--------------------------- doc. dr Milan Zdravković. Mašinski fakultet u Nišu, Inženjerski menadžment, studijski profil Industrijski menadžment, master studije, 1.godina --------------------------- Pristup online kursu: http://ekursevi.masfak.ni.ac.rs:9000/courses/course-v1:MEF+UPRO+2019-20_S2/about

1. Automatizacija procesa
Milan Zdravković
Predmet: Upravljanje procesa

2. Pregled tema
• Šta su BPMS sistemi?
• Arhitektura i funkcije BPMS sistema
• Vrste BPMS sistema
• Prednosti uvođenja BPMS sistema
• Problemi vezani za uvođenje BPMS
sistema

3. Automatizacija
• Automatizacija bilo kojeg proceduralnog posla koji se
odvija u okviru poslovnog procesa
– jednostavne operacije, koje su deo jedne aktivnosti procesa,
– automatizovana koordinacija celog procesa,
– automatizacija procesa, ukoliko se radi o koordinaciji sistemskih
aktivnosti
• Automatizovani poslovni proces (workflow – tok rada) -
proces koji je u potpunosti ili delimično automatizovan, a
koji prosleđuje informacije od jednog do drugog učesnika
u procesu, prema vremenskim i logičkim zavisnostima
koje su definisane u modelu procesa

4. BPM sistemi (BPMS)
• IS koji se zasnivaju na procesima – koriste znanje o
tome kako su aktivnosti u procesu međusobno
povezane.
• Koriste eksplicitan opis poslovnog procesa.
– Opis je u obliku modela procesa i koristi se za upravljanje i
koordinaciju procesa.
– BPMS sistemi se mogu prilagoditi bilo kojoj vrsti procesa.
• Namena BPMS sistema je da se koordiniše
automatizovani poslovni proces tako da se uvek u
pravom trenutku izvrši posao i da to uradi pravi resurs

5. BPM sistemi (BPMS)
• BPMS - standard za programske sisteme (kao
Database Management sistemi - DBMS)
• Različite karakteristike - prožimaju ceo životni
ciklus proizvoda.
– Jednostavni sistemi koji omogućavaju samo
projektovanje i automatizaciju procesa,
– Kompleksni sistemi koji obuhvataju i poslovnu
inteligenciju (napredno praćenje i analizu procesa),
obradu događaja, kao i integraciju sa nezavisnim
aplikacijama (web servisi, Servisno Orijentisana
Arhitektura) i socijalnim mrežama.

6. BPMS i Workoflow
• Osnovno - automatizacija poslovnog procesa.
• Prethodna generacija sistema koji su se bavili
automatizacijom procesa su bili sistemi za
upravljanje tokovima rada (Workflow
Management Systems).
– Od BPMS sistema su se razlikovali po tome što nisu
imali komponentu poslovne inteligencije, a i podrška
modeliranju procesa je bila minimalna.
– Danas evoluirali u BPMS sisteme

7. Arhitektura BPMS sistema

8. Mašina za izvršenje
• Centralni element BPMS sistema
– Kreiranje instanci procesa
– Distribucija posla do učesnika u poslu, koji obavljaju aktivnosti
– Automatsko rukovanje podacima koji nastaju u procesu i njihovo
prosleđivanje do odgovarajućih programa koji postoje u
preduzeću.
– Prati napredak pojedinih instanci procesa i određuje na kojim
aktivnostima treba da se radi.
• Ovo se radi kreiranjem jedinica posla, koje predstavljaju
pojedinačne aktivnosti u instancama procesa.
• Jedinice posla se nakon kreiranja dodeljuju resursima koji su
kvalifikovani i ovlašćeni da ih koriste.

9. Alat za modeliranje procesa
• Omogućava da korisnici
– kreiraju i menjaju modele procesa,
– dodaju podatke u modele procesa,
– definišu učesnike procesa, poslovna pravila
koja su povezana sa pojedinim aktivnostima i
– omogućava i smeštanje, deobu i čitanje
modela procesa u skladištima modela
procesa

10. Model procesa
• Isporučuje se do mašine za izvršenje.
– Direktno ili iz skladišta.
• Mašina za izvršenje na osnovu modela
procesa, određuje vremenski i logički
redosled aktivnosti.
• Na osnovu toga se određuje koja jedinica
posla treba da se napravi i kome treba da
se dodeli, kao i koji od spoljašnjih servisa
treba da se pozove

11. Worklist handler
• Učesnicima u procesu nudi jedinice posla i pomoću koje
oni preuzimaju i potvrđuju izvršenje
– određuje redosled, prioritet
• Mašina za izvršenje prati koje jedinice posla se
izvršavaju i nove jedinice posla nudi pojedinim
učesnicima u procesu.
• Poštansko sanduče
– Preko sandučeta učesnici u procesu mogu da vide koje jedinice
posla im stoje na raspolaganju za izvršenje.
• Prikaz ulaznih i izlaznih podataka za aktivnost može biti
u elektronskom obliku.
– forma koja odgovara podacima za tu aktivnost.

12. Spoljašnji servisi
• Spoljašnji servisi – za automatske aktivnosti (mašina za
izvršenje poziva spoljašnju aplikaciju).
• Spoljašnja aplikacija mora da ima interfejs pomoću kojeg
mašina za izvršenje može da sa njom komunicira.
• Mašina za izvršenje servisu šalje potrebne podatke.
• Nakon što završi posao, servis vraća rezultat do mašine
za izvršenje, čime se signalizira da je jedinica posla
završena.

13. Alati za administraciju i praćenje
• Mogu da prate raspoloživost učesnika u procesu.
– Ako je neko bolestan ili je na odmoru, BPMS sistem mora da to
zna da toj osobi ne bi dodeljivao posao.
• Koriste se i kod izuzetnih situacija
– kad je potrebno izbrisati neku jedinicu posla iz sistema.
• Koriste se i za praćenje procesa.
– Mogu se pratiti performanse pojedinačnih instanci procesa.
– mogu se prikupljati podaci iz više instanci, pa se na osnovu toga
računa prosečno vreme ciklusa, ili procenat kašnjenja itd.

14. Dnevnik
• BPMS sistem zapisuje izvršenje modela procesa korak
po korak.
• Događaji koji su vezani za izvršenje procesa se prate
pomoću tzv. dnevnika izvršenja.
• Neki alati za praćenje mogu i da analiziraju podatke
vezane za istoriju i da ih onda porede sa tekućim
podacima.
• Pored praćenja pojedinačnih instanci, mogu se prikupljati
podaci iz više instanci, pa se na osnovu toga računa
prosečno vreme ciklusa, ili procenat kašnjenja itd.

15. Referentni model BPMS - WfMC
• Workflow Management Coalition (WfMC) - Osnovana
1993 godine - okuplja proizvođače BPMS sistema,
korisnike i istraživače.
– Cilj je da se naprave opšte prihvaćeni standardi koji definišu
terminologiju i interfejse koji čine BPMS sistem.
• Definisan referentni model
– Svaki proizvođač BPMS sistema može da objasni funkcionisanje
svog sistema na osnovu ovog modela.
– Originalni model je sadržao:
• Strukturu BPMS sistema - šest komponenti: workflow mašina, alati za
modeliranje procesa, alati za praćenje i administraciju, komponenta za
rukovanje listama poslova, spoljašnje aplikacije i spoljašnji BPMS sistemi
• Interfejs za interakciju između komponenti BPMS sistema

16. Vrste BPMS sistema
• Osa 1: stepen podrške koju nudi BPMS sistem,
• Osa 2: kako se sistem razlikuje od drugih sa obzirom na
orijentaciju na proces ili podatke.

17. Groupware sistemi
• Dva osnovna principa
– Korisnici mogu da jednostavno dele dokumente i
informacije,
– Mogu da direktno komuniciraju sa drugim korisnicima.
– Lotus Notes (IBM), Google Drive
• Nemaju podršku za poslovne procese
– Ne podržavaju eksplicitno definisanje poslovnih
procesa, mada postoje i dodaci, kao što je Lotus
Domino Workflow.

18. Ad-hok sistemi
• Business Works firme TIBCO ili Ad-hoc Workflows firme
Comalatech.
• Omogućavaju da se definicija procesa pravi u letu.
– Tokom izvršenja procesa je moguće da se on menja i na primer,
dopuni dodatnim korakom.
– Postoje alati koji omogućavaju pokretanje novog procesa na
osnovu potpuno prazne definicije procesa, koja se pravi kad
postaje jasnije šta treba da se radi i u kom redosledu.
• Skoro sve instance procesa imaju svoju privatnu
definiciju procesa.
– Sprečava probleme koji se javljaju kod ažuriranja opštih
definicija procesa, u trenutku kad postoje instance koje su već
pokrenute.

19. Ad-hok sistemi
• Dva preduslova za uspešnu primeru
– da su krajnji korisnici u potpunosti upoznati sa
procesom sa kojim rade.
• procese treba da definišu ili menjaju samo ljudi koji dobro
poznaju proces i sve posledice odstupanja od uobičajene
prakse.
– korisnici na raspolaganju treba da imaju sofisticirane
alate, pomoću kojih mogu da modeliraju poslovni
proces i da su u stanju da to urade.
• Ova kombinacija u značajnoj meri ometa
primenu ove vrste BPMS sistema, u ovom
trenutku.

20. Proizvodni workflow sistemi
• Busines Process Manager (IBM), BPM Suite
firme Bizagi.
• Posao se rutira isključivo na osnovu eksplicitne
definicije procesa, koja je data modelom
procesa.
• Generalno, ovi sistemi ne nude podršku za
upravljanje podacima.

21. Sistemi koji rukuju slučajevima
(instancama):
• Ne traže kompletnu i čvrstu specifikaciju procesa preko
njegovog modela.
• Koriste se implicitni modeli procesa koji pokrivaju
uobičajeni tok procesa, od kojeg korisnici mogu da
odstupe.
– Znaju se svi detalji vezani za podatke o instanci (podaci o kupcu,
finansijski ili medicinski podaci).
– Na osnovu tog poznavanja podataka sistem je u stanju da
korisniku pruži precizan uvid u status instance, kao i
najočiglednije korake koji bi trebali da proces nastave.
• Case Management firme i-Sight i BPMOne firme
Perceptive Software.

22. Prednosti uvođenja BPMS
sistema
• Smanjenje opterećenja
• Fleksibilna integracija sistema
• Transparentnost izvršavanja
• Poštovanje pravila

23. Smanjenje opterećenja
• BPMS automatizuje deo posla koji ljudi obavljaju manuelno
• Koordinacija poslova je automatska
• Nema čekanja – signalizacija o obavljenom poslu
• BPMS preuzima brigu o transportu posla.
– Interna poštanska služba
– često se dešava da se posao kod predaje odlaže za naredni radni dan,
ili da učesnici u procesu sami to odlože, jer im je isteklo radno vreme.
– Kod BPMS sistema nema odlaganja, jer se dokumenti isporučuju
elektronski.
• Ponekad – briga o celom procesu pozivom potpuno
automatizovanih aplikacija.
– Čisto-prolazna-obrada (Straight-Through-Processing)
• Proces kod kojeg nema manuelnih aktivnosti, sve aktivnosti su sistemske

24. Fleksibilna integracija sistema
• 1965 - 1975 - računarske aplikacije radile direktno na
operativnom sistemu računara.
– Svaka aplikacija je sama vodila računa o potrebnim podacima.
– otežana deoba podataka između aplikacija, kao i
nekonzistentnost tih podataka.
– Programeri različitih aplikacija su za rešavanje sličnih problema
razvijali slične rutine.
• Od 1975-e DBMS preuzimaju poslove efikasnog
upravljanja podacima.
– Rezultat je bila laka deoba podataka.
– Programeri novih aplikacija nisu morali da brinu skladištenju i
čitanju podataka.

25. Fleksibilna integracija sistema
• 1995 - prvi komercijalni BPMS sistem.
– Opšta podrška za logiku poslovnog procesa.
• BPMS sistem – odvajanje opštih funkcija koje su se
nalazile u jednom monolitnom računarskom programu.
• Procenjeno da se 40% koda koji radi na programima u
bankama, odnosi na poslovnu logiku, a ne na proračune
ili obradu podataka.
– određivanje aktivnosti, redosleda njihovog izvršenja, kao i osoba
koje treba da ih izvrše.
• Mnogo jednostavnije promeniti opis poslovnog procesa,
nego menjati kod aplikacije.

26. Transparentnost izvršavanja
• BPMS sistem može da pokaže kako se poslovni proces
stvarno izvršava.
• Da bi BPMS sistem radio kako treba, mora se
administrativno pratiti, što znači da se mora zapisivati
koji posao je završen i ko ga je uradio, kao i u kom
trenutku novi slučajevi ulaze u proces.
• Potrebno da, nakon završetka instanci procesa, na
raspolaganju budu svi podaci o toj instanci.

27. Poštovanje pravila
• Sigurnost da će se proces izvršavati baš
onako kako je projektovan.
• Ako se pravila poštuju, to se može
posmatrati kao dodatni kvalitet.
• Uobičajeno službenici imaju slobodu da
odstupe od predviđenog procesa (ako se
radi bez BPM-a), što ne mora uvek biti
dobro.

28. Problemi
• Tehnički
• Organizacioni
• Problemi vezani za korisnike

29. Tehnički problemi
• Integracija
– Mnoge aplikacije uopšte nisu razvijane sa ciljem takve
integracije.
– Mainframe aplikacije, koje se još uvek mogu naći u bankama i
osiguravajućim društvima su najbolji primer takvih aplikacija.
– U najboljim slučajevima takvi sistemi su tehnički dokumentovani,
ali se često dešava da originalni razvojni tim više ne postoji, niti
neko poznaje strukturu aplikacije.
– Vrlo je teško odrediti kako BPMS može da pokrene sistem da bi
podržao izvršenje neke aktivnosti, ili da bi se izvršila razmena
informacija.

30. Tehnički problemi
• Skidanje ekrana
– interakcija između BPMS sistema i aplikacije
se prebacuje na nivo korisničkog interfejsa.
– Tasteri koje korisnik bira se emuliraju pomoću
BPMS sistema i ti signali se prate u cilju
određivanja progresa.
– smanjuje fleksibilnost koju donose BPMS
sistemi.

31. Tehnički problemi
• Sistemi nisu svesni postojanja procesa
– Kod sistema koji poznaju procese se posebni
slučajevi zasebno obrađuju.
• sistemi rade na bazi obrade slučaja.
– Kod tradicionalnih sistema je dominantna
grupna obrada.
• jedan zadatak se izvršava za potencijalno veliki
broj slučajeva, što nije uvek u skladu sa filozofijom
BPMS sistema.

32. Organizacioni problemi
• Moraju se izbalansirati interesi različitih učesnika u procesu, koji
obično imaju različite ciljeve u pogledu performansi.
• Dobiti uvid u način izvođenja procesa je samo po sebi veliki problem
i to može potrajati mesecima.
– Neće svako biti srećan da objasni kako se odvija njegov posao,
posebno, ako tog posla nema mnogo.
– Kad se od ljudi zatraži da opišu ono što rade, oni obično opisuju najgore
scenarije.
• Promene pravila, spajanja odeljenja, do toga da učesnici u procesu
dobijaju nova zaduženja, da se javljaju novi proizvodi ili da se
ukidaju stari.
• Obično je bolje da se BPMS uvodi postepeno, nego po principu
velikog praska (big bang implementacija).

33. Problemi vezani za korisnike
• Većina korisnika koji su eksperti žele da prvo probaju kako to izgleda u
novom sistemu, da bi mogli da procene kako promene utiču na njihov
posao.
• Brige i strahovi
– BPMS zapisuje sve događaje koji su vezane za sve učesnike u procesu,
uključujući i ko je uradio određenu aktivnost i u kom trenutku.
– treba da se objasni kako će se te informacije koristiti i koji se pozitivni efekti
očekuju.
• Korisnik postaje samo jedna od karika u lancu.
– Opravdane brige korisnika (BPMS preuzima na sebe poslove rutiranja zadataka)
– Treba objasniti da to nisu najuzbudljiviji delovi posla koji teba da se uradi.
• Ako službenici veliki deo vremena provode u pronalaženju pravih informacija za svoj posao, onda
BPMS predstavlja mehanizam da se to vreme smanji.
• Konfiguracija BPMS sistema
– Nudi se jedna jedinica posla ili više njih, pa može da bira

34. Hvala na pažnji
Milan Zdravković
milan.zdravkovic@gmail.com
Predmet: Upravljanje procesa