bonding, dan keperluan lainnya); Kendaraan Operasionil; Sewa Gedung
Kantor; dan keperluan kantor lainnya. Sebelum dikirimkan ke Kantor Pusat, semua
dokumen tersebut dicopy dan disimpan sebagai arsip KCP.

SK Direksi :
Tanggal berlaku :
Tanggal revisi : -
Halaman : 1/7



PROSEDUR

PERMOHONAN MENJADI AGEN SURETY BOND (BONDING)

1. Marketing Support (MS) menerima surat permohonan kerjasama dan Company Profile
dari calon Agen.

2. Periksa kebenaran pengisian data dan kelengkapan dokumen tersebut.

3. Serahkan semua data dan dokumen kepada Pemimpin Cabang/Manager Marketing
untuk proses persetujuan.

4. Untuk mengetahui kompetensi calon Agen, lakukan wawancara mengenai track record
calon Agen khususnya dalam marketing Bonding.

5. Apabila permohonan disetujui, buat draft Perjanjian Kerjasama (PKS) dalam 2 (dua)
rangkap masing-masing bermaterai cukup.

6. Serahkan kedua draft PKS tersebut agar ditandatangani oleh Direktur Marketing,
Pemimpin Cabang atau Manager Marketing, dan Calon Agen.

7. Serahkan 1 (satu) rangkap draft PKS dan ‘Batas Maksimal nilai jaminan yang dapat
dipasarkan’, kepada Agen.

8. Simpan 1 (satu) rangkap draft PKS sebagai arsip perusahaan.

9. Apabila permohonan ditolak, buat dan serahkan surat penolakan kepada calon Agen.

PERMOHONAN BLANKO POLIS BONDING

1. MS menerima permohonan blanko Bonding dengan lampiran status pemakaian blanko
dalam 3 (tiga) bulan terakhir dari Agen Existing.

SK Direksi :
Tanggal berlaku :
Tanggal revisi : -
Halaman : 2/7



PROSEDUR

2. Periksa : apakah Premi atas sertifikat Bonding yang telah dipasarkan, telah dibayar
kepada perusahaan; apakah saldo blanko Bonding dalam 3 (tiga) bulan terakhir
permintaan maksimal sebanyak 25% dari jumlah yang telah dikirim.

3. Buat rekap pemakaian blanko Bonding.

4. Serahkan permohonan, status pemakaian blanko, rekap pemakaian blanko, bukti
transfer dana materai Bonding kepada Bagian Teknik Kantor Pusat untuk proses
permohonan blanko Bonding.

5. Periksa jumlah blanko Bonding yang diterima dari Bagian Umum Kantor Pusat.

6. Catat pada Stock Card, semua nomor register blanko Bonding sebelum blanko Bonding
tersebut diserahkan kepada Agen.

7. Serahkan semua blanko Bonding kepada Agen Existing.

PERMOHONAN PENERBITAN POLIS BONDING

1. MS menerima permohonan penerbitan Polis Bonding dari Agen dengan lampiran : Surat
Permohonan Penerbitan Surety Bond (SPPSB), dan dokumen-dokumen dari Principal
seperti Company Profile, Laporan Keuangan, Rekening Koran, Indemnity Agreement,
dan dokumen pendukung Bonding.

2. Periksa kelengkapan pengisian SPPSB dan kebenaran dokumen-dokumen lampirannya.

3. Jika benar dan lengkap, isi formulir Permohonan Pembuatan Polis (PPP) dan serahkan
bersama dengan SPPSB dan dokumen-dokumen tersebut kepada Bagian Teknik
Underwriting (BTU) Cabang untuk proses analisa dan seleksi resiko.

SK Direksi :
Tanggal berlaku :
Tanggal revisi : -
Halaman : 3/7



PROSEDUR

4. Apabila resiko dapat diterima, serahkan permohonan Agen, rekomendasi dari BTU
Cabang, SPPSB, dan semua dokumen pendukungnya kepada Pemimpin Cabang/
Manager Marketing untuk proses persetujuan sesuai batas kewenangannya.

5. Kirim copy permohonan Agen dan semua dokumen pendukungnya ke BOD untuk proses
persetujuan apabila nilai Polis Bonding yang akan diterbitkan melebihi batas
kewenangan Pemimpin Cabang/Manager Marketing.

6. Terima dari BTU Kantor Pusat, memo persetujuan dari BOD atau terima dari BTR Kantor
Pusat, hasil back up dan T/C atas permohonan penerbitan Bonding.

7. Beritahu Agen apabila permohonannya disetujui dan berhak menerbitkan polis Bonding
yang diajukannya.


1. MS menerima dari Agen/Broker : Laporan Produksi, blanko Bonding yang rusak/gagal
(jika ada), dan copy Polis Bonding yang telah diterbitkan.

2. Periksa kelengkapan dan kebenaran pengisian Laporan Produksi : pemakaian blanko
Bonding; perhitungan dan pembayaran Premi atas blanko Bonding yang telah
diterbitkan; jumlah blanko yang gagal/rusak.

3. Lakukan input data produksi setiap Agen ke dalam system : Insured : nama Agen/Broker;
TSI : total nilai jaminan per jenis jaminan; Premi : total premi per jenis jaminan; Rate :
total Premi dibagi total Nilai Jaminan; Komisi : total Komisi dibagi total Premi; Periode:
periode pelaporan Agen/Broker; dan keterangan lainnya.

4. Buat copy data produksi.

SK Direksi :
Tanggal berlaku :
Tanggal revisi : -
Halaman : 4/7



PROSEDUR

5. Kirimkan Laporan Produksi kepada Bagian Teknik Kantor Pusat, dan copy data produksi
kepada Bagian I.T Kantor Pusat.

6. Terima asli polis dan copy polis merah dari Bagian Teknik Kantor Pusat.

7. Serahkan borderoux, DN, dan CN kepada Agen.

PERMOHONAN PENUTUPAN POLIS GENERAL

1. MS menerima dari Tertanggung/Marketing/Agen/Broker: Surat Permohonan Penutupan
Asuransi (SPPA) serta copy dokumen lengkap Tertanggung, dan objek pertanggungan
(sesuai jenis pertanggungannya).

2. Periksa kelengkapan dan kebenaran semua dokumen tersebut.

3. Isi formulir Permohonan Pembuatan Polis (PPP) dan serahkan bersama dengan SPPA
dan semua dokumen tersebut kepada Bagian Teknik Underwriting (BTU) Cabang untuk
proses analisa dan seleksi resiko.

4. Apabila resiko dapat diterima, serahkan SPPA, rekomendasi dari BTU Cabang, dan
semua dokumen pendukungnya kepada Pemimpin Cabang/Manager Marketing untuk
proses persetujuan.

5. Apabila permohonan disetujui, kirim memo kepada Bagian Umum Kantor Pusat agar
disediakan blanko Polis General sesuai jumlah yang diminta KCP.

6. Terima asli blanko Polis General, Tagihan, dan Cover Note dari Bagian Umum.

7. Periksa apakah jumlah blanko yang diterima telah sesuai dengan jumlah yang diminta.

SK Direksi :
Tanggal berlaku :
Tanggal revisi : -
Halaman : 5/7



PROSEDUR

8. Serahkan semua blanko tersebut kepada BTU Cabang agar diisi dengan Term and
Condition (T/C) dan klausul sesuai dengan SPPA serta dibubuhi materai.

9. Serahkan semua Polis yang telah diisi kepada Pemimpin Cabang/Marketing Manager
agar ditandatangani.

10. Serahkan Polis, Tagihan dan Cover Note langsung kepada Tertanggung/Agen.

11. Apabila T/C yang diajukan Tertanggung tidak sesuai dengan ketentuan treaty Kantor
Cabang, kirimkan copy SPPA dan dokumen pendukungnya kepada BTU Kantor Pusat
untuk proses persetujuan.

LAPORAN KLAIM

1. Terima Laporan Klaim secara tertulis dari Tertanggung/Obligee/Broker/Leader co-
insurance/Fakultatif Inward.

2. Catat dan analisa kebenaran isi laporan, penyebab timbulnya kerugian, jumlah kerugian,
dan hal-hal lainnya yang berkaitan dengan klaim yang diajukan.

3. Hubungi Administrasi Keuangan untuk mengetahui : Apakah Premi telah dibayar dan
telah efektif masuk ke Rekening Penampungan Premi; Apakah masa pertanggungan
masih efektif; Apakah objek yang dilaporkan klaimnya adalah objek yang
dipertanggungkan.

4. Buat Laporan Pendahuluan Klaim.

5. Kirim Laporan Pendahuluan Klaim dan Laporan Klaim kepada Bagian Klaim Kantor Pusat

SK Direksi :
Tanggal berlaku :
Tanggal revisi : -
Halaman : 6/7



PROSEDUR

SURVEY KLAIM

1. Lakukan koordinasi dengan Bagian Klaim Kantor Pusat untuk melakukan survey klaim.

2. Lakukan survey ke lokasi terjadinya kerugian (TKP) dan/atau ke objek yang diklaim, dan
kepada Tertanggung atau Principal dan Obligee.

3. Serahkan Formulir Klaim kepada Tertanggung/Obligee agar diisi dan dikembalikan
kepada Bagian Klaim Cabang.

4. Kumpulkan sebanyak mungkin informasi, data, dan dokumen terkait dengan objek yang
diklaim dengan mewawancarai Tertanggung, Obligee, Principal, keluarga, para karyawan
Principal, saksi/masyarakat sekitar TKP dan pihak berwenang.

4.1. Ambil foto dengan rinci atas TKP dan/atau foto objek yang diklaim.

4.2. Apabila klaim Partial Loss, ambil (dengan cara menggesek) nomor rangka dan
nomor mesin kendaraan.

5. Catat data kerusakan fisik objek yang diklaim pada formulir Lembar Hasil Survey.

6. Catat hasil survey yang telah dilakukan dan rekomendasi pada Survey Report.

PENYELESAIAN KLAIM

1. Bagian Klaim Cabang mengirimkan Laporan Lengkap Klaim kepada Manager Klaim.

SK Direksi :
Tanggal berlaku :
Tanggal revisi : -
Halaman : 7/7



PROSEDUR

2. Terima Surat Perintah Kerja (SPK) dari Manager Klaim Kantor Pusat untuk penyelesaian
klaim Partial Loss.

2.1. Serahkan perbaikan kendaraan kepada Bengkel rekanan atau Bengkel yang
ditunjuk oleh Tertanggung.

2.2. Kirim memo kepada Bagian Keuangan Kantor Pusat untuk membayar klaim
Actual Total Loss, atau Constructive Total Loss, sedangkan untuk Partial Loss
melampirkan kuitansi tagihan dari Bengkel.

SK Direksi :
Tanggal berlaku :
Tanggal revisi : -
Halaman : 1/4



DIAGRAM ALUR

PERMOHONAN MENJADI AGEN SURETY BOND (BONDING)

Calon Agen Marketing Support Pemimpin Cbg/Marketing Mgr
.
Permohonan kerjasama Permohonan kerjasama Permohonan kerjasama
Terima & Periksa OK? Serahkan
dan Company Profile dan Company Profile dan Company Profile

Buat Analisa
Dir. Mktg & Pimcab/Mktg Mgr; Agen
Serahkan Serahkan Persetujuan kerjasama
Draft PKS
Draft PKS dan Company Profile
Agar ditandatangani

PERMOHONAN BLANKO POLIS BONDING

Agen Existing Marketing Support Bag. Teknik Ktr Pusat

Permintaan Permintaan
Terima & Periksa
blanko & status blanko & status
pemakaian blanko pemakaian blanko

OK? Buat

Rekap pemakaian
blanko Bonding

Permohonan, Status Permohonan, Status
pemakaian, Rekap, Kirim pemakaian, Rekap,
Bukti transfer. Bukti transfer.

Catat Bag.Umum Ktr Pusat

Pada Stock Card :
Blanko Bonding Serahkan Kirim Blanko Bonding
nomor register
bermaterai & telah bermaterai & telah
blanko Bonding.
ditandatangani. ditandatangani.

SK Direksi :
Tanggal berlaku :
Tanggal revisi : -
Halaman : 2/4



DIAGRAM ALUR

PERMOHONAN PENERBITAN POLIS BONDING

Agen Marketing Support Bag. Teknik Underwriting

Permohonan penerbitan Permohonan penerbitan Permohonan penerbitan
Terima & Periksa OK
Polis Bonding, & Polis Bonding, & Polis Bonding, &
Serahkan
dokumen pendukungnya. dokumen pendukungnya. dokumen pendukungnya.

Pimcab/Mgr Mktg

Persetujuan
Permohonan Permohonan
permohonan, &
Agen disetujui Beritahu Agen disetujui Serahkan dokumen pendukungnya.


Agen Marketing Support Bag. Teknik Ktr Pusat

Laporan Produksi, Laporan Produksi,
Terima & Periksa
blanko Bonding blanko Bonding
rusak, copy Polis. rusak, copy Polis.

OK

Input data produksi
pada system.
Buat copy data
produksi.
Laporan Produksi

Bag. IT Ktr Pusat
Copy data produksi Kirim
Copy data produksi
& Laporan Produksi

SK Direksi :
Tanggal berlaku :
Tanggal revisi : -
Halaman : 3/4



DIAGRAM ALUR

PERMOHONAN PENUTUPAN POLIS GENERAL

Tertanggung/Mktg/Agen/Broker Marketing Support Bag. Teknik Underwriting

SPPA dan dokumen Terima & Periksa SPPA dan dokumen Serahkan SPPA dan dokumen
pendukungnya pendukungnya OK pendukungnya

Buat
Bag. Umum Ktr Pusat

Memo permohonan Kirim Memo permohonan
blanko Polis General blanko Polis General

Bag. Teknik Underwriting
Blanko Polis General,
Tagihan, Cover Note Blanko Polis General,
Polis General yg Serahkan Terima &
telah diisi & Tagihan, Cover Note
Agar diisi Periksa
bermaterai.

Serahkan Agar ditandatangani

Pimcab/Mgr Mktg

Polis General yg
Polis General yg Serahkan telah diisi,
telah diisi, bermaterai &
bermaterai & ditandatangani.
ditandatangani.

Tertanggung

Polis General yg telah Polis General yg telah
diisi, bermaterai & diisi, bermaterai &
ditandatangani, ditandatangani,
Tagihan, Cover Note. Serahkan Tagihan, Cover Note.

SK Direksi :
Tanggal berlaku :
Tanggal revisi : -
Halaman : 4/4



DIAGRAM ALUR

LAPORAN KLAIM

Tertanggung Bagian Klaim Cabang Adm. Keuangan
Klaim Tanya
Laporan Klaim Laporan Klaim Premi lunas?, masih
efektif?, objek
pertanggungan?
OK Buat
Bagian Klaim Ktr Pusat

Laporan Laporan
Pendahuluan Kirim Pendahuluan
Klaim, lampiran Klaim, lampiran
Laporan Klaim. Laporan Klaim.

SURVEY & PENYELESAIAN KLAIM

Tertanggung Bagian Klaim Cabang Bagian Klaim Ktr Pusat

Berkoordinasi Info, data, & dokumen
Rencan yg diperlukan untuk
Kronologis terjadinya
a analisa klaim
kerugian dari
survey
Tertanggung

Keterangan logis
terjadinya kerugian dari
Survey ke TKP
pihak berwenang
Dapatkan &/atau Objek yg
diklaim,
Tertanggung,
Informasi tambahan dari
atau Principal & Laporan Lengkap
saksi disekitar TKP
Obligee. Klaim

Data-data, dokumen, info
, dokumen
dari sumber lainnya.

Buat Bag. Keuangan Ktr Pusat

Laporan Lengkap Kirim Memo permohonan
Klaim, & Memo. pembayaran klaim.

Cabang

Empfohlen

Empfohlen

Weitere ähnliche Inhalte

Ähnlich wie Cabang

Ähnlich wie Cabang (20)

Cabang