El documento presenta información sobre el diseño de entrada, salida y archivos de un sistema de información. Describe los procedimientos para registrar nuevos usuarios y realizar préstamos en el sistema ALEPH utilizado por la biblioteca. También cubre temas como la creación de registros bibliográficos y el préstamo interbibliotecario.

1. ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN II G2
DISEÑO DE ENTRADA, SALIDA Y ARCHIVOS
MILENA BOTERO VILLAFAÑE
CLAUDIA VELASQUEZ QUINTERO
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
CALI, NOVIEMBRE DE 2013

2. ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN II G2
DISEÑO DE ENTRADA, SALIDA Y ARCHIVOS
MILENA BOTERO VILLAFAÑE
CLAUDIA VELASQUEZ QUINTERO
DOCENTE
LUZ ESTELLA GIRALDO GALLEGO
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
CALI, NOVIEMBRE DE 2013

3. INTRODUCCIÓN
El Diseño de Entrada consiste en el desarrollo de los requerimientos y los pasos a
seguir en la realización de los procesos necesarios para colocar los datos de forma
que se puedan utilizar en le debido procesamiento es así como se logra instruir a la
computadora o a determinados programas que nos benefician con dicha función.
En nuestra actualidad para muchas organizaciones dichos sistemas de información
basados en las computadoras son el corazón de muchas de las actividades
cotidianas y su objetivo de gran consideración en la toma de decisiones, las
empresas o las instituciones consideran con mucho cuidados las capacidades de
sus sistemas de información cuando se decide ingresar o innovar en nuevos
mercados planteando la respuesta que darán a la competencia.
La salida es la capacidad de un Sistema de Información para generar y organizar la
información procesada hacia el exterior, bien sean datos de entrada y resultados.
Generalmente la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a
otro Sistema de Información o módulo, en este caso, también existe una interface
automática de salida; Por ejemplo, el Sistema de Control de Multas en la biblioteca
tiene una interface automática de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que
genera las multas generadas por el usuario.
En el diseño de la salida, se seleccionan métodos para representar la información y
se crean documentos, informes u otros formatos que contienen información
producida por el sistema. Las especificaciones de las salidas se desarrollan durante
el diseño lógico del Sistema de Información, ya que representan la característica
más importante para el usuario, pues, si la salida no responde a sus expectativas
al usuario le resulta un sistema inútil.

4. DISEÑO DE ENTRADA
 Dependiendo la calidad de la Entrada así mismo se garantiza la calidad de la
Salida.
 Diseño de Entrada de la Universidad Autónoma de Occidente, información
brindada por la Coordinadora de Servicios Maira Isabel Vallejo Payan.
OBJETIVO DEL DISEÑO DE ENTRADA:
Aquí se derivan los procedimientos y el desarrollo de las especificaciones para la
preparación de datos.
La verificación de todas las entradas de un proceso podrás visualizar la estructura
jerárquica de la Universidad; en esta institución se realiza por la página de la
Universidad, Portal Administrativo, Organización y métodos, Manuales y
Procedimientos.

5. Aquí se puede encontrar toda la parte de Formatos, Indicadores, Matriz de Documentos
Externos, Manuales y Funciones, Manuales y Procedimientos los cuales se deben regir en
este caso la biblioteca (Centro Servicios de Información), controlando la cantidad de datos
y el tiempo, evitando así los pasos adicionales, permite ser sencillo en la realización del
proceso, controlar la cantidad de datos, los errores y se evitan los retrasos.
QUE ES ALEPH 500
ALEPH es un sistema de gestión completo e integrado que maneja todos los
aspectos de los servicios bibliotecarios, tanto para el personal como para los
usuarios.
Desarrollado con arquitectura cliente-servidor, utiliza la base de datos Oracle y
ofrece soporte completo de Unicode.
Tiene un diseño multiplataforma y permite el acceso de la información a través de
WWW, cliente Window y Z39.50.
A lo largo del tiempo y a través de las sucesivas versiones, el sistema se ha
depurado mejorando sus prestaciones.

6. COMPONENTES:
El sistema incluye módulos para la circulación o préstamo, catalogación,
publicaciones periódicas, adquisiciones, préstamo interbibliotecario, DSI[1] , y
también brinda numerosas funciones de limpieza, incluidos los análisis estadísticos.
Sus componentes modulares pueden combinarse de varias maneras haciéndolo un
sistema flexible, adaptable a distintas realidades institucionales, resultando
aplicable tanto en bibliotecas pequeñas como en servicios de grandes
organizaciones.
Todos los componentes son totalmente personalizables o modificables, lo que
permite a cada Servicio crear su propio sistema de gestión bibliotecaria.
REGISTRO DE UN USUARIO NUEVO EN EL SISTEMA ALEPH.
Se verifica el carnet en este caso si es para un empleado se realiza con el número
de la cedula, si es estudiante se verifica que tenga el sticker de activación que
cada semestre es colocado por el Departamento de Registro Académico,
procediendo a registrarlo con el código asignado.
Para registrar en la Biblioteca un nuevo usuario, se ingresa el Módulo de
Circulación y Préstamo, luego se procede a dar cik en el icono LISTA DE
USUARIOS, en esta opción el sistema lista los usuarios que se encuentran en la
Base de Datos. En la parte derecha se encuentra un botón que dice NUEVO, se le
da click y se empieza a llenar los datos de cada una de las pestañas:
Se llenan todos los campos que son: id de usuario, código de barras, nombre,
titulo, biblioteca pib, titulo, biblioteca local, fecha de nacimiento, etc.
NFORMACIÓN GLOBAL DE USUARIO:

7. INFORMACIÓN LOCAL DEL USUARIO:
En este paso se llena el estatus del usuario, la fecha de registro, tipo de usuario si es
empleado o estudiante y las fechas de vigencia, dándole los privilegios al usuario;
esto son los derechos que tienen los usuarios dentro de la Biblioteca y estos se
encuentran predefinidos, esto significa que el sistema sume los que fueron
parametrizados, dando click en la opción PREDEFINIDOS, si el usuario no tiene estos
pasos activos no puede reservar ejemplares, prestar, etc.

8. En la pestaña de DIRECCIÓN, se debe llenar todos los campos relacionados con la
dirección, Teléfono y Correo Electrónico del usuario; luego de haber diligenciado todos
estos datos se debe realizar el préstamo del material que va a llevar.
REGISTRO DE UN PRÉSTAMO:
 Se solicita el carnet del usuario ya sea empleado o estudiante, verificando que el
carnet sea de la persona que solicita el préstamo.
 Si es estudiante se verifica que el carnet tenga al respaldo el sticker de activación,
el cual es colocado en el Dpto. Registro Académico cada inicio de semestre.
 Cuando el estudiante no tiene carnet, se le solicita una carta expedida por el Dpto.
Registro Académico y su respectivo documento de identidad.
 El módulo de Circulación y Préstamo, se le da click a la opción PRÉSTAMO, y se
digita el código del estudiante o número de cedula si es empleado.
 Se pasa el libro por el sistema RFID (Radio Frecuencia de Identificación),
para que el sistema lea el código de barras del ejemplar solicitado.
 RFID (siglas de Radio Frequency IDentification, en español identificación por
radiofrecuencia) es un sistema de almacenamiento y recuperación de datos remoto
que usa dispositivos denominados etiquetas, tarjetas, transpondedores o tags
RFID. El propósito fundamental de la tecnología RFID es transmitir la identidad

9. de un objeto (similar a un número de serie único) mediante ondas de radio. Las
tecnologías RFID se agrupan dentro de las denominadas Auto ID (automatic
identification, o identificación automática).
 Las etiquetas RFID (RFID Tag, en inglés) son unos dispositivos pequeños,
similares a una pegatina, que pueden ser adheridas o incorporadas a un producto,
un animal o una persona. Contienen antenas para permitirles recibir y responder a
peticiones por radiofrecuencia desde un emisor-receptor RFID. Las etiquetas
pasivas no necesitan alimentación eléctrica interna, mientras que las activas sí lo
requieren. Una de las ventajas del uso de radiofrecuencia (en lugar, por ejemplo,
de infrarrojos) es que no se requiere visión directa entre emisor y receptor.1
1
Disponible en: http://es.wikipedia.org/wiki/RFID

10. El funcionario de Circulación y Préstamo, debe esperar a que el sistema arroje la
información del usuario y la información del libro o audiovisual que se está prestando:
 Si el usuario se encuentra a Paz y Salvo, el sistema registra el nuevo préstamo, si
no el sistema muestra las siguientes notas:
- El usuario ha alcanzado el límite de préstamos
- El libro tiene Reservas
- Bloqueado el derecho a paso
 Se le informa al usuario si puede realizar el préstamo, se procede a colocar la
fecha de vencimiento en la ficha de devolución del libro.
 Informándole al usuario la fecha en que debe entregar el libro y/o Renovar el libro
por el (catalogo OPAC), siempre y cuando no se lo reserven por internet.
PRÉSTAMO PERMANENTE:
 El sistema cuenta con un estatus especial para este tipo de préstamos el Ítem 10.
 Este tipo de préstamos se realiza por seis meses cumplidos, los usuarios en este
caso solo Empleados pueden solicitar Material Documental con carácter
Permanente, son aquellos materiales documentales los cuales la dependencia haya
adquirido de su presupuesto, el material documental solicitante.
 El usuario (empleado) debe enviar una carta al director de la Biblioteca en la cual
solicita formalmente el material documental.
 Luego de aprobada la carta por el Director se hace entrega a la Coordinación del
Área de Circulación y Préstamo.

11.  La Coordinadora de Circulación y Préstamo, llama al usuario y le informa que ya
puede recoger los libros en la Biblioteca.
 El cambio de fecha según el periodo de préstamo, deberá realizarlo manualmente
la Coordinadora del Área de Circulación y Préstamo.
PRÉSTAMO DEL LIBRO COLECCIÓN RESERVA PARA LA SALA DE
LECTURA.
 El usuario Busca en el sistema Catalogo en línea (OPAC), el libro que necesita
cuando lo identifica mira a que colección pertenece y si pertenece a la colección de
Reserva (Consulta en Sala) Diligencia el Formato Solicitud de Libros donde se ubica
la clasificación del libro y la colección a la que pertenece.

12.  El usuario solicita el préstamo del libro solicita el préstamo para la sala de lectura
en el puesto de trabajo que corresponda a su código.
 El auxiliar busca en la colección de reserva el titulo solicitado.
 El auxiliar solicita el carnet y/o cedula al usuario verificando la información.
 El auxiliar ingresa en el Modulo de Circulación y Préstamo registrando el préstamo
del libro (Consulta en Sala).
 Si el usuario entrega el libro, el auxiliar lo descarga del sistema verificando el
procedimiento.
 El auxiliar ubica el libro en la colección de Reserva (Consulta en Sala).

13. PRESTAMO INTERBIBLIOTECARIO SIN CARTA
Los usuarios externos deben dejar sus pertenencias en el casillero y solo se
les permite el acceso con un cuaderno, se les da una ficha de control que le
será exigida como requisito indispensable para la devolución de sus
pertenencias.
Al ingresar deben presentar el carnet de la Universidad a la que pertenecen
y el documento de Identidad; sean Empleados u Estudiantes.
El préstamo se efectúa en el área de Circulación y Préstamo.
Si falta uno de los documentos no se podrá realizar el préstamo.
Ingresar al OPAC de la universidad del usuario, para verificar que este
activo.
El auxiliar de Circulación debe guiarlo hacia el Catalogo en Línea (OPAC),
para realizar la búsqueda del material que el necesita; cuando él usuario
tiene el número de clasificación se le muestra el siguiente paso.
Cuando el usuario identifica su material vuelve al área de circulación y préstamo
con el material que entra en el convenio.
El auxiliar del Área de Circulación y Préstamo debe comunicarse con la Universidad
respectiva por medio del GOOGLE TALK, esto es un chat donde están conectadas
todas las Universidades que integran el Convenio preguntando si se le puede
prestar al Usuario, si no tiene multas pendientes, tiene sanciones pendientes o si
está activo en el periodo académico actual y con el Código del Usuario se verifica
esta información.
En caso de cumplirse alguna de estas tres opciones no se puede realizar el
préstamo del material.

14. Por si alguna razón no se puede verificar por el GOOGLE TALK, se debe hacer por
vía telefónica.
Los números telefónicos de las personas encargadas se encuentran en ALEPH y
en el archivo de Préstamo MACRO-ILL, para registrar dicho préstamo en Aleph
se debe realizar por el código de cada universidad:
CODIGOS
U001
U002
U003
U004
U005
U007
UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD SANBUENAVENTURA CALI
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JEVERIANA
UNIVERSIDAD DEL VALLE
UNIVERSIDAD SANTIAGO DE CALI
UNIVERSIDAD LIBRE
UNIVERSIDAD ICESI
Se registra en el sistema realizando el préstamo pero rigiéndose por las POLITICAS
DEL CONVENIO INTERBIBLIOTECARIO, llenando los siguientes datos:
-Código de Barras del libro
–Código del Usuario
–Nombre del Usuario
–Fecha de Préstamo

15. -Fecha de Préstamo, la cual tendrá un plazo de ocho (8) días hábiles, a partir de la
fecha de préstamo.
CREACIÓN DE LIBROS:
 La Coordinadora de esta área (Procesos Técnicos), evalúa
el proceso de
adquisición de material bibliográfico requerido por los programas académicos.
 Hacer la descripción y el análisis de la creación del libro.
 Se procede a elaborar el proceso de precatalogación.
 Se organiza por orden alfabético.
 Se le agrega información sobre la editorial, el año de la publicación, etc.
 Organizarlos por el sistema Decimal Dewey ejemplo:000 - Informática, información
y obras generales 100 - Filosofía y psicología 200 - Religión 300 - Ciencias sociales
400 - Idiomas 500 - Ciencias (incluyendo las matemáticas) 600 - Tecnología y
ciencias aplicadas 700 - Artes y entretenimiento 800 - Literatura 900 - Historia,
geografía y biografía.
 Se procede a diligenciar los campos como:
 ISBN
 FUENTE DE CATALOGACIÓN.
 CÓDIGO IDIOMA.
 CLASIFICACIÓN DEWEY.
 AUTOR PERSONAL.
 AUTOR REUNIÓN.
 TITULO PRINCIPAL.
 EDICIÓN DE IMPRESIÓN.
 DESCRIPCIÓN FÍSICA.
 NOTA GENERAL.

16. 




NOTA BIBLIOGRÁFICA.
NOTA DE CONTENIDO.
NOTA DE IDIOMA.
MATERIA GENERAL.
MATERIA GENERAL.

17.  Aquí se muestra como queda una ficha de Precatalogación registrando: Autor
Persona, Titulo Principal, fecha de impresión, nota de contenido.
INFORMACIÓN GENERAL 1
 Después de este proceso en el Sistema Aleph, se va a Lista de Items, terminando
de llenar los campos:
 a) Código de Barras,
 b)Sub – Biblioteca y se le pone –CUAO,
 c) Colección – General,
 ch) No. De Copias,
 d). Tipo de Material – Libro,
 e). Estatus del Items – 05,

18.  f).Tipo de clasif/Clasificación-1 y el número,
 g). 2º Tipo de Clasif/Clasificación -8 y el piso donde se encuentra.
INFORMACIÓN GENERAL 2
 Después de este proceso en el Sistema Aleph, se da click en Fecha de
Vencimiento, Fecha de Ultimo Inventario, Precio, Numero de Orden, Factura,


21.  Este tipo de información es la que le sirve al usuario para detectar el material ya
sea por clasificación, el rotulo para la fecha en que lo debe entregar, sellos para
diferenciar que tipo de material que es y la cinta de seguridad para cuando el
usuario salga sin prestar el libro el sistema lo detecte y lo reporte.

22. DISEÑO DE SALIDA
 Dependiendo la calidad de la Entrada así mismo se garantiza la cálida de la
Salida.
 Diseño de Entrada de la Universidad Autónoma de Occidente, información
brindada por la Coordinadora de Servicios Maira Isabel Vallejo Payan.

OBJETIVO DEL DISEÑO DE SALIDA EN PANTALLA
Cualquier tipo de información que el sistema genera y entrega al usuario
puede ser externo o interno. La salida de sistema de pantalla se ha
convertido en un método de salida muy popular, porque es silenciosa, ágil,
y ofrece la posibilidad de interactuar con el usuario. Es ideal para mostrar
información que sólo se consultará una vez y que no requerirá almacenarse,
es decir, presenta información efímera, usada para tomar decisiones
momentáneas.
Un buen sistema de diseño de salida de pantalla debe tener los siguientes
objetivos:
Seleccionar bien los métodos del uso.
Que se entregue la cantidad de información adecuada.
Suministrar información necesaria para comodidad del usuario.
VENTAJAS
Las salidas por pantalla la desventaja es por espacio comparadas con las
salidas impresas, los usuarios saben buscar la información en un reporte
impreso en cambio no podemos suponer esto en cuanto al diseño de
pantalla.

23. Este diseño se incluyen el uso de gráficas e iconos, existen diversas formas
de presentar la información por pantalla, la más usada es a través del uso
de ventanas.
Hay ventanas estáticas y ventanas de aparición repentina, las estáticas se
utilizan para mostrar alguna información que el usuario requiera, en cambio
las de aparición repentina sirven para pedir información, dar advertencias o
incluso mostrar errores.
DISEÑO DE VENTAJAS
Las ventanas son subdivisiones de la pantalla que hacen posible presentar
al mismo tiempo diferentes conjuntos de salida.
Capacidades de las ventanas sobre la pantalla, de acuerdo con los detalles
del sistema. Su uso debe considerarse cuando la aplicación lo requiera o
deba ser mejorada con facilidades para:
Para cambiar entre varios programas, mostrando la salida de cada uno de
ellos.
Mover información de una ventana a otra (dentro del mismo programa o
entre diferentes programas).
Presentar datos diferentes o conjuntos de reportes al mismo tiempo.
Permitir que los usuarios reposiciones de la información sobre la pantalla
para adecuarla a sus necesidades particulares.
Presentar datos diferentes o conjuntos de reportes al mismo tiempo.

24. REPORTE DE MULTAS –DISEÑO DE SALIDA
Este procedimiento aplica cuando al efectuar la cancelación de un
documento, el sistema emite una nota que dice que el usuario tiene una
multa.
El coordinador de Circulación y Préstamo imprime diariamente las
Transacciones Pendientes, para ser canceladas en el Módulo de Circulación
y Préstamo a cada usuario.
Este procedimiento se realiza en la aplicación SICA, sistema de información
complementario de aleph seleccionando las opciones como se indica en el
gráfico:
CIRCULACION, TRANSACCIÓN EN EFECTIVO, GENERAL.
Despliega la siguiente ventana la cual se debe llenar de la siguiente forma:
TIPO DE TRANSACCIÓN: PENDIENTES DESDE Y HASTA: Se ingresa el
rango de fechas que se requieren generar el reporte.

25. El sistema arroja la información de los usuarios que deben multa en la
Biblioteca.
El documento que se produce en la aplicación SICA, se presenta de la
siguiente manera:

26. El coordinador de Circulación y Préstamo ingresa al Módulo de Circulación y
Préstamo y digita el código del estudiante al cual se le va a cobrar la multa.
Para liquidar los recargos se da clic en la opción PAGAR.
REPORTE DE RECARGOS AL DPTO DE KARDEX FINANCIERO
Una vez realizadas las liquidaciones correspondientes, se procede a generar
los reportes de Transacciones en Efectivo, Multa Kárdex, en la aplicación
SICA:

27. Una vez generado el reporte se procede a pasar el archivo a PDF, este
archivo se graba en Word en la carpeta BACKUPLIZ-Liquidaciones Multas.
A cada reporte se le asigna el consecutivo respectivo, relacionándolo en el
cuaderno de consecutivo de la secretaria.
La tabla de recargos por mora en la devolución del material documental
este formato se le entrega al usuario para darle una información este
formato es realizado en el sistema.
TABLA DE RECARGOS POR MORA EN LA DEVOLUCIÓN DEL MATERIAL
DOCUMENTAL
COLECCIÓN
COLECCIÓN GENERAL
COLECCIÓN RESERVA
COLECCIÓN AUDIOVISUAL
MATERIAL PRESTADO POR HORAS
VALOR
$ 3.419
$ 4.480
$ 3.419
$ 2.240

28. El reporte de multas se origina semanalmente. La Directora de la
Biblioteca firma la carta dirigida a la Doctora ANA BELEN ROJAS Jefe del
Dpto. de Kardex Financiero anexo el reporte de recargos y el listado de
usuarios a los cuales se les debe revocar la multa. Esta correspondencia se
entrega en el Dpto. de Kardex Financiero.
Se guarda el archivo plano que genera la aplicación SICA en un disquete y
se le entrega al Sr. Alexander Herrera, funcionario del Dpto. de Kardex
Financiero.
Para generar el archivo plano en la aplicación SICA se selecciona la opción
TRANSACCIONES EN EFECTIVO, luego PLANO MULTAS KF como aparece en
la siguiente ventana:
Luego despliega la siguiente ventana en la cual se registran el rango de
fechas en la que se va a generar el respectivo reporte de multas:
Para visualizar el archivo plano se ingresa a la carpeta AL500 al archivo
multas y se guarda en el disquete.

29. Cuando el sistema envía el Tercer Recordatorio el usuario tiene un plazo de
los 5 días siguientes para hacer la devolución del material documental a la
Biblioteca.

30. REPORTE QUE EMITE El SISTEMA POR PRÉSTAMO - LIBROS MÁS
CONSULTADOS
La estadística diaria de préstamos, se realiza con el fin de llevar un control
diario de los libros prestados de acuerdo a la materia a la que corresponda
dicho material bibliográfico.
Reporte estadístico se genera por tres tipos de sistemas, al ingresar datos al
sistema aleph se genera el reporte de devoluciones.
Otro sistema de salida para generar estadística por usuario es por sica web.
La estadística de préstamo y renovación se genera por sica.
Reporte por SICA de libros más consultados por Docentes, estudiantes y
colaboradores.
Diligencia rango:

32. REPORTE ESTADÍSTICO POR ALEPH DEVOLUCIONES
Estas estadísticas se realizan diariamente por las dos personas encargadas
de la cancelación del material prestado (Libros, videos) una en la jornada de
la mañana y otra en la jornada de la tarde.
Las personas encargadas de la cancelación, cuentan la cantidad de libros y
videos entregados y cancelados en su jornada.
Al final de cada jornada cada persona registra en la estadística de
cancelación el total de libros y videos que cancelaron.
El material cancelado es entregado al personal del área de sala que ubique
el material bibliográfico.

33. ESTADISTICA DIARIA DE TRABAJO PARA EL AREA DE CIRCULACION Y
PRESTAMO
Este procedimiento tiene como fin de llevar un control diario tanto del
material prestado como de los diferentes procedimientos que se realizan en
cada puesto de trabajo.
El auxiliar del area de circulacion y prestamo realiza la estadistica diaria de
trabajo en donde reporta lo siguiente:
Cantidad de prestamo realizados en el dia de acuerdo a las areas de
conocimiento
Cantidad de renovaciones de prestamos realizados en el dia de acuerdo a
las areas del conocimiento
Cantidad de paz y salvos elaborados
Cada auxiliar diligencia un formato de estadistica según la colección a l que
pertenzca el material bibliografico (general, reserva, video)
Los datos registrados en las estadisticas de cada auxiliar son utilizados para
elaborar la estadisitca general de servicios prestados en el area de
circulacion y prestamo.

34. REPORTE DE SALIDA PRÉSTAMOS POR TIPO DE USUARIO:
 El funcionario de circulacion y prestamo, se ubica en el campo de Usuarios y
digita el codigo del estudiante, o cedula si es empleado o docente el sistema
permite visualizar los prestamos por usuario.

35. ESTADÍSTICA DE PRÉSTAMOS
La estadística de préstamo se realiza con el fin de llevar un control de los
libros prestados de acuerdo a la materia a la que corresponda dicho materia
bibliográfico.
REPRESENTACIÓN GRAFICA ESTADÍSTICA GENERAL DE SERVICIOS
PRESTADOS DEL ÁREA DE CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO.
En la estadística general se recoge toda la información
recopilada
diariamente esto sirve para tomar decisiones y así brindar un mejor servicio
al usuario final.

41. REPORTE PRESTAMO INTERBIBLIOTECARIO
A partir de la información compilada en la MACRO-ILL, cada institución
concluirá según los criterios particulares y de interés y analizará la
información necesaria para los informes de gestión que requiera.
El uso adecuado de los resultados facilitará tomar decisiones para el
mejoramiento del servicio del préstamo interbibliotecario, el desarrollo de
colecciones, el establecimiento de nuevas políticas y todas aquellas
directrices que las instituciones participantes deseen implementar y
proyectar.

42. DISEÑO DE ARCHIVOS
Descripción archivo de Usuario
USUARIO
Identificación:
Nombres:
Apellidos
Fecha Nacimiento
Lugar de Nacimiento
Genero
Teléfono
Móvil
Dirección
Barrio
Ciudad
DESCRIPCION DEL CAMPO
Numérico de 15 caracteres
Alfanumérico de 100 caracteres
Alfanumérico de 100 caracteres
Alfanumérico de 100 caracteres
Formato aa-mm-dd (numerico)
un carácter (M - F)
Alfanumérico de 20 caracteres
Alfanumérico de 20 caracteres
Alfanumérico de 100 caracteres
Alfanumérico de 100 caracteres
Alfanumérico de 100 caracteres

43. Descripción archivo Préstamo
PRESTAMO
Consecutivo
Rotulo de Clasificación
Identificación Usuario
Identificación empleado
Fecha Préstamo
Hora
Activación
DESCRIPCION DEL CAMPO
numérico de 10 caracteres
Alfanumérico de 50 caracteres
Numérico de 15 caracteres
numérico de 15 caracteres
formato dd-mm-aa
formato 24 horas
un carácter (A: ACTIVO - I:INACTIVO
Descripción Archivo Libro
LIBRO
Rotulo de Clasificación
Titulo
Editorial
Ficha Bibliográfica
Autor 1
Autor 2
Numero Paginas
Ubicación
DESCRIPCION DEL CAMPO
Alfanumérico de 50 caracteres
alfanumérico de 100 caracteres
alfanumérico de 50 caracteres
alfanumérico de 100 caracteres
alfanumérico de 50 caracteres
alfanumérico de 50 caracteres
alfanumérico de 20 caracteres
alfanumérico de 20 caracteres
Descripción archivo Empleados
EMPLEADO
Identificación:
Nombres:
Apellidos
Fecha Nacimiento
Lugar de Nacimiento
Genero
Cargo
Movil
Direccion
Barrio
Ciudad
DESCRIPCION DEL CAMPO
numérico de 15 caracteres
alfanumérico de 100 caracteres
alfanumérico de 100 caracteres
alfanumérico de 100 caracteres
Formato aa-mm-dd (numérico)
un carácter (M - F)
Alfanumérico de 50 caracteres
numerico de 20 caracteres
Alfanumerico de 100 caracteres
Alfanumerico de 100 caracteres
Alfanumerico de 100 caracteres

44. CONCLUSION
En conclusión el Diseño de entrada consiste en el desarrollo de especificaciones y
dichos procedimientos para una mejor preparación de Datos permitiendo la
realización de los procesos necesarios para poner los Datos de transacción en una
forma utilizable para su procesamiento debemos entender que así como la entrada
de los datos se logra al instruir a la computadora permitiendo la lectura de
documentos escritos, impresos o por personas que los escriben directamente al
sistema.
Dependiendo la calidad de la entrada de un sistema así mismo se determina la
calidad de la salida del sistema estos van amarrados juntamente y no separados
uno del otro como se pretende pensar ya que la entrada debe estar bien diseñada
para que el analista de sistemas llegue a mejoras o soluciones prontas,
reconociendo que una entrada pobre plantea preguntas sobre la confiabilidad del
sistema completo.
Para el proceso de diseño de salida es importante tener en cuenta la participación
del usuario, el cual es fundamental para el desarrollo del sistema. Es necesario
que el usuario interactúe en todos los pasos del diseño.
Las especificaciones de las salidas se desarrollan durante el diseño lógico del
sistema de información.
Las salidas de un sistema de información resulta para el usuario la característica
más importante, es por esta razón que si la salida no cumple con sus expectativas
el proyecto podría no tener éxito. Es necesario desarrollar los métodos de salida
que comuniquen la información con mayor efectividad.

45. BIBLIOGRAFÍA:
Generalidades sistema ALEH
Pagina consultada http://wikialeph.wikispaces.com/ALEPH
Fecha consulta: 20 de Noviembre de 2013
Portal Administrativo Universidad Autónoma de Occidente
http://dali.uao.edu.co/portaladm
Catalogo Universidad Autónoma de Occidente
http://www.uao.edu.co/biblioteca
Fecha consulta: 20 de Noviembre de 2013