El documento describe las diferentes etapas para organizar un evento: 1) Diseño y cotización, donde se planifica el proyecto y costos; 2) Producción, donde se contratan servicios y se promociona; 3) Montaje, instalando equipos en el lugar; 4) Ejecución, desarrollo del evento; 5) Desmontaje, limpieza después; 6) Evaluación, análisis de ganancias y pérdidas. Utiliza como ejemplo la organización de un concierto para ilustrar cada etapa.

1. UNIVERSIDAD FERMIN TORO
VICERECTORADO ACADEMICO
FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES
ESCUELA DE COMUNICACIÓN SOCIAL
Participante:
Miguel Solarino
C.I.: 24.417.523
Barquisimeto, Junio de 2015.
Etapas para la organización de un
evento

2. Diseño y cotización
Es el principal proceso de la elaboración de un evento, en esta etapa
se presenta lo que es el proyecto en sí, que es lo que se va a hacer y
que necesitamos para saber cuanto se requiere económicamente.
Por ejemplo: con la organización de un evento como el de
“Mas Cerebro que silicón by Yeilove”, los organizadores se
tuvieron que reunir primero y saber porque es rentable este
evento en Barquisimeto, en donde es atractivo que se
presente y cuanto puede ser el costo accesible de la entrada,
en ese momento se planifica y se puede tener un “estimado”
del dinero que se necesita para elaborar el evento (Cuanto
cobra Yeilove, el Hotel Trinitarias Suites, iluminación, sonido,
protocolo, refrigerio, transporte…)

3. Producción
Es la parte donde cuando ya se tiene la idea de que se va a
hacer, se comienza a contratar lo necesario y coordinar todos
los procesos para el evento.
Por ejemplo: con la organización de un evento como
el de “Mas Cerebro que silicón by Yeilove”,
comienzan con lo que es la firma de contratos con la
artista y con el salón en el Hotel Trinitarias Suites,
además de coordinar conjuntamente con el manager
de la artista lo requerido por ella y se comienza a
publicitar el evento en medios de comunicación que
sean oportunos para el evento, en este caso los
medios 2.0.

4. Montaje
Es básicamente, llegar al lugar donde se va a realizar el
evento y montar todo lo que se preparó para que se tenga el
éxito.
Por ejemplo: el montaje de un concierto
como el de “Avril Lavigne en el CCCT en el
año 2011”, requiere de armar la tarima unos
días antes para que la artista pueda realizar
las pruebas de sonido un día antes del evento,
que el talento humano, tanto como técnicos,
protocolo, artistas… se presenten en el lugar
para que lo único que falte es el desarrollo.

5. Ejecución
La etapa mas importante de la organización del evento, que es
cuando el público y los organizadores disfrutan del evento.
Por ejemplo: la ejecución de un
concierto como el de “Avril Lavigne en
el CCCT en el año 2011”, es
simplemente que la artista tome el
escenario y presente su espectáculo a la
audiencia que previamente compro sus
entradas para disfrutar del show.

6. Desmontaje
Es quizás lo mas engorroso pero para algunos organizadores
el clímax, cuando se termino el evento y simplemente toca
dejar todo como estaba.
Por ejemplo: El desmontaje de un concierto como el
de “Avril Lavigne en el CCCT en el año 2011”, fue
evacuar al público de manera ordenada, llevar a la
artista hasta su hotel, comenzar esa misma noche a
desmontar la tarima debido a que estaba en el
estacionamiento de un centro comercial y era
necesario el espacio, retirar todo el material del
espacio y los trabajadores se pueden retirar.

7. Evaluación de Resultados
Es la última etapa de la organización del evento y es cuando
se sabe si se gano, se llegó a pagar todo y no deber o en el peor
de los casos, se perdió algo de dinero.
Por ejemplo, en cualquier tipo de evento, una evaluación de
resultados es simplemente que los organizadores se vuelvan a
reunir y se saquen cuentas de cuanto se necesito para realizar el
evento y cuanto aporto el ingreso por las entradas, publicidad,
intercambios y cualquier otro ingreso que se tuvo, se resta con
los egresos y se debe obtener si fue un éxito o no, si lo fue o no es
algo que los organizadores deben de tomar en cuenta, porque
por un lado se puede seguir aprovechando de eso o por otro lado
se reevalúan las necesidades del publico, de que es lo que de
verdad quieren.