Proyecto jardin infantil

DESARROLLO DE SOLUCIONES EN AREAS DE APOYO PARA EL
MEJORAMIENTO DE LA GESTION ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA
JARDIN INFANTIL MIS PRIMEROS TRAZOS AEIOU
DIAZ ARIZA ELISA
CUERVO LANCHEROS JESSICA FERNANDA
JIMENEZ ALVAREZ ISRAEL
LOPEZ RUIZ JULIO CESAR
CORPORACION UNIVERSITARIA C.U.N
BOGOTÁ D. C
2015

DESARROLLO DE SOLUCIONES EN AREAS DE APOYO PARA EL
MEJORAMIENTO DE LA GESTION ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA
JARDIN INFANTIL MIS PRIMEROS TRAZOS AEIOU
DIAZ ARIZA ELISA
CUERVO LANCHEROS JESSICA FERNANDA
JIMENEZ ALVAREZ ISRAEL
LOPEZ RUIZ JULIO CESAR
PROYECTO
INSTRUCTORA
DIANA PINILLA
CORPORACION UNIVERSITARIA C.U.N
BOGOTÁ D. C
2015

3
CONTENIDO
1. INTRODUCCION .......................................................................................................
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ....................................................................
3. DESCRIPCION DEL PROBLEMA ..........................................................................
4. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA.........................................................................
5. OBJETIVO
3.1. OBJETIVO GENERAL.......................................................................................
3.2. OBJETIVOS ESPECIFICO...............................................................................
6. JUSTIFICACIÓN ........................................................................................................
7. MARCO REFERENCIAL ..........................................................................................
7.1.Marco teórico .......................................................................................................
7.2.Teoría Clásica......................................................................................................
7.3.Mejora continua ...................................................................................................
7.4.Teoría de las relaciones humanas ...................................................................
8. MARCO CONCEPTUAL...........................................................................................
9. MARCO LEGAL .........................................................................................................
10.TIPO DE INVESTIGACIÓN......................................................................................
11.MÉTODO DE INVESTIGACIÓN..............................................................................
12.FUENTES DE INFORMACION ...............................................................................
12.1. FUENTES PRIMARIAS...................................................................................
12.2. FUENTES SECUNDARIAS........................................................................18
13.POBLACIÓN MUESTRA Y MUESTREO...............................................................
14.CARACTERIZACIÓN ...............................................................................................
15.ANALISIS DEL SECTOR ECONOMICO ...............................................................
16.SISTEMA ABIERTO ..................................................................................................
17.PROCESO ADMINISTRATIVO ...............................................................................
18.MANUAL DE FUNCIONES ......................................................................................
19.MODELO ADMINISTRATIVO..................................................................................
20.ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ......................................................................
21.DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO................................................................
22.POLITICAS DE LA EMPRESA ................................................................................

4
23.ANALISIS INTERNO Y EXTERNO DE LA EMPRESA
24.MATRIZ DOFA ...........................................................................................................
25.MATRIZ EFE...............................................................................................................
26.MATRIZ EFI................................................................................................................
27.CRONOGRAMA.........................................................................................................
28.PRESUPUESTO ........................................................................................................
29.PROGRAMA DE FIDELIZACIÓN A CLIENTES ...................................................
30.LISTA DE CHEQUEO EN LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO .......................
31.PROPUESTA DE RECEPCIÓN Y ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS..............
32.LIBRETA DE CALIFICACIONES DE SASTISFACCION DE LOS PADRES
DE FAMILIA ................................................................................................................
33.LISTA DE CHEQUEO PARA EVALUAR SERVICIO AL CLIENTE ...................
34.PROPUESTA DE SERVICIO AL CLIENTE...........................................................
35.PROPUESTA DE EVENTO
CONCLUSIONES ......................................................................................................
BIBLIOGRAFIA...........................................................................................................

5
1. INTRODUCCION
Este proyecto busca proponer técnicas que ayuden a la mejora de la unidad
productiva del jardín infantil “MIS PRIMEROS TRAZOS AEIOU” la cual es objeto de
estudio, identificando sus funciones, procedimientos, ubicación orgánico-funcional
y dependencias.
Partiendo de reconocer a la empresa como una institución con sistema abierto y
formal ya que está constituida legalmente, teniendo como actividad la prestación de
sus habilidades para educarlos y destacar sus habilidades catalogándola de esta
manera como una institución del sector terciario se procede a analizar su macro y
micro entorno para así identificar sus fortalezas, debilidades, oportunidades y
amenazas apoyados en las matrices EFI, EFE y DOFA.
También se analiza su manual de funciones en el que notamos que se encuentra
incompleta y la cual ninguno de los trabajadores tiene clara su función en la
empresa.
Este informe tendrá en cuenta modelos de apoyo administrativos sugeridos
anteriormente a la organización jardín infantil mis primeros trazos aeiou. Además de
todo encontraremos un pequeño pero sugerido servicio al cliente, que aunque
sencillo es un método que mantiene a toda empresa en un nivel de competencia
fuerte.
Se observara la forma en la que esta organización maneja la gestión documental, y
de este modo se definirá la mejor manera de llevar a cabo el manejo de esta en la
organización para contribuir a su conservación ya que en esta, se guarda gran
patrimonio e historia de la organización y lo que se busca es poder ofrecer a las
otras organizaciones un cuidado especial para dicho fin.
Como punto final se observa la función de la contabilidad en jardín infantil mis
primeros trazos aeiou, y la importancia de esta para el manejo de la nómina y el
control de los recursos económicos que se evidencian dentro de la organización.
Con esto se espera ofrecer al lector una ayuda que contribuya a su organización
para un manejo excelente y adecuado de todo lo que en su organización hace
referencia para el manejo de la misma.

6
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El jardín infantil mis primeros trazos aeiou está dedicado al cuidado y
educación de niños de 0 a 5 años, a su vez maneja un sistema integro en
el área administrativa con falencias en cuanto a la gestión documental y
el servicio al cliente, ya que la administración del jardín no cuenta con un
manejo adecuado para los de archivos ni existe una buena atención de
servicio al cliente enfocada en resolver quejas de los padres de familia.
Debido a los problemas mencionados resaltamos aquellas situaciones en
el que los documentos están expuestos a malas condiciones de
almacenamiento y de manejo por parte del personal, que por este motivo
pueden tener daños en los documentos.
3. DESCRIPCION DEL PROBLEMA
En un mundo cambiante, donde el ritmo de vida cada vez es más
acelerado y competitivo, es importante y necesario contar con personal
idóneo que se sienta parte de la empresa, que busque el crecimiento en
cada una de las áreas, por esta razón es indispensable que la empresa
cuente con una persona que conozca muy bien el manejo de la misma,
de una manera exhaustiva y que se sienta parte de ella.
Como en el jardín infantil mis primeros trazos aeiou no existe esta
persona, se hace difícil el proceso y manejo de algunas actividades que
se realizan en ella, tales como: el servicio al cliente, que es fundamental
ya que a medida que la competencia es cada vez mayor, los clientes se
vuelven más exigentes, ya que no solo buscan calidad, sino también una
buena y rápida atención, un ambiente agradable y un trato personalizado.
Al no haber una persona que se encargue del correcto manejo del archivo
se genera desorganización, los documentos se pueden traspapelar o
deteriorar al no ser tratados correctamente creando demora en diferentes
procesos. Es importante manejar tanto de maneras tecnológica como
física los diferentes documentos que llegan a la empresa para que haya
orden.
4. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

7
 ¿Cómo plantear soluciones para el mejoramiento de la gestión
organizacional de las áreas de apoyo administrativas, servicio al cliente,
archivo y gestión documental en la empresa objeto de estudio?
5. OBJETIVOS
5.1. OBJETIVO GENERAL
Diseñar soluciones para el mejoramiento de la gestión organizacional de los
procesos de apoyo administrativos, servicio al cliente, archivo y gestión documental
en la empresa jardín infantil mis primeros trazos aeiou
5.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS
 Determinar las teorías administrativas que se identifican en la
empresa objeto de estudio.
 Identificar las teorías modernas de la administración del jardín.
 Reconocer el debido proceso administrativo.
 Caracterización de la organización objeto de estudio.
 Identificar las áreas funcionales de la organización.
 Identificar la empresa como sistema abierto.
 Identificar de los modelos administrativos aplicados en la gestión
de la organización.
 Analizar el proceso de investigación de acuerdo a las necesidades
de la organización.
 Reconocer los elementos que componen el direccionamiento
estratégico de la empresa.
 Identificar las variables internas y externas que inciden positiva o
negativamente en las operaciones del “JARDIN INFANTIL MIS
PRIMEROS TRAXOS AEIOU”.
 Realizar las matrices EFE, EFI y DOFA.
 Identificar los conceptos básicos de metodología de la
investigación, tipos de investigación.
 Recopilar y emplear la información primaria y secundaria.
 Dar a conocer la estructura organizacional de la empresa.
 Plantear un diseño de la planeación estratégica y los elementos
que la constituyen considerando las áreas funcionales de la
empresa.
 Analizar y fortalecer manual de funciones.
 Elaborar estrategias para la mejora del servicio al cliente.
 Elaborar de guías, instructivos o talleres para la manipulación de
documentos.

8
 Orientación para el uso adecuado de la contabilización de los
recursos que se proporcionan.
6. JUSTIFICACION
Mediante el análisis que se ha llevado a cabo con esta investigación se ha
determinado que la organización además de ofrecer un buen servicio de educación
y aprendizaje, ofrece la oportunidad de estar en un lugar limpio, con una buena
presentación, y con ello inspira tranquilidad para los padres de familia los cuales no
viven con la preocupación de descuidar a sus hijos mientras van a laborar.
Por lo tanto, se escoge esta empresa como objeto de estudio para proponer nuevas
alternativas que contribuyan al mejoramiento de la organización, porque EL
EDUCAR como tal, es una palabra que bajo un cargo requiere de mucha
colaboración. Por consiguiente requiere de mucha responsabilidad, estrategia, y
compromiso. Esto se logra recibiendo un apoyo continuo y eficaz en las áreas que
más lo requieran. EL JARDIN INFANTIL MIS PRIMEROS TRAZOS AEIOU, es una
empresa que presta servicios de guardería y jardín infantil; es decir servicios del
cuidado de los niños, por ello este proyecto, está encaminado a sugerir soluciones
administrativas para la empresa, y que ayuden con el mejoramiento en las áreas de
gestión documental y servicio al cliente ya que a medida de la observación se han
notado unas leves fallas en el desarrollo de estas actividades

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7. MARCO REFERENCIAL
GRAFICA N°1: (creación propia del gaes)
Teorías
modernas
DEFINICION APLICA
BILIDAD
OBSERVACIO
N
SI NO
CALIDAD TOTAL Es el conjunto de técnicas y
actividades, de carácter
operativo, utilizadas para
verificar los requisitos relativos
a la calidad del producto
x
BENCHMARKING Proceso sistemático y continuo
para evaluar
comparativamente los
productos, servicios y procesos
de trabajo en organizaciones
x
JUSTO A TIEMPO Es un sistema de organización
de la producción para las
fábricas.
x
OUTSOURCING Es una tendencia actual que ha
formado parte importante en
las decisiones administrativas
de los últimos años en todas las
empresas a nivel mundial.
x
7.1. MARCO TEORICO
A continuación se presentaran las bases de información frente a las
teorías de la administración que se ven aplicadas en la organización.
7.1.1. TEORIAS CLASICAS
Según Fayol, “en la teoría clásica, se destaca lo relevante que es una
empresa para la administración, se distinguen por el énfasis en la
estructura y las funciones que se deben tener una organización para
lograr la eficiencia”.
Fayol ve en diferentes fases la administración con un orden específico:
 PLANTEAR: visualizar el futuro y trazar el programa de acción.
 ORGANIZAR: construir las estructuras materiales y sociales de la
empresa.
 DIRIGIR: guiar y orientar al personal.
 COORDINAR: enlazar, unir y armonizar todos los actos colectivos.

10
 CONTROLAR: verificar que todo suceda de acuerdo con las reglas
establecidas y las órdenes dadas.1
ANALISIS:
Esta hace énfasis en la estructura de la organización por medio de la distribución
de las funciones que tienen que cumplir cada una de las personas que integran el
jardín para buscar así la eficiencia del mismo.
7.1.2. MEJORA CONTINUA
“la base del modelo de mejora continua es la auto evaluación. En ella
detectamos puntos fuertes, que hay que tratar de mantener y áreas de
mejora, cuyo objeto deberá ser un proyecto de mejora”.
La mejora continua implica tanto la implantación de un sistema como el
aprendizaje continuo de la organización, el seguimiento de una filosofía
de gestión, y la participación activa de todas las personas.
Las empresas no pueden seguir dando la ventaja de no utilizar
plenamente la capacidad intelectual, creativa y la experiencia de todas las
personas. Ya se ha pasado la época en que unos pensaban y otros solo
trabajaban. Como en los deportes colectivos donde existía una figura
pensante y otros corrían y se sacrificaba a su alrededor, hoy ya en los
equipos todos tienen el deber de pensar y correr. De igual forma como
producto de los cambios sociales y culturales, en las empresas todos
tienen el deber de poner lo mejor de sí para el éxito de la organización.
Sus puestos de trabajo, su futuro y sus posibilidades de crecimiento de
desarrollo personal y laboral dependen plenamente de ello.2
ANALISIS:
Se utiliza la teoría de mejora continua porque permite conocer cómo está la
empresa, en que está fallando, y como debe cada día mejorar formulando
estrategias e identificando el problema que en nuestro caso se halla en la estructura
organizacional; observarlo, analizarlo y poder identificar las posibles soluciones,
para tener una empresa mejor estructurada.
Actualmente, en el jardín, los profesores tienen bastante capacidad para brindar a
los niños educación de excelente calidad.
TEORIA DE LAS RELACIONES HUMANAS
Según Elton Mayo:
1 (Chiavenato, pág. Introducción a la Teoría General de la Administración )
2 http://www.degerencia.com/articulos.php?artid=305

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“Las relaciones humanas se basan principalmente en los vínculos
existentes entre los miembros de la sociedad, gracias a la comunicación,
que puede ser de diversos tipos como visual o comunicación no verbal,
lenguaje icónico o lenguaje de las imágenes, que incluye no solo la
apariencia física, imagen corporal sino también los movimientos, las
señales, lingüística, chat, comunicación oral, afectiva y, también los
lenguajes creados a partir del desarrollo de las sociedades complejas
como lenguaje político, económico, gestual, etc.3
ANALISIS:
Esta teoría se aplica en el “JARDIN INFANTIL MIS PRIMEROS TRAZOS AEIOU”,
ya que se ve desarrollada en la manera en el que hace énfasis en el entorno que se
desarrollan los niños ya que la efectividad y rendimiento de estos mismos están
ligados con aspectos sociales.
8. MARCO CONCEPTUAL
 CRONOGRAMA DE GANTT: El diagrama de Gantt es una popular herramienta
grafica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicaciónprevisto para diferentes
tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado.
 HIPOTESIS: Es una idea que puede o no ser verdadera, basada en información
previa. Su valor reside en la capacidad para establecer más relaciones entre los
hechos y explicar el por qué se producen.
 MATRIZ DOFA: La matriz DOFA es un instrumento metodológico que sirve para
identificar acciones viables mediante el cruce de variables, en el supuesto de
que las acciones estratégicas deben encontrar en la realidad misma del sistema.
 MATRIZ EFE: Matriz de evaluación de factores externos permitirá a los
estrategas resumir y evaluar toda la información externa, como son las variables
ambientales decisivas, predicciones ambientales determinantes y la matriz de
perfil competitivo.
 MATRIZ EFI: Matriz de evaluación de factores internos, formula estrategias, las
fuerzas y debilidades más importantes dentro de las áreas funcionales de una
empresa, y además ofrece una base para identificar y evaluar las relaciones
entre dichas áreas.
 METODO DEDUCTIVO: La deducción parte en ir de lo general a lo particular; se
inicia con la observación de fenómenos generales con el propósito de señalar
3 http://www.geocities.ws/ymarte/trab/admhumana.html

12
las verdades particulares, lleva a la formulación de hipótesis y a su
comprobación.
 OBSERVACION: La observación es una actividad realizada por un ser vivo
(como un ser humano), que detecta y asimila los rasgos de un elemento
utilizando los sentidos como instrumentos principales.
 ESTRATEGIAS: Conjunto de acciones planificadas sistemáticamente en el
tiempo que se llevan a cabo para lograr un determinado fin o misión.
 PLANEACIÓN: Etapa que forma parte del proceso administrativo mediante la
cual se establecen directrices, se definen estrategias y se seleccionan
alternativas y cursos de acción, en función de objetivos y metas generales
económicas, sociales y políticas; tomando en consideración la disponibilidad de
recursos reales y potenciales que permitan establecer un marco de referencia
necesario para concretar programas y acciones específicas en tiempo y espacio.
Los diferentes niveles en los que la planeación se realiza son: global, sectorial,
institucional y regional. Su cobertura temporal comprende el corto, mediano y
largo plazos.
 PROYECTO EDUCATIVO INSTITUCIONAL - PEI - a través del cual se busca
un plantel organizado, con una misión claramente definida, con pedagogías
activas y programas curriculares acordes con las necesidades de formación de
los alumnos.
9. MARCO LEGAL
El proyecto está visto para identificar la normatividad y legislación necesaria a
esta propuesta y por tal razón es indispensable retomar algunas leyes que rigen
los establecimientos dedicados a la prestación de servicios como es la
educación. Entre ellos tenemos:
 Constitución Política de Colombia.
 Ley general de educación 115 de 1994.
 Política pública “Colombia por la primera infancia”.
DISPOSICIONES LEGALES VIGENTES
 ACUERDO 138: “por medio del cual se regula el funcionamiento de los
establecimientos públicos y privados que prestan el servicio de educación
inicial”.4
4 http://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1986-9865

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 DECRETO 243 DEL 2006: Se define la educación inicial como una “acción
intencionada para la garantía de los derechos al cuidado y al desarrollo del
ser humano de las niñas y los niños, desde su gestación hasta los cinco años
de edad, mediante una pedagogía, que basada en el reconocimiento de las
características y potencialidades del niño y la niña lo proporcione ambientes
enriquecidos con interacciones y experiencias significativas en la que son
corresponsales la familia, la sociedad y el estado.5
 CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA 1991, ARTICULO 44:
“Promueve y garantiza los derechos fundamentales de los niños y las niñas
como la vida, la integridad física, salud y la seguridad social, la alimentación
equilibrada, su nombre y nacionalidad, tener una familia y no ser separado
por ella, el cuidado y amor, la educación…” 6
 LEY 1089 DE 2006 CODIGO DE LA INFANCIA Y LA ADOLECENCIA.
o ARTICULO 10: Corresponsabilidad “… Se entiende por
corresponsabilidad, la corresponsabilidad, la concurrencia de actores
y acciones conducentes a garantizar el ejercicio de los derechos de
los niños, las niñas y los adolescentes. La familia, la sociedad y el
estado son corresponsables de su atención, cuidado y protección”.7
o ARTICULO 29: Derecho al desarrollo integral en la primera infancia.
o ARTICULO 38: De las obligaciones de la familia, la sociedad y el
estado.
o ARTICULO 39: Obligaciones de la familia.
o ARTICULO 40: Obligaciones del estado.
o ARTICULO 41: Obligaciones del estado.
o ARTICULO 42: Obligaciones especiales de las instituciones
educativas.
o ARTICULO 214: Participación de la sociedad.
o Ley No. 12 del 28 de enero de 1991 donde reconoce a los niños y a
las niñas como sujetos sociales, ciudadanos con derechos en
contextos democráticos; favorecemos su desarrollo armónico integral,
que considera aspectos físicos, psíquicos, afectivos, sociales,
cognitivos y espirituales”.
 POLITICA DE INFANCIA Y ADOLECENCIA
LA PROTECCION DE LA VIDA:” Implica actuar con determinación
sobre los factores externos que atentan contra la integridad y la
5
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=20575
6
http://www.senado.gov.co/el-senado/normatividad/constitucion-politica
7http://www.icbf.gov.co/portal/page/portal/PortalICBF/Especiales/SRPA/CIyA-Ley-1098-de-2006.pdf

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seguridad de los niños y niñas, así como garantizar una atención
oportuna y de calidad, frente a hechos que amenazan su
sobrevivencia y desarrollo”.8
 POLITICA PUBLICA DE SEGURIDAD ALIMENTARIA Y
NUTRICIONAL: “Pretende lograr que los individuos y familias en
su diversidades gocen de seguridad alimentaria y nutricional,
contando para ello con una disponibilidad suficiente y estable de
los suministros de alimentos”.
 ARTICULO 13. SOBRE EL DERECHO A LA EDUCACION:
“Proporcionar y garantizar la educación para toda la vida…”9
 CAMARA DE COMERCIO: Por medio del cual se fijan las fechas
límites para la presentación de declaración del impuesto de
industria y comercio, avisos y tableros, la sobre tasa para la
vigencia 2010 y la retención de industria y comercio, avisos y
tableros, para la vigencia fiscal del 2011 la secretaria, en uso de
sus facultades legales y en especial las conferidas por el artículo
70 del acuerdo municipal 029 de diciembre 27 de 2004, por el cual
se adopta el estatuto de rentas municipal y,…”
 RUT: “Es el número de identificación tributaria de una persona y
sirve para ubicarla y clasificarla como contribuyente del impuesto
de renta o de otros tributos, de patrimonio, o si es responsable del
impuesto al valor agregado (IVA). Aquellas personas que
desarrollen actividades económicas que requieran registro ante las
cámaras de comercio, es decir, que estén obligadas a efectuar el
registro mercantil, deben inscribirse en el RUT simultáneamente
con la inscripción.”
8
http://www.integracionsocial.gov.co/anexos/documentos/polpublicas/PoliticadeInfancia.pdf
9
http://www.escr-net.org/docs/i/428712
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=292

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10.TIPO DE INVESTIGACION
El tipo de investigación que se utilizó fue el descriptivo, llamado también
investigación diagnostica, debido a que se busca identificar la percepción que tiene
las personas que laboran dentro de la empresa objeto de estudio JARDÍN INFANTIL
MIS PRIMEROS TRAZOS AEIOU, donde la observación y el análisis hacen parte
de la recopilación de información.
La técnica que se utilizó fue la entrevista y el instrumento fue el cuestionario, gracias
a esto logramos evidenciar las falencia de la empresa objeto de estudio para que
de esta forma lograr formular el problema.
Para el desarrollo de este se siguieron los siguientes pasos a tener en cuenta:
 Se examinan las características del problema escogido.
 Se definen y se formulan las hipótesis.
 Se enuncian los supuestos, en que se basan los procesos
adoptados y las hipótesis.
 Se eligen los temas y las fuentes apropiadas.
 Se seleccionan o elaboran técnicas para la recolección de datos.
 Se establecen, a fin de clasificar los datos, categorías precisas,
que se adecuen al propósito del estudio y permitan poner de
manifiesto las semejanzas, diferencias y relaciones significativas.
 Se verifican la validez de las técnicas empleadas para la
recolección de datos.
 Se realizan observaciones objetivas y exactas.
 Se describen, analizan e interpretan los datos obtenidos, en
términos claros y precisos.
11.METODO DE INVESTIGACION
Analítico es aquel método de investigación que consiste en la desmembración de
un todo, descomponiéndolo en sus partes o elementos para observar las causas, la
naturaleza y los efectos. El análisis es la observación y examen de un hecho en
particular. Es necesario conocer la naturaleza del fenómeno y objeto que se estudia
para comprender su esencia. Este método nos permite conocer más del objeto de
estudio, con lo cual se puede: explicar, hacer analogías, comprender mejor su
comportamiento y establecer nuevas teorías.

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12.FUENTES DE INFORMACION
FUENTES PRIMARIAS
Se aplicó al jardín una la entrevista y lista de chequeo para obtener una información
general y más amplia del jardín infantil mis primeros trazos aeiou, la entrevista se le
hizo a la directora de la misma, La Sra. Sandra Ávila, la lista de chequeo se hizo
observando el trabajo de cada uno de los empleados en su respectiva área de
trabajo.
MOMENTOS DE OBSERVACION
No INDICADORES CUMPLE OBSERVACIONES
SI NO
1 Se observa buena conducta al interactuar
con el personal.
X
2 Se adapta cada miembro de la empresa a su
lugar de trabajo.
X No, ya que el jardín no
maneja una buena
organización ya que no
conocen el manual de
funciones.
3 Se Evidencia el respeto en las diferentes
formas de pensar y actuar.
X El jardín toma las ideas
y comportamientos de
los niños de forma
excelente y tratan de
que los niños se sientan
bien y aprendan con
gran facilidad.
4 Se observa un buen manejo de documentos. X Existen falencias debido
a que se necesita un
lugar más adecuado
para el manejo de los
mismos.
5 Afectan los diversos cambiosemocionales en
el ámbito laboral del trabajo.
x Ya que el personal tiene
diversas emociones y
diferentes formas de
expresarse pero no
siempre se demuestra
el entorno o área de
trabajo

17
6 Se observa la unión e integración del
personal.
X Ya que una de las
principales ideologías
del jardín es el trabajo
en equipo ya sea de los
niños con los docentes.
7 Afecta el macro entorno en el ámbito laboral
en el que se desarrollan las actividades.
X
8 El personal se viste adecuadamente para
laboral en su respectiva área de función
X Las normas jardín
establecen un
reglamento de un uso
adecuado de y porte de
un uniforme en cada
área que se desarrollan
las actividades.
9 Se maneja buena interacción entre el
personal en el ámbito laboral
x Se maneja una buena
interacción ya que la
ideología del jardín es el
trabajo en equipo.
10 Se respeta las diferentes creencias que tiene
tanto los niños como el personal
X Se respeta y se aceptan
las diferentes creencias
que pueda tener cada
niño del jardín.
ENTREVISTA DE RECOLECCION DE INFORMACION PARA LA EMPRESA
OBJETO DE ESTUDIO
La presente entrevista es con el fin de conocer las generalidades del jardín infantil
mis primeros trazos aeiou, sus actividades y sus falencias; esto con el fin de hacer
un análisis de la información determinar el problema en su gestión y lograr un diseño
para el mejoramiento de las áreas de apoyo del Liceo.
Fecha: ____12 de febrero de 2014__________
Nombre del entrevistado: ____Sandra Ávila_____________________
Empresa o comunidad: ____JARDIN INFANTILMIS PRIMEROS TRAZOS
AEIOU______________________

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OBJETIVO: Conocer las características jardín infantil mis primeros trazos, su
funcionamiento y estructura, con el fin de recolectar información.
PREGUNTAS:
1. ¿Con cuántos niños cuenta el jardín?
El jardín infantil mis primeros trazos aeiou cuenta con 40 niños de 0 a 6 años,
de estratos de 1 a 3.
2. ¿Cuántos docentes laboran en el plantel del liceo?
“El plantel cuenta con 5 docentes contando con migo”.
3. ¿Cuáles son sus funciones como directora?
Entre las funciones que más representan mi papel como rectora son la
organización de las actividades que se van a desarrollar en el liceo, procurar
mejorar relaciones interpersonales y establecer canales de comunicación
entre los diferentes estamentos de la institución para lograr los objetivos
trazados, organizar y dirigir la oficina de contabilidad y tesorería de la
institución y ejecutar el plan de compras según el presupuesto anual y las
prioridades señaladas por mí y actualizarlo mensualmente teniendo en
cuenta los ingresos reales del colegio.
4. ¿Cómo es la organización de las actividades diarias del jardín?
Cada docente tiene programado sus actividades con los niños con respecto
a actividades educativas y lúdicas.
5. ¿El Liceo cuenta con una visión y misión?
Si, el liceo cuenta con una misión que cumplimos cada día y una visión que
cumpliremos según se determine la meta y a cuánto tiempo.
6. ¿Cuál es el valor que el jardín desea implementar a los niños?
Yo pienso que todos los valores humanos son importantes para aplicarlos a
nuestra vida diaria, pero el que más deseo que mis niños es que apliquen el
respeto hacia sus docentes, compañeros y demás personas que los rodeen.
7. ¿Cómo hacen parte los padres de familia en relación con el jardín?
Cada día apoyando a sus hijos con el aprendizaje dado a diario en la
institución y velando por el cumplimiento del proyecto educativo institucional
y su continua evaluación para lo cual podrá contratar asesorías
especializadas.
Muchas gracias por su tiempo y colaboración prestada
ENTREVISTADOR ENTREVISTADO(A)
Jessica Cuervo Sandra Ávila
Diana Cervera

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FUENTES SECUNDARIAS
Para obtener información acerca del entorno del jardín infantil, se buscó en la página
web del Ministerio de Educación de Bogotá el Proyecto Educativo Institucional
(P.E.I)
Que consiste en:
Especificar los principios y fines del establecimiento, los recursos docentes y
didácticos disponibles y necesarios.
El proyecto educativo institucional debe responder a situaciones y
necesidades de los estudiantes, en este caso los niños, de la comunidad local, de
la región y del país, ser concreto, factible y evaluable.
http://www.min m educacion.gov.co/1621/article-79361.html
Ministerio De Educación- Proyecto Educativo Institucional (PEI)
13.POBLACIÓN, MUESTRA Y MUESTREO
Población: Conjunto de todos los elementos a que se someten a un estudio
estadístico, en este caso son los padres de familia del jardín infantil mis primeros
trazos aeiou.
Muestra: Conjunto representativo de la población de referencia, es decir, los padres
de familia tomando un padre de familia por cada niño.
Muestra aleatoria simple:
P= n/N
Población = Padres de familia.
Muestra = Cinco (5) Padres de familia.
45 = 5/45.
= 9 Padres de familia.
- Estela López
- Marcela Jaramillo
- Andrea Aguilar
- María Caicedo

20
- Adelaida Quiñonez
Muestreo: Es la reunión de todos los datos de la muestra. El investigador puede
seleccionar una muestra con la que se le facilite la recolección de información,
conocido también como muestreo por seguimiento, ya que la muestra corresponde
a una parte, fracción o segmento.
La muestra se compone de aquellos que sean más convenientes, se seleccionan a
los individuos más cercanos para participar y se repite el proceso hasta que se
obtenga el tamaño de la muestra deseada.
PROCESAMIENTO PARA EL ANALISIS DE LA INFORMACION
Para la recopilación de todos los datos necesarios para la investigación, se procedió
a establecer una cita para la visita al jardín con la previa autorización de la directora
, esta se dio de la siguiente manera: En el momento de desarrollar la encuesta nos
dirigimos a la oficina de la señora Sandra Ávila para iniciar la encuesta con ella
comenzamos con una presentación personal y proseguimos a desarrollar el
cuestionario al finalizarlo con ella nos dio la plena autorización de realizársela a los
padres de familia para una mayor claridad en los datos que requeríamos para la
investigación; iniciamos con la siguiente encuesta:
1. ¿Asisten a las reuniones que realiza el jardín? SI, NO
1. RESULTADO 2. VALOR
3. SI 4. 3
5. NO 6. 2

21
2. ¿Participan en actos escolares (actos culturales, fiestas, celebraciones, eventos,
etc.)? SI, NO
3. ¿Consideran suficientes las reuniones que hace el jardín? SÍ, NO
0
2
4
VALORES
Asisten a las reuniones
que realiza el jardin? si
no
SI NO
0
1
2
3
4
SI NO
participación en actos
escolares
SI NO
RESULTADO VALOR
SI 3
NO 2

22
4. Grado de aceptación del Centro (puntuar de 1 a 5):
¤ Limpieza ¤ Estado del edificio
¤ Puntualidad ¤ Organización escolar
¤ Actividades extraescolares
RESULTADO VALOR
SI 5
NO O
RESULTADO VALOR
4 3
5 2
0
2
4
6
SI NO
¿consideran suficientes las reuniones
del Jardín?
SI NO

23
5. ¿Se sienten seguros al dejar a sus hijos al cuidado del jardín? SI, NO
RESULTADO VALOR
SI 5
NO 0
14.CARACTERIZACION
 RAZON SOCIAL DE LA EMPRESA: Jardín infantil mis primeros trazos
aeiou.
 RUT: 52373410-4.
 REPRESENTANTE LEGAL: Sandra Ávila
 DIRECCION: carrera 87 i n° 41 s-1 a 41 sur.
 CODIGO CIIU: 8511.
 LOCALIDAD: Kennedy, barrió ciudad de Cali.
 TIPO DE EMPRESA: jardín infantil.
 SERVICIOS QUE PRESTA: guardería y jardín infantil.
 AÑOS DE CONSTITUIDA ESTA ORGANIZACIÓN: 3 años.
0
1
2
3
4
4 5
grado de aceptación
4 5
0
2
4
6
SI NO
¿se sienten seguros de dejar a sus hijos a cargo
del jardin?

24
 NUMERO DE EMPLEADOS: 4 personas
 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: Funcional
 SECTOR ECONOMICO: Sector Terciario
GRAFICA N° 1: UBICACIÓN GEOGRAFICA
FUENTE: GOOGLE MAPS
DESCRIPCIÓN: Sector terciario o de servicios: Incluye todas aquellas actividades
que no producen una mercancía en sí, pero que son necesarias para el
funcionamiento de la economía. Como ejemplos de ello tenemos los servicios de
educación; de igual forma este se encuentra bajo la orientación de sector de
comunicaciones, en este sector se encuentran todas aquellas organizaciones
relacionadas con los medio de comunicación como lo son (, de telefonía fija o móvil,
editoriales, entre otras)...
15.ANALISIS DEL SECTOR ECONOMICO
MACROENTORNO
MARCO LEGAL

25
Según la sección segunda de la ley 115 de 1994, el artículo 15 del Decreto Nacional
1860 de 1994 y 17 del Decreto Nacional 2247 de 1997, del Ministerio de Educación,
“el grado de preescolar corresponde a la enseñanza cognoscitiva, biológica,
psicomotriz, socio-afectiva y espiritual que se le da al niño a través de experiencias
de socialización pedagógicas y recreativas. El nivel de preescolar, como mínimo un
grado, es obligatorio para niños menores de seis (6) años de edad”.
PRESUPUESTO DEL SECTOR EDUCATIVO
INGRESOS
La principal fuente de recursos del sector educativo, es el SGP (Sistema General
de Participaciones), no obstante existen otras fuentes que permiten una mejor
calidad y servicio a la educación entre los cuales se encuentran:
- Recursos de programas nacionales orientados al mejoramiento del sector
educativo
- Recursos de regalías y compensaciones
- Recursos por entidades u organismos del sector privado como la inversión en
educación del sector solidario.
TECNOLOGÍA: Las TIC (Tecnologías de la Información y Comunicación), han
influido en sobremanera en la educación con la herramienta llamada e-learning. El
e-learning es una herramienta por la cual, alumno y profesor se separan
físicamente, y utilizan el internet como medio de distribución de conocimiento.
El Liceo Abeja Maya consta de un salón especialmente para uso de tecnologías
como lo son computadores, video vip, televisores, teléfono. Estos implementos van
de acuerdo a la necesidad que requiere ya sea el profesor para el desarrollo de
clases con sus estudiantes. La cantidad de estos implementos van de acuerdo al
sitio y el desarrollo que se les da.
IMPLEMENTO CANTIDAD DESCRIPCIÓN
COMPUTADORES
10
Utilizados en el área de
informática, de acuerdo
por la cantidad mínima es
utilizado de modo que los
niños desarrollen sus
actividades por un
computador.

26
TELEVISORES 2
Se encuentran en el aula
de informática y solo el
profesor tiene el derecho
de tomar uno para el
desarrollo de las
actividades.
VIDEO VIP 1
El profesor encargado del
aula de informática tiene el
permiso de prestar el
video vip al profesor.
DVD 2
Estos si se encuentran en
coordinación, quien es la
única de prestar el DVD a
los profesores.
Basándonos en otro aspecto tecnológico, los niños del jardín infantil mis primeros
trazos aeiou al tener uso de las tecnologías de la información y comunicación hace
uso de internet para así tener conocimiento adecuado para el desarrollo de sus
actividades. A continuación en la siguiente grafica se puede observar el uso
necesario que se tiene hoy en día de computadores.
La grafica mostrada hacer referencia a una base de datos en el Censo que se realizó
en el año del 2005, donde muestra que la tecnología en los niños desde temprana

27
edad se está implementando para hacer uso de computadores y sobre todo el uso
de internet.
SOCIAL: De acuerdo a los datos obtenidos por el DANE, logramos analizar cómo
influye en el momento que las oportunidades de empleo son mínimas para la
sociedad y no son pagadas de acuerdo a las necesidades básicas de cada hogar.
La tasa de desempleo según encuesta del DANE noviembre de 2013 quedo en 8,5%
a nivel nacional.
INDICADORES DEL MERCADO LABORAL NIVEL NACIONAL- (Noviembre 2013)
En noviembre de 2013, la tasa global de participación (TGP) se ubicó en 64,3%, sin
presentar variación frente a igual mes del año anterior. La tasa de ocupación se
ubicó en 58,8% frente a 58,4% de noviembre de 2012 y la tasa de desempleo fue
8,5%, disminuyendo 0,7 puntos porcentuales frente a la registrada en noviembre de
2012 (9,2%).
(Departamento Administrativo Nacional de Estadisitica, 2013)

28
De acuerdo a la gráfica anterior podemos deducir que a nivel nacional la
tasa de desempleo disminuyó en un 0.7% es decir que de acuerdo al año
2012 comparado con el 2013 el liceo se puede ver favorecida debido a
que la gente en este caso los padres de familia al tener una ocupación
formal puede obtener ingresos para ser utilizados en la educación de sus
hijos.
INDICADORES DEL MERCADO LABORAL TRIMESTRAL EN BOGOTÁ
Bogotá: Tasa de desempleo 7,8%; tasa global de participación 71,4%; tasa de
ocupación 65,8%; tasa de subempleo subjetivo 33,5% y tasa de subempleo objetivo
12,3%.
(Departamento Administrativo Nacional de Estadisitica, 2013)
Se observa que durante el año de 2007 la tasa global de ocupación y de
desempleo no tiene un crecimiento significativo hasta el año 2013 aunque
se ve reflejado que si disminuye en un porcentaje no relativo. Es una
breve muestra de que Bogotá esta entre las ciudades con menor tasa de
desempleo y la acompaña Barranquilla y Bucaramanga mientras que las
que presentaron mayor tasa de desempleo fueron Armenia, Cúcuta y
Quibdó. Este dato es importante como anteriormente se mencionó en la
gráfica de tasa global de ocupación y desempleo a nivel nacional debido
a que favorece en cierta parte porque existe un incremento de ingresos

29
en los padres de familia para que esta bonificación puedan invertirla en la
educación de sus hijos.
POBLACIÓN Y DENSIDAD POBLACIONAL LOCALIDAD DE KENNEDY
La localidad de Kennedy se ubica en el sector sur occidental de la ciudad,
la localidad tiene forma de cuadrado y esta demarcada de la siguiente
manera: por el oriente, limita con la avenida el congreso eucarístico (av.
Kr 68); por el norte, con el rio Fucha y la calle 13; por el sur, con la
autopista sur, el rio Tunjuelito y av. calle 40 sur; por el occidente, con cano
Osorio bosa y el municipio de Mosquera.
Por su posición geográfica, la localidad considerada como una localidad
periférica, de conexión entre las localidades de Bogotá y el sur occidente
de Cundinamarca.

31
En los dos últimos gráficos se muestran las cantidades de familias con
hijos de 0 a 5 años.
Se puede decir que el lugar donde está ubicado el jardín infantil mis
primeros trazos aeiou, es un lugar muy inseguro ya que en este lugar se
presentado muchos problemas de robo e inseguridad.
MICRO ENTORNO
CLIENTES: Los clientes son de tipo natural, del Jardín infantil mis primeros trazos
aeiou, son los padres de familia o acudientes que desean que sus hijos se formen
intelectual y físicamente en esta institución.
PROVEEDORES: Losprincipales proveedores del jardín infantil mis primeros trazos
aeiou son: El señor Yulman Ule de la Miscelánea y papelería “Dalamo”, El Señor
Lacides Jaimes del supermercado Villa Pinzón, La Señora Neify Jaramillo De la
sastrería “Gilly” quien hace los uniformes del jardín.
COMPETENCIA:
Directa: la competencia directa del jardín infantil mis primeros trazos
aeiou es la jardín mi bello despertar, que está ubicado en la CARRERA
87 H # 41-33 Del barrio ciudad de Cali de la localidad de Kennedy.
Este jardín cuenta con el apoyo del bienestar familiar, la infraestructura
cuenta con mejor calidad para los niños y tiene más programas para la
educación de los niños. Cabe decir que esta institución está ubicada muy
cerca al jardín infantil mis primeros trazos aeiou.

32
Indirecta: en este punto se enfocan muchos jardines del bienestar como
son: “los panchitos”, “los pitufos”, etc. Aunque los jardines se encuentran
con un mismo estatus son una gran competencia para la institución.
16.LA EMPRESA COMO SISTEMA ABIERTO
EL “JARDIN INFANTIL MIS PRIMEROS TRAZOS AEIOU”, es una empresa como
sistema abierto, porque consta de los cuatro elementos esenciales, que son:
ENTRADAS O INSUMOS: en esta variante se encuentran los datos de los
estudiantes que se encuentran en el jardín, los pagos que se realizan tanto de las
pensiones como las deudas, y los niños que entran al jardín.
PROCESAMIENTO: en él se encuentran las enseñanzas que reciben los niños, las
capacitaciones que reciben semanalmente y el análisis financiero del jardín.
PROCESAMIENTO:
Enseñanza y
Educacion de los
niños.
capacitacion de los
docentes.
Analisis financiero. SALIDAS:
conocimiento intelectual.
pagos personales.
gastos.
residuos.
sastisfaccion del cliente.
EXTERNO:
Encuentro depadres defamilia.
Entrega de informes estudiantiles.
INTERNO:
reuniones de los docentes para
capacitaciones y planeacion
organizacion y digitalizacion de
basesde datos
informes contables
ENTRADAS:
datos de los niños y
docentes.
pagos de deudas y pagos de
pensiones.
los estudiantes y docentes.
RETROALIMENTACION

33
SALIDAS: Conocimientos adquiridos y valores inculcados a los niños, satisfacción
del cliente, cuentas por cobrar, y pago al personal de la institución.
RETROALIMENTACIÓN: Se divide en interno y externo
INTERNO: reuniones de docentes para las capacitaciones y planeación,
organización y digitación respectivo de los niños en las bases de datos.
EXTERNO: entregas de informes estudiantiles y reuniones de los padres de familia.
17.PROCESO ADMINISTRATIVO
(CREACION PROPIA DEL GAES)
ACTIVIDAD PLANEACIÓN ORGANIZACIÓN DIRECCIÓN CONTROL
Registrar alumnos
nuevos y antiguos
matriculados en la
institución.
x
Digitar y organizar la
información de datos de
cada estudiante y de los
docentes.
x
Entregar boletines de
valoración de logros o
evaluaciones finales por
alumno al coordinador
académico docentes
para observaciones y
firmas.
x
Preparar, organizar y
mantener al día la
documentación para las
graduaciones de
transición.
x
Elaborar certificados y
constancias
proporcionando
información veraz y
oportuna relacionada
con la historia del
alumno y atendiendo los
x

34
requerimientos de los
padres de familia.
Llevar los libros
reglamentarios. x
Mantener organizada y
actualizada la
documentación de
estudiantes, docentes y
personal en general.
x
Diligenciar
oportunamente el
talonario de pago de
cada estudiante.
x
Revisar la remisión con
la factura y verificar que
tenga autorización del
ordenador y del
ejecutado.
x
Codificar y contabilizar
las cuentas por pagar. x
Revisión, codificación y
contabilización de
nómina por pagar.
x
Aplicar las normas y
procedimientos
contables de acuerdo
con los principios y
normas generalmente
aceptadas en Colombia
x
Preparar la declaración
de industria y comercio
bimestral.
x
Revisar e imprimir los
comprobantes de diario. x
Preparar la información
para la declaración de
renta y elaborar el
borrador de la
declaración, con sus
anexos.
x

35
Archivar la información
contable con todos sus
soportes.
x
Producir los informes
financieros requeridos
por la junta directiva.
x
Imprimir los libros
oficiales de contabilidad. x
Elaborar el informe
anual de ingresos y
costos del liceo.
x
ANALISIS: como se puede observar anteriormente en el gráfica, las actividades
aplican según el proceso administrativo que se lleve a cabo en la empresa objeto
de estudio, en este caso el jardín infantil mis primeros trazos aeiou, que entre sus
actividades está la organización de archivos, la producción de informes académicos,
tener soportes contables de sus estados financieros, diligenciar y tener una base de
datos de todos los niños, mantener actualizado la documentación de los niños que
están en la institución, entre otros.
18.MANUAL DE FUNCIONES
MANUAL DEFUNCIONESPARA EL ASISTENTEADMINISTRATIVO DEL “LICEO
Y PREESCOLAR ABEJA MAYA”
DENOMINACIÓN DEL CARGO ASISTENTE ADMINISTRATIVO
JEFE INMEDIATO DIRECTORA
FUNCIONES
 Registrar a los niños nuevos y antiguos matriculados en la institución.
Digitar, y organizar la información de datos de cada niño y de los
docentes.
 Preparar, organizar y mantener al día la documentación para las
graduaciones.

36
 Elaborar certificados y constancias proporcionando información veraz
y oportuna, relacionada con la historia del niño y atendiendo los
requerimientos de los padres de familia.
 Mantener organizada y actualizada la documentación de los niños,
docentes y personal en general.
 Programa la atención de docentes, padres de familia y representantes
de los diferentes estamentos públicos y privados que deseen hablar
con la directora. Atender cordialmente a padres de familia y en general
a todas las personas que requieran información.
 Participar en las reuniones de consejo académico, consejo disciplinario
y llevar las respectivas actas.
 Desempeñar las demás funciones asignadas por director, de acuerdo
con la naturaleza del cargo y con la formación y adiestramiento que
posea recibir y llevar el control de pensiones.
REQUISITOS DE EXPERIENCIA Un año (1) de experiencia como
Asistente Administrativo
De acuerdo al anterior manual de funciones, se observa que están aplicando
los momentos de desempeñar cargos asignados por la directora de acuerdo
con el conocimiento que se tiene y la formación que se resalta. Sin embargo,
notamos que está incompleto y que faltan algunas funciones como lo son
cocinera, aseo el cual se rotan cada una de las empleadas.
19.MODELOS ADMINISTRATIVOS
El jardín infantil mis primeros trazos aeiou brinda formación integral; fomentando
valores y alto nivel académico a través de una pedagogía humanizante.
Cuenta con un personal altamente calificado que desarrolla procesos en continuo
mejoramiento, para dar respuesta a las necesidades y expectativas de los niños,
padres de familia y sociedad en general.
Los objetivos de la calidad total son:
 Conocer y fortalecer los espacios de interiorización y reflexión, que permitan
el crecimiento humano y espiritual de la comunidad educativa.

37
 Revisar, actualizar y establecer planes de mejoramiento continuo a los
procesos que conforman el Sistema de Gestión de Calidad del colegio para
mantener altos niveles de competitividad y excelencia en la prestación del
servicio educativo.
 Mantener altos niveles de desempeño en la gestión del personal del colegio
mediante la continua capacitación y formación en la búsqueda de la
excelencia educativa.
EL JARDIN INFANTIL MIS PRIMEROS TRAZOS AEIOU tiene en mente
planear, ejecutar, verificar e implementar acciones que permitan garantizar
el mantenimiento y mejoramiento continuo de la calidad total del jardín, y
ofrecer un excelente servicio de aprendizaje de acuerdo con los requisitos,
necesidades y expectativas de padres de familia.
20.ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La empresa maneja una estructura línea funcional, ya que como se evidencia en la
siguiente gráfica las áreas funcionales de la empresa representan tareas que por
cada docente es la misma, la directora del jardín también reemplaza el cargo como
profesora. Se combinan los dos tipos de organización, aprovechando las
Ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada una. Conservación de la
organización lineal o militar, la autoridad que se transmite a través de un solo jefe.
Y de la funcional, la especialización de cada actividad en una función. Este
tipo de organización es el más utilizado en la actualidad. En el organigrama que
a continuación se mostrara no se hace presente el cargo de aseadora o cocinera ya
que se van rotando este cargo entre las docentes.
GRAFICA N° 2: ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA

38
Análisis
Se evidencio que la estructura organizacional está mal elaborada ya que no se toma
en cuenta otras funciones importantes dentro de la organización y que a su vez
desempeñan las mismas madres.
DESCRIPCION DE CARGOS
DIRECTORA: Es la profesional de educación que cumple labores directiva y
docente si es necesario. Como encargada es responsable de la dirección,
planificación, organización, orientación, funcionamiento y supervisión del hogar
infantil.
PROFESORA PÁRVULOS: Es la profesional que tiene a su cargo uno o más grupos
de niños para el cual debe planificar desarrollar y evaluar sistemáticamente las
actividades docente de su responsabilidad y entregar orientación efectiva hacia los
niños y padres de familia.
PROFESORA CAMINADORES: Es la colaboradora activa en la atención y cuidados
de los niños en la preparación de materiales didácticosy en todos aquellos aspectos
que se estime conveniente para la atención integral del niño en todo momento de la
jornada de trabajo.
Directora del
jardín
Profesora
párvulos
Profesora
caminadores
Profesora
aventureros
Servicios
generales

39
PROFESORA AVENTUREROS: Es la profesional que tiene como cargo presentar
actividades nuevas a los niños utilizando materiales del entorno, también retoma un
buen uso de lenguaje y que estime su capacidad intelectual.
SERVICIOS GENERALES Y DE ALIMENTOS: es el personal encargado de realiza
el aseo general del servicio. También debe ser una persona con estudios técnicos
en manipulación de alimentos, está directamente en contacto con los alimentos ya
sea en la preparación elaboración y distribución de los mismos.
21.DIRRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
MISIÓN
El jardín infantil mis primeros trazos aeiou como centro de estimulación adecuada
para niños y niñas, se encuentra en permanente proceso de crecimiento el cual
estamos siendo reconocidos por la comunidad como un centro educativo de
excelente calidad educativa, humana, cálida lúdica y organizada.
Por esto la razón de ser del jardín infantil mis primeros trazos aeiou, es ofrecer una
formación integral a sus educandos, haciendo énfasis en el fortalecimiento de
valores como el amor, la tolerancia, en principios como la libertad, la democracia,
la solidaridad, la justicia, la equidad, la igualdad de género y el trabajo en equipo, y
el desarrollo de la creatividad a partir de la danza, teatro, música y las artes
plásticas. Manifestaciones que le permitiera a nuestros educandos desempeñarse
a futuro.
ANALASIS: Se observó que a la misión está formada con el perfil que ofrecen a los
padres de familia.
VISIÓN
El jardín infantil mis primeros trazos aeiou, pretende en su proceso de formación
que sus egresados sea seres autónomos, lideres, autogestionarios, generadores
de espacios de paz y sana convivencia, capasen de ser miembros proactivos en la
solución de sus problemas, los del entorno y la sociedad a la que pertenecen.
ANALISIS: Se evidencia en la visión que para ellos lo importante es explorar a sus
niños con nuevos aprendizajes.
OBJETIVOS
 Velar por el respeto a la vida.
 Iniciar el proceso de apropiación del espacio.
 Fomentar el respeto por la diferencia.

40
 Propiciar espacios para la apropiación de los principios cooperativismo.
 Motivar las buenas relaciones interpersonales y familiares a través del
dialogo.
 Ofrecer espacios e cooperativismo y solidaridad para toda la comunidad en
general, frente al diario vivir
ANALISIS: se analizó que los objetivos están bien elaborados pero que falta más
información.
ESTRATEGIAS
Planear, organizar, orientar, apoyar, ayudar a la buena educación para sus hijos y
manejo de los conocimientos básicos a la hora de enseñar:
 Mantenimiento General a los conocimientos diarios adquiridos en sus aulas
de clase los niños.
 Aseo
 Jardinería
 Vigilancia
ANALISIS: se analiza que a las estrategias hay que fortalecer un poco ya que es
muy poco lo que hacen evidente allí.
22.POLÍTICAS DE LA EMPRESA
La amplia experiencia y vinculación con profesionales en áreas específicas, permite
abordar los conocimientos ya adquiridos, recibiendo áreas comunes en entidades
oficiales y entidades prestadoras de servicios; la implementación de procedimiento
para el estudio, análisis y la contratación de servicio de aseo, vigilancia.
METAS
Mediante el soporte que da el reconocimiento por los servicios prestados. La
organización se enfoca en mantener a los padres de familia completamente
satisfechos a fin de ganar más reconocimiento en el barrio.
23.ANALISIS INTERNO Y EXTERNO DE LA EMPRESA “JARDIN
INFANTIL MIS PRIMEROS TRAZOS AEIOU”

41
OPORTUNIDADES
 Aplicación de las estrategias planteadas.
 Capacitaciones para tener una buena organización de archivos.
 Leyes que favorecen el desarrollo empresarial en pequeñas empresas.
 Disponibilidad de didácticas para un mejor aprendizaje.
 Manejo adecuado para la reutilización de la papelería.
AMENAZAS
 Falta de medio tecnológicos para mayor seguridad de archivos.
 Perdida de documentos esenciales por mal manejo de archivo.
 Perdida de los clientes, en este caso padres de familia.
 Incumplimiento de pago de pensiones por parte de los padres de familia.
DEBILIDADES
 Escasos recursos tecnológicos.
 Espacio insuficiente para el desarrollo de sus actividades físicas.
 El personal no está capacitado para la organización de documentos.
 Falta de personal.
FORTALEZAS
 Mal manejo a la hora de archivar los documentos.
 No hay locales de archivos en buenas condiciones.
 Manejo adecuado de los recursos del jardín.
 Persistencia del personal en lograr sus objetivos.
24.MATRICES
GRAFICA N°3: MATRIZ DOFA

42
ANALISIS
Al realizar la matriz DOFA con sus cuadrantes (9) se pudo constatar que si
se hace un plan estratégico y eficaz se puede lograr cambios de las cosas
que están fallando en el funcionamiento interno de la empresa sin que ello
VARIANTES
OPORTUNIDADES
O1: Capacitaciones para
tener una buena
organización de archivos.
O2: Leyes que favorecen el
desarrollo empresarial en
pequeñas empresas.
O3: Disponibilidad de
didácticas para un mejor
aprendizaje.
O4: Manejo adecuado para
la reutilización de la
papelería.
AMENAZAS
A1: Falta de medio
tecnológicos para mayor
seguridad de archivos.
A2: Perdida de
documentos esenciales
por mal manejo de
archivo.
A3: Perdida de los
clientes, en este caso
padres de familia.
A4: Incumplimiento de
pago de pensiones por
parte de los padres de
familia.
FORTALEZAS
F1: capacidad de
integración con los padres
y los niños.
F2: solución inmediata de
problemas imprevistos.
F3: Manejo adecuado de
los recursos del jardín.
F4: Persistencia del
personal en lograr sus
objetivos.
Fo
F1;F2;F3;O1;O3:
Tienen mayor capacidad para la
solución de problemas y para
tener un buen manejo de
temáticas para la formación de los
niños.
F4;O4:
Los empleados tienen un buen
uso de material y enseñan a los
niños a reciclar y saber reutilizar
los materiales que tiene
cumpliendo así sus objetivos y
metas.
Fa
F3;F2;A1:
A pesar de la falta de algunos
medios tecnológicos los
trabajadores buscan la forma de
enseñar a los niños diversas
cosas para que cada día
aprendan más.
DEBILIDADES
D1: Escasos recursos
tecnológicos.
D2: Espacio insuficiente
para el desarrollo de sus
actividades físicas.
D3: El personal no está
capacitado para la
organización de
documentos.
D4: Falta de personal.
Do
D1;D2;D3;O1;O4:
A pesar de los problemas que se
presentan con archivos o falta de
medios tecnológicos, el personal
está capacitado de forma
adecuada para que hagan de esta
debilidad una fortaleza para poder
seguir adelante con las dinámicas
planteadas.
Da
D4;D3;A3;A4:
A pesar de que hace falta
personal, los docentes no
tienen toda la paciencia
suficiente para atender a los
padres de familia cuando son
pagos de pensiones o
simplemente con la atención al
cliente y esto generan pérdidas
tanto de los clientes como los
pagos.

43
afecte su funcionamiento y su economía. Aunque no hay que descuidar las
debilidades y amenazas ya que se pueden fortalecer para que suban el
rendimiento de la empresa y para que en un corto o mediano plazo podamos
superar esas debilidades.
25.MATRIZ EFE
GRAFICA N°4:
FACTORES PARA EL ÉXITO PESO CALIFICACION TOTAL
PONDERADO
OPORTUNIDADES
1. Capacitaciones para tener una
buena organización de archivos.
0.05 4 2
2. Leyes que favorecen el desarrollo
empresarial en pequeñas empresas.
0.06 4 0.24
3. Disponibilidad de didácticas para
un mejor aprendizaje.
0.09 3 0.27
4. Manejo adecuado para la
reutilización de la papelería.
0.05 3 0.15
5. Aplicación de estrategias
planteadas.
0.10 3 0.3
AMENAZAS
1. Falta de medio tecnológicos para
mayor seguridad de archivos.
0.09 1 0.09
2. Perdida de documentos
esenciales por mal manejo de
archivo.
0.05 2 0.1
3. Perdida de los clientes, en este
caso padres de familia.
0.10 1 0.1
4. Incumplimiento de pago de
pensiones por parte de los padres de
familia.
0.16 3 0.48
5. 0.12 2 0.24
TOTAL 1.0 3.97
ANALISIS
Se observa que a través de la investigación que se llevó a cabo a la
organización, esta puede ser definida así: Aunque las oportunidades que
tiene la organización son fuertes no llegan a ser tan importantes si no se
fortalecen más internamente, mas sin embargo las amenazas las cuales son
más de nivel competitivo pueden llegar a ser fatales a la hora de competir en
un mercado extranjero o internacional. Ya que una amenaza que no sea bien

44
contrarrestada puede generar pérdidas económicas o incluso la quiebra de
la organización.
26.MATRIZ EFI
GRAFICA N° 5:
FACTORES PARA EL ÉXITO PESO CALIFICACIÓN TOTAL
PONDERADO
FORTALEZAS
1. Manejo adecuado de los recursos
del jardín.
0.10 4 0.4
2. Persistencia del personal en lograr
sus objetivos.
0.10 4 0.2
3. Solución inmediata a los
problemas imprevistos.
0.05 3 0.3
4. Capacidad de integración entre
padres y niños.
0.05 3 0.15
5. Persistencia del personal en lograr
sus objetivos.
0.12 4 0.48
DEBILIDADES
1. Escasos recursos tecnológicos. 0.05 1 0.05
2. Espacio insuficiente para el
desarrollo de sus actividades físicas.
0.05 2 0.1
3. El personal no está capacitado
para la organización de documentos.
0.10 1 0.10
4. No hay locales de archivos en
buenas condiciones.
0.05 2 0.1
5. Mal manejo a la hora de archivar
los documentos.
0.18 2 0.36
TOTAL 1.0 2.24
ANALISIS
A través de una entrevista realizada a la directora de la unidad productiva, se
pudo constatar las falencias o debilidades que tiene la organización, además
se encontraron las amenazas que afectan directamente a la organización;
sin embargo se encontraron las fortalezas y las oportunidades que esta
empresa tiene para seguir compitiendo en el mercado. Con el análisis de
estas se pudo realizar el cuadrante en la matriz DOFA, en la matriz EFE y en
la matriz EFI. Los cuales fueron graficados con anterioridad y enseguida.
ANALISIS DE TODAS LAS MATRICES

45
A través de una entrevista realizada a la administradora del jardín , se pudo
constatar las falencias o debilidades que tiene la organización, además se
encontraron las amenazas que afectan directamente a la organización; sin
embargo, se encontraron las fortalezas y las oportunidades que esta
empresa tiene para seguir compitiendo en el mercado. Con el análisis de
estas se pudo realizar el cuadrante en la matriz DOFA, en la matriz EFE y en
la matriz EFI. Los cuales fueron graficados con anterioridad y enseguida.
Observando los resultados que nos arroja la matriz podemos definir que
estableciendo parámetros de similitudes entre las amenazas y las
debilidades se hacen más fáciles de fortalecer adicionando que la empresa
reduciría la cantidad de problemas a tratar y en cuanto a fortalezas y
oportunidades debe seguir trabajando en ellas para lograr un mejor
posicionamiento y así cumplir sus objetivos.
27.CRONOGRAMA
1
2
3
4
5
6
7
GRAFICA N° 6: (creación propia del gaes)
1 Elegir una Unidad productiva para el proyecto.
2 Recolectar Información básica para armar la
unidad productiva Procesando la información
adquirida.
3 Compensación de todos los datos ya adquiridos.
4 Proceso de desarrollo de las guías a trabajar.
5 Iniciación del proyecto.
6 Primera Presentación del proyecto establecido
ya.
7 Recomendaciones para arreglar el objeto de
estudio.
JUNIO
JULIO
AGOSTO
SEPTIEMBRE
OCTUBRE
NOVIEMBRE
DICIEMBRE
ENERO
FEBRERO

46
ANALISIS
Se hace un listado de todas las guías que hasta el momento se han estudiado en el
proceso de formación como asistentes administrativos, con ellos se elabora el
esquema antes graficado, en él se explica los procesos que se han desarrollado, el
tiempo que se ha dedicado a cada proceso y quien en el grupo autónomo de estudio
lo ha evaluado. Esto con el fin de mostrar la evidente evolución que se ha tenido
como asistentes administrativos y los logros con el debido proceso de estudio en la
unidad productiva, la cual fue “JARDÍN INFANTIL MIS PRIMEROS TRAZOS
AEIOU”.
28.PRESUPUESTO
GRAFICA N°7: (creación propia del gaes)
GASTOS GASTOS X DIA GASTOS TOTALES EN
LOS 20 DIAS QUE SE
VISITO LA EMPRESA
PAPELERIA $8000 $16000
INTERNET $5000 $100.000
LLAMADAS $2000 $40.000
ALMUERZOS $12000 $240.000
TRASPORTES $6800 $136000
TOTALES $33800 $532.000
ANALISIS
Se toma en cuenta para esta grafica primero el tiempo que se ha dedicado al estudio
dentro del centro de aprendizaje –SENA- el costo que implica estar allí cada fin de
semana, desde el inicio de las clases desde el día 22 de abril del 2013 hasta el día
28 de febrero del 2014, esto se multiplica por cuatro que son el número de
integrantes del GAES.
Esto se hace también con los gastos que se han generado el asistir a la empresa
objeto de estudio, con los gastos que se generan cuando se reúne todo el grupo
para realizar los trabajos en grupo.
29.PROGRAMA DE FIDELIZACIÓN A CLIENTES DEL JARDIN INFANTIL
MIS PRIMEROS TRAZOS AEIOU

47
OBJETIVO: Buscar por medio de un CRM la identificación de aquellos
clientes frecuentes que tienen relación con la organización del jardín infantil
mis primeros trazos aeiou para lograr así una fidelización de los mismos, y a
su vez buscar aquellos padres de familias que están interesados en la
educación impartida por el jardín para que logren incorporarse en la
organización.
PUBLICO OBJETIVO: Organizar por medio de este programa de fidelización
aquellos padres de familia que se localizan en la ciudad de Bogotá, localidad
de Kennedy barrio ciudad de Cali, que se encuentran actualmente activos
con la organización, y así mismo atraer aquellos que aún no están
incorporados con la institución, para lograr una relación más cercana entre la
institución y los padres de familia.
BENEFICIO DEL PROGRAMA DE FIDELIZACIÓN
El programa de fidelización busca una relación íntima con la institución y los
padres de familia ya que por medio de este se beneficiaran tanto la
organización como sus clientes que lo conforman. Estos beneficios reflejaran
la necesidad del cliente y compromiso de la organización del jardín infantil
mis primeros trazos aeiou para para complacer las necesidades presentadas.
RETENCIÓN DE LOS CLIENTES De acuerdo al tema de la retención de
los clientes, va enfocado en los
parámetros que estamos presentando
ya como anteriormente mencionado
por medio de un 10% de descuento en
la pensión que presenta la
organización y demás beneficios que
puede ofrecer el jardín infantil mis
primeros trazos aeiou.
CONOCIMIENTO VERDADERO D E
LOS CLIENTES DE LA
ORGANIZACIÓN
Para llevar un mejor conocimiento de
los clientes, se sugiere llevar una base
de datos en la cual se obtenga
información personal de los padres de
familia, ya sea la dirección teléfono e
integrantes de la familia para poder
llevar a cabo un breve seguimiento
para el conocimiento de la satisfacción

48
que ofrece el Liceo y Preescolar Abeja
Maya prestando su servicio.
Cumplimiento de pagos de pensión
en la organización.
Por medio de la mensualidad que el
colegio recibe por parte de los padres,
de acuerdo al cumplimiento de los
mismos, se beneficiaría los padres de
familia de acuerdo a un breve
descuento que posiblemente podría
brindar la organización.
Nombre
Acudiente
Estudiante Valor
Matricula
Pensión Pensión con
10% de
Descuento
Miriam
Gutiérrez
Cindy Luciana
Gutiérrez
$ 80.000 $ 120.000 $108.000
Yimer
Esterlín
Sofía Esterlín
Quiñones
$ 80.000 $ 120.000 $207.000
Mirtha
Quiñones
Sharith
Valentina
Vargas
Quiñones
$ 80.000 $ 120.000 $207.000
Yulman Ule Guadalupe
Ule Martínez
$ 80.000 $ 120.000 $207.000
Estela
Gamboa
David
Santiago
Gamboa
$ 80.000 $ 120.000 $207.000
REDUCCIÓN DE LA TASA DE
DESERCIÓN DE LOS CLIENTES
Esta reducción va acompañada de
ciertos beneficios que la organización
ofrece para satisfacer a sus clientes y
que estos mismos sientan una relación
más íntima con la empresa. Como
anteriormente mencionados, ya sea
por medio de la construcción de la
base de datos, se implementaran
ciertos detalles que la empresa puede

49
ofrecer y que para el cliente le
`parezcan agradables y novedosos.
RECUPERACIÓN DE CLIENTES
RENTABLES
En primer lugar la empresa debería
averiguar qué fue lo que no agrado
para que el cliente tuviese la necesidad
de romper relación con la empresa. Y
así mismo implementar una estrategia
en la cual la necesidad anteriormente
no resuelta sea solucionada de tal
manera que el cliente sienta que es
importante para la organización.
ENLACE FUERTE CON LOS
CLIENTES
Para poder mantener una relación
acorde con los clientes en este caso
con los padres de familia, la empresa
debería obtener cierta información de
sus clientes para lograr una
comunicación más acorde de acuerdo
al desempeño y el servicio que presta
la institución. Es decir entablar una
conversación donde el cliente como tal
se entere de lo que pasa en el entorno
de la organización basado en los
servicios que presta este y a su vez, la
organización tomar opiniones y
diferentes puntos de vista para el
mejoramiento de problemáticas o
solicitudes que puedan tener los
clientes
En la organización se tiene en claro
que existe mucha competencia en el
entorno del que se rodea de acuerdo al
servicio que el jardín infantil mis
primeros trazos aeiou presenta a sus

50
COMPETENCIA
clientes. Es por eso que se implementa
una estrategia en la que se pueda
maximizar el valor de sus clientes y a
su vez lograr una fidelización de los
mismos.
PORQUE NO EL CMR
El CRM es una herramienta muy útil y rentable para cualquier organización debido
a que el software es avanzado este tiene un costo alto de alto. En estos momentos
la empresa no está en condiciones de implementar uno de estos; esto se debe a
que la empresa a pesar de lleva 3 años en el mercado no cuenta con sedes y por
consiguiente es pequeña. La implementación de la base de datos para la empresa
es algo básico y que no genera costos extras, es rentable y ayuda a mejorar
relación con los clientes.
FINANCIACION DEL PROGRAMA SERVICIO
El programa de fidelizacion no tiene ningun costo solo es es cuestion de
implementar la cultura de momentos de verdad en la empresa eduacar y motivar
a los clientes internos y por ende a los clientes externo.
30.LISTA DE CHEQUEO EN LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO DEL
“JARDIN INFANTIL MIS PRIMEROS TRAZOS AEIOU”
Objetivo: Identificar los puntos que deben ser inspeccionados en función de los
conocimientos que se tienen sobre las características y riesgos de las
instalaciones enfocado en la organización y manejo de archivos.
Instrucción: Califique marcando con una X en la casilla de SI y NO dependiendo la
descripción que se le emite en la lista de chequeo.
N- DESCRIPCIÓN SI NO OBSERVACIONES
1 Existe un manejo de archivo. X
2 Conocimiento de la ley de archivo. X
3 La organización del Jardín sabe que tipos de
archivo maneja.
X

51
4 Maneja alguna técnica de archivo. X
5 Manejo de soporte documental. X
6 Todo documento que llega a la empresa es
radicado.
X
7 Deja evidencia de los documentos enviados. X Algunas veces lo
haces pero no es
frecuente.
8 Han recibido capacitación para el manejo de
archivo.
X
9 Todo el personal está autorizado para el
manejo de archivos.
X
10 Cuenta con las instalaciones adecuadas para
el almacenamiento del archivo.
X
11 Catalogan con frecuencia el archivo. X
12 El archivo muerto es digitalizado. X
13 Realizan foliación a los archivos. X
14 Tiene en cuenta la cantidad de documentos
almacenados en una carpeta.
X
15 Manejan historias laborales de la
organización.
X
16 La organización realiza transferencias
documentales.
X
17 Esta establecido un procedimiento para la
transferencia de documentos.
X
18 Utilizan los equipos adecuados para la
protección del archivo.
X
19 Manejan dotación para el manejo del archivo. X
20 Tienen sistema de ordenación de archivo. X

52
21 El personal que trabaja en el área de archivo
tiene preparación previa para la gestión
documental.
X
22 Siguen la normatividad y lineamientos para
desarrollar los procesos archivísticos.
X
23 Cuenta con un programa de gestión
documental.
X
24 Se realizan jornadas de limpieza minuciosa
en el cuidado de los archivos.
X
31.PROPUESTA DE RECEPCIÓN Y ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
Según a la caracterización anteriormente desarrollada, con los enfoques y análisis
del almacenamiento de archivo, se considera que la organización jardín infantil mis
primeros trazos aeiou no cuenta con los parámetros ni normas establecidas para el
cuidado de este. Es por eso que a continuación se propondrá una manera más
factible y acorde para el cuidado y organización de los mismos.
ASPECTO FÍSICO: Ya que la organización no cuenta con un aspecto físico
adecuado, se recomienda seguir las indicaciones que se presenta como lo sería en
la construcción de un techo en la cual no se pueda filtra humedad que pueda afectar
a los archivos. En el salón de organización de archivos las paredes están
perfectamente proporcionadas de ladrillo de acuerdo a lo recomendado con un
grosor de 25 cm. El suelo está bien constituido ya que emplean en la baldosa por la
facilidad de movimiento de archivos de la organización.
ASPECTO AMBIENTAL: se recomienda en el área de archivos una temperatura
local entre 16 y 21 grados, ya que a organización no cuenta con ese requisito y dado
a no tenerlo en cuenta, los archivos se pueden deteriorar con rapidez. La humedad
de la sala está establecida para que los archivos le salgan moho de acuerdo a lo
anterior y es por eso que se sugiere tener el archivo lejos de salidas de vapor etc.
En parte de la organización se establecen que sigan manejando la iluminación que
tienen hasta el momento debido a que es la incandescente y esta genera menos
calor que la luz amarilla.

53
SEGURIDAD DE ARCHIVOS EL MANEJO Y LA RESERVACIÓN DE LOS
MISMOS: es de gran cuidado en la organización jardín infantil mis primeros trazos
aeiou, ya que prevén las situaciones de riesgo que puede ocasionar en cualquier
momento. En materia de instrumentos de medición los aprendices no sugieren
utilización de estos ya que por ser una microempresa esta no estará dispuesta a
asumir el gasto de instrumentos de medición para los archivos.
La conservación de los archivos de la empresa contiene ciertas cosas positivas en
la cual favorece en la duración del archivo como los son as tintas que se utilizan
para el papeleo, Aunque se recomienda la no utilización de los materiales metálicos
debido a que estos pueden ocasionar rasuras en el papel en el modo de asegurarlo
y además en la oxidación del mismo gancho. En materia del manejo de los archivos
muertos estos se deben almacenar en un pc para evitar ocupación del espacio o se
sugiere trasladarlos a un cuarto en el cual se puedan conservar para la utilización
si se llegase a requerir más adelante.
En parte del almacenamiento de los archivos encontramos y recomendamos los
instrumentos de conservación en los cuales unos son más simples y fáciles de
obtener por la empresa en el caso de un extintor en ocasión de incendios. No
podemos hacer parámetros para que la empresa se fije en aquellos instrumentos
que serían un gran costo para la organización como lo son el estereoscopio, la
estufa de desinfección y la autoclave. En la distribución del área de archivo en la
organización es sobresaliente ya que existe solo una persona encargada en recibir
y dar información y manejo de los mismos documentos de la empresa, en la
eliminación de documento no necesarios estos acuden a la destrucción del papel
es por eso que se realiza poca énfasis en el manejo y distribución del archivo.
En la movilización de archivos se recomienda en la utilización de muebles con una
distancia al piso en la cual los archivos no sientan el frio que pueda tener el suelo y
que estén a una altura conveniente para el traslado de este. Se recomienda en la
utilización de muebles con ruedas para facilidad y traslado de los mismos como
también se recomienda carpetas de acordeón para manejo de archivos por medio
de enumeración u orden alfabético.
CARACTERIZACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS EN LA EMPRESA
De acuerdo a la observación realizada por los aprendices, se pudo identificar
aquellas características que tiene el lugar de organización de archivo en el Liceo y
Preescolar Abeja Maya. A continuación describiremos el lugar de manejo de los
archivos.
CARACTERIZACIÓN DEL ARCHIVO

54
- Cuentan con programas demasiado básicos para guardar los
documentos.
- El archivo permanece en una habitación la cual cuenta con ventilación.
- Cuentan con una estantería, en la cual los archivos están clasificados
básicamente, pero no con el debido cuidado que se debe tener ya que la
estantería tiene un poco de óxido.
- Los archivadores están en buen estado sin ningún inconveniente.
- La habitación en donde se encuentra no cuenta con un extintor.
- La habitación no recibe luz solar, por lo tanto el archivo está en buenas
condiciones.
- Se encuentra debidamente aseada la habitación para así no tener el
riesgo de que entren roedores al lugar.
- No tiene un proceso o un certificado de control de plagas.
- El computador en donde tienen los documentos está en buen estado,
cuenta con antivirus.
32. LIBRETA DE CALIFICACIONES DE SATISFACCIÒN A
PADRES DE FAMILIA DEL “JARDIN INFANTIL MIS
PRIMEROS TRAZOS AEIOU”
Objetivo de la Evaluación: Evaluar y valorar el servicio al cliente de parte del jardín
infantil mis primeros trazos aeiou.
Instrucción: Califique de 1 a 5 el grado de satisfacción de acuerdo a las preguntas
planteadas a continuación, teniendo en cuenta que 1 es el puntaje más bajo y 5 es
el puntaje más alto.
Nombre: Edad Fecha
Cargo:
1 2 3 4 5
Califique la metodología de aprendizaje
que recibe su hijo(a) en el jardín.
X
¿Es la presentación personal adecuada del
cuerpo docente de la institución?
X
Califique, desde su punto de vista como es
el trato del docente y directivas de la
institución hacia los estudiantes
X

55
Califique la atención que ofrecen las
personas que trabajan en este plantel,
teniendo en cuenta desde las directivas
hasta el personal de servicios generales
X
Buena Regular Mala
¿Qué concepto tiene acerca de la
institución?
x
¿Qué concepto tiene acerca de las
docentes de la institución?
x
¿Cómo calificaría la institución? x
RESULTADO VALOR
4 3
5 2
1. LISTA DE CHEQUEO PARA EVALUAR SERVICIO AL CLIENTE
GRAFICA N° 8:
NOMBRE APELLIDOS IDENTIFICACION FIRMA
Jessica
Fernanda
Cuervo
lancheros
96041016172
0
1
2
3
4
4 5
Grafica de los resultados
4
5

56
FECHA DE
APLICACIÓN
DIA
14
MES
noviembre
AÑO
2013
LUGAR DE
EVALUACION
JARDIN INFANTIL
MIS PRIMEROS
TRAZOS AEIOU
MOMENTOS DE OBSEVACION VALOR
ACION
CUMPL
E
OBSEVACION
INDICADORES SI/ NO
1 ¿La presentación personal del
empleado es óptima?
X
2 ¿Se sintió bien atendido por el
personal del jardín?
X
3 ¿Pudo aclarar todas sus dudas? X No todas las dudas
de las personas
quedan
suficientemente
aclaradas.
4 ¿El personal tiene el conocimiento
necesario sobre el servicio que
prestan?
X
5 ¿La atención prestada es eficiente
y oportuna?
X
6 ¿El personal maneja un lenguaje
adecuado?
X
7 ¿Se dan respuesta a todas los
interrogantes que pueda tener el
cliente?
X No siempre brindan
la suficiente
información o en
algunos casos no
tienen información
de esta.

57
2. PROPUESTA DE SERVICIO AL CLIENTE
OBJETIVOS DE LA PROPUESTA
OBJETIVO GENERAL
 Diseñar una propuesta para el mejoramiento de la calidad de servicio al
cliente y gestión documental en la empresa JARDIN INFANTIL MIS
PRIMEROS TRAZOS AEIOU.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Establecer un diagnóstico para la empresa JARDIN INFANTIL MIS
PRIMEROS TRAZOS AEIOU. En lo pertinente al desempeño con respeto a
servicio al cliente y gestión documental, con el fin de conocer la en el tema.
 Establecer una aplicación mediante un instrumento de medición tipo
encuesta.
 Diseñar una propuesta para dar a conocer que errores tiene EL JARDIN
INFANTIL MIS PRIMEROS TRAZOS AEIOU para corregir lograr ser una
empresa correcta.
Elaborando planes de acción inmediata. Con esto se atenderán de manera
igualitaria a todos los clientes que llegaran en el mismo momento, para que no se
sientan menos importantes que los otros.
Renovando siempre en la forma como se deben atender a los imprevistos dentro de
la organización, esto se logra cuando la empresa cuenta con apoyo adecuado y
capacitado, para atender a todas las personas clientes y no clientes, que llegan en
8 ¿Se ofrece varias alternativas de
solución?
X
9 ¿El servicio prestado cumple con
las expectativas del cliente?
X
10 ¿Al terminar la atención se
despiden de manera atenta y
cordial?
X
OBSERVACIONES GENERALES
Tiene que haber un buen servicio al cliente ya que por mal uso de este están
perdiendo clientes.

58
busca de información, para poderles brindar una atención que para ellos a primera
vista cause impresión y agrado.
Llevando un control adecuado en cuanto a las forma de organizar una
documentación tanto de los papeles de la empresa, como lo puede ser la
documentación de los clientes tanto internos como externos; lo que se busca con
esto es que estén siempre a la mano pero que a su vez no sea un montón de
papeles que terminen en lugares inadecuados como lo pueden ser cajones llenos
de polvo y suciedad, que termina siendo perjudicial para documentos muy
importantes. Y con ello además se busca que a la hora de requerir un documento
importante de algún cliente este no se encuentra en mal estado o en caso peor que
no se halle el mismo.
Es aquí donde se puede aportar el hecho de que la organización requiera de un
excelente y adecuado personal que sepa la manera de atender y archivar, para este
caso se aconsejaría que todo el personal que pertenezca a la organización sepa
estos puntos clave, ya que así entre todos colaborarían haciendo orden y no
desorden, además de brindar una atención inmediata y adecuada, en caso de no
estar disponible el encargado principal.
PARA EL SERVICIO AL CLIENTE:
1. Llevando un orden adecuado en el debido proceso, es decir que todo
cliente que interponga una queja o reclamo, debe ser atendido directamente
por el vendedor, y si no le compete a él, este debe remitirlo al jefe del mismo
y así sucesivamente, pero lo ideal es solucionar el inconveniente apenas
ingrese. En este caso apenas llegue una solicitud de uno de los residentes
de los conjuntos, es necesario atenderlo de primera mano para evitar que el
cliente quede con el sinsabor de no poder solucionar su problema a tiempo.
2. Tener en cuenta que no todos los clientes son iguales, que todos manejan
temperamentos diferentes y que por tal motivo se debe saber tratar a todos,
de manera respetuosa y amable. Y en este caso mantener una capacitación
seguida, con el fin mantener al personal más capacitado con el fin de poder
llevar de la manera adecuada cualquier inconveniente con uno de sus
clientes si tener que acudir a las faltas de respeto.
3. Escuchar con atención todos los requerimientos, sin pretender agredirlos,
por el contrario, brindándole siempre las vías que les lleven a estar más
contentos con los servicios que se le ofrezcan. En este caso se sugeriría que
el cliente en caso de no estar a gusto con algún servicio pase un reclamo por
escrito a la organización, esto buscaría en lo pronto que la organización
encontrara un medio más fácil y eficaz para satisfacer al cliente sin pretender
desatender sus requerimientos.

59
4. Acercarse más al cliente, esto se lograría con medios de encuestas ya que
así se sabrá por estos medios que es lo que manos le gusta al cliente, que
es lo que le llama y como lograría mejorarlo, además de fortalecer lo que
mejor le motiva al cliente, para así lograr seguir con su preferencia por la
empresa además de mejorar las falencias que la empresa tenga, según los
puntos de vista de los residentes o clientes.
FUNDAMENTOS DEL SERVICIO AL CLIENTE
En la organización se llevan a cabo procesos que generan la directora cargas
pesadas, y que a su vez pueden ocasionar que generen una mala atención al
cliente, en esto se observa también que es el cliente (Padres o Madre de familia)
quien mantiene a la organización, pues este para quien se crea toda empresa.
Los fundamentos del servicio al cliente se generan en el momento en el que un
residente de los casas vecinas cuando interpone alguna queja o sugerencia ante la
administración, y este quien en pocas palabras generara en el padre la capacidad
de confianza o por el contrario, la desconfianza y su retiro de la participación del
jardín...
Estos fundamentos también se observan cuando los residentes se muestran con
agrado a los servicios que le son brindados por parte de la empresa, cuando se dan
cuenta que el personal es responsable y cumplidor de sus deberes, y sus
obligaciones dentro de las instalaciones o de los conjuntos.
Por eso el Jardín infantil mis primeros trazos aeiou, cuenta con dos tipos de clientes
los clientes internos y los clientes externos, y son definidos de la siguiente manera:
PERFIL DEL CLIENTE INTERNO:
 Este tipo de personal tiene alta experiencia en los servicios de aseo,
jardinería, mantenimiento general, vigilancia y administración.
 Asume con responsabilidad sus compromisos y labores.
PERFIL CLIENTE EXTERNO:
 Se cuenta con clientes de estrato 1, 2,3.
 Oscilan entre los 0 y 6 años
 Empresa radicada en Bogotá, más exactamente en el barrio ciudad de Cali
localidad de Kennedy.

60
 El 90 % de las madres trabajan en una empresa legal, el otro 10% de las
madres trabaja como independiente. .
MOMENTOS DE VERDAD:
En la organización se pueden generar varios momentos de verdad los cuales son
los que definen en ella una respuesta positiva o negativa, y estos se pueden explicar
de la siguiente manera:
MOMENTOS DE VERDAD INDIRECTOS NEGATIVOS:
Esos se reflejan cuando los residentes muestran desagrado con relación a la forma
en la que los empleados realizan su función, es decir cuando los residentes por
medio escrito le comunican al administrador su descontento por haber encontrado
sucios los pisos de la entrada al edificio, de la entrada a los apartamentos o por que
tuvieron que esperar fuera del edificio mientras el vigilante aparecía para abrirles la
puerta, o que no les ponen más cuidado a la hora de permitir el ingreso a personal
que no es de los conjuntos, también se ve reflejado cuando se quejan porque el
empleado de la organización les contesto de mala manera a algún comentario que
este le haya hecho.
MOMENTOS DE VERDAD DIRECTOS NEGATIVOS:
Estos se reflejan en el momento en el que un residente interpone alguna queja o
comentario personalmente al administrador, pero este no le brinda o no le ofrece
una solución pronta, lo cual puede causar en el residente algo de molestia por no
recibir una solución a sugerencia.
GRAFICA N° 9
También se ve reflejado cuando el residente se muestra descontento por algún
cobro extra en su recibo de administración, sin habérsele informado con anticipación
del porqué del cobro.
MOMENTOS DE VERDAD DIRECTOS POSITIVOS:
Aquí se resalta el agrado que genera en los residentes cuando a manera de
integración la administración organiza una reunión o fiesta en el salón comunal e
invita de forma cordial a todos los residentes del conjunto.
Residente
Interpone queja
al administrador
Administrador
ignoraesto
Cliente
insatisfecho

61
Cuando el administración resuelve de forma rápida y eficaz algún inconveniente que
le haya interpuesto un residente.
Cuando el administrador mantiene todas las fechas al pendiente y hace algún
evento con el fin de celebrarlas, ejemplo Halloween, el día del niño, el día de la
mujer, el día de la madre, etc.
GRAFICA N° 10:
MEDIOS DE ATENCIÓN AL CLIENTE: La atención al cliente que se maneja
dentro de la organización está clasificada así: DIRECTA: Se representa en la
gestión de atención al cliente de forma personal, es decir el residente se
acerca a la administración para plantear algún inconveniente, queja reclamo
y es allí donde el administrador le atiende personalmente. INDIRECTA: se
refleja en las quejas que le son generadas a la administración por medio
escrito. POR TELÉFONO: entra a ser una atención del cliente de forma
indirecta, pero que al igual se maneja una atención con el cliente en sí,
aunque este no esté personalmente hablando con la administración. Aquí
entra más que todo son los contactos que el administrador tiene con los
proveedores, los cuales también son clientes de la organización. POR
COMPUTADOR: aquí le toca atender a los clientes de manera indirecta, ya
que por medios de mensajes les llega al correo mensajes a los cuales tiene
que darles prioridad ya que muchos de ellos pueden ser de atención
inmediata.
31. PROPUESTA PARA EL EVENTO.
Administrador
organizaeventos
de socialización
Realizainvitaciones
a todos los
residentes
Residentesasisteny se
muestrancontentosporque
son tenidosencuenta
Cliente satisfecho

62
Evento de integración con el objeto de presentar la propuesta para el mejoramiento
del servicio al cliente.
LOGISTICA.
1. OBJETIVO:
Mostrar a los padres de familias la propuesta que se ofrece del servicio al
cliente para el servicio de los residentes y propietarios del JARDIN
INFANTILMIS PRIMEROS TRAZOS AEIOU.
2. JUSTIFICACION:
El JARDIN cuenta con una serie de servicio al cliente pero se observa que
no es el mejor, no obstante, se establece una forma adecuada para hacer
uso de este, queremos que con esta propuesta los beneficiados sean los
padres de familia ya que de esta forma se sentirán cómodos al ingresar en la
institución, además que es de buen agrado ingresar a un plantel donde se
sienta a gusto con la atención.
3. PLANTEAMIENTO:
Teniendo en cuenta que un buen servicio al cliente es vital para el jardín y
que con este servicio podemos atraer más clientes, queremos que los
docentes estén más capacitados para desarrollar esta actividad y de esta
forma hacer que los clientes que ya se tienen se sientan aún más felices y
confiados con nuestra organización.
Dentro de las alternativas planteadas se ha considerado realizar un bingo-
bazar, teniendo en cuenta que en él pueden participar todos los residentes
de los barrios alrededor en cualquier nivel.
REQUERIMIENTO PARA LA INAUGURACION
 Listones, tijeras, micrófonos inalámbricos.
 Presídium, tarima para el presídium.
 Personalizadores para el presídium.
 Equipo de sonido.
 Iluminación.
 Confirmar asistencia invitados importantes.
 Fotógrafos, videos.
 Discurso.
 Definir el responsable del evento.

63
 Determinar el objetivo de evento.
 Determinar la audiencia meta.
 Definición de sede.
 Definir el recinto.
 investigar vía de comunicación que conecta con la base de datos.
 Definir un programa preliminar de actividades generales a realizar:
conferencias, cenas, y listone, tijeras, micrófonos inalámbricos.
 Personalizadores para el presídium.
 Equipo de sonido, Confirmar asistencia invitados importantes.
FINANZAS
 Revisar el presupuesto.
 Solicitar cotizaciones de las opciones de sede.
 Solicitar cotizaciones de alimentos y bebidas.
 Revisión de avance.
 Revisar y solicitar base de datos actualizada de la audiencia meta y su costo.
 Fotógrafos.
 Invitaciones.
 Recordatorios.
33.PROBLEMAS ERGONÓMICOS EN EL PUESTO DE TRABAJO
DIAGNOSTICO ACTUAL DE LA EMPRESA JARDIN INFANTIL MIS PRIMEROS
TRAZOS AEIOU
Algunos trabajadores manifiestan cansancio laboral y recargo de labores en sus
actividades cotidianas. Esto debido a que la empresa es de cableado estructurado
y es de vital importancia estar concentrado para esta labor tan pesada esto con
respecto a los trabajadores y que emplean su labor de pie se podría contar con
pausas activas la hora del almuerzo, la hora de las once, y hora de ir al baño.
Las pausas activas que tiene los trabajadores en general es la hora del almuerzo,
cuando van a sacar una fotocopia o van llevar algún papel a otra área, tomar un
tinto e ir al baño. Actualmente la empresa cuenta con sillas ergonómicas que hacen
que los empleados no se sientas tan cansados de su cuerpo ya que esta labor
requieren de estar sentados la mayor parte del tiempo. La distancia que tiene del
computador a los ojos al momento de digitalizar datos de los niños es de 45 a 65
cm en esta aspecto si se cumple la distancia pero la mala postura de la espalda y

64
la mala posición de los brazo hacen que el trabajo se note muy cansado.
Actualmente una empleada del área administrativa tiene con problemas de rodillas
y calambres musculares. Los lugares no son amplios y el mobiliario con el que
cuenta la empresa de igual manera es amplio.
34.PROPUESTA DE ERGONOMÍA, PUESTO DE TRABAJO Y PAUSAS
ACTIVAS PARA LA EMPRESA JVTEL REDES Y COMUNICACIONES
Objetivo general:
Proponer la ergonomía en el puesto de trabajo y las pausas activas para mejorar
la calidad de vida de los empleados de la organización y la reducción de riesgos
en el área laboral.
Objetivos específicos
 Seleccionar una metodología adecuada y acorde para el personal a la hora
de realizar pausas activas.
 Promover y mantener el habito de hacer pausas activas ya sea en grupo o
individual
 Plantear un entorno laboral de manera que el trabajo resulte cómodo, fácil y
acorde con las condiciones de seguridad y salud.
¿Qué es la ergonomía?

65
La ergonomía es la disciplina tecnológica que se encarga del diseño de
lugares de trabajo, herramientas y tareas que coinciden con las
características fisiológicas, anatómicas, psicológicas y las capacidades del
trabajador. Busca la optimización de los tres elementos del sistema
(humano-máquina-ambiente), para lo cual elabora métodos de estudio de la
persona, de la técnica y de la organización.
¿Qué es puesto de trabajo?
El puesto de trabajo es el lugar que un trabajador ocupa cuando desempeña una
tarea. Puede estar ocupado todo el tiempo o ser uno de los varios lugares en que
se efectúa el trabajo. Es importante que el puesto de trabajo esté bien diseñado
para evitar enfermedades relacionadas con condiciones laborales deficientes, así
como para asegurar que el trabajo sea productivo. Hay que diseñar todo puesto de
trabajo teniendo en cuenta al trabajador y la tarea que va a realizar a fin de que
ésta se lleve a cabo cómodamente, sin problemas y eficientemente.
Si el puesto de trabajo está diseñado adecuadamente, el trabajador podrá
mantener una postura corporal correcta y cómoda, lo cual es importante porque
una postura laboral incómoda puede ocasionar múltiples problemas, entre otros:
 lesiones en la espalda;
 problemas de circulación en las piernas.
La posición correcta a la hora de permanecer sentados frente al computador es:

66
Pasos:
1. asiento ergonómico
2. espada recta
3. cabeza, cuello recto y hombros relajados
4. pies reposa sobre el reposapiés
5. la distancia del teclado debe ser de 10 cm para apoyar los antebrazos
6. La distancia que tiene le computador a los ojos de una persona es de 45
a 65 cm
7. el ratón debe estar cerca al teclado
POSICIÓN DEL TECLADO

67
Pasos:
1. no hacer esfuerzo a la hora de presionar las teclas del teclado
2. la mano derecha comprende la mitad del teclado y la izquierda la otra mitad
3. la mano izquierda comprende las letras que van desde la A hasta F y la
derecha va desde la H hasta la L
4. las manos deben estar por encima del teclado y derechas
POSICIÓN CORRECTA PATA LOS TRABAJADORES QUE NECESITAN ESTAR
DE MUCHO TIEMPO DE PIE
Siempre que sea posible se debe evitar permanecer en pie trabajando durante
largos períodos de tiempo. El permanecer mucho tiempo de pie puede provocar
dolores de espalda, inflamación de las piernas, problemas de circulación
sanguínea, llagas en los pies y cansancio muscular.

68
Pasos:
1. se debe facilitar al trabajador un asiento para que pueda sentarse a
intervalos periódicos.
2. Los trabajadores deben trabajar con los brazos a lo largo del cuerpo y
sin tener que encorvarse ni girar la espalda
3. La superficie de trabajo se debe ajustar a la altura del trabajador
4. Debe haber espacio bastante en el suelo y para las rodillas a fin de que
el trabajador pueda cambiar de postura mientras trabaja
5. El trabajo debe ser adecuado para que el trabajador no levante los
brazos y los codos estén cerca del cuerpo.
6. No encorvar las muñecas
7. No utilizar herramientas con huecos donde puedan quedar atrapados los
dedos
Espalda recta
Descansa pies
Silla para
descansar
intervalos
Codos reposando en la
mesa

69
¿Que son pausas activas?
Las pausas activas son breves descansos durante la jornada laboral que sirven
para recuperar energía, mejorar el desempeño y eficiencia en el trabajo, además
de prevenir enfermedades causadas por trabajos que no implican mucho
movimiento. A través de diferentes técnicas y ejercicios que ayudan a reducir la
fatiga muscular, se previenen los trastornos osteo musculares y se evita el estrés
ocupacional.
FORMA CORRECTA FORMA INCORRECTA EXPLICACIÓN
A la hora de
levantar cajas
es mejor
agacharse a
levantarlas.
En el momento
de llevar
carretillas
siempre se
debe hacer con
la espalda
recta.
Ropa
adecuada cada
para el tipo de
trabajo.

70
Cuando los músculos permanecen estáticos, en ellos se acumulan desechos
tóxicos que producen la fatiga. Cuando se tiene una labor sedentaria, el cansancio
se concentra comúnmente en el cuello y los hombros; también se presentan en las
piernas al disminuir el retorno venoso, generando calambres y dolor en las
pantorrillas y los pies.
Los objetivos principales de la pausa activa son:
 Prevenir: alteraciones psicofísicas causadas por la fatiga física y mental,
 Potencial el funcionamiento cerebral incrementando la productividad y el
rendimiento laboral,
 Disminuir el estrés laboral y físico (generados por lesiones músculo
esqueléticas)
 Aumentar, la armonía laboral,
 Aliviar tensiones laborales producidas por inadecuadas posturas y rutina
laboral,
 Aumentar el rendimiento en el puesto de trabajo.
Consejo sobre algunos ejercicios con el cuerpo

72
Es necesario que se implemente varias rutinas al día de pausas activas esto debido
a que el cuerpo necesita relajación de esta manera el trabajador rendirá más en sus
actividades.
CONCLUSIÓN
 Es una empresa que presta servicios de guardería respondiendo a las
necesidades de los padres.
 En el estudio realizado se encontró que la empresa objeto de estudio
cuenta con las siguientes áreas funcionales como lo son Junta de
directiva o de los padres., Gerente, Auditora o revisor a fiscal, Área sub-
alterna.
 Se identifica la empresa como un sistema abierto ya que depende de 4
elementos primordiales para su funcionamiento los cuales son:
ENTRADAS O INSUMOS: Estos son generados por los proveedores.
PROCESAMIENTO U OPERACIÓN: Este caso se genera a raíz de los
servicios prestados por la empresa de vigilancia, de aseo, de jardinería,
y por supuesto el servicio de administración.
SALIDAS O RESULTADOS: Este caso se ve, cuando los PADRES del
jardín y casas residenciales muestran su agrado con los servicios
recibidos, anteriormente nombrados.

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