Conceptos del plan de comunicación organizacional

1. El plan de
comunicación organizacional
Una herramienta para la construcción de imagen

2. ¿Qué es?
• Es una herramienta que permite dar vida a la estrategia de
comunicación que se plantea para un periodo de planeación.
• Este permite:
– Contempla el público al cual se va a comunicar
– Llevar a cabo las tácticas planteadas
– Determinar los recursos disponibles para cada acción
– Trazar los cronogramas, las rutas de trabajo, las herramientas
a utilizar
– Realizar seguimiento a las acciones determinadas a
partir de indicadores de gestión

3. ¿Qué debe contemplar el plan?
Visión
• ¿Qué se desea lograr con el plan? (propósito)
• ¿Qué rol desempeña dentro de la estratégico de la compañía?
Misión
• ¿Cómo lograr comunicar lo que la organización desea comunicar?
Objetivos
• ¿Qué se espera lograr con el desarrollo del plan?
• Deben tener un tiempo y una meta numérica que permita medir el
avance de plan

4. La estrategia del plan
Estrategia
Deben ir definidas en
función de los
objetivos del plan.
Se recomienda que
sean pocas para poder
realizar un gestión con
mayor enfoque y
efectividad

5. Las tácticas del plan
Son las encargadas de dar
vida al plan de
comunicaciones, en esta fase
del plan se plantean las
acciones a realizar para lograr
la estrategia.
Esta fase es muy flexible
porque permite adecuar las
acciones de acuerdo a los
resultados que el plan esté
generando.
Es indispensable que exista un
Director de Comunicaciones
quién será el encargado de
dar vida al plan

6. Los canales de comunicación para la implementación del plan
Plan de comunicaciones:
Encargado el Dir. de
Comunicaciones
Emisores o
voceros
protagonistas
Las
audiencias a
impactar
Personas encargadas por la empresa, entrenadas
y coordinadas para trasmitir los mensajes del plan
Aquellas personas que la compañía espera
impactar con los mensajes del plan de
comunicaciónes

7. ¿Quiénes son sus públicos objetivos?
El plan de comunicación organizacional de la empresa se debe considerar una
variable estratégica, debe concebirse en paralelo con las estrategias que se
implementan para la empresa, pero tiene una variable importante, la
versatilidad de los públicos a los que se dirigirá el mensaje,
PÚBLICOS INTERNOS PÚBLICOS EXTERNOS
Directivos y
administrativos
Operarios
Segmentos de
mercado

8. Esta es una de las variables mas importantes del plan, entender como comunicarle a cada
audiencia, porque cada una tiene características particulares.
Ellos no son actores pasivos en la comunicación tienen criterios propis acerca de la empresa y la
experiencia que han tenido, y ante la saturación de información tienen la capacidad de ser
selectivos ante los mensajes.
Para ello la empresa debe buscar una relación a largo plazo

9. Matriz de contacto
• Esta matriz permite identificar los emisores del
mensaje (en columna) y la audiencias que se va a
impactar (en fila) para identificar el medio más
adecuado para que fluya la comunicación (puede
ser que se empleen uno o mas medios de comunicación)

10. Receptores del mensaje
AUDIENCIAS
EMISORES
GERENCIA
MEDIA
AUXILIARES
DE ÁREA
SUPERVISOR
DE TURNO
OPERARIOS
GERENTE
GENERAL
Debe estructurar una
presentación formal
del plan de
comunicaciones
Generar un evento de
lanzamiento del
mensaje interno
Generar un evento de
lanzamiento del
mensaje interno
Generar un evento de
lanzamiento del
mensaje interno
DIRECTOR DE
ÁREA
Debe trabajar con sus
grupos primarios para
transmitir la
información a los
admón.
Debe trabajar con sus
grupos primarios para
transmitir la
información a los
admón.
GERENCIA
MEDIA
Programa de
entrenamiento a
voceros
Dejar fluir la
información
SUPERVISOR DE
TURNO
Difusión del mensaje y
retroalimentación del
mismo
Encargados de emitir el
mensaje

11. AUDIENCIAS
EMISORES
GERENCIA
MEDIA
AUXILIARES
DE ÁREA
SUPERVISOR
DE TURNO
OPERARIOS
GERENTE
GENERAL
Presentación del plan
de comunicaciones en
reunión de trabajo
Evento del
lanzamiento.
Tú eres pieza clave en
el engranaje de
TEXCOM
Evento del
lanzamiento.
Tú eres pieza clave en
el engranaje de
TEXCOM
Evento del
lanzamiento.
Tú eres pieza clave en
el engranaje de
TEXCOM
DIRECTOR DE
ÁREA
Reunión de trabajo y
presentación de la
campaña con sus
objetivos y metas que
se esperan
Reunión de trabajo y
presentación de la
campaña con sus
objetivos y metas que
se esperan
GERENCIA
MEDIA
presentación de la
campaña con sus
objetivos, Indicadores
de medición para el
seguimiento de la
campaña
SUPERVISOR DE
TURNO
Implementación de la
campaña Tú eres
pieza clave en el
engranaje de TEXCOM
Seguimiento de la
campaña
EJECUTOR Y DIRECCIONAMIENTO DEL PLAN
Director de comunicaciones

12. Efectividad en las audiencias
Un plan de comunicación será
efectivo en la medida que las
audiencias internas
comprendan el objetivo de
comunicación, y los operarios
trasmitan mediante su servicio
el mensaje al publico objetivo
• El segmento de mercado se vera involucrado en el momento que la
comunicación comience a rodar en los medios de comunicación bien se
masivos o directos, pero el verdadero impacto se dará en el momento de
verdad cuando los operarios con su servicio le den sentido al proceso de
comunicación

13. Definición del alcance del plan
.
Se va a divulgar todo el
plan estratégico general de
la compañía?
¿Se va a divulgar por
etapas, áreas, en todos los
públicos seleccionados al
mismo tiempo?
¿Cuáles son los públicos
prioritarios a impactar?
¿Cuáles son los niveles de
confidencialidad que se
deben manejar?
.
¿Cuáles son los mensajes a
divulgar? ¿cuáles son los
principales?
¿Cuáles son las
expectativas de la alta
dirección?
¿Hasta donde esa
comprometida la alta
dirección? ¿Cuál es du
papel dentro del plan?
¿Cuáles son los medios y
herramientas que sugiere
la alta dirección para llevar
a cabo el plan?

14. Revisión de los objetivos estratégicos vs los
objetivos de comunicación
Es importante considerar los
objetivos estratégicos de la empresa
y el grado de apropiación de las UEN
o áreas con el fin de estar alineados
con el propósito de la compañía.
Por ejemplo si el objetivo de la compañía es crecer en el mercado un x%
los objetivos del plan de comunicación deben ir alineados a la
sensibilización del ahorro y la optimización de metas en el mercado
interno, y en el mercado externo al incremento de las ventas y el
fortalecimiento de imagen

15. Recursos disponibles
Objetivo
Audiencia
a impactar
Estrategia
del
objetivo
Tácticas de
la
estrategia
Indicador
de gestión
Medios a
utilizar
Proveedor
Costo de la
acción
Qué se pretende lograr en el plan
El público a impactar, interno o
externo
Cómo lo vamos a lograr
Las acciones para alcanzar la
estrategia
Cómo se va a medir la efectividad
del plan
Los medios de comunicación y
canales que utilizaremos para
difundir el mensaje
Si necesitamos recursos
adicionales quién apoyará el
proceso
El presupuesto que se va a invertir
en cada acción
A partir de un diagrama se pueden comenzar a hilar las acciones y los recursos
que se necesitan para le desarrollo del plan

16. Elaboración del mensaje
El concepto a trasmitir

17. Diseño con el mensaje de acuerdo a las
audiencias
• El mensaje es la base fundamental de la comunicación, por ello es
importante tener claro que de este depende la construcción de imagen
1. Alcance del mensaje
2. El mensaje debe partir de la
audiencia en general depende
de cada una de las audiencias
3. Cuál será el tono de
comunicación

18. 4. Su frecuencia de emisión?
5. De acuerdo a la audiencia
cuál es el medio ideal para
comunicar
6. Cómo se manejará la
retroalimentación
7. ¿Qué reacción se
espera del mensaje?

19. Lenguaje en función de las audiencias
• La creatividad juega un papel fundamental en esta
etapa, porque a partir de aquí logramos cautivas la
atención de nuestros públicos.
• Establecer las necesidades grafica, visuales, orles,
auditivas, figurativas, de tacto, de olfato, es un reto
para un excelente equipo de comunicación quienes a
partir de la identificación de estos factores
determinan el modo de comunicar el mensaje según
la audiencia.