Statuts et règlements de l'ACSE

1. Association des étudiantes et des étudiants
aux cycles supérieurs
en éducation
Règlements généraux
Version adoptée le 29 mai 2013
Section I — Dispositions générales
Article 1. Dénomination
L’association est connue sous le nom d’Association des étudiantes et des étudiants aux
cycles supérieurs en éducation (ci-après désigné l’association). Le sigle ACSE peut être
employé sur tout document pour désigner l’association.
Article 2. Constitution
L’association fut constituée le 7 septembre 2000 en vertu de la section III de la Loi sur
les compagnies.
Article 3. Siège social
Le siège social de l’association se situe au local C-262 du pavillon Marie-Victorin, 90 rue
Vincent-D'Indy, Montréal.
Article 4. Sceau
Le sceau de l’association ne peut être employé qu’avec le consentement de la
présidence ou du secrétariat.
Article 5. Objectifs
L’association poursuit comme objectifs :
• d’assurer la représentation des membres et la défense de leurs intérêts auprès
de la FA ÉCUM, de l’Université de Montréal et de la Faculté des sciences de
l’éducation et des départements qui la composent;
1

2. • de collaborer à l’élaboration, la modification et l’évaluation des programmes de
cycles supérieurs de la Faculté des sciences de l’éducation;
• de favoriser la communication et la collaboration entre les instances
universitaires, facultaires et départementales, et les membres de l’association;
• de favoriser la communication, la collaboration et l’entraide entre les membres de
l’association;
• et d’organiser des activités sociales, culturelles et scientifiques.
Article 6. Membres actifs
Pour être un membre actif de l’ACSE, il est nécessaire :
• d’être inscrit à un programme d’études supérieures de la Faculté des sciences de
l’éducation de l’Université de Montréal;
• et d’avoir acquitté sa cotisation par le biais de sa facture étudiante ou auprès de
la trésorerie de l’association directement.
Les membres actifs ont le droit :
• de participer à toutes les activités de l’association;
• d’être représentés ou défendus par l’association;
• et de recevoir les avis de convocation aux séances de l’Assemblée générale, d’y
assister et d’y voter.
Les membres actifs sont éligibles au titre de membres du Conseil d’administration ou du
Comité exécutif de l’ACSE.
Tout membre actif peut se retirer de l’ACSE en tout temps, en signifiant ce retrait par
écrit ou par courriel au responsable des relations aux membres. Le retrait de son
membership entraine la perte des privilèges liés au statut de membre actif et ne permet
pas de se soustraire à la perception des cotisations.
Article 7. Conflits d’intérêts
Constitue un conflit d'intérêts être administrateur, dirigeant principal ou employé d'une
organisation avec laquelle l'ACSE a des rapports politiques ou financiers.
Un membre du Conseil d’administration, un membre du Comité exécutif ou un autre
2

3. représentant de l’association peut exercer ses fonctions même s'il est en conflit
d'intérêts, il doit par contre déclarer le conflit :
• au moment de sa mise en candidature, si le conflit est antérieur à l'élection ou à
la nomination;
• ou au moment où il survient, si le conflit est postérieur à l'élection ou à la
nomination.
Article 8. Cotisations
Le montant de la cotisation est établi à 3,50 $ par membre par session. Les cotisations
payées ne sont pas remboursables.
Article 9. Rémunération
L’association ne rémunère pas les membres du Comité exécutif et du Conseil
d’administration.
Article 10. Année financière
L’année financière de l’association débute le 1er
octobre et se termine le 30 septembre.
Article 11. Fonds de réserve
L’association doit maintenir un fonds de réserve, séparé des fonds servant aux
dépenses budgétés. Ce fonds sert à assurer la sécurité financière de l’association en
cas d’urgence et peut aussi servir à l’épargne d’un montant servant à la mise en place
d’un projet à long terme. Tout retrait du fonds de réserve doit être approuvé par
l’Assemblée générale.
Article 12. Accès à l’information
Les procès-verbaux et les résolutions du Conseil d’administration, du Comité exécutif et
de l’Assemblée générale, les rapports, les résultats de sondages et de recherche, les
politiques internes ainsi que les Règlements généraux de l’ACSE sont disponibles sur
le site Internet de l’ACSE pour consultation par les membres.
Article 13. Modifications des Règlements généraux
Le Conseil d’administration a le pouvoir de modifier les Règlements généraux de
l’association. Une Assemblée générale doit se tenir dans les trente (30) jours suivants
les modifications afin de ratifier la nouvelle version des Règlements généraux. Si la
3

4. nouvelle version n’est pas ratifiée à la majorité simple des voix (50 % +1) lors de cette
Assemblée générale, elle cessera, mais de ce jour seulement, d’être en vigueur.
Section II — Assemblée générale
Article 14. Fonctions de l’Assemblée générale
L’Assemblée générale est l’organe souverain de l’association. Les membres présents
en Assemblée générale y adoptent diverses résolutions, dont :
• l’élection des membres du Comité exécutif et des administrateurs;
• l’adoption des positions politiques;
• l’adoption des politiques internes;
• l’adoption des Règlements généraux et leur modification;
• le montant des cotisations annuelles;
• l’adoption du budget annuel;
• l’adoption de la planification annuelle;
• les actions de mobilisation étudiante;
• l’adoption de mandats de grève;
• l’autorisation des dépenses de 2 500 $ et plus;
• la suspension ou la radiation d’un membre;
• la destitution d’un membre du Conseil d’administration et du Comité exécutif;
• et la formation de comités pour exécuter un mandat particulier.
Article 15. Séances de l’Assemblée générale
L’ACSE tient annuellement une Assemblée générale d’élection et une Assemblée de
planification annuelle.
L’Assemblée d’élection a lieu au plus tard le 30 septembre. Cette assemblée marque la
fin du mandat des membres du Comité exécutif et du Conseil d’administration de
l’ACSE. Les membres actifs réunis à cette séance reçoivent le rapport annuel des
membres du Comité exécutif sortants et élisent les membres du Comité exécutif et du
Conseil d’administration de l’ACSE. Les candidats et les candidates sont élus au scrutin
4

5. secret. Même si une seule personne se présente à un poste, il doit toujours être possible
pour les membres de voter contre le candidat. Les candidats et les candidates sortants
peuvent être réélus.
L’Assemblée de planification annuelle de l’ACSE a lieu au plus tard le dernier jour
ouvrable du mois d’octobre. Les membres réunis à cette séance ratifient le budget et la
planification annuelle est proposée aux membres de l’ACSE. Le changement et la
nomination de représentants étudiants pour les différentes instances facultaires et
autres comités se font également lors de cette assemblée.
D’autres séances ordinaires de l’Assemblée générale peuvent être convoquées par le
Conseil d’administration, sous demande ou non des membres, afin de traiter des sujets
d’intérêts à l’ACSE.
Article 16. Séances extraordinaires de l’Assemblée générale
Lorsqu’elles sont jugées opportunes, le Conseil d’administration peut convoquer des
séances extraordinaires de l’Assemblée générale. Lors de ces séances, le projet
d’ordre du jour envoyé lors de la convocation ne peut être modifié.
Le Conseil d’administration est tenu de convoquer une séance extraordinaire sur
demande écrite, signée par au moins 5 % des membres actifs de l’ACSE et qui doit
spécifier le but et les objets d’une telle Assemblée. Cette Assemblée doit se tenir dans
les cinq (5) jours ouvrables suivants la réception d’une telle demande écrite. À défaut
de la convocation dans les délais stipulés, cette Assemblée générale peut être
convoquée par les signataires de la demande écrite.
Article 17. Avis de convocation
Les séances régulières et extraordinaires de l’Assemblée générale sont convoquées
par le Conseil d’administration, par courriel adressé à chaque membre actif. L’avis de
convocation des séances de l’Assemblée générale contient la date, l’heure, l’endroit, le
projet d’ordre du jour ainsi que tout document pertinent aux sujets qui seront discutés.
La présence d’un membre à une Assemblée générale couvre le défaut d’avis quant à
ce membre. L’omission accidentelle de faire parvenir l’avis de convocation d’une
Assemblée à un ou quelques membres ou la non-réception d’un avis par toute
5

6. personne n’a pas pour effet de rendre nulles les résolutions adoptées à cette
Assemblée générale.
Le délai de convocation des séances ordinaires de l'Assemblée générale est d’au
moins cinq (5) jours ouvrables.
Le délai de convocation des séances extraordinaires de l'Assemblée générale est d’au
moins deux (2) jours ouvrables.
Article 18. Suspension et radiation
L’assemblée générale peut suspendre pour une période qu’il détermine ou encore
radier définitivement tout membre qui commet un acte jugé indigne, ou contraire ou
néfaste aux buts poursuivis par l’association.
La suspension entraine la perte des privilèges liés au statut de membre actif jusqu’à ce
que la personne suspendue soit réhabilitée; la radiation entraine la perte définitive des
privilèges liés au statut de membre.
Le membre radié ou suspendu peut en appeler de la décision de l’assemblée dans les
trente (30) jours ouvrables suivants l’envoi de l’avis de radiation ou de suspension par
courriel, en faisant parvenir une demande d’appel au Conseil d’administration de
l’association. Ce dernier est alors tenu de convoquer, dans les cinq (5) jours ouvrables
suivant la réception de l’appel, une séance extraordinaire de l’Assemblée générale qui
sera seule habilitée à annuler la décision. La décision rendue par cette séance est
finale et sans appel.
Article 19. Destitution
L’assemblée générale peut destituer un membre du Comité exécutif ou du Conseil
d’administration pour l’un des motifs suivants :
• commission d’un acte jugé indigne, ou contraire ou néfaste aux buts de l’ACSE;
• refus d’accomplir les tâches définies dans son mandat;
• ou absence non justifiée à plus de 2 séances du Comité exécutif ou du Conseil
d’administration.
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7. Le membre destitué peut en appeler de la décision de l’Assemblée dans les trente (30)
jours ouvrables suivants l’envoi de l’avis de destitution par courriel, en faisant parvenir
une demande d’appel au Conseil d’administration. Ce dernier est alors tenu de
convoquer, dans les cinq (5) jours ouvrables suivant la réception de l’appel, une séance
extraordinaire de l’Assemblée générale qui sera seule habilitée à annuler la décision.
La décision rendue par cette séance est finale et sans appel.
Article 20. Quorum
Les membres actifs présents ont la responsabilité de déterminer si les points à l’ordre
du jour peuvent être traités compte tenu du nombre de membres présents. Ainsi, tout
membre présent peut proposer, en raison du faible taux de présence, la mise en dépôt
d’une proposition.
Article 21. Vote
Les membres actifs présents à une séance de l’Assemblée générale ont droit à un vote
chacun. Le vote par procuration n’est pas permis.
L’Assemblée générale prend idéalement ses décisions par consensus. Dans
l’impossibilité d’obtenir un consensus, toutes les questions soumises à l’Assemblée des
membres seront tranchées à la majorité simple (50 % +1).
En cas d’égalité des voix ou si la majorité des membres présents s’abstiennent, la
proposition est automatiquement mise en dépôt et doit être ramenée à une séance
subséquente.
Le vote se fait à main levée, à moins qu’un membre présent ne demande le scrutin
secret. Dans ce cas, le président d’assemblée nomme deux (2) scrutateurs, avec pour
fonction de distribuer et de recueillir les bulletins de vote, de compiler le résultat du vote
et de le communiquer au président d’assemblée.
Article 22. Procédure
Le déroulement des séances de l’Assemblée générale est régi par la version la plus
récente du Code de procédure des Assemblées délibérantes de Michel Lespérance,
publié aux Presses de l’Université de Montréal. En cas de disparités entre le Code et le
présent document, ce dernier prévaut.
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8. Section III — Comité exécutif
Article 23. Fonction du Comité exécutif
Le Comité exécutif s’assure du bon fonctionnement de l’ACSE, ce qui implique :
• l’exécution des mandats donnés par l’Assemblée générale et le Conseil
d’administration;
• l’acquittement des responsabilités des exécutants telles qu’établies dans les
Règlements généraux;
• le suivi des dossiers en cours;
• et la formation de comités pour exécuter des résolutions particulières ou assister
le Comité exécutif.
Article 24. Composition du Comité exécutif
Le Comité exécutif est composé de sept (7) membres aux postes de présidence,
secrétariat, trésorerie, relation aux membres, affaires facultaires, affaires universitaires
et activités étudiantes.
Article 25. Présidence
Les responsabilités de ce poste comprennent, sans s’y restreindre :
• la représentation des membres de l’association à titre de porte-parole;
• la coordination du Comité exécutif;
• le suivi de l’exécution des décisions du Comité exécutif, du Conseil
d’administration et de l’Assemblée générale;
• et la signature des documents requérant sa signature.
Article 26. Trésorerie
Les responsabilités de ce poste comprennent, sans s’y restreindre :
• la tenue d’un relevé précis de l’actif et du passif, recettes et déboursés de
l’ACSE;
• le dépôt dans une institution financière des deniers de l’ACSE;
• et la signature des documents requérant sa signature.
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9. Article 27. Secrétariat
Les responsabilités de ce poste comprennent, sans s’y restreindre :
• la garde du sceau de l’association;
• la garde du registre des procès-verbaux et de tout autre registre de l’association;
• et la signature des documents requérant sa signature.
Article 28. Affaires facultaires
Les responsabilités de ce poste comprennent, sans s’y restreindre :
• l’organisation de la représentation de l’association auprès des instances
facultaires et départementales;
• et le développement de la collaboration entre l’association et les autres
associations étudiantes de la Faculté des sciences de l’éducation ainsi que le
Café étudiant La Retenue.
Article 29. Affaires universitaires
Les responsabilités de ce poste comprennent, sans s’y restreindre :
• l’organisation de la représentation de l’association auprès des instances
universitaires et externes;
• l’organisation de la représentation de l’association auprès des instances de
représentation étudiante telle que la FA ÉCUM;
• et le développement de la collaboration entre l’association et les autres
associations étudiantes de l’Université de Montréal.
Article 30. Responsable des relations aux membres
Les responsabilités de ce poste comprennent, sans s’y restreindre :
• la transmission de l’information du Comité exécutif, du Conseil d’administration et
de l’Assemblée générale aux membres;
• la réponse aux questions des membres et porter à l’attention du Comité exécutif,
du Conseil d’administration et de l’Assemblée générale les requêtes et
préoccupations des membres de l’association;
• et la promotion et la publicisation de l’association, de ses activités et de ses
décisions.
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10. Article 31. Responsable des activités étudiantes
Les responsabilités de ce poste comprennent, sans s’y restreindre :
• la coordination l’organisation d’activités scientifiques, culturelles et sociales selon
les intérêts ou les besoins des membres actifs de l’association.
Article 32. Délégation de pouvoirs
En cas d’absence ou d’incapacité d’un membre du Comité exécutif, ou pour toute
raison jugée suffisante par le Conseil d’administration, ce dernier peut déléguer ses
fonctions à un autre membre du Comité exécutif. Cette délégation doit se faire sous
forme écrite et être ratifiée par le Conseil d’administration.
Article 33. Démission
Un membre du comité exécutif peut cesser d’occuper sa fonction s’il présente par écrit
sa démission au Conseil d’administration.
Article 34. Vacances
Si un poste du Comité exécutif devient vacant ou si personne n’y est élu, le Conseil
d’administration peut y nommer une autre personne qualifiée qui reste en fonction
jusqu’à l’Assemblée générale annuelle d’élection.
Article 35. Indemnisation
Tout membre du Comité exécutif sera tenu, à même les fonds de l’ACSE, indemne et à
couvert :
• de tous frais supportés ou subits au cours d’une action, poursuite ou procédure
intentée, à l’égard ou en raison d’actes ou choses accomplis ou permis dans
l’exercice de ses fonctions;
• de tous autres frais supportés ou subits au cours ou à l’occasion des affaires de
l’ACSE ou relativement à ces affaires, excepté ceux qui résultent de sa propre
négligence ou de son omission volontaire.
Article 36. Quorum
La majorité simple (50 % +1) des membres du Comité exécutif doivent être présents
pour qu’une réunion soit considérée valide.
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11. Article 37. Vote
Le Comité exécutif prend idéalement ses décisions par consensus. Dans l’impossibilité
d’obtenir un consensus, toutes les questions sont tranchées à la majorité simple
(50 % +1).
Article 38. Participation à distance
Les membres du Comité exécutif peuvent, si tous sont d’accord, participer à une
séance du Comité exécutif à l’aide de moyens permettant à tous les participants de
communiquer oralement entre eux (téléphone ou vidéodiffusion). Ils sont alors réputés
avoir assisté à l’Assemblée.
Article 39. Procédure
Les membres du Comité exécutif réunis choisissent séance tenante la personne
assurant la présidence de la séance. Cette dernière veille au bon déroulement de la
réunion. Une personne assurant le secrétariat est aussi désignée pour rédiger le
procès-verbal de la séance.
Section IV — Conseil d’administration
Article 40. Fonctions du Conseil d’administration
Le Conseil d’administration s’assure du travail du Comité exécutif et de la pérennité de
l’ACSE, ce qui implique :
• le suivi des dossiers en cours;
• le suivi des mandats donnés par l’Assemblée générale et le Conseil
d’administration;
• le suivi du budget et de la planification annuelle;
• le développement des politiques internes et des règlements généraux de
l’ACSE, et la responsabilité de leur respect de la part des membres du Comité
exécutif;
• l’autorisation des dépenses de 1000 $ ou plus, mais inférieures à 2 500 $;
• l’autorisation de l’embauche et de la signature d’un contrat par l’ACSE;
• le choix du logo et de la forme du sceau de l’ACSE;
• le choix de l’institution financière dans laquelle seront déposés les fonds de
l’ACSE;
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12. • le choix des membres autorisés à signer les documents officiels et les effets
bancaires;
• la nomination des représentants de l’ACSE aux instances auxquelles les
membres de l’ACSE sont représentés;
• la formation de comités pour exécuter des résolutions particulières ou assister le
Conseil d’administration.
Article 41. Composition du Conseil d’administration
Le Conseil d’administration est composé de neuf (9) membres élus, soit les membres
élus aux postes de présidence, secrétariat et trésorerie ainsi que six (6) membres élus
au poste d’administration, deux (2) pour chacun des départements composant la
Faculté des sciences de l’éducation.
Article 42. Démission
Un membre du Conseil d’administration peut cesser d’occuper sa fonction s’il présente
par écrit sa démission au Conseil d’administration.
Article 43. Vacances
Si un poste du Conseil d’administration devient vacant ou si personne n’y est élu, le
Conseil d’administration peut y nommer une autre personne qualifiée qui reste en
fonction jusqu’à l’Assemblée générale annuelle d’élection.
Article 44. Indemnisation
Tout membre du Conseil d’administration sera tenu, à même les fonds de l’ACSE,
indemne et à couvert :
• de tous frais supportés ou subit au cours d’une action, poursuite ou procédure
intentée, à l’égard ou en raison d’actes ou choses accomplis ou permis dans
l’exercice de ses fonctions;
• de tous autres frais supportés ou subits au cours ou à l’occasion des affaires de
l’ACSE ou relativement à ces affaires, excepté ceux qui résultent de sa propre
négligence ou de son omission volontaire.
Article 45. Séances du Conseil d’administration
Les séances ordinaires sont tenues à date fixe selon le calendrier établi lors de la
séance du Conseil d’administration en septembre. Une séance du Conseil
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13. d’administration peut être annulée par la présidence si aucun point urgent n’est porté à
l’ordre du jour. Il est cependant impossible d’annuler plus de deux séances
consécutives du Conseil d’administration.
Lors d’une situation exceptionnelle, une séance extraordinaire du conseil
d’administration peut être convoquée.
Article 46. Convocation
Les séances ordinaires du Conseil d’administration sont convoquées par la présidence.
L’avis de convocation se donne par courriel adressé à chaque membre du Conseil
d’administration. Le délai de convocation est d’au moins cinq (5) jours ouvrables.
Les séances extraordinaires du Conseil d’administration peuvent être convoquées par la
présidence ou au moins trois membres du Conseil d’administration. Le délai de
convocation d’une séance extraordinaire du Conseil d’administration est d’au moins un
(1) jour ouvrable.
Si tous les administrateurs sont présents ou si les absents y consentent par écrit, la
séance du Conseil d’administration peut avoir lieu sans avis préalable de convocation.
La présence d’un administrateur à une Assemblée couvre le défaut d’avis quant à cet
administrateur.
Article 47. Quorum
Trois (3) administrateurs et deux (2) membres du Comité exécutif (présidence,
secrétaire ou trésorerie) doivent être présents pour qu’une réunion soit considérée
comme valide.
Article 48. Vote
Le Conseil d’administration prend idéalement ses décisions par consensus. Dans
l’impossibilité d’obtenir un consensus, toutes les questions sont tranchées à la majorité
simple (50 % +1).
Article 49. Procédure
Les membres du Conseil d'administration réunis choisissent séance tenante la
personne assurant la présidence de la séance. Cette dernière veille au bon
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14. déroulement de la réunion. Une personne assurant le secrétariat est aussi désignée
pour rédiger le procès-verbal de la séance.
Article 50. Résolution adoptée en ligne
Une résolution peut être adoptée par les membres du Conseil d’administration par vote
électronique grâce à un accès sécurisé au site de l’ACSE. Dans ce cas, la résolution
adoptée est valide et a le même effet que si elle avait été adoptée à une séance du
Conseil d’administration dûment convoquée et tenue. Une telle résolution doit être
insérée dans le registre des procès-verbaux de l’ACSE, au même titre qu’un procès-
verbal.
Article 51. Participation à distance
Les membres du Conseil d’administration peuvent, si tous sont d’accord, participer à
une séance du Conseil d’administration à l’aide de moyens permettant à tous les
participants de communiquer oralement entre eux (téléphone ou vidéodiffusion). Ils sont
alors réputés avoir assisté à l’Assemblée.
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