Este documento describe el proceso de registro de activos fijos de una organización. Explica que el objetivo es proporcionar un marco de referencia para el desarrollo integrado de las actividades involucradas en el registro de activos fijos, como la compra, asignación, depreciación y entrega de los activos. También detalla las entradas, actividades, salidas y responsables de cada etapa del proceso.

1. Es un documento que contiene las
diferentes TAREAS y la descripción de las
ACTIVIDADES, que deben seguirse en la
realización de las funciones de una UNIDAD
ADMINISTRATIVA

2. Están conformados
Son determinadas por la Las realiza el

3. MANUAL DE LA
ORGANIZACIÓN DE
P
R
MANUAL DE
FUNCIONES

4. Versión:
Elab.:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Entrega:
Pág.:
LISTADO DE PROCESOS
MACROPROCESO PROCESOS SUBPROCESOS CÓDIGO

5. Los manuales de procedimientos además contienen las
autorizaciones o documentos necesarios que nos indican el
funcionamiento las máquinas o equipos a utilizar.

6. ÁREAS
ADMINISTRATIVA
S
UNIDAD DE
TRANSPORTE
Descripción del
Procedimiento
UNIDAD DE RECURSOS
Describe en forma HUMANOS
general la funciones
que desempeñan las UNIDAD DE Pasos a seguir
diferentes unidades CONTRALORÍA Y
administrativas TESORERÍA
dentro de la
organización. Se detalla las
UNIDAD DE COMPRA-
actividades en cada
VENTA
unidad administrativa
UNIDAD DE
PRODUCCIÓN

7. ESTRUCTURACIÓN DEL
MANUAL DE DENOMINACIÓN DEL
SEGUNDO
PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS ANEXOS
GLOSARIO DE
TÉRMINOS
REGISTRO O
CODIFICACIÓN
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN DEL
PROCEDIMIENTO La elaboración de un
POLÍTICAS DE
OPERACIÓN , NORMAS Y manual de
LINEAMIENTOS procedimientos se logra
PROPÓSITO mediante la recolección
DENOMINACIÓN DEL
PRIMER de datos relevantes en
PROCEDIMIENTO los diferentes
MARCO JURÍDICO departamentos, y siendo
OBJETIVO DEL MANUAL asesorados por recursos
INTRODUCCIÓN humanos quien nos
INDICE proporciona de las
PORTADA técnicas necesarias para
el logro.

8. Objetivo del Manual
Suministrar información sobre los diferentes procesos de
una organización.
Dichos manuales deben ser realizados por cada
departamento, en conjunto con la unidad de recursos
humanos, que es la que suministra los métodos para su
desarrollo.

9. Facilita los labores de
auditoría
El control Interno

11. Confusión en las
responsabilidades
SE
ELIMINA
Un control Incumplimiento
ineficaz de las de las normas
actividades establecidas

12. METODOLOGÍA PARA LA
ELABORACIÓN DE UNA MANUAL
DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS

13. a) IDENTIFICACIÓN

14. b) INDICE O CONTENIDO
DIRECCION GENERAL ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION DE NOMINAS
MANUAL DE PROCESOS
INDICE PAGINA
Presentación ...................................................................................................................... 1
Estructura de Posición del Departamento......................................................................... 2
Funciones del Departamento ........................................................................................... .3
Funciones de los Puestos que integran el Departamento.................................................. 4
Contenido del Manual de Procesos.................................................................................... 8
• Introducción
• Objetivo
Inventario de Procesos .................................................................................................... .11
Selección de Procesos........................................................................................................11
• Tabla de Ponderación
Diseño de Procesos ......................................................................................................... .14
Simbología ...................................................................................................................... ..16
Listado de Procesos Seleccionados....................................................................................17

15. c) PRÓLOGO Y/O INTRODUCCIÓN
Los procesos y los procedimientos de gestión,
conforman uno de los elementos principales del
Sistema de Control Interno; por lo cual, deben ser
plasmados en manuales prácticos que sirvan como
mecanismo de consulta permanente, por parte de
todos los trabajadores del Fondo, permitiéndoles un
mayor desarrollo en la búsqueda del Autocontrol.
La funcionalidad del Manual, es permitir que todas
las tareas y procedimientos por área vinculada, así
como, la información relacionada, sean totalmente
auditables, para atender a los requerimientos de la
Revisoria Fiscal, de la Supersolidaria y de la misma
Contraloría General de la República; con el fin de
verificar los parámetros claves de los procedimientos
del Fondo, tomándolos como guía en cualquier
proceso de verificación.
Este Manual hace parte integral de la documentación
total, implementada por la actual Administración,
conociendo de antemano el compromiso de la Oficina
de Control Interno en su construcción, ejecución y
revisión permanente para la debida actualización.

16. d) Objetivos de los procedimientos
Simplificar la
responsabilidad por
fallas o errores
Uniformar
Facilitar las labores
Propósito que se de auditoria
pretende cumplir con
los procedimientos
Aumentar la
Controlar
eficiencia gerencial

17. e) Área de aplicación de los
Esfera de acción procedimientos
Ámbitos de
Macro
aplicación
Alcances Micro

18. f)Responsables

20. PROCESOS MISIONALES

21. PROCESOS DE APOYO

22. OBJETIVO:
Proporcionar al Fondo el marco procedimental que servirá de guía para el
desarrollo en forma integrada e interrelacionada de las actividades que
conlleva el proceso de registro de activos fijos, a efecto de guiar en el
desarrollo de los mismos y evitar la duplicidad de las acciones.
ALCANCE:
Recursos Físicos y Contabilidad.
RESPONSABLES:
Asistente de Dirección Económica, Recursos Físicos y Contabilidad.
PROVEEDORES:
La dependencia solicitante del bien.
ENTRADAS:
Los activos fijos comprados y asignados.

23. ACTIVIDADES DEL PROCESO:
• Proceso de Egresos de Caja. PROCESO.
• Realización de causación y registro del activo con su correspondiente código
consecutivo en el modulo administrativo de Apoteosys.
• Generación y contabilización de depreciaciones e impresión de los
comprobantes.
• Entrega copia de causación y factura con el código respectivo del activo.
• Archivo original del comprobante.
• Revisión en el modulo administrativo el registro del activo.
• Generación de acta de entrega para nuevo responsable o de ubicación en
original o copia.
• Archivo del acta de entrega.

24. SALIDAS:
• Acta de entrega.
• Comprobante de contabilidad.
CLIENTES:
FODESEP.

27. FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION
SUPERIOR
RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES
PROCESO DE REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS