Este documento presenta una introducción a la gestión documental. Explica conceptos clave como series documentales, tipos documentales, ciclo vital de los documentos, valoración documental y procesos técnicos. También resume el marco jurídico colombiano relevante para la gestión de archivos y documentos en las entidades públicas.

1. Gestión documental
LOS ARCHIVOS SON GARANTÍA
DE LOS DERECHOS CIUDADANOS
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2. Marco jurídico
*Constitución política.
Artículos:8,15,20,23,27,63,70,71,72,74,94,95,112,313
* Ley 4 de 1913.Obligación de las entidades oficiales de entregar y
recibir inventariados los documentos de los archivos.
* Ley 47 de 1920.Protección del patrimonio documental y artístico.
* Ley 45 de 1923.(Art. 99 ) conservación de documentos bancarios.
* Ley 40 de 1932. Registros y reformas civiles de las personas.
* Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre protección
del patrimonio cultural.
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3. Marco jurídico
* Ley 163 de 1959. Protección del patrimonio cultural
* Ley 39 de 1981. Microfilmación y certificación de archivos.
* Ley 80 del 22 diciembre 1989.Se crea el archivo general de la
nación y se dictan otras disposiciones.
* Acuerdo 07 del 29 de Junio 1994. Se adopta y expide el
reglamento general de archivos.
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4. Marco Jurídico
* Ley 200 del 28 de Julio 1995. Código único disciplinario:
artículo 40, numerales: 1,5,24; artículo 41, numerales:7,9,16.
* Ley 594 de julio 14 de 2000. Ley general de archivos y se
dictan otras disposiciones.
Artículo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será
obligatorio para las entidades del estado elaborar y adoptar las
respectivas tablas de retención documental.
Sitio WEB:
www.archivogeneral.gov.co
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5. Marco Jurídico
• Código disciplinario único.
• Artículo Señala los DEBERES de los servidores públicos
• Numeral __. “ Custodiar y cuidar la documentación e información que
por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la
cual tenga acceso, impidiendo o evitando la sustracción, destrucción, el
ocultamiento o utilización indebidos ”
• Numeral __. “ Responder por la conservación de los documentos, útiles,
equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y
rendir oportunamente cuenta de su utilización ”
• Artículo __. señala las PROHIBICIONES de los servidores públicos
• Numeral __. “ Omitir, negar, retardar o entrabar el despacho de los
asuntos a cargo de los servidores públicos o la prestación del servicio a
que están obligados ”
• Numeral __. “ Causar daños o perdida de bienes, elementos,
expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de
sus funciones ”
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6. Conceptos
* Las TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL son un
listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las
cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo
vital de los documentos.
Pueden ser generales o específicas.
• SERIE DOCUMENTAL es un conjunto de unidades
documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un
mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de
sus funciones específicas. Hojas de vida, historias laborales,
contratos, actas, informes ….
*TIPO DOCUMENTAL es la unidad documental simple.
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7. Conceptos
* PIEZA DOCUMENTAL es la unidad mínima que reúne todas las
características necesarias para ser considerada documento. Acta,
oficio, informe.
* UNIDAD DOCUMENTAL es la unidad de análisis en los
procesos de identificación y caracterización documental. Esta puede
ser SIMPLE cuando está constituida por un solo documento o
COMPLEJA cuando lo constituyen varios, formando un expediente.
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8. Conceptos
* CICLO VITAL DEL DOCUMENTO . Etapas sucesivas por
las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en
la oficina y su conservación temporal hasta su eliminación o
integración a un archivo permanente.
* DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS hace
referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoración
con miras a su conservación permanente, a su eliminación, selección
por muestreo y/o microfilmación.
* VALORACIÓN DOCUMENTAL es el proceso por el cual se
determinan los valores primarios o secundarios de los documentos con
el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del
archivo.
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9. Conceptos
* PRODUCCIÓN DOCUMENTAL es la recepción o generación
de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus
funciones.
* UNIDAD ADMINISTRATIVA es la unidad técnico-
operativa de una institución.
* REGISTRO DE ENTRADA es el instrumento que controla el
ingreso de documentos a un archivo, siguiendo el orden cronológico de
entrada.
* CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL es la labor mediante la
cual se identifican y establecen las series que componen cada
agrupación documental ( fondo, sección y subsección ) de acuerdo a la
estructura orgánico de la entidad.
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10. Conceptos
* DESTRUCCIÓN de documentos es sinónimo de ELIMINACIÓN
* ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA es el conjunto de tareas,
operaciones, acciones y trámites, regladas por las normas de
procedimiento y llevadas a cabo por una unidad administrativa
(oficina) , que se materializan en tipos documentales y permiten
desarrollar las funciones asignadas.
* DEPURACIÓN es la operación por la cual se retiran de la unidad
documental los documentos que no tienen valores primarios
* ELIMINACIÓN de DOCUMENTOS es la destrucción de
los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico legal,
fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de
relevancia para la ciencia y la tecnología.
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11. Conceptos
* ASIENTO es el conjunto de elementos informativos que
individualizan las unidades de descripción de un instrumento de
consulta y recuperación.
* ASUNTO: tema, motivo, argumento , materia, cuestión, negocio o
persona de que trata una unidad documental y que genera, en
consecuencia, una acción administrativa.
* EXPEDIENTE es el conjunto de documentos relativos a un asunto,
que constituyen una unidad archivistita. Unidad documental formada
por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente
por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.
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12. Conceptos
• UNIDAD ARCHIVÍSTICA. Conjunto de piezas o tipos
documentales Puede ser unidad archivistita, entre otras: un
expediente.
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13. Procesos
* Procesos técnicos en la gestión documental:
• Identificación
• Valoración
• Selección
• Eliminación
•
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14. Conceptos
Valores PRIMARIOS de los archivos administrativos.
* V. Administrativo:
* V. Jurídico
* V. Legal
* V. Fiscal
* V. Contable
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15. Metodología
• Pasos metodológicos para la elaboración y aplicación
de las T.R.D.
*Investigación preeliminar sobre la institución.
- Compilación de la información institucional.
- Entrevistas
* Análisis e interpretación de la información
recolectada.
* Elaboración y presentación de las T.R.D.
* Aplicación
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16. Concepto
• Archivo de GESTIÓN o de oficina.
En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de
gestión administrativa.
• Archivo CENTRAL o intermedio.
Aquí son transferidos los documentos de los archivos de gestión cuya
consulta no es tan frecuente, es decir, cuando están en su segundo
ciclo de vida.
• Archivo HISTÓRICO o permanente.
Es aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o
del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de
archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que
adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.
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17. Procedimiento
• Preparación física de la documentación:
* Limpieza de la documentación.
* Eliminación del material metálico.
* Identificación del material afectado por biodeterioro.
* Revisión y foliación.
*
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18. Ejercicio
SERIE SUBSERIE
1- Actas
- Comité de archivo
- Comité de bienestar
- Comité de capacitación
2-Acuerdos
3-Circulares
4- Contratos
-Prestación de servicios
- Obra
- Arrendamiento
5- Decretos / Resoluciones
6- Historias laborales
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19. Ejercicio
7- Informes
- Organismos de control
- de gestión
8- Licencias
- Ambientales
- Construcción
- Transito
9- Procesos
- Disciplinarios
- Jurídicos
- Judiciales
10-Plan de desarrollo
11- Plan de ordenamiento territorial
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20. Ejercicio
• Serie CONTRATOS:
– Requerimiento
– Términos de referencia
– Minuta contrato
– Certificación disponibilidad
– Pólizas
– Publicación
– Acta de iniciación
– Informes
– Acta de liquidación
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21. Ejercicio
- Serie PROCESO DISCIPLINARIO:
» Denuncia
» Indagaciones
» Descargos
» Pruebas
» Fallo / Sentencia
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22. Ejercicio
• Oficina productora: TESORERÍA
• SERIES:
» Orden de pago
» Boletines diarios de caja y bancos
» Cuentas corrientes
» Libros de tesorería
» Declaraciones tributarias
» Certificados de disponibilidad presupuestal
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23. Ejercicio
Serie ORDEN DE PAGO:
– Solicitud de compra
– Cotización
– Certificación disponibilidad presupuestal
– Registro de disponibilidad presupuestal
– Factura de compra
– Orden de compra
– Entrada almacén
- Recibido a satisfacción
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24. Importante
• DOCUMENTO DE APOYO
Es aquel de carácter general ( leyes, decretos, manuales ) que inciden
en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión
administrativa.
Puede ser generado en la misma institución o proceder de otras y no
forma parte de las series documentales.
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25. Agradecimiento
• A cada uno de los participantes por el interés y los
aportes, durante el proceso.
• Frase célebre:
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