Fail Pss

1. Hasni binti Zakaria
Pegawai Teknologi Pendidikan
Pusat Kegiatan Guru Machang
Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kelantan.

2.  BERASAL DARI PERKATAAN LATIN: FILLUM (SEUTAS
BENANG UNTUK MENGIKAT DOKUMEN SUPAYA TIDAK
TERCICIR).
 “A FOLDER WHERE LETTERS’ ARE PROPERLY ARRANGED”.
 SATU FOLDER DIMANA DI DALAMNYA SURAT-SURAT
DISUSUN DENGAN CERMAT DAN TERATUR, DIBERI TAJUK,
NOMBOR, DIDAFTAR DAN DIINDEKSKAN.
 ALAT YANG DINOMBORKAN DAN DIDAFTARKAN MENGIKUT
KAEDAH TERTENTU DAN DIGUNAKAN UNTUK MENYIMPAN
DOKUMEN YANG BERKAITAN DENGAN SATU-SATU PERKARA
ATAU SUBJEK.
 TINDAKAN MEMASUKKAN DOKUMEN KE DALAM ALAT
TERSEBUT.
APA DIA FAIL

5. Fail dibuka apabila:
i. Fail yang diperlukan belum ada;
ii. Fail asal ditutup dan bersambung pada kulit fail
jilid baharu;
iii. Fail asal tidak dapat dikesan;
iv. Fail asal didapati rosak dan perlu digantikan
dengan kulit baharu;
v. Perubahan pentadbiran sesuatu pejabat awam;
vi.Skima klasifikasi fail dirombak atau bertukar
kepada sistem klasifikasi yang baharu.

6. Surat dan dokumen yang diwujudkan atau
diterima
hendaklah dikandungkan dengan segerake
dalam fail yang
betul supayaianyamudah dikawal, dikesan
dan diambil
tindakan.Sebelum fail baharu dibuka, semak rujukan
tuan atau bacaisi kandungan surat atau
semak klasifikasi fail. Sekiranyafail
berkenaan telah ada, kandungkan surat atau
dokumen tersebut kedalamnya. Sekiranya
fail berkenaan belum ada, fail baharu
hendaklah dibuka.

7. Jenis Kulit Fail
Terdapat lima (5) jenis kulit fail yang
digunakan oleh pejabat awam iaitu :
(i) a. TERBUKA :
Kulit fail berwarna putih (Am 435 -
Pin. 1/80) gambar 1;
b. SAMPUL KECIL :
Kulit fail berwarna kuning (Am 435A –
Pin. 1/82) gambar 2;

9. (ii) TERHAD :
Kulit fail berwarna putih (Am 435 – Pin.
1/80) dengan cop TERHAD
- Fail Peribadi
- Dokumen
(iii) SULIT:
Kulit fail berwarna hijau (Am 436)
- Laporan Sulit
- Soalan

10. (iv) RAHSIA :
Kulit fail berwarna merah jambu
berpalang merah (Am 437)
- Tender
- Kewangan
(v) RAHSIA BESAR :
Kulit fail berwarna kuning muda,
berpalang merah (Am 438)
- Keselamatan Negara

11. Pembukaan Fail Baru
1. Semakan teliti perlu dibuat sebelum sesebuah fail
baru dibukabagi mengelakkan berlakunyaperkara-perkara
berikut;
(i)Pewujudan duafail dengan tajuk dan nombor rujukan fail
yang sama;
(ii) Pewujudan duafail dengan tajuk yang samatetapi
nombor rujukan fail yang berlainan;
(iii) Pewujudan duafail dengan tajuk berlainan

12. 2. Tebuk lubang di sudut
atas sebelah kiri kulit fail 2.5
sm dari penjuru kiri dan
atas.
3. Masukkan tali hijau dan
kertas minit.
4. Daftarkan fail baharu
dibuka ke dalam Daftar Fail.

13. 3. MENCATATKAN BUTIRAN
PADA
KULIT FAIL
Tajuk Fail Dan Nombor Rujukan Fail
Tajuk fail dan Nombor Rujukan Fail hendaklah
dicatatkan pada kulit fail dengan jelas
menggunakan dakwat kekal warna hitam atau
biru.

15. MEMFAIL ATAU MENDAFTARKAN DOKUMEN KE
DALAM FAIL:
Dokumen yang hendak difailkan perlu :
i. Cap tarikh terima surat/dokumen di ruang yang kosong;
ii. Daftar surat dalam buku daftar penerimaan surat;
iii. Ditebuk di penjuru atas sebelah kiri.
iv. Kandungkan dokumen di sebelah kanan fail menggunakan tali
Hijau (green tag).

16. v. Catatkan nombor kandungan di penjuru atas sebelah kanan
sebagai nombor kandungan fail.
• Nombor lampiran bagi surat masuk hendaklah ditulis
dengan pen berdakwat merah, manakala
• Nombor lampiran bagi surat keluar ditulis dengan pen
berdakwat biru atau hitam.
vi. Surat/dokumen diminit atau direkodkan ke dalam kertas
minit.

18. PENYEDIAAN KERTAS MINIT:
Merekodkan surat masuk dan surat keluar:
Kandungan di dalam fail hendaklah didaftarkan ke dalam kertas
minit bagi tujuan kawalan pada peringkat dokumen seperti berikut:
(i) Kandungan (surat masuk) hendaklah dicatatkan
• Surat daripada (Surat drp....)
• bertarikh (bth.....)
• difailkan pada (d/f pd.....)
• Ditulis menggunakan pen dakwat merah sebagaimana berikut:
Surat drp. ________bth._______d/f
pd._______

19. (ii) Kandungan (surat keluar) hendaklah
dicatatkan
• Surat kepada (Surat kpd....)
• bertarikh (bth.......)
• difailkan pada (d/f pd.....)
• Ditulis menggunakan pen dakwat
biru/hitam
sebagaimana berikut:
Surat kpd. _______bth._______d/f pd.________
Format di atas boleh ditulis tangan atau
menggunakan cap getah.

22. KAEDAH PENUTUPAN FAIL:
Fail ditutup apabila :
Mencapai ketebalan 4sm ; atau
Kandungannya sudah mencapai 100 lampiran;
Fail yang tidak dirujuk dalam masa 5 tahun dan tidak lagi
dikehendaki untuk pentadbiran harian;
Fail telah tamat tindakan dan tiada tindakan lanjut yang perlu
diambil ke atas fail tersebut;
Perubahan pentadbiran sesuatu pejabat awam;
Skima klasifikasi fail dirombak semula dan bertukar kepada sistem
baharu; dan
Sesuatu pejabat awam ditamatkan fungsi dan tidak lagi beroperasi;
Penutupan fail perlu dibuat berasaskan kriteria penutupan fail seperti
berikut:

24. SISTEM FAIL
Pusat Sumber
Sekolah

25. FAIL PUSAT SUMBER SEKOLAH
Pusat Sumber Sekolah hanya menggunakan
Fail Berwarna Putih jenis biasa untuk
Terbuka.

26. Tajuk fail dikelaskan kepada :
01 - Kurikulum
02 - Kokurikulum
03 - Hal Ehwal Pelajar
04 - Perjawatan dan Perkhidmatan Kakitangan
05 - Kewangan dan Akaun
06 - Pentadbiran Am Sekolah
07 - Perhubungan Masyarakat
08 - Kemudahan Fizikal
09 - Asrama
10 - Audit
LEVEL 1

27. PENGKELASAN FAIL
01 KURIKULUM
01 / 01 - Pekeliling dan Surat Siaran
Kurikulum
01 / 02 - Sukatan Pelajaran
01 / 03 - Jadual Waktu
01 / 04 - Sumber Pelajaran
01 / 05 - Panitia Mata Pelajaran
01 / 06 - Peperiksaan
01 / 07 - Laporan Lawatan
01 / 08 - …………………..
01 / 09 - ………………….. LEVEL 2

28. LEVEL 3
01 / 04 - Sumber Pelajaran
01 / 04 / 001 - Pekeliling Ikhtisas /Perkhidmatan
01 / 04 / 002 - Pekeliling Kewangan
01 / 04 / 003 - Anggaran Perbelanjaan
01 / 04 / 004 - Penyata Kewanganl
01 / 04 / 005 - SAP / Invois / Bil

29. CONTOH:
1. TAJUK BESAR : Kurikulum : 01
2. PERKARA : Sumber Pelajaran : 04
3. AKTIVITI : Program Bacaan : 012
Oleh itu KOD FAIL :
01 / 04 / 012

30. FAIL-FAIL PSS YANG PERLU ADA
01/04/001 - Fail Kuasa
01/04/002 - Fail Meja
01/04/003 - Pekeliling Ikhtisas/
Perkhidmatan
01/04/004 - Pekeliling Kewangan
01/04/005 - Anggaran Perbelanjaan
01/04/006 - Penyata Kewangan
01/04/007 - Sijil Akuan Penerimaan
(SAP) / Invois/ Bil
01/04/008 - Profil Guru PSS

31. 01/04/009 - Pengawas PSS
01/04/010 - Perancangan dan Laporan
Aktiviti
01/04/011 - Mesyuarat
01/04/012 - Program Nilam
01/04/013 - Kursus dan Bengkel
01/04/014 - Inovasi PSS
01/04/015 - Fail Timbul

32. BUKU STOK
•Buku Stok Perolehan Bahan Buku
•Buku Stok Perolehan Alatan
•Buku Stok Akhbar
•Buku Stok Majalah
•Buku Stok Perolehan Bahan bukan
Buku

33. BUKU REKOD
•Rekod Pinjaman Buku ( Guru & Murid)
•Rekod Pinjaman Bukan Buku (Guru &
Murid)
•Rekod Pinjaman Kelompok/Bulk Loan
•Rekod Penggunaan Kampus Astro
•Rekod Penggunaan PSS
•Buku Rekod Kewangan
•Rekod Penggunaan Bahan
•Rekod Penggunaan Bilik

34. BUKU REKOD
•Rekod Pergerakan ( Kew PA.6)
•Rekod Pelawat
•Rekod Bertugas Jawatankuasa PSS
•Rekod Bertugas Pengawas PSS
•Rekod Pembelian Akhbar/Majalah
•Rekod Penyelenggaraan
•Rekod Pelupusan/Hapuskira