TRABAJO DE INVESTIGACION - SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE POPAYAN - ORFEO

1. TRABAJO DE INVESTIGACION
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
RAFAEL MAURICIO VARGAS
ANDRES FELIPE BASTIDAS
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION
GESTION DOCUMENTAL II
Septiembre 15 de 2013

2. INTRODUCCION
• Los sistemas de gestión documental implementados en las
empresas o instituciones donde se maneja gran cantidad
de información toman conciencia cada vez de que es
preciso ordenar y guardar los documentos de manera
lógica y estructurada para su uso diario y posterior
recuperación. Es por eso que atreves de este trabajo de
investigación realizado en la alcaldía de Municipal de
Popayán donde han implementado el sistema de gestión
documental ORFEO, cumpliendo la normatividad de la ley
general de archivos Ley 594 de 2000. Por ser una
institución de carácter publico debe elaborar un programa
de gestión documental, la cual se puede definir como el
conjunto de instrucciones en las que se detallan las
operaciones, para el desarrollo de los procesos de la
gestión documental de una institución.

3. OBJETO
• El objeto de este Sistema de Gestión
Documental es dotar a la organización de un
MODELO y una HERRAMIENTA, que garantice
la plena disponibilidad de la información por
toda la organización para optimizar su
conocimiento, su capital intelectual y su
productividad.

4. DESARROLLO DEL TRABAJO DE
INVESTIGACION
• La entidad escogida
es la Alcaldía
Municipal de
Popayán, donde se ha
implementado el
sistema de gestión
documental ORFEO.

5. DEFINICION DEL
SOFTWARE ”
ORFEO es un sistema de gestión documental desarrollado inicialmente por la
Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios (SSPD) en Colombia, licenciado
como software libre bajo licencia GNU/GPL para compartir el conocimiento y
mantener la creación colectiva libre.
ORFEO/GPL permite la gestión de los documentos de una entidad, manteniendo los
registros de manera automatizada, con importantes ahorros en tiempo, costos y
recursos tales como toners de impresora, papel, fotocopias, entre otros, así como el
control sobre los documentos.
Esta herramienta puede instalarse en cualquier sistema Operativo (Gnu/Linux, Unix,
Windows, ...), con diferentes bases de datos (Postgree SQL, Oracle, MySqL y Ms-SQL),
además maneja múltiples tipos de Formatos (ODT, XML, DOC), logrando así obtener
independencia de plataforma tecnológica y reducción de costos en la implantación.

6. BENEFICIOS DE
• FLEXIBLE
• ECONOMICO
• MAS ACERTADO
• ES UN SOFTWARE LIBRE.
• POSEE UNA COMUNIDAD EN CONSTANTE
RETROALIMENTACIÓN, PERMITIENDO SU
EVOLUCIÓN CONSTANTE.

7. BENEFICIOS DE
• Esta apoyado por el Archivo General de la
Nación.
• Trabaja con Open Office una suite ofimática
libre (código abierto y distribución gratuita) que
incluye herramientas como procesador de
textos, hoja de cálculo, presentaciones,
herramientas para el dibujo vectorial y base de
datos

8. GENERALIDADES DE EL SISTEMA DE
GESTION DOCUMENTAL ORFEO
Para ingresar al programa es necesario tener un usuario y una contraseña,
el programa puede tener varios usuarios debido a que es un software libre.

9. VENTAJAS
Administración y parametrización de tipos de
radicación de documentos, se pueden crear
según la necesidad de la entidad los tipos de
documentos necesarios para administrarlos
desde el sistema.
Aplicabilidad del cumplimiento de las técnicas y
prácticas de la administración de los flujos
documéntales y archivísticos, se pueden crear
flujos dentro del sistema para manejar los
diferentes tipos de documentos.

10. VENTAJAS
 Facilidad para llevar paralelamente el archivo físico vs la
sistematización de la generación de los expedientes
virtuales, mediante esta funcionalidad permite llevar los
expedientes virtuales igual como se maneja el documento
físico.
 Trazabilidad de la gestión realizada sobre los documentos,
al acceder a una de pestaña denominada histórico, permite
conocer cuál ha sido el trámite del documento desde su
ingreso hasta su respuesta, dando la fecha y la hora en que
se ha dado paso a cada uno de los usuarios que han tenido
que ver con el documento.

11. VENTAJAS
• Generación de reportes estadísticos e indicadores de gestión, el sistema permite
parametrizar de acuerdo a las necesidades de la entidad el tipo de informes que
se necesitan, tales como numero de documentos tramitados, documentos
asignados a cada área, numero de documentos escaneados entre otros.
• Es una herramienta multiplataforma que permite ser instalada en cualquier
sistema operativo (Linux, Windows, Unix), con conexión a diferentes bases de
datos (PostgreSQL, Oracle, MsSQL) y en entornos como Internet o Intranet.
• Es una herramienta web de fácil acceso mediante cualquier navegador.
• Permite a los trabajadores el fácil acceso y trámite de tareas desde cualquier
lugar donde haya conexión a Internet, esto de acuerdo a los permisos que tenga
asignados el usuario.
• Interfaz Web intuitiva al usuario, similar al manejo de un correo electrónico, cada
persona tiene un usuario, donde cuenta con diferentes carpetas donde por
ejemplo puede mirar los documentos de entrada, de salida, entre otros.

12. MODULOS
• Radicación

13. MODULOS
• En este módulo se realiza el ingreso del documento al sistema, permite de acuerdo a los
documentos que se han parametrizado tener un código mediante el cual se sabe qué tipo
de documento es, se puede verificar mediante el último dígito que el sistema le asigno al
oficio ingresado.
 Modificación.
• Accediendo a este módulo se puede modificar datos errados que se hayan indexado.
 Anulación.
• En este módulo se puede anular un documento generado que por alguna razón no se deba
enviar, automáticamente este documento es agregado a un acta de eliminación que
permite conocer que documentos han sido anulados y su justificación.
 Estadísticas.
• Mediante este módulo se puede tener datos estadísticos como numero de documentos
recibidos, digitalizados, dependencias a las que se la asignado documentación,

14. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
(TRD).

15. Desde la administración se crea la TRD igual a la física,
permitiendo que el documento una vez sea ingresado
se pueda clasificar dentro de la tabla de retención,
tanto el archivo físico como el virtual.

16. MODULOSMODULOS CONSULTAS
En este módulo se puede consultar los diferentes
documentos y expedientes, de acuerdo a las llaves de
búsqueda tales como número de radicación, nombre
de usuario, tipo de documento, entre otros.

17. MODULO ADMINISTRACION
Este aspecto es muy importante, Orfeo tiene un módulo de
administración que permite determinar las características de los
permisos que tendrá cada uno de los usuarios.

18. APRECIACIONES
• Este trabajo de investigación nos permitió
conocer un sistema de gestión documental
implementado por la Alcaldía Municipal de
Popayán donde se evidencia la
implementación de esta herramienta como
una orientación a la satisfacción de la alcaldía
y de los usuarios que la integran.