2. Integrantes : Bibiana Acevedo Martinez
Milen Johana Ramirez
Grupo: No. 10

3. TALLER 4
GESTIÓN DOCUMENTAL
Presentado por:
MILEN YOHANA RAMIREZ A.
BIBIANA ACEVEDO MARTINEZ
yokem13@hotmail.com
GESTIÓN DOCUMENTAL
III SEMESTRE
GRUPO 10
BOGOTA. D. C.
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN, GESTIÓN DOCUMENTAL ARCHIVISTICA Y BIBLIOTECOLOGÍA
2014

4. TALLER 4
GESTIÓN DOCUMENTAL
Presentado por:
MILEN YOHANA RAMIREZ A.
BIBIANA ACEVEDO MARTINEZ
GESTIÓN DOCUMENTAL
III SEMESTRE
GRUPO 10
Presentado a:
LUZ MARINA ARIAS GONZALES
BOGOTA. D. C.
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN, GESTIÓN DOCUMENTAL ARCHIVISTICA Y BIBLIOTECOLOGÍA
2014

5. CONTENIDO
Introducción
Solución del taller
Conclusiones
Web grafía

6. INTRODUCCION
La intención al elaborar el presente trabajo tiene un fin y es el de lograr que el
espectador conozca las diferentes formas que se tienen para realizar una gestión
documental en una empresa pública y privada, y que a su vez pueda comprender de
una manera mas entendible todo lo relacionado con Gestión Documental, la cual hace
parte del área de administración de documentos.
Esta información será de gran utilidad para aprender a llevar una administración
archivística mas ordenada y conforme a la ley, para esto, a continuación veremos dos
diferentes maneras de llevar un archivo en una entidad pública y una privada.

7. PREGUNTA No. 1
Visite un archivo de una entidad pública y otro de una
entidad privada, indique el nombre de la entidad,
dirección, nombre de la persona que le ofrece la
información y teléfono. elabore un comentario como
se encuentra organizada su documentación. Realice
como mínimo 10 preguntas en cada uno de los
archivos, las cuales le permitan aclarar las dudas que
tenga respecto a la gestión documental. Identifique
en dichos archivos las etapas o fases del ciclo vital de
los documentos

8. Tandem S.A. es una empresa outsourcing
Provee servicios y soluciones
tecnológicas de alto nivel que responden
a los requerimientos de sus clientes. Está
comprometida en proveer servicios
eficientes, soporte permanente y
mejoramiento continuo de sus procesos, a
través de un grupo de profesionales con
alto espíritu de responsabilidad y
dinamismo
Tandem S.A. es una empresa outsourcing
Provee servicios y soluciones
tecnológicas de alto nivel que responden
a los requerimientos de sus clientes. Está
comprometida en proveer servicios
eficientes, soporte permanente y
mejoramiento continuo de sus procesos, a
través de un grupo de profesionales con
alto espíritu de responsabilidad y
dinamismo
PROCESOS DE DIRECCIÓN
PDGPL
GERENCIAY
PLANEACIÓN
PDCAL
Gestiónde
calidady
mejora
continúa
PRCOM
Comercial
PRIMP
Implementación
PRSOP
Soporte
PAMER
Mercadeo
PASTO
Servicio
Técnico
PARHU
Recursos
Humanos
PACMP
Copras
PAINF
Informática
PAFIN
Financiero
PROCESOS DE REALIZACIÓN
PROCESOS DE APOYO

9. Procesos de dirección: Están enfocados con el
concepto “Planificar” establecer los objetivos y
procesos necesarios para conseguir resultados de
acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de
la organización y cumplir con la etapa de “Verificar”
realiza el seguimiento y la medición de los procesos y
los productos respecto a las políticas, los objetivos y
los requisitos para el producto, e informar sobre los
resultados; y con el concepto “Actuar” tomar acciones
para mejorar continuamente el desempeño de los
procesos.
Procesos de
realización: Están
enfocados con el
concepto “Hacer”
implementar los
procesos necesarios
para prestación del
servicio.
Procesos
de
apoyo: Están
enfocados con
el concepto
de
facilitar el “Hacer” de
los
procesos necesarios para
la
prestación
de
servicio. LÍNEAS DE NEGOCIO
•Centro de Procesamiento
Documental.
•Servicios Archivísticos y de
custodia
•Soluciones Tecnológicas
•División de Mayorista de
Tecnología Especializada
•Hardware Especializado y
Servicio Técnico

10. LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN TANDEM S. A.
RECEPCION Y TRÁMITE
Es el recibo de los documentos y demás elementos
que ingresan a la ENTIDAD . Cada uno de ellos se
revisa, se analiza, se registra en el formato
establecido y se clasifica teniendo en cuenta el
destinatario, contenido y tipo de documento.
Radicación de comunicaciones oficiales: Es el
procedimiento por medio del cual, las entidades
asignan un número consecutivo, a las
comunicaciones recibidas o producidas, dejando
constancia de la fecha y hora de recibo o de envío,
con el propósito de oficializar su trámite y cumplir
con los términos de vencimiento que establezca la
Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir
del día siguiente de radicado el documento.
Elaborar la planilla de Envíos a través de empresa
de correo, dependiendo de la clase de envío, ya sea
ordinario o certificado, tener en cuenta que se
elaborarán separadamente. De la misma manera si
corresponde nivel urbano, nacional e internacional.
ORGANIZACIÓN
Organiza la documentación según las agrupaciones
documentales por asunto tema o serie documental, según
criterios establecidos, teniendo en cuenta la Tabla de
Retención Documental
Transferencia
Realiza la transferencia de documentos de los archivos de
gestión al archivo central, con el fin de garantizar el
cumplimiento del plan de transferencia mediante acta de
recibo a satisfacción de los documentos transferidos por
cada una de las dependencias cumplan con los plazos
previstos en el cronograma de transferencias y las
especificaciones técnicas requeridas de clasificación,
ordenación retiro de copias, duplicados y documentos que
no son de archivo; separación de la documentación
afectada biológicamente, foliación y retiro del material
abrasivo.
CONSERVACION
Aplicar el sistema integrado de conservación en cada una
de las fases del ciclo vital de los documentos, el cual esta
compuesto por los programas de: limpieza de áreas y
documentos, monitoreo de las condiciones biológicas,
mantenimiento a las instalaciones, planes de atención y
prevención de desastres, programas de conservación
para soportes electrónicos y programas de control de
plagas.

11. Actualmente tándem S. A. presta sus servicios como outsourcing a diferentes empresas tanto públicas como privadas para todo lo que tiene
que ver con Gestión Documental implementación y mejoras tecnológicas, entre estas empresas encontramos las siguientes:
TELEFONÍA MOVIL CLARO S. A.
COLJUEGOS
SUPER SALUD
BANCO DE OCCIDENTE
SEGUROS BOLIVAR
FONADE S. A. (CUSTODIA).
Y a cada una de ellas les presta servicios en Gestión Documental y asesoría Tecnológica.
2. Identifique en el archivo visitado los siguientes conceptos y luego, explique con sus propias palabras que entiende por: ARCHIVO TOTAL, CICLO
VITAL DE LOS DOCUMENTOS, PRINCIPIO DE PROCEDENCIA, PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL, FOLIO, LEGAJO, FONDO, SUBFONDO, SERIE,
SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL, TABLAS DE VALORACIÓN, TABLAS DE RETENCIÓN, VALOR PRIMARIO, VALOR SECUNDARIO.
PLANEACIÓN : Tándem realiza la planeación de los documentos mediante la normalización de formatos registros establecidos
En el sistemas de gestión de calidad y conforme a las GTC 185 DE DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL
GESTIÓN Y TRÁMITE: Cuenta con ventanilla única (según Acuerdo 060 Art. 3). Mediante la cual recepciona los documentos. Ejemplo:
Recepción de
documentos
Retiro de
cesantías
Vicepresidencia,
unidad productora
archivo
Gestión y trámite
Unidad
administradora
Dirección
Financiera
administración
Aportes
Fondo de cesantías
Retiro de cesantías
Pago mensual
Transferencia
ARCHIVO
CENTRAL

12. ASÍ FUNCIONA EN CLARO S.A
ARCHIVO TOTAL: Este término se refiere al proceso integral de los documentos en su ciclo vital que son las etapas por las que
atraviesan los documentos desde su producción o recepción en los archivos de gestión y archivos administrativos y su conservación
temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: Es garantizar la presencia del archivero y las técnicas que aplica para que los
documentos reciban el tratamiento adecuado en cada una de sus fases.
PRINCIPIOS DE PROCEDENCIA: Los documentos deben agruparse en estricto orden conforme a las instrucciones o entidades
que lo produjeron.
ORDEN ORIGINAL: La documentación debe agruparse en el Archivo en el orden según su función administrativa.
FOLIO: Es la numeración que se le da a cada documento para individualizar los documentos, cada numeración individual recibe el
nombre de folio. (La numeración en los documentos de CLARO S.A vienen impresos desde su creación.
LEGAJO: Es agrupar la documentación que tiene la misma relación entre sí, en CLARO S.A todos los documentos que llegan al
archivo deben ser legajados en estricto orden para su posterior consulta.
FONDO: CLARO S.A. la clasifico como fondo documental ya que reúne o agrupa los documentos generados por una entidad
pública o privada ejerciendo sus funciones como archivistas profesionales.
SUBFONDO: Son todos los documentos que esta entidad genera a través de sus puntos de atención.
SERIE: En CLARO S.A. las series y subseries están manejadas por la parte administrativa que maneja libros contables y es allí
donde se aplican.
TIPO DOCUMENTAL: según lo analizado y lo visto en esta entidad se manejan variedad de documentación como por ejemplo:
CONTRATOS POR PRESTACIÓN DE SERVICIOS, KIT FINANCIADO, REPOSICIONES, REINSTALACIONES, CAMBIOS DE
SERVICIOS, RECLAMACIONES, CESIONES DE CONTRATO.

13. LAS TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL NO SON APLICADAS EN EL ACHIVO CENTRAL CLARO S.A.
3. De ejemplos de documentos que se conservan en dichos archivos por sus valores primarios y secundarios (mínimo 4 documentos).
FORMATO PARA NEGACIÓN DE LÍNEAS
CAMBIOS DE SERVICIO
CONTRATO HECHO POR LOS CENTROS DE ATENCIÓN AL CLIENTE PERSONA NATURAL O JURÍDICA
REINSTALACIONES
FORMATO PARA
NEGACION DE LINEA
FORMATO CAMBIO DE
SERVICIO
FORMATO CONTRATO
1
FORMATO CONTRATO
2
A ESTOS FORMATOS AUN NO SE LES HACE VALORACIÓN , YA QUE ESTA
ENTIDAD NO MANEJA TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

14. PROCESO DE CAMBIOS DE SERVICIO:
PRIMERA REVISIÓN:
1.Verificar y comprobar documento inicial
2.CONTROL DE CALIDAD: Se verifica los archivos en excel.
3.DEVOLUCIÓN: Todo documento que presente algún tipo de
inconsistencias,
Como, cédula ilegible, huella ilegible, número interno mal escrito
etc.
4.ASIGNACIÓN DE RANGO en orden consecutivo por paquete de
cien documentos y se procede a guardar en cajas x 300 ubicar en
estantería inmóvil.
5.PLANILLAS EXCEL: se cargaran al sistema para su posterior
consulta.
Asignación
de rango

15. Esta información fue suministrada por la señora:
Luz Marina Castillo,
Gerente de Proyectos Tándem S.A.
Teléfono: 311199 ext. 132
Dirección: av. 65 # 81- 81 barrio entre ríos, ciudad de
Bogotá D. C.
Y
El señor:
Julio Cesar Pineda
Coordinador Archivo Central Claro S. A.
7135896
Transv 49sur # 73-61 barrio Nuevo Delicias, ciudad
de Bogotá D. C.

16. Archivo de entidad pública
Entidad : Banco Agrario de Colombia
Dirección : Carrera 8 No. 15-42 Piso 9
Entrevistado : Friedman Sánchez Páez- Profesional
TRD
Teléfono: 594 8500

17. ¿Cómo se encuentra organizada la
documentación?
El banco tiene organizada la información en dos fases
de archivo. Actualmente está evaluando la
implementación física del Archivo Histórico separado
del Archivo Central. A través de un outsoursing,
contratista, Iron Mountain, aplica todos los procesos
del PGD en las dependencias, los archivos de gestión
centralizados y el archivo central.

18. Archivo de entidad pública-
Preguntas
1 ¿Cuántos archivos hay?
Rta: Hay 3 tipos de Archivo: Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo
Histórico
2 ¿Qué hacen en el archivo de Gestión?
Rta: Cada usuario, dueño de su proceso, clasifica la documentación recibida en
tramite, luego la ordena conforme a los principios de procedencia y orden original.
Luego la almacena en una unidad de conservación (carpeta) y marca la carpeta
3 ¿Qué tratamiento técnico recibe la documentación?
Clasificación, Ordenación y Descripción. (Marcación de la carpeta e Inventario)
4 ¿Cuándo trasfieren la documentación?
Rta: Cuando ha cumplido su periodo de retención en el archivo de gestión,
conforme a lo establecido en las TRD.
5 ¿Cómo se trasfiere la documentación?
Rta: La trasferencia de la documentación se realiza mediante correo de solicitud
de trasferencia de información se adjunta FUID.
6 ¿Quiénes firman el FUID?
El FUID lo firma quien lo elaboró, quien reviso y quien recibe.

19. Archivo de entidad pública-
Preguntas
7 ¿Se puede trasferir documentación sin usar el FUID?
Rta: No. Porque el FUID prueba que la documentación cambio la
responsabilidad de la custodia.
8 ¿Qué pasa si se pierde un FUID firmado por el responsable del
recibo de la trasferencia?
Rta: El responsable debe solicitar la copia que dejo con el responsable de
la elaboración.
9 ¿Por qué digitalizan documentación?
Rta: Porque se requiere para consultar el estado de un tramite.
10 ¿Qué hacen para solicitar un expediente en calidad de préstamo al
archivo central?
Rta: Mediante correo electrónico solicitan el expediente a la empresa
contratista. El técnico de archivo, busca su ubicación en base de datos.
Diligencia planilla de control de prestamos. Trae al puesto de trabajo del
funcionario la planilla junto con el expediente. Luego solicita la firma del
préstamo, en la planilla, al funcionario autorizado. Una vez se vence el
plazo del préstamo. 15 días solicita su devolución.

20. Pregunta No. 2
Identifique en el archivo visitado los siguientes
conceptos y luego, explique con sus propias
palabras que entiende por:

21. Conceptos en Archivo Público
ARCHIVO TOTAL: Proceso técnico completo de los documentos en su ciclo vital.
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: Cada una de las fases de archivo (Gestión, Central e Histórico
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA : Reunir los documentos provenientes de una misma dependencia sin
mezclarlos con fondos de otra(s) dependencias.
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Agrupar la documentación en el orden cronológico que se recibió
FOLIO: Cada una de las hojas que conforman un expediente . Un folio esta compuesto por dos paginas .
Un folio debe ir numerado según su ubicación cronológica en el expediente.
LEGAJO: Es el conjunto de documentos que forman una unidad documental.
FONDO: Conjunto de Documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de
funciones o actividades .
SUBFONDO: Es un conjunto de documentos dentro de un fondo , producido por una unidad
administrativa subordinada que posee cierto grado de autonomía.

22. Conceptos en Archivo Público
SERIE: Es un conjunto de Unidades Documentales de estructura y contenido homogéneos , emanados de
un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas
SUBSERIE: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma
separada de ésta por su contenido y sus características específicas
TIPO DOCUMENTAL: es toda aquella información contenida y registrada sobre cualquier soporte material
y que es producido, recibido y conservado por las instituciones, organizaciones o personas, durante el
desarrollo de sus actividades
TABLAS DE VALORACIÓN: Producto del análisis y organización de un fondo acumulado que presenta el
listado de agrupaciones documentales o series documentales con anotación de sus fechas extremas, sus
valoración, y los procedimientos a seguir para aplicar la disposición final.
TABLAS DE RETENCIÓN: Es un instrumento de ( registro , herramienta) que reúne toda la producción
documental , organizada por procesos que establece el tiempo en que los documentos se conservan en
cada fase de archivo .
VALOR PRIMARIO: Son aquellos que poseen los documentos para el Organismo de origen y que persisten
incluso después haber perdido su valor corriente en los archivos de gestión. Son de carácter:
Administrativo, jurídico, Legal , fiscal, contable.

23. Conceptos en Archivo Público
VALOR SECUNDARIO : Se basa en el tema o asunto. Sirven de referencia para la elaboración o
reconstrucción de cualquier actividad de la administración como fuente primaria para la historia y como
testimonio de la memoria colectiva. Son de carácter:
Valores evidénciales: Revelan origen, organización y desarrollo de las entidades. (Cambios
institucionales orgánicos, normas de trabajo, Política interna, economía, estadísticas, etc.).
Valores históricos: Evolución y cambios más trascendentales desde el punto de vista legal, que ha sufrido
la institución. Se revelan en Directrices, políticas, programas, proyectos, etc.
Valores informativos: Fenómenos sociales e institucionales. (Hojas de vida, correspondencia,
organigramas, reglamentos internos, etc.)
Retención
Plazo o términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el Archivo Central. Esta
permanencia está determinada por la valoración derivada del estudio de la documentación producida por
las diversas unidades administrativas.
Los tiempos de retención en el Archivo Central se deben asignar en años, para cada serie documental
identificada, en caso de establecer subseries, se asignará los tiempos de retención en forma independiente
para cada una de esta

24. Pregunta 3
De ejemplos de documentos que se conservan en dichos
archivos por sus valores primarios y secundarios
(mínimo 4 documentos)

25. Ejemplos valores primarios y
secundarios- Archivos Públicos y
privados
Ej. 1 Valores primarios
Archivos de Gestión y Central
Notas contables, Facturas.
Valores secundarios
Ej. 2 Archivo Histórico
Historias Laborales
Escrituras de Constitución
Actas de constitución

26. Ejemplos valores primarios y
secundarios- Archivos Públicos y
privados
Ej. 3 Valores primarios
Archivos de Gestión y Central
Estados financieros
Ej. 4 Valores secundarios
Archivo Histórico
Historia de predios

27. Pregunta 4
Realice 3 ejemplos donde se evidencia la serie,
subserie y tipo documental.

28. Respuesta No.4
Serie / Subserie / Tipo Documental
Ejemplo 1.
Serie / CONTRATOS
Subserie / Contratos de Consultoría
Tipos documentales/ Solicitud de contratación
Ejemplo 2.
Serie / HISTORIA DE PREDIOS
Subserie / Historia de Predios Betania
Tipos documentales/ Escrituras
Ejemplo 3.
Serie / INVENTARIOS
Subserie / Inventarios documentales
Tipos documentales/ Inventario documental

29. Pregunta 5
Indague cuáles documentos se deben eliminar en las
oficinas, es decir, no son archivados

30. Respuesta 5
Los documentos se eliminan desde las oficinas, porque:
•Se vence el plazo establecido en el mismo documento
•Existe una ley que así lo preceptúa.
•Se produce un documento que modifica o anula al primero
•Desaparece el objeto físico que da razón de ser al
documento
•En el caso de los documentos informativos, porque el
destinatario se entera de su contenido
•Se determino así convencionalmente

31. Pregunta 6
•Observe y explique en forma resumida como se lleva a
cabo la foliación de los documentos.
Solo se folia cuando el tramite del expediente ha
terminado y puede enviarse el expediente al archivo
central. La foliación se puede hacer en lápiz de mina
negra o esfero. Consiste en numerar en la parte superior
derecha del contenido del documento, de manera
consecutiva ascendente. Si se equivoca el número del
folio se debe trazar una línea al numero y abajo colocar
el numero correcto.

32. Pregunta 7
•Indique como se organizan los documentos dentro de
las carpetas.
La organización comprende 3 subprocesos:
1. Clasificar
Es separar la documentación, respetando el principio de
procedencia.
2. Ordenación:
Ordenar la documentación, al interior de la unidad de
conservación, respetando el principio de orden original

33. 3. Descripción:
Consiste en describir la información relevante del
expediente, a través de la etiqueta de la carpeta donde
se conserva, una lista de chequeo y el FUID.
Cuando se habla de un expediente electrónico se usan
normas estandarizadas para la indexación. Metadatos.

34. Pregunta 8
•Mencione los datos que deben tener las etiquetas de las carpetas y cajas.
Carpetas, son:
Unidad administrativa: Dependencia
Oficina Productora: Dependencia Subordinada.
Código oficina productora: Código Dependencia Subordinada
Nombre de la Serie: Ej: Contratos
Código de la Serie: 12000
Nombre de la subserie: Ej: Contratos de Consultoría
Código de la Subserie: 12002
Nombre del Expediente: Contrato de consultoría para la
administración de la gestión documental regional magdalena medio
Fechas extremas: Fecha(s) inicial y Final DD/MM/AÑO
Folios: # Ej: 189
Código de Caja: Ej. DF002345

35. Mencione los datos que deben tener las etiquetas de las
carpetas y cajas. Cajas, son:
•Unidad Productora: Código Dependencia Subordinada
•Código: # Consecutivo Ej. BA 0005
•Procesos adicionales: Según la disposición final
dispuesta en el FUID

36. Pregunta 9
Explique lo siguiente (mediante un mapa conceptual)
•a) cuáles son los procesos del Programa de Gestión
Documental que se desarrollan en el Archivo de Gestión en
la entidad visitada y en qué consiste cada uno de ellos.
•b) cuáles son los procesos del Programa de Gestión
Documental que se desarrollan en la entidad visitada en
el Archivo Central y en qué consiste cada uno de ellos
•c) cuáles son los procesos del Programa de Gestión
Documental que se desarrollan en esa entidad en el Archivo
Histórico (Si lo tiene la entidad) y en qué consiste cada uno
de ellos.

37. Mapa conceptual Entidad Pública

38. Pregunta 10
Cada integrante del equipo debe tomar un
documento que se produzca en alguna dependencia
de una entidad visitada y explicar el proceso que se
lleva a cabo con ese documento desde que se origina
hasta su etapa final de conservación o eliminación.

39. Pregunta 10
Respuesta Archivo Público
•Un documento de la serie Historia Laboral (H.L.) es la
novedad de retiro. Nace cuando el trabajador se retira
de la compañía. Se debe almacenar en la H.L. Siendo el
ultimo documento, se ordena al final del expediente.
Una vez se ha ordenado la totalidad del expediente en
la lista de chequeo. Luego la carpeta se prepara para la
trasferencia, mediante foliado. Ese ultimo documento
se folia.

40. Pregunta 11
Indague y explique como se lleva a cabo la valoración
documental en la entidad visitada y de ejemplos de
los documentos que conserva dicha entidad por sus
valores primarios y secundarios.

41. Archivo privado y/o público:
•El primer criterio para la valoración primaria consiste en identificar las funciones de las
dependencias, entender de qué están encargadas. Cuando las dependencias forman parte de
procesos, generalmente están encargadas de una parte del proceso. Toda dependencia puede
ejecutar una o más de las siguientes actividades: Planear, dirigir, coordinar, controlar, evaluar, etc.;
resumiendo de administrar.
•El segundo criterio para la valoración primaria de los documentos de una compañía consiste en
entender la tramitación de los documentos para establecer la vigencia de los mismos. Un documento
es vigente mientras testimonia, informa y obliga.
•La vigencia tiene un plazo, en tiempo, que vence, cuando el documento ya no testimonia, informa u
obliga.
•Los documentos vigentes se pueden agrupar en tres categorías:
▫ Documentos Informativos: En ellos se transmite información.
▫ Documentos Testimoniales: En ellos se testifica un hecho.
▫ Documentos Dispositivos: En ellos la autoridad niega u otorga algo.

42. Respuesta Archivo Público:
•Gracias al Archivo General de la Nación hoy en día tenemos 4 grupos para seleccionar
documentos de un fondo acumulado.
Documentos dispositivos: Son o fueron actos administrativos documentados que implican
una orden, dedición, regulación o la normalización de un proceso o actividad
•Documentos sobre actividades: Refieren actividades realizadas en cumplimiento de una
función administrativa.
•Documentos generados en labores misionales: Tarea singular o específica encomendada a
una compañía y a la gestión por ella desarrollada
•Documentos históricos: Requieren actos históricos, patrimoniales, científicos o
tecnológicos principalmente. Ameritan criterios especiales de valoración secundaria.
CASILIMAS ROJAS, Clara Inés; RAMIREZ MORENO, Juan Carlos. Fondos Acumulados.
Manual de Organización. Bogotá, Archivo General de la Nación, 2004

43. Ejemplos documentos con valores primarios:
1.Declaraciones tributarias
2.Boletines
3.Reportes tributarios
4.Evaluaciones de Higiene Industrial
Ejemplos documentos con valores secundarios:
1.Estudios técnicos
2.Historias de predios
3.Resoluciones
4.Escrituras

44. Pregunta 12• Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15
de marzo de 2013 e indague en una ENTIDAD PÚBLICA lo
siguiente:
• - ¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012)
para el país?
• -¿Cuáles son los cambios a en los procesos de la Gestión
Documental a la luz de ese nuevo Decreto? Realice un cuadro
comparativo entre los procesos del Programa de Gestión
Documental antes del Decreto 2609 de diciembre de 2012 y los
procesos de la Gestión Documental a partir de la expedición de
dicho Decreto. Indague que cambios o ajustes han que hacer
para dar cumplimiento a la norma.
• - ¿Cuáles son los aspectos más importantes a tener en cuenta
según el contenido del mencionado Decreto?
• - Indague y realice un resumen de los Acuerdos 003, 004 y 005
de marzo 15 de 2013

45. • Respuesta Entidad Pública
• ¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de
2012) para el país?
• Artículo 2°. Tipos de información. Las normas del
presente decreto se aplicarán a
cualquier tipo de información producida y/o recibida por
las entidades públicas, sus
dependencias y servidores públicos, y en general por
cualquier persona que desarrolle
actividades inherentes a la función de dicha entidad ó que
hayan sido delegados por
ésta, independientemente del soporte y medio de registro
(análogo o digital) en que se
produzcan, y que se conservan en:

46. • Respuesta Entidad Pública
a. Documentos de Archivo (físicos y electrónicos).
b. Archivos institucionales (físicos y electrónicos).
c. Sistemas de Información Corporativos.
d. Sistemas de Trabajo Colaborativo.
e. Sistemas de Administración de Documentos.
f. Sistemas de Mensajería Electrónica.
g. Portales, Intranet y Extranet.
h. Sistemas de Bases de Datos.
i. Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios
de video y audio (análogo o digital), etc.
j. Cintas y medios de soporte (back up o contingencia).
k. Uso de tecnologías en la nube.

47. Respuesta Entidad Pública
¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609
de 2012) para el país?
Trasforma el PGD tradicional por un PGD basado en un
modelo de requisitos para la gestión de documentos
electrónicos

48. Respuesta Entidad Pública
¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el país?
El marco normativo que regula el intercambio electrónico de información, fue el
detonante de los SGDEA pero los actos mercantiles fueron el fuego y la mecha.
Luego, los actos mercantiles, más que la ley, son el andamiaje en el que se apoya
el SGDEA. Con la idea del derecho a documentos electrónicos de carácter
probatorio para facultarle al ciudadano las transacciones comerciales y realizar
tramites con las entidades del estado, el ciudadano paga sus obligaciones
tributaria en línea, todo lo anterior le dio fuerza al principio de equivalencia
funcional y su aplicación transformó la administración de la gestión documental
tradicional en más del 80% de los procesos del Programa de Gestión Documental
- PGD y en efecto en la formación y conservación de los expedientes.

49. Respuesta Entidad Pública
•¿Cuáles son los cambios a en los procesos de la
Gestión Documental a la luz de ese nuevo
Decreto? Realice un cuadro comparativo entre los
procesos del Programa de Gestión
Documental antes del Decreto 2609 de diciembre
de 2012 y los procesos de la Gestión Documental a
partir de la expedición de dicho Decreto. Indague
que cambios o ajustes han que hacer para dar
cumplimiento a la norma.

50. PGD tradicional vs SGDEA
PGD TRADICIONAL PGD-SGDEA
Planeación PHVA del PGD
Producción
Control de duplicados
Obsolescencias
Circulación documental
Creación de Formatos
Selección de soportes documentales
Para un eficaz y seguro uso de los recursos, se
deben establecer normas de seguridad que sean
respetadas durante todos los posteriores
procesos del PGD. Esté primer proceso,
producción, obliga al profesional en gestion
documental a planificar y ejecutar políticas para
inmetarializar y/o desmaterializar series.
Seleccionando soportes documentales
electrónicos.
Le obliga a proyectar la producción documental
anual fisica de su organización y su coste
económico y ambiental vs el coste de proyectar la
misma producción sin papel, carpetas, ganchos
plasticos legajadores y custodia, etc,. A construir
flujos documentales, a partir de la caracterización
de los procesos, para simplificar y racionalizar

51. PGD tradicional vs SGDEA
PGD TRADICIONAL PGD-SGDEA
Recepción
Identificación de tipos documentales
Registros
Radicación. Oficina de Correspondencia
Obliga al profesional en gestión documental a
implementar aplicaciones que habiliten la firma
electrónica, pues, sustituye la firma manuscrita,
estableciendo normas de seguridad que sean
respetadas durante el proceso de recepción.
Distribución
Distribución de documentos internos,
enviados, recibidos
Distribución de documentos internos, enviados,
recibidos
Tramite Recepción-Respuesta
Elimina el tramite del intermediario de
correspondencia, para las series inmaterializadas
o desmaterializadas, siempre y cuando el
ciudadano/funcionario interactue directamente con
el funcionario a través de aplicaciones en linea
que garantizan la completa equivalencia funcional,
a través del sitio web de la entidad y el portal
coporativo (intranet).

52. PGD tradicional vs SGDEA
PGD TRADICIONAL PGD-SGDEA
Organización Aplicación de TRD y TVD, FUID.
Ordenación
Ubicación física de los documentos dentro
de las respectivas series
en el orden previamente acordado.
Clasificación Identicación y separación de series
Descripción
Análisis de los documentos de archivo o de
sus agrupaciones, que permita su
identificación, localización y recuperación.
Foliación. FUID, Etiquetas en carpetas y
cajas.
Aplicación de TRD y TVD, FUID.
La tipologia documental electrónica al formar parte
de la agrupacion de contenidos de la serie, en la
TRD, es clasificada cómo la fisica, respetando asi
el principio de procedencia. La ordenación sigue
obedeciendo al principio de orden original pero, se
requiere adquirir el servicio de estampado
cronologico que cumpla con la circular 10 de la
Superintendencia de Industria y Comercio. La
ubicación ya no es solamente fisica dentro de las
respectivas series. Las series están
descantralizadas y tienen registros con soportes
independientes.
La descripción cambia de forma, requiere
metadatos internacionalmente estandarizados, a
nivel selectivo de documentos inmaterializados o
desmaterializados de la serie. La foliación con
lapiz o esfero de mina negra se sustituye por el
indice digital.

53. PGD tradicional vs SGDEA
PGD TRADICIONAL PGD-SGDEA
Consulta
Acceso. Estrategia de Busqueda.
Responsabilidad del Funcionario de Archivo.
Bases de Datos.
Obliga al profesional a adaptar estándares para la
recuperación de información electrónica. Una
correcta indexación para la busqueda a través de
metadatos. Dublin core.
Conservación
Preservación papel antiguo. Emergencias,
Backup. Bodegaje fisico
Conservamos documentos por considerarlos
objetivos probatorios. Ya no reciben tratamiento
técnico documental, solamente, las tipologias
documentales con valores primarios y
secundarios sino que esos mismos valores se
trasfieren a todas las formas de mensajes de
datos y registros con valor probatorio ¿Por qué?
Porque los primeros como los segundos obligan a
quienes los expiden y vinculan por igual a sus
destinatarios. Por tanto, las TRD y TVD deben
incluir toda la información electrónica, sin importar
el soporte, entre sus series. Las transferencias a
través de formatos unicos de inventario
documental impresos y firmados con firma
manuscrita se sustituyen por inventarios firmados
por todas las partes con firma electrónica o
digital. No solo se transfieren papeles, también se
transfiere todo lo que provenga de cualquier
instrumento electrónico y tenga relevancia
juridica. Los funcionarios de la entidad deben
admitir que la información electrónica está
regulada para ser almacenada, inalterada e
interpretada y eso implica, entre otras cosas, que
la clasificación y disposición final de correos
electrónicos, sin el peligro de que puedan ser
alterados, se debe controlar para evitar perdidas
de información, pues, representan hechos que
forman parte integral de los expedientes producto
de sus actuaciones administrativas.

54. PGD tradicional vs SGDEAPGD TRADICIONAL PGD-SGDEA
Disposición
Final
Selección en cualquier etapa del cliclo vital.
Desmaterialización (Microfilmación y
Digitalización)
El bodegaje fisico se sustituye por el bodegaje
electrónico con altos niveles de seguridad que
garanticen la accesibilidad y la evidencia
probatoria. Aparece implicitamente la idea que
Cero papel es más que garantizar el desuso del
papel. Ahora se habla de Archivos Confiables o
TAA. (Trusted Archive Authority) Siglas en Ingles
que significan Confiables Autoridades de Archivo.
Teniendo en cuenta que no podemos destruir la
evidencia de negocios electrónicos con seguridad
juridica. Si se elige la inmaterializacion de las
series de principio a fin la compañia evitará costes
por el servicio de digitalización certificada que
viene por la via de la desmaterialización. Si se
elige la desmaterialización debe tenerse en
cuenta la guia número 5 del MinTic.

55. Respuesta Entidad Pública
¿Cuáles son los aspectos más importantes a tener en cuenta
según el contenido del mencionado Decreto?
Lo que la ley provee es el criterio de equivalencia funcional para
darle la misma fuerza probatoria al documento electrónico que se
le dio al papel, exigiendo cuatro requisitos que nos permiten
interpretarlo y darle validez, convirtiéndolo en probatorio. Sin el
cumplimiento de estos cuatro requisitos los documentos digitales
no tienen carácter probatorio. En ese sentido, las compañías
asesoradas por un equipo interdisciplinario conformado por el
profesional en gestión documental, el ingeniero de sistemas, el
profesional de calidad y el profesional en seguridad de la
información, deben cumplirlos si consideran conveniente
inmaterializar o desmaterializar archivos físicos y convertirlos en
digitales.

56. Requisitos de validez:
•1. Escritura: Las normas piden que un documento conste por escrito. Escritura no es igual a papel o a
impresión. Ese requisito de validez, escrito, se satisface mediante un mensaje de datos. Esté es cualquier
tipo de información, generada, producida o recibida y archivada por medios electrónicos. Dicho mensaje
debe ser recuperable porque servirá, inicialmente, mientras tiene vigencia. Sabemos que todo
documento tiene una naturaleza jurídica que tiene un plazo de prueba. Es la vigencia. Pues bien, el
equivalente de escrito, con el mismo poder de distinta forma, es el mensaje de datos. Cómo el
documento escrito, el mensaje de datos, es inservible cuando pierde su vigencia. Mientras sirve tiene un
periodo de conservación. La ley que ampara el documento y su vigencia, de igual modo ampara el
mensaje de datos. En consecuencia, los periodos de retención que asignamos a las series conformadas
por documentos de papel, cobijan exactamente igual a los mensajes de datos. No se altero la norma
porque cambio el soporte, quiere decir, que el soporte no se encuentra desprovisto de norma. El equipo
interdisciplinario debe preguntarse, entre otras cosas ¿cómo, desde el punto de vista técnico,
(disponibilidad de hardware y software o del acceso al registro en un sistema compatible) garantizará la
posterior consulta del mensaje de datos en 2, 3, 5, 20 o 100 años, de conformidad con lo que define la
TRD? Si no lo logra el documento electrónico no se considera valido. Ojala los adelantos tecnológicos
del mañana nos beneficien con la compatibilidad universal estandarizada para contrarrestar los efectos
negativos de la obsolescencia.

57. • 2. Original: En medios tradicionales físicos original es el primer documento
impreso. Se interpreta como el único. Original alude a la calidad de único.
Pero, ¿en medios electrónicos, original, cuál documento es? Es el documento
integro. Integridad significa que el documento se mantiene inalterado. No se
puede modificar el mensaje enviado al destinatario por el remitente. Original
ya no es el primero, como pasa en el documento impreso físico. La calidad de
original, en el documento electrónico, viene con la integridad por que
modificar información electrónica es muy sencillo y reproducirla miles de
veces también. Cualquiera puede modificar un correo electrónico. No se
puede creer en las fechas y horas de información electrónica. Por eso, en el
ambiente digital, original es igual a integro. El equipo interdisciplinario debe
preguntarse, ¿cómo, desde el punto de vista técnico-procedimental,
garantizará que el documento electrónico, mientras circula, con el
intercambio electrónico, prestamos, consultas, etc., mantiene su integridad,
en 2, 3, 5, 20 o 100 años, de conformidad con lo que define la TRD? Debe
conseguir cumplir ese requisito legal. Que en el archivo de gestión y cuando
llegue al archivo central e histórico, llegue inalterado, para considerarlo
valido.

58. • 3. Firma: Desde hace siglos, el reconocimiento del autor, el contenido y su autenticidad y el no
repudio, vienen con la firma. Firma es seguridad e integridad. La firma prueba la fuente, el autor.
En el medio electrónico para cumplir con ese requisito legal, la firma electrónica, equivalencia de la
firma manuscrita, debe asegurar las mismas condiciones. Así lo definió el gobierno colombiano
cuando expidió el Decreto 2364 de 2012 por medio del cual se reglamenta el Art. 7 de la Ley 527 de
1999 sobre la Firma Electrónica. La firma electrónica es un mecanismo técnico que identifica una
persona ante un sistema de información de manera inequívoca. El equivalente de la firma
manuscrita, se ha convertido en un conjunto de datos electrónicos, únicos y exclusivos, mediante
los cuales la persona no puede negar que firmo.
Las compañías publicas y privadas impulsan la eficacia en sus operaciones y negocios, cuando hay
concienciación de la necesidad de usar en las actuaciones administrativas que requieren firma, las
firmas electrónicas; ya la ley las respalda, les abrió el camino a los empresarios para realizar
transacciones comerciales con más velocidad; eliminando la barrera de la identidad del firmante y
la integridad del mensaje, asunto que hasta hace 15 años, solo funciona con el documento impreso
con firma manuscrita. Con su uso, las empresas ahorran tiempo, transporte y recursos. En
consecuencia, el equipo interdisciplinario debe preguntarse, para cumplir con ese requisito de
carácter probatorio, ¿qué, sistemas o aplicaciones de firma electrónica respaldadas por la ley,
existen en Colombia y pueden, con la debida planificación, costear e implementar gradualmente,
en los tramites y procesos que requieren firma, en la organización

59. • ¿Cuál es la diferencia entre la firma digital y la firma electrónica? Nuestro país cuenta con
esas dos formas de identificación personal en el contexto digital, con lo que están cambiando las
transacciones personales y empresariales pero, no han tenido todavía gran impacto en los
ciudadanos y el sector empresarial en general por el apego cultural al papel, la autenticación en las
notarias y porque ignoran como funcionan esas otras alternativas de identificación electrónica,
entre otras variables. La firma digital da por supuestas las condiciones de autenticidad e integridad,
no se tienen que probar, mientras que la firma electrónica necesita probarse.
4. Posterior consulta: Si la organización considera conveniente implementar un SGDEA, el
profesional en gestión documental se enfrenta entonces, al reto de cumplir con la custodia del
documento electrónico garantizando el carácter probatorio de la información en medios
electrónicos, a través de cuatro requisitos de evidencia digital:
Origen: Debe garantizar el origen del documento que se está archivando por medios electrónicos.
Se refiere, desde el punto de vista técnico, a la disponibilidad del hardware y software donde nació
el documento o del acceso al registro en un sistema compatible.
Integridad: Conseguir que el documento llegue inalterado, para considerarlo valido, a las distintas
fases de archivo.
Fechas extremas: Establecer los plazos de prueba, la vigencia o prescripción., conforme a la
naturaleza jurídica que tiene la serie que le corresponde.
Posterior consulta: Guardar, con altos niveles de seguridad, el documento electrónico, garantizando
el carácter probatorio cuando llegue la consulta. Custodiar, sin errores humanos.

60. Acuerdos Resumen
3
Añade cambios sobre la integración, funciones y definición del Comité Evaluador
de las entidades públicas.
4
Añade cambios en el alcance: "Las tablas de retención documental se deben
elaborar y aplicar tanto para la organización y disposición de documentos físicos
como electrónicos, de conformidad con lo establecido en el Decreto 2609 de
2012." Articulo 2.
Se deben publicar las TRD en la pagina web de la entidad.
Dentro de los treinta (30) días siguientes a su evaluación técnica o
convalidación, el Secretario General o quien haga sus veces, solicitará la
inscripción de las tablas de retención documental o las tablas de valoración
documental en el “Registro Único de Series Documentales”
Añade cambios en la actualización de las TRD: Articulo 14 inciso e) "Cuando se
transformen tipos documentales físicos en electrónicos".
5
Añade cambios en el alcance: En la clasificación, la ordenación y la descripción
documental. (Profundidad en los metadatos minimos)

61. ConClusiones
La importancia de conocer lo que significa la Gestión Documental es muy importante y
valiosa para toda empresa ya sea pública o privada, que debe tener en cuenta un
correcto manejo y conocimiento acerca de la gestión documental ya que es vital para
cada una aplicando y siguiendo los lineamientos que así dispone la ley.
Y si se siguen correctamente las leyes, decretos y demás, entonces este será mucho
más fácil de aplicar ya que solo debemos seguir paso a paso lo que se ordena.

62. Webgrafía
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%252Fdepartamento%252Farchivo%252F%3B460%3B350. IMÁGENES DE CARPETAS.
http://www.agn.gob.mx/lineam/agnmodulo4.pdf. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, FRANCISCO O. ACEVEDO
GUTIÉRREZ.
http://buscador.rincondelvago.com/FONDO+DOCUMENTAL. RINCÓN DEL VAGO.
http://www.slideshare.net/kafkazo/fondos-documentales. FONDOS DOCUMENTALES, UNIVERSIDAD DEL QUINDIO. ANGEL
GUSTAVO CÓRDOBA LOZADA.