3. Muchos Mitos…
“Puedo hacerlo todo”
“Debo trabajar muchas horas”
“Debo apurarme”
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Time Management – Maximiliano Hapes
4. Agenda del Curso
Parte 1: Objetivos
Parte 2: Herramientas
Parte 3: Buenas Prácticas
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5. Parte 1:
Objetivos
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6. “Progress has little to do with speed,
El Master Plan but much to do with direction”
¿Qué quiero ser?
¿Adónde quiero llegar?
¿Qué quiero conseguir?
¿Qué NO voy a ser/conseguir?
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7. Los Diferentes Roles de Vida
Miembro de
una
Profesional comunidad
Pareja Salud y
Bienestar
Hobby
Espiritual
Amigo
Miembro de una Empleado de Miembro de un
Familia una empresa Equipo/Grupo
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9. El Cuadrante de To Dos
Urgente No Urgente
Importante 1 2
No Importante 3 4
*Stephen Covey, The 7 Habits of Highly Effective People
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10. El Cuadrante de To Dos
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11. El Cuadrante de To Dos
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12. El Cuadrante de To Dos
Cuadrante 1 (Importante/Urgente)
Resolver Inmediatamente
¿Cómo prevenir para que ocurra no otra vez?
(Identificar Root Cause)
Fuente de Stress
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13. El Cuadrante de To Dos
Cuadrante 2 (Importante/No Urgente)
Action Plan para prevenir el Cuadrante 1
Agendar y Comprometerse
Cuadrante 2 = Master Plan. No hay follow-up
“Failing to plan is planning to fail”
“El tiempo no se encuentra, se hace.”
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14. El Cuadrante de To Dos
Cuadrante 3 (No Importante/Urgente)
“Tu emergencia no es mi emergencia”
¿Qué pasa si no lo hago?
¿Puede hacerlo otra persona?
Minimizar, Eliminar, Automatizar o Delegar.
“Most of what we say and do is not essential. If you can
eliminate it, you’ll have more time, and more tranquility. Ask
yourself at every moment, ‘Is this necessary?‘”
– Marcus Aurelius
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15. El Cuadrante de To Dos
Cuadrante 4 (No Importante/No Urgente)
La Era de la Distracción
Adicción
Minimizar, Delimitar y Eliminar
“The successful man is the average man, focused.”
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16. El Cuadrante de To Dos
Urgente No Urgente
Importante Hacer Planificar
No Importante Minimizar Delimitar
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17. La Regla de Pareto
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18. La Regla de Pareto
“In health care in the United States, it has been found that 20% of patients use 80%
of health care resources”
“Several criminology studies have found that 80% of crimes are committed by
20% of criminals”
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19. La Regla de Pareto
¿Si tuvieras que trabajar/estudiar solo
dos horas por días, qué harías?
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20. Resumen Parte 1: Objetivos
Hacer las cosas correctas versus
hacer las cosas correctamente Planes por Roles
Hacer, Planificar, Enfocar en alto impacto
Minimizar y Delimitar
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21. Actividad N° 1
Detectar tu 80/20
Cuadrante Personal
Q1: Incendios Típicos
Q2: Acciones Preventivas
Q3: Interrupciones
Q4: Time Wasters
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22. Parte 2:
Herramientas
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23. Medios de Comunicación: Hábitos Inefectivos
Abuso del e-mail
Chats demasiado extensos
Poco uso del teléfono
Reuniones sin agenda
Precarización del face-to-face
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24. Adaptando la comunicación
Respuesta Participantes Material Ideal para…
Pocos Información
Temas
Urgente!!! Participantes y Limitada
Sensitivos
Alta Interacción (Verbal)
Pocos
Participantes y Información
No tan Urgente Multi-tasking
Moderada Limitada (Datos)
Interacción
Muchos Mucha
Nada Urgente Participantes y Información Documentación
Baja Interacción (Datos)
Muchos Mucha
Aún menos Toma de
Participantes y Información
Urgente Decisiones
Alta Interacción (Texto y Datos)
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25. Uso de Aplicaciones
Agenda To Do List
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26. Uso de Aplicaciones
El Email no es la To-Do List
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27. Uso de Aplicaciones
Procesamiento de Emails
Más que Chequear
Menos que Responder
*Inbox Zero de Merlin Mann.
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28. Uso de Aplicaciones
Metodología Inbox Zero
Convertir el medio en acción
Borrar, Archivar, Delegar, Responder, Diferir
Minimizar uso (2x1)
*Inbox Zero de Merlin Mann.
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29. Uso de Aplicaciones
¿Qué es una To Do List?
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30. Uso de Aplicaciones
1° Objetivo SMART
Specific, Measurable, Achievable, Realistic,Time bounded
2° Tareas y Prioridades
Tarea 1, 2, 3,…, etc.
3° Lista de To-Dos
Tiempo/Tarea + Otros
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31. Uso de Aplicaciones
¿Si esto fuera lo único que cumpliera en el día,
estaría satisfecho con mi día?
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32. Resumen Aplicaciones
Capturar, Priorizar y
Procesar a Cero Ejecutar
Planificar y Comprometer
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33. Parte 3:
Buenas Prácticas
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34. ¿Quién ganó el concurso?
A B
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35. Procrastination: El Arte de Posponer
“El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine."
Ley de Parkinson
El costo del último minuto
Identificar el por qué
Diferimiento deliberado
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36. Prioridades y Deadlines
Objetivos Claros y Establecer Proridades
Recursos, deadline, ayuda, etc.
Renegociación de Deadlines
Acordar por Teléfono, Documentar por Escrito
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37. Encontrando el Foco
El Problema de las Distracciones (Q4)
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38. Encontrando el Foco
Diferentes Procesos Mentales
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39. Encontrando el Foco
Separando los Procesos
Foco Total Atención Dividida
Desconectado Conectado
Single-Tasking Multi-Projecting
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40. ¿Está bueno hacer multi-tasking?
Jugando al Multi-tasking
1 ¿Está bueno hacer multi-tasking? Segundos
2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
19 20 21 22 23 24 25 26
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41. Resumen Buenas Prácticas
Perfect vs Good Enough Cuidado con Posponer
Enfocar separando procesos Una cosa a la vez
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42. Conclusiones
Objetivos: definir qué es importante
Herramientas: planificar lo importante
Buenas Prácticas: hacer lo importante
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