Office365 LT大会 第一回にて、目代がしゃべった資料です。 いくつか修正しております。 詳細な外部ユーザー設定方法などが追加されたバージョンが必要であればご連絡いただければ差し上げます。

1. Of f i ce365 SharePoi nt Onl i ne を使った
外部ユーザーとの課題管理方法
E XC E E D O NE Ltd .

2. 自己紹介
目代 昌幸（もくだい まさゆき）
株式会社エクシード・ワン 鍵戸締り役
仕事： IT 管理者アウトソース（丸投げ）
専門： Win d o ws クライアント、サーバー管理
ヘルプデスク、 Twitte r でｇｄｇｄおしゃべり
O ffic e 365Ro o m .c o m にて情報発信をします
h ttp ://www.o ffic e 365ro o m .c o m /
（これからがんばる）
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3. 現状の「課題管理表」に対する問題点
 E xc e lの課題管理表を、外部ユーザーとメールでやり取り
 最新版はどれ？
 担当責任者のマージする作業が大変！
 電話で「管理表に追加しといて」という事態になる
 自分が担当すべき課題や未解決課題を確認しづらい
 毎回ソートしなきゃいけない。
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4. 問題点に対する解決提案
 O ffic e 365 S h are Po in tO n lin e のリスト機能を利用！
 アクセスしやすい S h are Po in t 上のリストとして管理
 外部ユーザー（お客様、協力会社ユーザー）ともサイトを共有し、
並行して編集していただけるようにします。
→ O ffic e 365 のライセンスを消費しません。！
 お客様を含めた全ユーザーが同じデータを編集可能となるので、デ
ータのマージ作業を担当者が行う必要が無くなる。
 ビューを活用し、課題管理の可視化を行います。
 その他、いろいろ便利機能
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5. 外部ユーザー（顧客）単位でサイトを作成
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6. バージョン履歴
 記入項目の変更履歴を自動的に記録する機能です。
入力内容が長くなっても十分に確認が可能です。
間違って入力済みの内容を消してしまっても過去の入力内容
を確認できるようになります。
 古いバージョンに情報を戻すことも可能です。その際「戻し
た」という履歴も管理されます。
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7. リストの集計
プロジェクトリーダーはリストを管理するうえで、完了数、作
業中の項目数、期限切れの項目数などを管理したいものです。
各集計はビューを作成し、切り替えることで簡単に見やすく管
理することが可能です。
 期限超過したリストとその個数
 担当者別のリストとその個数
 進捗状況 30% 以下のリスト
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8. E xc e lエクスポート
 ビューを切り替えて集計を見るのは便利ですが、一度しか
使わない集計ビューを都度作成するのは非効率です。
そこで、 E xc e lにリスト情報をエクスポートして、情報集
計することも可能です。
 使用しているビューのデータを表示するので、エクスポート前に全
データを表示するビューにしてエクスポートする必要があります
 エクスポートした E xc e lで自由に編集や印刷をすることが
出来ます。
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9. メール通知機能
リストの更新状況をメールで通知します。
更新される都度メールが届くのでは大変なので、
適切にタイミングを設定する必要があります。
通知先：登録ユーザー、登録済みの外部ユーザー、 S h are Po in t で設定し
たグループ
通知の対象：すべての変更、新しいアイテムの追加、既存のアイテムの変
更、アイテムの削除
通知のタイミング：すぐに通知する、日に一度通知する、週に一度通知す
る（日もしくは週に一度まとめて送信する場合は時刻も指定可能）
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10. メール通知機能（通知されるメール）
変更などの通知がメールで送
信されます
リストアイテムの変更箇所も
通知されます。
ただし、添付資料はメールに
添付されないので、実際の課
題管理表を確認する必要があ
ります。
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11. S h are Po in t O n lin e の
外部ユーザー招待機能について
 Win d o ws Live ID もしくは、 O ffic e 365 ユーザーを招待可能です。
 外部ユーザー分の追加ライセンスの購入は不要
 プランＰ 月間５０ユニークユーザーまで招待可能
 プランＥ 月間 2 ５０ユニークユーザーまで招待可能
 外部ユーザーの権限は閲覧、投稿まで。設定変更は不可
 サイト単位で権限設定が可能なので、サイト作成時に適切にアクセス権
限設定を行えば複数の外部ユーザーと情報共有が可能になります。
 S h are Po in t 全体の性能
 テナント（＝契約）当たりのトータル最大容量： 25TB
 作成可能なサイト数： 300 サイト（ 1 サイトあたり 1 00G B まで）
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12. 外部ユーザー側（お客様）から見た感想
 メリット
 Exc e lファイルをメールでやり取りする手間が省ける。
メールでのやり取りだと最新情報へのマージをする必要があったが
、共同で作業することにより。担当者の課題リストマージ作業を待
つ必要が無くなり作業効率がアップした。
 課題に気が付いた時に、ベンダーに連絡する前にまずは事象の登録
をすることが出来る。
 画像などの添付が課題管理と同じ場所で管理できるのが良い
 対応予定日など「必須入力」なので作業の進捗もわかりやすい
 デメリット
 アクセスする We b サイトのブックマークを忘れてしまうかも。
お気に入りに登録することを周知する必要があります。
 Live ID とパスワードの管理が大変
 日頃、 O ffic e 365 を操作をしないので、操作に慣れない。
データシートビューを利用して、 Exc e lライクな操作を実現して解決できます。
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13. サイトのテンプレート化
 こうして作成したサイトは、別のプロジェクトへの横展開
をして効率化を図ることが出来ます。
 サイトテンプレート化出来るもの
 リスト、通知など今回のデモで使用した機能は全てテンプレート展開で
きます。
 テンプレート化出来ないもの
 アクセス権、実行中のワークフロー状態など。
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14. 次のステップ
課題管理表の入力がしづらいの
で、 In fo Path を使った入力フォームで
生産性を向上する
入力したデータを単票として印刷する
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