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Why We Should Use Yammer

An overview of the benefits of using Yammer using the Beyond Bullet Points methodology.

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Why We Should Use Yammer

  1. 1. In an organization of over 3,000 people,  everyone works in a silo Our organization employees over 3,000 people. In most cases, employees only  interact with people in their work units. Every once in a while someone serves on a  committee with other people outside of their office.  In most cases, an employee’s network is extremely small compared to the number  of people in the entire agency. 1
  2. 2. You would like to tap into this wealth of  knowledge and experience to help you do  your job better Imagine if you could connect with people who have knowledge and experience that  would help you do your job better, decrease the amount of time it takes for you to  figure out a problem, research an idea or implement a project. In an organization of over 3,000 people, chances are that there are more than a few  people who could help you, who you could learn from. 2
  3. 3. You have no way to communicate with  everyone in the entire agency As it stands, you have no way to communicate with all 3,000 people.  Staff members are not allowed to send mass emails. Those members of leadership who are allowed to send mass emails must get prior  approval and the information that’s being shared must benefit everyone, not just  people who share a similar interest. There isn’t even an intranet or discussion board for employees. 3
  4. 4. You want to have access to others in the  agency who could help you The ability to communicate and collaborate with others in the agency‐‐who work on  similar projects and have expertise that could help you‐‐would be ideal. 4
  5. 5. Using Yammer can help you connect with, share with and learn from the 3,000  colleagues who could also use Yammer in three ways: 1. Opening channels of communication 2. Creating a knowledge base 3. Reducing email 5
  6. 6. Yammer can  1 open channels  of  communication Yammer can open the channels of communication between you and your  colleagues, not just those who you work with every day, but all of them.  6
  7. 7. See what colleagues are working on Yammer asks everyone, “What are you working on?” When your colleagues answer that question, you get an idea of the types of  projects people are working on and what expertise they have. 7
  8. 8. View the  company  directory By viewing the company directory, you can learn about the people in the agency  and what they do and what information they’ve shared. 8
  9. 9. View  employee  profiles Jeff has experience speaking at conferences Company profiles show you lots of information about your colleagues, including  their phone number, the number of messages they’ve posted, the number of  groups they’ve joined and the number of followers and links they have. The Messages tab shows their past updates. The Info tab gives you information about their past work experience and education. 9
  10. 10. Ask and respond to questions You can use the question, “What are you working on?” as a prompt to ask and  answer questions of your colleagues. 10
  11. 11. Respond  to status  updates Respond to questions that your colleagues ask in their updates. Just click the reply link below the person’s question. 11
  12. 12. Post  questions in  your  update You can also solicit the help of others by posting questions. By tapping into the  network, you increase the likelihood of getting an answer to your question, maybe  even from someone you don’t know.  12
  13. 13. Tap into the power of groups Groups are another great resource in the Yammer network. 13
  14. 14. Form or  join  groups of  people  with  similar  interests You can form groups around your interests or work unit. Joining groups related to your interests may introduce you to others in the agency  who you didn’t know. 14
  15. 15. Get updates  from groups  in email or  your feed When you join groups, you have the option to get information posted to group in  your email or through your Yammer feed that you see when you log in. 15
  16. 16. Post updates  to groups to  share  knowledge  and resources When you join a group, you have the option to share information directly with the  members of that group instead of the entire network. 16
  17. 17. 2 Yammer develops a knowledge base of organized resources Yammer automatically organizes the updates and resources that the network posts  and makes it easy to find them later. 17
  18. 18. Use tags to create an organized, searchable  directory of updates and resources Tags are the primary way that Yammer organizes information. 18
  19. 19. Tags are  created by  using  hashtags # To use a tag, just precede the word or phrase with the hashtag (or pound sign). If  you have a phrase that you want to tag, just include hyphens between each word,  since hashtags must be one word. 19
  20. 20. View  popular tags and all tags You can quickly view popular tags and all tags. Tags that are shown in a larger font  have been used more frequently. Clicking on the tag will take you a list of messages and links that use the tag. 20
  21. 21. Use search  to find  specific  information You can also use the search box to find information. 21
  22. 22. Share a variety of resources You are not limited to text when you post updates. 22
  23. 23. Share  links You can share links to useful information. 23
  24. 24. Share  files You can share many types of files, including pdf files, Microsoft office documents,  audio files and movie files. 24
  25. 25. Share  images You can also share images. 25
  26. 26. 3 Yammer can reduce email Yammer can reduce email while giving you access to information that is important  to you. 26
  27. 27. Develop internal email guidelines for  office distribution lists To do this most effectively, you should decide as a work unit what guidelines you  want to use to decrease emails and use Yammer as another communication tool. 27
  28. 28. Post general  information  that might be  of interest to  others outside  work unit in  Yammer One rule could be to post information that might be of interest to others, outside  your office, in Yammer instead of emailing them to the office distribution list. Think  outside of the silo and avoid limiting useful information to just your office. 28
  29. 29. Email only  information  that  requires an  immediate  response Of course there is some information that is most appropriately sent by email, such  as information that requires an immediate response or information that is relevant  to your office only. 29
  30. 30. Modify settings that match your needs and  work style You also have the option to modify your Yammer settings to limit the amount of  email that Yammer sends you. 30
  31. 31. Opt to  receive  emails of  updates You can decide whether or not you want to receive updates to your Yammer feed in  your email inbox. 31
  32. 32. Check  Yammer to  get updates Or you can choose to visit Yammer for your updates instead of getting them  through your inbox. 32
  33. 33. Yammer can remove the barrier and allow you to communicate with all 3,000  people in our agency. 33
  34. 34. It allows you to communicate and collaborate with others who work on similar  projects and have expertise that could help you. 34
  35. 35. www.yammer.com 1 2 3 Join Yammer today to open lines of communication, develop a knowledge base and  decrease email: www.yammer.com Invite your colleagues to join too! Check out the Yammer How To Guide to learn more: http://yammer.zendesk.com/forums/57032/entries 35
  36. 36. Photos and Images Courtesy of… IStockphotos: Nikolay Kropachev, izusek Stock.XCHNG: sanja gjenero, Sigurd Decroos,  Sachin Ghodke, Gaston THAUVIN  Yammer 36